onderzoek naar de secretariële beroepen

onderzoek naar de secretariële beroepen

ECABO, december 2009

Inhoud

1 2 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 33.7 3.8 3.9 4 4.1 4.1a 4.1b 4.1c 4,1d 4.1e 4.1f 4.1g 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5 5.1 5.2 5.3 6 6.1 6.2 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 8

Samenvatting Inleiding Onderzoeksopzet, respons en vragenlijst Kenmerken van de secretaresses Functienaam Vooropleiding Leeftijd Werkervaring Arbeidsrelatie Omvang dienstverband Overwerken Sector waar men werkzaam is Geografische spreiding Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening Taken P & O taken Financiële taken Facilitaire taken Taken voor intranet of website ICT taken Organiserende taken Coördinerende of leidinggevende taken Talen Gesprekken voeren in het Engels Gesprekken voeren in het Duits Gesprekken voeren in het Frans Schrijven in een andere taal dan het Nederlands Schrijven in het Engels Schrijven in het Duits Loopbaan Motieven voor de keuze van een secretarieel beroep Loopbaanwensen Scholingsbehoefte Waardering van het beroep Tevredenheid over belangrijke aspecten van het werk Tevredenheid over uit te voeren taken Trends en ontwikkelingen Thuiswerken Duobaan Werken als zelfstandige Economische crisis Stellingen Tip aan de manager

Bijlage 1 Vragenlijst Bijlage 2 Toelichting Europees Referentiekader voor Moderne Talen Bijlage 3 Tabellen

1 2 4 4 5 6 7 8 8 9 9 10 11 11 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 27 28 33 35 35 36 37 37 38 39 40 43 45

Samenvatting Inleiding Doel van het onderzoek naar de secretariële beroepen is om meer zicht te krijgen op de volgende thema’s: -

ontwikkelingen in de beroepsuitoefening loopbaan, loopbaanwensen en scholingsbehoefte waardering van het beroep trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen

Daartoe zijn ruim 4600 secretaresses, ingeschreven bij Secretary Plus, benaderd voor het invullen van een vragenlijst. 1033 van hen hebben de vragenlijst volledig ingevuld. De netto respons bedraagt hiermee 22%.

Kenmerken van de secretaresses De meest voorkomende functienaam in het onderzoek is directiesecretaresse (21%), gevolgd door managementassistent (18%) en secretaresse (14%). Bijna de helft van de secretaresses heeft een mbo opleiding als hoogste vooropleiding. Bijna alle secretaresses met een mbo vooropleiding hebben een secretariële opleiding gevolgd. Er is dus nauwelijks sprake van substitutie waarbij mbo’ers met een andere opleidingsachtergrond de plaats innemen van mbo’ers met een secretariële opleiding. Een kwart van de secretaresses heeft een hbo opleiding als hoogste vooropleiding. Bijna 40% van de secretaresses werkt op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Eenzelfde percentage werkt op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De overigen werken op basis van een uitzendovereenkomst, detacheringovereenkomst of als zelfstandig ondernemer. Uit het onderzoek komt naar voren dat de kleine parttime baan aan het verdwijnen is. Secretaresses werken gemiddeld ruim 34 uur per week. Wordt dit gecorrigeerd voor de secretaresses die in een duobaan werken (10%), dan komt het aantal uren nog hoger te liggen nl. 35. Secretaresses zijn het vaakst werkzaam in de sectoren zakelijke dienstverlening, openbaar bestuur en gezondheids- en welzijnszorg.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening Welke taken voeren secretaresses uit naast de standaard secretariële taken e-mail afhandelen, correspondentie verzorgen en post en archief verzorgen? Secretaresses hebben een breed takenpakket. Zo voeren bijna alle secretaresses organiserende en facilitaire taken uit en voert meer dan de helft ook nog P&O taken en financiële taken uit. Onderzocht is of secretaresses spreken en schrijven in een andere taal dan het Nederlands. Een ruime meerderheid (70%) voert gesprekken in een andere taal dan het Nederlands en ongeveer de helft van de secretaresses (55%) schrijft in een andere taal dan het Nederlands. Engels komt het meeste voor en een kwart van alle secretaresses voert de gesprekken in het Engels dagelijks. Ongeveer een derde van de secretaresses die gesprekken in het Engels voeren doet dit op het hoge taalvaardigheidsniveau. De helft van de secretaresses schrijft in het Engels en een op de zes in het Duits.

Loopbaan, loopbaanwensen en scholingsbehoefte De helft van de secretaresses heeft voordat ze als secretaresse ging werken in een ander (nietsecretarieel) beroep gewerkt. Een meerderheid van de switchers geeft aan vanwege ‘de aansprekende werkzaamheden’ en ‘de carrièremogelijkheden/doorgroeimogelijkheden’ voor een

secretariële functie te hebben gekozen. De mogelijkheid om parttime te werken of privé en werk op elkaar af te stemmen blijken minder belangrijk te zijn. Secretaresses zijn ambitieus, niet om hogerop te komen, maar om zich binnen de eigen functie verder te professionaliseren. Dat blijkt uit de loopbaanwensen en scholingsbehoeften. Zo geeft een derde van de secretaresses aan meer verantwoordelijkheden en meer coördinerende taken te ambiëren, maar zich ook te willen ontwikkelen op specifieke taken bv. op het gebied van P&O en communicatie en voorlichting. Niet alleen jongeren zijn ambitieus, maar dat geldt ook voor oudere secretaresses (>50 jaar).

Waardering van het beroep Aan secretaresses is gevraagd welke aspecten van het werk zij belangrijk vinden. Vervolgens is van deze aspecten gevraagd hoe tevreden zij daarover zijn. Secretaresses zijn in het algemeen (heel) tevreden over belangrijke aspecten van hun werk. Over contacten/sfeer, zelfstandigheid in het werk en flexibele werktijden zijn secretaresses het vaakst tevreden. Over loopbaanmogelijkheden en thuiswerken relatief het minst tevreden.

Trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen De mogelijkheid van thuiswerken, het werken in een duobaan en het werken als zelfstandige zijn belangrijke trends en ontwikkelingen. Ook naar de invloed van de economische crisis op de taken en de werkbeleving is gevraagd. In dit onderzoek waren er ongeveer 150 secretaresses (15%) die niet de mogelijkheid krijgen om thuis te werken, daar wel behoefte aan hebben en gezien de aard van de werkzaamheden daar mogelijkheden toe zien. Bijna één op de tien secretaresses werkt in een duobaan. Een ongeveer even groot deel van de overige secretaresses vindt dat, gezien de aard van de werkzaamheden, het werken in een duobaan wel als niet kan (29% om 26%). Bijna één op de zes secretaresses overweegt wel eens om als zelfstandige te gaan werken. De belangrijkste redenen die worden aangegeven zijn: ‘de vrijheid om naar eigen inzicht te handelen’ en ‘eigen baas te kunnen zijn’. Een klein deel van de secretaresses werkt al als zelfstandige. Bijna alle zelfstandigen ervaren knelpunten. Als grootste knelpunt wordt de acquisitie gezien. De economische crisis heeft bij ruim een kwart van de secretaresses invloed op de taken en de werkbeleving. Bij taken wordt aangegeven dat als gevolg van de crisis het aantal taken groter wordt vanwege het wegvallen van collega’s of juist kleiner wordt vanwege het ontbreken van opdrachten. Bij werkbeleving wordt de onzekere arbeidssituatie genoemd en de (verslechterde) sfeer die daaruit voortvloeit. Bij secretaresses werkzaam in de (semi) collectieve sector heeft de crisis minder invloed dan bij secretaresses die in andere sectoren werken.

1.

Inleiding

Over de secretariële beroepen is via verschillende bronnen (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar. Zo levert het ROA informatie over secretariële beroepen en opleidingen en levert Toppen, Onderzoek en Beleid, informatie over schoolverlaters in het mbo. Daarnaast verschijnt jaarlijks de Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs waarin ECABO ontwikkelingen op het gebied van de arbeidsmarkt en het onderwijs vertaalt naar arbeidsmarktperspectieven voor schoolverlaters. In aanvulling op deze bronnen willen ECABO en Secretary Plus informatie hebben over de volgende thema’s: -

ontwikkelingen in de beroepsuitoefening loopbaan, loopbaanwensen en scholingsbehoefte waardering van het beroep trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen.

Daartoe is in september 2009 een onderzoek gestart en is een vragenlijst uitgezet onder secretaresses, ingeschreven bij Secretary Plus. De resultaten van dit onderzoek worden in de volgende hoofdstukken beschreven. Hierin worden op hoofdlijnen de belangrijkste resultaten weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie zijn in de bijlagen de volledige tabellen opgenomen.

Secretary Plus en ECABO Secretary Plus is onderdeel van USG People. USG People verleent vanuit een aantal zelfstandige werkmaatschappijen gespecialiseerde arbeidsmarktdiensten. Een belangrijke strategische doelstelling is het aantrekken en behouden van de beste kandidaten voor opdrachtgevers. ‘Secretary Plus is de specialist in het bemiddelen, begeleiden en opleiden van secretaresses en management ondersteunend personeel op elk niveau. ECABO is het kenniscentrum voor de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen en heeft als missie 'een essentiële bijdrage te leveren aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de kennissamenleving in de economisch-administratieve-, ict-, en veiligheidsberoepen'. Een belangrijke doelstelling daarbij is het verstrekken van informatie over de afstemming van het beroepsonderwijs op de arbeidsmarkt. Om dat mogelijk te maken wordt onderzoek gedaan en worden de ontwikkelingen op beide terreinen gevolgd.

1

2

Onderzoeksopzet, respons en toelichting vragenlijst

2.1

Onderzoeksopzet en respons

Secretary Plus heeft een steekproef getrokken onder secretaresses uit de bestanden 2007, 2008 en 2009. Een deel van de aangeschrevenen was ten tijde van het onderzoek werkzaam voor Secretary Plus, een ander deel werkt elders als secretaresse. De steekproef bestaat uit drie bestanden. -

Junioren 17 t/m 22 jaar. Dit waren 2.904 adressen.

-

Werkenden en gewerkt hebbenden, exclusief junioren 17 t/m 22 jaar. Dit bestand leverde 2.542 e-mail adressen op.

-

Een derde bestand bestond uit 87 secretaresses die onlangs aan een ander onderzoek van Secretary Plus hadden meegedaan en daar hadden aangegeven mee te willen werken aan dit onderzoek.

De termijn waarin de vragenlijst kon worden ingevuld was van 1 september 2009 t/m 11 september 2009. Na deze termijn waren 1.033 vragenlijst volledig ingevuld en 306 vragenlijsten gedeeltelijk. De niet volledig ingevulde vragenlijsten zijn niet meegenomen in het onderzoek. De netto respons bedraagt hiermee 22,4%.

2.2

Toelichting vragenlijst

De vragenlijst secretariële beroepen bestaat uit 43 vragen waarin de thema’s verder zijn uitgewerkt: 1. 2. 3. 4.

ontwikkelingen in de beroepsuitoefening de loopbaan en scholingsbehoefte van secretaresses waardering van het beroep trends en ontwikkelingen inde secretariële beroepen.

De volledige vragenlijst is opgenomen in bijlage 1. 1.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening

Om een beter beeld te krijgen van de ontwikkeling in de beroepsuitoefening zijn vragen gesteld over niet-standaard taken die deel uitmaken van de werkzaamheden van de secretaresse en over het gebruik van moderne vreemde talen. Er is niet alleen gekeken naar de regelmaat waarmee in een vreemde taal wordt gesproken of geschreven, maar ook naar het niveau waarop dat gebeurt. Hiervoor is gebruik gemaakt van het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Moderne Vreemde Talen. Voor een toelichting zie bijlage 2. 2.

De loopbaan en scholingsbehoefte van secretaresses

Om meer zicht te krijgen op de loopbaan en scholingsbehoefte van secretaresse zijn vragen gesteld over de keuze voor een secretarieel beroep, loopbaanwensen en scholingsbehoefte. 3.

Waardering van het beroep

2

Aan de secretaresses is gevraagd hoe belangrijk zij een aantal aspecten van het werk vinden en hoe tevreden zij daarmee zijn. Ook is gevraagd naar taken die leuk en minder leuk worden gevonden. 4.

Trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen

Bij trends en ontwikkelingen zijn uitspraken rond actuele thema’s voorgelegd waarover een oordeel van de secretaresses is gevraagd. Tevens zijn vragen gesteld over de invloed van de economische crisis op het werk, de mogelijkheid van thuiswerken, duobanen en het werken als zelfstandige.

3

3.

Kenmerken van de secretaresses

Eerst wordt een aantal kenmerken van de secretaresses uit het onderzoek beschreven, zoals functienaam, vooropleiding, leeftijd, werkervaring, arbeidsrelatie, omvang dienstverband, overwerken, sector waar men werkzaam is en de geografische spreiding. Een aantal van deze kenmerken wordt vergeleken met de landelijke cijfers.

3.1

Functienaam

Aan de secretaresses is de vraag gesteld welke benaming het beste past bij hun functie.

Tabel 3.1 Aandeel secretaresses naar functienaam Functienaam

%

abs

Juniorsecretaresse

5

50

Secretaresse

14

149

Seniorsecretaresse

6

58

Business unit secretaresse

0

4

Juridisch secretaresse

2

23

Medisch secretaresse

1

10

Managementassistent

18

190

Directiesecretaresse

21

219

Officemanager

7

76

Afdelingssecretaresse

5

51

Executive secretary

3

26

Personal assistent

4

43

Coördinerend secretaresse

1

14

Weet ik niet

1

7

Anders

11

113

Totaal (abs)

100

1.033

De meest genoemde functienamen zijn: directiesecretaresse, managementassistent en secretaresse. De minst genoemde: business unit secretaresse. coördinerend secretaresse en executive secretaresse. Daarnaast zijn er nog de specialistische secretariële functies medisch secretaresse en juridische secretaresse. Bij ‘anders’, wordt een aantal andere functienamen genoemd, zoals allround secretaresse, commercieel secretaresse, projectsecretaresse, projectassistent. Verder worden combinaties van secretariële functies genoemd en combineert een aantal secretaresses secretariële werkzaamheden met niet-secretariële werkzaamheden. In dit rapport worden de resultaten uitgesplitst voor de meest genoemde functiegroepen. Dit zijn de juniorsecretaresse, secretaresse, seniorsecretaresse, managementassistent, directiesecretaresse,

4

officemanager en afdelingssecretaresse. Voor de kleinere functiegroepen is dat gezien de geringe aantallen niet zinvol.

3.2 Vooropleiding Figuur 3.1 Aandeel secretaresses naar vooropleiding

respondenten naar vooropleiding 3%

7% 10%

25 %

4%

Vmbo/mavo Havo/mms Vwo/hbs Mbo Hbo Universiteit

49% Bijna de helft van de secretaresses heeft een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding, daarna volgt een hbo opleiding met 25%. Van de secretaresses met een mbo opleiding heeft bijna 90% een specifieke secretariële opleiding gevolgd. Er zijn verschillen tussen de functiegroepen wat betreft vooropleiding. Figuur 3.2 Aandeel secretaresses per functiegroep naar vooropleiding Seniorsecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

Vmbo/mavo, mbo

Managementassistent Secretaresse

Havo/mms, vwo/hbs,      hbo, wo

Afdelingssecretaresse Juniorsecretaresse 0% 20% 40% 60% 80% 100%

Seniorsecretaresses hebben het vaakst een hogere vooropleiding. Juniorsecretaresses hebben het vaakst een lagere vooropleiding. 88% van de secretaresses met mbo als hoogste vooropleiding heeft een secretariële vooropleiding gedaan, 8% heeft een andere mbo economie opleiding en 3% heeft mbo zorg en welzijn gedaan. ROA, Researchcentrum voor onderwijs en arbeidsmarkt, geeft over de opleidingsachtergrond van de beroepsgroep boekhouders en secretaresses en medisch secretaresses de volgende informatie:

5

Tabel 3.2 Werkenden naar opleidingsniveau beroepsgroep

bo %

vmbo %

mbo %

hbo %

wo %

boekhouders en secretaresses

0

5

77

13

4

medisch secretaresses

1

15

74

9

2

Bron: ROA, 2009

De secretaresses in dit onderzoek hebben vaker een hoger opleidingsniveau dan de boekhouders en secretaresses en medisch secretaresses uit het onderzoek van ROA

3.3

Leeftijd

Figuur 3.3 Aandeel secretaresses naar leeftijdcategorie 60 50 40 30 20 10 0 Jonger dan  20 tot 30  30 tot 50  50 jaar of  20 jaar jaar jaar ouder

De meeste secretaresses zitten in de leeftijdgroep 30 tot 50 jaar.

Figuur 3.4 Aandeel secretaresses per functiegroep naar leeftijdcategorie Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Jonger dan 20 jaar

Directiesecretaresse

20 tot 30 jaar

Managementassistent

30 tot 50 jaar

Seniorsecretaresse

50 jaar of ouder

Secretaresse Juniorsecretaresse 0% 20% 40% 60% 80% 100% De leeftijdgroep 20 tot 30 jarigen is het sterkst vertegenwoordigd bij de juniorsecretaresse. De leeftijdgroep 50 jaar of ouder is relatief het grootst bij de seniorsecretaresse.

6

3.4

Werkervaring

Figuur 3.5 Aandeel secretaresses naar jaren werkervaring 30 25 20 15 10 5 0 korter dan 1  tussen 1 en  tussen 5 en  tussen 10 en tussen 15 en  langer dan  jaar 5 jaar 10 jaar 15 jaar 20 jaar 20 jaar Secretaresses met werkervaring tussen de 1 en 5 jaar vormen de grootste groep.

Figuur 3.6 Aandeel secretaresses per functiegroep naar jaren werkervaring Alle respondenten Afdelingssecretaresse korter dan 1 jaar

Officemanager

tussen 1 en 5 jaar

Directiesecretaresse

tussen 5 en 10 jaar

Managementassistent

tussen 10 en 15 jaar

Seniorsecretaresse

tussen 15 en 20 jaar

Secretaresse

langer dan 20 jaar

Juniorsecretaresse 0%

20% 40% 60% 80% 100%

De meeste secretaresses met veel werkervaring (> 20 jaar) werken als seniorsecretaresse, officemanager of directiesecretaresse. Juniorsecretaresses hebben gemiddeld de minste werkervaring.

7

3.5

Arbeidsrelatie

Aan de secretaresses is gevraagd op basis van welk soort arbeidsrelatie ze werkzaam zijn.

Figuur 3.7 Aandeel secretaresses naar soort arbeidsrelatie 8% 12%

arbeidsovereenkomst   voor bepaalde tijd

2% 39%

arbeidsovereenkomst  voor onbepaalde tijd tijdelijke  uitzendovereenkomst

38%

op basis van een  detacheringovereenkomst zelfstandige 

Twee van de drie secretaresses werken op basis van een arbeidsovereenkomst. Een even groot deel (39%) werkt op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd als op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

3.6

Omvang dienstverband

De omvang van het dienstverband van secretaresses is gemiddeld 34 uur per week. Figuur 3.8 Omvang dienstverband naar functiegroep 37 36 35 34 33 32 31 30 29

De omvang van het dienstverband is bij afdelingsecretaresses gemiddeld genomen het grootst. Bij seniorsecretaresses het kleinst. 55% van de secretaresses werkt full time (36 - 40 uur). Slechts 5% werkt 20 uur of minder.

8

3.7

Overwerken

De helft van de secretaresses werkt over. Gemiddeld werkt deze groep drie uur per week over. Figuur 3.9 Aandeel secretaresses per functiegroep dat overwerkt 70 60 50 40 30 20 10 0

Het aandeel secretaresses dat overwerkt is bij officemanagers het grootst, bij juniorsecretaresses het kleinst.

3.8

Sector waar men werkzaam is

Onderstaande figuur toont de sectoren en het aandeel van de secretaresses dat daarin werkzaam is. Figuur 3.10 Aandeel secretaresses naar sector 30 25 20 15 10 5 0

Secretaresses zijn het vaakst werkzaam in de sectoren zakelijke dienstverlening en het openbaar bestuur. Ook landelijk gezien werken de meeste secretaresses in deze sectoren. Op mbo-niveau

9

werkten in 2008 ongeveer 405.000 secretaresses1. Hiervan werkte 22% in de zakelijke dienstverlening, 12% bij de overheid en 21% in de gezondheids- en welzijnszorg. In dit onderzoek is dus sprake van een ondervertegenwoordiging van secretaresses die werken in de gezonds- en welzijnszorg. Ook de sector handel en reparatie is ondervertegenwoordigd (5% in het onderzoek t.a.v. landelijk 11%) De sectoren financiële instellingen, industrie en nutsbedrijven, en bouwnijverheid hebben een lichte oververtegenwoordiging.

3.9

Geografische spreiding

Op basis van de adresgegevens van de secretaresses is een verdeling naar RPA gebied gemaakt. In onderstaande figuur is deze verdeling weergegeven.

Figuur 3.11 Verdeling secretaresses naar RPA RPA1

RPA3 RPA2

RPA4

RPA5

RPA19 RPA6 RPA20

RPA8 RPA9

RPA16 RPA21

RPA18

RPA10 RPA11

RPA23

RPA7

RPA14

RPA12

RPA13

RPA27 RPA25 RPA29 RPA28 RPA24 RPA30

RPA32 RPA33

Counts 44 to 98 (10) 11 to 44 (11) 2 to 11 (13)

Het landelijk beeld laat zien dat de meeste secretaresses werkzaam zijn in het district Midden-West (Flevoland, Gooi- en Vechtstreek, Eemland, Noord-Holland Noord, Zuidelijk Noord-Holland, RijnGouwe en Haaglanden) en de minste in district Zuid-Oost (Midden-, Noordoost- en Zuidoost-Brabant, Noord- Midden- en Zuid-Limburg). Deze landelijke spreiding komt in grote mate overeen met die van de secretaresses in dit onderzoek.

1

Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs, ECABO, 2009

10

4.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening

Secretaresses voeren naast de standaardtaken ook andere taken uit. Ook voeren secretaresses gesprekken in een andere taal dan het Nederlands en schrijven zij in een andere taal dan het Nederlands. In de volgende paragrafen wordt daar verder op in gegaan.

4.1

Taken van secretaresses

Aan de secretaresses is gevraagd welke taken zij naast de standaardtaken uitvoeren. In het algemeen voeren secretaresses de volgende standaardtaken2 uit: e-mail afhandelen, correspondentie verzorgen en post en archief verzorgen. Naast deze standaardtaken voeren secretaresses ook andere taken uit. Het betreft de volgende taken: a. b. c. d. e. f. g.

P & O taken financiële taken facilitaire taken taken voor intranet en website ICT taken organiserende taken coördinerende en leidinggevende taken

Figuur 4.1 Taken (niet standaard) secretaresses

taken (niet‐standaard) 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Bijna 90% van de secretaresses voert naast de standaardtaken ook organiserende taken uit. Zeven van de tien secretaresses voeren ook financiële en facilitaire taken uit. ICT taken komen het minst voor, bij één derde van de secretaresses. Voor elk van deze niet-standaard taken is gevraagd welke werkzaamheden daaronder vallen. De volgende paragrafen gaan in op de werkzaamheden bij deze taken.

2

Landelijke kwalificaties mbo 2009-2010, Secretariële beroepen.

11

Aantal verschillende niet standaardtaken In de vragenlijst worden zes niet standaardtaken genoemd. In onderstaande figuur is weergegeven hoeveel verschillende niet standaardtaken gemiddeld per functiegroep worden uitgevoerd. Figuur 4.2 Aantal verschillende taken per functiegroep 6 5 4 3 2 1 0

Van de in de vragenlijst genoemde zes niet standaardtaken voert de officemanager er gemiddeld de meeste uit, gevolgd door de seniorsecretaresse. De juniorsecretaresse voert gemiddeld de minste niet standaard taken uit. In de vragenlijst worden de zes niet standaardtaken verdeeld in vierentwintig werkzaamheden. In onderstaande figuur is weergegeven hoeveel verschillende werkzaamheden gemiddeld per functiegroep worden uitgevoerd. Figuur 4.3 Aantal verschillende werkzaamheden per functiegroep 14 12 10 8 6 4 2 0

Het beeld van de werkzaamheden is hetzelfde als van de taken. Ook voor de niet standaard werkzaamheden geldt dat de officemanager gemiddeld de meeste uitvoert en de juniorsecretaresse de minste.

12

4.1a

P&O taken

Ruim 60% van de secretaresses voert P&O taken uit naast de standaard taken. Figuur 4.4 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat P & O taken uitvoert

P&O taken 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Acht van de tien officemanagers voeren P & O taken uit. Bij de juniorsecretaresses is het aandeel het kleinst, 40%. In onderstaande tabel is aangegeven hoe de verdeling is over de verschillende P & O werkzaamheden.

Tabel 4.1 Werkzaamheden P & O P&O taken

%

afhandelen van declaraties

37

afhandelen van ziekteregistratie

35

afhandelen van verlofregistratie

30

afhandelen van urenregistratie

26

aan- en afwezigheidsregistratie

21

voorselectie van nieuw personeel

21

salarisadministratie

4

nieuwe werknemers informeren

14

totaal (abs)

637

Meest genoemde werkzaamheden zijn: Afhandelen van declaraties, afhandelen ziekteregistratie en afhandelen van verlofregistratie.

13

4.1b

Financiële taken

Bij twee derde van de secretaresses behoren financiële taken tot de werkzaamheden. Figuur 4.5 Aandeel secretaresses naar functienaam dat financiële taken uitvoert

Financiële taken 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Voor het merendeel van elk van deze groepen secretaresses geldt dat financiële werkzaamheden deel uitmaken van het takenpakket. Vooral de officemanager en de seniorsecretaresse heeft financiële taken in haar takenpakket. Tabel 4.2 Werkzaamheden financiële taken financiële taken

%

aankoop klein materiaal

50

factureren

28

beheer budget kleine projecten

20

beheer budget van de afdeling

13

andere, niet standaard financiële taken

10

totaal (abs)

699

Aankoop van klein materiaal is de meest voorkomende van de financiële werkzaamheden. De helft van de secretaresses koopt klein materiaal in. Daarna volgen factureren en het beheer van budgetten van kleine projecten. Drie, resp. twee van de tien secretaresses voeren deze werkzaamheden uit.

14

4.1c

Facilitaire taken

Bij zeven van de tien secretaresses behoren facilitaire taken tot de werkzaamheden. Figuur 4.6 Aandeel secretaresses naar functienaam dat facilitaire taken uitvoert

Facilitaire taken 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Ook facilitaire taken horen tot de werkzaamheden voor het merendeel van elk van deze zeven groepen secretaresses. Vooral bij de officemanager en de seniorsecretaresse is het aandeel groot.

Tabel 4.3 Werkzaamheden facilitaire taken facilitaire taken

%

logistieke zaken regelen

52

offertes aanvragen

48

offertes afhandelen

38

totaal (abs)

724

Het regelen van logistieke zaken is de meest voorkomende facilitaire taak. Ruim de helft van de secretaresses heeft dit als taak. Iets minder dan de helft vraagt offertes aan.

15

4.1d

Taken voor intranet of website

Bijna de helft van de secretaresses voert taken uit voor de website en/of intranet. Figuur 4.7 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat taken uitvoert voor intranet of website

Taken voor intranet/website 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Taken voor intranet en/of website komen minder voor dan financiële, facilitaire en P&O taken. Ook hier weer komen deze taken het meest voor in het takenpakket van officemanagers en seniorsecretaresses.

Tabel 4.4 Werkzaamheden taken voor intranet en/of website taken voor intranet/website

%

bijdrage leveren aan intranet of website

39

beheer van (delen van) intranet of website

29

totaal (abs)

495

Twee taken, nl. het leveren van een bijdrage aan of het beheer van delen van intranet of website worden door vier, resp. drie van de tien secretaresses gedaan. In de open vraag naar andere specialistische taken op dit gebied geeft slechts 4% een bevestigend antwoord.

16

4.1e

ICT taken

Bijna de helft van de secretaresses voert ICT taken uit. Figuur 4.8 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat ICT taken uitvoert

ICT taken  100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

ICT taken komen verreweg het meest voor bij de officemanager. Ook vier van de tien afdelingssecretaresses voeren specialistische ICT taken uit. Tabel 4.5 Werkzaamheden ICT taken ICT taken

%

‘Super-user’ met extra taken en rechten

20

vraagbaak voor spec toepassingen

18

totaal (abs)

306

Twee taken, nl. het ‘super-user’-schap en de vraagbaakfunctie worden door een vijfde van de secretaresses uitgevoerd. In de open vraag naar andere specialistische taken op dit gebied geeft slechts 4% een bevestigend antwoord.

17

4.1f

Organiserende taken

Een ruime meerderheid (81%) van de secretaresses voert organiserende taken uit. Figuur 4.9 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat organiserende taken uitvoert

Organiserende taken 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Zoals al bleek in de eerste paragraaf van dit hoofdstuk komen de organiserende taken vrijwel in alle takenpakketten voor.

Tabel 4.6 Werkzaamheden organiserende taken organiserende taken

%

organiseren van bijeenkomsten

82

organiseren van uitjes, vergaderingen, etc.

73

organiseren van evenementen

60

totaal (abs)

905

Vooral het organiseren van bijeenkomsten blijkt een onderdeel van het takenpakket van de secretaresses. Bij ruim acht van de tien secretaresses behoort dit tot het takenpakket.

18

4.1g

Coördinerende en leidinggevende taken

In de vragenlijst zijn aparte, open vragen opgenomen om het aandeel van leidinggevende en coördinerende taken te bepalen in het takenpakket van de secretaresses. Figuur 4.10 Aandeel secretaresses met coördinerende en/of leidinggevende taken

coordinerende en/of leidinggevende taken 5%

geen coördinerende en/of leidinggevende  taken alleen coordinerende taken 

14%

coordinerende en leidinggevende taken 21%

60%

alleen leidinggevende taken

Van de 1.033 secretaresses geven 618 (bijna 60%) aan geen leidinggevende of coördinerende taken uit te voeren. Dat betekent dat de rest, zo’n 40%, dit wel doet. Onder deze 40% komen coördinerende taken vaker voor; bij acht van de negen van deze groep. Leidinggevende taken komen minder vaak voor, bij een derde van deze groep. Dit betekent dat een derde van deze groep, zowel leidinggevende als coördinerende taken uitvoert. Figuur 4.11 Aandeel secretaresses met coördinerende en leidinggevende taken naar functienaam

coördinerende en leidinggevende taken 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

coordinerende taken leidinggevende taken

Vooral de officemanager voert leidinggevende en coördinerende taken uit. Daarna volgen de seniorsecretaresse, de managementassistent en directiesecretaresse. Voor alle groepen, behalve voor de juniorsecretaresse, geldt dat coördinerende taken vaker voorkomen dan leidinggevende taken

19

4.2

Talen

Naast het voeren van gesprekken in het Nederlands voeren secretaresses gesprekken in een andere taal. Ook schrijven secretaresses in een andere taal. Niet alle secretaresses doen dat even vaak en ook niet allemaal op hetzelfde vaardigheidsniveau. Gesprekken voeren in een andere taal dan het Nederlands ongeveer 70% van de secretaresses geeft aan voor het werk gesprekken te voeren in een andere taal dan het Nederlands. In onderstaande paragrafen wordt ingegaan op het aantal secretaresses dat gesprekken voert in een andere taal, met welke regelmaat dat gebeurt en op welk vaardigheidsniveau. Figuur 4.12 Aandeel secretaresses dat gesprekken voert in een andere taal 70 60 50 40 30 20 10 0 Engels

Duits

Frans

Spaans

Andere taal

Tweederde van de secretaresses voert gesprekken in het Engels en bijna een derde in het Duits, Vaardigheid gesprekken voeren In de vragenlijst zijn drie niveaus van gesprekken voeren beschreven. Secretaresses is gevraagd aan te geven welk niveau het meest overeen komt met hun eigen werksituatie. De beschreven niveaus corresponderen met de taalniveaus uit het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Moderne Vreemde Talen. Zie voor een toelichting op de taalniveaus bijlage 2.

20

4.3

Gesprekken voeren in het Engels

Figuur 4.13 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat gesprekken voert in het Engels en de regelmaat waarmee dat gebeurt 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

minder vaak maandelijks wekelijks dagelijks

Tweederde van de secretaresses voert gesprekken in het Engels. 40% daarvan voert de gesprekken dagelijks en een kwart doet dit wekelijks. Dat betekent dat ruim een kwart van alle secretaresses dagelijks gesprekken voert in het Engels. Vooral de seniorsecretaresse voert gesprekken in het Engels. Ook doen de meeste van hen dit dagelijks. Figuur 4.14 Niveau gesprekken voeren in het Engels per functiegroep Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

niveau A2 

Managementassistent

niveau B1 

Seniorsecretaresse

niveau B2

Secretaresse Juniorsecretaresse 0% 20% 40% 60% 80% 100% De helft van de secretaresses die gesprekken in het Engels voeren, doet dat op niveau A2. De gesprekken van de juniorsecretaresse zijn vaker dan gemiddeld op het lagere vaardigheidsniveau. De gesprekken van de officemanager, directiesecretaresse en seniorsecretaresse zijn vaker op het hogere vaardigheidsniveau.

21

4.4

Gesprekken voeren in het Duits

Figuur 4.15 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat gesprekken voert in het Duits en de regelmaat waarmee dat gebeurt 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

minder vaak maandelijks wekelijks dagelijks

Ruim 30% van de secretaresses voert gesprekken in het Duits. Een op de zeven doet dit dagelijks en een kwart wekelijks. Dat betekent dat ruim 4% van alle secretaresses dagelijks gesprekken voert in het Duits. Vooral de managementassistent voert gesprekken in het Duits en bijna een derde van de officemanagers voert de gesprekken dagelijks. Figuur 4.16 Niveau gesprekken voeren in het Duits naar functiegroep Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

niveau A2

Managementassistent

niveau B1

Seniorsecretaresse

niveau B2

Secretaresse Juniorsecretaresse 0%

20% 40% 60% 80% 100%

Ruim de helft van de secretaresses voert de gesprekken op het lagere vaardigheidsniveau. De juniorsecretaresse voert de gesprekken vaker dan gemiddeld op het lagere vaardigheidsniveau. De gesprekken van de directiesecretaresse en de afdelingssecretaresse zijn vaker op het hogere vaardigheidsniveau.

22

4.5

Gesprekken voeren in het Frans

Eén op de twaalf secretaresses voert gesprekken in het Frans. Figuur 4.17 Regelmaat gesprekken voeren in het Frans 60 50 40 30 20 10 0

Een vijfde deel van de secretaresses die gesprekken in Frans voeren, doet dit dagelijks en meer dan de helft incidenteel. Dat betekent dat minder dan 2% van alle secretaresses dagelijks gesprekken voert in het Frans en dat 4% dat incidenteel doet. Figuur 4.18 Niveau gesprekken voeren in het Frans

43%

44%

niveau A2 niveau B1 niveau B2

13%

De gesprekken in het Frans worden bijna even vaak op het lagere als het hogere vaardigheidsniveau gevoerd.

23

4.6

Schrijven in een andere taal dan het Nederlands

Ruim de helft (55%) van de secretaresses geeft aan voor het werk te schrijven in een andere taal dan het Nederlands. In onderstaande paragrafen wordt ingegaan op het aantal secretaresses dat schrijft in een moderne vreemde taal, met welke regelmaat dat gebeurt en op welk vaardigheidsniveau. Figuur 4.19 Aandeel secretaresses dat schrijft in een andere taal 70 60 50 40 30 20 10 0 Engels

Duits

Frans

Spaans

Andere taal

Iets meer dan de helft van de secretaresses schrijft in het Engels, één op de zes schrijft in het Duits.

Vaardigheid schrijven In de vragenlijst zijn drie niveaus van schrijven in een vreemde taal beschreven. Aan de secretaresses is gevraagd aan te geven welk niveau het meest overeen komt met hun eigen werksituatie. De beschreven niveaus corresponderen met de taalniveaus uit het Gemeenschappelijk Europees Referentiekader voor Moderne Vreemde Talen. Voor een nadere toelichting op de niveaus zie bijlage 2.

24

4.7

Schrijven in het Engels

Figuur 4.20 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat schrijft in het Engels en de regelmaat waarmee dat gebeurt 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

minder vaak maandelijks wekelijks dagelijks

Ruim de helft van de secretaresses schrijft voor het werk in het Engels. Bijna 40% van hen doet dit dagelijks en een kwart wekelijks. Dat betekent dat ongeveer één op de vijf secretaresses dagelijks schrijft in het Engels. Vooral de seniorsecretaresse schrijft in het Engels. Ook doen de meeste van hen dit dagelijks. Figuur 4.21 Niveau schrijven in het Engels naar functiegroep Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

niveau A2

Managementassistent

niveau B1

Seniorsecretaresse

niveau B2

Secretaresse Juniorsecretaresse 0%

20% 40% 60% 80% 100%

Ruim een kwart van de secretaresses schrijft op niveau A2, ruim 40% op niveau B2. De officemanager en managementassistent schrijven relatief het vaakst op het hogere vaardigheidsniveau.

25

4.8

Schrijven in het Duits

Figuur 4.22 Aandeel secretaresses naar functiegroep dat schrijft in het Duits en de regelmaat waarmee dat gebeurt 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

minder vaak maandelijks wekelijks dagelijks

Bijna 16% van de secretaresses schrijft in het Duits. Een op de acht doet dat dagelijks. Vooral de directiesecretaresses en seniorsecretaresses schrijven in het Duits. Managementassistenten en directiesecretaresses doen dit verhoudingsgewijs het vaakst dagelijks. Figuur 4.23 Niveau schrijven in het Duits naar functiegroep Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

niveau A2

Managementassistent

niveau B1

Seniorsecretaresse

niveau B2

Secretaresse Juniorsecretaresse 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Bijna de helft van de secretaresses schrijft in het Duits op het lagere vaardigheidsniveau. De seniorsecretaresse schrijft verhoudingsgewijs het meest op het hogere vaardigheidsniveau.

26

5.

Loopbaan

Ongeveer de helft van de secretaresses heeft voordat ze in een secretarieel beroep ging werken in een ander (niet-secretarieel) beroep gewerkt. Bijna alle secretaresses geven aan loopbaanwensen te hebben. De volgende paragrafen gaan hierover.

5.1

Motieven voor de keuze van een secretarieel beroep

De helft van de secretaresses geeft aan voorheen in een ander beroep (niet secretarieel) te hebben gewerkt. De redenen om naar een secretarieel beroep over te stappen zijn in onderstaande tabel weergegeven. Tabel 5.1 Aandeel secretaresses naar motief motieven

%

De werkzaamheden spraken me aan

56

Carrièremogelijkheden/doorgroeimogelijkheden

36

Ik ging er financieel op vooruit

21

Er was voldoende werk in te vinden

18

Vanwege de sfeer en de collegiale contacten

13

Mogelijkheid om werktijden af te stemmen op privé situatie

10

Mogelijkheid om parttime te werken

9

Minder stressvol dan vorige baan

6

Er was geen werk meer in het vorige beroep

6

Mogelijkheid om thuis te werken

2

Anders

28

Weet niet

1

Totaal (abs)

518

De ‘werkzaamheden spraken me aan’ is de belangrijkste reden om over te switchen naar een secretarieel beroep. Ook de doorgroeimogelijkheden en betere financiële vooruitzichten worden vaak genoemd. Slechts een klein deel van de secretaresses heeft gekozen voor een secretarieel beroep vanwege de mogelijkheid om parttime te werken. De secretaresses die ‘anders’ hebben gekozen noemen vaak een combinatie van motieven, of geven een specifieke invulling aan één van bovengenoemde motieven. Ook wordt de behoefte aan een carrièreswitch een aantal keer genoemd of ‘dat men er gewoon is ingerold’. Bijna een derde van de secretaresses die voorheen in een ander beroep werkte, komt uit het MKB. Een op de zes secretaresses had voorheen een administratieve functie en een op de tien werkte in de zorg. Ongeveer eenzelfde percentage werkte in de sector recreatie en toerisme. Ook worden p&o/intercedent, bank en verzekeringen, receptioniste/ telefoniste en commercieel medewerker meerdere keren genoemd.

27

5.2

Loopbaanwensen

Bijna alle secretaresses (90%) geven aan de komende twee jaar loopbaanwensen/ambities te hebben. Tabel 5.2 Loopbaanwensen Loopbaanwensen

%

Meer verantwoordelijkheden

35

Meer coördinerende taken

31

Meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven

23

Meer werkzaamheden op het gebied van P&O

19

Promotie naar andere secretariële functie

18

Meer werkzaamheden op het gebied van communicatie en voorlichting

18

Overgang naar een niet secretariële functie

11

Meer werkzaamheden op het gebied van financiële administratie

6

Meer werkzaamheden op het gebied van in- en verkoop

5

Weet niet

10

Anders

13

Totaal (abs)

894

De loopbaanwensen die het meest worden genoemd hebben te maken met professionalisering binnen de eigen functie. Slechts een klein deel ambieert een hogere functie of wil een andere, niet secretariële, functie. Figuur 5.1 Loopbaanwensen naar functiegroep 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Afdelingssecretaresses hebben gemiddeld het vaakst loopbaanwensen.

28

Figuur 5.2 Loopbaanwensen naar leeftijd 100 80 60 40 20 0

Secretaresses van 20 tot 30 jaar hebben het vaakst loopbaanwensen. Secretaresses van 50 jaar of ouder het minst. Figuur 5.3 Loopbaanwensen van de juniorsecretaresse

juniorsecretaresse coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

20

40

60

80

100

Meer verantwoordelijkheden en promotie naar een andere secretariële functie zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de juniorsecretaresse voor de komende twee jaar.

29

Figuur 5.4 Loopbaanwensen van de secretaresse

secretaresse coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

20

40

60

80

100

Meer verantwoordelijkheden, meer coördinerende taken en promotie naar een andere secretariële functie zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de secretaresse voor de komende twee jaar. Figuur 5.5 Loopbaanwensen van de seniorsecretaresse

seniorsecretaresse coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Meer verantwoordelijkheden en meer coördinerende taken zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de seniorsecretaresse voor de komende twee jaar.

30

Figuur 5.6 Loopbaanwensen van de managementassistent

managementassistent coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

20

40

60

80

100

Meer verantwoordelijkheden en meer coördinerende taken zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de managementassistent voor de komende twee jaar. Figuur 5.7 Loopbaanwensen van de directiesecretaresse

directiesecretaresse coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Meer coördinerende taken, meer verantwoordelijkheden en meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de directiesecretaresse voor de komende twee jaar.

31

Figuur 5.8 Loopbaanwensen van de officemanager

officemanager coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Meer verantwoordelijkheden, meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven, meer werkzaamheden op het gebied van P&O en meer coördinerende taken zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de officemanager voor de komende twee jaar. Figuur 5.9 Loopbaanwensen van de afdelingssecretaresse

afdelingssecretaresse coördinerende taken verantwoordelijkheden leiding geven financiele administratie in‐ en verkoop communicatie en voorlichting werkzaamheden  p&o niet secretariele functie andere secretariele functie loopbaanwensen 0

20

40

60

80

100

Meer verantwoordelijkheden, promotie naar een andere secretariële functie en meer coördinerende taken zijn de meest genoemde loopbaanwensen/ambities van de afdelingssecretaresse voor de komende twee jaar.

32

5.3

Scholingsbehoefte

Aan de secretaresses is gevraagd of zij een specifieke scholingsbehoefte hebben. Figuur 5.10 Scholingsbehoefte per functiegroep 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

Ruim een derde van de secretaresses heeft een specifieke scholingsbehoefte. Managementassistenten en officemanagers geven het vaakst aan een specifieke scholingsbehoefte te hebben. Figuur 5.11 Scholingsbehoefte naar leeftijd secretaresses 50 jaar of ouder 30 tot 50 jaar 20 tot 30 jaar Jonger dan 20 jaar 0

10

20

30

40

50

De scholingsbehoefte bij jongeren is lager dan bij de andere leeftijdsgroepen. Aan de secretaresses die hebben aangegeven specifieke scholingswensen te hebben is gevraagd welke scholing dat is. De antwoorden op deze vraag zijn als volgt in te delen: 1. Algemene cursussen 2. Secretariële opleiding 3. Niet secretariële opleiding

33

1. Algemene cursussen Ongeveer een derde van de secretaresses die een scholingsbehoefte heeft noemt algemene cursussen. Ook wordt de algemene wens om cursussen te volgen om ‘verder te komen’ of ‘door te groeien’ genoemd. Voorbeelden zijn: projectmatig werken, effectief werken met collega’s, assertiviteit, beleidsnotities schrijven, beter communiceren, coachen/leidinggeven, communicatie, creatief schrijven, evenementen organiseren. En meer algemeen: cursussen waarmee je kunt doorgroeien of bijblijven.

2. Secretariële opleiding Ongeveer één op de zeven wil een specifieke secretariële opleiding volgen: Voorbeelden zijn: managementassistent Schoevers, directiesecretaresse/managementassistent niveau 4, bachelorprogramma management support, hbo officemanagement, medisch secretaresse, internationaal executive assistent, juridisch secretaresse, secretaresse niveau 3.

3. Niet secretariële opleidingen Ongeveer één op de vijf geeft aan een niet specifieke secretariële opleiding te willen volgen of meer algemeen: een ‘andere’ opleiding te willen volgen. Veelal worden opleidingen op hbo niveau genoemd. Voorbeelden zijn: bedrijfskunde, hbo personeel en arbeid, hbo people & business management, hbo communicatie, makelaardij, hbo logistiek en hbo rechten

Daarnaast worden nog de volgende onderwerpen genoemd: moderne vreemde talen, ICT cursussen, zoals officetrainingen en webdesign en Nederlands, zoals spellingscursussen, notuleren en bedrijfscorrespondentie.

34

6.

Waardering van het beroep

Gevraagd is naar het belang dat secretaresses hechten aan een aantal aspecten van het beroep en in welke mate zij hierover tevreden zijn.

6.1

Tevredenheid over belangrijke aspecten van het werk

Aan de secretaresses is gevraagd hoe belangrijk zij bepaalde aspecten van hun werk vinden. Figuur 6.1 Aspecten van het werk naar belangrijkheid thuiswerken parttime werken korte reistijd scholingsmogelijkheden

(heel) belangrijk (heel) onbelangrijk

zelfstandigheid in het werk contacten/Sfeer waardering 0

20

40

60

80

100

Waardering, contacten/sfeer, zelfstandigheid in het werk, salaris, ‘klik’ met de baas worden het vaakst (heel) belangrijk gevonden. Thuiswerken en weinig stress worden relatief minder vaak (heel) belangrijk gevonden. Bij de secretaresses die aspecten (heel) belangrijk vinden is gekeken hoe tevreden zij daarmee zijn. Figuur 6.2 Tevredenheid over aspecten van het werk die (heel) belangrijk worden gevonden. thuiswerken parttime werken (heel) belangrijk, (heel)  tevreden

korte reistijd scholingsmogelijkheden

(heel)belangrijk, niet tevreden  niet ontevreden

zelfstandigheid in het werk

(heel)belangrijk, (heel)  ontevreden

contacten/sfeer waardering 0%

20% 40% 60% 80% 100%

In het algemeen zijn secretaresses (heel) tevreden over aspecten van het werk die ze (heel) belangrijk vinden. Over contacten/sfeer, zelfstandigheid in het werk en flexibele werktijden zijn secretaresses die

35

dat (heel) belangrijk vinden het vaakst (heel) tevreden. Over loopbaanmogelijkheden en thuiswerken relatief het minst (heel) tevreden.

6.2

Tevredenheid over uit te voeren taken

Aan de secretaresses is de vraag gesteld welke taken zij leuk en minder leuk vinden. Leuke taken De antwoorden op de vraag naar leuke taken zijn als volgt in te delen: -

alles is leuk. Geen specifieks zaken die leuker of minder leuk zijn contacten met anderen, zoals klanten organiseren en regelen; graag de ‘spin in het web’ willen zijn afwisseling in het werk.

Minder leuke taken De antwoorden naar minder leuke taken zijn als volgt in te delen: -

er zijn geen minder leuke taken facilitaire klusjes, zoals koffie regelen, automaat schoonhouden, poetswerk, kantoorartikelen bestellen notuleren. Een groot aantal secretaresses geeft aan notuleren en vergaderingen bijwonen tot de minder leuke taken te rekenen. telefoneren wordt door een aantal secretaresses als minder leuke taak gezien archiveren wordt door een aantal secretaresses als minder leuk ervaren routinematige taken waar weinig uitdaging in zit, zoals eenvoudige administratieve klussen, kopiëren/scannen, post en archief werkzaamheden.

36

7.

Trends en ontwikkelingen

Bij trends en ontwikkelingen komen thuiswerken, duobaan, werken als zelfstandige, de economische crisis en een aantal stellingen aan de orde.

7.1

Thuiswerken

Aan de secretaresses is de vraag gesteld of de werkgever de mogelijkheid biedt om thuis te werken. Wanneer die mogelijkheid werd geboden is gevraagd of van die mogelijkheid gebruik wordt gemaakt en wanneer die mogelijkheid er niet is, of daar behoefte aan bestaat. Figuur 7.1 Thuiswerken 15%

6%

50% 30%

heeft geen mogelijkheid van thuiswerken en geen behoefte daaraan heeft de mogelijkheid van thuiswerken  heeft niet de mogelijkheid  van thuiswerken maar wel de behoefte  daaraan en ziet ook mogelijkheden daarvoor heeft niet de mogelijkheid  van thuiswerken maar wel de behoefte  daaraan, maar ziet niet de mogelijkheden daarvoor

-

-

30% van de secretaresses geeft aan dat de werkgever de mogelijkheid biedt om thuis te werken. De helft maakt daar gebruik van. Op de vraag aan de andere helft waarom daar geen gebruik van wordt gemaakt antwoordt ƒ ruim tweederde dat niet nodig te vinden of dat de functie daar niet geschikt voor is. ƒ bijna een derde liever op kantoor te werken. Wel vinden de secretaresses die de mogelijkheid van thuiswerken hebben maar daar geen (structureel) gebruik van maken, het prettig om die mogelijkheid te hebben en maken daar wel incidenteel gebruik van. Van de 70% die niet de mogelijkheid heeft om thuis te werken geeft bijna een derde aan daar wel behoefte aan te hebben. Driekwart daarvan ziet daarvoor ook de mogelijkheden. Dat betekent dat 15% van alle secretaresses de behoefte heeft om thuis te werken, daar ook de mogelijkheden toe ziet, maar daarvoor niet in de gelegenheid gesteld wordt.

37

7.2

Duobaan

Bijna één op de tien secretaresses geeft aan in een duobaan te werken. Aan de overige secretaresses is gevraagd of de eigen baan als duobaan kan worden uitgevoerd.. Een ongeveer even groot deel van de secretaresses geeft aan dat werken in een duobaan wel kan als dat werken in een duobaan niet kan (resp. 29% en 26%). De overige secretaresses, bijna 40%, hebben hierover geen mening. Figuur 7.2 Mogelijkheid voor eigen baan als duobaan alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse

wel duobaan geen duobaan

Managementassistent

geen mening

Seniorsecretaresse Secretaresse Juniorsecretaresse 0%

20%

40%

60%

80% 100%

De officemanager geeft het vaakst aan dat de eigen baan niet als duobaan kan worden uitgevoerd.

Gevraagd is waarom een duobaan wel of niet mogelijk is. Secretaresses die aangeven dat een duobaan mogelijk is, vinden een goede communicatie en overdracht daarvoor een belangrijke voorwaarde. Secretaresses die aangeven dat een duobaan niet mogelijk is, noemen ook vaak de communicatie en overdracht als reden. Zij stellen dat er voor een duobaan teveel overleg nodig is om het werk soepel te laten verlopen. Een andere reden die wordt genoemd, is dat de organisatie of de directeur één aanspreekpunt nodig heeft die van alles op de hoogte is.

38

7.3

Werken als zelfstandige

Een klein deel (2%) van de secretaresses werkt als zelfstandige. 17% van de secretaresses die niet als zelfstandige werken overweegt dit te gaan doen. De redenen hiervoor zijn in onderstaande tabel weergegeven. Tabel 7.1 Redenen om als zelfstandige te gaan werken redenen

%

vrijheid om naar eigen inzicht te handelen

61

eigen baas kunnen zijn

55

mogelijkheid hebben om zelf tijd in te delen

46

financiële motieven

36

tot uiting brengen van specialisatie/vakmanschap

36

voor verschillende opdrachtgevers werken

33

anders

7

totaal (abs)

177

De vrijheid om naar eigen inzicht te handelen en eigen baas te kunnen zijn, zijn de belangrijkste redenen om te overwegen als zelfstandige te gaan werken.

Aan de secretaresses die als zelfstandige werken (totaal 24) is gevraagd wat de belangrijkste knelpunten zijn. Tabel 7.2 Knelpunten bij het werken als zelfstandige knelpunten

%

acquisitie inspanningen die hiermee gepaard gaan

38

angst voor onvoldoende werk

25

administratieve lasten

17

ontbreken van vaste collega's

17

ik ervaar geen knelpunten

13

hoge verzekeringskosten/pensioenkosten

13

onzekere inkomenssituatie bij ziekte/arbeidsongeschiktheid/zwangerschap

13

laag inkomen

4

weet niet

17

anders

8

totaal (abs)

24

Van de 24 secretaresses die als zelfstandige werken geven er 21 aan knelpunten te ervaren. Het meest genoemde knelpunt is de acquisitie. Dit knelpunt is door negen van de vierentwintig zelfstandigen genoemd.

39

7.4

Economische crisis

Aan de secretaresses zijn twee vragen voorgelegd over de economische crisis: -

Heeft de huidige economische crisis effect op uw taken? Heeft de huidige economische crisis effect op uw werkbeleving?

Een bijna even groot deel van de secretaresses geeft aan dat de economische crisis effect heeft op de taken als op de werkbeleving (28% om 26%). Figuur 7.3 Effect economische crisis op taken en werkbeleving naar functiegroep 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

taken werkbeleving

Figuur 7.4 Effect economische crisis op taken en werkbeleving naar soort arbeidsrelatie 40 35 30 25 20 15 10 5 0

taken werkbeleving

40

Figuur 7.5 Effect crisis op taken en werkbeleving naar leeftijdgroep 35 30 25 20 15 10 5 0

taken werkbeleving

Figuur 7.6 Effect crisis op taken en werkbeleving naar sector 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

taken werkbeleving

Officemanagers geven relatief het vaakst aan dat de crisis effect heeft op hun taken. Bij werkbeleving geeft de afdelingssecretaresse dit het vaakst aan. Secretaresses die werken op basis van een detacheringsovereenkomst en secretaresses in de leeftijdsgroep 30 - 50 jaar geven relatief het vaakst aan dat de crisis effect heeft op hun taken en werkbeleving. Secretaresses in de (semi) collectieve sector geven relatief het minst vaak aan dat de crisis invloed heeft op hun taken en werkbeleving. Effect op taken Aan de secretaresses die hebben aangegeven dat de huidige economische crisis effect heeft op de taken, is de vraag gesteld wat dat effect is. De antwoorden op deze vraag zijn als volgt in te delen: 1. meer werk 2. minder werk of ontslag 3. andere werkzaamheden

41

1. meer werk Voorbeelden van antwoorden: meer werk omdat collega’s zijn ontslagen/contract niet verlengd en dezelfde hoeveelheid werk over minder collega’s wordt verdeeld; erg druk met arbeidszaken en faillissementsaanvragen; meer werk met minder collega’s; plek duo collega niet opgevuld.

2. minder werk of ontslag Voorbeelden van antwoorden: al enige weken geen opdrachten meer waardoor ik niet meer aan het werk ben; aantal taken weggehaald, wordt vervangen door een lager ingeschaalde secretaresse van een uitzendbureau; het is een stuk rustiger qua werkzaamheden; heb mijn ontslag gekregen; contract wordt niet verlengd; geen boekingen van buitenlandse reizen/geen visites te organiseren; minder omzet dus minder werk; contract wordt niet verlengd.

3. andere werkzaamheden Voorbeelden van antwoorden: andere taken gekregen door aanpassingen in de organisatie; ben meer op vestigingen aan het werk vanwege leegloop; door wegvallen leidinggevende werk ik nu voor de afdeling.

Effect op werkbeleving Aan de secretaresses die hebben aangegeven dat de huidige economische crisis effect heeft op de werkbeleving, is de vraag gesteld wat dat effect is. De antwoorden op deze vraag zijn als volgt in te delen: 1. onzekere arbeidssituatie 2. sfeer 1. onzekere arbeidssituatie Voorbeelden van antwoorden: ben bang straks geen baan te krijgen als mijn contract niet wordt verlengd; brengt stress met zich mee, want je moet je veel meer inzetten.

2. sfeer Voorbeelden van antwoorden: dagelijks wordt de crisis op de werkvloer besproken; door crisismanagement en het optimaliseren van het bedrijf is de sfeer minder goed; door reorganisatie is de sfeer slecht, mensen houden werk bij zich; door verlies aan klanten negatieve sfeer; meer stress i.v.m. het halen van targets en omzetten

42

7.5

Stellingen

Secretaresses hebben gereageerd op de volgende stellingen: 1. Voor mijn werk wordt kennis van de eigen organisatie en de bedrijfsprocessen steeds belangrijker. 2. Door toenemende contacten met klanten/collega’s met een andere culturele achtergrond moet ik meer oog en gevoel hebben voor andere culturen. 3. In het bedrijf waar ik werk voert de manager steeds meer secretariële taken zelf uit

Figuur 7.7 Reactie stelling ‘Voor mijn werk wordt kennis van de eigen organisatie en de bedrijfsprocessen steeds belangrijker’ Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse Managementassistent Seniorsecretaresse Secretaresse Juniorsecretaresse

eens neutraal oneens weet niet 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Een meerderheid van de secretaresses is het eens met de stelling dat dat kennis van de eigen organisatie en bedrijfsprocessen steeds belangrijker worden. Dit geldt het sterkst voor de seniorsecretaresse. Figuur 7.8 Reactie stelling ‘Door toenemende contacten met klanten/collega’s met een andere culturele achtergrond moet ik meer oog en gevoel hebben voor andere culturen’ Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse Managementassistent Seniorsecretaresse Secretaresse Juniorsecretaresse

eens neutraal oneens weet niet 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Ongeveer de helft van de secretaresses geeft aan meer oog en gevoel te moeten hebben voor andere culturen. De functiegroep secretaresse is het hier relatief gezien het minst vaak mee eens.

43

Figuur 7.9 Reactie stelling ‘In het bedrijf waar ik werk voert de manager steeds meer secretariële taken zelf uit’ Alle respondenten Afdelingssecretaresse Officemanager Directiesecretaresse Managementassistent Seniorsecretaresse Secretaresse Juniorsecretaresse

eens neutraal oneens weet niet 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Het merendeel van de secretaresses is het niet eens met de stelling dat managers steeds meer secretariele taken zelf uitvoeren. Tussen de verschillende functiegroepen zijn er wel verschillen. Zo zijn officemanagers en seniorsecretaresses het relatief het vaakst met de uitspraak eens.

44

8.

Tip aan de managers

Aan de secretaresses is de vraag gesteld om één tip te geven aan alle managers/leidinggevenden van Nederland over hoe ze het best zouden kunnen samenwerken met hun secretaresse. De antwoorden op deze vraag zijn in de volgende categorieën te verdelen: 1. communicatie tussen de secretaresse en de manager/leidinggevende 2. uit te voeren taken en verantwoordelijkheden 3. vertouwen en respect

1. communicatie tussen de secretaresse en de manager/leidinggevende Ongeveer de helft van de secretaresses geeft aan dat communicatie heel belangrijk is voor een goede samenwerking. Opmerkingen daarover zijn: een goede band opbouwen; regelmatig overleggen, secretaresse op de hoogte houden van ontwikkelingen en zoveel mogelijk daarbij betrekken; duidelijk zijn en terugkoppeling geven; vragen naar de wensen van de secretaresse.

2. uit te voeren taken en verantwoordelijkheden Ongeveer één op de tien secretaresses geeft aan dat de uit te voeren taken en verantwoordelijkheden heel belangrijk zijn voor een goede samenwerking. Opmerkingen daarover zijn: benut de capaciteiten van de secretaresse, daarmee krijgt de job meer inhoud; alles wat de secretaresse net zo goed kan als de manager bij de secretaresse neerleggen; inhoudsvol werk aanbieden.

3. vertrouwen en respect Ongeveer vier op de tien secretaresses geeft aan dat vertrouwen en respect belangrijke voorwaarden zijn voor een goede samenwerking. Opmerkingen daarover zijn: heb vertrouwen in het loslaten van bepaalde taken plus bijbehorende verantwoordelijkheden; wees niet bang om werk uit handen te geven; vertrouwen is een vereiste voor succesvolle samenwerking.

45

Bijlage 1 Vragenlijst Inleiding Doel van het onderzoek: beter inzicht in secretariële functies, loopbanen van secretaresses en trends en ontwikkelingen op secretarieel gebied. Doelgroep: secretaresses die in 2009 ingeschreven zijn bij Secretary Plus of in de afgelopen twee jaar (2007 en 2008) werkzaam zijn geweest voor Secretary Plus. Het onderzoek wordt uitgevoerd door Secretary Plus en ECABO.

Functiebenaming 1.

Welke benaming past het beste bij uw functie (één antwoord mogelijk) Juniorsecretaresse Secretaresse Seniorsecretaresse Business unit secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Managementassistent Directiesecretaresse Officemanager Afdelingssecretaresse Executive secretary Personal assistent Coördinerend secretaresse Weet ik niet Anders nl (tekstveld)

Taken

In het algemeen voeren secretaresses de volgende taken uit : e-mail afhandelen, correspondentie verzorgen en post en archief verzorgen. 2.

Welke van de volgende taken maken ook deel uit van uw werkzaamheden? (meerdere antwoorden mogelijk)

P&O taken. Afhandelen van verlofregistratie Afhandelen van ziekteregistratie Afhandelen van urenregistratie Aan- en afwezigheidsregistratie Afhandelen van declaraties (bv. dienstreizen, overwerk of scholingsregelingen) Voorselectie van nieuw personeel Salarisadministratie Nieuwe werknemers informeren over P&O zaken (bv. rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, bedrijfs- en CAO-regelingen) Andere, niet standaard P&O taken, nl (tekstveld) Ik voer geen P&O taken uit

Financiële taken Beheer budget kleine projecten Beheer budget van de afdeling Aankoop klein materiaal Factureren Andere, niet standaard financiële taken, nl (tekstveld) Ik voer geen financiële taken uit Facilitaire taken Offertes aanvragen Offertes afhandelen Logistieke zaken regelen (zoals ‘storingen’, onderhoud apparatuur etc.) Andere, niet standaard facilitaire taken, nl (tekstveld) Ik voer geen facilitaire taken uit Taken voor intranet of website Beheer van (delen) intranet of website Bijdrage leveren aan intranet of website Andere niet standaard intranet of website taken, nl (tekstveld) Ik voer geen taken voor intranet of website uit Specialistische taken ICT Vraagbaak voor specifieke/specialistische (software) toepassingen ‘super-user’ met extra rechten/taken op systemen of pakketten Andere niet standaard ICT taken, nl (tekstveld) Ik voer geen specialistische taken ICT uit Organiserende taken Organiseren van bijeenkomsten Organiseren van evenementen Organiseren van uitjes, verjaardagen etc. Andere niet standaard taken betreffende organiseren, nl (tekstveld) Ik voer geen organiserende taken uit Leidinggevende/coördinerende taken Coördinerende taken, nl. (tekstveld) Leidinggevende taken, nl. (tekstveld) Ik voer geen leidinggevende of coördinerende taken uit Andere niet standaard taken, nl (tekstveld) Ik voer geen andere niet standaard taken uit

Vreemde talen: gesprekken voeren Mogelijk voert u voor uw werk gesprekken in een vreemde taal. De volgende vragen gaan daarover. 3.

Voert u voor uw werk gesprekken in een andere taal dan het Nederlands? (Meerdere antwoorden mogelijk) in het Engels in het Duits in het Frans in het Spaans in een andere dan bovengenoemde taal, nl. (tekstveld) Nee (door naar vraag 12) Als u Engels, Duits, Frans of Spaans heeft aangekruist, worden per aangekruiste taal twee vervolgvragen gesteld. 4. Hoe vaak voert u gesprekken in het Engels? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak

Om het niveau (van gesprekken voeren) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Gesprekken voeren in het Engels: ‐ Iemand correct ontvangen in het eigen bedrijf ‐ Tijdens vergadering of werkoverleg een beknopte reactie geven op een presentatie ‐ In een kort gesprek informatie geven over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een product (telefonisch) reserveren of bestellen bij een bedrijf ‐ In een (balie)gesprek informatie vragen over een product of een dienst

Cluster 2. Gesprekken voeren In het Engels: ‐ Uw standpunt overbrengen tijdens een vergadering of werkoverleg ‐ Nadere informatie vragen bij een bestelling van een product ‐ Een nadere toelichting geven aan een klant over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een klacht uiten, aannemen of doorgeven Cluster 3. Gesprekken voeren in het Engels: ‐ Een gesprek met sprekers van de vreemde taal gaande houden ‐ Een probleem helder schetsen en een mogelijke oplossing presenteren tijdens een discussie ‐ In een telefoongesprek een klacht afhandelen of een probleem oplossen 5. Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 6.

Hoe vaak voert u gesprekken in het Duits? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak Om het niveau (van gesprekken voeren) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Gesprekken voeren in het Duits: ‐ Iemand correct ontvangen in het eigen bedrijf ‐ Tijdens vergadering of werkoverleg een beknopte reactie geven op een presentatie ‐ In een kort gesprek informatie geven over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een product (telefonisch) reserveren of bestellen bij een bedrijf ‐ In een (balie)gesprek informatie vragen over een product of een dienst

Cluster 2. Gesprekken voeren in het Duits: ‐ Uw standpunt overbrengen tijdens een vergadering of werkoverleg ‐ Nadere informatie vragen bij een bestelling van een product ‐ Een nadere toelichting geven aan een klant over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een klacht uiten, aannemen of doorgeven Cluster 3. Gesprekken voeren in het Duits: ‐ Een gesprek met sprekers van de vreemde taal gaande houden ‐ Een probleem helder schetsen en een mogelijke oplossing presenteren tijdens een discussie ‐ In een telefoongesprek een klacht afhandelen of een probleem oplossen 7. Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3

8.

Hoe vaak voert u gesprekken in het Frans? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak

Om het niveau (van gesprekken voeren) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Gesprekken voeren in het Frans: ‐ Iemand correct ontvangen in het eigen bedrijf ‐ Tijdens vergadering of werkoverleg een beknopte reactie geven op een presentatie ‐ In een kort gesprek informatie geven over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een product (telefonisch) reserveren of bestellen bij een bedrijf ‐ In een (balie)gesprek informatie vragen over een product of een dienst

Cluster 2. Gesprekken voeren in het Frans: ‐ Uw standpunt overbrengen tijdens een vergadering of werkoverleg ‐ Nadere informatie vragen bij een bestelling van een product ‐ Een nadere toelichting geven aan een klant over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een klacht uiten, aannemen of doorgeven Cluster 3. Gesprekken voeren in het Frans: ‐ Een gesprek met sprekers van de vreemde taal gaande houden ‐ Een probleem helder schetsen en een mogelijke oplossing presenteren tijdens een discussie ‐ In een telefoongesprek een klacht afhandelen of een probleem oplossen 9. Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 10. Hoe vaak voert u gesprekken in het Spaans? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak Om het niveau (van gesprekken voeren) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Gesprekken voeren in het Spaans: ‐ Iemand correct ontvangen in het eigen bedrijf ‐ Tijdens vergadering of werkoverleg een beknopte reactie geven op een presentatie ‐ In een kort gesprek informatie geven over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een product (telefonisch) reserveren of bestellen bij een bedrijf ‐ In een (balie)gesprek informatie vragen over een product of een dienst

Cluster 2. Gesprekken voeren in het Spaans: ‐ Uw standpunt overbrengen tijdens een vergadering of werkoverleg ‐ Nadere informatie vragen bij een bestelling van een product ‐ Een nadere toelichting geven aan een klant over een product of dienst van het eigen bedrijf ‐ Een klacht uiten, aannemen of doorgeven Cluster 3. Gesprekken voeren in het Spaans: ‐ Een gesprek met sprekers van de vreemde taal gaande houden ‐ Een probleem helder schetsen en een mogelijke oplossing presenteren tijdens een discussie ‐ In een telefoongesprek een klacht afhandelen of een probleem oplossen

11.Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3

Vreemde talen: schrijven Mogelijk schrijft u voor uw werk in een vreemde taal. De volgende vragen gaan daarover 12.Schrijft u voor uw werk gesprekken in een andere taal dan het Nederlands? Meerdere antwoorden mogelijk Ja, in het Engels Ja, in het Duits Ja, in het Frans Ja, in het Spaans In een andere dan bovengenoemde taal, nl. (tekstvak) Nee (door naar vraag ‘loopbaan’, voor vraag 21) Als u Engels, Duits, Frans of Spaans heeft aangekruist, worden per aangekruiste taal twee vervolgvragen gesteld. 13.Hoe vaak schrijft u voor uw werk in het Engels? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak weet niet Om het niveau (van schrijven) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Schrijven in het Engels: ‐ Een (telefoon)notitie met iemands naam en telefoonnummer ‐ Een korte e-mail of brief met een verzoek om informatie ‐ Een korte e-mail of brief met de bevestiging van een afgesproken datum ‐ Een standaardformulier of bestelformulier invullen Cluster 2. Schrijven in het Engels: ‐ Een e-mail of brief met een verzoek om informatie over producten of diensten van een bedrijf ‐ Een e-mail of brief waarin informatie wordt gegeven over de producten of diensten van het eigen bedrijf ‐ Een korte e-mail of brief over een openstaande factuur ‐ Een korte (telefoon)notitie schrijven om een boodschap door te geven ‐ Een kort verslag of een besluitenlijst maken van een werkoverleg Cluster 3. Schrijven in het Engels: ‐ Een e-mail of brief schrijven ter bevestiging van gemaakte afspraken ‐ Een e-mail of brief schrijven met een beargumenteerde reactie op een klacht ‐ Een beargumenteerde klacht per e-mail of brief indienen ‐ Een offerte opstellen ‐ Een verslag van een werkoverleg of bespreking maken op basis van eigen aantekeningen 14.Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3

15.Hoe vaak schrijft u voor uw werk in het Duits? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak weet niet Om het niveau (van schrijven) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Schrijven in het Duits: ‐ Een (telefoon)notitie met iemands naam en telefoonnummer ‐ Een korte e-mail of brief met een verzoek om informatie ‐ Een korte e-mail of brief met de bevestiging van een afgesproken datum ‐ Een standaardformulier of bestelformulier invullen Cluster 2. Schrijven in het Duits: ‐ Een e-mail of brief met een verzoek om informatie over producten of diensten van een bedrijf ‐ Een e-mail of brief waarin informatie wordt gegeven over de producten of diensten van het eigen bedrijf ‐ Een korte e-mail of brief over een openstaande factuur ‐ Een korte (telefoon)notitie schrijven om een boodschap door te geven ‐ Een kort verslag of een besluitenlijst maken van een werkoverleg Cluster 3. Schrijven in het Duits: ‐ Een e-mail of brief schrijven ter bevestiging van gemaakte afspraken ‐ Een e-mail of brief schrijven met een beargumenteerde reactie op een klacht ‐ Een beargumenteerde klacht per e-mail of brief indienen ‐ Een offerte opstellen ‐ Een verslag van een werkoverleg of bespreking maken op basis van eigen aantekeningen 16. Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3

17.Hoe vaak schrijft u voor uw werk in het Frans? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak weet niet

Om het niveau (van schrijven) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Schrijven in het Frans: ‐ Een (telefoon)notitie met iemands naam en telefoonnummer ‐ Een korte e-mail of brief met een verzoek om informatie ‐ Een korte e-mail of brief met de bevestiging van een afgesproken datum ‐ Een standaardformulier of bestelformulier invullen Cluster 2. Schrijven in het Frans: ‐ Een e-mail of brief met een verzoek om informatie over producten of diensten van een bedrijf ‐ Een e-mail of brief waarin informatie wordt gegeven over de producten of diensten van het eigen bedrijf ‐ Een korte e-mail of brief over een openstaande factuur ‐ Een korte (telefoon)notitie schrijven om een boodschap door te geven ‐ Een kort verslag of een besluitenlijst maken van een werkoverleg

Cluster 3. Schrijven in het Frans: ‐ Een e-mail of brief schrijven ter bevestiging van gemaakte afspraken ‐ Een e-mail of brief schrijven met een beargumenteerde reactie op een klacht ‐ Een beargumenteerde klacht per e-mail of brief indienen ‐ Een offerte opstellen ‐ Een verslag van een werkoverleg of bespreking maken op basis van eigen aantekeningen 18.Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3 19.Hoe vaak schrijft u voor uw werk in het Spaans ? dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder vaak weet niet Om het niveau (van schrijven) vast te stellen zijn hieronder drie clusters van taken beschreven. Cluster 1. Schrijven in het Spaans: ‐ Een (telefoon)notitie met iemands naam en telefoonnummer ‐ Een korte e-mail of brief met een verzoek om informatie ‐ Een korte e-mail of brief met de bevestiging van een afgesproken datum ‐ Een standaardformulier of bestelformulier invullen Cluster 2. Schrijven in het Spaans: ‐ Een e-mail of brief met een verzoek om informatie over producten of diensten van een bedrijf ‐ Een e-mail of brief waarin informatie wordt gegeven over de producten of diensten van het eigen bedrijf ‐ Een korte e-mail of brief over een openstaande factuur ‐ Een korte (telefoon)notitie schrijven om een boodschap door te geven ‐ Een kort verslag of een besluitenlijst maken van een werkoverleg Cluster 3. Schrijven in het Spaans: ‐ Een e-mail of brief schrijven ter bevestiging van gemaakte afspraken ‐ Een e-mail of brief schrijven met een beargumenteerde reactie op een klacht ‐ Een beargumenteerde klacht per e-mail of brief indienen ‐ Een offerte opstellen ‐ Een verslag van een werkoverleg of bespreking maken op basis van eigen aantekeningen 20.Welk cluster/niveau sluit het beste aan bij uw situatie? (Niet alle taken in een cluster hoeven van toepassing te zijn op uw situatie om een cluster aan te kruisen.) Cluster 1 Cluster 2 Cluster 3

Loopbaan De volgende vragen gaan over opleidingsachtergrond, werkervaring, werkbeleving en toekomstbeeld.

Opleidingsachtergrond 21.Wat is uw hoogste afgeronde (voor)opleiding: Basisonderwijs Vmbo/mavo Havo/mms Vwo/hbs Mbo Indien Mbo, dan venster: Mbo secretarieel Andere Mbo economie opleiding Welke mbo opleiding (tekstvak) Mbo techniek Mbo zorg en welzijn Mbo landbouw/groen Hbo Indien Hbo, dan venster: Welke Hbo opleiding (tekstvak) Universiteit Indien Universiteit, dan venster: Welke universitaire opleiding (tekstvak) Anders , nl (tekstveld) 22. Heeft u daarnaast nog een andere van bovengenoemde opleidingen gevolgd, maar niet afgemaakt? Ja, nl. (tekstvak) Nee.

Werkervaring 21.

Hoeveel jaar werkt u in een secretarieel beroep? korter dan 1 jaar tussen 1 en 5 jaar tussen 5 en 10 jaar tussen 10 en 15 jaar tussen 15 en 20 jaar langer dan 20 jaar

23.

Hoeveel uur per week bedraagt uw dienstverband bij uw huidige werkgever? (numeriek vak)… uur Anders, nl (tekstvak)

24.

Hoeveel tijd besteedt u aan overwerk (gemiddeld per week)? (numeriek vak)… uur N.v.t.

25.Heeft u voordat u in een secretarieel beroep werkte ander werk gedaan? Ja , nl (tekstvak) Nee (door naar vraag 27)

26. Waarom heeft u voor een secretarieel beroep gekozen ? (meerdere antwoorden mogelijk) Er was geen werk meer in het vorige beroep Er was voldoende werk in te vinden De werkzaamheden spraken me aan Vanwege de sfeer en de collegiale contacten Ik ging er financieel op vooruit Mogelijkheid om parttime te werken Mogelijkheid om werktijden af te stemmen op privé situatie Mogelijkheid om thuis te werken Minder stressvol dan de vorige baan Carrièremogelijkheden/doorgroeimogelijkheden Anders, nl (tekstveld) Weet niet

Waardering van het beroep 27. Kunt u van de volgende onderdelen aangeven of u ze belangrijk vindt en of u daarover tevreden bent in uw huidige functie? Heel belangrijk/ belangrijk/onbelangrijk heel onbelangrijk (vierpuntschaal)

Flexibele werktijden Parttime werken Zelfstandigheid in het werk Salaris Korte reistijd Thuiswerken (Collegiale) contacten/Sfeer Scholingsmogelijkheden Loopbaanmogelijkheden Nieuwe uitdagingen/taken Weinig stress Waardering “Klik” met baas/opdrachtgever Anders, nl (tekstveld)

heel tevreden/ tevreden/ niet tevreden niet ontevreden/ ontevreden/ heel ontevreden (vijfpuntschaal)

Waardering taken en scholingsbehoefte 28. Welke taken vindt u het leukst in uw werk? (tekstvak) 29. Welke taken vindt u het minst leuk in uw werk? (tekstvak) 30. Heeft u een specifieke scholingsbehoefte? Ja, nl. (tekstvak) Nee

Loopbaanwensen 31. Welke loopbaanwensen/ambities heeft u de komende twee jaar? (meerdere antwoorden mogelijk) Geen Promotie naar andere secretariële functie Overgang naar een niet secretariële functie nl. (tekstvak) Meer werkzaamheden op het gebied van P&O Meer werkzaamheden op het gebied van communicatie en voorlichting Meer werkzaamheden op het gebied van in- en verkoop Meer werkzaamheden op het gebied van financiële administratie Meer werkzaamheden op het gebied van leidinggeven Meer verantwoordelijkheden Meer coördinerende taken Weet niet Anders nl. (tekstvak)

Arbeidsrelatie 32. Op welke basis werkt u? op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst op basis van een detacheringovereenkomst als zelfstandige (freelancer/zzp’er) (door naar vraag 35) 33. Overweegt u om als zelfstandige te gaan werken? Ja Nee (door naar vraag 36) 34. Wat zijn voor u de drie belangrijkste overwegingen om als zelfstandige te gaan werken? Eigen baas kunnen zijn Voor verschillende opdrachtgevers werken Vrijheid om naar eigen inzicht te handelen Mogelijkheid hebben om zelf tijd in te delen Financiële motieven Tot uiting brengen van specialisatie/vakmanschap Anders, nl (tekstvak) Door naar vraag 36.

35. Wat zijn voor u de belangrijkste knelpunten bij het werken als zelfstandige (max. drie): ik ervaar geen knelpunten hoge verzekeringskosten/pensioenkosten angst voor onvoldoende werk acquisitie inspanningen die hiermee gepaard gaan laag inkomen onzekere inkomenssituatie bij ziekte/arbeidsongeschiktheid/zwangerschap administratieve lasten ontbreken van ‘vaste’ collega’s weet niet anders, nl. (tekstvak)

Trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen 36. Bent u het eens met de volgende uitspraken: (helemaal mee eens/mee eens/ noch mee eens, noch mee oneens, mee oneens, helemaal mee oneens, weet niet) 1. Voor mijn werk worden kennis van de eigen organisatie en de bedrijfsprocessen steeds belangrijker. 2. Door toenemende contacten met klanten/collega’s met een andere culturele achtergrond moet ik meer oog en gevoel hebben voor andere culturen. 3. In het bedrijf waar ik werk voert de manager steeds meer secretariële taken zelf uit Thuiswerken is in opkomst in Nederland en wordt gezien als een kans voor een goede balans tussen werk en privé, het vergroot de productiviteit en vormt een oplossing voor de fileproblematiek. 37. Biedt uw werkgever u de mogelijkheid om thuis te werken? Ja, Indien ja, dan venster: Maakt u daar gebruik van? Ja Nee, want (tekstvak) Nee Indien nee, dan venster: Heeft u behoefte aan de mogelijkheid om thuis te werken? Ja Indien ja, dan venster: Ziet u, gelet op de werkzaamheden, voor uzelf mogelijkheden om thuis te werken Ja, want (tekstvak) Nee, want (tekstvak) Nee 38. Is uw baan een duobaan? Ja Nee. Indien nee, dan venster: Zou uw baan als duobaan kunnen worden uitgevoerd? ja, want (tekstveld) Nee, want (tekstveld) Geen mening 39. Heeft de huidige economische crisis effect op uw taken ? Ja, nl. (tekstveld) Nee 40. Heeft de huidige economische crisis effect op werkbeleving? Ja, nl. (tekstveld) Nee 41. Geef één tip aan alle managers/leidinggevenden van Nederland hoe ze het best zouden kunnen samenwerken met hun secretaresse (tekstvak).

Tot slot hebben wij nog twee vragen 42. Tot welke sector behoort de vestiging van het bedrijf waar u werkzaam bent Landbouw en visserij Industrie en Nutsbedrijven Bouwnijverheid Handel Horeca Vervoer en communicatie Financiële instellingen Zakelijke dienstverlening Openbaar bestuur Onderwijs Gezondheids- en welzijnszorg Cultuur en overige dienstverlening Weet ik niet Anders, nl (tekstveld) 43. Wat is uw leeftijd? Jonger dan 20 jaar 20 tot 30 jaar 30 tot 50 jaar 50 jaar of ouder

Hartelijk dank voor uw medewerking!

Bijlage 2 Toelichting Europees Referentiekader voor Moderne Talen Gesprekken voeren en Schrijven Gesprekken voeren

Niveau A2:

Een medewerker op dit niveau kan een kort gesprek voeren over duidelijke, alledaagse onderwerpen. Voorbeelden: • Iemand correct ontvangen in het eigen bedrijf • Tijdens een vergadering of werkoverleg een beknopte reactie geven op een presentatie • In een kort gesprek informatie geven over een product of dienst van het eigen bedrijf (ook getallen i.v.m. prijzen) • Een product (telefonisch) reserveren of bestellen bij een bedrijf • In een (balie)gesprek informatie vragen over een product of dienst Niveau B1: Een medewerker op dit niveau kan, voorbereid en onvoorbereid, een gesprek voeren over alledaagse en vertrouwde onderwerpen. Voorbeelden: • Zijn standpunt overbrengen tijdens een vergadering of werkoverleg • In beperkte mate deelnemen aan discussies over praktische zaken • Nadere informatie vragen bij een bestelling van een product • Een nadere toelichting geven aan een klant over een product of dienst van het eigen bedrijf • Een klacht uiten, aannemen of doorgeven Niveau B2: Een medewerker op dit niveau kan, voorbereid en onvoorbereid, verschillende soorten gesprekken voeren over verschillende alledaagse en zakelijke onderwerpen Voorbeelden: • Een gesprek met sprekers van de vreemde taal gaande houden • Actief deelnemen aan routinematige en niet-routinematige discussies • Een probleem helder schetsen en een mogelijke oplossing presenteren tijdens een discussie • In een telefoongesprek een klacht afhandelen of een probleem oplossen • Gedetailleerde informatie over een product of een dienst geven of vragen

Schrijven

Niveau A2: Een medewerker op dit niveau kan korte e-mails, notities, boodschappen of brieven schrijven. Voorbeelden: • Een (telefoon)notitie met iemands naam en telefoonnummer • Een notitie voor zichzelf maken • Een korte e-mailtje of brief met een verzoek om informatie • Een korte e-mail of brief met de bevestiging van een afgesproken datum • Een standaardformulier of bestelformulier invullen

Niveau B1: Een medewerker op dit niveau kan korte zakelijke e-mails, brieven en besluitenlijsten schrijven. Voorbeelden: • Een e-mail of brief met een verzoek om informatie over producten of diensten van een bedrijf • Een e-mail of brief waarin informatie wordt gegeven over de producten of diensten van het eigen bedrijf • Een korte e-mail of brief over een openstaande factuur • Een korte (telefoon)notitie schrijven om een boodschap door te geven • Een kort verslag of een besluitenlijst maken van een werkoverleg

Niveau B2: Een medewerker op dit niveau kan korte en langere zakelijke e-mails, brieven en verslagen schrijven met gedetailleerde informatie. Voorbeelden: • Een e-mail of brief schrijven ter bevestiging van gemaakte afspraken • Een e-mail of brief schrijven met een beargumenteerde reactie op een klacht • Een beargumenteerde klacht per e-mail of brief indienen • Een offerte opstellen • Een verslag van een werkoverleg of bespreking maken op basis van eigen aantekeningen

Bijlage 3 Tabellen Tabel 1 Vooropleiding Vmbo/mavo, mbo %

Havo/mms, vwo/hbs, hbo,wo %

Juniorsecretaresse

98

2

Secretaresse

67

29

Seniorsecretaresse

34

55

Business unit secretaresse

25

75

Juridisch secretaresse

61

39

Medisch secretaresse

80

20

Managementassistent

58

39

Directiesecretaresse

49

44

Officemanager

42

54

Afdelingssecretaresse

67

33

Executive secretary

23

73

Personal assistent

28

67

Coördinerend secretaresse

29

71

totaal

56

44

Tabel 2 Specifieke secretariële vooropleiding specifieke secretariële vooropl % Juniorsecretaresse

60

Secretaresse

71

Seniorsecretaresse

60

Business unit secretaresse

25

Juridisch secretaresse

61

Medisch secretaresse

70

Managementassistent

68

Directiesecretaresse

71

Officemanager

57

Afdelingssecretaresse

73

Executive secretary

69

Personal assistent

47

Coördinerend secretaresse

57

totaal

66

Tabel 3 Leeftijd Jonger dan 20 jaar %

20 tot 30 jaar %

30 tot 50 jaar %

50 jaar of ouder %

Juniorsecretaresse

14

84

2

-

Secretaresse

7

62

26

5

Seniorsecretaresse

-

7

76

17

Business unit secretaresse

-

-

75

25

Juridisch secretaresse

4

65

17

13

Medisch secretaresse

-

80

20

-

Managementassistent

5

35

56

4

Directiesecretaresse

4

30

53

13

Officemanager

3

22

66

9

Afdelingssecretaresse

-

57

33

10

Executive secretary

-

8

81

12

Personal assistent

-

12

70

19

Coördinerend secretaresse

-

14

57

29

weet ik niet

-

71

29

-

anders, namelijk

10

35

48

8

totaal

5

38

48

9

Tabel 4 Werkervaring in een secretarieel beroep aantal jaren

%

korter dan 1 jaar

11

tussen 1 en 5 jaar

25

tussen 5 en 10 jaar

21

tussen 10 en 15 jaar

17

tussen 15 en 20 jaar

11

langer dan 20 jaar

15

totaal (abs)

1033

Tabel 5 Werkervaring in een secretarieel beroep korter dan 1 jaar

tussen 1 en 5 jaar

tussen 5 en 10 jaar

tussen 10 en 15 jaar

tussen 15 en 20 jaar

langer dan 20 jaar

Juniorsecretaresse

50

50

-

-

-

-

Secretaresse

17

44

20

9

5

5

Seniorsecretaresse

-

5

22

24

19

29

Business unit secretaresse

-

25

25

25

0

25

Juridisch secretaresse

17

43

22

4

4

9

Medisch secretaresse

20

70

10

0

0

-

Managementassistent

6

27

25

21

13

9

Directiesecretaresse

7

15

20

25

13

20

Officemanager

1

13

26

13

18

28

Afdelingssecretaresse

4

47

27

16

4

2

Executive secretary

0

4

31

15

15

35

Personal assistent

0

5

21

23

23

28

Coördinerend secretaresse

0

14

21

21

7

36

Tabel 6 Arbeidsrelatie arbeidsrelatie

%

arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

39

arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

38

tijdelijke uitzendovereenkomst

12

detacheringovereenkomst

8

zelfstandige (freelancer/zzp-er)

2

Tabel 7 Gemiddeld aantal uren dienstverband gemiddeld aantal uren Juniorsecretaresse

35

Secretaresse

35

Seniorsecretaresse

32

Business unit secretaresse

34

Juridisch secretaresse

34

Medisch secretaresse

31

Managementassistent

33

Directiesecretaresse

34

Officemanager

34

Afdelingssecretaresse

36

Executive secretary

37

Personal assistent

38

Coördinerend secretaresse

31

weet ik niet

35

anders, namelijk

34

totaal

34

Tabel 8 Overwerk overwerk % Juniorsecretaresse

36

Secretaresse

48

Seniorsecretaresse

47

Business unit secretaresse

75

Juridisch secretaresse

52

Medisch secretaresse

40

Managementassistent

49

Directiesecretaresse

50

Officemanager

64

Afdelingssecretaresse

47

Executive secretary

65

Personal assistent

63

Coördinerend secretaresse

64

weet ik niet

29

anders, namelijk

44

totaal

50

Tabel 9 Ander werk voor secretarieel beroep ander werk voor secretarieel beroep % Juniorsecretaresse

40

Secretaresse

52

Seniorsecretaresse

57

Business unit secretaresse

100

Juridisch secretaresse

35

Medisch secretaresse

50

Managementassistent

57

Directiesecretaresse

46

Officemanager

45

Afdelingssecretaresse

47

Executive secretary

50

Personal assistent

60

Coördinerend secretaresse

57

weet ik niet

71

anders, namelijk

47

totaal

50

Tabel 10 Sectoren waar secretaresses werkzaam zijn sectoren

abs

%

ECABO *

Landbouw en visserij

11

1

0,4

Industrie en Nutsbedrijven

69

7

4

Bouwnijverheid

58

6

4

Handel

48

5

11

Horeca

4

0

2

Vervoer en communicatie

25

2

4

Financiële instellingen

74

7

5

Zakelijke dienstverlening

248

24

22

Openbaar bestuur

126

12

12,4

Onderwijs

57

6

9

Gezondheids- en welzijnszorg

118

11

21

Cultuur en overige dienstverlening

15

1

5

1.033

100

407.900

totaal

* Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs, ECABO, 2009

Tabel 11 Taken (niet standaard) taken

%

P&O taken

62

Financiële taken

68

Facilitaire taken

70

Taken voor intranet of website

48

Specialistische taken ICT

30

Organiserende taken

88

Leidinggevende/coördinerende taken

40

Geen ‘niet standaard’ taken

4

totaal (abs)

1.033

Tabel 12 P&O taken P&O taken

%

Juniorsecretaresse

42

Secretaresse

56

Seniorsecretaresse

64

Business unit secretaresse

25

Juridisch secretaresse

57

Medisch secretaresse

20

Managementassistent

72

Directiesecretaresse

63

Officemanager

82

Afdelingssecretaresse

59

Executive secretary

69

Personal assistent

67

Coördinerend secretaresse

71

totaal (abs)

637

Tabel 13 Financiële taken Financiële taken

%

Juniorsecretaresse

58

Secretaresse

63

Seniorsecretaresse

81

Business unit secretaresse

75

Juridisch secretaresse

74

Medisch secretaresse

30

Managementassistent

69

Directiesecretaresse

69

Officemanager

91

Afdelingssecretaresse

57

Executive secretary

65

Personal assistent

72

Coördinerend secretaresse

64

totaal (abs)

699

Tabel 14 Facilitaire taken Facilitaire taken

%

Juniorsecretaresse

58

Secretaresse

68

Seniorsecretaresse

83

Business unit secretaresse

75

Juridisch secretaresse

57

Medisch secretaresse

30

Managementassistent

72

Directiesecretaresse

75

Officemanager

96

Afdelingssecretaresse

59

Executive secretary

65

Personal assistent

72

Coördinerend secretaresse

71

totaal (abs)

724

Tabel 15 Specialistische ICT taken Specialistische taken

%

Juniorsecretaresse

20

Secretaresse

19

Seniorsecretaresse

33

Business unit secretaresse

50

Juridisch secretaresse

17

Medisch secretaresse

0

Managementassistent

31

Directiesecretaresse

29

Officemanager

58

Afdelingssecretaresse

41

Executive secretary

31

Personal assistent

35

Coördinerend secretaresse

43

totaal (abs)

306

Tabel 16 Organiserende taken Organiserende taken

%

Juniorsecretaresse

64

Secretaresse

81

Seniorsecretaresse

98

Business unit secretaresse

100

Juridisch secretaresse

57

Medisch secretaresse

50

Managementassistent

94

Directiesecretaresse

98

Officemanager

93

Afdelingssecretaresse

84

Executive secretary

100

Personal assistent

100

Coördinerend secretaresse

100

totaal (abs)

905

Tabel 17 Coördinerende taken Coördinerende taken

%

Juniorsecretaresse

2

Secretaresse

17

Seniorsecretaresse

41

Business unit secretaresse

75

Juridisch secretaresse

30

Medisch secretaresse

0

Managementassistent

41

Directiesecretaresse

39

Officemanager

66

Afdelingssecretaresse

22

Executive secretary

50

Personal assistent

51

Coördinerend secretaresse

86

totaal (abs)

366

Tabel 18 Leidinggevende taken P&O taken

%

Juniorsecretaresse

4

Secretaresse

7

Seniorsecretaresse

24

Business unit secretaresse

25

Juridisch secretaresse

13

Medisch secretaresse

0

Managementassistent

17

Directiesecretaresse

20

Officemanager

54

Afdelingssecretaresse

12

Executive secretary

35

Personal assistent

33

Coördinerend secretaresse

36

totaal (abs)

195

Tabel 19 Gesprekken voeren in vreemde taal Taal

%

Engels

66

Duits

31

Frans

8

Spaans

2

andere taal

2

Tabel 20 Regelmaat gesprekken voeren in het Engels voert gesprekken in het Engels

waarvan dagelijks

waarvan wekelijks

waarvan maandelijks

waarvan minder vaak

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

32

64

5

16

11

34

10

31

6

19

Secretaresse

86

58

36

42

21

24

11

13

18

21

Seniorsecretaresse

43

74

23

53

6

14

6

14

8

19

Business unit secr

43

100

3

75

0

0

0

0

1

25

Juridisch secretaresse

43

57

3

23

6

46

3

23

1

8

Medisch secretaresse

13

40

0

0

0

0

2

50

2

50

Managementassistent

120

63

46

38

31

26

16

13

27

23

Directiesecretaresse

147

67

48

33

42

29

30

20

27

18

Officemanager

47

62

23

49

20

43

0

0

4

9

Afdelingssecretaresse

26

51

9

35

4

15

5

19

8

31

Executive secretary

25

96

17

68

7

28

1

4

0

0

Personal assistent

42

98

30

71

8

19

2

5

2

5

Coörd secretaresse

11

79

6

55

2

18

2

18

1

9

totaal

677

66

273

40

176

26

98

15

130

19

Tabel 21 Niveau gesprekken voeren in het Engels niveau A2

niveau B1

niveau B2

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

21

66

3

9

8

25

Secretaresse

50

58

10

12

26

30

Seniorsecretaresse

22

51

6

14

15

35

Business unit secr

1

25

1

25

2

50

Juridisch secretaresse

7

54

2

15

4

31

Medisch secretaresse

2

50

0

0

2

50

Managementassistent

68

57

21

18

31

26

Directiesecretaresse

75

51

18

12

54

37

Officemanager

20

43

10

21

17

36

Afdelingssecretaresse

14

54

4

15

8

31

Executive secretary

9

36

1

4

15

60

Personal assistent

13

31

6

14

23

55

Coörd secretaresse

4

36

2

18

5

45

340

50

94

14

243

36

totaal

Tabel 22 Regelmaat gesprekken voeren in het Duits voert gesprekken in het Duits

waarvan dagelijks

waarvan wekelijks

waarvan maandelijks

waarvan minder vaak

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

16

32

2

13

4

25

2

13

8

50

Secretaresse

35

23

4

11

6

17

8

23

17

49

Seniorsecretaresse

16

28

1

6

2

13

4

25

9

56

Business unit secr

1

25

0

0

1

100

0

0

0

0

Juridisch secretaresse

10

43

2

20

1

10

5

50

2

20

Medisch secretaresse

2

20

0

0

0

0

0

0

2

100

Managementassistent

67

35

10

15

18

27

14

21

25

37

Directiesecretaresse

72

33

10

14

16

22

19

26

27

38

Officemanager

20

26

6

30

8

40

2

10

4

20

Afdelingssecretaresse

8

16

0

0

3

38

1

13

4

50

Executive secretary

12

46

2

17

6

50

3

25

1

8

Personal assistent

16

37

2

13

7

44

5

31

2

13

Coörd secretaresse

4

29

0

0

1

25

1

25

2

50

315

31

44

14

80

25

73

23

118

38

totaal

Tabel 23 Niveau gesprekken voeren in het Duits niveau A2 %

niveau B1 %

niveau B2 %

Juniorsecretaresse

75

6

19

Secretaresse

57

9

34

Seniorsecretaresse

50

19

31

Managementassistent

70

6

24

Directiesecretaresse

47

11

42

Officemanager

60

15

25

Afdelingssecretaresse

50

0

50

totaal

57

11

32

Tabel 24 Regelmaat gesprekken voeren in het Frans voert gesprekken in het Frans

waarvan dagelijks

waarvan wekelijks

waarvan maandelijks

waarvan minder vaak

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

2

4

1

50

0

0

0

0

1

50

Secretaresse

6

4

1

17

0

0

1

17

4

67

Seniorsecretaresse

6

10

2

33

1

17

1

17

2

33

Business unit secr

2

50

0

0

1

50

0

0

1

50

Juridisch secretaresse

1

4

0

0

0

0

0

0

1

100

Medisch secretaresse

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Managementassistent

19

10

3

16

4

21

3

16

9

47

Directiesecretaresse

20

9

4

20

3

15

2

10

11

55

Officemanager

8

11

1

13

0

0

2

25

5

63

Afdelingssecretaresse

2

4

1

50

0

0

1

50

0

0

Executive secretary

6

23

2

33

0

0

2

33

2

33

Personal assistent

6

14

1

17

1

17

0

0

4

67

Coörd secretaresse

1

7

0

0

0

0

0

0

1

100

totaal

79

8

15

19

10

13

12

15

43

54

Tabel 25 Niveau gesprekken voeren in het Frans niveau A2 %

niveau B1 %

niveau B2 %

Juniorsecretaresse

50

50

0

Secretaresse

50

0

50

Seniorsecretaresse

33

0

67

Managementassistent

47

16

37

Directiesecretaresse

40

10

50

Officemanager

63

25

13

Afdelingssecretaresse

0

0

100

totaal

38

11

37

Tabel 26 Regelmaat schrijven in het Engels schrijft in het Engels

waarvan dagelijks

waarvan wekelijks

waarvan maandelijks

waarvan minder vaak

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

19

38

2

11

6

32

6

32

4

21

Secretaresse

65

44

21

32

20

31

12

18

12

18

Seniorsecretaresse

37

64

19

51

8

22

4

11

6

16

Business unit secr

4

100

2

50

1

25

0

0

1

25

Juridisch secretaresse

8

35

2

25

1

13

4

50

1

13

Medisch secretaresse

2

20

0

0

0

0

1

50

1

50

Managementassistent

96

51

41

43

22

23

16

17

14

15

Directiesecretaresse

117

53

34

29

25

21

27

23

27

23

Officemanager

44

58

21

48

14

32

5

11

4

9

Afdelingssecretaresse

22

43

7

32

3

14

2

9

10

45

Executive secretary

24

92

17

71

6

25

0

0

1

4

Personal assistent

43

100

28

65

7

16

5

12

2

5

Coördinerend secr

10

71

5

50

1

10

2

20

2

20

totaal

491

48

199

39

114

24

84

17

85

18

Tabel 27 Niveau schrijven in het Engels niveau A2 %

niveau B1 %

niveau B2 %

Juniorsecretaresse

47

32

21

Secretaresse

43

35

22

Seniorsecretaresse

14

32

54

Business unit secr

0

75

25

Juridisch secretaresse

25

38

38

Medisch secretaresse

0

100

0

Managementassistent

26

33

41

Directiesecretaresse

29

32

38

Officemanager

16

25

59

Afdelingssecretaresse

45

32

23

Executive secretary

13

17

71

Personal assistent

9

16

74

Coörd. secretaresse

40

40

20

totaal

28

30

42

Tabel 28 Regelmaat schrijven in het Duits schrijft in het Duits

waarvan dagelijks

waarvan wekelijks

waarvan maandelijks

waarvan minder vaak

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Abs.

%

Juniorsecretaresse

7

14

0

0

3

21

1

7

3

21

Secretaresse

17

11

2

18

4

35

2

18

9

79

Seniorsecretaresse

11

19

1

5

3

16

1

5

6

32

Business unit secr

1

25

0

0

0

0

0

0

1

4

Juridisch secretaresse

5

22

1

5

0

0

4

18

0

0

Medisch secretaresse

1

10

0

0

1

10

0

0

0

0

Managementassistent

30

16

5

32

10

63

6

38

9

57

Directiesecretaresse

43

20

6

31

8

41

9

46

18

92

Officemanager

11

14

1

7

5

35

4

28

1

7

Afdelingssecretaresse

5

10

0

0

1

10

2

20

2

20

Executive secretary

8

31

2

7

2

7

2

7

2

7

Personal assistent

8

19

0

0

5

27

0

0

2

11

Coördinerend secr

3

21

0

0

0

0

1

5

2

9

150

14

18

12

42

28

32

20

55

36

totaal

Tabel 29 Niveau schrijven in het Duits niveau A2 %

niveau B1 %

niveau B2 %

Juniorsecretaresse

57

29

14

Secretaresse

76

12

12

Seniorsecretaresse

27

36

36

Business unit secr.

100

-

-

Juridisch secretaresse

20

60

20

Medisch secretaresse

100

-

-

Managementassistent

43

33

23

Directiesecretaresse

51

21

28

Officemanager

45

27

27

Afdelingssecretaresse

80

20

-

Executive secretary

13

38

50

Personal assistent

38

13

50

Coörd. secretaresse

33

33

33

totaal

76

12

12

Tabel 30 Loopbaanwensen groepen secretaresses

%

Juniorsecretaresse

94

Secretaresse

89

Seniorsecretaresse

83

Business unit secr

75

Juridisch secretaresse

83

Medisch secretaresse

90

Managementassistent

90

Directiesecretaresse

82

Officemanager

86

Afdelingssecretaresse

94

Executive secretary

77

Personal assistent

81

Coördinerend secr

100

Weet ik niet

100

Anders, namelijk

86

totaal (n=894)

87

Tabel 31 Loopbaanwensen naar functienaam en loopbaanaspect loopbaanwensen %

andere secretariele functie %

niet secretariele functie %

werkzaamheden p&o %

communicatie en voorlichting %

in- en verkoop %

financiele administratie %

leiding geven %

verantwoordelijk heden %

coördinerende taken %

Juniorsecretaresse

94

40

4

18

8

4

12

20

42

22

Secretaresse

89

30

8

19

15

6

9

18

34

26

Seniorsecretaresse

83

19

17

14

24

3

3

22

43

43

Business unit secretaresse

75

-

-

-

50

-

25

25

50

75

Juridisch secretaresse

83

13

13

17

13

-

9

17

17

13

Medisch secretaresse

90

-

20

10

-

-

-

-

30

10

Managementassistent

90

18

12

19

23

6

5

24

41

36

Directiesecretaresse

82

13

9

20

17

5

6

31

31

34

Officemanager

86

7

13

28

21

4

1

30

32

25

Afdelingssecretaresse

94

35

20

25

18

6

8

12

41

31

Executive secretary

77

12

15

-

15

4

-

23

27

35

Personal assistent

81

9

14

21

23

2

2

30

33

30

Coördinerend secretaresse

100

14

14

21

7

7

7

29

36

29

weet ik niet

100

29

14

14

14

14

14

29

43

29

anders, namelijk

86

13

12

13

18

4

4

19

32

31

totaal

87

18

11

19

18

5

6

23

35

31

Tabel 32 Scholingsbehoefte % Juniorsecretaresse

34

Secretaresse

40

Seniorsecretaresse

33

Business unit secretaresse

50

Juridisch secretaresse

30

Medisch secretaresse

20

Managementassistent

44

Directiesecretaresse

32

Officemanager

42

Afdelingssecretaresse

33

Executive secretary

35

Personal assistent

35

Coördinerend secretaresse

43

weet ik niet

29

anders, nl

41

totaal

37

Tabel 33 Waardering van het beroep heel belangrijk/ belangrijk %

heel onbelangrijk/ onbelangrijk %

flexibele werktijden

82

18

parttime werken

67

33

zelfstandigheid in het werk

99

1

salaris

99

1

korte reistijd

85

15

thuiswerken

36

64

contacten/sfeer

99

1

scholingsmogelijkheden

91

9

loopbaanmogelijkheden

88

12

nieuwe uitdagingen/taken

97

3

weinig stress

57

43

waardering

99

1

‘klik’ met baas/opdrachtgever

99

1

Tabel 34 Waardering en belang heel belangrijk/ belangrijk, heel tevreden/tevreden %

heel belangrijk/ belangrijk, niet tevreden niet ontevreden %

heel belangrijk/ belangrijk, heel ontevreden/ ontevreden %

flexibele werktijden

82

13

5

parttime werken

79

16

5

zelfstandigheid in het werk

84

11

5

salaris

64

27

9

korte reistijd

78

15

7

thuiswerken

53

25

22

(collegiale) contacten/sfeer

84

11

5

scholingsmogelijkheden

60

26

14

loopbaanmogelijkheden

51

31

18

nieuwe uitdagingen/taken

63

23

14

weinig stress

67

23

10

waardering

72

18

10

‘klik’ met de baas/ opdrachtgever

81

12

7

Tabel 35 Duobaan % Juniorsecretaresse

16

Secretaresse

9

Seniorsecretaresse

12

Business unit secretaresse

25

Juridisch secretaresse

-

Medisch secretaresse

30

Managementassistent

9

Directiesecretaresse

11

Officemanager

7

Afdelingssecretaresse

10

Executive secretary

-

Personal assistent

-

Coördinerend secretaresse

7

Totaal (N=96)

9

 

Tabel 36 Overweging om zelfstandig te gaan werken % Juniorsecretaresse

14

Secretaresse

10

Seniorsecretaresse

19

Business unit secretaresse

50

Juridisch secretaresse

18

Medisch secretaresse

30

Managementassistent

14

Directiesecretaresse

20

Officemanager

20

Afdelingssecretaresse

16

Executive secretary

32

Personal assistent

37

Coördinerend secretaresse

14

weet ik niet

14

anders, nl

16

totaal

18

Tabel 37 Invloed huidige economische crisis op taken en werkbeleving naar arbeidsovereenkomst taken %

werkbeleving %

op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd

28

27

op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

26

25

op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst

27

25

op basis van een detacheringovereenkomst

36

37

als zelfstandige (freelancer/zzp’er)

33

21

totaal

28

26

arbeidsovereenkomst

Tabel 38 Invloed huidige economische crisis op taken en werkbeleving naar functie taken %

werkbeleving %

Juniorsecretaresse

24

22

Secretaresse

26

26

Seniorsecretaresse

36

28

Managementassistent

28

29

Directiesecretaresse

22

21

Officemanager

47

36

Afdelingssecretaresse

20

39

totaal

28

26

Tabel 39 Invloed huidige economische crisis op taken en werkbeleving naar leeftijd taken %

werkbeleving %

jonger dan 20 jaar

13

8

20 tot 30 jaar

23

23

30 tot 50 jaar

33

31

50 jaar of ouder

27

26

totaal

28

26

leeftijd

Tabel 40 Kennis van de eigen organisatie en bedrijfsprocessen wordt steeds belangrijker

Juniorsecretaresse

kennis van de eigen organisatie en bedrijfsprocessen eens neutraal oneens weet niet % % % % 78 16 6

Secretaresse

87

8

3

3

Seniorsecretaresse

98

2

-

-

Business unit secr

100

-

-

-

Juridisch secretaresse

65

17

17

-

Medisch secretaresse

100

-

-

-

Managementassistent

89

8

2

1

Directiesecretaresse

89

8

2

0

Officemanager

88

11

1

-

Afdelingssecretaresse

84

10

6

-

Executive secretary

88

4

8

-

Personal assistent

93

7

-

-

Coördinerend secr

93

7

-

-

weet ik niet

71

29

-

-

anders, namelijk

84

13

3

-

totaal

88

9

2

1

 

Tabel 41 Toename van oog en gevoel voor andere culturen

Juniorsecretaresse

 

eens % 54

oog en gevoel voor andere culturen neutraal oneens weet niet % % % 32 8 6

Secretaresse

44

38

16

3

Seniorsecretaresse

57

34

9

-

Business unit secr

50

50

-

-

Juridisch secretaresse

43

30

26

-

Medisch secretaresse

60

40

-

-

Managementassistent

54

37

8

1

Directiesecretaresse

51

34

14

2

Officemanager

47

42

9

1

Afdelingssecretaresse

49

35

16

-

Executive secretary

50

35

15

-

Personal assistent

72

23

5

-

Coördinerend secr

50

50

-

-

weet ik niet

43

57

-

-

anders, namelijk

50

37

12

1

totaal

51

36

12

1

Tabel 42 Manager voert steeds meer secretariële taken zelf uit

Juniorsecretaresse

manager voert steeds meer secretariële taken uit eens neutraal oneens weet niet % % % % 22 30 40 8

Secretaresse

21

22

52

4

Seniorsecretaresse

29

21

48

2

Business unit secr

25

50

25

-

Juridisch secretaresse

9

30

61

-

Medisch secretaresse

10

30

50

10

Managementassistent

22

22

56

1

Directiesecretaresse

27

22

49

1

Officemanager

33

21

45

1

Afdelingssecretaresse

25

22

51

2

Executive secretary

31

15

50

4

Personal assistent

37

14

47

2

Coördinerend secr

29

29

43

-

weet ik niet

14

57

29

-

anders, namelijk

32

19

45

4

totaal

26

22

49

2