Onderzoek naar de secretariële beroepen. maart 2014 ECABO

Onderzoek naar de secretariële beroepen maart 2014 ©ECABO

Inhoudsopgave Colofon ............................................................................................................................................................... 2 Samenvatting ...................................................................................................................................................... 3 1.

Inleiding ................................................................................................................................................ 10

2.

Kenmerken van de secretaresses ........................................................................................................ 11

3.

Vereiste werken denkniveau functie en vooropleiding secretaresses ...............................................14

4.

Arbeidsrelatie, werkervaring en sectoren waar secretaresses werkzaam zijn .....................................18

5.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening ............................................................................................. 20

6.

Loopbaanwensen en scholingsbehoefte .............................................................................................. 24

7.

Waardering van het beroep .................................................................................................................. 27

8.

Trends en ontwikkelingen ..................................................................................................................... 32 Bijlagen .......................................................................................................................................................... 35 Bijlage 1 Taken van secretaresses ............................................................................................................ 35 Bijlage 2 Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt ............................................................................................ 41 Bijlage 3 Vragenlijst ................................................................................................................................... 43

1

Colofon ECABO ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven voor de economisch administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen. Ongeveer twee miljoen Nederlanders werken in deze beroepen. Tien procent van de jongeren is ervoor in opleiding. ECABO is een van de zeventien kerncentra in ons land. Samen vormen wij de schakel tussen beroepsonderwijs en bedrijfsleven, vanuit één gezamenlijk doel: een arbeidsmarkt in balans voor iedereen. ECABO wil bijdragen aan de instroom van voldoende en goed opgeleide medewerkers voor de kennissamenleving. ECABO houdt de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en in het beroepsonderwijs daarom scherp in de gaten. www.ecabo.nl

Schoevers Schoevers biedt opleidingen voor de meest waardevolle secretaresses en managementondersteuners van Nederland; co-managers. Schoevers heeft een breed aanbod aan opleidingen, ervaringen en cursussen op mbo- en hbo-niveau, in voltijd en deeltijd. Schoevers is daarnaast actief in werving & selectie, detachering, uitzending en baanbemiddeling. Wij coachen mensen in hun loopbaan en zoeken voor hen naar vacatures waarin zij het beste tot hun recht komen. www.schoevers.nl

Management Support Magazine Management Support Magazine is het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistente, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet. Management Support Magazine richt zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. www.managementsupport.nl

2

Samenvatting Inleiding Voor de derde keer hebben secretaresses vragen beantwoord over de thema’s: - ontwikkelingen in de beroepsuitoefening - loopbaan, loopbaanwensen en scholingsbehoefte - waardering van het beroep - trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen Deze keer (eind 2013) hebben 2.744 respondenten de vragenlijst volledig ingevuld (2.522 via het adressenbestand van Schoevers en de leerbedrijven van ECABO en 222 via een algemene link o.a. in de digitale nieuwsbrief van Management Support). De resultaten van dit onderzoek zijn op onderdelen vergeleken met de resultaten van de onderzoeken eind 2009 en eind 2011. Wie hebben er mee gedaan? Functienaam Secretaresses zijn onder verschillende functienamen bekend, maar wat ze gemeen hebben is dat ‘traditionele secretariële taken’, zoals zakelijke correspondentie, agendabeheer en de (digitale) post en het (digitale) archief verzorgen, tot de dagelijkse werkzaamheden behoren. De meest genoemde functienaam is managementassistent, gevolgd door secretaresse en directiesecretaresse. Leeftijd en werkervaring De gemiddelde leeftijd van de secretaresses in dit onderzoek is hoger dan in de voorgaande onderzoeken en het aandeel jongeren is beduidend lager. Ook is het aandeel respondenten met weinig werkervaring (korter dan 1 jaar) beduidend lager dan in voorgaande onderzoeken. Nu 2% tegenover 6% in 2011 en 11% in 2009. Arbeidsrelatie Kijken we naar de arbeidsrelatie dan valt op dat in dit onderzoek het aandeel respondenten met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd veel hoger is dan in de voorgaande onderzoeken (nu 80% tegenover minder dan 40% in 2009 en 2011). De flexibele schil daarentegen is veel kleiner geworden. Slechts 3% van de respondenten werkt op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst (was 25% in 2011 en 20% in 2009). Opleidingsachtergrond Bijna de helft (45%) van de respondenten heeft een mbo opleidingsachtergrond. Dit aandeel is iets lager dan de aandelen in 2011 (48%) en 2009 ( 49%). Het aandeel respondenten met een hbo vooropleiding (30%) is afgenomen t.o.v. 2011 (33%) en toegenomen t.o.v. 2009 ( 25%). Sector Respondenten in dit onderzoek zijn het vaakst werkzaam in de sectoren zorg en welzijn en zakelijke dienstverlening. Landelijk gezien zijn dit ook de sectoren waar de meeste secretaresses werkzaam zijn. Per functienaam zijn er verschillen in de sector waar het meest wordt gewerkt. Zo werkt de officemanager relatief het vaakst in de sector zakelijke dienstverlening, de executive secretary / assistant in de financiële dienstverlening, de directiesecretaresse in de sector zorg en welzijn en de managementassistent bij de overheid. Grootte van de organisatie Meer dan de helft van de respondenten werkt bij een organisatie met meer dan 100 werkzame personen. Een derde werkt bij een organisatie tussen de 10 en 100 werkzame personen en één op de tien werkt bij een kleine organisatie, tot 10 personen.

3

Taken van de secretaresse Net als in de voorgaande onderzoeken blijkt ook nu weer dat het takenpakket van de secretaresse breed is. Naast de traditionele secretariële taken zoals agendabeheer, zakelijke correspondentie en post en archief, behoren ook ‘niet secretariële taken’, zoals facilitaire taken, financiële taken, HR taken, taken voor intranet of website, ICT taken en taken marketing en communicatie tot het takenpakket van de secretaresse. Niet alle taken worden even vaak uitgevoerd en niet alle taken komen evenveel voor in het takenpakket van de verschillende type secretaresses. Zo worden ‘zakelijke correspondentie en ‘agendabeheer’ door nagenoeg alle respondenten genoemd, maar is de frequentie waarmee die taken worden uitgevoerd verschillend; de helft (49%) van de respondenten geeft aan ‘vaak’ de correspondentie te verzorgen terwijl drie kwart (75%) aangeeft ‘vaak’ de agenda te beheren. Marketing en communicatie is vaak wel een taak voor de officemanager, maar minder vaak voor de juridisch secretaresse. Een groot deel van de executive secretary / assistant organiseert reizen en (hotel)accommodaties terwijl de juridisch secretaresses en medisch secretaresses dat nauwelijks doen. Een derde van de directiesecretaresses en managementassistenten voeren deze taken vaak of regelmatig uit. Vereist werken denkniveau van de functie en de vooropleiding van secretaresses Mbo/ hbo niveau wordt het meest genoemd als vereiste werken denkniveau van de eigen functie, bijna de helft van de respondenten geeft dat aan. Een derde noemt hbo niveau en één op de vijf mbo niveau. Wordt gekeken naar de vooropleiding dan wordt mbo niveau het meest genoemd; bijna de helft van de respondenten heeft een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding genoten. Een hbo opleiding wordt door een derde genoemd en de overige hebben een opleidingachtergrond variërend van vmbo tot wo. Van de respondenten met een mbo vooropleiding heeft ruim twee derde een specifieke secretariële opleiding gevolgd. Executive secretary / assistants hebben het vaakst een hogere vooropleiding, medisch secretaresses het vaakst een lagere vooropleiding. Talen Beheersing van de Engelse taal wordt net als in de onderzoeken van 2009 en 2011 belangrijk gevonden. Bijna twee derde van de respondenten geeft dat aan. Ook Duits wordt door bijna een derde van de respondenten genoemd. Met name de respondenten in de grensgebieden vinden Duits belangrijk. Secretaresses met meer dan vijf jaar werkervaring is gevraagd hoe zij de Nederlandse taalbeheersing beoordelen van hun collega’s met een secretariële mbo opleiding die nog niet zo lang geleden hun diploma hebben behaald (< 5 jaar). De beoordeling van de mondelinge taalvaardigheid scoort hoger dan die van de schriftelijke taalvaardigheid. Ruim de helft geeft aan dat de mondelinge taalvaardigheid goed is, terwijl een derde dat vindt van de schriftelijke taalvaardigheid. 10% noemt de schriftelijke taalvaardigheid slecht tegenover 1% die aangeeft de mondelinge taalvaardigheid slecht te vinden. Loopbaan- en opleidingswensen Acht van de tien respondenten geven aan loopbaan of opleidingswensen te hebben, iets minder dan in voorgaande jaren. Het meest genoemd is ‘een opleiding of cursus volgen’ (50%), gevolgd door ‘meer coördinerende taken’ (30%) en ‘meer werkzaamheden op het gebied van P&O’ (19%). ‘Meer verantwoordelijkheden’ (8%) en ‘meer zelfstandigheid’ (6%) scoren beduidend lager dan in voorgaande jaren. Waardering van het beroep Acht van de tien respondenten geven aan over het algemeen tevreden te zijn met de huidige functie. Executive secretary / assistants zijn het vaakst tevreden (90%), juridisch secretaresses het minst vaak (64%). Een op de vijf juridisch secretaresses (20%) geeft aan de komende twee jaar over te willen stappen naar een niet secretariële functie (tegenover 8% van alle respondenten). Respondenten met een functie waarvoor een hoger werken denkniveau is vereist zijn vaker tevreden dan respondenten in een functie met een lager werken denkniveau. Datzelfde geldt voor het loon: hoe hoger het loon, hoe groter de tevredenheid.

4

Reorganisaties en bezuinigingen Acht van de tien respondenten hebben te maken gehad met reorganisaties en/of bezuinigingen. Bij vier van de tien respondenten heeft dat effect gehad op het takenpakket; bij een kwart (26%) is het takenpakket groter geworden, bij 7% kleiner. Een op de acht (13%) werkt voor meer mensen en één op de twaalf (8%) voert andere taken uit. Welke aspecten van het werk vinden secretaresses belangrijk en hoe tevreden zijn ze daarover. Belangrijk Verstandhouding met de baas / opdrachtgever, collegiale contacten / sfeer, waardering, zelfstandigheid, voldoende uitdagingen, een breed takenpakket en een goed salaris vinden nagenoeg alle secretaresses belangrijk. Maar ook goede scholingsmogelijkheden en loopbaanmogelijkheden worden door negen van de tien secretaresses belangrijk gevonden. Weinig stress en de mogelijkheid van thuiswerken wordt door ruim de helft van de secretaresses belangrijk gevonden. De mogelijkheid van thuis werken wordt wel door meer respondenten belangrijk gevonden dan in voorgaande jaren (nu 54% tegenover 49% in 2011 en 36% in 2009). Tevredenheid Naar de tevredenheid over een bepaald aspect van het werk is alleen gevraagd wanneer de respondent had aangegeven dat aspect (heel) belangrijk te vinden. Over zelfstandigheid, de mogelijkheid van parttime werken, flexibele werktijden, collegiale contacten / sfeer, verstandhouding met de baas / opdrachtgever en reistijd zijn de meeste secretaresses (heel) tevreden. Over loopbaanmogelijkheden en (weinig) stress zijn zij het minst tevreden. In vergelijking met de onderzoeken in 2009 en 2011 is er een verbetering te zien in de tevredenheid over scholingsmogelijkheden, thuiswerken, uitdagingen, reistijd, flexibele werktijden, contacten / sfeer, parttime werken en zelfstandigheid en een verslechtering als het gaat om loopbaanmogelijkheden en (weinig) stress. Social media Vier op de tien respondenten geven aan social media te gebruiken voor het werk. ‘Netwerken’ en ‘goed op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen’ worden het meest genoemd. LinkedIn wordt het meest gebruikt, gevolgd door Facebook en Twitter. Een kwart van de gebruikers monitort wat er over de eigen organisatie online wordt gezegd (webcare) en één op de vijf gebruikers houdt de social media voor de manager bij. Respondenten met een hbo opleidingsachtergrond geven vaker aan gebruik te maken van social media (47%) dan respondenten met een mbo opleidingsachtergrond (39%). Salaris Het salaris van de secretaresse is vergeleken met het gemiddelde salaris van alle vrouwen in Nederland. Gemiddeld gezien is het salaris van de secretaresse lager, maar dat geldt niet voor alle type secretaresses. De executive secretary / assistant en de personal assistant verdienen het meest en de medisch secretaresse en secretaresse het minst. Ook zijn er verschillen naar sector. In de commerciële sectoren zoals de financiële dienstverlening en de zakelijke dienstverlening is het gemiddeld inkomen van secretaresses hoger dan in de sectoren overheid, zorg en welzijn en onderwijs. Ook in de horeca en de handel en reparatie verdienen secretaresses gemiddeld gezien minder.

5

Conclusies Ontwikkeling werkgelegenheid en vacatures De ontwikkeling van de werkgelegenheid voor secretaresses blijft achter bij de landelijke ontwikkeling. Verhoudingsgewijs neemt het aantal arbeidsplaatsen voor secretaresses sterker af dan het totaal aantal arbeidsplaatsen. Deze ontwikkeling vertaalt zich o.a. in het aantal niet werkende werkzoekenden dat staat ingeschreven bij het UWV; sinds begin 2012 is dat aantal meer dan verdubbeld. Het lijkt erop dat m.n. de jongeren en flexwerkers de dupe zijn. Het aandeel jongeren, jonger dan 20 jaar alsmede het aandeel secretaresses werkzaam op basis van een (tijdelijke) uitzendovereenkomst of een 1 detacheringsovereenkomst is t.o.v. de onderzoeken in 2009 en 2011 sterk teruggelopen De ontwikkeling van vacatures voor secretaresses laat eenzelfde beeld zien, ook hiervoor geldt dat het aantal vacatures voor secretaresses sterker is afgenomen dan het totaal aantal vacatures. Verschillen naar gevraagd opleidingsniveau zijn er echter wel. Zo neemt het aantal mbo vacatures sterker af dan het aantal hbo vacatures. Dus het relatieve aandeel hbo vacatures neemt toe. Voor schoolverlaters zijn deze ontwikkelingen ongunstig. Er zijn minder vacatures voor hen beschikbaar en de concurrentie van secretaresses met ervaring is toegenomen. Opleidingsachtergrond van de respondenten en het vereiste werken denkniveau van de functies Opleidingsachtergrond van de respondenten Bijna de helft van de respondenten heeft een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Dit aandeel is iets lager dan de aandelen in 2009 en 2011. Een derde deel heeft een hbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Dat aandeel is gestegen t.o.v. 2009 en gedaald t.o.v. 2012. Respondenten met een mbo vooropleiding vormen dus veruit de grootste groep in dit onderzoek. Bijna drie kwart van deze respondenten heeft een specifieke secretariële opleiding gevolgd. Vereiste werken denkniveau van de functies Voor het vereiste werken denkniveau van de functie zien we een andere verdeling dan bij het opleidingsniveau. Bij het opleidingsniveau komt mbo niveau het meeste voor, terwijl bij het vereiste werken denkniveau van de functie mbo/hbo niveau het meeste wordt genoemd. De helft van de respondenten geeft aan in een functie te werken waarvoor het vereiste werken denkniveau mbo/hbo niveau is, een derde deel geeft hbo werken denkniveau aan en mbo werken denkniveau wordt door (slechts) een vijfde deel van de respondenten genoemd. Dat betekent dat veel respondenten met een mbo vooropleiding in een functie werken waarvoor een hoger werken denkniveau is vereist. Wat is het werken denkniveau van de functie waarin respondenten met een mbo vooropleiding werken? Een kwart van de respondenten met een mbo vooropleiding werkt in een aansluitende functie, dus een functie waarvoor mbo werken denkniveau is vereist. Het grootste deel nl. zes op de tien werkt in een functie waarvoor mbo/hbo werken denkniveau is vereist en één op de zes in een functie waarvoor hbo werken denkniveau is vereist. Niet alle respondenten die een mbo vooropleiding hebben en in een hogere functie werken doen dat vanaf het begin van hun carrière. Naarmate respondenten langer werkzaam zijn in een secretariële functie is het aandeel dat in een functie met een hoger werken denkniveau werkt groter. Een deel van de secretaresses groeit door naar een functie met een hoger werken denkniveau. Hoe is dit te verklaren? Werkervaring draagt ertoe bij dat secretaresses doorgroeien, maar ook het volgen van cursussen en opleidingen zorgt ervoor dat secretaresses kunnen voldoen aan de hogere eisen die deze functies aan hen stellen. Kansen voor mbo’ers; substitutie en verdringing Het aantal vacatures neemt af en het aantal secretaresses met ervaring op zoek naar een baan neemt toe. En alhoewel het aandeel vacatures waarvoor een mbo opleidingsachtergrond wordt gevraagd ruim drie keer zo groot is als het aandeel waarvoor een hbo opleidingsachtergrond wordt gevraagd, is er een verschuiving van mbo naar hbo waar te nemen; het aandeel hbo vacatures wordt groter en het aandeel mbo vacatures kleiner.

1

Dit grote verschil (>20%) is niet uitsluitend aan de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt te wijten, ook de samenstelling van de aangeschreven populatie speelt hierin een rol. Zie inleiding.

6

Functies waarvoor een mbo of mbo/hbo werken denkniveau is vereist worden, zo blijkt uit dit onderzoek, vooral vervuld door secretaresses met een mbo vooropleiding en dan met name een secretariële mbo vooropleiding. Geldt dat ook voor deze tijd waarin de werkgever het voor het uitzoeken heeft? Oftewel, zijn de functies waarvoor een mbo of mbo/hbo werken denkniveau is vereist ook de afgelopen tijd vervuld door kandidaten met een mbo opleidingsachtergrond? Uit het onderzoek blijkt dat mbo en mbo/hbo functies die worden vervuld door secretaresses met weinig werkervaring in een secretariële functie, dus nog niet zo lang geleden zijn aangenomen, ook vooral worden vervuld door secretaresses met een secretariële mbo vooropleiding. Dus kennelijk gaat de voorkeur van werkgevers bij de vervulling van die functies nog steeds uit naar een kandidaat met een secretariële mbo vooropleiding. En zijn dat dan ook jongeren / schoolverlaters of kiest de werkgever voor ouderen met meer werkervaring? Bijna twee derde van de respondenten met minder dan vijf jaar werkervaring in een secretariële functie is jonger dan 30 jaar. In een werkgeversmarkt, waarin de werkgever het voor het zeggen heeft zou de neiging kunnen bestaan om te kiezen voor kandidaten die hoger zijn opgeleid, maar daar lijkt vooralsnog geen sprake van te zijn. Mogelijke oorzaken daarvoor zijn: - mbo’ers zijn honkvast, blijven langer zitten en zijn minder geneigd om naar een nieuwe functie uit te kijken - hoger opgeleid wil niet zeggen beter gekwalificeerd. De meeste mbo’ers hebben een specifieke secretariële opleiding gevolgd en zijn dus goed voorbereid op het werk. - mbo’ers hebben in hun stage relevante werkervaring opgedaan en dat is een pré. - mbo’ers zijn vaak praktisch ingesteld en dat is een eigenschap die belangrijk is voor secretaresses Taken van secretaresses Secretaresses hebben een breed takenpakket. Een kwart van de respondenten geeft aan dat door fusies en reorganisaties het takenpakket (nog) breder is geworden. Er zijn wel verschillen tussen de verschillende soorten secretaresses wanneer het om gaat om de frequentie waarmee taken worden uitgevoerd en niet alle taken behoren tot het takenpakket van alle soorten secretaresses. Ook is er verschil in complexiteit en afbreukrisico van uit te voeren taken en is ondersteuning vaak breder en inhoudelijker dan alleen de uitvoering van secretariële werkzaamheden. Zo geeft een aantal secretaresses aan beleidsmatige taken uit te voeren of als sparringpartner voor de leidinggevende te fungeren. Ook de rol in de organisatie is verschillend, van puur uitvoerend tot adviserend of zelfs lid van het managementteam. -

-

Een breed takenpakket betekent ook dat in de opleiding breed ingestoken moet worden. Niet alleen voorbereiden op traditionele secretariële taken, maar ook op hr-taken, taken marketing en communicatie, financiële taken etc. Daarnaast dient er aandacht te zijn voor de verschillende rollen die secretaresses in een organisatie vervullen. Door handige ICT-toepassingen zijn sommige traditionele taken (deels) overgenomen door anderen (bijvoorbeeld managers die hun eigen agenda beheren en e-mails afhandelen) en daardoor is de secretaresse er andere taken bij gaan doen. Door fusies en reorganisaties is het takenpakket (nog) breder geworden.

Talen Het beheersen van één of meer moderne vreemde talen blijft onverminderd belangrijk voor de secretaresse. Engels is volgens twee derde een must en een derde geeft aan dat Duits heel belangrijk is, met name in de grensstreek. Ongeveer acht van de tien secretaresses geven aan dat de beheersing van de Nederlandse taal van startende secretaresses met een mbo secretariële opleidingsachtergrond redelijk tot goed is. Ze zijn beter te spreken over de mondelinge beheersing dan over de schriftelijke beheersing. Eén op de tien is zelfs van mening dat de schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal slecht is.

7

-

-

De beheersing van de Nederlandse taal blijft een belangrijk aandachtspunt in de secretariële mbo opleiding. Over het algemeen zijn collega’s tevreden over de taalbeheersing van collega’s met een secretariële mbo opleiding die nog maar kort werkzaam zijn als secretaresse, maar met name de schriftelijke taalbeheersing kan / moet bij een aantal beter. Studenten in de grensstreek doen er goed aan Duits in hun pakket op te nemen en dat geldt ook voor secretaresses die werkzaam zijn bij bedrijven die handelsbetrekkingen onderhouden met Duitsland. Ook biedt de Duitse arbeidsmarkt op dit moment meer mogelijkheden dan de Nederlandse arbeidsmarkt, waardoor studenten met Duits in hun pakket in het voordeel zijn.

Loopbaan- en opleidingswensen Secretaresses zijn ambitieus; de helft van de respondenten geeft aan de komende twee jaar een opleiding of cursus te willen volgen. Opleidingen en cursussen die worden genoemd zijn veelal gericht op verdere ontwikkeling en professionalisering binnen de eigen functie of leggen accenten in de richting van hr, marketing en communicatie etc. Ruim twee derde van de respondenten geeft aan in de gelegenheid te worden gesteld door de werkgever om een opleiding of cursus te volgen. Daar is ook opleidingsbudget voor beschikbaar. Opvallend is dat ‘meer verantwoordelijkheden’ en ‘meer zelfstandigheid’ door veel minder respondenten worden genoemd als loopbaanwens dan in de voorgaande onderzoeken. -

-

Het feit dat ‘meer verantwoordelijkheden’ en ‘meer zelfstandigheid’ minder worden genoemd als loopbaanwensen, heeft mogelijk te maken met de crisis en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, waardoor takenpakketten veranderen, zwaarder worden en secretaresses meer verantwoordelijkheid en zelfstandigheid krijgen. Daarnaast zou er in deze tijd waarin veel secretaresses hun baan verliezen sprake kunnen zijn van een soort herbezinning / heroriëntatie op de eigen functie. Secretaresses tellen ‘hun zegeningen’ en de behoefte aan meer zelfstandigheid en meer verantwoordelijkheid is minder aanwezig of laat zich minder voelen dan voorheen.

Waardering van het beroep Alhoewel de waardering van het eigen beroep iets minder hoog scoort dan in de voorgaande onderzoeken, zijn secretaresses over het algemeen (heel) tevreden over de eigen functie. Een aantal secretaresses is op onderdelen nog wel minder tevreden. Dat geldt met name voor de onderdelen loopbaanmogelijkheden en stress. De toename van stress hangt mogelijk samen met de uitbreiding van het takenpakket als gevolg van bezuinigingen en reorganisaties; ruim een kwart van de respondenten geeft aan dat de omvang van het takenpakket daardoor groter is geworden. Social media Het gebruik van social media is t.o.v. de voorgaande onderzoeken niet toegenomen. Nieuw is dat een kwart van de ‘gebruikers’ social media gebruiken voor webcare en dat secretaresses de social media voor de manager bijhouden. Het meest gebruikt is LinkedIn. Alhoewel nog lang niet alle secretaresses gebruik maken van social media voor het werk en er grote verschillen zijn tussen secretaresses in de verschillende functiegroepen, meer dan de helft van de personal assistants en de officemanagers maakt gebruik van social media voor het werk tegenover één op de acht medisch secretaresses, is dit wel een belangrijke ontwikkeling voor de toekomst en belangrijk om in het onderwijs aandacht aan te besteden. Salaris Er zijn grote verschillen in salarissen van secretaresses. De medisch secretaresse, secretaresse, projectsecretaresse en juridisch secretaresse verdienen gemiddeld gezien het minst. De executive secretary / assistant, personal assistant en officemanager het meest. Maar ook binnen één functiegroep kunnen de verschillen groot zijn.

8

Binnen één functiegroep kunnen grote verschillen optreden in salariëring. Dat heeft te maken met de leeftijd van respondenten en het aantal jaren werkervaring, maar vermoedelijk ook met de inhoud en de complexiteit van de functie. De naam officemanager kan zowel gebruikt worden voor de secretaresse die complexe werkzaamheden met een hoog afbreukrisico uitvoert als voor de secretaresse waarvan de werkzaamheden minder complex zijn en een minder hoog afbreukrisico hebben. Een aantal functienamen zoals managementassistent, directiesecretaresse en officemanager is weinig specifiek, zegt weinig over de complexiteit en afbreukrisico van de werkzaamheden. Secretaresses met een mbo opleidingsachtergrond verdienen gemiddeld gezien minder en zitten minder vaak in de hogere salariscategorieën dan secretaresses met een hbo opleidingsachtergrond

9

1.

Inleiding

Over de secretariële beroepen is via verschillende bronnen (arbeidsmarkt)informatie beschikbaar. Zo levert het ROA informatie over secretariële beroepen en opleidingen en levert DUO, onderwijsonderzoek, informatie over schoolverlaters in het mbo. Daarnaast verschijnt jaarlijks de Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs waarin ECABO ontwikkelingen op het gebied van de arbeidsmarkt en het onderwijs vertaalt naar arbeidsmarktperspectieven voor schoolverlaters. In aanvulling op deze bronnen willen ECABO, Schoevers en Management Support informatie hebben over de volgende thema’s: - ontwikkelingen in de beroepsuitoefening - loopbaanwensen en scholingsbehoefte - waardering van het beroep - trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen. 2

In november 2013 zijn secretaresses voor de derde keer op deze thema’s bevraagd. Eerder zijn ze hierover bevraagd in 2009 en 2011. Toen gebeurde dat in samenwerking met Secretary Plus en zijn secretaresses uit het adressenbestand van Secretary Plus en het leerbedrijvenregister van ECABO bevraagd. Nu zijn secretaresses uit het adressenbestand van Schoevers en het leerbedrijvenregister van ECABO benaderd. 3 Management Support heeft het onderzoek via haar kanalen bij haar lezers onder de aandacht gebracht en zo bijgedragen aan het vergroten van de respons. De resultaten van dit onderzoek worden in de volgende hoofdstukken beschreven. Waar mogelijk 4 worden de resultaten van 2013 vergeleken met die van 2009 en 2011.

2

Secretaresse is een koepelbegrip en wordt gebruikt als verzamelnaam voor alle secretariële beroepen in dit onderzoek Schoevers is een opleidingsinstituut en biedt opleidingen aan voor secretaresses en managementondersteuners. Secretary Plus is primair gericht op het bemiddelen van ondersteunende professionals. De adressenbestandenbestanden van beide zijn daarom niet één op één te vergelijken en dus ook de resultaten gebaseerd op de verschillende adressenbestanden niet. 4 Zie voor een volledig verslag van deze twee onderzoeken http://www.ecabo.nl/arbeidsmarkt/specifiek-onderzoek/ 3

10

2.

Kenmerken van de secretaresses

Eerst wordt een aantal kenmerken van de secretaresses uit het onderzoek beschreven, zoals functienaam, vooropleiding, leeftijd, werkervaring, arbeidsrelatie, omvang dienstverband en de sector waar men werkzaam is. Functienaam Aan de respondenten is de vraag gesteld welke benaming het beste past bij hun functie. Tabel 2.1 Aantal respondenten naar functienaam Functienaam Managementassistent Secretaresse Directiesecretaresse Officemanager Medisch secretaresse Executive secretary/assistant Personal assistant Projectsecretaresse Seniorsecretaresse Juridisch secretaresse Assistant to the manager Junior secretaresse

%

abs 568 556 474 231 98 87 73 58 58 50 38 19

25 24 21 10 4 4 3 3 3 2 2 1

Managementassistent is de meest genoemde functienaam in dit onderzoek (25%), gevolgd door secretaresse (24%) en directiesecretaresse (21%). Ook officemanagers zijn met 10% goed vertegenwoordigd. Een vijfde van de respondenten noemt een andere functienaam of geeft combinaties van functienamen aan. Administratief medewerkster wordt het meest genoemd, 47 keer. Combinaties van functies die worden genoemd zijn secretariële functies met HR activiteiten en facilitaire activiteiten. Tabel 2.2 Hoeveel personen werken er op de vestiging van het bedrijf waar je werkzaam bent? Aantal werkzame personen 1-10 10-100 100_meer

%

abs 9 33 57

252 930 1.595

Meer dan de helft van de respondenten werkt bij een organisatie met meer dan 100 werkzame personen. Een derde werkt bij een organisatie met 10 tot 100 werkzame personen en bijna 10% werkt bij een kleine organisatie, tot 10 personen.

11

Vooropleiding Figuur 2.1 Aandeel respondenten naar vooropleiding 42

mbo

7 11

hbo 45

havo/mms vmbo/mavo

30

vwo/hbs

Bijna de helft van de respondenten heeft een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Het aandeel met een hbo opleiding is bijna een derde (30%). Het percentage respondenten met een mbo vooropleiding (45%) is afgenomen t.o.v. de onderzoeken in 2009 (49%) en 20011 (48%). Het percentage respondenten met een hbo vooropleiding (30%) is afgenomen t.o.v. het onderzoek in 2011 (33%) en toegenomen t.o.v. het onderzoek in 2009 (25%). Van de respondenten met een mbo vooropleiding heeft ruim twee derde (69%) een specifieke secretariële opleiding gevolgd. Bijna een derde (31%) heeft een andere mbo opleiding gevolgd, voor het merendeel economisch administratieve opleidingen, maar ook respondenten met een mbo opleiding in de richting zorg en welzijn zijn goed vertegenwoordigd.

Figuur 2.2 Aandeel respondenten per functienaam naar vooropleiding Executive secretary / assistant Directiesecretaresse Officemanager Personal assistant Seniorsecretaresse Juridisch secretaresse Assistant to the manager Managementassistent Project secretaresse Secretaresse Medisch secretaresse 0

vmbo/mavo, mbo

20

40

60

80

100

havo/mms, vwo/hbs, hbo, wo

Executive secretary/assistants hebben het vaakst een hogere vooropleiding. Secretaresses en medisch secretaresses hebben het vaakst een lagere vooropleiding. Geen grote verschillen met de onderzoeken in 2009 en 2011.

12

Leeftijd Figuur 2.3 Aandeel respondenten naar leeftijd 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Jonger dan 20 tot 30 20 jaar jaar

30 tot 40 jaar

40 tot 50 jaar

50 tot 60 jaar

60 jaar en ouder

De groep 40 tot 50 jarigen is het sterkst vertegenwoordigd onder de respondenten. Er is een verschuiving zichtbaar in aantallen respondenten per leeftijdscategorie; respondenten in dit onderzoek zitten vaker in hogere leeftijdscategorieën dan de respondenten in de onderzoeken uit 2009 en 2011. Figuur 2.4 Aandeel respondenten per functiegroep naar leeftijdscategorie Seniorsecretaresse Directiesecretaresse Executive secretary / assistent Assistant to the manager Medisch secretaresse Managementassistent Personal assistant Project secretaresse Secretaresse Officemanager Juridisch secretaresse 0% Jonger dan 20 jaar

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 20 tot 30 jaar

30 tot 50 jaar

50 jaar of ouder

Het aandeel jongeren (20-30 jaar) is het grootst bij de juridisch secretaresses en het kleinst bij de senior secretaresse. Het aandeel ouderen (50 jaar of ouder) is het hoogst bij de seniorsecretaresse, maar ook bij de medisch secretaresse is het aandeel ouderen relatief hoog.

13

3.

Vereiste werken denkniveau functie en vooropleiding secretaresses

Figuur 3.5 Vereiste werk en denkniveau van de huidige functie 0 18

49 32

mbo / Hbo

hbo

mbo

vmbo

Bijna de helft van de respondenten geeft aan dat de huidige functie een mbo/hbo werken denkniveau vereist. Bijna een derde geeft hbo niveau aan en bijna één op de vijf mbo niveau. Er is een duidelijk verschil tussen het vereiste werken denkniveau en de hoogst genoten vooropleiding van de respondenten; het niveau van de vooropleiding is vaak lager dan het vereiste werken denkniveau van de functie. Figuur 3.6 Opleidingsniveau secretaresses wanneer het werken denkniveau van de functie mbo niveau is 3 8

3

10 12

64

mbo

vmbo/mavo

hbo

havo/mms

vwo/hbs

anders

Bijna twee derde van de respondenten die in een mbo functie werken hebben een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Een op de acht heeft een vmbo/mavo vooropleiding. Daarna volgen hbo niveau (10%), havo/mms (8%), vwo/hbs (3%) en anders (3%). Bij ‘anders’ gaat het veelal om niet afgeronde opleidingen of niet officieel erkende opleidingen.

14

Figuur 3.7 Opleidingsniveau secretaresses wanneer het werken denkniveau van de functie mbo/hbo niveau is 4 6 7 11 50 22

mbo

hbo

havo/mms

vmbo/mavo

vwo/hbs

anders

Bijna de helft van de respondenten die in een mbo/hbo functie werken heeft een mbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Ruim één op de vijf heeft een hbo vooropleiding. Daarna volgen havo/mms (11%), vmbo/mavo (7%), vwo/hbs (4%) en anders (6%). Bij ‘anders’ gaat het veelal om niet afgeronde opleidingen of niet officieel erkende opleidingen. Figuur 3.8 Opleidingsniveau secretaresses wanneer het werken denkniveau van de functie hbo niveau is

3

8

5 12 51 21

hbo

mbo

havo/mms

vwo/hbs

vmbo/mavo

anders

De helft van de respondenten die in een hbo functie werken heeft een hbo opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Ruim één op de vijf heeft een mbo vooropleiding. Daarna volgen havo/mms (12%), vwo/hbs (5%), vmbo/mavo (3%) en anders (8%). Bij ‘anders’ gaat het veelal om niet afgeronde opleidingen of niet officieel erkende opleidingen. Figuur 3.9 Het vereiste werken denkniveau van de functie van secretaresses met een mbo vooropleiding 27 0%

57 20%

40% mbo

16 60%

mbo/ Hbo

80%

100%

hbo

Een kwart (27%) van de secretaresses met een mbo vooropleiding werkt in een functie waarvoor het vereiste werken denkniveau mbo is, ruim de helft (57%) werkt in een mbo/hbo functie en één op de zes (16%) in een hbo functie.

15

Figuur 3.10 De relatie tussen het aantal jaren werkervaring in een secretariële mbo functie en de hoogst genoten vooropleiding 60 40 20 0 minder dan 1 tussen 1 en 5 tussen 5 en 10 tussen 10 en jaar jaar jaar 15 jaar mbo

tussen 15 en langer dan 20 20 jaar jaar

hbo

Ook van de respondenten die nog maar kort werkzaam zijn in een secretariële functie (< 5 jaar) heeft het grootste deel een mbo vooropleiding (tussen de 55% en 60%). Het aandeel respondenten met een mbo en hbo vooropleiding neemt af naarmate het aantal jaren werkervaring toeneemt. Dit komt omdat het aandeel respondenten met een havo/mms opleidingsachtergrond dan groter wordt. Hebben respondenten met een mbo vooropleiding met minder dan vijf jaar werkervaring in een secretariële functie een specifieke secretariële vooropleiding genoten? Bijna drie van de vier (73%) respondenten met een mbo vooropleiding hebben een specifieke secretariële opleiding gevolgd. Dat is meer dan het totaal aantal respondenten met een mbo vooropleiding dat een specifieke secretariële vooropleiding heeft genoten (69%). Wat is het aandeel respondenten met een mbo vooropleiding in een mbo/hbo of hbo functie in relatie tot het aantal jaren werkervaring in een secretariële functie? Figuur 3.11 Mbo vooropleiding 80% 60% 40% 20% 0% minder dan 1 tussen 1 en 5 tussen 5 en 10 tussen 10 en jaar jaar jaar 15 jaar mbo

mbo/hbo

tussen 15 en langer dan 20 20 jaar jaar

hbo

Naarmate secretaresses met een mbo vooropleiding langer werkzaam zijn als secretaresse neemt het aandeel met een functie waarvoor een hoger werken denkniveau is vereist toe. Zijn er secretaresses met een hbo vooropleiding die werken in een functie waarvoor mbo of mbo/hbo werken denkniveau is vereist? Oftewel, is er spraken van verdringing door hoger opgeleiden? Figuur 3.12 Hbo vooropleiding 80% 60% 40% 20% 0% minder dan 1 tussen 1 en 5 tussen 5 en tussen 10 en tussen 15 en langer dan 20 jaar jaar 10 jaar 15 jaar 20 jaar jaar mbo

mbo/hbo

hbo

16

Ongeveer de helft van de secretaresses met een hbo opleidingsachtergrond werkt in een functie waarvoor een lager werken denkniveau is vereist, m.n. in een functie waarvoor een mbo/hbo werken denkniveau is vereist. Het aandeel secretaresses met een hbo vooropleiding dat in een mbo/hbo functie werkt neemt af naarmate het aantal jaren werkervaring toeneemt.

17

4.

Arbeidsrelatie, werkervaring en sectoren waar secretaresses werkzaam zijn

Arbeidsrelatie Aan de respondenten is gevraagd op basis van welk soort arbeidsrelatie ze werkzaam zijn. Figuur 4.1 Aandeel respondenten naar soort arbeidsrelatie 2

1 arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd

2 13

arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd tijdelijke uitzendovereenkomst zelfstandige 80

detacheringsovereenkomst

Ruim drie kwart van de respondenten (80%) werkt op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (in 2009: 38% en in 2011: 39%). De omvang van de flexibele schil is afgenomen; 3% werkt op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst of een detacheringsovereenkomst (in 2009: 20% en in 2011: 25%). Het aandeel dat als zelfstandige werkt is afgenomen van 4% in 2011 tot 1% in 2013). Ook het aandeel respondenten dat werkt op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd is afgenomen van 33% in 2011 tot 13% in 2013. Werkervaring Figuur 4.2 Aandeel respondenten naar jaren werkervaring in een secretariële functie 30 20 10 0 korter dan 1 tussen 1 en 5 tussen 5 en tussen 10 en tussen 15 en langer dan 20 jaar jaar 10 jaar 15 jaar 20 jaar jaar Respondenten met werkervaring langer dan 20 jaar (27%) vormen de grootste groep in dit onderzoek (2009: 15% en 2011: 20%). Het aandeel respondenten met minder dan een jaar werkervaring (2%) is lager dan in de onderzoeken van 2009 (11%) en 2011 (6%). Omvang dienstverband De gemiddelde omvang van het dienstverband bedraagt 32 uur. Dat is iets minder dan in 2009 en 2011, toen bedroeg de gemiddelde omvang van het dienstverband 34 uur.

18

De sectoren waar secretaresses werkzaam zijn Figuur 4.3 Aandeel respondenten naar sector Zorg en welzijn Zakelijke dienstverlening Overheid Onderwijs Financiële dienstverlening Industrie en nutsbedrijven Bouwnijverheid Cultuur, recreatie en overige… Handel en reparatie Informatie en communicatie Vervoer en opslag Landbouw en visserij Horeca 0

5

10

15

20

25

De respondenten in dit onderzoek zijn het vaakst werkzaam in de sectoren zorg en welzijn, zakelijke dienstverlening en overheid. Dit komt overeen met de landelijke verdeling over sectoren van het aantal 5 arbeidsplaatsen voor secretaresses. Het aandeel respondenten werkzaam in de sectoren Handel en reparatie en Cultuur, recreatie en overige dienstverlening is kleiner dan het aandeel secretaresses werkzaam in die sectoren.

5

Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs, 2012-2017, ECABO

19

5.

Ontwikkelingen in de beroepsuitoefening

Taken Welke taken behoren tot het takenpakket van de secretaresse en wat is de frequentie waarmee deze taken worden uitgevoerd. In dit schema zijn de taken kort beschreven. Zie voor een volledig overzicht van de taken bijlage 3 ‘Vragenlijst’. Figuur 5.1 Taken van respondenten en de frequentie waarmee die taken worden uitgevoerd. zakelijke correspondentie verzorgen agendabeheer (digitale) post en archief verzorgen bezoekers ontvangen vergaderruimte en faciliteiten regelen bijeenkomsten organiseren relatienetwerk onderhouden notulen uitwerken en afhandelen facilitaire zaken coördinerende taken taken marketing en communicatie financiële taken HR taken reizen en hotelaccomodaties regelen taken voor intranet of website taken ict leidinggevende taken social media bijhouden voor de manager

49

31

17

75

14

61

24

34

33

27

48 31 22 28 26 28 15 17 20 16 14 9 16 11 10 5 9 0

vaak

10

30

15

37

24

35 32 31 30 24 24 21 15 19

8 12

30 26 28 26 36 29 27

35 29 29

19 20

20

regelmatig

30

40

50

60

70

80

90 100

soms

De traditionele secretariële taken zoals het verzorgen van de zakelijke communicatie, beheren van de agenda en het verzorgen van de post en het archief zijn onderdeel van het takenpakket van nagenoeg alle secretaresses. Er zijn wel verschillen in de frequentie waarmee ze worden uitgevoerd. Zo geeft drie kwart van de respondenten aan ‘vaak’ de agenda te beheren, terwijl minder dan de helft ‘vaak’ de zakelijke correspondentie verzorgt. Minder dan de helft van de correspondenten geeft aan leidinggevende taken te hebben of de social media voor de manager bij te houden. Het secretariële vak laat zich niet (alleen) typeren door uit te voeren taken. Of zoals een secretaresse zegt: “Ondersteuning bevat veel meer dan een secretariële functie. Het is breder, inhoudelijker. Je hebt veel meer overview nodig”. Ook het wegvallen van managementlagen leidt tot andere verantwoordelijkheden: “Binnen veel sectoren verdwijnt de managementlaag (bezuinigingen en andere ideeën over leidinggeven) en worden verantwoordelijkheden veel meer bij secretaresses en direct-uitvoerenden neergelegd.” Naast de in figuur 5.1 genoemde taken heeft een aantal secretaresses ook beleidsmatige taken of fungeert als sparringpartner voor de leidinggevende. Ook is hun rol in de organisatie verschillend, van puur uitvoerend tot adviserend of zelfs lid van het managementteam. Daarnaast is er een groot verschil in complexiteit van uit te voeren taken. Een aantal van de taken die respondenten in aanvulling op bovenstaande taken noemen: Adviesfunctie/rol in de organisatie •

Ik ben lid van het managementteam 20

• • • • • • • •

Inhoudelijke voorbereiding managementrapportages en jaarverslagen Inhoudelijke voorbereiding van bestuurstukken klankbord voor de manager Sparringpartner voor deel van de taken van het afdelingshoofd opstellen management informatie + analyseren daarvan gesprekspartner en adviseur voor de manager over diverse onderwerpen. sparringpartner manager sparringpartner directeur over alles wat er speelt binnen de organisatie

Beleidsmatig • • • • • • •

adviseren m.b.t. (beleids)notities, ook zelf opstellen Beleidsmatig ondersteunen: schrijven van verbetervoorstellen Beleidsnotities concipiëren, advies inzake afdelingsmanagement Beleidsnotities opstellen beleidsstukken opstellen na-/meedenken over organisatievraagstukken inhoudelijk bijdrage aan beleidsontwikkeling Projectmanagement, schrijven van beleid, opstellen jaarplannen enz.

Projecten leiden (of een belangrijke inhoudelijke/coördinerende rol) • • • • •

projectmatige taken (verhuizing, verbouwing, inrichting) Organisatie interne academie Projectleider van verschillende projecten Opstarten en coördineren van diverse projecten op het gebied van het verbeteren van processen en ICT infrastructuur Soms kleine projecten, bijvoorbeeld verhuizing coördineren naar ander pand, opzetten folderstructuur voor diverse afdelingen etc.

Algemeen • • • • • • • • •

Ontzorgen van de wethouder Het onderhouden van contacten/eerste aanspreekpunt met burgers, ambtenaren en raadsleden. Inventariseren/analyseren klachten burgers + bewaking voortgang. Politiek inlevingsvermogen. Schakel tussen Bestuur en ambtelijke organisatie Maak dagrapporten voor Burgemeester en haal daar de Highlights uit Maak vertalingen Werk met een gespecialiseerd roosterprogramma. Voor onze buitenlandse werknemers de verhuizing van en naar Nederland regelen Verbeteren interne processen Uitvoeren van periodieke review m.b.t. gebruikers van ICT-toepassingen en hiervoor accorderen. Samenstelling jaarverslag, coördinatie bestuursvergaderingen

HR-activiteiten • • •

Het uitwerken/coördineren van de functionerings- en beoordelingsgesprekken: Beheer functiewaardering (aanpassen profielen in functiehuis). trainen van nieuwe medewerkers

Kwaliteitszorg en klachtafhandeling • • • • • • • • •

Bewaken van 'in control` verplichtingen t.b.v. de audit *enz. Beheren P&O documenten kwaliteitshandboek. Klachtafhandeling raad van bestuur Ambtelijk secretaris van een gezamenlijke klachtencommissie Geheel bijhouden van het klachtensysteem, meldingen ontvangen, administreren, ondersteunen bij de correspondentie afhandeling, dossieropbouw. Klachtafhandeling, marktonderzoek. Kwaliteitsmanagement systeem opzetten en onderhouden Kwaliteitsmanagement: uitvoeren van evaluaties, verzamelen van de gegevens, analyses maken, handboek up to date houden Verzorgen en bewaken kwaliteitshandboek

21

Taken marketing en communicatie • • • • • • • • • • •

Bulletin schrijven t.b.v. communicatie aan afdeling. Veel redigeer werk (rapporten, offertes, presentaties) Redigeren van teksten (80%) van het werk Het lay-outen van binnenwerken van publicatie die wij uitgeven en het regelen van omslagen. Het maken en redigeren van studiegidsen: het maken, uitzetten en verwerken van evaluaties Eindredactie magazine. Enquêtes opzetten en verwerken algemene info verstrekken etc. geven van workshops op PR & communicatiegebied: ICT key-user, met opleidingstaken en helpdesktaken Een aantal specifieke marketing & communicatie taken, onderzoek, marktbewerkingsplannen Maken van een Jaarplanning, Presentaties, Organiseren congres Maken van digitale nieuwsbrieven, etc.

Coördinerende taken • • • • • • • • • •

Processen bewaken - informatiemanagement - meedenken over inhoudelijke stukken (bijv. protocollen en werkafspraken) Proces en deadline bewaking. Signaleren van knelpunten en problemen en adviseren Aanjaagfunctie stroomlijning van handtekeningen procedure Aansturen directieserveerster (soms) aansturen chauffeur Bewaken van voorgenomen besluiten en deadlines ten behoeve van de directie Beheer en bewaken planningen en processen Ben ook kwaliteitscoördinator Coördineren projectenprogramma, faciliteren workshops en brainstormen, coördineren cursussen, toezicht houden op cursusuren en budgetbewaking jaarplanning Aansturen schoonmaakbedrijf

Commerciële taken • •

Accountmanagement, acquisitie Acquisitie en commerciële selecties voor projecten

Bijeenkomsten organiseren • • •

Draaiboeken samenstellen en planningen maken Alle werkzaamheden m.b.t. congressen, ook bemannen balie en optreden als gastvrouw Evenementenorganisatie

Financiële taken • • • •

Een deel van de budgetten begroten voor de begroting Beheer wagenpark, offertes opstellen, overeenkomsten maken Offertes opstellen, versturen en opvolgen. Opmaken, controleren en verzenden van rapportages aanbiedingen/offerten/correspondentie maken/opstellen, aanbestedingen voorbereiden/maken,

Agendabeheer •

inhoudelijk meelezen inbox managers, adviezen alvast uitzetten

Privé • •

Het regelen van persoonlijke aangelegenheden m.b.t. het privéleven van de CEO, o.a. het boeken van vakanties voor het gezin privézaken regelen voor mijn executive

22

Talen Bijna twee derde van de respondenten (62%) is het (helemaal) eens met de stelling dat het voor het eigen werk belangrijk is om één of meerdere talen te beheersen. Een vijfde deel (21%) geeft neutraal aan en 17% is het (helemaal) oneens met de stelling. Figuur 5.2 Gebruik van moderne vreemde talen 80 62 60 40

30

20

10

4

1

Spaans

Andere taal

0 Engels

Duits

Frans

Bijna twee derde van alle respondenten (62%) geeft aan dat het beheersen van de Engelse taal belangrijk is voor het werk. 30% geeft aan dat Duits belangrijk is. Frans en Spaans worden door respectievelijk 10% en 4% genoemd. Figuur 5.3 Beheersing van de Duitse taal naar arbeidsmarktregio.

Beheersing van de Duitse taal wordt in de donkerblauw gekleurde gebieden door meer dan 39% van de respondenten belangrijk gevonden, terwijl in de lichtblauwe gebieden minder dan 23% dat vindt. Duidelijk is te zien dat in het Duits Nederlandse grensgebied en Food Valley beheersing van de Duitse taal belangrijker wordt gevonden dan in de rest van het land.

23

6.

Loopbaanwensen en scholingsbehoefte

Een grote meerderheid van de respondenten (84%) geeft aan loopbaan- en/of opleidingswensen te hebben. Dat is minder dan in 2009 en 2011, toen gaf resp. 90% en 87% van de respondenten dat aan. Tabel 6.1 Loopbaan- en scholingsbehoefte Loopbaan- en opleidingswensen Meer verantwoordelijkheden Meer coördinerende taken Meer werkzaamheden op het gebied van P&O Promotie naar andere secretariële functie Meer werkzaamheden op het gebied van communicatie en voorlichting Overgang naar een niet secretariële functie Meer werkzaamheden op het gebied van financiële administratie Meer werkzaamheden op het gebied van in- en verkoop Meer zelfstandigheid Opleiding of cursus volgen Meer werkzaamheden intranet of website Meer taken ICT

2009 (%) 35 31 19 18

2011 (%) 34 26 17 20

2013 (%) 8 30 19 15

18

16

18

11

12

8

6

5

7

5

3 26 46

3 6 50 11 4

De helft van de respondenten geeft aan een cursus of opleiding te willen volgen. Ook geeft bijna een derde aan meer coördinerende werkzaamheden te willen hebben. Werkzaamheden op het gebied van P&O en communicatie en voorlichting worden door respectievelijk 19% en 18% van de respondenten genoemd. Opvallend is dat ‘meer verantwoordelijkheid’ en ‘meer zelfstandigheid’ veel lager scoren dan in 2009 en 2011. De assistant to the manager (92%) en de projectsecretaresse (91%) geven het vaakst aan loopbaan- en opleidingswensen te hebben. De personal assistant (74%) en de senior secretaresse (78%) geven dat het minst vaak aan. Meer verantwoordelijkheden De respondenten die meer verantwoordelijkheid aangeven (8%), willen meer verantwoordelijkheid op hun eigen administratieve vakgebied en zien die in het coördineren van zaken, het overnemen van managerstaken als leidinggeven en beslissingen nemen (gebieden administratief en management en projectmanagement). Meer zelfstandigheid De respondenten die meer zelfstandigheid willen (6%), willen zelfstandig opdrachten en taken uitvoeren en afhandelen, eigen projecten runnen en taken overnemen van het management. Ze willen meer inspraak bij overleg en zelfstandig advies kunnen geven over diverse zaken. Ze vinden dat de leidinggevende wel wat minder mag sturen en betuttelen. Hij/zij moet er meer vertrouwen in hebben dat de secretaresse de opdrachten zelfstandig goed kan uitvoeren. De vraag om grotere zelfstandigheid van de secretaresse komt ook tot uiting in de wens te freelancen of als zzp-er aan de slag te gaan. Niet secretariële functie De respondenten die een niet-secretariële functie willen, hebben ambities op het gebied van beleid, communicatie, hrm en projectmanagement. De zorg en het onderwijs zijn ook aantrekkelijke vakgebieden voor mensen met secretariële beroepen. Uit een deel van de antwoorden blijkt dat men nog geen vast idee heeft over de eigen ambities. Soms is er wel een voorkeur voor een bepaald gebied maar is dit nog niet duidelijk afgebakend (diverse gebieden).

24

Figuur 6.1 Loopbaan- en opleidingswensen naar leeftijd 100 80 60 40 20 0 20 - 30

30 - 40

40 - 50

50 - 60

> 60 jaar

Respondenten van 20 tot 30 jaar geven het vaakst aan loopbaan- en scholingswensen te hebben (92%). Respondenten van 60 jaar of ouder het minst. Tabel 6.2 Welke loopbaan- en opleidingswensen geven secretaresses meer dan gemiddeld aan Functienaam Loopbaan- of opleidingswensen Meer werkzaamheden Secretaresse intranet of website Overgang naar Meer werkzaamheden Juridisch Meer Meer een niet financiële secretaresse verantwoordelijkheden zelfstandigheid secretariële administratie functie Medisch X secretaresse Management Meer werkzaamheden Meer coördinerende assistant P&O taken Directiesecretaresse X Meer werkzaamheden Officemanager P&O Meer werkzaamheden Executive secretary communicatie en Meer leiding geven / assistant voorlichting Personal assistant X Assistant to the Meer werkzaamheden manager in- en verkoop Andere Opleiding of cursus Project secretaresse Meer taken ICT secretariële volgen functie Seniorsecretaresse Meer taken ICT Welke opleiding of cursus willen secretaresses volgen? De meest genoemde opleidingen en cursussen zijn: - specifieke secretariële cursus of training zoals bv. notuleren, documentbeheer etc. (17%) - ad officemanagement (11%) - cursus/opleiding talen (10%) - training/cursus ICT/softwarepakketten (8%) - hbo/universitaire studie (7%) - opleiding/cursus marketing en communicatie (7%) - opleiding directiesecretaresse / managementassistant (6%) - opleiding/cursus HR en arbeidsrecht (6%) Krijgen de respondenten van hun werkgever de mogelijkheid om een opleiding of cursus te volgen? En is daar is er budget voor? Twee derde van de respondenten (67%) geeft aan een opleiding of cursus te mogen volgen, 15% geeft aan dat dat niet het geval is en 18% geeft aan het niet te weten. 25

En daar is volgens bijna drie kwart (71%) van de respondenten ook budget voor. Ruim één op de tien (12%) geeft aan dat dat niet het geval is en 17% weet het niet.

26

7.

Waardering van het beroep

De respondenten is gevraagd hoe belangrijk zij bepaalde aspecten van het beroep vinden en hoe tevreden zij daarover zijn. Figuur 7.1 Ik ben over het algemeen tevreden met mijn huidige functie

0

20

40 (helemaal) eens

60 neutraal

80

100

(helemaal) oneens

Acht op de tien respondenten (81%) is het (helemaal) eens met de volgende stelling: Ik ben over het algemeen tevreden met mijn huidige functie. Een op de acht (12%) geeft neutraal aan en 7% is het met de stelling (helemaal) oneens. Er is geen duidelijk verband tussen de grootte van de organisatie waar secretaresses werken en de tevredenheid over de eigen functie. Wel is het zo dat secretaresses werkzaam bij een grote organisatie (meer dan 100 werkzame personen) iets vaker tevreden zijn (83%) dan secretaresses werkzaam bij middelgrote (tussen 10 en 100 werkzame personen) en kleine organisaties (tussen de 1 en 10 werkzame personen) (79%). Secretaresses die een afdeling ondersteuning zijn minder vaak tevreden (76%) dan secretaresses die het management of de directie ondersteunen (82%). Figuur 7.2 Welke secretaresses zijn het meest tevreden met hun functie? Executive secretary / assistant

7 3

90

Directiesecretaresse

85

10

5

Project secretaresse

84

12

3

Managementassistent

84

Personal assistant

82

10

Medisch secretaresse

81

13

6

Officemanager

81

13

7

Assistant to the manager

79

Secretaresse

79

Seniorsecretaresse

11

0 7

14

7

19 20

64 0%

8

21

74

Juridisch secretaresse

5

16

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

(helemaal) eens

neutraal

(helemaal) oneens

Het meest tevreden zijn de executive secretary / assistants, het minst tevreden de juridisch secretaresses.

27

Figuur 7.3 Vereiste werken denkniveau en tevredenheid 100 80 60 40 20 0 mbo

mbo/ Hbo

(helemaal) eens (%)

hbo

neutraal (%)

wo

(helemaal) oneens (%)

Er is een duidelijk verband tussen het vereiste werken denkniveau van de functie en de tevredenheid. Hoe hoger het vereiste werken denkniveau, hoe groter de tevredenheid. Figuur 7.4 Loon en tevredenheid 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

(helemaal) eens

neutraal

(helemaal) oneens

Ook is er een duidelijk verband tussen loon en tevredenheid. Hoe hoger het loon, hoe groter de tevredenheid. Figuur 7.5 Leeftijd en tevredenheid 100% 80% 60% 40% 20% 0% 20 tot 30 jaar

30 tot 40 jaar

(helemaal) eens

40 tot 50 jaar neutraal

50 tot 60 jaar

60 jaar en ouder

(helemaal) oneens

28

Het verband tussen leeftijd en tevredenheid is wat minder duidelijk. Wel is het zo dat respondenten ouder dan 50 jaar gemiddeld vaker tevreden zijn dan jongere respondenten. Tevredenheid over belangrijke aspecten van het werk De respondenten is gevraagd hoe belangrijk zij bepaalde aspecten van hun werk vinden. Figuur 7.6 Welke aspecten van het werk worden belangrijk gevonden 100% 99% 99% 99% 98% 97% 97% 92% 89% 87% 82% 81% 68% 56% 54% 40%

verstandhouding met baas / opdrachtgever (collegiale) contacten / sfeer waardering zelfstandigheid uitdagingen salaris breedte takenpakket scholingsmogelijkheden reistijd loopbaanmogelijkheden flexibele werktijden coördinerende taken parttime werken weinig stress thuis werken leidinggevende taken

0% 1% 1% 1% 2% 3% 3% 8% 11% 13% 18% 19% 32% 44% 46% 60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% (heel) belangrijk

(heel) onbelangrijk

Verstandhouding met de baas/opdrachtgever, collegiale contacten/sfeer, waardering, zelfstandigheid in het werk en uitdagingen worden het vaakst (heel) belangrijk gevonden. Weinig stress, thuiswerken en leidinggevende taken worden minder vaak (heel) belangrijk gevonden. Figuur 7.7 Welke aspecten van het werk worden (heel) belangrijk gevonden, 2009, 2011, 2013 120 100 80 60 40 20 0

2013 2011 2009

Thuis werken wordt steeds belangrijker gevonden. De overige aspecten veranderen niet sterk in de loop der jaren. Bij de secretaresses die aspecten (heel) belangrijk vinden is gekeken hoe tevreden zij daarover zijn. 29

Figuur 7.8 Tevredenheid over aspecten van het werk die (heel) belangrijk worden gevonden zelfstandigheid parttime werken flexibele werktijden (collegiale) contacten / sfeer verstandhouding met baas… reistijd breedte takenpakket coördinerende taken waardering uitdagingen thuis werken scholingsmogelijkheden salaris leidinggevende taken weinig stress loopbaanmogelijkheden 0% (zeer) tevreden

20%

40%

60%

niet tevreden, niet ontevreden

80%

100%

(zeer) ontevreden

Over het algemeen zijn secretaresses (heel) tevreden over aspecten van het werk die ze (heel) belangrijk vinden. Over zelfstandigheid in het werk, parttime werken, flexibele werktijden en (collegiale) contacten/sfeer, zijn secretaresses het vaakst (heel) tevreden. Over loopbaanmogelijkheden, weinig stress en leidinggevende taken het minst vaak. Figuur 7.9 (Heel) tevreden over aspecten van het werk die heel belangrijk worden gevonden, 2009, 2011, 2013 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2013 2011 2009

30

Figuur 7.10 (Heel) ontevreden over aspecten van het werk die heel belangrijk worden gevonden, 2009, 2011, 2013 25 20 15 10 5 0

2013 2011 2009

Over loopbaanaspecten zijn de meeste respondenten die dat aspect belangrijk vinden (heel) ontevreden. Over zelfstandigheid zijn de minste respondenten die dat aspect belangrijk vinden (heel) ontevreden. Over loopbaanmogelijkheden en stress zijn secretaresses in 2013 vaker ontevreden dan in 2011 en 2009. Over scholingsmogelijkheden, thuis werken, uitdagingen in het werk, reistijd, flexibele werktijden, (collegiale) contacten/sfeer, parttime werken en zelfstandig werken zijn secretaresses in 2013 minder vaak ontevreden dan in 2011 en 2009.

31

8.

Trends en ontwikkelingen

Sociale media 41% van de respondenten geeft aan gebruik te maken van social media voor het werk. Dat is minder dan in 6 2012, toen gaf 49% nog aan gebruik te maken van social media voor het werk . Tabel 8.1 Welke secretaresses maken het meest gebruik van social media? gebruik social media Functienaam Ja (%) Nee (%) Secretaresse 37 63 Juridisch secretaresse 36 64 Medisch secretaresse 12 88 Managementassistent 40 60 Directiesecretaresse 40 60 Officemanager 57 43 Executive secretary / assistant 45 55 Personal assistant 56 44 Assistant to the manager 40 61 Project secretaresse 45 55 Seniorsecretaresse 47 53 De personal assistant en de officemanager maken het meest gebruik van social media, de medisch secretaresse het minst. Tabel 8.2 Welke sociale media worden voor het werk gebruik Sociale media LinkedIn Twitter Facebook Blogs Anders

2012 % 80 30 48 4 7

2013 % 78 34 47 8 14

LinkedIn wordt het meest gebruikt, maar ook Twitter en Facebook zijn in trek. Tabel 8.3 Met welke doelen worden sociale media gebruikt Doel Om goed op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen Om specifieke vragen neer te leggen Om specifieke vragen te beantwoorden Om klanten te vinden Om in contact te blijven met klanten en leveranciers Om te netwerken Bijhouden van social media voor de manager Monitoren van wat er over de eigen organisatie online wordt gezegd (webcare)

6

2012 % 67 19 15 23 39 74

2013 % 70 19 13 23 38 76 19 26

In 2012 is minder duidelijk aangegeven dat het om het gebruik van social media voor het werk ging.

32

Driekwart van de respondenten gebruikt social media gebruiken om te netwerken, ruim twee derde om goed op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Ook het bijhouden van social media voor de manager en het monitoren van wat er over de eigen organisatie wordt gezegd wordt door respectievelijk een vijfde en een kwart van de respondenten genoemd. Salaris De respondenten is gevraagd naar de hoogte van hun bruto maandsalaris, bij een volledige werkweek, exclusief bijzondere beloningen zoals overwerk etc. Figuur 8.1 Aandeel respondenten per salariscategorie 35 30 25 20 15 10 5 0

31

25

18

11

7

4

3

1

Bijna een derde (31%) van de respondenten zit in de salariscategorie € 2500,- tot € 3000,-. 41% zit daaronder en 29% daar boven. Figuur 8.2 Aandeel respondenten per salariscategorie naar functienaam Personal assistant

4

Executive secretary / assistant

5

Seniorsecretaresse

7

Directiesecretaresse Officemanager

11

44

Managementassistent

11

Project secretaresse

15


16

minimum - € 2000

68 65

1

17

2 3 0

17

64

12 0

62

0

71

29

€ 2000 - € 3000

19

45

35

20%

6

38

25

0%

4

37

19


0

33

60 50

Secretaresse

25

50

20

9


13

51

32

40%

60%

€ 3000 - € 4000

80%

100%

€ 4000 en meer

Executive secretary / assistants en personal assistants verdienen relatief het meest, medisch secretaresses en secretaresses het minst.

33

Figuur 8.3 Gemiddeld maandloon bij een volledige werkweek exclusief bijzondere beloningen zoals overwerk etc. naar leeftijd € 4.000 € 3.000 € 2.000 € 1.000 €0 20 tot 30 jaar

30 tot 40 jaar

40 tot 50 jaar

50 tot 60 jaar 60 jaar en ouder

Figuur 8.4 Het gemiddelde maandloon naar functienaam en leeftijd. 20-30 jaar 30-40 jaar 40-50 jaar

50-60 jaar


€ 1.725

€ 1.975

€ 2.285

€ 2.300

Secretaresse

€ 1.900

€ 2.370

€ 2.520

€ 2.535

Projectsecretaresse

€ 1.940

€ 2.650

€ 2.645

€ 2.900


€ 2.150

€ 2.570

€ 2.530

€ 2.805

Managementassistent

€ 2.295

€ 2.605

€ 2.705

€ 2.705

Directiesecretaresse

€ 2.250

€ 2.760

€ 2.930

€ 3.060

Seniorsecretaresse

X

€ 2.645

€ 3.040

€ 2.750


X

€ 3.025

€ 3.000

Officemanager

€ 2.190

€ 2.880

X

€ 3.065

€ 3.240

Personal assistant

€ 2.900

€ 2.930

€ 3.185

€ 3.485

Executive secretary / assistant

€ 2.860

€ 3.040

€ 3.695

€ 3.750

Sector Ook zijn er verschillen naar sector. In de commerciële sectoren zoals de financiële dienstverlening en de zakelijke dienstverlening is het gemiddeld inkomen van secretaresses hoger dan in de sectoren overheid, zorg en welzijn en onderwijs. In de sectoren horeca en de handel en reparatie verdienen secretaresses gemiddeld gezien ook minder.

34

Bijlagen Bijlage 1 Taken van secretaresses Agendabeheer Personal assistent Directiesecretaresse Executive secretary / assistant Seniorsecretaresse Managementassistent Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Officemanager Assistant to the manager Project secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

Bezoekers ontvangen Medisch secretaresse Personal assistant Directiesecretaresse Executive secretary / assistant Juridisch secretaresse Secretaresse Officemanager Managementassistent Seniorsecretaresse Assistant to the manager Project secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

35

Relatienetwerk onderhouden Executive secretary / assistent Personal assistant Officemanager Assistant to the manager Directiesecretaresse Project secretaresse Managementassistent Secretaresse Juridisch secretaresse Seniorsecretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

Bijeenkomsten organiseren Executive secretary / assistant Project secretaresse Personal assistant Managementassistent Directiesecretaresse Officemanager Seniorsecretaresse Secretaresse Assistant to the manager Juridisch secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

Vergaderruimten en faciliteiten regelen Executive secretary / assistent Project secretaresse Personal assistant Managementassistent Directiesecretaresse Secretaresse Seniorsecretaresse Assistant to the manager Officemanager Juridisch secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

36

Reizen en (hotel)accommodaties regelen Executive secretary / assistant Personal assistant Assistant to the manager Seniorsecretaresse Project secretaresse Management assistant Officemanager Directiesecretaresse Secretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

(Digitale) post en archief verzorgen Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Secretaresse Directiesecretaresse Personal assistant Officemanager Managementassistent Seniorsecretaresse Executive secretary / assistant Project secretaresse Assistant to the manager 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

Zakelijke correspondentie verzorgen Juridisch secretaresse Executive secretary / assistent Officemanager Personal assistant Medisch secretaresse Directiesecretaresse Secretaresse Project secretaresse Seniorsecretaresse Managementassistent Assistant to the manager 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

37

HR taken Officemanager Management assistent Personal assistant Seniorsecretaresse Secretaresse Directiesecretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Executive secretary / assistant Assistant to the manager Project secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

Financiële taken Officemanager Seniorsecretaresse Personal assistant Juridisch secretaresse Managementassistent Assistant to the manager Secretaresse Directiesecretaresse Executive secretary / assistant Project secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

Facilitaire taken Officemanager Project secretaresse Secretaresse Personal assistant Management assistent Executive secretary / assistant Juridisch secretaresse Directiesecretaresse Assistant to the manager Medisch secretaresse Seniorsecretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

38

Taken marketing en communicatie Officemanager Personal assistant Managementassistent Seniorsecretaresse Project secretaresse Executive secretary / assistant Directiesecretaresse Secretaresse Assistant to the manager Medisch secretaresse Juridisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

Taken voor intranet of website Officemanager Management assistant Project secretaresse Secretaresse Directiesecretaresse Personal assistant Executive secretary / assistant Assistant to the manager Medisch secretaresse Seniorsecretaresse Juridisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

Taken ICT Officemanager Project secretaresse Personal assistant Management assistant Secretaresse Assistant to the manager Medisch secretaresse Seniorsecretaresse Directiesecretaresse Executive secretary / assistant Juridisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

39

Social media bijhouden voor de manager Officemanager Personal assistant Executive secretary / assistant Assistant to the manager Project secretaresse Managementassistent Directiesecretaresse Secretaresse Seniorsecretaresse Medisch secretaresse Juridisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

60%

80%

100%

60%

80%

100%

60%

80%

100%

Soms

Coördinerende taken Officemanager Personal assistant Executive secretary / assistant Assistant to the manager Directiesecretaresse Seniorsecretaresse Project secretaresse Managementassistent Juridisch secretaresse Secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

Leidinggevende taken Officemanager Executive secretary / assistant Personal assistant Directiesecretaresse Managementassistent Seniorsecretaresse Project secretaresse Juridisch secretaresse Assistant to the manager Secretaresse Medisch secretaresse 0% Vaak

20%

40%

Regelmatig

Soms

40

Bijlage 2 Ontwikkelingen op de arbeidsmarkt 7

Tabel 2.1 Ontwikkeling werkgelegenheid arbeidsplaatsen secretarieel (totaal) aantal

%

Nederland (totaal) aantal

%

2011 276.100

100,00 8.141.695

100,00

2012 266.700

96,60 8.084.739

99,30

2013 259.800

94,10 8.025.988

98,58

Bron: Etil, ECABO

Figuur 2.1 Ontwikkeling aantal niet werkende werkzoekende (directie) secretaresses geregistreerd bij het UWV 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0

Bron: UWV

Figuur 2.2 Ontwikkeling aantal vacatures totaal en voor secretaresses. Aantal vacatures apr-jul 2010 op 100 gesteld 140 120 100 80 60 40 20 0 apr-jul 2010

aug nov dec 2010 apr-jul 2010 mrt 2011 2011

aug nov dec 2011 apr jul 2011 mrt 2012 2012 totaal

aug nov dec 2012 apr jul 2012 mrt 2013 2013

aug nov 2013

secretaresse

Bron: Jobfeed, ECABO

7

Monitor arbeidsmarkt en beroepsonderwijs 2013-2017, ECABO

41

Figuur 2.3 Ontwikkeling aantal vacatures secretaresses, totaal en naar gevraagd opleidingsniveau. Aantal vacatures apr-jul 2010 op 100 gesteld 120 100 80 60 40 20 0 apr-jul 2010

aug nov dec 2010 apr-jul 2010 mrt 2011 2011


secretaresse

mbo

mbo/hbo


aug nov 2013

hbo


Tabel 2.2 vacatures secretarieel naar gevraagd opleidingsniveau apr-jul 2010 en aug-nov 2013 apr-jul 2010 aandeel naar gevraagd opleidingsniveau

(abs) totaal

aug-nov 2013 aandeel naar gevraagd opleidingsniveau

(abs)

242.385

verschil apr jul 2010 en aug nov 2013

214.962

-11%

secretarieel

6.639

100%

4.346

100%

-35%

- mbo

3.900

59%

2.218

51%

-43%

- mbo/hbo

1.203

18%

683

16%

-43%

750

11%

689

16%

-8%

- hbo Bron: Jobfeed, ECABO

Figuur 2.4 Ontwikkeling vacatures voor secretaresses naar gevraagd opleidingsniveau (in vacaturetekst) 60 50 40 30 20 10 0 2011

2012 mbo

mbo/hbo

2013 hbo


42

Bijlage 3 Vragenlijst Vragenlijst Welkom bij de vragenlijst ‘secretariële beroepen’. Met deze vragenlijst willen Schoevers, Management Support en ECABO zicht krijgen op verschillen in secretariële functies, loopbaanwensen van secretaresses en trends en ontwikkelingen in het secretaressevak. De vragenlijst is opgebouwd in thema’s. Allereerst willen we meer weten over de organisatie waar je werkt, jouw werkervaring, taken en opleidingsachtergrond. Daarna zoomen we in op jouw waardering van het beroep en je loopbaanwensen. Ter afsluiting willen we graag weten welke trends en ontwikkelingen jij signaleert in de secretariële beroepspraktijk. Functiebenaming 1. Ik werk op dit moment in een secretariële functie. Ja/Nee Indien ‘Nee’, dan de tekst: Als je niet meer in een secretariële functie werkt, maar wel recente werkervaring hebt in een secretariële functie (< 6 maanden), dan kun je deze vragenlijst ook invullen. Ga voor het beantwoorden van de vragen uit van je laatste werkgever / opdracht. 2. Wat is de naam van je functie (één antwoord mogelijk)? Junior secretaresse Secretaresse Seniorsecretaresse Juridisch secretaresse Medisch secretaresse Management assistant Project secretaresse Directiesecretaresse Officemanager Executive secretary/assistant Personal assistant Assistant to the manager Anders, namelijk (tekstveld) Organisatie 3. Hoeveel personen werken er op de vestiging van het bedrijf waar je werkzaam bent? 2–5 5 – 10 10 – 20 20 – 50

50 – 100 100 - 150 150 – 200 200 – 250

250 – 300 500 – 1000 1000 – meer

4. Hoeveel personen werken er in een secretariële functie op de vestiging van het bedrijf waar je werkzaam bent? (numeriek vak) 5. Wie ondersteun je in de organisatie? (meerdere antwoorden mogelijk) Afdeling. Hoeveel mensen? (numeriek veld) Directie / MT. Hoeveel mensen? (numeriek veld) Anders, namelijk (open veld) 6. Wat is het vereiste werken denkniveau van je huidige functie? Vmbo Mbo Mbo/hbo Hbo Wo 43

Werkervaring en arbeidsrelatie 7. Hoeveel werkervaring heb je in een secretariële functie? Minder dan 1 jaar Tussen 1 en 5 jaar Tussen 5 en 10 jaar Tussen 10 en 15 jaar Tussen 15 en 20 jaar Langer dan 20 jaar 8. Op basis van welke soort overeenkomst ben je werkzaam? Op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd Op basis van een tijdelijke uitzendovereenkomst Op basis van een detacheringovereenkomst Ik ben werkzaam als zelfstandige (freelancer / zzp’er) (door naar vraag 11) Anders, namelijk (tekstvak) 9. Hoeveel uur per week bedraagt het dienstverband gemiddeld bij je huidige werkgever? (Numeriek vak) uur 10. Hoeveel tijd besteed je aan overwerk (gemiddeld per week)? (Numeriek vak) uur Niet van toepassing.

Taken

11. Maken onderstaande taken deel uit van je werkzaamheden? En zo ja, hoe vaak voer je deze taken uit. (Meerdere antwoorden mogelijk) Taken Agendabeheer Notulen uitwerken en afhandelen Bezoekers ontvangen Relatienetwerk onderhouden Bijeenkomsten organiseren Vergaderruimten en faciliteiten regelen Reizen en (hotel)accommodaties regelen (Digitale) post en archief verzorgen Zakelijke correspondentie verzorgen HR taken Financiële taken Facilitaire taken Taken marketing en communicatie Taken voor intranet of website Taken ICT Social media bijhouden voor de manager Coördinerende taken Leidinggevende taken

vaak, regelmatig, soms, niet

12. Indien je nog andere taken uitvoert dan de hier genoemde taken, welke taken zijn dat dan? (tekstveld)

44

Pop-up : HR taken.

• • • • •

• •

Afhandelen van verlofregistratie Afhandelen van verzuimregistratie Afhandelen van urenregistratie Aan- en afwezigheidsregistratie Afhandelen van declaraties (bv. dienstreizen, overwerk of scholingsregelingen) (Voor)selectie van nieuw personeel Werkzaamheden t.b.v. de salarisadministratie Nieuwe werknemers informeren over P&O zaken (bv. rechtspositie, arbeidsvoorwaarden, bedrijfs- en cao-regelingen) Management overzichten maken Beheren van contracten

• • • • • • • •

Beheer budget kleine projecten Beheer budget van de afdeling Offertes aanvragen Offertes afhandelen Tekst voor het jaarverslag aanleveren Taken rondom contracten Aankoop klein materiaal b.v. kantoorartikelen, catering Werkzaamheden t.b.v. in en/of uitgaande facturen

• • •

Financiële taken

Facilitaire taken •

Logistieke zaken regelen (zoals ‘storingen’, onderhoud apparatuur etc.) • Catering verzorgen • Kantoorvoorraad bijhouden Taken marketing en communicatie • Registreren van klanten, leveranciers en personeel • PR taken uitvoeren (zoals mailingen verzorgen, attenties versturen etc.) • Redigeren van teksten • Ondersteunen bij beurzen en congressen • Regelen van drukwerk/promotie materiaal • Regelen van relatiegeschenken Taken voor intranet of website • Beheer van (delen) intranet of website • Schrijven en/of redigeren van teksten voor intranet of website Taken ICT • Vraagbaak voor specifieke/specialistische (software) toepassingen • ‘Super-user’ met extra rechten/taken op systemen of pakketten • Functioneel beheer van een portal, crm systeem of een andere ICT toepassing Coördinerende taken • Zorgen dat verschillende werkzaamheden door verschillende personen worden gedaan • Zonder hiërarchische bevoegdheden Leidinggevende taken • Met hiërarchische bevoegdheden zoals het voeren van beoordelingsgesprekken

45

(Vraag 13 alleen in te vullen door secretaresses met meer dan 5 jaar werkervaring (vraag 6)) 13. Heeft jouw organisatie de afgelopen tijd te maken gehad met reorganisaties of bezuinigingen? Ja/Nee Indien Ja: Heeft dit effect gehad op jouw takenpakket? Ja / Nee Indien Ja: Welk effect? (meerdere antwoorden mogelijk) Omvang takenpakket is groter geworden Omvang takenpakket is kleiner geworden Ik werk voor meer mensen Ik voer andere, niet secretariële, taken uit. Welke taken zijn dat? (tekstveld) Anders, namelijk (tekstveld) Taal 14. (Vraag 14 alleen in te vullen door secretaresses met meer dan 5 jaar werkervaring (vraag 6) en wanneer het antwoord op vraag 4 groter is dan 1) 15. Werken er in jouw organisatie secretaresses met een secretariële mbo opleiding die hun diploma nog niet zo lang geleden hebben behaald (< 5 jaar)? Ja / Nee / Onbekend Indien Ja: Hoe beoordeel jij hun beheersing van de Nederlandse taal? Taalbeheersing Schriftelijk Mondeling

goed, redelijk, matig, slecht, weet ik niet

Wanneer ‘matig’ of ‘slecht’ is geantwoord: Waaruit blijkt dat? (tekstvak) De volgende vragen gaan over het gebruik van moderne vreemde talen. 16. Stelling: Voor mijn werk is het belangrijk dat ik één of meerdere vreemde talen beheers. (helemaal eens / eens/ oneens / helemaal oneens) Indien (helemaal) eens: 17. Welke moderne vreemde talen zijn dat (meerdere antwoorden mogelijk) Engels Duits Frans Spaans Een andere dan bovengenoemde taal, namelijk (tekstveld) Per aangekruiste taal bij vraag 16, de volgende vervolgvragen: 18. Voer je gesprekken in het ? Dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder, niet 19. Schrijf je in het ? Dagelijks, wekelijks, maandelijks, minder, niet De volgende vragen gaan over opleidingsachtergrond, waardering van het beroep en loopbaanwensen. Opleidingsachtergrond 20. Wat is je hoogste afgeronde (voor)opleiding: Vmbo/mavo Havo/mms Vwo/hbs Mbo Indien mbo, dan venster: Mbo secretarieel Andere mbo opleiding. Welke mbo opleiding (tekstvak)

46

Hbo Indien hbo, dan venster: Welke hbo opleiding (tekstvak) Wo Indien wo, dan venster: Welke wo opleiding (tekstvak) Anders, namelijk (tekstvak) Waardering van het beroep 21. Kun je van de volgende onderdelen aangeven of je ze belangrijk vindt en of je daarover tevreden bent in je huidige functie? Heel belangrijk/ heel tevreden/ tevreden/ niet belangrijk/onbelangrijk tevreden niet ontevreden/ heel onbelangrijk ontevreden/ heel ontevreden (vierpuntschaal) (vijfpuntschaal) Flexibele werktijden Parttime werken Zelfstandigheid Salaris Reistijd Thuis werken (Collegiale) contacten / Sfeer Scholingsmogelijkheden Loopbaanmogelijkheden Uitdagingen Weinig stress Waardering Breedte takenpakket Verstandhouding met baas/opdrachtgever Coördinerende taken Leidinggevende taken Anders, namelijk (tekstveld) 22. Stelling: Ik ben over het algemeen tevreden met mijn huidige functie? (helemaal eens / eens/ neutraal / oneens / helemaal oneens) Loopbaanwensen 23. Welke loopbaanwensen/ambities heb je voor de komende twee jaar? (meerdere antwoorden mogelijk) Geen (doorgaan naar vraag 25) Andere secretariële functie Niet secretariële functie nl. (tekstvak) Meer werkzaamheden P&O Meer werkzaamheden communicatie en voorlichting Meer werkzaamheden in- en verkoop Meer werkzaamheden financiële administratie Meer werkzaamheden intranet of website Meer taken ICT Meer leiding geven Meer coördinerende taken Meer verantwoordelijkheden. Toelichting (tekstvak) Meer zelfstandigheid. Toelichting (tekstvak) Opleiding of cursus volgen. Wat voor opleiding of cursus? (tekstvak) Anders, namelijk (tekstvak)

47

24. Hoe pak je het aan om je loopbaanwensen / ambities te realiseren? (meerdere antwoorden mogelijk) Ik ben daar (nog) niet actief mee bezig Ik overleg hierover met mijn werkgever / leidinggevende Is onderdeel van de beoordelings-/functioneringsgesprekken Ik oriënteer mij via internet Via social media Anders, namelijk (tekstvak) 25. Krijg je van je werkgever de mogelijkheid om een opleiding of cursus te volgen? Ja / Nee / Onbekend 26. Heeft jouw organisatie budget voor opleidingen gereserveerd? Ja / Nee / Onbekend Indien Ja: Hoeveel is dat per persoon per jaar? en Social media Netwerken is het leggen en onderhouden van contacten die je verder kunnen helpen in je werk, je carrière en je privé leven. Voor netwerken is het gebruik van social media, zoals Twitter, Facebook en LinkedIn niet meer weg te denken. 27. Maak je voor je werk gebruik van social media? Ja / Nee Indien Ja: Van welke sociale netwerken maak je voor je werk gebruik? (meerdere antwoorden mogelijk) LinkedIn Twitter Facebook Blogs Anders, namelijk (tekstvak) (Alleen in te vullen door respondenten die in vraag 27 ‘Ja’ hebben geantwoord) 28. Wat is het doel van het gebruik van sociale netwerken voor je werk (meerdere antwoorden mogelijk Goed op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen Specifieke vragen stellen Specifieke vragen beantwoorden Klanten vinden In contact blijven met klanten en leveranciers Netwerken Bijhouden van social media voor de manager Monitoren van wat er over de eigen organisatie online wordt gezegd (webcare) Anders, namelijk (tekstvak) Tot slot hebben wij nog vier vragen

29. Wat is je leeftijd? Jonger dan 20 jaar 20 tot 30 jaar 30 tot 40 jaar 40 tot 50 jaar 50 tot 60 jaar 60 jaar of ouder 30. Tot welke sector behoort het bedrijf waar je werkzaam bent? Landbouw en visserij Industrie en nutsbedrijven Bouwnijverheid Handel en reparatie Horeca Vervoer en opslag Informatie en communicatie

48

Financiële dienstverlening Zakelijke dienstverlening Overheid Onderwijs Zorg en welzijn Cultuur, recreatie en overige dienstverlening Weet ik niet Anders, nl (tekstveld) 31. Ik ben werkzaam in postcodegebied: (viercijferige postcode) 32. Wat is de hoogte van je bruto maandsalaris (bij een volledige werkweek; exclusief overwerk)? Minimumloon tot € 1500,€ 1500,- tot € 2000,€ 2000,- tot € 2500,€ 2500,- tot € 3000,€ 3000,- tot € 3500,€ 3500,- tot € 4000,€ 4000,- tot € 5000,€ 5000,- en hoger Weet ik niet 33. Dit wil ik nog kwijt (tekstvak)

Hartelijk dank voor je medewerking!

49

50

51

Kenniscentrum beroepsonderwijs en bedrijfsleven Disketteweg 6 Postbus 1230 3800 BE Amersfoort Telefoon 033 450 46 46 Fax 033 450 46 66 [email protected] www.ecabo.nl

Onderzoek naar de secretariële beroepen. maart 2014 ECABO

Recommend Documents