Aan het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden Postbus 9100 2300 PC Leiden Onderwerp: Ongevraagd advies samenwerking sportverenigingen en gebruik sportaccommodaties. Leiden, 28 maart 2013 Geacht College, De LSF heeft in zijn advies over de Sportnota d.d. 1 september 2012 geconstateerd dat in de kadernota wordt benadrukt dat verenigingen meer moeten samenwerken om efficiënter gebruik te maken van de voorzieningen en meer verantwoordelijkheid zouden moeten nemen. Ook heeft de LSF vastgesteld dat concrete maatregelen ontbreken om de verenigingen daartoe te stimuleren en te ondersteunen. In het onderstaande treft u het eerder aangekondigde ongevraagde advies van de LSF aan over de bereidheid tot samenwerking van de sportverenigingen en hun ideeën hierover. Ter voorbereiding op dit advies heeft het LSF bestuur in juni 2012 een tijdelijke werkgroep gevraagd de volgende zaken in kaart te brengen: 1. samenwerking en multifunctioneel gebruik in de huidige situatie en ervaringen daarmee tot nu toe; 2. mogelijkheden van nadere eventueel bestuurlijke samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen; 3. voor- en nadelen van nadere samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen; 4. voorwaarden voor verenigingen voor nadere samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen. De werkgroep is daarbij ondersteund door Clem van Arcken, student van de opleiding Sportmanagement te Den Haag. Met behulp van een enquête en interviews heeft hij informatie en meningen geïnventariseerd bij de verenigingen. Zijn onderzoeksverslag is als bijlage bij dit advies gevoegd. De onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen van de werkgroep zijn besproken in een LSF ledenvergadering en op basis daarvan is dit advies afgerond. De hoofdconclusie is dat de verenigingen de noodzaak van efficiënter gebruik van accommodaties inzien om optimaal aan de vraag naar accommodaties te kunnen voldoen. Verenigingen zijn ook onder bepaalde voorwaarden bereid tot nadere samenwerking ten behoeve hiervan. Ervaring leert dat gezamenlijk gebruik van accommodaties extra energie vraagt. Er is immers afstemming nodig en problemen moeten in onderling overleg worden opgelost. Als voorwaarde voor de inzet van de
benodigde energie geven de verenigingen aan dat er iets tegenover zou moeten staan. Met name vinden zij het niet meer dan redelijk dat de door de efficiency vrijkomende middelen ingezet worden voor een tariefverlaging. Dat is nodig, omdat de meeste verenigingen in een zeer zwakke financiële positie verkeren. De verenigingen vinden het daarnaast van belang dat de gemeente een sturende rol speelt in situaties waar verenigingen er onderling niet uit kunnen komen. Hierna wordt nader ingegaan op de belangrijkste bevindingen van de werkgroep en worden de aanbevelingen vermeld waartoe deze naar de mening van de LSF aanleiding geven Samenwerking en multifunctioneel gebruik in de huidige situatie en de ervaring hiermee. Veel sportverenigingen werken nu reeds samen met andere verenigingen, meestal met verenigingen die dezelfde sport bedrijven (bv gym-, zwem- en korfbalverenigingen onderling), maar ook bijvoorbeeld met andere verenigingen op een sportpark (bv door gebruik van elkaars velden). Voorbeelden zijn te vinden in Sportpark Morskwartier en Sportpark De Kikkerpolder. Een andere vorm van samenwerking is dat schaatsvereniging IJVL gebruik maakt van de skeelerbanen van Swift en trainers uitwisselt met andere verenigingen. Ook kan genoemd worden dat leden van zwemverenigingen hard lopen bij Leiden Atletiek. Daarnaast hebben verenigingen samenwerkingspartners gevonden in bedrijven, scholen, kinderopvang en instellingen voor hoger onderwijs. Deze instellingen maken medegebruik van de accommodaties. Het blijkt nuttig om te zoeken naar samenwerkingspartners die de faciliteiten op andere tijden nodig hebben of andere delen hiervan. Dat geldt bijvoorbeeld voor scholen en kinderopvang, die de accommodaties op andere tijden nodig hebben dan de verenigingen. Door medegebruik van clubhuizen, die bij de verenigingen in eigendom zijn, kunnen de verenigingen ook hun eigen kosten wat verlagen. Een ander voorbeeld is medegebruik door bijzondere doelgroepen, zoals mensen met een beperking of ouderen. Deels samen met leden , deels op aparte tijden. De afspraken over samenwerking en de mate waarin wordt samengewerkt verschillen sterk. Een aantal verenigingen heeft afspraken over samenwerking op papier vastgelegd. Lugdunum en Biento hebben de afspraken tot hun tevredenheid in een reglement vastgelegd. Andere verenigingen hebben minder uitgewerkte afspraken. Goed onderling vertrouwen en elkaar bij problemen kunnen vinden, blijkt erg belangrijk te zijn. Alle geïnterviewden die ervaring hebben met een vorm van samenwerking, waren in de interviews hierover positief met de kanttekening dat er meer inzet van vrijwilligers nodig is om het goed te laten lopen. Mogelijkheden van nadere eventueel bestuurlijke samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen. Er leven bij de verenigingen ideeën over gezamenlijke exploitatie van accommodaties, zoals de 3 Octoberhal en de Turnhal. Zo zouden bijvoorbeeld de gymnastiekverenigingen de coördinatie van de Turnhal kunnen overnemen. Het ontwikkelen van verenigingen tot omniverenigingen wordt door sommigen gezien als een kans. Omniverenigingen zijn verenigingen met meerdere sporten die multifunctioneel gebruik maken van de voorzieningen. Een mooi voorbeeld hiervan is Quick 1888 uit Den Haag. Een aanleiding tot nadere samenwerking is vooral capaciteittekort op accommodaties. Bij capaciteitsproblemen geldt dat het vaak niet op elk moment speelt. Capaciteitstekort op voetbalvelden op zondag is bijvoorbeeld niet aan de orde. Dit is wel het geval op zaterdag en sommige avonden. Capaciteitstekort van korfbalverenigingen buiten is niet aan de orde, maar wel ‘s
winters in de zalen. Het heeft dus zin de capaciteitsknelpunten en overschotten meer precies in beeld te brengen (op welke dag, welk tijdvak, welk jaargetijde) en te bekijken of de spreiding nog kan worden verbeterd. Het onderzoek naar capaciteit van de Leidse Rekenkamercommissie ‘Meer ruimte voor sport in Leiden?’ heeft een indicatie gegeven van tekorten en overschotten. Het is alleen niet precies genoeg. Waar de Rekenkamercommissie in het capaciteitsonderzoek geen rekening mee heeft gehouden is onder meer dat er niet getraind mag worden naast het eerste team. Met een betere spreiding zijn niet alle capaciteitsproblemen op te lossen. Er is ook herstructurering nodig. Nadere bestuurlijke samenwerking is wat betreft de verenigingen een optie, maar moet geen doel op zich zijn. Het is aan de gemeente als eigenaar van accommodaties bij herstructurering een sturende rol te spelen door knopen door te hakken, wanneer verenigingen er onderling niet uitkomen. Voor- en nadelen van nadere samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen De meest genoemde voor- en nadelen zijn in onderstaand schema opgenomen. Voor meer informatie, zie het bijgevoegde onderzoeksverslag. Voordelen samenwerking Efficiënter gebruik van accommodaties Wanneer er gedurende dag steeds mensen aanwezig zijn, is er meer toezicht/ controle Delen van de kosten (financiële voordelen) Kennismaking scholieren met de accommodatie/vereniging Uitwisselen van kennis
Nadelen samenwerking Extra tijd en organisatie om afspraken te maken, alles af te stemmen en te coördineren Meer vrijwilligers nodig Discussies over wie iets kapot heeft gemaakt en reparatie moet vergoeden Strijdige belangen die zich kunnen voordoen
In de antwoorden op de enquête en in de interviews kwamen steeds meer voor- dan nadelen naar voren. Absolute voorwaarden voor verenigingen voor nadere samenwerking en multifunctioneel gebruik van voorzieningen Gekeken is naar wat er dient te gebeuren om samenwerking mogelijk te maken. Een voorwaarde die door veel geënquêteerden en ondervraagden is genoemd, is het maken van goede afspraken tussen partijen. Hierbij is vertrouwen nodig, maar het is ook nodig zaken op papier vast te leggen in een contract of reglement. Zoals al eerder benoemd, is het voor de verenigingen een voorwaarde om energie in samenwerking te steken dat er een win-win situatie gecreëerd wordt. Beide partijen moeten een voordeel van de samenwerking hebben. Wanneer bijvoorbeeld een vereniging instemt met gezamenlijk gebruik van (een deel van) de accommodatie, zou het goed zijn hier een korting op de huurtarieven voor terug te geven. De opbrengst uit huurtarieven is immers hoger bij een hogere bezetting. Verder geven de verenigingen aan dat goede communicatie en respect naar elkaar toe van essentieel belang zijn om een samenwerking te doen slagen. De overig benoemde voorwaarden zijn terug te vinden in het bijgevoegde onderzoeksverslag.
Aanbevelingen Samenwerking en multifunctionaliteit 1
Voer als eigenaar van sportcomplexen samen met de sportverenigingen een proactief beleid bij de (her)verkaveling en medegebruik van veld- en zaalcomplexen, waarbij ook gymnastiekzalen van scholen worden meegenomen. Toelichting: verenigingen zien de noodzaak van medegebruik en/of herverkaveling. Onderling komen ze er niet altijd uit om daar goede afspraken over te maken. Een proactief beleid is gewenst.
2
Geef de verenigingen een gerichte opdracht en voldoende ruimte en tijd om gezamenlijk gebruik van accommodaties op basis van gelijkwaardigheid te onderzoeken en daarbij naar win-win situaties te streven. Toelichting: de LSF is bereid samen met de gemeente mogelijke partners (verenigingen) bij elkaar te brengen om gezamenlijk gebruik van accommodaties gericht te onderzoeken.
3
Verleen uw medewerking aan een pilot project medegebruik complexen om als exploitatiemodel voor andere complexen te dienen. (‘Omniverenigingsmodel’) Toelichting: De LSF is van mening dat verenigingen meer verantwoordelijkheid kunnen dragen dan tot nu toe en meer zelf kunnen doen. Dat geldt onder meer voor de exploitatie door verenigingen van de Turnhal en de 3 Octoberhal. Hierbij zij aangetekend dat de LSF van mening is dat het aantal sporten per hal dan vanuit de sportbeleving gelimiteerd moet zijn en dat gezocht moet worden naar clustervorming. De LSF onderzoekt graag samen met de gemeente en de verenigingen kansen en mogelijkheden voor een gezamenlijke exploitatie van de 3 October hal en de Turnhal en vraagt u daaraan voor zover nodig uw medewerking te verlenen. In concreto denkt de LSF aan een onderzoek naar de voorwaarden waaronder de Turnhal geëxploiteerd kan worden door de Gemeenschappelijke Leidse Gymnastiekverenigingen en de 3 Octoberhal door andere verenigingen. Uitgangspunt daarbij is dat de gemeente onder nader uit te werken voorwaarden de exploitatielasten voor haar rekening blijft nemen. In dit onderzoek zal -in overleg met het Sportbedrijf - tevens aandacht worden besteed aan het formuleren van technische randvoorwaarden voor medegebruik, zoals belijning van deze accommodaties en vergelijkbare kunstgrascomplexen.
4
Onderzoek ook alternatieve oplossingen voor capaciteitsproblemen. Te denken valt aan onderzoek met de Leidse ondernemersvereniging naar mogelijkheden voor het aanleggen van tijdelijke vloeren in leegstaande kantoor- en/of fabriekspanden. Toelichting: met name voor de zaalsporten als hockey, tennis en korfbal kunnen hier in het winterseizoen oplossingen worden gevonden.
Voorwaarden voor succes 5
Neem de voor de verenigingen geldende nadelen van gezamenlijk gebruik serieus en houdt daar rekening mee bij het geven van opdrachten gezamenlijk gebruik te onderzoeken en bij het maken van afspraken met de verenigingen.
Toelichting: om optimaal gebruik te kunnen maken van de accommodaties is het zaak de bovengenoemde voordelen uit te buiten en de nadelen zoveel mogelijk weg te nemen. 6
Werk mee aan onderzoek naar de voor- en nadelen van financiële efficiency in de bedrijfsvoering. Toelichting: alle verenigingen betalen voor het eigen stroomgebruik. Verschillende sportverenigingen worden door energieleveranciers en netwerkbeheerders benaderd om deel te nemen aan gezamenlijke inkoop modellen. Zeker waar het elektriciteit betreft kan het bundelen van krachten economische voordelen opleveren als dit thema op gemeentelijk niveau wordt aangepakt. Overschakelen naar led-verlichting is op den duur ook aanmerkelijk goedkoper. De LSF is bereid te ondersteunen bij het onderzoek naar mogelijkheden.
7
Stimuleer en ondersteun medegebruik door (een aanzienlijk deel van) de bespaarde kosten door herverkaveling, medegebruik en gedeelde veld- en zaalcapaciteit te investeren als frictiekosten (bv aanpassingen op velden) dan wel premie om medegebruik door anderen van een bepaald complex mogelijk te maken. Toelichting: naar de mening van de LSF draagt een dergelijk financieel beleid bij aan het commitment van het gemeentelijk bestuur bij het overeind houden van de verenigingen en de bijdrage die ze leveren aan de realisatie van de doelstellingen van het sportbeleid.
8
Wees bereid afspraken te maken over de compensatie door de gemeente bij schade ontstaan door vandalisme als gevolg van het feit dat sportcomplexen ook een publiek karakter hebben en een bredere functie dan alleen sport. Toelichting: als gevolg van het openstellen door de gemeente van sportcomplexen voor de buurt neemt helaas het aantal meldingen van schade als gevolg van vandalisme toe. Het is volgens de LSF niet stimulerend voor samenwerkingsprojecten als in dit soort voorkomende gevallen de gemeente de schade alleen op de schouders van verenigingen afwentelt.
9
Stel randvoorwaarden op, o.a. op het gebied van de maatschappelijke en sportieve multifunctionaliteit, waarmee verenigingen bij het inrichten van nieuwbouw op een sportcomplex rekening moeten houden. Toelichting: naast zaken als het delen van clubhuizen met organisaties van kinderopvang, huiswerkbegeleiding en ‘seats2meet’ moet hier ook gedacht worden aan de toegankelijkheid van complexen voor gehandicapten. Daarnaast zal vanuit het oogpunt van exploitatie ook gekeken moeten worden naar de gemeentelijke regelgeving voor de gebruiksvergunningen.
10
Ontwikkel een samenhangend beleid gericht op het gebruik van parkeerruimten bij en/of op de sportcomplexen als onderdeel van het gemeentelijk parkeerbeleid. Toelichting: als gevolg van het veranderende parkeerbeleid van de gemeente, bv blauwe zones, wordt de parkeernood bij verschillende sportcomplexen en de overlast voor de buurt vergroot. Met name in het weekend heeft de sport de parkeerterreinen nodig. Bij het exploiteren van parkeerruimte bij sportcomplexen is het een feit dat deze langzamerhand een bredere functie hebben gekregen dan alleen voor de bewuste sportvereniging. Bedrijven die hier voor hun werknemers gebruik van maken hebben wel de lusten, maar niet de lasten. Het is bovendien onduidelijk wie de eindverantwoordelijkheid heeft en opdraait voor schades op de parkeerplaats, aan reclameborden van de sponsors van de verenigingen, hekken e.d.
