Raad voor Cultuur
Aan
De Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen mr. drs. C.H.J. van Leeuwen Postbus 25000 2700 LZ Zoetermeer
Onderwerp
Advies inzake de beleidsverkenning 2002-2005 'Geschiedenis binnen handbereik' van het Nationaal Archief
R.J. Schimmelpennincklaan 3 Postbus 61243 2506 AE Den Haag Telefoon 070 - 310 66 86 Telefax 070 - 361 47 27 E-mail
[email protected]
Datum
Mijnheer de Staatssecretaris,
1 november 2002 Uw brief van
10 juli 2002 Inleiding In zijn Cultuurnota-advies over de Rijksarchiefdienst1 stelde de Raad vast dat de uitkomsten van het debat over het archiefbestel niet zonder gevolg konden blijven voor de beleidsvoornemens van de Rijksarchiefdienst zoals neergelegd in het beleidsplan 2001-2004. De Raad gaf daarom de wens te kennen om binnen afzienbare tijd, na afronding van de besteldiscussie, te adviseren over een bijgesteld beleidsplan voor de periode na 2001. Hierop legde Staatssecretaris Van der Ploeg op 10 juli 2002 de beleidsverkenning 2002-2005 van het Nationaal Archief aan de Raad voor. Op 4 juni 2002 is het Algemeen Rijksarchief getransformeerd tot het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief wil zich omvormen tot een meer toegankelijke en publieksgerichte organisatie en presenteert zijn plannen daarvoor in de beleidsverkenning. Concreet vroeg de vorige staatssecretaris naar het oordeel van de Raad over de in de beleidsverkenning verwoorde beleidsuitgangspunten. Meer specifiek vroeg hij de Raad naar zijn mening over het nieuwe collectie- en publieksbeleid van het Nationaal Archief, de inhoudelijke keuzes die voor de komende periode gemaakt worden, de functie van het Nationaal Archief als virtuele dienstverlener en kenniscentrum, de positie van het Nationaal Archief in het veld en de relatie tussen het Nationaal Archief en de archiefkoepel DIVA. Wat dit laatste betreft, is de Raad van mening dat de positie van DIVA ten opzichte van het Nationaal Archief nauwelijks verschilt van DIVA’s positie ten opzichte van de andere archieven. De Raad gaat hier nog niet op deze positie in, omdat hij dit onderwerp meer op zijn plaats acht in de sectoranalyse over het 1
Cultuurnota-advies 'Van de schaarste ende overvloed', 6 mei 2000, nr. rc-2000.765/4, deel 2.
Uw kenmerk
DCE/2002/24676 Kenmerk
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
archiefveld of een apart advies over DIVA. Het Nationaal Archief en de discussie over het archiefbestel De uitkomsten van de discussie over de inrichting van het archiefbestel zijn verwoord in de beleidsbrief ‘Interactief archief’ van maart 2002.2 Wezenlijke wijzigingen in het bestel worden daarin (nog) niet voorgesteld. De huidige spreiding van verantwoordelijkheden voor archiefbeheer en -toegang over de vier overheidsniveau's blijft gehandhaafd. Bundeling van krachten in brede samenwerkingsverbanden van erfgoedinstellingen wordt wenselijk geacht. Het opgaan van de Rijksarchieven in de provincie in Regionale Historische Centra (RHC’s) past binnen dat streven en wordt door het ministerie dan ook actief bevorderd. Aan het bijproduct van die ontwikkeling, de feitelijke desintegratie van de Rijksarchiefdienst en de formele consequenties daarvan voor het archiefbestel en voor de positie van het voormalige Algemeen Rijksarchief en de Algemene Rijksarchivaris daarbinnen, besteedt de beleidsbrief nauwelijks aandacht. Die vraagstukken worden doorgeschoven naar een nader onderzoek. De keuze van uw voorganger het concept van de RHC’s gaandeweg te ontwikkelen, is een bewuste geweest. De gevolgen van die keuze - fundamentele onduidelijkheid over de top van de bestelstructuur laten zich nu echter gevoelen. Zo maakt het gebrek aan inzicht in de toekomstige relaties tussen de verschillende archiefbeheerders van het Rijk het lastig om een definitief oordeel te geven over de beleidsvoornemens van één van die archiefbeheerders, te weten het Nationaal Archief. De Raad stelt dan ook met nadruk dat dit advies een voorlopig karakter heeft en dat hij na de presentatie van de uitkomsten van de in ‘Interactief archief’ aangekondigde onderzoeken en pilots nogmaals zal terugkomen op de positie van het Nationaal Archief en de Rijksarchiefdienst en op de eventuele consequenties daarvan voor de beleidsvoornemens van het Nationaal Archief. Het kader waarbinnen het Nationaal Archief opereert De Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit vormen het formele kader waaraan de Raad de beleidsverkenning 2002-2005 van het Nationaal Archief heeft getoetst. Daarnaast heeft hij de beleidsvoornemens van uw voorganger meegewogen. Al geeft diens beleidsbrief ‘Interactief archief’ weinig houvast wat betreft de formele bestelstructuur, het stuk geeft wel de grote beleidslijnen weer voor de komende jaren. Het belangrijkste beleidsvoornemen van uw voorganger is vergroting van het publieksbereik. Om dit doel te bereiken moet het archiefwezen volgens hem een beter inzicht krijgen in de vraag van het publiek en vervolgens aan die vraag trachten te voldoen door het verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening en verbetering van de infrastructuur binnen de sector.
2
Beleidsbrief ‘Interactief Archief’, 14 maart 2002, Kamerstukken II, 2001-2002, 28000 VIII, nr. 115.
Pagina
2 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
In zijn beleidsverkenning legt het Nationaal Archief sterk de nadruk op vergroting van het publieksbereik. De Raad wil echter benadrukken dat nieuwe taken niet ten koste mogen gaan van de kerntaken van het Nationaal Archief; een adequate uitoefening van die kerntaken moet gewaarborgd blijven. Naar de mening van de Raad dient het Nationaal Archief garant te staan voor de uitvoering van minimaal de volgende taken: • de wettelijke taken, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat overnemen, beheren en beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid; • het registreren, acquireren, beheren en beschikbaar stellen van particuliere archieven; • het onderhouden van contacten met het internationale archiefwezen met het accent op de overzeese rijksdelen en de oud-koloniën; • het in algemene zin fungeren als vraagbaak voor het publiek en als verwijzer naar andere archiefinstellingen. De visie van de Raad op de taken van het Nationaal Archief wordt hieronder nader onderbouwd. Positionering van het Nationaal Archief In de beleidsverkenning 2002-2005 positioneert het Nationaal Archief zich als spil van het archiefwezen, zowel richting bestuur en politiek ('een vooraanstaande rol op het gebied van het cultuurbeleid'), als richting collega-instellingen ('uiteraard een centrale positie in het archiefbestel'). Richting het publiek presenteert het Nationaal Archief zich als Nationaal Geheugen; het informatiecentrum voor de nationale geschiedenis en de historische rol van Nederland in de wereld. Deze rol wordt uiteraard in sterke mate ontleend aan de belangrijke collectie van het Nationaal Archief, bestaande uit "de archieven van de Staat der Nederlanden en zijn directe voorgangers, erflaters en meest markante bewoners".3 Op basis van de omvang en betekenis van de door hem beheerde archieven neemt het Nationaal Archief, ook volgens de Raad, een centrale positie in het archiefwezen in. Positie in het archiefveld De positie van het voormalige Algemeen Rijksarchief in het archiefbestel was sterk: als spin in het web van de Rijksarchiefdienst vertegenwoordigde de Algemene Rijksarchivaris een belangrijk deel van het veld. Aan die situatie is een einde gekomen door het uiteenvallen van de Rijksarchiefdienst, maar evenzeer doordat het archiefveld in steeds sterkere mate verweven is geraakt met de bredere sector van het erfgoed. De verhoudingen anno 2002 zijn wezenlijk anders dan een paar jaar geleden. De Raad is van mening dat geen enkele positie in het erfgoed- en het archiefveld momenteel vast staat. De positie van het Nationaal Archief in dit sterk gewijzigde veld is nog verre van duidelijk. Eerder in dit advies wees de Raad al op het feit dat de losse eindjes van de besteldiscussie juist de formele positie 3
Beleidsverkenning, p. 3.
Pagina
3 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
van het Nationaal Archief en de Algemene Rijksarchivaris betreffen en dat het daarom lastig is de beleidsvoornemens van het Nationaal Archief goed te kunnen overzien en beoordelen. Gezien deze onzekerheden is het te begrijpen dat de beleidsverkenning kiest voor een prominente profilering en spreekt over een vanzelfsprekende centrale positie van het Nationaal Archief in het archiefwezen. De Algemene Rijksarchivaris was in de hoedanigheid van hoofd van de Rijksarchiefdienst tot op heden de voornaamste adviseur van de voor het archiefbeleid verantwoordelijke bewindspersoon. Dit lag voor de hand gezien het feit dat de Rijksarchiefdienst onder rechtstreeks gezag van de Minister van OCenW een landelijk vertakte instelling vormde en de Algemene Rijksarchivaris door het Convent van rijksarchivarissen met informatie vanuit het hele land werd gevoed. De Rijksarchiefdienst wordt echter geleidelijk maar onherroepelijk ontbonden en de Algemene Rijksarchivaris zal, naar het zich laat aanzien, nog slechts aan het hoofd zal staan van het Nationaal Archief. In dit licht meent de Raad dat nader moet worden bezien of de algemene adviesrol van de Algemene Rijksarchivaris moet blijven voortbestaan. Het Nationaal Archief beheert nu nog de archieven van het voormalige Rijksarchief Zuid-Holland. Dit is volgens de Raad niet te verenigen met de rol als Nationaal Archief en schept bovendien onduidelijkheid voor het publiek. De andere rijksarchieven in de provincie gaan zelfstandig verder, of als RHC in samenwerking met bijvoorbeeld het gemeentearchief of een bibliotheek in de provinciehoofdstad. De Raad beveelt u aan het archief van Holland (voor 1840) en Zuid-Holland (na 1840) onder te brengen in hetzij een zelfstandige instelling, hetzij een RHC Zuid-Holland in samenwerking met de hiervoor het meest in aanmerking komende gemeente(n). Samenwerking De beleidsverkenning maakt melding van een strategische alliantie van het Nationaal Archief met het Rijksmuseum en de Koninklijke Bibliotheek, als ‘de andere topinstellingen op erfgoedgebied’. Wat het doel van deze alliantie is, wordt echter niet toegelicht. De plannen van het Nationaal Archief ademen ook elders duidelijk de geest van samenwerking. Bij vrijwel ieder voornemen dat in de beleidsverkenning wordt beschreven, is sprake van samenwerking met collega-instellingen. De veelheid en diversiteit van samenwerkingsverbanden die daarmee ontstaat, is zeer groot. De beleidsverkenning maakt echter niet duidelijk of die een incidenteel of structureel karakter zullen krijgen. Structurele samenwerking met erfgoedpartners in de directe omgeving lijkt, net als in het geval van de Regionale Historische Centra, veel voordelen voor bedrijfsvoering en publiek te kunnen opleveren. Zonder direct te pleiten voor samenvoeging met een of meer andere instellingen in een Nationaal Historisch Centrum pleit de Raad daarom voor meer structurele samenwerkingsverbanden.
Pagina
4 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
Structurele plannen voor samenwerking met de Haagse buren (Koninklijke Bibliotheek, Centraal Bureau voor de Genealogie, Rijksinstituut voor Kunsthistorische Documentatie en Letterkundig Museum) zijn er wel als het gaat om de ‘Boulevard van het Actuele Verleden’. Op deze plannen wordt in dit advies onder het kopje Publieksbereik specifiek ingegaan. Kenniscentrum Het Nationaal Archief wil zich als kenniscentrum gaan profileren voor selectie, conservering en digitalisering. Deze ambitie is echter mogelijk concurrerend met de posities van reeds bestaande instellingen. De Raad meent dat de beleidsverkenning te weinig aandacht schenkt aan de verhouding tussen het Nationaal Archief en de andere deskundige instellingen op die terreinen waarop het Nationaal Archief zichzelf als kenniscentrum ziet fungeren. Kennis over selectie wordt bijvoorbeeld ook gegenereerd door de Centrale Archiefselectiedienst en particuliere bedrijven. Ten aanzien van conservering heeft het Instituut Collectie Nederland een vooraanstaande positie en hebben andere erfgoedbeheerders en niet te vergeten de commerciële sector ook een belangrijke rol. Wat digitalisering betreft is er niet één instelling die de titel van kenniscentrum bij uitstek kan claimen: het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, het Nederlands Instituut voor Wetenschappelijke Informatiediensten, de vereniging Digitaal Erfgoed Nederland, de overige erfgoedbeheerders en de commerciële sector hebben elkaar allemaal even hard nodig om de mogelijkheden te kunnen benutten die in de digitalisering besloten liggen. Wel heeft staatssecretaris Van der Ploeg in zijn brief aan de Tweede Kamer over de digitalisering van cultureel erfgoed4 geopperd om het bureau van de vereniging Digitaal Erfgoed Nederland om te vormen tot een coördinatiecentrum voor de digitalisering van erfgoed en daarmee een instelling te creëren met de kennis, het netwerk, de slagkracht en de positie om de toepassing van standaarden en procedures voor de digitalisering van erfgoed te stimuleren. In dat licht bezien zou het Nationaal Archief zich op digitaliseringsgebied anders dienen te profileren. Een geheel nieuwe kans ziet de Raad voor het Nationaal Archief weggelegd als kenniscentrum ten aanzien van de wijze waarop archiefbezoekers uit welke publieksgroep dan ook de archieven bevragen. Zeker in de huidige tijd waarin de digitalisering grote veranderingen in de samenstelling en het zoekgedrag van verschillende groepen archiefbezoekers veroorzaakt, is deze kennis van essentieel belang voor het hele archiefwezen in zijn streven om de kwaliteit van dienstverlening te optimaliseren en het publieksbereik te maximaliseren. Actieve en structurele kennisontwikkeling, verwerving en -verspreiding op het gebied van de inrichting van de dienstverlening aan eindgebruikers zou dus van grote waarde zijn voor het Nationaal Archief en de sector als geheel. Door zich op dit 4
Beleidsbrief ‘Digitalisering van het cultureel erfgoed’, 27 mei 2002, Kamerstukken II, 2001-2002, 27 432, nr. 54.
Pagina
5 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
terrein als kenniscentrum te positioneren, kan het Nationaal Archief zich ook opnieuw een onmisbare en centrale plaats in het archiefveld verwerven. In het algemeen geldt dat kansrijk en zinvol opereren als kenniscentrum voor aspecten van erfgoed- en archiefbeheer slechts mogelijk is als met de andere op die terreinen deskundige instellingen goede afspraken voor samenwerking dan wel taakverdeling worden gemaakt. Zo wordt het noodzakelijke draagvlak gecreëerd. Bovendien dient een inventarisatie van de behoeften uit het veld vooraf te gaan aan de inrichting van een kenniscentrum. Graag zou de Raad in het uiteindelijke beleidsplan uitgewerkt zien hoe het Nationaal Archief zijn functie als kenniscentrum organisatorisch gaat realiseren. Archieven van de Rijksoverheid De wettelijke taak van het beheer van de archiefbescheiden van de overheidsorganen waarvan de functies zich over het hele rijk uitstrekken of hebben uitgestrekt,5 is en blijft één van de belangrijkste taken van het Nationaal Archief. Deze wettelijke taak impliceert een autonome instroom van overheidsarchieven ouder dan 20 jaar. De Raad constateert dat sprake is van spanning tussen deze kerntaak en de in de beleidsverkenning zwaar aangezette ambitie om het publieksbereik te vergroten. Hoewel de interesse van het publiek nog niet massaal uitgaat naar (de inhoud van) de recente overheidsarchieven, legt het beheer ervan en alles wat daarmee samenhangt een groot beslag op de mensen en middelen van het Nationaal Archief. De voorbereiding en de begeleiding van de selectie van het materiaal, de groeiende complexiteit van de technische beheer- en behoudsproblemen van de in aantal, omvang en belang almaar groeiende (digitale) archiefbestanden zal grote inspanningen van de organisatie moeten blijven vergen. Toch besteedt de beleidsverkenning daar nauwelijks aandacht aan. "Een verandering van imago, positionering en taakstelling is (…) een vereiste zonder dat afbreuk wordt gedaan aan de - van oudsher aanwezige - taken op het gebied van behoud en beheer", staat er in het stuk. De beleidsverkenning lijkt eraan voorbij te gaan dat deze "van oudsher aanwezige taken" fundamenteel veranderen waar het gaat om digitaal gevormd archief. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de benodigde financiële middelen, maar ook voor de vereiste deskundigheid en de organisatie. Deze fundamentele veranderingen worden nader belicht onder het kopje Digitaal depot. Hoe een adequate uitvoering van de wettelijke taken van beheer en behoud gewaarborgd wordt en blijft, maakt de beleidsverkenning niet duidelijk. De Raad bepleit dan ook dat hiervoor duidelijke en meetbare beleidsdoelstellingen worden opgenomen in het uiteindelijke beleidsplan Eén van die doelstellingen zou moeten zijn dat het archiefwettelijk 5
Conform art. 26 lid 1 van Archiefwet.
Pagina
6 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
voorschrift dat overheidsarchieven na 20 jaar moeten worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats voor wat betreft het Nationaal Archief gehandhaafd wordt. Tot op heden schort daaraan nog het nodige. Veel ministeries hebben zelf nog steeds archieven in beheer die ouder zijn dan 20 jaar. Deze zorgdragers6 werken hard aan het inhalen van hun overbrengingsachterstanden, waarbij het belang van bedrijfsvoering voor hen richtinggevend is. Gezien het culturele belang van de archieven vraagt de archiefzorg bij de ministeries volgens de Raad echter ook om de permanente aandacht van de bewindspersoon voor Cultuur. De Raad is van mening dat daar waar de Archiefwet (nog) niet naar de letter nageleefd kan worden, dan toch zeker naar de geest van de wet gehandeld dient te worden. Dit betekent dat de belangen die met overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats gediend zijn - de democratische controle en het belang van het historisch onderzoek voorop moeten staan, niet alleen bij het bepalen wat (het selectievraagstuk), maar ook bij het bepalen wanneer en in welke volgorde (het acquisitievraagstuk) archieven worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De Raad pleit dan ook voor een pro-actief collectiebeleid van het Nationaal Archief, ook ten aanzien van de, op zichzelf autonome en vanzelfsprekende, toestroom van archieven vanuit de rijksdienst. Selectiebeleid Bij een pro-actief collectiebeleid hoort een duidelijke plaatsbepaling van het Nationaal Archief ten aanzien van de vraagstukken van de selectie van overheidsarchieven. Waar zorgdragers en voormalig Algemeen Rijksarchief in het PIVOT-project de voorbereiding van selectielijsten nog opvatten als een gezamenlijk doel dat gezamenlijke inspanningen vergde, heeft de algemene rijksarchivaris zijn rol sinds de beëindiging van het project strikt beperkt tot datgene wat in de Archiefwet wordt genoemd: het deelnemen aan het driehoeksoverleg en het namens de Minister van OCenW uitvoeren van de vaststellingsprocedure van selectielijsten. Binnen die strikte taakopvatting liet de algemene rijksarchivaris zich in het driehoeksoverleg bijstaan door een terzake kundig historicus. Momenteel worden de selectielijsten uitgebreid met een in opdracht van de algemene rijksarchivaris opgestelde historischmaatschappelijke analyse, op basis waarvan de algemene rijksarchivaris zelf een bewustere en gerichtere keuze kan maken ten aanzien van het bewaren en vernietigen van archiefbescheiden. De Raad juicht deze ontwikkeling toe en ziet in het instrument van de historisch- maatschappelijke analyse ook mogelijkheden om het acquisitie- en collectiebeleid van het Nationaal Archief beter te structureren en te sturen, zowel richting overheden als richting particulieren. Wel acht de Raad een waarschuwing op zijn plaats: het herwinnen 6
Art. 1 lid 1 sub d van de Archiefwet definieert het begrip 'zorgdrager' als: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor archiefbescheiden.
Pagina
7 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
van het vertrouwen van historisch Nederland in de algemene rijksarchivaris als hoeder van het historisch belang bij de selectie van overheids-archieven zal een grote investering vergen in met name (continuïteit van) deskundigheid ten aanzien van zowel geschiedenis als de archiefvorming bij de rijksoverheid. Wat dat laatste betreft, pleit de Raad voor de wederopbouw en hernieuwde intensivering van de samenwerkingsrelatie met de zorgdragers bij het voorbereiden van selectielijsten en het verder ontwikkelen van de selectiemethode. Bij de voortschrijdende digitalisering van de overheidsadministratie en -informatie moet de wijze waarop de verantwoordelijkheden van zorgdragers enerzijds en openbaar archiefwezen anderzijds in het verleden georganiseerd was, opnieuw bezien worden. Om ook in het digitale tijdperk te waarborgen dat de overheidsadministratie en informatie voor het nageslacht bewaard blijft, is het dan ook noodzakelijk dat zorgdragers en openbaar archiefwezen zich gezamenlijk bezinnen op de wijze waarop de verantwoordelijkheden georganiseerd worden. Particuliere archieven Met nadruk kiest het Nationaal Archief er in de beleidsverkenning voor om meer particuliere archieven van nationale betekenis te gaan verwerven. De Raad juicht die keuze van harte toe. De rijkdom aan particuliere archieven is groot en als bron voor een compleet en betrouwbaar geschiedbeeld zijn ze onmisbaar. Particuliere archiefbezitters uit de meest uiteenlopende sectoren hebben grote problemen bij het in stand houden van hun archiefbezit en nog grotere problemen bij het onderbrengen van hun archieven bij instellingen die het behoud en de toegankelijkheid ervan kunnen waarborgen. Gegeven deze situatie zijn extra inspanningen van het Nationaal Archief voor de acquisitie van particuliere archieven zeer wenselijk. Het is voor het Nationaal Archief onmogelijk, maar ook onnodig om alle particuliere archieven van nationale betekenis te acquireren. Ook andere instellingen dragen immers bij aan de instandhouding van het nationaal geheugen en hebben binnen hun doelstellingen, budget en depots ruimte voor bestanden die de moeite waard zijn. Het Nationaal Architectuurinstituut (NAi) collectioneert archieven van architecten, het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) archieven die voor de sociaal-economische geschiedenis van belang zijn en zo zijn er in Nederland nog vele andere instellingen die archieven beheren. Naast het Nationaal Archief zijn er dus talloze andere spelers in het veld, zodat het Nationaal Archief een gericht acquisitiebeleid zal moeten voeren. Een doordacht acquisitiebeleid is echter slechts mogelijk op basis van inzicht in de aard, omvang en staat van alle archieven in kwestie. Om deze redenen bepleit de Raad hervatting door het Nationaal Archief van de registratie van particuliere archieven zoals die voorheen door het Centraal Register Particulieren Archieven werd uitgevoerd. Deze registratie kan onderzoekers, die
Pagina
8 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
voor een archief van nationaal belang misschien eerst bij het Nationaal Archief aankloppen, de weg wijzen naar de categoriale instellingen als NAi en IISG. De Raad zou er voorstander van zijn de registratietaak ook uit te breiden naar niet-Nederlandse archieven. Op basis van deze registratie kan het Nationaal Archief ook in het acquisitiebeleid duidelijke keuzes maken, die nu nog ontbreken in zijn beleidsverkenning. Zo zou het werkelijk optreden als Nationaal Geheugen. Het Nationaal Archief zou bovendien een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de vergroting en instandhouding van de archiefcollectie Nederland als het, uitgaande van de registratiegegevens van particuliere archieven, actief zou bemiddelen bij en adviseren over het onderbrengen van particuliere archieven bij instellingen waar beheer en toegankelijkheid gewaarborgd zijn. Op deze wijze zou het Nationaal Archief bij de acquisitie van particuliere archieven door het openbaar archiefwezen in zijn geheel een coördinerende rol kunnen spelen. De Staatssecretaris dient zich er wel van te vergewissen dat de ambitie van het Nationaal Archief om het Nationaal Geheugen te willen zijn, niet uitmondt in concurrentie tussen het Nationaal Archief en andere landelijk opererende instellingen om bestanden van nationale betekenis. Het Nationaal Archief heeft weliswaar recht, maar niet het alleenrecht, op het predikaat Nationaal Geheugen. Contacten met archieven in het buitenland Zeer tevreden is de Raad over de wijze waarop in de beleidsverkenning invulling wordt gegeven aan de internationale taak. Het Nationaal Archief onderhoudt contacten met het internationale archiefwezen in onder meer de oud-koloniën en de overzeese rijksdelen. Zo vermeldt de beleidsverkenning dat samenwerking plaatsvindt met Suriname, de Nederlandse Antillen en Aruba. Ook werkt het Nationaal Archief samen met landen waar de VOC actief was zoals Indonesië, Zuid-Afrika, India en Sri Lanka. Samen met deze landen wordt gewerkt aan het behoud en de ontsluiting van de VOCarchieven. De Raad ondersteunt dergelijke internationale initiatieven van harte. Digitalisering en publieksvraag Vanuit de optiek van verbetering van de dienstverlening acht de Raad de kwestie hoe het publiek vraagt minstens zo belangrijk als de vraag wat het publiek vraagt. Aandacht voor het eerste mist hij nog in de beleidsverkenning. Het Nationaal Archief heeft interessant materiaal in huis en het etaleren daarvan zal ongetwijfeld bezoekers trekken. Maar of die bezoekers tevreden zullen zijn of, nog liever, gestimuleerd zullen worden tot meer, ander of diepgravender speurwerk dan zij aanvankelijk van plan waren, hangt evenzeer af van de begeleiding en de hulpmiddelen die hen wordt aangeboden als van het materiaal zelf. De ontwikkeling van hulpmiddelen voor archiefonderzoek en de uitwerking van nieuwe vormen van onderzoeksbegeleiding bieden zeker in dit digitale tijdperk grote kansen die een instelling als het Nationaal Archief moet grijpen.
Pagina
9 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
De Raad bepleit dan ook het investeren in de uitwerking van het concept van de digitale studiezaal of liever nog, de digitale onderzoeksomgeving, waar elke (historisch) geïnteresseerde, hetzij professioneel historicus, hetzij doorgewinterde amateuronderzoeker, hetzij de vrijblijvend rondneuzende grasduiner of de door de geschiedenisleraar op pad gestuurde scholier op basis van zijn vraagstelling, zijn basiskennis en zijn onderzoeksvaardigheden digitaal bij de hand genomen wordt en de wondere wereld van de archieven wordt binnengevoerd. Bij de samenstelling van het producten- en dienstenpakket en de inrichting van de digitale studiezaal van het Nationaal Archief zou dus niet alleen met de publieksvraag, maar ook met de competenties van het publiek moeten worden rekening gehouden. Aanzetten daartoe zijn zichtbaar in de schets die de beleidsverkenning geeft van het programma RASTER, maar stevige houvast geeft de verkenning op dit punt nog niet. De beschrijving van de doelstellingen van RASTER sluiten aan bij de gedachten van staatssecretaris Van der Ploeg zoals verwoord in zijn beleidsbrief ‘Interactief archief’: digitalisering als investering in een kennisinfrastructuur, waarbij gebruik en hergebruik van digitaal gecreëerd of digitaal gereproduceerd materiaal tot nieuwe en grotere betekenisverbanden leidt. Voor zover RASTER al vertaald is in concrete projecten en activiteiten, ontstaat uit de beschrijving daarvan echter sterk het beeld van het simpelweg digitaliseren van inventarissen met voorbijgaan aan wat wordt genoemd ‘de relevantie’, dat is: de toevoeging van nieuwe betekeniscontext. Tekenend is in dit verband dat de ontwikkeling van de digitale studiezaal, het digitale depot en het kenniscentrum ten aanzien van digitalisering in de beleidsverkenning beschreven zijn als stonden zij volledig los van elkaar. Nu is de opbouw van een digitaal depot wellicht in sterkere mate een technologisch vraagstuk dan de inrichting van een digitale studiezaal. Voor beide geldt echter dat de inhoud en de toegankelijkheid vanuit archivistisch oogpunt moet worden benaderd. Bij het administratief gebruik van de digitale archieven die uiteindelijk hun plaats in het digitale depot van het Nationaal Archief zullen krijgen, is al een schat aan ervaringen opgedaan over de wijze waarop mensen deze archieven bevragen en wat ze nodig hebben om dat goed te doen. Daarom is het verbinden van de technische en de beheersmatige met de publieksgerichte en dienstverlenende kant voor het welslagen van digitaliseringsprojecten van groot belang. Daarom ook pleit de Raad er eerder in dit advies voor dat het Nationaal Archief zich bij de ontwikkeling van zijn functie van kenniscentrum vooral zou concentreren op de verwerving en verspreiding van kennis ten aanzien van de manier waarop archiefbezoekers uit welke publieksgroep dan ook de archieven bevragen. Zo kan het een kenniscentrum worden voor vragen omtrent de inrichting van de dienstverlening aan eindgebruikers.
Pagina
10 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
Van de manier waarop archiefbezoekers te werk gaan, valt tenminste één ding met stelligheid te zeggen: ze zijn niet geïnteresseerd in de archiefbeherende instellingen maar in de archieven en de informatie die daarin is vervat. Daarom zet de Raad, hoe loffelijk het streven van het Nationaal Archief naar vergroting van het eigen publieksbereik ook is, toch vraagtekens bij de sterke gerichtheid van het publieksbeleid op de eigen instelling. Zowel de eerder aangehaalde digitaliseringsbrief van de vorige Staatssecretaris7 als het recente rapport van de Adviesraad voor het Wetenschaps- en Technologiebeleid (AWT) getiteld ‘Geëngageerde Geesteswetenschappen’8 benadrukken dat de meest wezenlijke veranderingen en de grootste kansen die digitalisering met zich meebrengt, gelegen zijn in verandering van de kennisinfrastructuur. De AWT pleit voor "expertisecentra die met metadata virtuele knooppunten bieden tussen verschillende informatiebewaarplaatsen (…) met inhoudelijk gestructureerde zoekmachines waardoor fysieke en virtuele bronnen aan elkaar gekoppeld worden en langs nieuwe lijnen doorzoekbaar zijn".9 Uw voorganger stond in zijn digitaliseringsbrief een verschuiving voor "van een visie op het individuele gebruik van gedigitaliseerde collecties naar een visie gericht op flexibel gebruik binnen nieuwe kennisconglomeraten". De Raad sluit zich daar bij aan en zou graag zien dat het Nationaal Archief zich in den brede zou richten op verbetering van de infrastructuur voor het zoeken in de archiefcollectie Nederland, en wellicht ook de vele andere digitaal beschikbare cultuurhistorische kennis in Nederland. In dit kader zij overigens opgemerkt dat de Raad momenteel werkt aan een advies over e-cultuur, naar aanleiding van de standpunten die staatssecretaris Van der Ploeg in zijn digitaliseringsbrief heeft ontvouwd.10 Digitaal depot De beleidsverkenning gaat kort in op het project ‘depot 21e eeuw’. De Raad wil hier benadrukken dat een digitaal depot niet alleen een vraagstuk is van technologie (zoals de aanschaf van passende apparatuur en programmatuur), maar in sterke mate juist van organisatie. Daarbij draait het met name weer om de aard van de relatie tussen het Nationaal Archief en de zorgdragers. Die roept vragen op als: wat houdt beheersverantwoordelijkheid van de verschillende actoren, ook ten opzichte van elkaar, straks precies in, en: hoe worden dan de verantwoordelijkheden geregeld tussen 7
Beleidsbrief ‘Digitalisering van het cultureel erfgoed’, 27 mei 2002, Kamerstukken II, 2001-2002, 27 432, nr. 54.
8
W. Bijker, B. Peperkamp (red.), Geëngageerde Geesteswetenschappen. Perspectieven op cultuurveranderingen in een digitaliserend tijdperk, 2002 (AWT-Achtergrondstudies nr. 27).
9
AWT-rapport zie vorige noot, p. 104.
10
Zijn brief is door u overgenomen in afwachting van het advies van de Raad (conform uw brief aan de Tweede Kamer d.d 23 september 2002, kenmerk DCE/02/33283).
Pagina
11 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
zorgdragers in respectievelijk de dynamische fase (de administratieve fase waarvoor de zorgdragers verantwoordelijk zijn; 20 jaar volgens de wet) en de statische fase (volgend op de overdracht aan het Nationaal Archief)?11 De Raad merkte in dit advies al eerder op dat de voortgaande digitalisering van overheidsinformatie tot gevolg heeft dat de wijze waarop de verantwoordelijkheden van zorgdragers enerzijds en openbaar archiefwezen anderzijds tot nu toe georganiseerd waren, opnieuw moet worden bezien. De Raad gaat ervan uit dat het Nationaal Archief een rol wenst te spelen bij de beantwoording van deze belangrijke vraagstukken en verwacht dan ook dat het zijn visie hierop in het uiteindelijke beleidsplan uiteen zal willen zetten. Publieksbeleid Vergroting van het publieksbereik is blijkens de beleidsverkenning de belangrijkste ambitie van het Nationaal Archief voor de komende jaren. De Raad hecht eraan te benadrukken dat de publieksvraag in het collectiebeleid geen dominante rol mag spelen. Het belang van archieven als bron voor de reconstructie van de nationale geschiedenis moet bij de acquisitie voorop blijven staan. De publieksvraag is dus vooral een factor bij het samenstellen van het dienstverlenings- en productenpakket. Wil men een zo groot mogelijk publiek te bereiken, dan zal men rekening moeten houden met wat het publiek vraagt. Inzicht in de publieksvraag is dus een eerste vereiste. Terecht stelt de beleidsverkenning dat daarvoor marktverkenning en marktonderzoek noodzakelijk zijn. Of, wanneer en hoe dergelijk onderzoek wordt opgestart, is niet duidelijk Nu worden reeds vier inhoudelijke thema's prominent in de etalage gezet. Of dit inderdaad de thema's zijn die, zoals de beleidsverkenning stelt, het best aansluiten bij de actuele belangstelling van samenleving en politiek, wordt niet onderbouwd. Dat is kwalijk omdat niet alleen publieksgerichte initiatieven maar ook prioritering en keuzes ten aanzien van behoud en acquisitie aan deze thema's worden opgehangen. De Raad meent dat marktverkenning en marktonderzoek idealiter vooraf hadden moeten gaan aan de beleidsverkenning. De Raad merkt nog op dat het Nationaal Archief wellicht te hoge verwachtingen heeft wat betreft het bereiken van de beoogde doelgroep van de ‘grasduiners’. Investeren in deze doelgroep zal het Nationaal Archief waarschijnlijk veel kosten vergen, terwijl het rendement onzeker is. De Raad meent dat grasduiners beter kunnen worden bereikt via de 'Boulevard van het Actuele Verleden', tentoonstellingen door andere partners of via de publicaties van lokale en regionale publicerende historici en romanschrijvers. Presentatie en educatie 11
De algemene rijksarchivaris erkent deze problemen. Zie J. Kloeze, ‘ Archiveren krijgt in het digitale tijdperk een nieuwe dimensie. Minder cultuur en meer ICT', Automatisering Gids 12 april 2002.
Pagina
12 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
In het kader van de beoordeling van deze beleidsverkenning is het opportuun om alvast te kijken naar de verbanden met en de mogelijke consequenties van de ‘Boulevard van het Actuele Verleden’ voor de organisatie en ambities van het Nationaal Archief. In een eerder advies heeft de Raad reeds kort aandacht geschonken aan dit nieuwe initiatief.12 De Boulevard lijkt een geschikt medium om een deel van de missie van het Nationaal Archief te verwezenlijken, namelijk de doelstelling om de cultuurbeleving te stimuleren door op basis van de collectie (inter)actief informatie te verstrekken en activiteiten te organiseren. Het Nationaal Archief zou de Boulevard dan ook als mogelijkheid bij uitstek moeten gebruiken om in samenwerking de beoogde nieuwe presentatie- en educatietaken te ontwikkelen. Integratie van een deel van deze taken van het Nationaal Archief in de Boulevard-organisatie ligt volgens de Raad voor de hand. Het is de taak van archieven hun collectie op een objectieve wijze toegankelijk te maken. Daartegenover staat het actief bijdragen aan historische beeldvorming, hetgeen aansluit bij de presentatieplannen van de Boulevard. In de visie van de Raad kan het Nationaal Archief hierbij primair een rol vervullen als leverancier van tentoonstellingsmateriaal en kennis.Een vermenging van de taken van het objectief toegankelijk maken en het actief bijdragen aan de historische beeldvorming is echter niet wenselijk. Het Nationaal Archief zou het aanbieden van geschiedenisverhalen daarom moeten overlaten aan partners die daarvoor de specifieke kennis en kunde reeds in huis hebben, binnen samenwerkingsverbanden zoals de Boulevard. Zo kunnen presentaties (mede) bestaande uit materiaal van het Nationaal Archief in bijvoorbeeld de Boulevard ertoe bijdragen dat de belangstelling van het publiek voor de collectie van het Nationaal Archief wordt vergroot. Conclusies en aanbevelingen De beleidsverkenning van het Nationaal Archief geeft blijk van grote ambities. Deze ambitieuze plannen passen bij de belangrijke rol die het Nationaal Archief in het archiefveld inneemt. Bij dit hoge ambitieniveau mist de Raad echter nog wel een duidelijke prioriteitsstelling. Aan het begin van dit advies somde de Raad de vier taken op die het Nationaal Archief minimaal zou dienen uit te voeren. De wettelijke taak van het in goede, geordende staat overnemen, beheren en beschikbaar stellen van rijksoverheidsarchieven voert het Nationaal Archief goed uit. Wel mist de Raad nog een visie op de invulling van de wettelijke taak inzake digitaal gevormd archief. De nieuwe initiatieven die het Nationaal Archief ten aanzien van particuliere archieven wil ontplooien, steunt de Raad van harte. Zeer tevreden is de Raad ook over de wijze waarop het Nationaal Archief contacten onderhoudt met het internationale archiefwezen. Tot slot is het op de goede weg waar het gaat om zijn taak als vraagbaak voor het publiek en als verwijzer naar andere archiefinstellingen. 12
Advies presentatie van Nederlandse geschiedenis in musea d.d. 19 maart 2002.
Pagina
13 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
De Raad benadrukt dat een adequate uitoefening van deze vier kerntaken gewaarborgd moet blijven. De nieuwe taken die het Nationaal Archief - met name ter vergroting van het publieksbereik - wil gaan aanvatten, mogen niet ten koste gaan van deze kerntaken. Na beoordeling van de beleidsverkenning tegen de achtergrond van deze vier taken, de beleidsvoornemens van uw voorganger, de Archiefwet en het Archiefbesluit, komt de Raad tot de volgende aanbevelingen. Deze moeten worden beschouwd als opbouwende kanttekeningen en aanscherpingen van de lijnen die in de beleidsverkenning worden uitgezet. •
De Raad pleit ervoor dat het Nationaal Archief naast de 'Boulevard van het Actuele Verleden' meer structurele samenwerkingsverbanden aangaat.
•
De Raad beveelt u aan het archief van Holland (voor 1840) en Zuid-Holland (na 1840) dat nu nog in het Nationaal Archief wordt bewaard, onder te brengen in hetzij een zelfstandige instelling, hetzij een RHC Zuid-Holland in samenwerking met de hiervoor het meest in aanmerking komende gemeente(n).
•
De Raad ziet voor het Nationaal Archief een nieuwe kans zich als kenniscentrum te positioneren voor de ontwikkeling, verwerving en verspreiding van kennis ten aanzien van de manier waarop bezoekers archieven bevragen, mede in het licht van de digitalisering. Hij wijst erop dat organisatorische randvoorwaarden moeten zijn vervuld voor een succesvol kenniscentrum, zoals het uitvoeren van marktonderzoek naar de behoeften in het veld en het creëren van draagvlak door afstemming met het veld.
•
De Raad bepleit een pro-actief collectiebeleid bij het Nationaal Archief, zowel inzake rijksoverheidsarchieven als particuliere archieven. Wat betreft het selectievraagstuk heeft hij hoge verwachtingen van de historisch maatschappelijke analyse. De Raad pleit echter ook voor hernieuwde samenwerking met de zorgdragers bij het voorbereiden van selectielijsten en het verder ontwikkelen van de selectiemethode.
•
De Raad juicht de initiatieven toe die het Nationaal Archief wil ontplooien met betrekking tot particuliere archieven. In dit kader pleit de Raad voor hervatting door het Nationaal Archief van de registratie van particuliere archieven, zodat het een acquisitiebeleid kan opzetten dat uitgaat van duidelijke keuzes. Daarnaast zou het Nationaal Archief volgens de Raad bij de acquisitie van particuliere archieven door het openbaar archiefwezen in zijn geheel een coördinerende rol kunnen spelen.
•
De Raad zet vraagtekens bij de sterke focus van het
Pagina
14 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
publieksbeleid op de eigen instelling en zou graag zien dat het Nationaal Archief zich in den brede zou richten op verbetering van de infrastructuur voor het zoeken in de archiefcollectie Nederland. •
Volgens de Raad bieden de ontwikkeling van hulpmiddelen voor archiefonderzoek en de uitwerking van nieuwe vormen van onderzoeksbegeleiding in dit digitale tijdperk grote kansen. Bij de samenstelling van het producten- en dienstenpakket en de inrichting van de digitale studiezaal van het Nationaal Archief zou niet alleen met de publieksvraag, maar ook met de competenties van het publiek moeten worden rekening gehouden.
•
Het beheer van digitaal gevormd archief verschilt fundamenteel van de gebruikelijke vorm van archiefbeheer, met name als het gaat om organisatie, verantwoordelijkheden, expertise en financiële middelen. De Raad meent dat het Nationaal Archief samen met andere instellingen zoals het Bureau Digitale Duurzaamheid een visie moet (willen) ontwikkelen op deze digitale vraagstukken.
•
De Raad is van mening dat de publieksvraag in het collectiebeleid geen dominante rol mag spelen.
•
Wat betreft het publieksbeleid meent de Raad dat marktverkenning vooraf dient te gaan aan de keuze van inhoudelijke thema's die worden ingezet ter vergroting van het publieksbereik. Deze thema's moeten worden vastgesteld aan de hand van de publieksvraag en de sterke punten van de collectie.
•
De professionele verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief voor het maken van objectiveerbare keuzes bij het toegankelijk maken van zijn archieven verdraagt zich slecht met de taak om die archieven ook te interpreteren. Het Nationaal Archief zou het aanbieden van geschiedenisverhalen dan ook moeten overlaten aan partners die daarvoor de specifieke kennis en kunde reeds in huis hebben, dan wel op dit terrein waar mogelijk nauw met hen moeten willen samenwerken.
Indien rekening wordt gehouden met deze aanbevelingen steunt de Raad de plannen zoals het Nationaal Archief die in zijn beleidsverkenning heeft ontvouwd. De Raad betwijfelt overigens ten zeerste of deze ambities zonder extra geld zijn te realiseren, terwijl ook de aangekondigde bezuinigingen een serieuze bedreiging vormen. Wil het Nationaal Archief zijn plannen voortvarend kunnen uitvoeren, dan moet het volgens de Raad kunnen rekenen op een daartoe geëigend budget. Dit budget dient te passen bij een organisatie met de statuur van het Nationaal Archief, dat door de omvang en betekenis van de door hem beheerde archieven immers een centrale positie in het archiefveld inneemt. Tot slot merkt de Raad op dat de beleidsverkenning van het Nationaal
Pagina
15 Nummer
arc-2002.4452/2
Raad voor Cultuur
Archief nog geen zicht biedt op de wijze waarop het het aangekondigde veranderingsproces wil verwezenlijken. Een inventarisatie van de haalbaarheid van de doelstellingen en van de benodigde tijd, menskracht en expertise ontbreken nog. Een procesmatige aanpak zou hier nuttige diensten kunnen bewijzen. De Raad gaat er vanuit dat een beleidsplan zal volgen waarin de organisatorische randvoorwaarden van de gestelde doelen helder uiteen zullen worden gezet. Mogelijk zullen de beleidsvoornemens van het Nationaal Archief en zijn rechtsvorm nog worden beïnvloed door de voortgaande besteldiscussie. In het licht van deze ontwikkelingen zal de Raad dan ook graag weer adviseren over het uiteindelijke beleidsplan van het Nationaal Archief. De Raad hoopt bij die gelegenheid te kunnen constateren dat de aanbevelingen uit dit advies ter harte zijn genomen.
Dit advies werd voorbereid door de commissie Archieven van de Raad voor Cultuur, onder voorzitterschap van mw. drs. A. Netiv. De commissie werd voor deze gelegenheid aangevuld met dr. R. Knoop, Raadslid en voorzitter van de commissie Musea. Het secretariaat werd gevoerd door mw. drs. M. Windhorst en mw. mr. drs. A. Beunen.
Met de meeste hoogachting,
mr. W. Sorgdrager Voorzitter
dr. J.A. Brandenbarg Algemeen Secretaris
Pagina
16 Nummer
arc-2002.4452/2
