Inleiding Vanaf 1 juni 2009 is het gebruik van het BurgerServiceNummer (BSN) in de zorg verplicht. Deze handleiding beschrijft de reguliere bevraging van de cliëntgegevens zoals deze binnen PlanCare Dossier plaatsvindt. Het gaat hierbij om:
opvragen van het BSN;
verificatie van het BSN;
opvragen van persoonsgegevens;
controle van Wettelijk Identiteitsdocument (WID-controle).
Onderstaand schema toont de handleidingen in het grote geheel en geeft de verbanden aan.
Cliënt
Cliëntdossier raadplegen
Indicatie
Contract
AZR Berichtenverkeer
Contract koppelen aan ZZP
Importeren
Inschrijving
Planning
Zorg
SQL Zorgplan Planning van aan- en afwezigheid
Productieverantwoording
Declaratie
Verblijfsdagen en tijdelijke afwezigheid
Bevriezen en vaststellen productie
Overig
Managementinformatie
Zorgplanrapportage Nieuwe cliënt aanmelden (handmatig / uit AW33) (AZR wachtlijst)
AZR Berichtenverkeer Indicatie verwerken
Contract koppelen aan Arrangementen
Mutatie
Aan- en afwezigheidsregistratie (dagdelen)
Aanmaken facturen
Tijdverantwoording (uren)
Berichtenverkeer (AW 319 en CAK berichtenverkeer)
FarmedRX
Contactpersonen beheren
AZR berichtenverkeer Exporteren
Module zorgplanning Wachtlijstbeheer
MIC
Verklaring van de iconen Er wordt belangrijke informatie medegedeeld Er wordt een tip gegeven Er wordt een voorbeeld uitgewerkt of een toelichting gegeven
Word-integratie
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
Inhoudsopgave Reguliere bevraging BSN in PlanCare Dossier......................................................................................................... 3 Verplichte controle/vaststelling van BSN-informatie door de organisatie.............................................. 3 Instellen parameters voor BSN-bevraging ........................................................................................................... 5 BSN opvragen.................................................................................................................................................................. 6 BSN verifiëren ............................................................................................................................................................... 11 Persoonsgegevens opvragen ................................................................................................................................. 11 Controle Wettelijk Identiteitsdocument (WID) ................................................................................................ 12 Vergewissen .................................................................................................................................................................. 14 XML bestand ................................................................................................................................................................. 14 GBA ................................................................................................................................................................................... 15 BSN Cliëntselectie ....................................................................................................................................................... 15
Pagina | 2
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
Reguliere bevraging BSN in PlanCare Dossier Vanaf 1 juni 2009 is het gebruik van het BurgerServiceNummer (BSN) in de zorg verplicht. Dat betekent dat alle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars/zorgkantoren het BSN moeten gebruiken in hun administratie en bij onderlinge communicatie (gegevensuitwisseling) over cliënten. Het gebruik van het BSN in de zorg is geregeld in de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z). Vanuit de wetgeving zijn de volgende voordelen benoemd van het gebruik van het BSN in de zorg:
het vermindert het aantal fouten bij het uitwisselen van patiëntgegevens;
het voorkomt persoonsverwisseling;
het maakt declareren eenvoudiger;
het geeft betere bescherming tegen identiteitsfraude;
het biedt de mogelijkheid op een betrouwbare en veilige manier patiëntgegevens uit te wisselen via het landelijk elektronisch patiëntendossier (EPD).
Verplichte controle/vaststelling van BSN-informatie door de organisatie Zeker moet zijn dat het juiste BSN bij de juiste persoon gebruikt wordt. Daarom moeten organisaties aan twee verplichtingen voldoen voordat het BSN van een patiënt mag worden gebruikt. 1. De identiteit van de cliënt moet worden vastgesteld via de controle van het Wettelijk Identiteits Document (WID). 2. Vastgesteld moet zijn dat het BurgerServiceNummer van de cliënt juist is. Deze controles worden uitgevoerd via een geautomatiseerde verbinding tussen PlanCare Dossier als onderdeel van uw ICT-netwerk en het landelijke BSN-informatiesysteem, de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV-Z).
Pagina | 3
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN Pas als na deze handelingen vaststaat dat het BSN juist is en de persoonsgegevens en de persoon bij elkaar horen, mag het BSN worden gebruikt in de communicatie met anderen. Deze handleiding beschrijft de functionaliteit voor de Reguliere Bevraging van het BSN binnen PlanCare Dossier. Bij de Reguliere Bevraging gaan we uit van de situatie dat u van een individuele cliënt het BSN wilt controleren. Bijvoorbeeld omdat u na een eerste contact de cliëntgegevens voor het eerst vastlegt in PlanCare Dossier. Bij de reguliere bevraging van de cliëntgegevens gaat het om:
opvragen van het BSN;
verificatie van het BSN;
opvragen van persoonsgegevens;
controle van Wettelijk Identiteitsdocument (WID-controle).
Bij uitwisseling van persoonsgegevens met gebruikmaking van het BSN zal zonder twijfel vast moeten staan op welke persoon het BSN en de overige persoonsgegevens betrekking hebben. Alleen dan kunnen persoonsgegevens en BSN vertrouwd en verantwoord worden uitgewisseld. Dit betekent dat bij het de eerste keer in contact komen met de cliënt en de vastlegging van de cliëntgegevens: 1. u formeel de identiteit moet vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsdocument of u moet zich vergewissen van de identiteit van de cliënt als een dergelijk document ontbreekt. 2. u het correcte BSN moet bepalen en vastleggen. 3. u via de reguliere bevraging in PlanCare Dossier het BSN van de cliënt opvraagt via een directe verbinding met de SBV-Z. Vanuit het stamblad met cliëntgegevens kunt u opdracht geven voor de BSN-controle, waarmee direct de gegevens van de cliënt bij de SBV-Z gecontroleerd worden en u ook vrijwel direct het resultaat van de SBV-Z terugkrijgt en dit in PlanCare Dossier wordt getoond. Let op! Ontvangt u cliëntgegevens bijvoorbeeld via een AZR-bericht dan hoeft u de controle NIET uit te voeren. In het reguliere AWBZ-proces ontvangt u een AZR-bericht van het zorgkantoor waarin het BSN-nummer is opgenomen. Dit kunt u dan gewoon overnemen als vastgesteld BSN-nummer omdat het indicatieorgaan dit al gecontroleerd heeft en dit vervolgens als onderdeel van de cliëntgegevens in het AZR-bericht naar het zorgkantoor
Pagina | 4
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN heeft meegestuurd. Als eerste schakel in het proces (indicatieorgaan > zorgkantoor > zorginstelling) zijn de cliëntgegevens bij het indicatieorgaan voor het eerst vastgelegd. Daarom heeft het indicatieorgaan de BSN-controle uitgevoerd. En hoeft u dit niet opnieuw te doen. U bent wel verplicht om u ervan te vergewissen dat de persoon die u voor zich heeft, inderdaad de persoon is wie hij zegt dat hij is. Voor de werking binnen PlanCare Dossier is het belangrijk dat: 1. op uw centrale computersysteem een UZI-servercertificaat geïnstalleerd is voor de beveiligde toegang met SBV-Z en er een internetverbinding actief is vanuit de server; 2. op uw centrale computersysteem de PlanCare Dossier BSN-webservice is geïnstalleerd voor de communicatie tussen PlanCare Dossier en de verbinding met SBV-Z op basis van het servercertificaat en de internetverbinding; 3. op de werkplek een dll-bestand beschikbaar is waarmee de BSN-functionaliteit binnen PlanCare Dossier kan worden opgestart. De webservice en het dll-bestand zijn als onderdeel van PlanCare Dossier vanaf versie 11.5.0 beschikbaar gesteld. In de voorbeelden wordt gebruik gemaakt van fictieve cliënten voortkomend uit de testbestanden van de SBV-Z.
Instellen parameters voor BSN-bevraging Ga naar Bestand/Systeemfuncties/Parameters tabblad BSN voor het instellen van de gegevens voor de communicatie met SBV-Z.
Hier wordt de serveradres aangegeven waarmee gecommuniceerd gaat worden met de BSNWID-proxy van PlanCare Dossier. En tevens de poort waarover de communicatie plaatsvindt. Zie voor een uitgebreide beschrijving de technische handleiding bij BSN.
Pagina | 5
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN Op instellingsniveau (menu optie Stamgegevens/Instelling) moet het serienummer van het certificaat per Instelling worden ingevuld in het veld BSN Certificaat serienummer. Dit nummer is te vinden in de eigenschappen/opmerkingen van het certificaat.
BSN opvragen In PlanCare Dossier bevindt zich onder de knop Stamgegevens een extra tabblad met de naam BSN.
Daarnaast worden op het stamblad met de cliëntgegevens rechts op het scherm het BSN getoond en of het BSN is vastgesteld en door welke partij. Daaronder wordt vermeld of de identiteit al dan niet is vastgesteld.
Onderin het tabblad Personalia bevinden zich drie nieuwe tabbladen die ook in deze handleiding besproken zullen worden, namelijk:
BSN
Identiteit
GBA
Hieronder een voorbeeld van de BSN-informatie en de bron.
Nadat u het dossier van de cliënt geopend heeft met de cliëntgegevens, klikt u op het tabblad BSN. U krijgt dan het volgende scherm:
Pagina | 6
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
In dit scherm ziet u aan de linkerkant de huidige PlanCare Dossier gegevens. Aan de rechterkant komen (na opvraagactie) de terugontvangen gegevens die u vervolgens al dan niet kunt overnemen (zie later). Het opvragen van gegevens bij de SBV-Z gebeurt op basis van zogenaamde zoekpaden:
Zoekpad 1: geboortedatum, geslacht, huisnummer en postcode of
Zoekpad 2: geboortedatum, geslacht en geslachtsnaam.
In het scherm ziet u bij een aantal velden in het rood een 1, een 2 of een * staan. De velden waar een 1 en een * voor staat zijn de minimale gegevens die nodig zijn voor een aanvraag op grond van zoekpad 1. De velden waar 2 en een * voor staat zijn de gegevens met betrekking tot zoekpad 2.
Pagina | 7
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
Let op! Let op: wanneer niet minimaal een zoekpad volledig is kan er geen controle plaatsvinden en is de knop BSN Opvragen niet actief. In bovenstaand voorbeeld is in de linker afbeelding bij zoekpad 1 geen huisnummer ingevuld en bij zoekpad 2 geen geslachtsnaam. De knop BSN Opvragen is niet actief. Wordt een van deze gegevens ingevuld dan is in ieder geval een van de zoekpaden volledig en kan het BSN worden opgevraagd. Ontbrekende gegevens kunnen direct in de velden op het tabblad BSN worden ingevuld. Deze worden automatisch overgenomen op het tabblad Personalia. Is bij een cliënt nog geen BSN vastgesteld, dan gebeurt dat door op de knop BSN Opvragen te klikken. In het tekstveld rechtsboven staat in eerste instantie Nog geen BSN gegevens vastgelegd.
Na de opvraging staat er:
Pagina | 8
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN Een scherm meldt dat er (op basis van de verstrekte gegevens) een BSN gevonden is en of u dat wilt vastleggen in de database (van PCD).
Nadat u met Ja heeft geantwoord, wordt het BSN vastgelegd en krijgt u in het rechter gedeelte van het scherm gegevens te zien. Het kan voorkomen dat sommige van die gegevens nog niet aanwezig zijn in uw huidige cliëntenregistratie. U kunt deze dan overnemen. U kunt bepaalde gegevens overnemen door het selecteren van het knopje < voor het desbetreffende veld. Wilt u in één keer alle gegevens overnemen in de velden waar het knopje < voor staat, selecteer dan de knop bovenaan < alles.
Gaan we terug naar het tabblad Personalia dan zie zien we onder in het scherm op het tabblad BSN de volgende inhoud:
En rechts:
Pagina | 9
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
De vermelding onder BSN bron en onder het vinkje Vastgesteld geeft aan waar de gegevens vandaan komen. Ontvangt u het BSN via een AZR2.2-bericht dan staat hier andere BSN gebruiker.
Het opvragen van het BSN zal voornamelijk voorkomen bij nieuwe cliënten waarvan u zelf de gegevens voor de eerste keer vastlegt in PlanCare Dossier.
Pagina | 10
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
BSN verifiëren Indien u beschikt over een BSN maar zeker wilt weten of dit klopt kunt u de button BSN verifiëren gebruiken.
Afhankelijk van de juistheid van gegevens krijgt u vervolgens bericht terug. In onderstaande geval zijn niet alle gegevens juist.
Vervolgens kunt u desgewenst de ontbrekende/onjuiste gegevens aanvullen middels de knopjes < en/of < alles.
Persoonsgegevens opvragen
Bij het in contact komen met nieuwe cliënten kunt u via Persoonsgegevens opvragen een aantal dingen tegelijk doen. Naast het gedeeltelijk vullen van de cliëntgegevens krijgt u op deze wijze meteen het BSN.
Pagina | 11
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
Controle Wettelijk Identiteitsdocument (WID) De WID controle houdt in: het vaststellen van de identiteit aan de hand van een Wettelijk Identiteits Document. Wettelijke identiteitsdocumenten zijn:
Nationaal paspoort;
Nederlandse identiteitskaart;
Rijbewijs;
Diplomatiek paspoort;
Dienstpaspoort;
Reisdocument voor vluchtelingen of vreemdelingen.
Heeft de cliënt geen identiteitsdocument dan moet u voor uzelf vaststellen dat de cliënt echt degene is die zegt dat hij/zij is. Bijvoorbeeld op basis van herkenning of het feit dat u de cliënt al lang kent vergewist u zich van de identiteit van de cliënt. De WID controle (en ook het vergewissen) doet u via het onderste deel van het tabblad Personalia. U klikt daar op het tabblad Identiteit.
Vervolgens klikt u op de knop met het groene plusje.
Pagina | 12
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN Het volgende scherm wordt geopend:
Bij Identiteit type heeft u de keuze uit Vergewissen of WID.
Vervolgens kunt u bij Documenttype kiezen welk document u ter beschikking heeft. Deze keuzelijst kan niet worden aangepast of uitgebreid. Een identiteitskaart valt onder Nederlands reisdocument.
Daarna kunt u het nummer van dat document invoeren (documentnummer) en daaronder de geldigheidsduur van het document. Bij Door personeelslid wordt diegene ingevuld die de controle uitoefent (daar staat automatisch de naam onder wie is ingelogd in PlanCare Dossier). De datum is de huidige systeem datum (automatisch).
Pagina | 13
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN De regel is nu ingevuld en bij Identiteit (rechts in het scherm Personalia) staat nu een vinkje. Daaronder staat WID en daaronder op basis waarvan de WID is uitgevoerd, in dit geval Nederlands reisdocument.
Rechts in het scherm wordt de huidige status van de vastgestelde identiteit weergegeven.
Vergewissen Indien u bij Identiteit type gekozen heeft voor vergewissen dan kan/behoeft de rest van de gegevens niet ingevoerd te worden. U kunt dan alleen op OK drukken. Vergewissen wil niet meer zeggen dan controleren of diegene die u voor zich heeft is wie hij zegt dat hij is. Vergewissen wordt ook gebruikt om personen waar u al lang een (behandel)relatie mee heeft te controleren. U kent hem/haar, maar voor het verdere communiceren met het BSN moet dat officieel bevestigd worden. Vergewissen vindt bijvoorbeeld plaats bij personen die geen officieel reisdocument hebben, bijvoorbeeld een cliënt van 92 die nog nooit in het buitenland is geweest en geen rijbewijs heeft, of een kind van 2 dat nog niet op het paspoort van de ouders is bijgeschreven. Ook indien u het BSN aangeleverd krijgt van een andere zorgaanbieder en het BSN-nummer is vastgesteld (bijvoorbeeld via AZR) moet u vaststellen dat de cliënt inderdaad degene is die hij/zij zegt te zijn. Uiteraard dient u bij welke twijfel dan ook het BSN te controleren.
XML bestand
De knop xml op het tabblad BSN is ervoor bedoeld de antwoordberichten van de SBV-Z in te kunnen zien. Indien u berichten heeft ontvangen ziet dat er zo uit.
Pagina | 14
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
GBA Op het tabblad GBA vind u de gegevens van de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens. Dit zijn de adresgegevens zoals die van de cliënt bekend zijn in de gemeentelijke bevolkingsadministratie.
BSN Cliëntselectie Onder menu item Bewoners/BSN Cliëntselectie bevindt zich een scherm om te controleren welke cliënten (nog) geen vastgesteld BSN hebben.
Pagina | 15
PlanCare Dossier Reguliere bevraging BSN
Er kan gefilterd worden op de volgende onderdelen:
Geen filter
BSN vastgesteld
Geen vastgestelde BSN
Eigen Administratie
Identiteit niet vastgesteld
Daarnaast kunnen de volgende zoekitems worden aangegeven:
Naam
Burgerservicenummer
Geboortedatum
Wanneer u de cliënt selecteert en op OK klikt, of dubbelklikt op de regel van die cliënt, dan komt u in het BSN tabblad bij de stamgegevens van de cliënt.
Pagina | 16
