Ondernemingsmodule deel 5 Management en ondernemerschap – beheervraagstukken Ondernemers moeten de operationele activiteiten van hun bedrijf goed in de gaten houden om op de korte en lange termijn te overleven en te floreren. De beheervraagstukken waarmee ondernemers te maken krijgen zijn onder andere het beheren van groei, beheer in mindere tijden, het verlaten van de onderneming en persoonlijke keuzes en uitdagingen. Groei beheren William Williams, medeoprichter van Glory Foods (www.gloryfoods.com) heeft een ongewone methode om groei te beheren. Zijn bedrijf, dat in Columbus (Ohio) gevestigd is, verkoopt ‘eerlijke’ specialiteiten uit het zuiden van de Verenigde Staten. De maaltijden zijn gemakkelijk te bereiden, dit in tegenstelling tot de traditionele kookstijl uit het zuiden waarin uren bereidingstijd niet ongewoon zijn. Glory Foods heeft een succesvolle niche in de markt weten in te nemen door een conservatief groeipad te volgen. William’s beslissing om het langzaamaan te doen was hoofdzakelijk ingegeven door het feit dat het niet wilde dat het aandeel van de oprichters tot een minimum zou verwateren om de voor de groei benodigde financiën binnen te slepen. Hoewel deze methode langer duurde, stonden Williams en zijn partners achter de methode omdat ze zo nog steeds konden bepalen wat er met het bedrijf gebeurde.01 Groei is een natuurlijke en gewenste doelstelling voor ondernemingen. Groei is datgene wat een onderneming van andere bedrijven onderscheidt. Het is zelfs onderdeel van onze definitie over ondernemerschap. Ondernemingen streven groei na.02 De groei hoeft echter niet snel te gaan. Langzaam groeien kan net zo goed zijn, zoals William Williams heeft ondervonden. Goed groeien gebeurt niet zomaar. Het vereist het beheren van alle aan groei gerelateerde operationele activiteiten. Hieronder vallen ook planning, organisatie en beheer. De groei plannen Het lijkt alsof we het weer over planning hebben in plaats van over beheer. De twee hebben ook veel met elkaar te maken, zoals je nog weet van hoofdstuk 17. (Zie figuur 17.2.) De beste groeistrategie is een goed geplande strategie.03 De beslissing om te groeien ontstaat niet zomaar; het is een onderdeel van de algemene zakelijke doelstellingen en plannen van het bedrijf. Een snelle groei zonder planning kan desastreus zijn. Ondernemers moeten de groeistrategieën in hun planning opnemen, maar ze moeten die planning ook weer niet te strak doorvoeren. De plannen moeten flexibel genoeg zijn om op onverwachte mogelijkheden te kunnen reageren. Zodra de plannen geformuleerd zijn, moet de ondernemer groei organiseren. De groei organiseren
De belangrijkste taken bij organisatie met het oog op groei zijn het vinden van kapitaal en personeel en het versterken van de bedrijfscultuur. Het hebben van voldoende kapitaal is een belangrijk punt voor groeiende ondernemingen. Groeien kost geld. De processen voor het vinden van kapitaal om de groei te financieren lijken sterk op de processen die voor het oprichten van de onderneming worden doorlopen. De onderneming heeft zich op dit moment hopelijk wel bewezen, zodat de aanvraag gemakkelijker zou moeten verlopen. Als dit niet zo is, kan het zeer lastig worden om het benodigde kapitaal te vinden. Dit is waarom we eerder hebben vermeld dat de beste groeistrategie gepland is. Die planning moet onder andere aangeven hoe de groei gefinancierd gaat worden. Boston Beer Company, de brouwer van Samual Adams‐bier, groeide gedurende twaalf jaar dertig tot zestig procent per jaar doordat het zich exclusief bleef richten op het aan de man brengen van hun bestverkopende product. Het bedrijf was zo gericht op het vergroten van het eigen marktaandeel, dat het te weinig financiële beheermiddelen en een inadequate financiële infrastructuur bleek te hebben. In perioden van groei dwongen problemen met de cashflow de directeur en brouwmeester Jim Koch ertoe een tot dan toe ongebruikt investeringskapitaal aan te spreken. Toen het bedrijf aan het einde van de jaren tachtig een financieel directeur aantrok, ontwikkelde deze direct een structuur die het bedrijf in staat stelde de groei door middel van een plan voor toekomstige groei efficiënter en effectiever te beheren.04 Een ander belangrijk iets waarmee een groeiende onderneming rekening moet houden, is het vinden van personeel. Als de onderneming snel groeit, is deze noodzaak vanwege de tijdsdruk nog erger. Het is belangrijk om de personeelsvereisten voor het opvangen van de groei zo veel mogelijk te plannen. Ook kan het nodig zijn om extra training en ondersteuning te verzorgen om het personeel te helpen de bij groei horende druk te verwerken. Tot slot is het belangrijk om een positieve, op groei gerichte bedrijfscultuur te ontwikkelen. Deze cultuur moet de mogelijkheden voor succes verbeteren, zowel op organisatorisch als individueel vlak. Dit kan soms lastig zijn, met name als de veranderingen snel gaan. De waarden, instellingen en overtuigingen die in deze tijden worden gevormd zijn echter essentieel voor het voortdurende succes van de onderneming. In figuur OM.6 vind je enkele suggesties om ervoor te zorgen dat de bedrijfscultuur de groei ondersteunt. Werknemers gericht houden op wat het bedrijf hoopt te bereiken is essentieel voor het uiteindelijke succes van de groeistrategie. Als werknemers zich niet betrokken voelen, dat is de kans klein dat de strategie zal slagen. Figuur OM.6 Suggesties voor het verkrijgen van een bedrijfscultuur die groei ondersteunt • • • • • •
HOUD DE COMMUNICATIEKANALEN OPEN – INFORMEER WERKNEMERS OVER BELANGRIJKE ONTWIKKELINGEN WEK VERTROUWEN DOOR EERLIJK, OPEN EN TO‐THE‐POINT TE ZIJN OVER DE UITDAGINGEN EN BELONINGEN VAN GROEI LUISTER GOED – PROBEER UIT TE VINDEN HOE HET PERSONEEL OVER DE PLANNEN DENKT WEES BEREID OM TAKEN TE DELEGEREN WEES FLEXIBEL – WEES BEREID OM DE PLANNEN ZO NODIG AAN TE PASSEN VOORZIE WERKNEMERS REGELMATIG VAN FEEDBACK EN INFORMATIE DOOR HUN DE RESULTATEN TE VERTELLEN, ZOWEL GOEDE ALS SLECHTE
• • • •
BEKRACHTIG BIJDRAGEN VAN WERKNEMERS DOOR HUN INSPANNINGEN TE ONDERKENNEN TRAIN HET PERSONEEL OM HUN VAARDIGHEDEN EN CAPACITEITEN TE VERBETEREN HOUD TIJDENS DE GROEI DE AANDACHT OP DE DOELSTELLINGEN VAN DE ONDERNEMINGEN KWEEK EN BEKRACHTIG EEN ‘WIJ’‐GEVOEL. VOOR EEN SUCCESVOLLE GROEI IS DE GECOÖRDINEERDE INZET VAN AL HET PERSONEEL NODIG
De groei beheren Een andere uitdaging voor groeiende ondernemingen is het versterken van reeds gebruikte organisatorische beheermiddelen. Het bijhouden van goede financiële stukken over en beheermiddelen voor cashflow, voorraden, klantgegevens, bestellingen, debiteuren, crediteuren en lopende kosten moeten in elke onderneming op de eerste plaats komen, of de onderneming nu groeit of niet. Het is met name belangrijk om deze beheermiddelen te versterken als de onderneming groeit. Het gebeurt al snel dat zaken uit de hand lopen of worden uitgesteld wanneer dit eigenlijk absoluut niet kan. Snelle groei (en ook langzame groei) is geen reden om geen effectieve beheermiddelen te gebruiken. Het is vooral essentieel om de juiste procedures, protocollen en processen te gebruiken. Hoewel fouten en inefficiëntie niet volledig te elimineren zijn, moet de ondernemer er ten minste voor zorgen dat er voldoende wordt gedaan om een hoge organisatorische productiviteit en effectiviteit te halen. Bij Green Gear Cycling heeft CEO Alan Scholz het belang van het groeibeheer op waarde weten te schatten door een ‘Customers for Life’‐ strategie te volgen. Door de relatie met de klant voortdurend in de gaten te houden en door organisatorische beslissingen af te stemmen op de mogelijke invloed die ze op klanten hebben, hopen de werknemers van Green Gear klanten voor het leven te behouden. Dit is belangrijk, omdat ze hebben berekend dat de inkomsten die door een levenslange klant worden gegenereerd tussen de 10 duizend en 25 duizend euro kunnen bedragen.05 Testvragen Hoe moeten ondernemers plannen voor groei? Wat zijn de belangrijke vraagstukken bij het organiseren voor groei? Waarom is het beheren van groei belangrijk? Beheer in tijden van tegenslag Groei is een wenselijk en belangrijk doel voor ondernemingen, maat wat gebeurt er als het even tegenzit, als de groeistrategieën niet tot de gewenste uitkomsten en zelfs tot een teruggang leiden? Ook in deze situaties zijn er verschillende uitdagingen. Niemand vindt achteruitgang leuk en ondernemers al helemaal niet. Wat moet er echter gebeuren als het tij dreigt te gaan keren? Hoe kan de achteruitgang goed worden beheerd? Het eerste wat moet gebeuren, is het besef dat er een crisis is.,/p> Crisissituaties herkennen Een ondernemer moet alert zijn op signalen dat de onderneming in problemen verkeert. Enkele signalen voor de achteruitgang van prestaties zijn onvoldoende of negatieve cashflow, te veel
personeel, onnodige en trage administratieve procedures, angst voor conflict en het nemen van risico’s, een gebrek aan heldere doelstellingen en ineffectieve of slechte communicatie in de onderneming.06 Een andere zienswijze op het teruglopen van bedrijfsprestaties heeft te maken met iets wat het ‘gekookte kikker’‐fenomeen wordt genoemd.07 De gekookte kikker is een klassiek reactie‐ experiment. Een kikker die in een pan met kokend water wordt gegooid, reageert direct door uit de pan te springen. Als we de kikker echter in een pan met lauw water gooien en het water langzaam aan de kook brengen, zal de kikker niet reageren en sterven. Ook een ondernemer kan niet doorhebben dat ‘het water langzaam aan de kook wordt gebracht’, of dat de situatie voor het bedrijf verslechtert. Als de prestatieachteruitgang geleidelijk gebeurt, kan men nalaten te reageren of kan het al te laat zijn om te reageren. Wat kan de ondernemer hiervan leren? Dat hij of zij alert moet zijn op signalen dat de prestaties van de onderneming slechter zullen worden. Wacht niet af tot het water het kookpunt heeft bereikt. Omgaan met achteruitgang en tegenslag Hoewel een ondernemer hoopt nooit met tegenslag, achteruitgang of crises te maken te krijgen, kan er een tijd komen dat de zaken slecht gaan of teruglopen. Dit is echter precies wat de ondernemer moet doen: rekening houden met het feit voordat het gebeurt.08 (Je weet nog wat we in hoofdstuk 17 over feedforwardbeheer hebben gezegd.) Het is belangrijk om een bijgewerkt plan voor slechte tijden te hebben. Dit plan kun je vergelijken met een kaartje met vluchtroutes uit een gebouw in geval van brand. Een ondernemer met voorbereid zijn voordat er zich een noodsituatie voordoet. Dit plan moet aandacht schenken aan de meest fundamentele en essentiële aspecten van ondernemerschap: cashflow, debiteuren, kosten en schulden. Behalve een plan voor het beheren van de financiële stromen in en uit het bedrijf, moeten er ook specifieke strategieën worden opgesteld voor kostenbesparingen en reorganisatie. De onderneming van de hand doen Het van de hand doen van de onderneming klinkt misschien als iets raars voor ondernemers. Er kan echter een moment komen dat de ondernemer vindt dat het tijd wordt om te vertrekken. Die beslissing kan gebaseerd zijn op de wens om de investering financieel te verzilveren (‘oogsten’) of op het feit dat de ondernemer in financiële moeilijkheden verkeert of dat hij of zij andere interesses wil volgen (op persoonlijk of zakelijk vlak). Als de ondernemer eruit wil stappen, moet hij of zij een goede zakelijke waarderingsmethode kiezen en weten wat er allemaal komt kijken bij het verkopen van een bedrijf. De onderneming waarderen Waarderingstechnieken vallen over het algemeen in drie categorieën: (1) waardering van activa, (2) waardering van inkomsten en (3) waardering van de cashflow.09 Een prijskaartje hangen aan een onderneming is geen sinecure. Vaak heeft de ondernemer veel inspanning en geld in de onderneming gestoken en ziet hij of zij het bijna als een eigen kind. Het berekenen van de waarde van de onderneming op basis van objectieve standaards zoals cashflow of nettowinst kan dan tot teleurstelling leiden. Dit is ook de reden dat het zo belangrijk is om een uitgebreide waardering door professionals uit te laten voeren.
Andere aandachtspunten Hoewel de waardering het moeilijkste is van het van de hand doen van de onderneming, moet men ook met andere zaken rekening houden.10 In figuur OM.7 vind je een lijst met deze aandachtspunten. Het van de hand doen van de onderneming moet net zo voorzichtig worden afgehandeld als het oprichten van de onderneming. Als de ondernemer verkoopt als de zaken goed gaan, wil hij of zij de opgebouwde waarde uiteraard verzilveren. Wordt de onderneming verkocht omdat de zaken slecht gaan, dan wil de ondernemer het maximaal mogelijke eruit halen. Figuur OM.7 Aandachtspunten bij het van de hand doen van de onderneming • • • • •
Wees voorbereid Beslis wie de onderneming gaat verkopen Houd rekening met de belastingtechnische gevolgen Controleer potentiële kopers Beslis of je het personeel voor of na de verkoop inlicht
Persoonlijke keuzes en uitdagingen Ondernemer zijn is erg leuk en bevredigend, maar ook zeer veeleisend. De ondernemer werkt veel uren, er wordt veel van hem of haar gevraagd en de kans op stress is groot. Er zijn echter ook positieve kanten aan het ondernemerschap. In dit gedeelte bekijken we hoe ondernemers kunnen slagen – hoe ze de druk van het werk en hun privé‐leven effectief kunnen balanceren.11 Ondernemers zijn een slag apart. Ze zijn doelbewust, hardwerkend en intelligent. Omdat ze zo veel tijd in het starten en uitbouwen van de onderneming steken, verwaarlozen velen hun privé‐ leven. Ondernemers moeten vaak offers maken om hun zakelijke dromen te verwezenlijken. Het is echter mogelijk om een balans tussen ondernemerschap en privé‐leven te vinden. Maar hoe? Een van de meest belangrijke dingen die een ondernemer kan doen is om tijd goed in te delen. Stel prioriteiten aan wat gedaan moet worden. Gebruik een kalender (voor dagen, weken of maanden) om bepaalde zaken in te roosteren. Sommige ondernemers houden er niet van om activiteiten in te roosteren en vinden het tijdverspilling. Het identificeren van belangrijke taken en het maken van onderscheid tussen deze taken en taken die minder belangrijk zijn, maken een manager effectiever en efficiënter. Beslissingen en activiteiten die de ondernemer niet zelf hoeft te nemen of uit te voeren, moeten aan betrouwbare werknemers worden uitbesteed. Hoewel dit moeilijk kan zijn, zullen ondernemers die delegeren zien dat hun persoonlijke productiviteit beter zal worden. Een andere suggestie voor het vinden van balans is het verkrijgen van professioneel advies op die gebieden waar het nodig is. Hoewel ondernemers soms zuinig met geld moeten zijn, zijn de tijd en energie die zo worden bespaard en de potentiële problemen die hiermee worden voorkomen, de investering meer dan waard. Professionele adviseurs kunnen het een en ander vertellen over het nemen van meer intelligente beslissingen. Ook is het belangrijk om conflicten op te lossen wanneer deze zich voordoen. Dit omvat zakelijke conflicten en conflicten in de privé‐sfeer. Als de ondernemer conflicten niet oplost, kunnen er negatieve gevoelens ontstaan en kan de communicatie worden geschaad. Als dit laatste gebeurt, kan er essentiële informatie verloren gaan en gaan mensen (werknemers en familieleden) het ergste
vrezen. Dit kan tot een vicieuze cirkel van ellende leiden. De beste strategie is dus het afhandelen van conflicten op het moment dat ze de kop opsteken. Praat, bediscussieer, dwing (als je moet), maar vermijd conflicten nooit en doe ook niet alsof ze er niet zijn. Onze volgende suggestie is om een netwerk van vrienden en vertrouwenspersonen te ontwikkelen. Als je mensen hebt met wie je kunt praten, kun je problemen en vraagstukken beter analyseren. De steun die je van deze mensen krijgt, kan een grote bron van kracht voor de ondernemer zijn. Onderken tot slot wanneer je te gestrest bent. Ondernemers zijn strebers. Ze willen dingen bereiken. Ze genieten van hard werken. Te veel stress kan echter tot grote fysieke en emotionele problemen leiden (zoals we in hoofdstuk 15 hebben behandeld). Ondernemers moeten weten wanneer hun stress te veel wordt en moeten hier vervolgens iets aan doen. Wat is immers het nut van groeien en het opbouwen van een goed draaiende onderneming als je er niet zelf van kunt genieten? Testvragen Wat is het kokende kikker‐fenomeen en waarom moeten ondernemers zich dit aantrekken? Waaraan moet een ondernemer denken als hij of zij de onderneming van de hand wil doen? Hoe kan een ondernemer zorgen voor balans tussen werk en zijn of haar privé‐leven?
