Onderhanden werk in AccountView
Copyright Alle rechten met betrekking tot de documentatie en de daarin beschreven software berusten bij AccountView BV. Dit geldt ook voor eventuele aanvullingen of wijzigingen. Het gebruik van de in deze documentatie beschreven software is gebonden aan regels die worden omschreven in de licentiebepalingen. Reproductie van het materiaal, op welke wijze dan ook, is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming uitdrukkelijk verboden. De informatie in deze documentatie kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor AccountView BV. AccountView BV, AccountView, MyAccountView, AccountView Go, AutoCodering, BusinessViews, BusinessModeller, BusinessDimensions, BusinessReporter, BusinessAlerter, SetupAnalyser, Controllers Desk, Samenstel-assistent en het logo van AccountView BV zijn handelsmerken van AccountView BV. Microsoft, Visual FoxPro, SQL Server, Windows, Excel en Word zijn geregistreerde handelsmerken van Microsoft Corporation. Alle andere genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
Copyright © AccountView BV, 2009
Inhoud Inhoud............................................................................................................................ 3 Inleiding ......................................................................................................................... 4 Onderhanden werk................................................................................................ 4 Projectresultaat ..................................................................................................... 4 Waarderingsmethoden.......................................................................................... 4 Projecttypen .......................................................................................................... 5 Onderhandenwerkmethoden................................................................................ 5 Waardering van het onderhanden werk ....................................................................... 6 Waarderingsmethoden.............................................................................................. 8 Twee toegestane methoden ................................................................................. 8 Het moment van waardering .................................................................................... 9 Momentopname wordt continu proces................................................................ 9 Onderhandenwerkmethode kiezen ........................................................................ 10 Journaliseren ............................................................................................................... 12 Journaliseren tegen intern tarief............................................................................. 14 Betekenis van de dekkingsrekening bij de urenregistratie ................................. 14 Betekenis van het projectresultaat ..................................................................... 14 Journaliseren tegen extern tarief ............................................................................ 15 Betekenis dekkingsrekening bij de urenregistratie ............................................. 15 Betekenis van het projectresultaat ..................................................................... 16 Onderhandenwerkmethoden...................................................................................... 17 Projectresultaat overboeken....................................................................................... 21 Voordat het projectresultaat wordt overgeboekt................................................... 21 Daadwerkelijk projectresultaat overboeken........................................................... 21 Zo boekt u het projectresultaat over: ................................................................. 22 Rapportages................................................................................................................. 23 Index ............................................................................................................................ 25
Inleiding Dit document gaat over de begrippen onderhanden werk en projectresultaat. In een projectorganisatie zijn er voortdurend projecten gaande die in verschillende stadia van voortgang verkeren. Het succes van de organisatie is daardoor soms lastig te bepalen. Toch is tijdige sturing van de organisatie een vereiste. Dat kan als van elk project een goed beeld bestaat van het onderhanden werk en het projectresultaat wordt genomen op een wijze die past bij de aard van het project. Voordat we het daarover gaan hebben, geven we hier korte omschrijving van de belangrijkste begrippen die gebruikt gaan worden:
Onderhanden werk Een project strekt zich per definitie uit over een langere tijd. Een maand, drie maanden, een jaar, of zelfs nog wel langer. Tijdens de looptijd van een project maakt u kosten die ten laste komen van de balans. Bijvoorbeeld de uren die uw mensen eraan besteden of de materialen die u verbruikt of inkoopt. Al deze kosten die nog niet aan de klant zijn gefactureerd vormen het onderhanden werk.
Projectresultaat De kosten zijn bekend, maar, en daar gaat het tenslotte om, wat zijn de opbrengsten? De behaalde positieve of negatieve winstmarge is het projectresultaat. In het onderhanden werk zit uw winst verstopt. Maar zolang het onderhanden werk op de balans staat, is de winst niet zichtbaar. Op een bepaald moment moet het projectresultaat worden genomen. Het moment van winstneming wordt bepaald door het administratieve proces dat daarvoor is gekozen.
Waarderingsmethoden De verantwoording van de projectwinst is gereguleerd. Er zijn namelijk twee wettelijk toegestane manieren om de winstneming op onderhanden werk te laten plaatsvinden. Een bedrijf moet, afhankelijk van de aard van zijn projecten, een van deze waarderingsmethoden kiezen: •
De CC-methode (completed contract) De CC-methode moet worden gebruikt als de winst op het onderhanden werk aan het einde van het project wordt bepaald. De volledige winst moet dan worden genomen in het boekjaar waarin het project eindigt. Deze methode wordt vooral bij projecten met een korte looptijd toegepast.
•
De PC-methode (percentage of completion) Als de winst op het onderhanden werk tussentijds op een verantwoorde manier kan worden bepaald, dan moet de PC-methode worden gebruikt. Deze methode wordt vooral bij langdurige projecten toegepast.
Inleiding
5
Projecttypen Er kan globaal genomen onderscheid worden gemaakt tussen twee soorten projecten: •
Projecten die tegen een vaste prijs, de aanneemsom, worden uitgevoerd. Bij dit soort projecten is de verhouding tussen de gebudgetteerde kosten en opbrengsten en de gerealiseerde kosten en opbrengsten bepalend voor het projectresultaat.
•
Regieprojecten waarbij de daadwerkelijk gerealiseerde kosten worden gefactureerd. Bij dit soort projecten wordt het projectresultaat bepaald op het moment van het opstellen van de declaratie.
AccountView maakt onderscheid tussen te factureren kosten en onderhanden werk. Het wordt daarmee duidelijk welke kosten zijn gemaakt en welke kosten kunnen worden gefactureerd.
Onderhandenwerkmethoden De keuze voor de juiste AccountView-onderhandenwerkmethode leidt ook automatisch tot een optimale presentatie van de projectresultaten in het grootboek. Dit zal verderop worden besproken (zie “Onderhandenwerkmethoden” op pagina 17). Door de juiste methode te kiezen voor een project wordt het eenvoudig om het projectresultaat op het gewenste moment en op de gewenste wijze te bepalen. Deze keuze moet zorgvuldig worden gemaakt. Een onjuiste methode kan bijvoorbeeld leiden tot een ondoorzichtige positie in het grootboek.
Waardering van het onderhanden werk Bij de waardering van het onderhanden werk spelen vele aspecten een rol. We bespreken de toegestane waarderingsmethoden en de assistentie die AccountView daarbij kan bieden. Ook wordt een kader geboden voor het maken van een keuze uit al deze mogelijkheden. Laten we eerst een eenvoudig voorbeeld geven dat duidelijk maakt waarom het juiste moment van waardering zo belangrijk is.
Voorbeeld Laten we als voorbeeld een project nemen dat drie maanden duurt. Met de klant is een aanneemsom van € 1.500 afgesproken waarvoor elke maand een factuur van € 500 zal worden gestuurd. De opbrengsten van het project zijn dus van tevoren bekend. De begrote kosten kunnen echter nog voor verrassingen zorgen. Er is uitgegaan van € 400 aan kosten per maand, zodat aan het eind van het project de verwachte winstmarge € 300 is. Tot zover is er niets aan de hand. Maar een project verloopt niet altijd zoals van tevoren is gepland. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de kostenverdeling er als volgt uitziet: Eerste maand: € 600 Tweede maand: € 250 Derde maand: € 200 Aan het eind van het project blijkt dat er efficiënt is gewerkt. De werkelijke kosten vallen daardoor gunstiger uit en bedragen € 1.050. De bonus voor efficiëntie is € 150. Stel nu dat de projectmanager het resultaat pas aan het eind van dit project neemt. Dan worden in de eerste en tweede maand alleen maar kosten gemaakt, want in die maanden wordt er niets naar de verlies- en winstrekening overgeboekt. De waarde van het onderhanden werk wordt groter en groter. Na de derde maand blijkt pas welke winstmarge op het project is gemaakt. Maar op deze manier is tijdens het gehele project onduidelijk welk deel van de winstmarge toegerekend wordt aan het bedrijfsresultaat. Het is daarom veel beter om in dit geval het resultaat maandelijks te nemen. Aan het eind van elke maand wordt dan een deel van de verwachte winstmarge naar de verlies- en winstrekening overgeboekt.
Waardering van het onderhanden werk
7
Van tevoren is berekend dat het project elke maand € 100 zou opbrengen. Een project verloopt echter niet altijd zoals is begroot. In de eerste maand zijn de kosten 50% hoger dan begroot (€ 600 in plaats van € 400). Aan het eind van het project is er sprake van extra resultaat door efficiëntie (€ 150) waar in de begroting niet op is gerekend. Kortom, zomaar het begrote resultaat nemen is niet de meest zorgvuldige werkwijze. Het is beter om een beredeneerde inschatting te maken over het te nemen resultaat, waarbij de kostenontwikkeling bepaalt welk accountancybeginsel wordt toegepast: In de eerste maand zijn de kosten erg hoog. Dan is het verstandig om het voorzichtigheidsbeginsel in acht te nemen bij de waardering van het resultaat. Dit leidt tot de volgende inschatting: projectresultaat = verwachte winstmarge - overschrijding werkelijkheid t.o.v. budget
In de tweede maand zijn de kosten erg laag. Hier zou het realisatiebeginsel kunnen worden toegepast. Dan wordt alvast een voorschot op het efficiëntieresultaat genomen. Dit leidt tot de volgende inschatting: projectresultaat = verwachte winstmarge + efficiëntieresultaat
Dan moet er wel een grote mate van zekerheid zijn dat de bereikte efficiëntie verderop in het project niet weer wordt tenietgedaan. Als die zekerheid er niet is, dan geldt weer het voorzichtigheidsbeginsel en kan het efficiëntieresultaat beter niet worden meegenomen. Dit leidt tot de volgende inschatting: projectresultaat = verwachte winstmarge
In de praktijk zullen er vaak onzekerheden bestaan rondom de inschatting. Het te nemen projectresultaat plaatst de projectleider dan voor dilemma’s zoals: ‘Kan ik het efficiëntieresultaat wel of niet meenemen en hoeveel dan?’ Er zijn verschillende mogelijkheden om te proberen dergelijke dilemma’s op te lossen: •
Een inschatting maken op basis van ervaring met soortgelijke projecten.
•
Een inschatting maken op basis van het percentage gereed van het project. In dit geval kan worden uitgegaan van het daadwerkelijke of het geschatte percentage gereed. Als het daadwerkelijke percentage gereed aan het eind van de tweede maand bijvoorbeeld 50% is, dan is het niet verstandig om het efficiëntieresultaat op te tellen bij het te nemen projectresultaat voor die maand. Bij 65% zou misschien het omslagpunt kunnen zitten. In veel gevallen kan worden gesteld dat het boven een percentage gereed van 65% valt te verdedigen dat het efficiëntieresultaat in het projectresultaat wordt meegenomen. Gezien het percentage gereed is het vrijwel zeker dat in de volgende maand het efficiëntieresultaat niet teniet zal worden gedaan.
8
Waardering van het onderhanden werk
Waarderingsmethoden Het waarderen van onderhanden werk kan op verschillende momenten en op verschillende manieren plaatsvinden. Het voorbeeld hierboven toonde dit al aan.
Twee toegestane methoden Laten we eerst eens kijken wat over het waarderen van onderhanden werk in de wet is geregeld. In de inleiding passeerden de twee wettelijk toegestane waarderingsmethoden al even de revue (zie pagina 4): • •
de CC-methode (completed contract) de PC-methode (percentage of completion)
Is het niet het gemakkelijkst om de CC-methode te kiezen en de winst gewoon altijd na afloop van het project te nemen? Dat kan helaas niet. De CC-methode mag uitsluitend worden toegepast als de winst op de reeds verrichte prestaties niet op verantwoorde wijze is te bepalen. Pas dan mag de winst op een project in zijn geheel worden genomen in het boekjaar waarin het project wordt opgeleverd. Deze methode is daarom meestal bij langere projecten niet de eerst aanbevolen keus. In de regel wordt de PC-methode aanbevolen, omdat daarmee de winst op het onderhanden werk gedurende het project al wordt genomen. Dus dat is de perfecte methode? Vanuit theoretisch oogpunt kunnen wel een paar kanttekeningen worden gemaakt. Het gevaar bestaat namelijk dat het realisatiebeginsel en het voorzichtigheidsbeginsel worden losgelaten (zie ook pagina 9). Door een gedeelte van de winst te nemen wordt eigenlijk gesteld dat een gedeelte van de opbrengst is gerealiseerd (waarbij gelijktijdig de kosten worden gematcht). Omdat het project nog niet voltooid is, kan in theorie de opbrengst echter nog wijzigen. Dergelijke onzekerheden stroken theoretisch niet met het realisatiebeginsel en het voorzichtigheidsbeginsel. Als de winst op de reeds verrichte prestaties wel op verantwoorde wijze is te bepalen, moet dus de PC-methode worden gehanteerd. Hoe bepaal ik die winst dan? Daarover heeft de regelgever gelukkig een stellige uitspraak gedaan: Bij toepassing van de PC-methode dient de toerekening van de winst aan het boekjaar te geschieden naar de mate waarin de verrichte prestaties hun aandeel hebben gehad in het totaal van de voor het project te verrichten prestaties. Hierop bestaat één uitzondering: Toegestaan is om de winst van elk project in het boekjaar van gereedkomen te verantwoorden indien sprake is van: o Een stroom van projecten waarvan de looptijden overwegend korter zijn dan één jaar; of o Een gelijkmatige stroom van projecten van stabiele omvang en waarvan de gereedkoming een patroon van regelmatige spreiding te zien geeft.
Waardering van het onderhanden werk
9
Tot zover de toegestane waarderingsmethoden. Maar zodra de keuze voor een van deze methoden is gemaakt, zijn we er nog niet. We hebben het hier bijvoorbeeld nog niet eens gehad over te verwachten verliezen of garantiewerk. Dat valt echter buiten de reikwijdte van dit document.
Het moment van waardering Het waarderen van het onderhanden werk is tamelijk veel werk. Dus dat wordt vaak één keer per jaar gedaan, bij het opstellen van de jaarrekening. Dan pas wordt gekeken naar de juiste waardering van het onderhanden werk van de dan nog lopende projecten. Die juiste waardering is ook het enige waar het om gaat bij de jaarrekening. Het is niet alleen een kwestie van berekenen. Ook de in BW 2 titel 9 vastgelegde verslagleggingsbeginselen moeten in acht worden genomen: Realisatiebeginsel Winsten kunnen pas in de verlies- en winstrekening worden opgenomen voorzover deze op de balansdatum zijn verwezenlijkt. Matchingbeginsel Er moet een relatie zijn tussen de als gerealiseerd beschouwde opbrengst en de kosten die zijn gemaakt voor de in de opbrengst begrepen producten en/of diensten. Voorzichtigheidsbeginsel Activa en opbrengsten mogen niet te hoog in de jaarrekening worden opgenomen en passiva en kosten niet te laag. Het is dus begrijpelijk en ook heel goed mogelijk om de waardering van het onderhanden werk aan het eind van het jaar te doen. Er wordt dan een overzicht opgesteld van de lopende projecten en de kosten en opbrengsten tot dat moment. Op basis daarvan wordt de waardering van het onderhanden werk vastgesteld. Aan het eind van het jaar wordt pas bepaald wat het onderhanden werk zou moeten zijn en wordt een mutatie onderhanden werk geboekt.
Momentopname wordt continu proces Het voordeel van deze jaarlijkse momentopname is dat het onderhanden werk slechts één keer per jaar hoeft te worden gewaardeerd. Het nadeel is dat de tussentijdse resultaten niet betrouwbaar zijn, tenzij het onderhanden werk steeds bij het opstellen van de tussentijdse cijfers wordt gewaardeerd. Maar gezien het vele werk dat daarmee is gemoeid, is dat geen aantrekkelijke idee. Dat wil zeggen, tot voor kort was dat geen aantrekkelijk idee. AccountView biedt namelijk een oplossing. Met de onderhandenwerkmethoden van AccountView kan het projectresultaat nu regelmatig geautomatiseerd aan de verlies- en winstrekening worden toegerekend. Daarna is de waardering van het onderhanden werk weer juist. Helemaal juist zal de waardering niet zijn, maar wel bij benadering. Doordat met deze methoden de waardering van het onderhanden werk vaker plaatsvindt, wordt de jaarlijkse momentopname een continu waarderingsproces.
10
Waardering van het onderhanden werk
Onderhandenwerkmethode kiezen AccountView biedt vele onderhandenwerkmethoden. Ze hebben allemaal hun voors en tegens (zie “Onderhandenwerkmethoden” op pagina 17). De een is beter geschikt voor een bepaald projectsituatie dan een ander. Om tot een zo goed mogelijke benadering van de onderhandenwerkwaardering te komen moet de juiste methode worden gekozen. Hoe kiest u die? Om heel eerlijk te zijn: dat zal niet zo heel eenvoudig zijn. En er zal in veel gevallen ook geen perfecte methode bestaan. De waardering van het onderhanden werk zal altijd kritisch moet worden beoordeeld bij het opmaken van de jaarrekening. Maar het goede nieuws is dat de hoeveelheid werk wordt verminderd als een zo goed mogelijke methode wordt gekozen. We willen u helpen de keuze makkelijker te maken: •
Per methode zal duidelijk worden gemaakt op welke manier de waardering is opgebouwd. Het is belangrijk dat u bewust bent van de opbouw van de waardering van het onderhanden werk en de potentiële risico’s die daarin zitten. Deze risico’s moet u bij het opmaken van de jaarrekening en de tussentijdse rapportages beoordelen en eventueel voorzieningen boeken om de waardering aan te passen.
•
Per methode zal duidelijk worden vermeld wat er wordt geboekt en krijgt u een voorbeeld van een toepassing. Onze verwachting is dat u hiermee uw administratie zodanig kunt inrichten dat de waardering van het onderhanden werk na het overboeken van het projectresultaat de werkelijkheid zo dicht mogelijk benadert.
De onderhandenwerkmethoden zijn dus een grote hulp. Ze kunnen u veel werk besparen, maar ze kunnen niet alles. U kunt geen hulp verwachten bij het treffen van voorzieningen voor te verwachten verliezen. Dit zal altijd via een handmatige boeking moeten worden gedaan. De regelgever raadt aan om het verlies direct ten laste van het resultaat van de periode te laten komen waarin de verwachting van dit verlies ontstaat. Opmerking: Hebt u eenmaal een methode gekozen, dan is het niet raadzaam om tussentijds van methode te wisselen. Het is dan namelijk lastig om te bepalen welke risico’s in de waardering zitten.
Voorbeeld: de finale methode De eenvoudigste onderhandenwerkmethode is de finale methode. Het projectresultaat wordt bij die methode pas aan het eind van project overgeboekt. De onderhandenwerkrekening bevat dus alle projecten die nog lopen. Dat wil zeggen dat het resultaat in de lopende projecten niet is toegerekend aan de verlies- en winstrekening. Als u bij het opstellen van de jaarrekening of tussentijdse cijfers alleen kijkt naar te verwachten verliezen op de lopende projecten en daar een voorziening voor opneemt, dan is de waardering van het onderhanden werk in ieder geval niet te hoog. Deze manier van werken is conform het voorzichtigheidsbeginsel.
Waardering van het onderhanden werk
11
Geautomatiseerd tussentijds winst nemen op een project is niet mogelijk met deze methode. Maar dat kan natuurlijk altijd handmatig. Een voorbeeld: stel, een project is nog niet beëindigd, maar u weet zeker dat de winst uit dat project is gerealiseerd en u wilt die winst nemen. Een heel belangrijke voorwaarde is dan wel dat er geen belangrijke onzekerheden bestaan over de ontvangsten en toegerekende kosten in dat project. U zult die winst dan handmatig moeten boeken (Onderhanden werk aan Projectresultaat). Deze methode werkt dus prima bij kortlopende projecten. Maar mocht dat niet zo zijn, dan zal het waarschijnlijk met een andere methode mogelijk zijn om ervoor te zorgen dat de hoeveelheid handmatig werk (het nalopen van de waardering van het onderhanden werk) minder wordt.
Journaliseren De inrichting van de administratie heeft invloed op de betekenis van het projectresultaat. Zo speelt bijvoorbeeld mee of de kosten (uren) worden gejournaliseerd tegen intern tarief of extern tarief. Kostenboekingen op projecten kunnen tegen het interne of het externe tarief worden aangemaakt. De keuze voor een van deze twee tarieven hangt af van de informatie die u uit de administratie naar voren wilt laten komen. Met andere woorden: waarop moet deze organisatie worden gestuurd? Denk hierbij aan: •
Bezetting: Zijn er wel genoeg projecten om de “vaste” kosten te dekken?
•
Efficiëntie: Winst op projecten: worden alle kosten waarvan bij het realiseren van de uren wordt aangenomen dat ze aan de klant worden gefactureerd, ook daadwerkelijk gefactureerd?
Door te journaliseren tegen het interne tarief komt bijvoorbeeld het bezettingsresultaat duidelijk naar voren en met journalisering tegen extern tarief is in één oogopslag het efficiëntieresultaat duidelijk. Met een paar voorbeelden laten we het verschil zien.
Voorbeelden Als voorbeeld nemen we een zelfstandig ondernemer zonder personeel. Hij heeft op grond van zijn ervaring berekend dat hij uit een jaaromzet van € 120.000 voldoende inkomsten krijgt. Zijn externe tarief is € 75 en zijn interne tarief (kostprijstarief) is € 60. De genoemde omzet wordt behaald bij 1.600 verkochte uren per jaar. De totale bedrijfskosten die moeten worden gedekt door de omzet komen daarmee op € 96.000 (1.600 x 60). De theoretische winst van deze onderneming voor een boekjaar zou dan € 24.000 zijn (120.000 - 96.000). Hij heeft dus een winstopslag van 25%. Op basis van deze gegevens zal hieronder een tweetal situaties worden geschetst. Er zal worden aangegeven wat er in die situaties uit de administratie kan worden gelezen.
1 Journaliseren tegen intern tarief maakt het lezen van het bezettingsresultaat uit de administratie gemakkelijker dan het lezen van het efficiëntieresultaat. Onze ondernemer heeft een ideaal jaar en hij is erin geslaagd alle 1.600 uren te verkopen tegen het volledige tarief.
Journaliseren
13
Opmerking: De onderhandenwerkrekeningen zijn balansrekeningen. Kosten onderneming € 96.000 (debet) Doorbelasting aan projecten € 96.000 (credit) Omzet projecten € 120.000 (credit) Kostprijs projecten € 96.000 (debet) Het bezettingsresultaat is met deze rekeningtotalen vrij eenvoudig uit de administratie te lezen: Kosten onderneming - Doorbelasting aan projecten Het bezettingsresultaat is dus € 0. Het efficiëntieresultaat kan niet zo eenvoudig uit de administratie worden gelezen. Het kan wel worden berekend. We nemen hiervoor aan dat in de winst geen prijsverschillen zitten verstopt. Alle uren zijn tegen € 75 verkocht. De theoretische winstmarge is € 24.000 (96.000 x 25%) De daadwerkelijk behaalde winst op projecten is € 24.000 Dus is het efficiëntieresultaat € 0 Een positief efficiëntieresultaat zou onze ondernemer hebben kunnen behalen als hij sommige uren tegen een hoger tarief had kunnen verkopen.
2 Journaliseren tegen extern tarief maakt juist het lezen van het efficiëntieresultaat uit de administratie heel gemakkelijk. Onze ondernemer beleeft geen ideaal jaar. Hij kan slechts 1.500 uur verkopen, maar hij slaagt er wel in om enkele uren tegen een hoger tarief te verkopen. Dan zien de balansrekeningen er als volgt uit: Kosten onderneming € 96.000 (debet) Dekking doorbelaste uren aan projecten € 112.500 (credit) Omzet projecten € 115.000 (credit) Kostprijs projecten € 112.500 (debet) Door de andere inrichting van de administratie kan het efficiëntieresultaat heel gemakkelijk worden gelezen: Omzet projecten - Kostprijs projecten Het efficiëntieresultaat is dus € 2.500 (115.000 - 112.500). Toen tegen intern tarief werd gejournaliseerd moesten voor het berekenen van het efficiëntieresultaat bepaalde aannames gedaan, bijvoorbeeld met betrekking tot het prijsverschil. Vervolgens moest een berekening worden verricht. Omgekeerd is bij het journaliseren tegen extern tarief het bezettingsresultaat weer wat lastiger te bepalen.
14
Journaliseren
Het bezettingsresultaat is -/- € 6.000. Dit wordt als volgt berekend: € 112.500 - € 96.000 = € 16.500 Maar in die € 112.500 zit een winstmarge opgesloten van € 22.500 (1500 x (75 – 60)) Het bezettingsresultaat is dus -/- € 6.000 (16.500 - 22.500) Dit is een eenvoudig voorbeeld. In de praktijk kan de berekening van de theoretische winstmarge lastig zijn. Er werken dan bijvoorbeeld meerdere personen in het bedrijf, met verschillende functies en verschillende tarieven.
Journaliseren tegen intern tarief Hier worden administratieve aspecten beschreven die het journaliseren tegen intern tarief met zich meebrengt. Het externe tarief komt verderop aan bod. Deze beschrijving concentreert zich op de kosten van uren op projecten. Daarmee kan het beste worden beschreven welke informatie in het grootboek aanwezig is.
Voorbeelden Betekenis van de dekkingsrekening bij de urenregistratie Opmerking: In dit voorbeeld wordt ervan uitgegaan dat de onderhandenwerkrekeningen balansrekeningen zijn: De kosten van uren worden geboekt op de balansrekening OHW-uren op projecten De opbrengsten worden geboekt op de balansrekening OHW-opbrengsten De boeking van de uren op een project is (1 uur tegen intern tarief kost € 60): Aan
OHW-uren op projecten Dekking doorbelaste uren aan projecten
€ 60 € 60
De boeking Dekking doorbelaste uren aan projecten wordt geboekt op de verlies- en winstrekening. Deze boeking staat tegenover de gemaakte bedrijfskosten. Het verschil tussen de bedrijfskosten en Dekking doorbelaste uren aan projecten is het bezettingsresultaat.
Betekenis van het projectresultaat Hierboven is een gewerkt uur op het project geboekt. Nu wordt dit uur ook daadwerkelijk aan de klant gefactureerd tegen het externe tarief van € 75 per uur. De situatie op de onderhandenwerkbalansrekeningen is vóór het overboeken van het projectresultaat dan als volgt: OHW-uren op projecten € 60 (debet) OHW-opbrengsten € 75 (credit) Het overboeken van het projectresultaat zorgt ervoor dat de winst op dit project (€ 15) ook inderdaad ten laste van het resultaat komt.
Journaliseren
15
De boekingen die worden gemaakt door het overboeken van het projectresultaat zijn: Aan Aan
Kostprijs projecten OHW-uren op projecten OHW-opbrengsten Opbrengst projecten
€ 60 € 60 € 75 € 75
Waarbij Kostprijs van projecten en Opbrengst projecten beide verlies- en winstrekeningen zijn. De winst van de onderneming neemt dus toe met € 15. Het overboeken van het projectresultaat zorgt er dus voor dat het verschil tussen het externe en het interne tarief (de winstmarge) naar de verlies- en winstrekening wordt overgebracht. In het voorbeeld hierboven werd er steeds van uitgegaan dat alle kosten konden worden doorbelast. Stel dat er slechts een halfuur naar de klant kan worden doorbelast: Het bedrag op de verkoopfactuur is dan € 37,50. Het projectresultaat is -/- € 22,50. Op het eerste gezicht lijkt het verlies mee te vallen, maar bedenk dat ook de gehele (te verwachten) winstmarge van € 15 is komen te vervallen.
Voordelen en nadelen Journaliseren tegen intern tarief heeft bijvoorbeeld als voordeel dat het bezettingsresultaat kan worden bepaald door middel van de dekkingsrekening. Bovendien wordt de winstmarge pas toegerekend aan de verlies- en winstrekening als de opbrengst ook daadwerkelijk is gerealiseerd. Journaliseren tegen intern tarief heeft bijvoorbeeld als nadeel dat het lastiger is om uit het grootboek te halen wat het efficiëntieresultaat is (dus het verschil tussen het uiteindelijk gefactureerde bedrag en de daadwerkelijk geschreven uren).
Journaliseren tegen extern tarief Hier wordt een aantal administratieve aspecten beschreven die het journaliseren tegen extern tarief met zich meebrengt. De beschrijving is op dezelfde manier opgebouwd als de beschrijving van het journaliseren tegen intern tarief.
Voorbeelden Opmerking: In de voorbeelden wordt hetzelfde bedrijf als hiervoor gebruikt.
Betekenis dekkingsrekening bij de urenregistratie De dekkingsrekening is bij het journaliseren tegen extern tarief eigenlijk meer een omzetrekening. De boeking van de uren op een project is (1 uur tegen extern tarief kost € 75): Aan
OHW-uren op projecten Omzet uren op projecten
€ 75 € 75
16
Journaliseren
Opmerking: Aangezien in het tarief ook de winstmarge zit opgesloten, is het dus beter om te spreken van een omzetrekening dan van dekkingsrekening.
Betekenis van het projectresultaat Aan de hand van het volgende voorbeeld wordt getoond dat het projectresultaat bij het journaliseren tegen extern tarief gelijk is aan het efficiëntieresultaat. Als het geschreven uur op het project ook daadwerkelijk aan de klant wordt doorbelast, wordt de volgende boeking gemaakt:
Aan
Debiteuren BTW (19%) OHW-opbrengsten
€ 89,25 € 14,25 € 75
De boeking van het projectresultaat is: Aan Aan
OHW-opbrengsten Projectresultaat Projectresultaat OHW-uren op projecten
€ 75 € 75 € 75 € 75
Het saldo van de rekening Projectresultaat is dus € 0. In het voorbeeld hierboven werd er steeds van uitgegaan dat alle kosten konden worden doorbelast. Stel dat er slechts een halfuur naar de klant kan worden doorbelast: Het bedrag op de verkoopfactuur is dan € 37,50. Het projectresultaat is -/- € 37,50. De gemiste omzet is zo direct af te lezen aan het projectresultaat.
Voordelen en nadelen Journaliseren tegen extern tarief heeft bijvoorbeeld als voordeel dat het efficiëntieresultaat direct is af te lezen uit het grootboek. Journaliseren tegen extern tarief heeft bijvoorbeeld als nadeel dat na facturatie het projectresultaat wel direct moet worden genomen. Bij de afsluiting van de periode zal goed moeten worden gekeken naar de "Te factureren"-positie. Als bekend is dat bepaalde uren niet kunnen worden doorberekend, moet daar een reservering voor worden opgenomen. De reden is dat de geschreven uren al op het moment van realisatie als omzet worden geboekt.
Onderhandenwerkmethoden AccountView biedt vele onderhandenwerkmethoden voor het overboeken van het projectresultaat. Voor elk type onderneming is een geschikte methode beschikbaar. Het kiezen van de methode die bij uw bedrijf past, wordt met de volgende methodebeschrijvingen vergemakkelijkt. In dit document beperken we ons tot de beschrijving van de Finale methode en de methode Vrijval tot aan Te factureren. Bij de methoden die hierna wordt beschreven, krijgt u deze informatie: •
Een korte beschrijving
•
Achtergrondinformatie
•
Manier van toepassen
•
Toerekening van het resultaat
•
Enkele aandachtsgebieden
•
Een uitgewerkt voorbeeld
1 Finale methode Korte beschrijving Deze methode wordt gebruikt als een project volledig is afgesloten en het volledige projectresultaat mag vrijvallen. Bij deze methode wordt alles overgeboekt van de onderhandenwerkrekeningen naar de kostenrekeningen. Achtergrond Deze methode is geschikt voor projecten waar pas aan het einde betrouwbaar kan worden vastgesteld wat het daadwerkelijke resultaat van het project is. Deze methode is goed toepasbaar op projecten met een korte looptijd. Deze methode sluit goed aan bij de waarderingsmethode “completed contractmethode”. Toepassing Alle kosten en opbrengsten van het project worden overgeboekt van de balans naar de verlies- en winstrekening. De waarde van de kosten èn de waarde van de opbrengsten op de balans is daarna nul. Deze methode kan alleen worden gebruikt wanneer een project geheel is afgesloten. Het project moet 100% gereed zijn, alle verkoopfacturen moeten zijn verstuurd en er worden geen kosten meer verwacht. Resultaat Waardering onderhanden werk: na het toepassen van deze methode op alle projecten die zijn afgesloten, bevatten de onderhandenwerkrekeningen alleen nog saldi voor projecten die nog lopen.
18
Onderhandenwerkmethoden
Toerekening aan resultaat van de onderneming: het resultaat van de afgesloten projecten is volledig toegerekend aan het ondernemingsresultaat. Aandachtsgebieden Het projectresultaat van de lopende projecten wordt niet toegerekend aan het resultaat van de onderneming. Houd daarom het volgende in acht: •
Als er verlies is te verwachten op een project, is het aan te raden hiervoor een reservering te plegen ten laste van het resultaat.
•
Bij het afsluiten van het boekjaar is het te overwegen de winst die aanwezig is in het onderhanden werk toe te rekenen aan het resultaat, waarbij natuurlijk goed moet worden gekeken in hoeverre deze winst zich verhoudt tot het verwachte resultaat bij de afsluiting van het project.
•
Nagekomen kosten moeten eigenlijk direct naar de winst- en verliesrekening worden geboekt. Als deze toch per abuis op de onderhandenwerkrekeningen terecht zijn gekomen, dan kunnen deze worden overgeboekt door de finale methode nogmaals toe te passen. Het rapport Onderhanden werk/Nagekomen posten onderhanden werk biedt hulp om te controleren of er in een bepaalde periode nog kosten zijn geboekt op de onderhandenwerkrekeningen voor projecten waarvoor de finale methode is toegepast.
•
Door na het toepassen van de finale methode de status van het project te veranderen in Financieel afgesloten, kan worden voorkomen dat er nog kosten worden geboekt op het betreffende project.
Uitwerking van voorbeeld Een project is beëindigd. Het blijkt dat er € 100 aan kosten op het project zijn geschreven en dat er € 120 aan de klant is gefactureerd. De balansrekeningen zien er dan zo uit: OHW-kosten
€ 100
(debet)
OHW-opbrengsten
€ 120
(credit)
De finale methode wordt toegepast. Het onderhanden werk wordt van de balansrekeningen overgebracht naar de verlies- en winstrekeningen: Kostprijs projecten Aan
€ 100
OHW-kosten
€ 100
+ OHW-opbrengsten Aan
Opbrengst projecten
€ 120 € 120
Onderhandenwerkmethoden
19
De saldi van de grootboekrekeningen zijn: OHW-kosten
€0
OHW-opbrengsten
€0
Kostprijs projecten
€ 100
(debet)
Opbrengst projecten
€ 120
(credit)
2 Vrijval tot aan Te factureren Korte beschrijving Deze methode wordt gebruikt als bij het factuurmoment wordt bepaald wat het resultaat is over de werkzaamheden waarover is gefactureerd. Deze methode is alleen te gebruiken in combinatie met de module Uren en Declaraties. Achtergrond Houd bij deze methode het volgende in acht: Als het veel voorkomt dat wordt besloten dat niet alle te declareren kosten ook daadwerkelijk worden gedeclareerd (dus dat het projectresultaat over het algemeen negatief is), dan moet er goed worden gekeken naar de eindstand van het onderhanden werk na het overboeken van het projectresultaat met Vrijval tot aan Te factureren. De kans is dan vrij groot dat de onderhandenwerkstand te hoog is. En dat betekent dat de post Doorbelasting aan projecten (de dekkingsrekening) dus ook te hoog is. Dat gevaar is nog groter als tegen extern tarief wordt gejournaliseerd. Aan het einde van de periode moet er goed worden gekeken naar het rapport Te factureren. Hierop moeten eigenlijk alleen posten staan waarvan het zeker is dat deze zullen worden gefactureerd. Toepassing Deze methode wordt vaak gebruikt in consultancyorganisaties, al dan niet in combinatie met journalisering tegen extern tarief. Resultaat Alle kosten worden overgeboekt die ook daadwerkelijk zijn gefactureerd of waarvoor op de declaratie is aangegeven dat deze moeten worden geannuleerd (dus niet meer worden gefactureerd). Aandachtsgebieden • Op de onderhandenwerkrekeningen blijven dus na toepassing van deze methode alleen kosten achter die nog moeten worden doorbelast aan de klant. •
Deze methode is geschikt als op basis van nacalculatie wordt gewerkt.
•
Niet alle kosten worden automatisch gefactureerd. Er is ruimte om de declaratie aan te passen.
Uitwerking van voorbeeld Stel dat op een project aan kosten inmiddels € 200 is geboekt. Daarvan is op een declaratie € 100 gefactureerd en € 25 geannuleerd.
20
Onderhandenwerkmethoden
De balansrekeningen zien er dan zo uit: OHW-kosten
€ 200
(debet)
OHW-opbrengsten
€ 100
(credit)
De methode Vrijval tot aan Te factureren wordt toegepast. De projectopbrengst wordt van de balansrekeningen overgebracht naar de verlies- en winstrekeningen: Kostprijs projecten Aan
OHW-kosten OHW-opbrengsten
Aan
€ 125 € 125 € 100
Opbrengst projecten
€ 100
De saldi van de grootboekrekeningen zijn: OHW-kosten
€ 75
(debet)
Kostprijs projecten
€ 125
(debet)
Opbrengst projecten
€ 100
(credit)
Projectresultaat overboeken Voordat het projectresultaat wordt overgeboekt Voordat u het projectresultaat neemt, moet u een aantal zaken afhandelen. Zo moeten bijvoorbeeld alle declaraties zijn verwerkt. Hierna wordt geschetst aan welke zaken moet worden gedacht.
Alle declaraties verwerken Zorg eerst dat alle declaraties zijn verwerkt tot en met de periode waarvoor u het projectresultaat wilt overboeken.
Onderhandenwerkpercentage voor grootboek controleren Het percentage gereed van het project hoeft niet gelijk te zijn aan het percentage gereed van het onderhanden werk. Uiteraard kan het laatste nooit groter zijn dan het eerste. Voordat u het projectresultaat neemt, is het van belang dat u het percentage gereed van het onderhanden werk controleert. Een voorbeeld: Stel, een project is halverwege de maand maart voor 50% gereed. Het onderhanden werk van eind februari moet echter nog worden bepaald. Op dat moment was het project 30% gereed. U zet dan het onderhandenwerkpercentage eerst op 30%, waarna u het projectresultaat kunt overboeken.
Daadwerkelijk projectresultaat overboeken Hier wordt besproken hoe het daadwerkelijk overboeken van het projectresultaat in zijn werk gaat. Met deze optie wordt van een of meer projecten het onderhanden werk op balansrekeningen automatisch overgeboekt naar de verlies- en winstrekening. Voordat u de overboeking kunt maken, moeten eerst deze stappen zijn uitgevoerd: •
In de stamgegevens van de balansrekeningen voor onderhanden werk moet het veld Projectrekening zijn gemarkeerd en een tegenrekening zijn vastgelegd.
•
Er moet een projectoverboekingstype zijn aangemaakt met Document/Stamgegevens administratie/Projectoverboekingstypen. Het soort mutatie van dit projectoverboekingstype moet Projectresultaat zijn.
•
Er zijn een of meer projecttypen aangemaakt met Document/Stamgegevens administratie/Projecttypen.
•
In de projecttypen is een onderhandenwerkmethode vastgelegd.
•
In de stamgegevens van projecten is het projecttype vastgelegd.
22
Projectresultaat overboeken
Zo boekt u het projectresultaat over: 1. Verwerk alle declaraties tot en met de periode waarvoor u het projectresultaat wilt overboeken. 2. Kies Bestand/Projecten en uren/Projecten. 3. Kies Document/Projectresultaten overboeken. 4. Geef op van welke projecten het onderhanden werk moet worden overgeboekt. Denk eraan dat dit projecten met dezelfde onderhandenwerkmethode moeten zijn. 5. Geef op tot en met welke periode de projectresultaten moeten worden overgeboekt. Controleer eerst of het ingevoerde onderhandenwerkpercentage voor die periode correct is. 6. Kies de onderhandenwerkmethode waarmee u het onderhanden werk van de geselecteerde projecten wilt overboeken naar de resultatenrekening. De onderhandenwerkmethode is vastgelegd bij het projecttype van de bij stap 4 geselecteerde projecten. Het projecttype zelf is vastgelegd in de stamgegevens van een project. Zie ook Onderhandenwerkmethoden op pagina 17. 7. Kies het projectoverboekingstype. Het soort mutatie van dit projectoverboekingstype moet Projectresultaat zijn. 8. Markeer Direct boeken als u de projectresultaten direct wilt laten overboeken. Wilt u eerst nog correcties aanbrengen, dan markeert u Direct boeken niet. In het venster Projectoverboekingen kunt u vervolgens de correcties aanbrengen. Daarna kiest u in dat venster Document/Projectoverboekingen verwerken om de overboekingen definitief te verwerken. 9. Geef de boekingsperiode op waarin de projectresultaten moeten worden verwerkt. Als u eerst nog correcties wilt uitvoeren, dan geeft u de boekingsperiode pas op wanneer u Document/Projectoverboekingen verwerken kiest. 10. Als u de onderhandenwerkmethode Finale methode hebt gekozen, dan kunt u de datum invoeren waarop het project financieel wordt afgesloten. Deze datum verschijnt onder andere op de tab Financieel in de stamgegevens van het project, en in het rapport Uitgebreide specificatie onderhanden werk. 11. Beperk eventueel de projectoverboekingen door bijvoorbeeld bepaalde medewerkers of artikelcodes op te geven.
Rapportages Er zijn voor projecten vele rapporten op te vragen in AccountView. Hier komen die rapporten aan bod die relevant zijn voor het onderhanden werk en het overboeken van het projectresultaat. Bij het overboeken wordt een uitgebreid rapport gegenereerd van de resultaten per project die naar de verlies- en winstrekening worden geboekt. De overboekingen zelf vindt u overzichtelijk terug op een dagboekbladzijde. In het venster Projecten kunt u met de rapporten in het menu Rapporten en in het submenu Rapporten/Onderhanden werk op diverse wijzen naar het onderhanden werk in de projecten kijken.
Nagekomen posten onderhanden werk U hebt projecten waarvan het gehele projectresultaat naar de verlies- en winstrekening is overgeboekt met de onderhandenwerkmethode Finale methode. De status van die projecten is dus Financieel afgesloten. U weet of vermoedt dat er nog kosten op die afgesloten projecten zijn geboekt. Met het rapport Nagekomen posten onderhanden werk haalt u die boven water.
Uitgebreide specificatie onderhanden werk Er lopen een of meer projecten en u wilt de waarde van het onderhanden werk weten. U wilt of kunt het projectresultaat nog niet overboeken. Met het rapport Uitgebreide specificatie onderhanden werk krijgt u een prognose van het projectresultaat dat genomen zou kunnen worden. Deze schatting wordt berekend door de waarde van het onderhanden werk op basis van de onderhandenwerkmethode te vergelijken met de waarde in het grootboek. Uiteraard geeft het daadwerkelijk overboeken van het projectresultaat het beste inzicht in de stand van zaken. U zou met behulp van dit rapport kunnen experimenteren met de verschillende onderhandenwerkmethoden die AccountView biedt. Zonder daadwerkelijk het resultaat te nemen kunt u zien hoe een bepaalde methode werkt. Zo kunt u de methode vinden die het beste bij uw bedrijf past.
Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar grootboekrekening Dit rapport geeft inzicht in de saldi van de onderhandenwerkrekeningen en de verlies- en winstrekeningen. Zo kunt u per grootboekrekening zien welk bedrag aan onderhanden werk nog kan worden gerealiseerd.
Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar project Dit rapport toont het nog niet gerealiseerde projectresultaat per project. Uiteindelijk staat hierin dezelfde informatie als in Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar grootboekrekening, maar dan uitgesplitst per project. U ziet dus hoeveel onderhanden werk er nog in elk project zit.
24
Rapportages
Te factureren Het rapport Te factureren toont uw onderhandenwerkpositie. Er moet wel tegen extern tarief worden gejournaliseerd en het onderhanden werk moet op balansrekeningen worden geboekt. Bovendien moet de onderhandenwerkmethode Vrijval tot aan Te factureren worden gebruikt. In dat geval is de waarde die in het rapport als te factureren wordt vermeld, gelijk aan het nog niet gefactureerde onderhanden werk. Als er ook kosten worden doorbelast, dan komt het rapport Te factureren niet overeen met de onderhandenwerkpositie in het grootboek. De reden hiervoor is dat in het rapport Te factureren de kosten inclusief opslagpercentage worden opgenomen. In het grootboek worden de kosten echter exclusief winstopslag geboekt.
Index Aanneemprojecten, 5 Accountancybeginselen Matchingbeginsel, 9 Realisatiebeginsel, 7, 8, 9 Voorzichtigheidsbeginsel, 7, 8, 9, 10 Bezettingsresultaat, 13, 14 CC-methode (completed contract), 4 Definitie Onderhanden werk, 4 Projectresultaat, 4 Waarderingsmethoden, 4 Dekkingsrekening, 14 Efficiëntieresultaat, 13 Dilemma’s, 7 Omslagpunt, 7 Percentage gereed, 7 Extern tarief, 12, 13, 15, 16 Finale methode, 10, 17 Intern tarief, 12, 14, 15 Journaliseren, 12 Tegen extern tarief, 13, 15 Tegen extern tarief (voor- en nadelen), 16 Tegen intern tarief, 12, 14 Tegen intern tarief (voor- en nadelen), 15 Voorbeeld, 12, 14, 15, 16 Matchingbeginsel, 9 Nagekomen posten onderhanden werk, 23 Onderhanden werk Definitie, 4 Onderhandenwerkmethoden, 5 Finale methode, 10, 17 Kiezen, 10, 17 Vrijval tot aan Te factureren, 19 Wisselen, 10 PC-methode (percentage of completion), 4 Percentage gereed, 7 Projectresultaat, 14 Definitie, 4 Projectresultaat overboeken, 21
Stappen, 22 Voorafgaande stappen, 21 Projecttypen, 5 Aanneemprojecten, 5 Regieprojecten, 5 Rapportages, 23 Nagekomen posten onderhanden werk, 23 Te factureren, 24 Uitgebreide specificatie onderhanden werk, 23 Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar grootboekrekening, 23 Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar project, 23 Realisatiebeginsel, 7, 8, 9 Regieprojecten, 5 Te factureren, 24 Uitgebreide specificatie onderhanden werk, 23 Urenregistratie, 14 Voorbeelden Journaliseren, 12, 14, 15, 16 Waardering, 6 Voorzichtigheidsbeginsel, 7, 8, 9, 10 Vrijval tot aan Te factureren, 19 Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar grootboekrekening, 23 Waarde onderhanden werk uitgesplitst naar project, 23 Waardering, 6 Continu, 9 Jaarlijks, 9 Voorbeeld, 6 Waarderingsmethoden, 8 CC-methode (completed contract), 4, 8 Definitie, 4 PC-methode (percentage of completion), 4, 8 Winstnemingsmethoden, 4
