Nr.: 09-28 Registratienr: 526738 Onderwerp: Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend Purmerend, 18 februari 2009 Inleiding en probleemstelling Op grond van de in 2003 vastgestelde verordening ex artikel 213 van de gemeentewet, dit is de zogenoemde controleverordening, dient er periodiek overleg plaats te vinden tussen de accountant, (een vertegenwoordiging van) de raad, de raadsgriffier, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en (een vertegenwoordiging van) de rekenkamercommissie. Onderdelen van dit overleg waren tot dusver toebedeeld aan de zogenoemde controle stuurgroep. In een apart raadsvoorstel en verordening wordt als uitwerking van een eerder gehouden evaluatie voorgesteld een gemengde rekenkamercommissie (met daarin raadsleden en externe leden) in te stellen met een specifiek takenpakket. Met het instellen en bemensen van de nieuwe rekenkamercommissie kan de oude rekenkamercommissie opgeheven worden. De taken die niet overgaan naar de nieuwe rekenkamercommissie worden ondergebracht in een nieuw in te stellen audit-commissie (een commissie op basis van artikel 82 van de gemeentewet). Door gelijktijdig te besluiten over de instelling van een rekenkamercommissie nieuwe stijl en een audit-commissie ontstaan er in de uit te voeren taken geen lacunes. Oplossingsrichtingen Door de vaststelling van bijgaande verordening op de audit-commissie wordt het wettelijke overleg met de accountant voorafgaande aan de controle van de jaarrekening en de bespreking van het rapport van bevindingen van de accountant aan de audit-commissie opgedragen. Dit geldt ook voor andere werkzaamheden zoals het opstellen van het jaarlijkse rekeningadvies, het adviseren over een program van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, kennisnemen en bespreken van planning & control ontwikkelingen, interne controles, rechtmatigheidsaspecten en het inzicht geven aan de raad over het opvolgen van aanbevelingen uit de rekenkamer- en accountantsrapporten. De raad wordt in de audit-commissie vertegenwoordigd door één lid per fractie. De voorzitter van de audit-commissie wordt uit deze vertegenwoordigers benoemd. Voor bepaalde activiteiten worden als adviseur en/of informant in de audit-commissie uitgenodigd de accountant, de raadsgriffier, de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller en een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie. Meetbare doelstellingen Na vaststelling van de verordening ontstaat er een audit-commissie die minstens drie keer per jaar vergadert en de taken uitvoert zoals hierboven omschreven. Financiële consequenties Er zijn geen budgettaire consequenties Communicatie Niet van toepassing blz. 1 van 5
Nr.: 09-28 Registratienr: 526738 Onderwerp: Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend
Monitoring/evaluatie De nieuwe audit-commissie zal qua samenstelling, werkwijze, uitgebrachte jaarrekeningrapporten en dergelijke geëvalueerd worden. Om de commissie de gelegenheid te geven “in zijn rol te groeien” en rekening houdend met de gemeenteraadsverkiezingen in 2010 wordt voorgesteld deze evaluatie in de eerste helft van 2011 uit te voeren. Voorstel Wij stellen u voor: a) de verordening op de audit-commissie 2009 vast te stellen b) na inwerkingtreding van de onder a. bedoelde verordening de controle stuurgroep op te heffen het raadspresidium, de griffier,
de voorzitter,
Bijlage: ontwerpraadsbesluit
blz. 2 van 5
Nr.: 09-28 Registratienr: 526738 Onderwerp: Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend De raad van de gemeente Purmerend; gelezen het voorstel van het raadspresidium; gezien het advies van het forum Algemene Zaken d.d. 19 februari 2009: gelet op artikel 82 van de Gemeentewet en de (controle)verordening ex artikel 213 van de Gemeentewet; B E S L U I T:
vast te stellen de volgende Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend
Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. Commissie: de audit-commissie b. Accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 1, onderdeel a
van de controleverordening van de gemeente Purmerend c.
Rapport van bevindingen: het rapport van de accountant inzake het onderzoek van de jaarrekening;
d. Onderzoek jaarrekening: het jaarlijks door de audit-commissie uit te voeren onderzoek
over de jaarstukken e. Verslag van bevindingen en advies: het jaarlijks door de audit-commissie aan de raad
uit te brengen verslag en adviesrapport over de jaarstukken f.
Controleprotocol: een protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft voor zijn controle
g. Controleverordening: de controleverordening van de gemeente Purmerend van 2003
Artikel 2 Auditcommissie Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie
Artikel 3 Samenstelling 1. De raad benoemt de leden van de commissie. Deze leden kunnen raadslid of fractieassistent zijn. Iedere fractie is in principe met één lid vertegenwoordigd in de commissie. Bij afwezigheid mag dit lid worden vervangen door één plaatsvervangend lid uit dezelfde fractie. Leden van de audit-commissie kunnen niet tevens lid zijn van de rekenkamercommissie. Het bepaalde in deze verordening is op de plaatsvervangende leden van overeenkomstige toepassing. 2. De commissie benoemt uit haar midden een raadslid als voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter neemt deel aan de vergaderingen en heeft stemrecht. blz. 3 van 5
Nr.: 09-28 Registratienr: 526738 Onderwerp: Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend 3. Voor bepaalde in artikel 4 van deze verordening genoemde activiteiten kunnen als adviseur en/of informant worden uitgenodigd: -
de accountant
-
de raadsgriffier
-
de portefeuillehouder financiën
-
de concerncontroller
-
een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie.
4. Een onder verantwoordelijkheid van de raadsgriffier functionerende secretaris staat de audit-commissie terzijde. De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, verzamelen van informatie, de vorming van dossiers en communicatietaken.
Artikel 4 Taken en bevoegdheden 1. De commissie adviseert de raad over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole, zoals bepaald in artikel 2, tweede lid van de Controleverordening. 2. Jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole vindt er overleg plaats tussen de commissie en de accountant over het te controleren boekjaar, een en ander conform artikel 4, derde lid van de Controleverordening. In het bijzonder wordt dan aandacht besteed aan de onderwerpen, genoemd in artikel 2, derde lid van de Controleverordening zoals goedkeurings- en rapportagetoleranties, apart te controleren deelverantwoordingen, inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, eventueel aanvullend uit te voeren controles of bijzondere aandacht voor specifieke posten in de rekening en frequenties van de tussentijdse rapportering. Het overleg betreft een afstemming omtrent de specifieke invulling van de controleopdracht. 3. De commissie legt de raad een advies ter besluitvorming voor over het controleprotocol voor de accountant. Dit advies is het resultaat van het overleg zoals beschreven in het tweede lid van dit artikel. 4. De commissie bespreekt met de accountant zijn rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening zoals bepaald in artikel 7, vierde lid van de Controleverordening. 5. De commissie vervaardigt jaarlijks, na de ontvangst en bespreking van het rapport van bevindingen van de accountant zoals geregeld in het vorige lid van dit artikel en voorafgaand aan de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad, een advies aan de gemeenteraad. Dit advies is de weerslag van een eigen onderzoek op grote lijnen van de audit-commissie van de jaarrekening, de accountantsverklaring en het controle rapport van bevindingen. Zodoende kan de behandeling van de jaarrekening in de raad op hoofdlijnen plaatsvinden. 6. In de audit-commissie kunnen planning & control ontwikkelingen van de gemeente Purmerend gepresenteerd en besproken worden. Hetzelfde geldt voor de werking van interne controles (audits) en het bevorderen dat de wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften nageleefd worden (toepassen rechtmatigheid). De auditcommissie
blz. 4 van 5
Nr.: 09-28 Registratienr: 526738 Onderwerp: Verordening op de audit-commissie van de gemeente Purmerend draagt er ook zorg voor dat de raad inzicht krijgt in het opvolgen van aanbevelingen uit rekenkamer- en accountantsrapporten.
Artikel 5 Vergaderfrequentie De commissie vergadert ten minste drie maal per jaar of zo vaak zij dat nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. In ieder geval vindt het overleg plaats als bedoeld in de leden 2 en 4 van artikel vier.
Artikel 6 Stemrecht Alleen de raadsleden in hun hoedanigheid als vertegenwoordiger namens een fractie hebben stemrecht in de audit-commissie
Artikel 7 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Audit-commissie 2009
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Purmerend op 26 februari 2009
de griffier,
de voorzitter,
blz. 5 van 5
