Omnivereniging sv Austerlitz . Algemene Ledenvergadering 30 oktober 2013
Inhoud. 1 Omnizaken - omnibestuur - ledenoverzicht - vaststelling notulen van de jaarvergadering 2011/2012 - vaststelling notulen van de extra ledenvergadering d.d. 16 jan. 2013 - vaststelling notulen van de buitengewone ledenvergadering d.d. 2 juli 2013 - jaarverslag 2012/2013 - jaarrekening 2012/2013 - verslagen commissies (kantine, sponsor, accommodatie)
2 jaarverslagen secties - sectie Tennis - sectie Voetbal - sectie Klaverjas - sectie Darts
1. Omnizaken - Omnibestuur samenstelling omnibestuur voorzitter *) ......... vacature secretaris **) ....... vacature penningmeester .. Erik Schoonhoven kantine-zaken.......Loes Dorresteijn *) ad interim…… Jan Snijders **) ad interim……Joop den Engelsman
bestuurslid tennis ...... Paul Hakkenberg bestuurslid tennis ...... Theo van Laar bestuurslid voetbal .... .Frank van Nieuwenhuizen bestuurslid voetbal…..Hans Kroon bestuurslid klaverjas....Puck Steenhuizen bestuurslid darts..........Jan Roelofs
- Ledenoverzicht (peildatum augustus) Sectie voetbal tennis klaverjas darts combi totaal aug 2010
Jeugd < 16 jaar
Jeugd 16-17 jr
Senioren
73 89
14 íncl.
34 -/128
incl. 14
voetbal 63 18 tennis 81 12 klaverjas darts combi 17 -/6 -/totaal aug 2011 127 24 *) Ereleden (voorheen niet afzonderlijk aangegeven) voetbal tennis klaverjas darts combi (2011) totaal aug 2012 voetbal tennis klaverjas darts combi totaal aug 2013
61 81
17 -/125 48 75
6 -/117
16 incl.
6 -/10 12 incl.
3-/9
Ondersteunend
Contriburtievrij
43 219 ca. 50 ca. 15 9 -/318
21 4
30 1
25
31
35 205 37 17 (+2) 7 -/287
20 2
25 8 *) 2
22
35
41 241 41 19 7 -/335
20
26
20
26
28 248 40 20 9-/327
20
26
20
26
totaal 181 313 50 15 43 -/516 161 308 39 17 30 -/495
164 322 41 19 30 -/516 134 323 40 20 18-/499
1
Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d.23 okt. 2012. bijlage 1 a
Aanwezig buiten het omni-bestuur 31 leden = 9% van de seniorleden. Klaas Klomp,Dirk van Nimwegen,Hennie van Kouwen,Paul Hakkenberg,Mark Nieuwpoort,Roy Steenhuizen,Erik Roelofs,G.Vons,Bep van Nieuwenhuizen,Thierry Reusink,Ben Steenbeek,Frank van Nieuwenhuizen,Hans Kroon,Peter Sjouw,Puck Steenhuizen,Nico Goudkuil,Jan van Swinderen,Sylvia Minke,Michel Diepstraten,Elly Diepstraten,Paul vergeer,Jan Roelofs,Gerard Marlet,Andries van Lunteren,Bob Snapper,Jan Snijders,Kristy Vons,Richard v/d.Wurff,Wim van Twist,Loes Dorrestijn,Theo van Laar,Ad Janmaat,Joop den Engelsman,Eric van Schoonhoven,Tim van Beek,Albert Dorresteijn,Gerard Pasterkamp,Jan Cremer,Ruud van Streepen. Afwezig met kennisgeving: Gwen Vester, Jolande Prins, ,Waldo Prins,Karin Kroon,Harry Theirlinck, Wim van Nieuwenhuizen,Stefan van Laar,Frits Dimmendaal.
__________________________________________________________________________________________
1. Opening; Als voorzitter opent Gerard Pasterkamp de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen welkom Er wordt een ogenblik stilte gevraagd om even stil te staan bij hen die ons zijn ontvallen Vervolgens bedankt Gerard namens Frits Dimmendaal een ieder voor de steun die hij en zijn gezin mochten ontvangen in deze moeilijke tijd. 2. Ingekomen stukken en mededelingen. Behoudens de berichten van verhindering zijn er verder geen mededelingen. 3. Vaststelling notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d.12 oktober 2011. * Elly Diepstraten mist een gezamenlijk beleidsplan voor de jeugd van voetbal en tennis.(punt 4) Frank van Nieuwenhuizen merkt op dat de betreffende plannen inhoudelijk te veel verschillen om deze onder een noemer te brengen. Tevens vraagt zij of er nog iets gedaan wordt aan de vraag naar betere verlichting op het bordes, Dit zal voor komend jaar worden meegenomen * Jan Cremer merkt op dat de mededelingen betreffende de leningen (laatste alinea van punt 5) onjuist zijn. De eerste lening moet na 5 jaar worden afgelost i.p.v. in 5 jaar, en de tweede na 20 jaar. De opmerking zal worden meegenomen.. Behoudens genoemde opmerkingen worden de notulen goed gekeurd. 4. Jaarverslag SV Austerlitz. De voorzitter stelt de verslagen van de verschillende commissies aan de orde. * Ad Janmaat merkt op dat de term ereleden op pagina 1 niet juist is en vervangen moet worden door leden van verdiensten. Verder kloppen te tellingen van de leden niet : 342 moet zijn 335;bij de sectie tennis moet 320 veranderen in 322 en het totaal van 523 moet 516 worden. * betreffende het verslag van de sponsorcommissie wil Ad er zeker van zijn dat gegevens welke worden opgeslagen in een “cloud” oftewel in de dropbox absoluut veilig zijn. Richard bevestigt dat er niemand anders bij kan als alleen diegenen die hiervoor een autorisatie hebben. Tevens wijst Richard nog op het belang van het sponsorcontract dat is afgesloten met Van den Berg. Het is een 5-jarig contract met een waarde van €10.000,00 en daarmee het grootste contract wat
ooit is afgesloten. Ad valt hem bij en bedankt de sponsorcommissie voor de gedane zaken. * Naar aanleiding van het verslag van de kantinecommissie wijst Elly Diepstraten erop dat de betrokkenheid van de leden mogelijk vergroot zou kunnen worden door het instellen van ploegjes leden voor het schoonhouden van de kantine zoals dat vroeger ook gebeurde. De verslagen van de overige commissies worden zonder verdere opmerkingen goedgekeurd. 5. jaarrekening 2011- 2012. * De penningmeester geeft een toelichting op de cijfers waarbij het erop neerkomt dat de kosten veelal net iets meer zijn gestegen dan begroot. De kosten van de verzekeringen zijn € 500,00 meer en de nutskosten vallen € 600,00 duurder uit. Grotere tegenvallers zitten bij de belastingen en is tevens € 2876,00 betaald voor het verkrijgen van het recht voor opstal. Ook de onderhoudskosten zijn door diverse oorzaken flink opgelopen tot €11000,00. Dit laatste is te wijten aan een nog binnengekomen rekening ad € 4200,00 voor tegelwerk bij de kantine en € 2000,00 voor meerwerk van de overkapping. * Jan Cremer ziet in de Balans een vordering op de belastingdienst van € 15368,00 en vraagt hierover uitleg aan de penningmeester. Erik erkent dat dit bij hem bekend is maar kan dat niet nader toelichten. Hij geeft aan dat hij samen met de accountant over dit onderwerp met de belastingdienst een afspraak heeft lopen om hierover duidelijkheid te verkrijgen. * Ad Janmaat heeft betreffende de cijfers in de jaarrekening een aantal punten die hij graag nader
2
toegelicht zou willen hebben. Na al deze verwikkelingen wordt duidelijk dat het moeilijk wordt om goedkeuring te geven aan de jaarrekening De voorzitter stelt voor een pauze in te lassen om in kleine kring d.w.z. samen met de penningmeester, Jan Cremer, Ad Janmaaat en de kascommissie de kwestie te bespreken en te bepalen hoe verder te gaan. 21.05 uur
# 21.20 uur
Bij het hervatten van de vergadering wordt voorgesteld om de zaak eerst op orde te brengen alvorens goedkeuring te vragen. In december zal een nieuwe vergadering worden uitgeschreven en zal de jaarrekening opnieuw aan de vergadering ter goedkeuring worden voorgelegd. 6. Verslag kascommissie.. geen verslag uitgebracht. 7. Begroting 2012- 2013. Erik geeft een toelichting op de begroting. * Wim van Twist vraagt waarom onder personeel/vrijwilligers een bedrag ad € 2300,00 is begroot .> Frank van Nieuwenhuizen antwoordt dat dit o.a. een reservering is voor de kosten van betaalde voetbaltrainers omdat deze in de toekomst gecertificeerd moeten zijn. -Verder vraagt Wim waarom de reservering voor materiaalkosten van de voetbal met € 1000,00 is gestegen. > Frank antwoordt dat dit is voor aluminiumgoals voor de voetbaljeugd. * Richard v/d Wurff wijst erop dat alle sponsorgelden voortaan via de omni lopen. Voor het opentoernooi zal de werving van sponsoren onder de sponsorcommissie vallen. * Jan Snijders waarschuwt om de kosten voor trainers niet te laag in te schatten De reserveringen voor de trainers moeten op peil blijven omdat dit anders de sectie voetbal in de toekomst gaat opbreken. * Elly Diepstraten pleit voor extra reservering t.b.v. nieuwe tennisballen voorts vindt zij dat in de gedragscode tevens een zinsnede met proactief optreden opgenomen dient te worden.> Gerard meent dat de bepalingen in de huidige gedragscode ruim voldoende zijn. * Jan Cremer zou graag zien dat in de gedragscode ook een bepaling wordt opgenomen betreffende het juiste gebruik van de e-mail en dat er sancties komen op grove en respectloze uitdrukkingen. > Gerard zegt toe hierover na te denken en tevens de gedragingen via de sociale media hierbij te betrekken. * Jan Roelofs stelt dat de omzet van de keuken niet al te hoog is maar dat er in verhouding wel hoge kosten gemaakt worden. Hierdoor zijn de prijzen van warme snacks met zo’n 20 á 30 eurocent verhoogd. * Jan Cremer merkt op dat de laatste verhoging van de BTW nog niet in de prijzen is verwerkt waardoor de winstmarge toch al terugloopt. * Wim van Twist wijst op het feit dat sponsorcontracten vaak langlopend zijn en hiermede bij de archivering rekening dient te worden gehouden De voorgestelde begroting 2012-2013 wordt door de vergadering goed gekeurd. 8. Bestuursvoorstellen. 8 a ) De leden gaan akkoord met de voorgestelde prijsverhogingen. Door de vergadering wordt goedkeuring verleend aan de omni om prijsstijgingen van meer dan 5 % direct toe te passen. 8 b ) De leden gaan akkoord met het voorstel om de contributies niet te verhogen. 8 c ) De voorzitter vraagt goedkeuring van de beleidsstukken. De vergadering is akkoord 9. Samenstelling bestuur en commissies. * De voorzitter deelt mede dat hij nu al sinds okt. verleden jaar ad interim is en dat het een keertje ophoudt Ook Frits Dimmendaal stopt met het secretariaat Hij stelt dat het er binnen het omnibestuur over het algemeen gemoedelijk aan toe gaat en dat zich geen grote problemen voordoen omdat de verschillende sectiebesturen ook een groot gedeelte wegnemen. Alleen de voorbereiding tot de ALV geeft wel wat meer werk Indien er zich geen nieuwe kandidaten melden heeft de SV Austerlitz op dit moment een groot probleem. Na enige aarzeling meldt Jan Snijders zich als kandidaat voor de voorzittersfunctie van de omni en de vergadering haalt opgelucht adem……maar zo voegt Jan eraan toe “ik doe het alleen als
zich ook een secretaris aanmeldt”.Die meldt zich echter vooralsnog niet. Gerard komt uiteindelijk met een voorlopige oplossing door de toezegging dat hij wel aan wil blijven tot de vergadering in december waardoor wat ruimte ontstaat voor de zoektocht naar een secretaris. * Frank van Nieuwenhuizen meldt dat voor de sectie voetbal Naomi Vergeer de nieuwe budgetbeheerder wordt * Gerard bedankt Jan Cremer voor zijn jarenlange inzet voor de vereniging waarbij hij ook achter de schermen nog steeds actief is. Als dank voor zijn inzet wordt Jan benoemd tot Lid van Verdienste. > Jan bedankt de voorzitter en zegt toe dat hij op de achtergrond zeker nog wel .actief zal blijven.
3
* Theo van Laar bedankt Bep van Nieuwenhuizen voor haar werkzaamheden als penningmeester in het bestuur van de sectie tennis. Voor haar grote betrokkenheid bij de vereniging overhandigt hij haar het Djimat schildje. 10. Rondvraag. * Jan Cremer stelt voor om de aanschaf van zonnepanelen te overwegen daar dit zeker in de loop der tijd ,en mede gezien de stijgend prijzen voor energie, zijn vruchten af zal werpen. Hij wil, gezien zijn relaties, daarin wel een bemiddelende rol spelen. > Gerard gaat met instemming van de vergadering daarmee akkoord. * Erik Roelofs vindt dat de jeugd meer aangesproken zou kunnen worden om een actievere rol binnen de vereniging te vervullen. > Gerard vindt dit een goed idee en vraagt om suggesties om dit te verwezenlijken. Verder betreurt Erik dat er geen Kerst- Klazenbal meer gegeven kan worden. Hij stelt voor om hiervoor in de plaats voor de gehele vereniging een Oudejaarstoernooi te organiseren. > Als hij daarvoor ideeën heeft kan hij deze kenbaar maken. * Jan Snijders zegt dat op 12 december een Kerst-Klaverjas wordt georganiseerd. * Ruud van Strepen vraagt of mededelingen betreffende de Tossavond wat eerder kenbaar kunnen worden gemaakt. > Dat kan * Ad Janmaat vraagt naar het meerjaren onderhoudsplan > Andries van Lunteren deelt mede dat daaraan wordt gewerkt. Ad vraagt of er voor de bediening van het AED-apparaat een cursus kan worden gevolgd .> Dat kan maar is niet nodig omdat er een handleiding bij zit met duidelijke aanwijzingen Ad geeft aan het jammer te vinden dat er geen sectievergaderingen meer worden gehouden > Gerard antwoordt dat er weliswaar geen sectievergaderingen meer zijn maar dat het altijd mogelijk is om per sectie informatieve bijeenkomsten te houden. Dit kan niet alleen op indicatie van het sectiebestuur maar ook op verzoek van minimaal 10 leden. * Frank van Nieuwenhuizen deelt mede dat een nieuwe website wordt gemaakt bestaande uit 5 onderdelen, een voor elk van de 4 secties en een voor de omni. Deze zal naar verwachting per 1 januari klaar zijn. 11. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 22.15 uur.
#
4
Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering d.d. 16 jan. 2013 bijlage 1 b
Datum Locatie
: woensdag 16 januari 2013. : kantine SV Austerlitz
Aanwezig : Gerard Pasterkamp ;Erik schoonhoven ;Jan Roelofs;Theo van laar; Paul Hakkenberg. stemgerechtigden : 23 personen (zie presentielijst) afwezig met kennisgeving: Loes Dorresteijn, Gerard Marlet, Puck Steenhuizen.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Opening en mededelingen. De voorzitter,Gerard Pasterkamp, opent de vergadering om 20.00 uur Gerard deelt mede dat hij na vanavond geen voorzitter meer zal zijn van de omni. Hij verklaart verder dat o.a. . Jan Snijders veel leden voor de functie van secretaris heeft benaderd maar niemand zich beschikbaar heeft gesteld. Jan heeft zich toen in eerste instantie teruggetrokken als kandidaat voorzitter. Voorts deelt hij mede dat inmiddels Joop den Engelsman bereid is om naast zijn andere functies tevens de taak van secretaris ad interim voor de omni te vervullen. Daar Joop i.v.m. zijn andere functies formeel geen secretaris van de omni mag zijn vraagt Gerard de vergadering om ontheffing te verlenen. De vergadering gaat hiermee akkoord. Nu aan de voorwaarde van Jan Snijders, dat er een secretaris voor de omni moet zijn, is voldaan verklaart Jan zich bereid om voorzitter ad interim van de omni te willen worden. Daar beide functies echter ad interim worden vervuld zal de vereniging toch genoodzaakt zijn om definitieve kandidaten te zoeken. 2. Jaarcijfers De cijfers van de jaarrekening zijn opnieuw doorgerekend door Erik samen met Jan Cremer, Ad Janmaat en de accountant Dik Verhagen. Erik geeft een toelichting op de gecorrigeerde jaarcijfers. Behoudens enkele kleine wijzigingen zijn dit de hoofd zaken * De overkapping is begroot op € 12.000,00 maar is door extra voorzieningen uitgekomen op € 15.000,00. € 3000,00 is ten laste gebracht van het resultaat van de omni * De BTW ad € 10.000,00 over de omzet was nog niet als verlies meegenomen . * De sponsoring ( bord en bal) ad € 1700,00 bij de omni heeft goeddeels betrekking op de komende jaren en moet dus niet in de resultatenrekening worden meegenomen. * Een aantal posten zijn afgeboekt als zijnde oninbare vorderingen zoals bij de sectie tennis een bedrag ad € 1382,00. Verder betreft dit een aantal opgelegde boetes en oninbare contributies. * De kascommissie verklaart bij monde van Erik Roelofs dat de boeken zijn gecontroleerd en in orde zijn bevon den. Hij adviseert de ALV om aan het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De ledenvergadering is accoord. * Gerard van Beek en Ron van de Velde stellen zich beschikbaar voor de volgende kascommissie. Reserve lid kascommissie is ??? * De voorzitter bedankt zowel de kascommissie als de penningmeester . 3. Lid van verdienste De voorzitter van de sectie tennis, Theo van Laar,nodigt Jan Cremer uit naar voren te komen om hem te bedanken voor zijn jarenlange inzet voor de SV Austerlitz. Uit de lange lijst die Theo heeft samengesteld blijkt dat Jan niet alleen nauw betrokken is geweest bij veel activiteiten van de vereniging maar ook veel functies heeft vervuld. Scheidsrechter,penningmeester,bestuurslid en voorzitter Jan was altijd inzetbaar Jan Cremer wordt benoemd tot lid van verdienste en krijgt tevens de bijbehorende zilveren speld uitgereikt. 4. Samenstelling bestuur omni. Jan Snijders geeft aan dat hij vindt dat feitelijk bij een sportvereniging de generatie na hem aan de beurt is voor bestuursfuncties. Het feit dat een vereniging met 530 leden geen dagelijks bestuur op een normale manier kan formeren vindt hij zorgelijk. Kennelijk heerst er bij te veel leden een consumptiementaliteit, waarbij men voorbij gaat aan het feit dat we met z’n allen een vereniging vormen. Vanuit de zaal wordt aangegeven dat ook te veel vrijblijvend gezeur daarbij een rol speelt. Hij en ook Joop hebben zich alleen kandidaat gesteld en op tijdelijke basis vanuit het verantwoordelijkheidsge voel dat de vereniging te belangrijk is om deze in een bestuurscrisis te storten. 5. Wat nog ter tafel komt. * Jan Roelofs zou graag zien dat de post materiaalkosten voortaan nauwkeuriger beschreven wordt. * Erik Schoonhoven zal zijn functie als penningmeester per oktober 2013 neerleggen. * Theo van Laar bedankt Gerard Pasterkamp voor zijn werkzaamheden als voorzitter. 6. Sluiting. De vergadering wordt om 22.10 uur gesloten onder dankzegging van de aanwezigen
5
#
Notulen van de extra Algemene Ledenvergadering d.d. 2 juli 2013 bijlage 1 c
Aanwezig: M. Cremer; H.v. Kouwen; C.v. Dijk; M.v. Dijk; J.Plomp; D.van Nimwegen; B.Snapper B.v.Nieuwenhuizen; E.den En gelsman; E. Trines; H.Teirlinck; A. janmaat; F.v.d.Houten; J.Cremer; J.Pereboom... bestuursleden: J.Snijders; E.v.Schoonhoven; J.den Engelsman; P.Steenhuizen; P.Hakkenberg; T.v.Laar; H.Kroon. afwezig met kennisgeving: P.Vergeer; F. Avezaat; W.Avezaat; J.Roelofs;J.van Swinderen ________________________________________________________________________________________________________
1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. 2. Mededelingen. De voorzitter refereert nog even aan; * de inbraak in het materiaalhok waar vooral veel inbraakschade aan de deuren is veroorzaakt en de buit beperkt bleef tot een paar jerrycans met brandstof. * De actie voor vrijwilligers die succesvol is verlopen. Met de 45 aanmeldingen konden 18 vacatures daadwerkelijk worden ingevuld Daarnaast waren er nog 13 meldingen voor diverse klusjes. 3. Ingekomen stukken. * Er zijn voor de vergadering 5 afmeldingen binnengekomen. 4. behandeling energievoorstel. Ad Janmaat vraagt waarom de ontbrekende offertes niet aanwezig zijn. Joop antwoordt dat deze voor aanvang van de vergadering nog niet in zijn bezit waren maar dat hij deze aan hem zal opsturen De voorzitter geeft het woord aan Jan Pereboom van de werkgroep energie. Eind 2012 heeft de sv Austerlitz het eerste contact gehad met D-Ants voor het uitbrengen van een duurzaamheids advies met betrekking tot de energievoorziening. Dit rapport is besproken in de inmiddels opgerichte “werkgroep energie” bestaande uit Jan Pereboom en Jan Cremer. Het resultaat daarvan is dat op dit ogenblik een helder beeld bestaat van de mogelijkheden en deze op een verantwoorde wijze kunnen worden voorgelegd aan de leden. De 4 onderwerpen die zullen worden behandeld zijn: 1) De vervanging van de verlichting van de tennisbanen door LED-lampen: De masten met lampen zijn nog vrij nieuw en afgezien van de kosten ( zo’n € 45.000) is de afschrijving hoog en zou dus een enorme kapitaalsvernietiging betekenen. Besloten is om dit traject over enkele jaren wederom op de agenda te plaatsen. 2) De voetbalvelden met verlichting zijn eigendom van de gemeente. Vervanging zal dan ook via de gemeente plaatsvinden wat ook een lange termijn project betekent. 3) Voor vervanging van de verlichting in de kantine door Led lampen geldt daarentegen een zeer aantrekkelijke prognose. Vervanging van de plafondspotjes door LED lampen is vrij eenvoudig. De Led lampen hebben een lange levensduur, de terugverdientijd is nog geen 3 jaar en levert een energiebesparing op van 80%. De kosten voor de spotjes bedragen € 1766,00. Daar de werkgroep heeft geadviseerd de spotjes te vervangen heeft het bestuur dit besluit reeds genomen omdat dit valt binnen haar mandaat. De vergadering is het hiermee eens. Van De grotere PL-lampen moeten behalve de lampen ook de armaturen worden vervangen. Ook hiervoor geldt dat de afschrijving nu te hoog is in relatie tot de vervangingskosten en zal vervanging dus op termijn opnieuw worden bezien. 4) Zon- en/of windenergie . Hiervoor zijn verschillende opties bekeken: * het installeren van een zonneboiler heeft weinig nut daar de douches alleen op zaterdag door de voetbal worden gebruikt. * Het voorstel van D-Ants om windmolens op de lichtmasten te monteren is afgeserveerd omdat dit te midden van de bossen weinig resultaat oplevert. * Verder worden de mogelijkheden en het belang van het voortgaan met duurzame energievoorziening behandeld aan de hand van 4 uitgebrachte offertes voor installatie van zonnepanelen op het dak van de kantine. 1 Velegro installatietechniek b.v. (offerte reeds in uw bezit) 2 Eneco installatiebedrijven B.V. ( offerte reeds in uw bezit) 3 NewSolar Energie Solutions te Woudenberg ( zie bijgaande offerte) 4 ElectroNuyt elektrotechnisch bedrijf te Amerongen ( zie bijgaande offerte) In bijgevoegde sheet geeft de werkgroep een duidelijk overzicht van het rendement en de prijzen die de verschillende leveranciers hanteren.
6
De werkgroep stelt voor om het contact met Eneco voort te zetten met het doel om tegen een scherpere prijs de installatie te plaatsen. Stemming: > De voorzitter brengt de vraag ter stemming om verder te gaan met het ingezette energiebeleid. De vergadering gaat akkoord. > De voorzitter vraagt of de vergadering akkoord gaat met een voorstel om in te stemmen met een financiering van max.€ 11.000,00 voor de installatie van de zonnepanelen incl. de kosten voor de bevestiging op het dak waarvan de kosten nog niet precies bekend zijn. De vergadering gaat hiermee akkoord. 5. Rondvraag. * Ad Janmaat vraagt of er voortaan gezorgd kan worden dat alle relevante informatie tijdig beschikbaar is. Antwoord: ja Tevens wijst Ad erop dat het van belang is om met een betrouwbare leverancier in zee te gaan. * De Heer Plomp vraagt of er op de levensduur van Led-lampen garantie wordt gegeven. Antwoord: nee dat wordt niet gegeven. * Ad vraagt hoe het staat met het onderhoudsplan. Antwoord: Paul Vergeer heeft dit in behandeling 6. Sluiting. 21.05 uur. De voorzitter sluit onder dankzegging van de aanwezigen de vergadering
#
7
Samenstelling besturen en commissies (oktober 2013) bijlage 2
8
Jaarverslag 2012/2013 van het Omnibestuur. bijlage 3
† Op 27 dec. 2012 is op 81-jarige leeftijd overleden Pier.van Gorkum Pier was lid van de sectie Tennis † Op 2 april 2013 is op 82-jarige leeftijd overleden Bertus van den Dikkenberg .Bertus was lid van verdienste en lid van de secties Voetbal en Tennis. Het was dit jaar een moeilijke start voor het Omnibestuur waarbij 2 zaken opvielen. Ten eerste moest een extra ledenvergadering worden uitgeschreven om de financiële situatie goed duidelijk te krijgen. Toen tijdens de extra vergadering op 16 jan. 2013 bleek dat alles door de kascommissie in orde werd bevonden is aan het bestuur alsnog decharge verleend voor het gevoerde beleid. Wegens het aftreden van de voorzitter, Gerard Pasterkamp en secretaris, Frits Dimmendaal van het Omnibestuur is een ware zoektocht ontstaan naar plaatsvervangende leden. Jan Snijders stelde zich gedurende het verloop van de jaarvergadering beschikbaar voor de functie van voorzitter ad interim onder de voorwaarde dat op korte termijn een secretaris gevonden zou worden. Na een speurtocht van vele weken heeft Joop den Engelsman tijdens de extra ledenvergadering van 16 januari zich alsnog beschikbaar gesteld als secretaris ad interim. Omdat joop ook al secretaris ad interim voor de sectie Tennis is werd hem door de vergadering dispensatie verleend om deze functie ook voor de Omni te verrichten. Eric van Schoonhoven is aftredend als penningmeester en niet meer herkiesbaar. kantine: Een nieuwe kassa welke is gesponsord door de importeur is geïnstalleerd en wordt in eerste instantie uitgeprobeerd op de donderdag- en vrijdagavond wanneer vaste medewerkers van de Klaverjas en Darts aanwezig zijn. Wegens gebreken aan de oude geluidsinstallatie is deze vervangen door een nieuwe die eenvoudiger is te bedienen tevens zijn de geluidsboxen buiten aangesloten. Gebleken is dat dit jaar de kantineomzet achter blijft in vergelijk met die van verleden jaar. Wat daarvan de reden kan zijn is nog niet duidelijk maar heeft de aandacht van het bestuur. Tevens is vastgesteld dat het eigenverbruik van de kantine te hoog is. Er wordt naar een manier gezocht om dit te beperken. Nadat bij herhaling is geconstateerd dat de schoonmaak van de kantine niet volgens afspraak gebeurt wordt de schoonmaak komend boekjaar uitbesteed aan Augias schoonmakers. Besloten is dat bij evenementen en toernooien de bestelling van kleine hapjes zoals kaas,worst en kleine snacks door de organisatie van het betreffende toernooi of evenement doorgegeven worden aan de kantinecommissie die dit vervolgens bestelt Voor pinda’s en zoutjes zullen de secties zelf zorgen. Onderhoud: De kleedkamers zijn toe aan een grondige opknapbeurt. Dit heeft de aandacht van de accommodatiecommissie en is onderdeel van het totale onderhoudsplan. Actie “vrijwilligers,het cement van de sv Austerlitz”. Vanuit Sportservice Zeist zijn een aantal bijeenkomsten georganiseerd die moesten leiden tot het werven van meer vrijwilligers. Jan Snijders, Puck Steenhuizen en Theo van Laar hebben bij deze actie het voortouw genomen en hebben de workshops bezocht welke door Sportservice zijn gegeven. Dit heeft er toe geleid dat een actie is gestart onder het motto “vrijwilligers, het cement van de sv Austerlitz” Er is een uitgebreid actieplan opgezet om een goed draagvlak te creëren, om leden te activeren, om de actie uit te dragen en dit alles compleet met belrondes om uiteindelijk vrijwilligers over de streep te trekken. De strak georganiseerde actie heeft tot resultaat gehad dat 45 vrijwilligers zich hebben aangemeld om in diverse vacante functies te voorzien en nog eens 13 leden zich hebben gemeld voor allerhande kleine klusjes. Naar aanleiding van het goede resultaat van de actie hebben Jan en Joop zich bereid verklaard om hun functies te bestendigen en zich definitief verkiesbaar te stellen voor de functie van respectievelijk voorzitter en secretaris Energiebesparing. Het bestuur heeft in het kader van energiebesparing het besluit genomen om in de kantine de reguliere lampen in alle spotjes te vervangen door LED- lampen. Voor onderzoek naar de haalbaarheid voor de installatie van zonnepanelen is een werkgroep samengesteld bestaande uit Jan Cremer en Jan Pereboom. Na een uitgebreide studie en naspeuringen naar de mogelijkheden en resultaten van reeds in gebruik zijnde de zonnepanelen elders is uiteindelijk bij 4 leveranciers offerte aangevraagd. De resultaten hiervan zijn in een buitengewone ledenvergadering op 2 juli uitgebreid aan de orde gesteld. De vergadering is unaniem akkoord gegaan met het voorstel om € 11.000,00 ter beschikking te stellen om de zonnepanelen te installeren. Het bestuur heeft alles overziend het besluit genomen de installatie door Eneco installatiebedrijven B.V. te laten uitvoeren.
9
Overige zaken: De website van de Omni is verder ontwikkeld en geactiveerd. Bij de gemeente is bezwaar aangetekend tegen de opgelegde WOZ- waarde De gemeente heeft de ontvangst bevestigd en zal het eind 2013 in behandeling nemen. In de nacht van vrijdag 14 juni is ingebroken in het materiaalhok. Vermist werden jerrycans met brandstof voor de trekker en een grastrimmer .Hiervan is een politierapport opgemaakt. De verzekering dekt buiten het eigen risico de schade. Met het oog op de toekomst. Het aantal leden moet groeien daar de sv Austerlitz over het algemeen te weinig leden heeft om in de toekomst te overleven. Het Omnibestuur zal de verschillende secties steunen in hun eigen specifieke behoeftes om nieuwe leden te werven waarbij ook het vasthouden van leden een belangrijk punt is. Hierbij dient echter wel de opmerking gemaakt te worden dat werving en behoud van leden tot de eigen verantwoordelijkheid van de secties behoord. De ingebruikname van een dropbox voor het opslaan van documenten van de vereniging is een van de aandachtspunten voor het komende jaar. Het gebruik van de nieuwe kassa zal gestimuleerd worden waardoor ook het voorraadbeheer beter onder controle komt. Er bestaat het vermoeden dat het verbruik van besturen en commissies tijdens vergaderingen en evenementen niet altijd wordt doorberekend aan de secties en daardoor onder de noemer eigenverbruik terecht komt. Dit zal volgend jaar moeten worden opgelost waarbij in het algemeen wat specifieker gelet zal worden op handhaving van procedures en afspraken. Met de renovatie van de kleedkamers en douches zal worden gestart waarbij opgemerkt wordt dat de werkzaamheden niet in een keer maar mogelijk ook in fases kunnen geschieden. De actie “Vrijwilligers, het cement van de sv Austerlitz” heeft veel respons opgeleverd. De actie moet nu een vervolg krijgen door de nodige structuur aan te brengen en vrijwilligers in te delen in de verschillende commissies waarbij rekening dient te worden gehouden met de wensen en mogelijkheden van de leden die zich hebben aangemeld. Het Omnibestuur #
Jaarverslagen commissies
Verslag 2012/2013 Kantinecommissie De Kantinecommissie (KC) is 6 keer bij elkaar geweest. De commissie bestond uit de volgende personen: Jan Roelofs (voorzitter), Loes Dorrestein, Frans van Houten, Peter Sjouw en Jan Pijnenburg. Belangrijke aandachtspunten in het afgelopen waren installatie van een nieuwe kassa, een andere geluidsinstallatie en het contracteren van een schoonmaakbedrijf. De veranderingen in de Drank- en Horecawet zijn tegen het licht gehouden waar gekeken is naar het alcoholbeleid, openingstijden en hygiëne. Het kantinereglement en de tips voor de barmedewerker zijn verder uitgewerkt. Het plannen van de bardiensten blijft de nodige aandacht vragen.
VERSLAG 2012/2013 SPONSORCOMMISSIE
De verslagperiode sep 2012 t/m sep 2013 stond voor de sponsorcommissie vooral in het teken van het behouden van bestaande sponsoren en sponsorcontracten . Daar waar mogelijk is natuurlijk ook gewerkt aan het binnenhalen van nieuwe sponsoren. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de (in aantal ) beperkte bezetting een proactieve benadering van (mogelijke) sponsoren niet heeft toegelaten. De activiteiten van de sponsorcommissie worden permanent vastgelegd in een ‘Cloud’ omgeving, (Dropbox) , waardoor alle gegevens voor alle gemachtigden permanent bereikbaar en up-to-date zijn. 1. Helaas bestond de sponsorcommissie bij aanvang van het seizoen nog maar uit drie leden, waarbij door zowel Thierry Reusink als Richard van der Wurff vorig jaar al is aangegeven dat zij per juni 2014 (na resp. 4 en 7 jaar) wensen te stoppen. De grote vrijwilligersactie van het afgelopen seizoen heeft weliswaar vier nieuwe potentiële kandidaten voor de sponsorcommissie opgebracht, maar daarvan is er helaas maar één (Peter van Spelden) definitief lid van de sponsorcommissie geworden. Hierdoor telt de sponsorcommissie alsnog één en na juni 2014 zelfs drie vacatures. De sponsorcommissie bestaat nu uit Thierry Reusink, Richard van der Wurff, Wim van Twist en Peter van Spelden. 2. De sponsorcommissie is gedurende het seizoen zeven keer formeel bij elkaar geweest. De verslagen hiervan zijn voor gemachtigden en op aanvraag bij de sponsorcommissie inzichtelijk.
10
3. Enkele van de activiteiten gedurende het afgelopen jaar die het noemen waard zijn en t.b.v. de leden ook door de sponsorcommissie op de sites van SV Austerlitz gepubliceerd werden, zijn: – nieuwe sponsor(doek)contracten met D-Ants en Engel auto’s; - het benaderen en contracteren van “oude vertrouwde” én nieuwe sponsoren voor het open Tennistoernooi; e - Elektrotechniek Van Beek als nieuwe kledingsponsor voor het 2 elftal; - TEDAC® Coating als sponsor voor reserveshirts/ “uittenues” voor seniorenteams; - Hans Lubrecht Internationaal Transport B.V. als nieuwe sponsor van tenues en trainingspakken voor de D1voelbaljeugd ; - de jaarlijkse schoonmaak- en herstelronde aan reclameborden/-doeken op het complex. 4. Ook zijn wij als sponsorcommissie blij met het contracteren van DisplayXL als nieuwe leverancier voor o.a. het printen van tennisdoeken en beletteren van reclameborden. Een vertrouwd adres voor kwaliteit, originaliteit en flexibiliteit! 5. Uitgangspunt bij het behouden en aantrekken van sponsoren is om zoveel mogelijk meerjarige contracten te sluiten, teneinde een meer solide jaarlijkse inkomstenstroom aan sponsorgelden te realiseren. Een enkele keer is dat gelukt. Helaas zijn afgelopen seizoen ook een aantal contracten niet verlengd. Het is merkbaar dat de crisis ook invloed heeft op de uitgaven die sponsoren kunnen en willen doen. Ondanks genoemde activiteiten zijn de sponsorinkomsten het afgelopen jaar daardoor iets teruggelopen.
Verslag 2012/2013 accommodatiecommissie
De samenstelling van de accommodatiecommissie was het seizoen 2012-2013 als volgt: coȍrdinator: Puck Steenhuizen contactpersoon tennis: Andries.v.Lunteren contactpersoon kantine/kleedkamers: Paul Vergeer contactpersoon voetbal: Marc Fűrster. Helaas door een verhuizing heeft Marc weinig of geen werkzaamheden kunnen verrichten. Door de vrijwilligers voor de tennisaccommodatie werden er weer de jaarlijkse werkzaamheden verricht zoals: schoonhouden terras, onderhouden van de plantenbakken, terwijl onze groundsman Wim van Nieuwenhuizen zorgde voor de nodige veegbeurten. Voor het onderhoud buiten de banen werd een bosmaaier aangeschaft, maar door inbraak in de Gemeenteberging werd deze met de nodige brandstof ontvreemd. Afgelopen seizoen werden er ook de nodige lampen vervangen en werd er door Oranjewoud en Tennis Service Noord het jaarlijkse onderhoud gepleegd. Het aangelegde terras bij baan 3 en oefenkooi werd voor het Austerlitz Open voorzien van een partytent. Voor de voetbal waren er weer de kalkers, die er voor zorgden dat de lijnen er weer netjes opstonden. Via Puck Steenhuizen en een bevriende relatie konden er op het trainingsveld 2 dugouts geplaatst worden. Door de extreme weersomstandigheden waren het hoofdveld en trainingsveld aan het eind van het seizoen praktisch onbespeelbaar. De Gemeente zou voor het nieuwe seizoen de nodige aandacht aan beide velden besteden. In de kantine werden de nodige onderhoudswerkzaamheden verricht en werd een gedeelte van de verlichting van LED lampen voorzien. Voor het nieuwe seizoen werd een contract afgesloten met de firma Augias voor het schoonmaken van de kantine Tijdens een extra ALV werd er toestemming gegeven voor het installeren van zonnepanelen, waarvoor de werkzaamheden op 16 september zijn gestart. Ondanks een oproep op de Website aan de leden wordt er nog wel eens aan voorbijgegaan dat : 1. het terras/overkapping geen fietsenstalling is 2. geen afstemming is in het gebruik van de lichtinstallaties 3. de voetbalkantine niet betreden mag worden met voetbalschoenen. Door het vele werk van de diverse vrijwilligers krijgen we elke weer de complimenten van gastverenigingen, hoe mooi, schoon en verzorgd de accommodatie erbij ligt. Voor het nieuwe seizoen zal het meerjarig onderhoudsplan geraadpleegd worden, met als grootste prioriteit de kleedkamers
.
11
Jaarverslagen secties. Jaarverslag 2012/2013 sectie Tennis.
Ledenbestand. Het ledenbestand neemt nog maar moeizaam toe. Totaal hebben afgelopen jaar maar liefst 23 jeugdleden (t/m 17 jr.) het lidmaatschap beëindigd en zijn 17 nieuwe aanmeldingen geregistreerd. Een teruggang van 6 leden. Bij de senioren zijn er 17 opzeggingen en 24 nieuwe leden geregistreerd Per saldo hebben we 1 lid gewonnen en komt de stand daarmee op 323 leden. Om leden te behouden en de integratie te bespoedigen is op 29 mei een welkomstavond georganiseerd voor nieuwe leden welke goed is bezocht. Voortaan zullen nieuwe leden een welkomstbrief ontvangen met daarin de belangrijkste gegevens van de sectie Tennis. Bestuurssamenstelling. Na 11 jaar een bestuursfunctie binnen de sectie Tennis te hebben vervuld waarvan een gedeelte als penningmeester heeft Bep van Nieuwenhuizen afscheid genomen. De functie van penningmeester is overgenomen door Martin Cremer. De ledenadministratie zal met ingang van september 2013 worden verzorgd door Marjan Huisman. Als nieuw lid van het tennisbestuur heeft zich aangemeld Eveline Trines die zich gaat bezighouden met zaken waar het bestuur niet aan toe komt. Voor het bestuur betekent dit een welkome aanvulling en komt het hiermee weer op 5 leden. Opleidingen en cursussen. Om begeleiders van de jeugd vertrouwd te maken met de regels van de competities is samen met 3 andere verenigingen uit de regio een thema – avond voor jeugdteambegeleiding van de KNLTB gevolgd. Het bestuur heeft deelgenomen aan het door de KNLTB georganiseerde “Clubkoers”; een reeks van 5 avonden die inzicht geven in het werven en behouden van jeugdleden. Van de TC hebben dit jaar 3 leden het diploma Verenigingstoernooileider (VTL) behaald waarmee het aantal leden die dit inmiddels hebben is gestegen tot 5. Tevens hebben 3 leden het diploma Verenigingscompetitieleider (VCL) behaald totaal hebben nu 7 leden dit diploma. Verbeteringen tennisaccommodatie. Achter baan 3 is een nieuwe overkapping gekomen om het voor het publiek aantrekkelijker te maken de wedstrijden op deze baan te volgen. Voor het vegen van de banen is een andere trekker aangeschaft. Omdat huren aantrekkelijker bleek dan kopen wordt deze gehuurd van Oranjewoud. Om het lessen voor de jeugd en senioren te stimuleren is besloten een nieuw ballenkanon aan te schaffen. Voor leden wordt het mogelijk dit kanon te huren zodat de aanschafprijs op termijn kan worden terugverdiend. Technische Commissie. Wegens gebreken aan de oude laptop is voor de TC is een nieuwe laptop gekocht. Naar aanleiding van de klachten over de Tretorn tennisballen zijn als proef 2 andere merken door diverse spelers uitgeprobeerd. De ervaringen met Dunlop Fort Max waren niet goed de gasgevulde ballen van de Wilson US Open daarentegen zijn beter bevallen maar deze moeten wel weer sneller worden vervangen. Voor een definitieve keuze zal de prijs doorslaggevend zijn. De clubkampioenschappen verlopen over het algemeen rustig doordat deze in september worden gespeeld is het weer van weinig invloed en kunnen zij zonder noemenswaardig oponthoud worden uitgespeeld. Ondanks het toenemend aantal leden blijft het aantal deelnemers vrijwel constant 102 in 2008 naar 97 in 2012. Op veler verzoek is het besluit genomen om de clubkampioenschappen in te korten tot 2 weken plus het voorweekend. De clubkampioenschappen voor de jeugd oogsten nog maar weinig belangstelling waardoor deze in 2012 niet konden doorgaan .De wintercompetitie had het afgelopen jaar te maken met bijzonder slecht weer. Door de aanhoudende koude tot in maart moest in versneld tempo worden gestart met de afvalrondes om tot een goed einde te komen. We zien hier wel een sterke progressie in het aantal deelnemers. In 2008/2009 telde het toernooi 107 spelers, terwijl in 2012/2013 dit aantal is opgelopen tot 127 spelers. Het 50 + toernooi in week 25 was onder leiding van Gerard Versteeg weer zeer succesvol. Het Herendubbel moest de inschrijving al snel stoppen omdat het maximaal aantal van 24 dubbels was bereikt. Totaal hadden 114 spelers ingeschreven. Hoewel het weer niet meewerkte werd het toch een uitermate gezellige dag. Het Austerlitz Open mag zich dank zij een uitstekende organisatie verheugen in een groeiende populariteit . Ieder jaar heeft het toernooi een ander thema waarbij de kantine in overeenkomstige sfeer wordt aangekleed en de spelers worden verrast met een verwante gadget. Het thema van 2013 was China. Het aantal deelnemers is de laatste 5 jaar gestegen van 153 naar 210. De jaarlijkse verloting voor het goede doel was dit keer voor de kinderboerderij in Zeist en heeft ruim € 700,00 opgebracht. Carien van Beek heeft afscheid genomen als wedstrijdleider van het Austerlitz Open. Haar functie is overgenomen door Irma Vernooy
12
Bij het Austerlitz Open zijn we gebruik gaan maken van automatische incasso wat goed is bevallen. De feestavond aan het einde van het Austerlitz Open is wegens gebrek aan belangstelling in voorgaande jaren vervallen. Hiervoor in de plaats zal bij voldoende animo tijdens de clubkampioenschappen een BBQ worden georganiseerd. De KNLTB competities. De organisatie hiervan is gesplitst. Voor de senioren zal dit voortaan worden gedaan door Elly Diepstraten en voor de jeugd komt dit in handen van Marianne den Engelsman. Wegens de toenemende kosten van ballen en inschrijfgelden aan de KNLTB zijn de bijdragen voor de competities verhoogd. De teambijdrage voor de voorjaarscompetitie gaat van € 50,00 naar € 60,00 en voor de najaarscompetitie van €35,00 naar € 45,00. In de najaarscompetitie van de KNLTB zijn 5 seniorenteams en 2 jeugdteams uitgekomen. Voor de tenniskids in rood/oranje hadden maar liefst 7 teams ingeschreven. Voor de KNLTB voorjaarscompetitie 2013 hadden totaal 10 teams zich aangemeld. 9 seniorenteams,1 jeugdteam voor de zondag en 2 jeugdteams voor de woensdagmiddag. Voor de Tenniskids rood/ oranje waren 2 teams actief waarvan 1 team kampioen is geworden. Van de seniorenteams behaalden de Heren 17+ en het gemengd dubbel 35+ het kampioenschap Jeugdcommissie. 13 februari zijn 10 jeugdleden onder begeleiding weer een dag naar het ABN-toernooi in Rotterdam geweest. Zij hebben daar kunnen genieten van de partij tussen Benoit Paire en . Marcos Baghdatis en hebben een demonstratie rolstoeltennis gezien. Verder hebben zij op het tennis plaza en sports plaza deelgenomen aan een aantal spelletjes. Op 29 maart was er het Paashaastoernooi wat kon rekenen op veel belangstelling. De Paashaas die kwistig paaseitjes ronddeelde was de enige die het warm had want verder was het koud en guur weer. Ook 7 juli, de Junior/Seniordag, werd een gezellig dagje tennis voor kinderen en ouders. Een goed bezet toernooi en mooi weer waren de ingrediënten voor een geslaagd toernooi. Een nieuw en leuk initiatief zijn de instuifochtenden op zondag. Wijzigingen. Deelname aan de open tennisdagen van de KNLTB heeft te weinig respons opgeleverd . Voortaan zal de sectie tennis zelf een open dag houden tijdens het finaleweekend van de wintercompetitie. Dat heeft dit jaar 7 nieuwe leden opgeleverd. Dit jaar moesten in navolging van sponsorafspraken met Van den Berg de ledenpasjes worden afgehaald bij van den Berg. Bij de sectie Tennis is dit niet met gejuich ontvangen maar men zag er wel de noodzaak van in waardoor het afhalen toch redelijk goed is verlopen. Of dit het komende seizoen herhaald zal worden hangt af van de bevindingen van Van den Berg en het overleg met de sponsorcommissie. De sectie Tennis heeft meegewerkt aan de door het Omnibestuur gehouden actie voor werving van vrijwilligers: “vrijwilligers,het cement van de sv Austerlitz”. Deze actie heeft ook voor de sectie Tennis de nodige vrijwilligers opgeleverd. Meer hierover in het verslag van de Omni.
. Toekomstgericht. Het is duidelijk dat de werving van nieuwe leden bij senioren het meest succesvol blijkt. Wij zullen dus meer de focus moeten leggen op het behoud van deze leden door hun een prettig verblijf te bieden binnen onze vereniging. De welkomstbrief is daartoe een eerste aanzet. Daar kan het echter niet bij blijven het zal een vervolg moeten krijgen door hun voor de eerste keer speciaal uit te nodigen om deel te nemen aan de verschillende toernooitjes zoals de clubkampioenschappen. Tevens zullen wij nieuwe leden de eerste tijd moeten wijzen op de mogelijkheden om deel te nemen aan de tossochtenden en/of –avonden. De werving van jeugdleden ligt wat lastiger. Buiten de verleidingen van alle elektronisch speelgoed hebben we binnen onze kleine gemeenschap ook te maken met de sectie voetbal dat vooral voor de jongens een aantrekkelijk alternatief biedt. Wij zullen dus ook voor aanwas van jeugdleden voor een deel afhankelijk blijven van de omliggende gemeenten en dat blijft een moeizaam proces. Wellicht dat het ballenkanon hieraan iets kan bijdragen. Door het bestuur zal er beter toezicht op het afhangen worden gehouden. Als je wilt tennissen en van dat gezeur af wilt is er maar een oplossing: buiten het meenemen van je tennisracket ook met je tennispasje afhangen. De TC zal zich blijven inzetten dat binnen ieder competitieteam een lid is dat over het diploma van Verenigingscompetitieleider beschikt. Het bestuur van de sectie Tennis #.
Jaarverslag 2012/2013 sectie voetbal Senioren Het seizoen startte met 3 senioren teams en ondanks de komst van 5 nieuwe selektie spelers was met 50 spelers de spoeling dun voor 3 teams. e Het 1 elftal stond onder leiding van Hans Kroon en Nico Goudkuil, terwijl Puck Steenhuizen de training op de dinsdag verzorgde. Leider was Michael Wils en verzorgster was Kristy Vons. e Het 2 elftal werd getraind door Frank van Nieuwenhuizen en coach was Ton Laros, welke tevens de keeperstrainer e van de selektie was. Leider van het 2 team was Peter Agricola. e Het 3 elftal stond onder leiding van Ben Steenbeek. e e Het 1 elftal kwam uit in de 5 klasse D met als tegenstanders: Brederodes, CDW, DVSA, EDO (U), Eminent Boys,OSO, SMVC Fair Play, Veenendaal, VIOD, Voorwaarts, VSC en DWSV.
13
Met de 5 nieuwe selektiespelers en de indeling werd het seizoen met vol vertrouwen tegemoet gezien. Austerlitz begon het seizoen met een 4-3 overwinning op de latere kampioen Brederodes. De 2 daaropvolgende wedstrijden werden in Utrecht verloren van Voorwaarts (7-3) en DWSV (3-2). e Austerlitz deed zich in de 4 wedstrijd tekort met een gelijkspel tegen kampioenskandidaat CDW (1-1). e Austerlitz leed ook in zijn 5 wedstrijd een nederlaag in Utrecht tegen EDO (3-1). e In de 6 wedstrijd was er eindelijk winst in Utrecht door een 4-6 zege op Eminent Boys. Door 3 overwinningen op rij DVSA (1-0), OSO (4-2) en Veenendaal (1-4) nestelde Austerlitz zich stevig in het linker rijtje. Interne problemen binnen de trainersstaf hadden hun effect op de spelers met als gevolg een 1-5 nederlaag tegen VSC. Hans Kroon stopte per direct als trainer en met vervangend coach Puck Steenhuizen op de bank boekte Austerlitz e e een 3-7 overwinning op VIOD. De 1 seizoenshelft werd afgesloten met 5 plaats met 19 punten uit 11 wedstrijden. Austerlitz deed in de winterstop mee aan een toernooi bij Patria en verloor na 2 overwinning en 1 nederlaag in de finale van PVC. Na de winterstop kwam Hans Kroon op zijn besluit terug om de trainingen en coaching weer te hervatten. Austerlitz kwam slecht uit de winterstop en werd met een 8-3 nederlaag bij CDW naar huis gestuurd. Met 6 nederlagen, doelcijfers 4 voor 35 tegen, 1 gelijkspel en 5 overwinningen, doelcijfers 17 voor en 3 tegen werd e het seizoen afgesloten met een 6 plaats met uit 24 wedstrijden 35 punten. e e Door personele problemen binnen de selektie had het 2 elftal een wisselend seizoen en het 3 elftal werd na diversen problemen en 3 wisselende leiders Ben Steenbeek, Elgar Pieters en Gert Jan Plomp en een tekort aan spelers 5 wedstrijden voor het einde uit de competitie genomen
.
Jaarverlag 2012/213 sectie voetbal Jeugd Bij de jeugd zijn we het seizoen 2012-2013 gestart met 6 teams (F2, F1, E1, D1, C1 en B1). Binnen een maand e kwam daar echter een 7 team bij. Voor het eerst sinds drie jaar had SV Austerlitz weer een team Mini’s. De eerste seizoenshelft werd vooral door trainers Erwin en Youri gebruikt om de jongens bekend te maken met het voetbal door veel te trainen. Na de winterstop werd er een aantal keer meegespeeld met de Mini Champions League bij FC Driebergen, waarbij de eerste de beste wedstrijd direct in winst werd omgezet! In de winterstop werd er door Gert van Steijnvoort en Sander Dissel een zaalvoetbaltoernooi voor de jeugd georganiseerd en promoveerde de B1 naar e de 2 klasse. In maart werd duidelijk dat Hans Kroon en Frank van Nieuwenhuizen zouden stoppen als wedstrijdsecretaris Jeugd. Zij zullen per 1 september 2013 worden opgevolgd door Sander Dissel (aanspreekpunt trainers/leiders/spelers), Eric van Schoonhoven (contact KNVB) en Henri Vergeer (Scheidsrechterszaken). Henri Vergeer wordt tevens verantwoordelijk voor de seniorenzaken. Ook werd bekend dat Puck Steenhuizen na dit seizoen zal stoppen als bestuurslid van de voetbal. Gelukkig is Puck wel bereid gevonden het consulschap op zicht te nemen aankomend seizoen.Ook werd er in maart gestart met het maken van de teamindeling voor het aankomend seizoen. Dit bleek echter niet gemakkelijk. Helaas namen 17 jeugdleden en 20 seniorleden afscheid van de voetbal waardoor de indeling een spannende opgave werd. Het seizoen werd voor de voetballers afgesloten met een geslaagde sportdag (winnaar Youri Kroon), voor de trainers, leiders en scheidsrechters volgde de afsluiting een paar weken later. Met een heuse footgolf competitie, welke niet geheel ongevaarlijk was ivm de vele teken, en aansluitend een borrel werden al deze vrijwilligers nogmaals bedankt voor hun inzet!
# Jaarverslag 2012/2013 sectie Klaverjas. Het seizoen startte op donderdag 30 augustus 2012 met een informele vergadering, waarin het verslag van de secretaris, budgetbeheerder en de kascommissie goed werden gekeurd. De kascommissie bestond uit Gert de Bruin en Gert van Wijnbergen. Nadat Gert de Bruin zich afmeldde voor de kascontrole werd Jan Snijders bereid gevonden om de plaats van Gert de Bruin in te nemen. Reserve kascommissielid was Astrid Smit. Aftredend voorzitter Puck Steenhuizen werd herkozen zodat de bestuurssamenstelling er als volgt uit zag: Voorzitter : Puck Steenhuizen Budgetbeheerder: Ria Koolstra Secretaris: Jan Pijnenburg. Het seizoen werd gestart met 40 leden. Na een week kwam Joop van Dolder zich aanmelden en een week later meldden zich Corry Werdler en Sebastiaan Sonneville aan als lid. Helaas na enkele maanden bedankte Corry Werdler en ook Sebastiaan Sonneville liet vervolgens verstek gaan. Om onduidelijke redenen bleef ook Maud van der Haar weg, zodat het seizoen werd voortgezet met 40 leden. Door de vele zieken en ziekenhuisopnames was het elke week weer puzzelen om 9 of 10 tafels vol te krijgen. Op 22 september werd er medewerking verleend bij het kaarten t.b.v. Ronald MacDonalds in het Dorphuis. Rond de Kerstdagen hadden we weer onze jaarlijkse Kerstklaverjasavond met vooraf een etentje met partners.
14
Op 2 mei werd voor het laatst voor de punten gekaart en op 16 mei werd het seizoen afgesloten met prijskaarten. e e Na 34 kaartavonden was Gert van Wijnbergen 1 met een puntenaantal van 163.959, 2 werd Peter Agricola met e 162.247 en 3 werd Rob de Bruin met 161.963 punten. De pannenprijs was voor Ab van Nieuwenhuizen met 42 pannen. De hoogste score was voor Tiny van de Brug met 5893 punten en de laagste score was voor Bets Vergeer met 3028 punten. Het algemeen gemiddelde over alle avonden was 4436 punten.
jaarverslag 2012/2013 sectie Darts Met een totaal van 20 leden zijn op de vrijdagavond 35 competitierondes gespeeld. Een hoogtepunt om te vermelden is het bezoek van de Paashaas geweest. De 2 play-off avonden, een inloopavond en de afsluitende avond bracht het totaal op 39. Dit aantal was ook het aantal inschrijvingen voor de 10de editie van de Austerlitz Darts Open. De oorspronkelijke dartsvereniging werd opgericht in 1987, zodat wij dit seizoen een dubbel jubileum konden vieren.
#
15
Financieelverslag 2012-2013 ( Bijlage 4 )
16
17
Toelichting financiële gegevens seizoen 2012-2013.
Inkomsten: De contributie is hoger dan begroot. Er zijn zowel bij de voetbal, als de tennis leden bijgekomen en bij de klaverjas minder leden dan begroot. De winst van de kantine is ten opzichte van de laatste 2 seizoenen gedaald. De gebruikersvergoeding van de Gemeente Zeist is niet ontvangen (€1250,00), daar heeft de vereniging bij navraag bij de Gemeente geen recht meer op. Dit komt doordat de Gemeente in het verleden gebruik maakte van opslag. Hier maakt de Gemeente vanaf seizoen 2011-2012 geen gebruik meer van. De sponsorinkomsten zijn dit jaar wederom hoger dan begroot. Wij bedanken de sponsorcommissie voor hun inzet. Uitgaven: De nutskosten zijn hoger dan begroot. Dit heeft te maken met de afrekening van elektra van de tennis. Deze is hoger uitgevallen, waardoor het maandelijks voorschot bedrag een stuk hoger is. Het maandbedrag bij de tennis is verhoogd van € 372,00 naar € 515,00 per maand. Als we kijken naar de kosten van onderhoud velden en clubgebouw zijn deze hoger dan begroot. Dit heeft te maken met de aanschaf van de LED verlichting in de kantine ad € 1766,00 De kosten van schoonmaak en het afvoeren van het afval komen hoger uit dan begroot. Dit heeft te maken dat deze kosten in de begroting waren samengevoegd met de kosten van onderhoud velden en clubgebouwen en voor het seizoen 2012- 2013 niet juist waren begroot. Als we verder gaan kijken naar de uitgaven van sportactiviteiten zien we dat de overige kosten hoger uitvallen dan begroot. Dit heeft mede te maken met het feit dat bij de OMNI geen rekening was gehouden met overige kosten. In het seizoen 2012-2013 was er nog sprake van het lidmaatschap van FOX SPORT ad € 700. Vanaf het Seizoen 2013-2014 is dit abonnement opgezegd. De uitgaven van de jeugdactiviteiten zijn een stuk lager dan begroot Als we verder kijken naar de uitgaven van de sportactiviteiten zien we dat de afschrijving combiveld hoger is dan begroot. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat de OMNI dit jaar een bedrag heeft afgeschreven op het combiveld ad € 1235,00. Doordat in het verleden niet alle verwachte bijdragen en subsidies met betrekking tot het combiveld zijn ontvangen stond er bij de OMNI nog een rest post van € 4.940. Een deel van deze post is nu afgeschreven. Als we gaan kijken bij de bestuurskosten zien we vooral een afwijking bij kantoor en telefoon. Deze kosten waren alleen maar begroot bij de OMNI(€1000,00), maar bij de tennis(€389) en voetbal(€124) waren hiervoor ook uitgaven.
#
Verkiezing bestuursleden. (bijlage 5)
Eric van Schoonhoven is aftredend en niet meer beschikbaar Paul Hakkenberg is aftredend en niet meer beschikbaar Jan Snijders stelt zich beschikbaar als voorzitter van de Omni Joop de Engelsman stelt zich beschikbaar als secretaris van de Omni. (bij verkiezing van Joop zal door de vergadering dispensatie moeten worden verleend).
Eduard den Engelsman stelt zich beschikbaar als penningmeester van de Omni. De overige bestuursleden die aftredend zijn stellen zich opnieuw herkiesbaar. Tegenkandidaten kunnen zich melden tot 8 uur voor aanvang vergadering bij : Joop den Engelsman tel.0343-491564 of per e- mail:
[email protected]
#
Verkiezing kascommissie.
Aftredend is Gerard van Beek, als nieuw lid van de commissie heeft Frits Budding zich beschikbaar gesteld de zodat de volgende kascommissie zal bestaan uit: Ron van der Velde en bij verkiezing Frits Budding als 2 lid. Op de reservelijst staan Carla Verwijderen en Oscar Lupgens.
18
Bestuursvoorstellen ( bijlage 6 )
. Meerjarig onderhoudsplan SV Austerlitz jaarvergadering oktober 2013. Conform artikel 44 van het Huishoudelijk Reglement betreffende vaststelling van beleidsstukken stelt het Omnibestuur voor in te stemmen met onderstaand meerjarig onderhoudsplan Ter onderbouwing van de huidige reserveringen voor het onderhoud van het clubgebouw (kantine en kleedkamer) is Paul Vergeer gevraagd een meerjarig onderhoudsplan op te stellen. In deze notitie geven we onze visie op de financiële en administratieve verwerking van het door Paul Vergeer opgestelde meerjarig Onderhoudsplan SV Austerlitz dd 20 augustus 2013 en komen we tot een onderbouwd voorstel met betrekking tot het vormen van een onderhoudsvoorziening. Hoofdlijnen van het meerjarig onderhoudsplan In het meerjarig onderhoudsplan gaat Paul uit van de volgende uitgangspunten en veronderstellingen. De plannen zijn opgesteld op basis van de prijspeil van 2013. Er is derhalve geen rekening gehouden met een prijscorrectie voor inflatie; Het plan voorziet in het onderhoud van de kantine, de kleedkamers en de berging. In het plan zijn niet opgenomen het onderhoud van de voetbalvelden, tennisbanen en verlichting en de inventaris; De gehanteerde prijzen zijn exclusief BTW en gebaseerd op schattingen uit eerdere ervaringen en calculaties; De plannen van de uit te voeren werkzaamheden zijn opgesplitst in perioden van 2 jaar en in totaal voor een periode van 20 jaar tot 2032 De verdeling van de uit te voeren werkzaamheden heeft plaatsgevonden op basis van een inschatting van het tijdstip. Het werkelijke tijdstip van het uit te voeren onderhoud kan als gevolg van gewijzigde omstandigheden afwijken, van de gemaakte inschatting. Mede op basis van de hiervoor genoemde veronderstellingen komt men tot de volgende conclusies: Het totale onderhoudsplan voor de komende 20 jaar bedraagt € 216.800. Hierin zijn tevens de kleine onderhoudswerkzaamheden van € 2000 per jaar opgenomen. De tweejaarlijkse uitgaven variëren van €7.500 tot €58.000 per jaar. Van het totale bedrag heeft € 92.600 betrekking op het algemene onderhoud van het clubhuis. Hiervan heeft het grootste gedeelte, € 50.000, betrekking op het vervangen van het dak in 2032. Van het totale bedrag heeft € 124.200 betrekking op het onderhoud van de kleedkamers. Een aanzienlijk deel van deze kosten € 65.500 zal in de jaren 2014 t/m 2018 worden uitgegeven. Huidige situatie In de balans per 30 juni 2013 en cijfers over het seizoen 2012-2013 zijn met betrekking tot het onderhoud van het gebouw reeds de volgende bedragen opgenomen. Voor het onderhoud van de kleedkamers is medio 2013 in de balans een onderhoudsvoorziening van € 15.000 opgenomen. Deze reservering is de afgelopen jaren opgebouwd; In het seizoen 2012-2013 heeft er aan deze reservering geen dotatie plaatsgevonden; Voor het onderhoud van het clubgebouw is medio 2013 in de balans een onderhoudsvoorziening van € 13.000 opgenomen. Deze voorziening is in de jaren 2010 t/m 2013 opgebouwd; De jaarlijkse dotatie aan deze voorziening bedraagt € 5.000 (conform budget); In het seizoen 2012-2013 zijn er geen bedragen ten laste van deze voorziening gebracht; Voor het kleine onderhoud was in de exploitatie voor het seizoen 2012- 2013 een bedrag van € 3.700 begroot. De werkelijke uitgaven bedroegen, mede als gevolg van het vervangen van de lampen in de kantine, € 4.292. Voor het jaarlijkse onderhoud van het gebouw is in de exploitatie van 2012- 2013 een bedrag van € 8.700 (€ 5.000+ € 3.700) opgenomen. Conclusies Op basis van de huidige reserveringen en de in de exploitatie van 2012-2013 opgenomen bedragen kan het volgende worden geconcludeerd: De huidige reservering voor het onderhoud aan de kleedkamers is niet toereikend om de komende uitgaven te dekken. De huidige reservering voor het clubgebouw is meer dan toereikend. Door geen onderscheid meer te maken in beide reserveringen ontstaat medio 2013 een totale voorziening van € 28.000; In tegenstelling tot nu worden de kleine onderhoudswerkzaamheden in de voorziening opgenomen en zullen deze niet meer afzonderlijk ten laste van de exploitatie worden gebracht; Indien de jaarlijkse dotatie aan deze voorziening over de looptijd van 20 jaar gelijk wordt gehouden bedraagt de jaarlijkse dotatie € 9.500. Deze jaarlijkse dotatie is € 800 hoger dan de in de begroting van het seizoen 2012-2013 opgenomen last; Met een dotatie van € 9.500 en de in het meerjarig onderhoudsplan opgenomen verdeling van de kosten zal het verloop van de voorziening toereikend zijn om in alle jaren de kosten te dragen; Omdat in het meerjarig onderhoudsplan is uitgegaan van een prijspeil 2013 dienen de toekomstige kosten eigenlijk nog gecorrigeerd te worden met een percentage van de verwachte inflatie. Indien het jaarlijkse inflatie percentage op 2% wordt ge-
19
steld, zullen de totale kosten voor het onderhoudsplan stijgen tot € 281.500. In dat geval zal de jaarlijkse dotatie € 12.750 moeten bedragen. In de opstelling van Paul is geen rekening is gehouden met de door de leveranciers berekende BTW. Onderzocht zal moeten worden in welke mate de eventueel in de toekomst in rekening gebrachte BTW nog te verrekenen is. Indien verrekening van deze BTW niet of deels mogelijk is zal dit een stijging van de onderhoudskosten tot gevolg hebben.
Aanbevelingen en voorstellen Op basis van bovenstaande komen we tot de volgende aanbevelingen: De huidige onderhoudsvoorzieningen voor de kantine en de kleedkamers samen te voegen tot één onderhoudsvoorziening van € 28.000 per 30 juni 2013; Zowel het meerjarig onderhoud, als de jaarlijkse onderhoudskosten ten laste van de gevormde voorzieningen te brengen; Onderzoeken in welke mate de BTW op de onderhoudswerkzaamheden aftrekbaar (verrekenbaar) is; Uitgaande van de verrekenbaarheid van de BTW voor de komende 5 jaar, stel ik voor om, ·de eerstkomende 5 jaar jaarlijks een dotatie van € 10.500 ten laste van de exploitatie te brengen. Dit bedrag wordt dan op de balans gereserveerd en ten gunste van de onderhoudsvoorziening gebracht; Indien uit nader onderzoek blijkt dat de BTW op de onderhoudswerkzaamheden niet of slechts ten dele verrekenbaar is, zal de jaarlijkse dotatie bij de eerstvolgende ALV opnieuw worden vastgesteld; Iedere 5 jaar een herberekening van de gevormde en te vormen onderhoudsvoorziening te maken en indien nodig de jaarlijkse dotaties aan te passen. Het groot onderhoud van de tennisbanen is niet in deze plannen opgenomen. Maar omdat het groot onderhoud van de tennisbanen ook met aanzienlijke bedragen gepaard gaat, is het verstandig om de huidige voorziening ad € 42.000 en de jaarlijkse dotatie ad € 4000 met hernieuwde berekening van de verwachte kosten voor de banen, hekken en verlichting te onderbouwen. Bij deze opstelling zal niet alleen naar de technische veroudering van de verlichting moeten worden gekeken, maar zal ook de economische veroudering van de verlichting moeten worden meegenomen. Dit is een actie voor komend jaar.
20
Onderhoudskosten en vervanging totaal over 20 jaar UITGANGSPUNT : COMMERCIELE UITVOERING.
ONDERWERP
FREQ
PER KEER
2012/14
2014/16
2016/18
2018/20
2020/22
2022/24
2024/26
2026/28
2028/30
2030/32
TOTAAL
Dak
1
50.000
50.000
50.000
Waterleiding kantine
1
3.500
3.500
3.500
Waterleiding kleedkamers
1
3.500
Goten
1
4.600
Platte dak aanbouw
1
1.600
Schilderwerk buiten
2
10.000
Schilderwerk binnen
1
3.000
3.000
Schilderwerk wanden binnen
2
1.200
1.200
Afzuigsysteem
1
1.000
Plafond Trespa 4 stuks
1
13.600
13.600
13.600
Tegelwerk vloeren 4 stuks
1
11.800
11.800
11.800
Afzuig per 2 kleedkamers
1
2.600
5.200
Tegelwerk wand douche 4 st
1
6.000
Kranen kleedkamers
1
600
Douche kranen
1
5.000
Boiler
1
9.000
CV ketel
1
5.000
Toiletgroep kantine
1
18.000
Toiletten kleedkamers 4 stuks
1
4.800
4.800
Buitendeuren kleedkamers 4 st
1
2.400
2.400
Schilderwerk buitenberging
4
700
700
20
2.000
4.000
4.000
4.000
4.000
4.000
4.000
4.000
4.000
11.900
34600
19000
9500
13600
7500
11700
24200
3.500
3.500
4.600
4.600 1.600
10.000
1.600
10.000
20.000 3.000
6.000
1.200
2.400
1.000
1.000
Kleedkamers 4 stuks
Klein onderhoud
5.200 6.000
6.000
600
600 5.000
5.000 9.000
9.000
5.000
5.000 18.000
18.000 4.800 2.400
700
700
700
2.800
4.000
4.000
40.000
26600
58.200
216.800
Gemiddeld 11.000 per jaar # 21
Consumptieprijzen Bestuursvoorstel prijsaanpassingen jaarvergadering oktober 2013 Ter onderbouwing van het huidige prijsbeleid in de kantine en de over het seizoen 2012-2013 gerealiseerde marge, stelt het bestuur een aantal prijsaanpassingen voor. . Omzet en marge over het seizoen 2012- 2013 De bruto omzet bedraagt € 92.162. Exclusief eigen verbruik en bederf ad € 3.648 is dat € 88.514. Aangezien de kantine gebruik maakt van een speciale regeling bedraagt de over de verkopen verschuldigde belasting vanaf 1 januari 2013 11,5% (tot 1 januari 2013 11%). De verkopen over het seizoen 2012-2013 bleven achter bij de verkopen over het seizoen 2011-2012. De bruto verkopen daalde met ruim € 7.000. Dit is een daling van bijna 8% De gerapporteerde verkopen over het seizoen 2012- 2013 bedragen € 78.749 (excl. BTW). Dit is exclusief het berekende eigen verbruik van de secties en commissies ad € 3.648. Voor een goede beoordeling van de gerealiseerde verkoopmarge moet dit bedrag (excl. btw) bij de omzet worden opgeteld. De omzet bedraagt derhalve € 81.977 (€ 78.749 + € 3.228 (€ 3.648 – 11,5%)). De inkoopwaarde van de aan de kantine omzet gerelateerde inkopen over het seizoen 2012-2013 bedroegen € 36.757. Dit is inclusief een afnamebonus van INBEV ad € 4.878. Omdat deze afname bonus in eerste instantie geen onderdeel uitmaakt van de vaste inkoopprijs wordt deze voor de beoordeling van de verkoopmarge buiten beschouwing gelaten. De gecorrigeerde inkoopwaarde bedraagt derhalve € 41.635. De jaarlijkse vergoeding van Unilever ad €1.500 voor de verkoop van Lipton Ice Tea wordt als sponsorbijdrage verantwoord en is derhalve niet in de marge verrekend. De in het verslag getoonde marge bedraagt € 41.992 en bedraagt 53% van de getoonde omzet. Over het seizoen 2011- 2012 bedroeg de getoonde marge 54%. Indien de hiervoor genoemde bonus en het eigenverbruik worden gecorrigeerd bedraagt de feitelijk behaalde verkoopmarge over het seizoen 49% (€40.342 / € 81.977). In de administratie zijn de omzet en inkoopwaarde niet naar artikelgroepen uitgesplitst. Analyse Op basis van de ons bekende inkoopprijzen (voorraadwaarderingen medio 2012 en 2013) zijn de verandering in de inkoopprijzen gedurende die periode met elkaar vergeleken. Hoewel de meeste prijzen over deze periode vrij constant waren, bleken een aantal artikelen een wezenlijke stijging te hebben ondergaan. Naast deze prijsstijging bleek dat een aantal artikelen een relatief lage marge hebben. De prijs van een fust bier bedroeg medio 2012 € 50,72 medio 2013 bedroeg de prijs € 53,36. De stijging van € 2,64 geeft een relatieve stijging van 5,2%. Uitgaande van een verkoopprijs van €1,50 per biertje en een berekende inkoopprijs van € 0,67 (uitgaande van 4 biertjes per liter) is de netto marge op een biertje 50%. Mede gezien het feit dat de omzet van de kantine voor een groot deel gebaseerd is op de verkoop van bier en koffie, heeft deze lage marge een aanzienlijke invloed op de uiteindelijke verkoopmarge. De prijs van een doos bitterbalen (100 st.) is van medio 2012 naar 2013 met € 1,05 gestegen tot € 11,08. Dit is een stijging van 10,5%. Uitgaande van de verkoopprijs van € 1,80 kent dit artikel nog een acceptabele marge van 59%. De marge van een flesje Aquarius ligt met een inkoopprijs van € 1,03 en een verkoopprijs van € 2,00 (incl. af te dragen BTW) op 42% en daarmee onder de gewenste marge van boven de 50%. Hoewel vorig jaar tijdens de ALV de prijs van een glas wijn is verhoogd van € 1,50 € 1,80 ligt de marge met 50% nog steeds aan de ondergrens van de benodigde norm. Op basis van de ontvangen inkoopprijzen blijkt dat op een Hamburger de laagste marge wordt behaald. Op een Hamburger zit slechts een marge van 36%. Ook op de candy bars (Nuts, Mars etc) zit een marge die net onder de 50% ligt. De stijging van het BTW tarief van 19% naar 21% heeft door het toepassen van de speciale kantineregeling een minder grote impact gehad dan verwacht. De stijging was geen 2% maar slechts 0,5% . Aan het einde van het seizoen was er, in mijn optiek, te veel voorraad. Met name de voorraad koffie ad € 1.100 en bier ad € 850 vormde gezamenlijk 2/3 van de totaal aanwezige voorraad, terwijl de kantine in de zomermaanden nauwelijks open is. Aangezien de kantine opbrengsten voor een groot deel de financiële motor van de vereniging is. Gaan we ook onderzoeken welke mogelijkheden er nog zijn om de marge en de omzet te verhogen.
22
Conclusie en aanbevelingen Gezien het feit dat de kantine omzet het afgelopen seizoen is teruggelopen en de kantine omzet voor een groot deel de financiële motor voor de vereniging is, stellen wij de volgende prijsaanpassingen voor Bier van € 1,50 € 1,70 verkoopprijs stijgt met 13,3% en de marge stijgt naar 56%. Speciaal bier van € 2,00 verkoopprijs stijgt met 10 % en marge stijgt naar 56% Alle wijnen van € 1,80 € 2,00 verkoopprijs stijgt met 11% en de marge stijgt naar 55% Alle Candy bars van € 1, - € 1,20 verkoopprijs stijgt met 20 % en de marge stijgt naar 57% Hamburger van € 1,20 € 1,80 verkoopprijs stijgt met 50% en de marge stijgt naar 58% Chocomel van € 1,20 € 1,50 verkoopprijs stijgt met 25% en de marge stijgt naar 59% Aquarius van € 2,00 € 2,50 verkoopprijs stijgt met 25% en de marge stijgt naar 53%. Het Omnibestuur stelt dus voor om de grijs gearceerde producten in prijs te verhogen.
Naam
Cola Cola ligth 7 up Sinas Spa rood Cassis Aquarius lemon Aquarius orange AA high energy AA isotone Ice tea ice tea zero Chocomel Wijn Rood Wijn Zoet Wijn Droog Wijn Rose Bitterballen 6st Frinkandel Gehaktbal Tosti Kaassouffle Broodjes Hamburger Kroket Zak friet Nuts Mars Snickers Twix M+M Bier Seizoenbier Chips nat Haribo koffie Thee
Marge % Verkoopprijs voor prijs Verkoopprijs per eenheid aanpassing per eenheid
1,00
63%
1,00
1,00
63%
1,00
1,00
72%
1,00
1,00
77%
1,00
1,00
83%
1,00
1,00
66%
1,00
2,00
42%
2,50
2,00
42%
2,50
1,50
59%
1,50
1,50
59%
1,50
1,50
50%
1,50
1,50
50%
1,50
1,20
48%
1,50
1,80
50%
2,00
1,80
62%
2,00
1,80
50%
2,00
1,80
50%
2,00
1,80
58%
1,80
1,20
79%
1,20
2,00
49%
2,00
1,50
55%
1,50
1,20
74%
1,20
0,60 1,20 1,20 1,80 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,50 2,00 0,80 1,00 1,00 1,00
62%
0,60 1,80 1,20 1,80 1,20 1,20 1,20 1,20 1,20 1,70 2,20 0,80 1,00 1,00 1,00
36% 84% 48% 48% 48% 46% 49% 50% 51% 56% 52% 74% 74%
# 23
Bestuursvoorstel contributieverhoging jaarvergadering oktober 2013 Ook de SV Austerlitz wordt geconfronteerd met inflatie, extra reserveringen en hogere prijzen voor diensten en producten. Dit zal komende jaren zeker niet stoppen. Daarom ziet het bestuur zich genoodzaakt om nu al een voorstel voor te leggen de contributie met gemiddeld 5% te verhogen voor volgend seizoen (begint niet voor iedere sectie gelijk). Dat lijkt ons een nette handelwijze. Bij de beoordeling van dit voorstel is niet relevant of de secties op het oog ‘ winst’ , ‘neutraal’ of ‘verlies’ maken. We streven er in toenemende mate naar alleen de kosten/opbrengsten verbonden aan sportactiviteiten bij de secties onder te brengen en de rest bij de Omni. In dat proces zijn in het verleden al stappen gezet en we gaan daar de komende jaren mee door. Omni - voorzieningen zijn nodig en moeten dus ook worden opgebracht door de vereniging als totaal. Zonder dat kunnen ook de secties niet functioneren. Bij de tennis zijn de contributies al jaren ongewijzigd en bij de voetbal zijn ze ook niet recent verhoogd. Bij darts en klaverjas dateren ze van de fusie. Bij de secties darts en klaverjas geldt dat in het huishoudelijk reglement onder art 25, lid 3 staat;”Voor de secties klaverjas en darts geldt als uitgangspunt dat het jaarbudget tenminste gelijk is aan de opgebrachte contributies”. Dat was indertijd een logische bepaling gelet op de voorgeschiedenis: beide clubs waren zelfstandig en regelde al hun zaken zelf. Inmiddels zijn we weer een paar jaren verder en zijn beide secties geworteld in de Omni-vereniging. Iedereen maakt gebruik van de faciliteiten die financieel qua inkomsten en uitgaven zijn ondergebracht bij het Omni-deel van de begroting. Iedere sectie zal daaraan moeten gaan bijdragen. Wij stellen daarom ook een contributieverhoging voor bij deze twee secties, ook ingaande met het nieuwe seizoen. Dat betekent dat bij acceptatie van dit bestuursvoorstel deze bepaling uit het Huishoudelijk reglement wordt opgeschort per eind augustus 2014 en het bestuur een voorstel zal indienen op de ALV van volgend jaar om het HH reglement op dit punt te wijzigen. De combi- en gezinskortingen zoals die nu gelden (zie HH-reglement) blijven van kracht en zijn verder niet apart vermeld. Voor alle duidelijkheid dit bestuursvoorstel kan in zijn geheel worden verworpen of aangenomen; er kan niet selectief in worden gewinkeld. Op grond van voorgaande overwegingen stelt het bestuur voor met de verhoging van de contributie in te stemmen. Tennis Het lidmaatschap van het huidige seizoen loopt van 1 april 2013 t/m 31 maart. 2014 : invoer datum 1 april Tennis Senior lidmaatschap Studentenlidmaatschap Juniorlidmaatschap 16/17 jaar Jeugdlidmaatschap t/m 15 jaar Winterlidmaatschap Jeugd winterlidmaatschap
2013/2014 € 135,00 € 90,00 € 85,00 € 55,00 € 75,00 € 25,00
2014/2015 € 142,00 € 95,00 € 90,00 € 57,00 € 80,00 € 27,00
percentage 5,2 % 5,6 % 5,9 % 3,6 % 6,7 % 8,0%
Deze bedragen zijn exclusief éénmalig inschrijfgeld van € 35 (voor junioren t/m 17 jaar € 20). Ter vergelijking: Bij Griffensteyn in Zeist is de contributie voor een junior € 109 en voor een senior € 170. Bij Ludenti in Doorn zijn deze bedragen respectievelijk € 114 en € 163 en bij Mangercats, Driebergen € 106 en € 172,50 en bij Risenborgh Driebergen € 110 en € 166
Voetbal Het lidmaatschap van het huidige seizoen loopt van 1 juni t/m 31 mei, invoerdatum: nieuwe boekjaar Voetbal Senior lidmaatschap Juniorlidmaatschap 16/17 jaar Jeugdlidmaatschap t/m 15 jaar Niet spelend lid Donateur vanaf
2013/2014 € 185,00 € 110,00 € 77,50 € 50,00 € 20,00
2014/2015 € 195,00 € 115,00 € 80,00 € 52,50 € 20,00
percentage 5,4 % 4,5 % 3,2 % 5,0 % nvt
Ter vergelijking: Bij SV Zeist is de contributie voor een pupil t/m 12 jaar € 115 en een senior € 200 Bij Jonathan zijn deze bedragen € 181 respectievelijk € 248 en bij Patria € 100 en € 200. Darts en Klaverjas Het seizoen loopt van eind augustus tot mei /juni van het jaar daarop. Invoerdatum: nieuw boekjaar De secties darts en klaverjas hebben beide een contributie van € 40,00. Wij stellen voor dit met 5% te verhogen tot € 42 #
24
Begroting 2013-2014. ( Bijlage 7 )
Incusief Bestuursvoorstellen OMNI Contributie Jeugdsubsidie Lotto Sponsoring Retour ontvangen EcoTax en Overigen Club van 50 Omzet kantine afdracht btw Inkoop kantine Totaal inkomsten
Realisatie seizoen 2012-2013
Begroting 2013-2014 VOETBAL INKOMSTEN: 9.400 500 1.000
TENNIS
DARTS
36.000 1.000
KLAVERJAS
1.080
TOTAAL
1.600
6.500 600
735
1.250
€
88.700 -10.201 -31.302 53.698
€
12.150
€
37.600
€
1.080
€
2.335
€
48.080 1.500 1.000 6.500 1.335 1.250 88.700 -10.201 -31.302 106.863 €
53.313 3.269 972 7.862 3.913 91.742 -9.765 -36.757 114.549
UITGAVEN: Huisvesting Belastingen en verzekering Schoonmaak en afvoerkosten Gas,water en elektra Reservering Inventaris Reservering groot onderhoud gebouw Afschrijving zonnepanelen Afschrijvingen inventaris Afschrijving sportkantine Afschrijving combiveld SUBTOTAAL HUISVESTING:
6.000 7.000 7.700 1.000 10.500 733 673 7.488 1.235 €
Sportactiviteiten Materiaalkosten Contributies KNVB en KNLTB Actieve sectiekosten Onderhoud tennisbanen Overige Jeugdactiviteiten Huur velden/zaal Vergoeding trainers Reservering toplaag Afschrijving tennisbanen oud SUBTOTAAL SPORTACTIVITEITEN:
1.667 €
1.667
3.333 €
1.500 4.200 900
2.000
9.333
€
1.500 5.200 1.000 3.500 250 5.000
500 5.500 3.500
-
€
1.080
-
€
€
2.000
€
500 600 850 275 1.250 200
Financiering Rentelasten Rentebaten
4.775
€
500
2.335
475 1.100 €
5.300 -300
2.725
19.950
€
1.080
€
2.335
€
500 250 150 75 500 200
150 500
1.100 €
16.100
-100
3.075
53.329 €
50.497
41.465 €
1.500 850 1.000 500 2.250 400 475 3.600
1.400 €
5.657 4.421 15.730 1.000 9.292
3.000 9.400 5.315 3.500 250 7.500 5.500 3.500 3.500
3.500
Bestuur Bestuur en commisies Representatie Kantoor en telefoon Bankkosten Automatisering Overigen Kosten club van 50 Eigen verbruik sectie SUBTOTAAL BESTUUR:
42.329
6.000
6.000 7.000 13.700 1.000 10.500 733 673 7.488 6.235
€
-
€
-
€
€
5.000
€
-100
€
-500
€
-
€
-
TOTAAL UITGAVE
€
54.104
€
20.392
€
31.858
€
1.080
€
2.335
RESULTAAT BOEKJAAR
€
-407
€
-8.242
€
5.742
€
-
€
-
4.933 8.856 3.300 4.164 1.914 3.873 5.449 2.300 4.000 4.537 43.326
559 297 1.348 614 1.992 143 3.228 8.181
5.300 -900
5.500 -963
4.400 €
4.537
€ 109.769 €
106.541
-500
SUBTOTAAL FINANCIERING:
10.575 €
673 7.488 6.236
€
€
-2.907 €
8.008
25
Indien de in deze begroting opgenomen bestuursvoorstellen niet door de Algemene Leden Vergadering worden overgenomen heeft dit het volgende effect op de begrote exploitatie voor het seizoen 2013- 2014:
-/- € 2.907 -/- € 6.500 € 748 € 1.000 -/- € 7.659
Exploitatie te kort volgens begroting Lagere omzet als gevolg van lagere consumptieprijs Minder te betalen BTW als gevolg van lagere omzet Lagere dotatie voorziening onderhoud Exploitatie te kort zonder door bestuur voorgestelde maatregelen
#
Bestuursvoorstel nieuwe lay-out budget 2013- 2014 Er is zowel in het bestuur als ook op de voorgaande Algemene Leden Vergaderingen al meerdere malen gesproken over de toerekening van kosten aan de verschillende secties. Doel is steeds geweest om uiteindelijk de sportactiviteiten als budget aan de secties ter beschikking te stellen. Omdat het over grote deel van de kosten zijn toe te rekenen aan het clubgebouw en de accommodatie en deze kosten eigenlijk bij de Omni horen hebben wij er voor gekozen om vanaf het Seizoen 2013- 2014 de begroting overeenkomstig aan te passen. Dat wil zeggen dat alle algemene kosten van de vereniging bij elkaar zijn gevoegd en dat alleen nog de aan de sport/ sectie gerelateerde kosten afzonderlijk worden toegelicht. Hieronder is de nieuwe stijl opgenomen. Het voorstel van het bestuur is om vanaf het Seizoen 2013- 2014 de lay-out van de rapportage te wijzigen.
Nadere onderbouwing van de aan de sport gerelateerde kosten:
Sportactiviteiten Materiaalkosten Contributies KNVB en KNLTB Actieve sectiekosten Onderhoud tennisbanen Overige Huur velden/zaal Vergoeding trainers Reservering toplaag SUBTOTAAL SPORTACTIVITEITEN SECTIES
TENNIS 1.500 5.200 1.000 3.500 250
VOETBAL 1.500 4.200 900
DARTS
KLAVERJAS
1.080
2.335
5.500 3.500 3.500 € 14.950
€ 15.600
€ 1.080
€
2.335
Totaal 3.000 9.400 5.315 3.500 250 5.500 3.500 3.500 € 33.965
26
Realisatie seizoen 2012-2013
Begroting 2013-2014 OMNI INKOMSTEN: Contributie Jeugdsubsidie Lotto Sponsoring Retour ontvangen EcoTax en Overigen Club van 50 Omzet kantine afdracht btw Inkoop kantine Totaal inkomsten
€
UITGAVEN: Huisvesting Belastingen en verzekering Schoonmaak en afvoerkosten Gas,water en elektra Reservering Inventaris Reservering onderhoud gebouw Afschrijving zonnepanelen Afschrijvingen inventaris Afschrijving clubgebouw Afschrijving combiveld SUBTOTAAL HUISVESTING:
€
Sportactiviteiten Actieve sectiekosten Tennis Actieve sectiekosten Voetbal Actieve sectiekosten Darts Actieve sectiekosten Klaverjas Jeugdactiviteiten Overige kosten SUBTOTAAL SPORTACTIVITEITEN:
€
Bestuur Bestuur en commisies Representatie Kantoor en telefoon Bankkosten Automatisering Overigen Kosten club van 50 Eigen verbruik sectie SUBTOTAAL BESTUUR:
48.080 1.500 1.000 6.500 1.335 1.250 88.700 -10.201 -31.302 106.863 €
6.000 7.000 13.700 1.000 10.500 733 673 7.488 6.235
5.657 4.421 15.730 1.000 9.292
53.329 €
50.497
14.950 15.600 1.080 2.335 7.500
21.102 13.198 1.824 2.185 3.873 1.144
41.465 €
43.326
1.500 850 1.000 500 2.250 400 475 3.600 €
Financiering Rentelasten Rentebaten
53.313 3.269 972 7.862 3.913 91.742 -9.765 -36.757 114.549
10.575 €
673 7.488 6.236
559 297 1.348 614 1.992 143 3.228 8.181
5.300 -900
5.500 -963
SUBTOTAAL FINANCIERING:
€
4.400 €
4.537
TOTAAL UITGAVE
€ 109.769 €
106.541
RESULTAAT BOEKJAAR
€
-2.907 €
8.008
27
