Oleh: Nurhesti Esa Dwirini Diambil dari banyak sumber dan disampaikan pada kegiatan LKMM-TD Tanggal 24 Oktober 2014
Setiap institusi baik pemerintah maupun swasta pasti akan menyelenggarakan acara baik yang bersifat resmi maupun tidak resmi (hiburan). Sering kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan lancar, tertib, khidmat, menarik, tetapi tidak kurang juga kita menyaksikan penyelenggaraan acara yang berjalan kacau dan mengecewakan peserta acara. Terkait dengan acara resmi, pada umumnya dibedakan dua jenis yaitu acara resmi kenegaraaan seperti Upacara Penerimaan Duta Besar, Jamuan Makan Malam Kenegaraan. Selain itu acara resmi non kenegaraan seperti Upacara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan, Upacara Penandatanganan Naskah Kerjasama, Upacara Peresmian Gedung Baru, Upacara Pembukaan Seminar, Kongres, Upacara Dies Natalis, Upacara Wisuda, Upacara Pengukuhan Guru Besar, dll. Agar pemyelenggaraan acara tersebut dapat berjalan seperti seharusnya, pelaksana kegiatan harus memahami tentang protokoler dan pembawa acara
Beberapa pengertian protokol
Menurut buku panduan lengkap dalam dunia diplomatik dan sosial Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya
Menurut pasal 1 ayat (1) UU Nomor 8 Tahun 1987 Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan, sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannaya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
Ruang Lingkup Protokol
Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu
Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi
Jenis-Jenis Kegiatan Protokol
Jenis kegiatan Umum/Kenegaraan
1. Upacara Pelantikan dan Sertijab 2. Upacara Penandatanganan naskah kerja sama 3. Upacara Sumpah pegawai 4. Upacara Peresmian/Pembukaan gedung baru 5. Peresmian/Pembukaan seminar, symposium, diskusi dsb
Jenis-Jenis Kegiatan Protokol
Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan Tinggi
1. Upacara Dies Natalis 2. Upacara Wisuda 3. Upacara Pengukuhan Guru Besar 4. Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa
Aspek-aspek Protokol Regulation
menguasai berbagai keprotokolan
Preseance
memberikan kelayakan kepada orang atau lambang, pengaturan tata tempat, pengaturan tata ruang
Appearance
Koordinasi
penampilan seseorang yang bernuansa keprotokolan
hubungan kerjasama seluruh anggota dalam pelaksanaan kegiatan
Aspek-aspek Protokol Etiket
Bahasa
Security
Leadership
tata sopan santun
penggunaan bahasa indonesia yang baik dan benar
pengamanan
seorang protokol harus mencerminkan seorang pemimpin
Tugas Umum Protokol
Pengaturan ruangan
Perlengkapan upacara
Tata cahaya, suara, dekorasi
Tata Ruang
Meja, kursi dan podium
Lambang negara, bendera, gambar Presiden dan Wakil Presiden
Tugas Umum Protokol
Tata Ruang
Tugas Umum Protokol Tata Ruang
Tugas Umum Protokol
Tata Tempat - Norma yang berlaku dalam hal tata tempat duduk para pejabat yang didasarkan atas kedudukan dalam ketatanegaraan, kedudukan administratif / struktural dan kedudukan sosial - Tata tempat duduk - Tata urutan memasuki kendaraan - Tata urutan kedatangan dan kepergian / pulang
Tugas Umum Protokol
Tata Tempat
Tugas Umum Protokol 1. Orang yang berhak mendapatkan tata urutan yang pertama adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan atau paling mendahului. 2. Jika mereka berjajar, yang berada disebelah kanan dari orang yang mendapat urutan tata tempat paling utama dan paling tinggi/mendahului orang yang duduk disebelah kirinya (sebelah kanan dari orang yang paling utama dianggap lebih tinggi dari tempat sebelah kiri). 3. Jika menghadap meja, tempat utama adalah yang menghadap ke pintu keluar dan tempat terkahir adalah tempat yang dekat dengan pintu keluar
Tugas Umum Protokol 4. Dalam pengaturan tata tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi):
- bila 2 orang, yang kanan yang pertama - bila 3 orang, yang tengah yang pertama - bila 4 orang = 4.2.1.3 - Bila 5 orang = 5.3.1.2.4 - Bila 6 orang = 6.4.2.1.3.5 - Bila 7 orang = 7.5.3.1.2.4.6 5. Jika berjajar pada garis yang sama, tempat yang paling utama adalah tempat sebelah kanan luar, tempat paling tengah.
Tugas Umum Protokol 6. Apabila naik kendaraan, orang paling utama: - di kapal terbang = naik akhir, turun paling dahulu - di kapal laut = naik dan turun paling dahulu - di mobil / KA = naik dan turun paling dahulu
7. Kedatangan dan pulang: orang yang paling dihormati, selalu datang paling akhir dan pulang paling dahulu 8. Jajar kehormatan : orang yang paling dihormati harus datang dari arah sebelah kanan dari pejabat yang menyambut. Bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, tamu akan datang dari sebelah kirinya
Tugas Umum Protokol Tata Upacara - Jenis Kegiatan - Bahasa Pengantar - Materi aktivitas - Menyusun acara dengan urutan yang benar
- Menyiapkan personil yang terlibat dalam suatu acara, menetapkan urutan dan menghubungi yang akan memberikan sambutan sesuai jenjang jabatan, pejabat tertinggi memberikan sambutan terakhir
-Jenis Kegiatan - Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) Upacara
Tugas Umum Protokol
Tata Busana
Menetapkan pakaian yang harus dikenakan pada suatu kegiatan protokoler, baik oleh para pejabat / undangan maupun petugas pelaksana kegiatan
Tata Warkat
Penataan administrasi surat menyurat dan undangan yang berkaitan langsung dengan acara yang dilaksanakan
Tugas Umum Protokol Tata urutan memberikan sambutan
Urutan dalam memberikan sambutan dalam acara resmi adalah dimulai dari yang terendah tingkat kedudukan / jabatannya dan yang terakhir yang tertinggi / paling utama.
