Perkembangan Teknologi ViDiPal (Virtual Digital and Paperless) Office untuk IOM (Integrated Office Management)
Oleh : Didiek Sri Wiyono
Beberapa terminologi yang berkaitan dengan pembahasan Office Management adalah sebagai berikut :
OM (office management) Office management adalah suatu profesi atau pekerjaan yang memposisikan diri dalam mengatur dan mengontrol kantor. Bagian dari office management adalah kemampuan dalam menjalankan pekerjaan yang spesifik yang berhubungan dalam pengkondisian layanan office management kepada kelompok orang dengan tanpa harus melewati layanan dari orang lain atau bagian lain Orang yang memegang posisi sebagai office management positions menyelenggarakan beberapa studi, dengan menghasilkan laporan pengembangan, masukan bagi manajemen untuk [engembangan policy dan prosedur perusahaan, dukungan paralegal dan draf korespondensi untuk manajemen, penjadwalan, pertemuan, rapat dll. Office manager adalah pekerja bagian administrasi umum yang bertanggung jawab mengurusi kantor dalam sebuah perusahaan. Untuk perusahaan kecil dan menengah yang memiliki sebuah kantor biasanya tugas ini diberikan kepada akuntan perusahaan, sedangkan untuk perusahaan besar yang biasanya memiliki beberapa kantor di beberapa wilayah atau daerah biasanya masing-masing dijalankan oleh seorang office manager. Office manager adalah koordinator dari kerja sistem, tugasnya adalah mengkoordinasi urusan front office dengan memberikan assignment, memonitor proses kerja dan mengevaluasi outcome. Outcomes dari pekerjaan dapat ditujukan kepada suatu yang disebut sistem penerimaan akhir, sebagai contoh: klien, pelanggan maupun bagian-bagian lain. Office manager bertanggungjawab dalam hal planning, pengorganisasian dan controlling the masalah perkantoran, termasuk persiapan, komunikasi, koordinasi, penyimpanan arsip dan data untuk mendukuung produksi dan operasi-operasi penting lainnya yang berhubungan dengan pemasaran
Fungsi-fungsi umum dalam office management yang dijalankan antara lain: 1. Budgeting 2. Human Resources 3. Purchasing 4. Printing 5. Fiscal 6. Records management 7. Accounting 8. Forms management 9. Payroll 10. Facilities management 11. ICT need 12. Space management 13. Administration 14. Risk management 15. Day to day running of the office 16. Health and safety 17. Affirmative action & equal employment opportunity 18. Plan, consult and manage office moves for the division and other units within the department etc. Beberapa literatur dalam bentuk buku teks yang membahas mengenai office management : • • • • • • • •
Geoffrey S. Childs, Edwin J. Clapp, and Bernard Lichtenberg., Office Management. (New York: Alexander Hamilton Institute, 1919), Lee Galloway, Factory and office administration (New York,: Alexander Hamilton institute, 1918), Lee Galloway, Office Management: Its Principles and Practice (New York: 1919), William Henry Leffingwell, Office Management - Principles and Practice (London: A. W. Shaw Company, 1925), William Henry Leffingwell, A Textbook of Office Management (New York: McGraw-Hill Book Company Inc, 1932), William Henry Leffingwell and Edwin Marshall Robinson, Textbook of Office Management (New York: McGraw-Hill, 1943), Harry L. Wylie, Merle P. Gamber, and Robert P. Brecht, Practical Office Management (New York: Prentice Hall, 1937). Marilyn Manning, Patricia Haddock, Office Management. Thomson Crisp Learning. 2001 ISBN 1-56052-604-1
Sumber utama: "http://en.wikipedia.org/wiki/office management"
VO (virtual office) Virtual office adalah suatu terminologi untuk layanan office yang dishare, biasanya secara umum meliputi business address, mail & courier services, phone services, fax services, answering services, web-hosting services, and meeting & conference facilities. Virtual office juga memiliki terminologi sebagi suatu lingkungan yang memungkinkan jaringan pekerja menjalankan bisnis secara efisien menggunakan layanan online dengan memanfaatkan ICT.
Penyedia layanan virtual office akan menyiapkan juga layanan lain atau outsurcing seperti layanan corporate secretari, layanan accounting atau juga layanan legal. Secara umum, kebanyakan penyedia layanan virtual office berlokasi di kotakota besar seperti : New York, London, Hong Kong, karena padat dan mahal serta susahnya menyediakan layanan office mandiri di kota-kota prestisius tersebut. Walaupun mulai berkembang juga penyedia layanan dalam bentuk industrial parks dan science parks di seluruh dunia ini yang dikemas lebih menarik dan berbasis teknologi IT di pusat-pusat industri manufaktur. Pengguna layanan virtual office secara umum adalah orang atau organisasi yang : • • • • •
mencari resiko terkecil sebagai alternative menyewa kantor sendiri. mencoba layanan maupun produk baru. menurunkan budget dari suatu kantor. memindahkan diri dari penggunaan PO BOX mencari alamat bisnis di lokasi strategis untuk tujuan image branding corporate, mendekati center penyedia layanan, memenuhi aturan pemerintah. mencari layanan bisnis pendukung seperti answering services, proxy, web, mail dll
Beberapa kritik disamping manfaat yang menempel pada layanan virtual office adalah : • • • •
sangat banyaknya perusahaan yang menggunakan alamat yang sama. karena batasan dari aturan pemerintah, akhirnya mulai banyak penyedia layanan siang maupun malam. mulai digunakannya perusahaan fiktif atau imitasi karena kemudahan dalam registrasi. mulai ada kebutuhan latihan terstruktur bagi staf pelayan karena sudah menjadi bagian dari industri itu sendiri.
Sebagai etimologi, Chris Kern mengklaim telah meletakkan dasar terminologi virtual office dalam suatu artikel dalam majalah pada tahun 1983. Referensi 1. Holusha, John. "Commercial Property/Business Centers; Modern Office for Rent: Daily Rates Available." The New York Times. May 20, 2001. 2. China Business Guide 2005 By Graham Earnshaw, Michael Pennington, Page 164. 3. Telecommuting and Virtual Offices: Issues and Opportunities, By Nancy J. Johnson, Page 80, ISBN 1878289799 4. http://www.chriskern.net/history/myWord.html Sumber utama: "http://en.wikipedia.org/wiki/virtual office"
Office of the future (paperless office-digital office) Office of the future adalah suatu konsep yang mulai diluncurkan pada 1940-an, yang juga dikenal sebagai "paperless office". Setelah hampir 60-an tahun tidak pernah selesai terealsasi maka, paperless office mulai lagi dikembangkan dan diteliti dengan nama dan terminologi "office of the future". Beberapa evolusi dan konsep dari paperless office yang pernah ada: 1. Memex desk Adalah generasi pertama, Memex machines dipresentasikan di Life (magazine) pada November 1945. Life magazine menyewa ilustrator dari Sperry Rand untuk menggambarkan konsep Vannevar Bush yang telah dipresentasikan beberapa bulan sebelumnya pada The Atlantic Monthly magazine.. Artikel Memex masih sering di citasi karena menjadi proposal awal tentang sistem shared microfilm yang berbasis hyperlinks yang bisa jadi merupakan pendahuluan dari World Wide Web. Memex juga merupakan suatu sistem utuh yang bukan saja sebagai suatu massive desk yang merupakan induk dari microfilm hyperlinking equipment dan microfilm library tetapi juga mempunyai kapabilitas speech activated typewriter (kemampuan speech synthesis dari suatu text normal dalam kertas) dan juga aksesori-aksesori lainnya.. 2. Dynabook slate concept Era 60-70an, muncul ide Dynabook yang direpresentasikan oleh Alan Kay dan Xerox PARC mengusulkan suatu slate-like PC yang portabel yang bisa digunakan dalam suatu kantor yang benasr-benar mampu menjadi alat ekplor secara ekstrem oleh pengguna, misal menggambar, bermusik, menulis algoritma maupun sampai menulis business letter. 3. Starfire video prototype Sun Microsystems mempresentasikan konsep complete office of the future ketika membuat Starfire video prototype public in 1994. Seperti sistem Memex, The Starfire prototype disebut juga sebagai pelopor berkembang dan lahirnya World Wide Web. Kita dapat melihat kebenarannya dalam heroine "navigating" bahwa narrator mendeskripsikan sebagai "vast information space" dalam waktu singkat di dalam 15 menit video Starfire. The Starfire adalah seperti Web navigating machine. The Starfire video mampu menunjukkan dalam 15 menit suatu konsep large panoply of hardware and software seperti sebuah gestural interface, total integration dengan public telephony dan inovasi-inovasi lain. Seperti sistem Memex, Starfire memiliki desktop yang masive dan besar sebagai fitur utamanya, dan mengangkat devais yang kompatibel dalam
melangkapi desk, seperti laptop dengan chorded keyboard dan advanced videoconferencing. Bruce Tognazzini adalah pendorong utama proyek ini, dengan kolaborasi dari banyak staf Sun luminaries seperti Jakob Nielsen, juga melibatkan konsultankonsultan dari luar. 4. Microsoft and IBM prototypes Dua visi yang baru tentang digital office of the future datang dari Microsoft dan IBM. D# screen dan Broadbench software tampil sebagai suatu workspace impian bagi para informatician, menantang budaya yang umum tersebar dalam computer science atau software developer di Microsoft. Prototipe The Bluespace tampak seperti sebuah lingkungan yang sempurna untuk para pemuda ambisius dari IBM salesperson, juga menantang budaya yang sudah tersebar salesperson-centric di IBM . The D#-Broadbench melingkupi suatu single user, membuat kerja kolaborasi secara fisik susah.. Cakupan yang gentle ini membantu dalam konsentrasi, yang mana ukuran besar tidak cocok digunakan dalam tren small closed office, seperti yang pada dalam setiap software developer dalam Microsoft. Prototipe Bluespace diisi dengan beberapa pengaturan dalam rangka memanaje dan mengontrol aliran dari gangguan-gangguan kepada user tetapi tidak untuk menghentikannya atau mematahkannya secara definitif. Elemen-elemen yang ada cukup kecil dan pas untuk tipikal ukuran kecil, dimana screen dan devais lain disekitar user yang fleksibel dan mengijinkan teamwork antara dua, tiga atau lebih user dalam sebuah tempat atau sesi.. Kedua prototipe ini masih perlu diadaptasikan sesuai keinginan sebagian besar manager dan professional, yang menggambarkan "real" desk, yaitu sebuah stan atau platform desk, yang terletak disebuah closed office, atau seperti yang ada dalam home offices atau small business offices, seperti the armoire desk. Tim-tim dari para peneliti di IBM Research dan Microsoft sedang mengembangkan dan menyempurakan prototipe ini.
5. Art and beauty Di awal 2001, Museum of Modern Art (MoMA) in New York city menghadirkan pameran selama 3 bulan yang bertajuk "Workspheres", dimana pameran itu mengekplor role of industrial designers dalam membuat apa yang disebut solusi efektif dan estetis pada isu-isu tentang lingkungan kerja kantor masa kini dan mendatang. Diantara 151 obyek yang dipresentasikan, ada 6 pekerjaan yang dibeli khusus untuk pameran, dari perusahaan industrial design yang berpengalaman seperti
IDEO. Walau sebagian pekerjaan memiliki aspek praktis, ke-enam yang terpilih itu karena pengaruh artistic. "Office of the Future" juga menjadi bagian proyek riset yang sedang berjalan yang dipusatkan di Department of Computer Science, University of North Carolina at Chapel Hill, yang dimulai dari sebuah consortium of universities dan disponsori oleh National Science Foundation. Link-link Eksternal : • • • • •
Museum of Modern Art Workspheres Exhibit Website Office of the Future Project - University of North Carolina at Chapel Hill Sellen, Abigail J.; Harper, Richard H. R. (2001). The Myth of the Paperless Office. The MIT Press. ISBN 0 262 19464 3. A criticism of the notion of a paperless office. The Social Life of Paper, a review by Malcolm Gladwell. Getting Started on the Paperless Office, Springcm Paperless Whitepaper, Chicago, IL USA, 2007.
Sumber utama : "http://en.wikipedia.org/wiki/Office_of_the_future"
Contoh-contoh layanan virtual office dan paperless office yang ada: 1. Luar negeri Welcome to the Virtual Office of Matt H. Evans, CPA, CMA, CFM. The Virtual Office is the communication center for this website, providing on-line collaboration regardless of distance. Here is a quick summary of services: EMAIL - By far the most widely used method of on-line communication. All email messages can be sent to:
[email protected]. Email services include: - Encryption for privacy (requires pgp) - Compressed file transfers - Virus scans of transferred files - Audio Email - Video Email - Language translations in Spanish, French, and German TOLL FREE - You can reach me toll free 1-877-807-8756. Toll Free Services include Voice on Demand files that can be sent to you or Fax on Demand document delivery worldwide. All Voice and Fax files can be "timed" for delivery according to your schedule. ON LINE - This Virtual Office provides several communication tools: Chat Room, Whiteboard for visual illustrations, Application Sharing, Audio Conferencing, Video Conferencing, and Discussion Board. To get started, simply use the Quick Menu in the upper right part of this web page or use the links on the right side of this page for a better understanding of your choices.
Virtual Office Menu Live Answer Service : Call toll free 1-877-807-8756 to leave a message. Audio Center : Listen to audio files or have private audio files placed in a secured location on this website. Phone Conference
: Participate in a phone conference on a pre-arranged basis.
Net Meeting : On-line conferencing services such as chat, whiteboard, file transfers, application sharing, audio conferencing, and video conferencing. Discussion Board
: Short articles related to business finance.
Voice Chat
: Participate in a private voice chat session.
Additional Help Email Help - Basic Guidelines, Sending Files, Voice Email and Video Email. Toll Free Help - Calling Toll Free, Toll Free Options, Sending a Fax, Email Fax, Broadcast Services, and Conferencing. Client Collaboration Services - If you are a client, you can take advantage of on-line collaboration services through Share360.
2. Dalam negeri Looking for virtual offices in Jakarta: • • • •
Use one of our great addresses as your own Let us answer your calls and handle your messages Use meeting rooms and offices when you need them All virtually! No need for a full time office
Virtual Office
- Combine a great address and personalised phone answering together for the ultimate package.
Telephone Answering - We'll professionally answer your calls in your company name and handle your messages too. Mailbox Plus
- A prestigious address and we'll handle your post as well.
Virtual Office Plus
- 40 hours of private office use a month included at your chosen location.
TREN LAYANAN FUTURE OFFICE DIGITAL OFFICE Jenis layanan Kantor Bersama Telephony based Backup data Customer Service based Kolaborasi dan diskusi Keamanan dan resiko Layanan dokumen
Bentuk dan teknologi Share Kantor, Office-Park, Office corner dll Call center, Call ber-3 dst, lokal, internasional Data center, Warehouse database dll CS center, CRM dll Chat, IM, netmeeting, IP Phone center, Skype dll Secutiry center, Risk Management dll Email, FTP, XML dll
Dahulu berbentuk dedicated machine, lalu berkembang menuju general purpose computer, dedicated desktop application, network application, internet based application dan web based, akhirnya mengarah kepada small application yang compact dan mobile serta juga mulai membidik wilayah estetis dan seni disamping kehandalan dan kompatibiltas.
