oktober Uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure: 10 november 2015

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst Nummer en datum

Belangrijk

Dienst, functie en wijze van invulling

Circulaire Rekrutering en Selectie: 2015/092 21 oktober 2015

De dienstchefs moeten ervoor zorgen dat hun personeelsleden de circulaires raadplegen via het intranet of op papier (als zij geen toegang hebben tot intranet). Afwezige personeelsleden moeten de relevante circulaires doorgestuurd krijgen op hun thuisadres.

Dienst: Jeugddienst Functie: Consulent – leidinggevend (m/v) Salarisschaal: B1 B2 B3 Wijze van invulling: halftijdse, contractuele aanstelling met aanleg van een wervingsreserve met rangschikking. Interne kandidaten behouden hun reeds verworven statuut. De vacature wordt ingevuld via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving. Uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure: 10 november 2015.

Interne Interne mobiliteit is de heraanstelling van een personeelslid in een vacante betrekking mobiliteit: wie? van dezelfde graad of een andere functie van dezelfde rang.

Hiervoor moet u: Op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:  Minstens 6 maanden graadanciënniteit hebben binnen de functie van consulent of in een andere functie van dezelfde rang in zoverre de proeftijd / inloopperiode is beëindigd;  Beschikken over het attest ‘hoofdanimator in het jeugdwerk’ ofwel het attest ‘animator in het jeugdwerk’. Vervolg op volgende pagina

1

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Interne Op het moment van aanstelling: mobiliteit: wie? (vervolg)  Een gunstig evaluatieresultaat hebben voor de laatste evaluatie;

     

Medisch geschikt zijn voor de functie; Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie; De burgerlijke en politieke rechten genieten; Voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht; Voldoen aan de vereiste over de taalkennis; Geslaagd zijn voor de selectieprocedure (zie verder).

Wanneer u heraangesteld wordt en u verandert hierbij van functie, of u gaat over naar een leidinggevende functie, dan doorloopt u een nieuwe proeftijd/inloopperiode.

Bevorderingsprocedure: wie?

De bevordering is de aanstelling van een personeelslid in een betrekking van een graad van een hogere rang. Hiervoor moet u: Op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:  Minstens 4 jaar niveauanciënniteit in niveau C of 4 jaar niveauanciënniteit in niveau D of 4 jaar niveauanciënniteit in niveau C en niveau D samen hebben;  Beschikken over het attest ‘hoofdanimator in het jeugdwerk’ ofwel het attest ‘animator in het jeugdwerk’. Op het moment van aanstelling:       

Een gunstig evaluatieresultaat hebben voor de laatste evaluatie; Medisch geschikt zijn voor de functie; Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie; De burgerlijke en politieke rechten genieten; Voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht; Voldoen aan de vereiste over de taalkennis; Geslaagd zijn voor de selectieprocedure (zie verder). Vervolg op volgende pagina

2

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Aanwervings- Om via aanwerving te kunnen deelnemen aan de selectieprocedure moet u: procedure:wie?

Op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:  Beschikken over een bachelordiploma;  Beschikken over het attest ‘hoofdanimator in het jeugdwerk’ ofwel het attest ‘animator in het jeugdwerk’. Op het moment van aanstelling:       

Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie; De burgerlijke en politieke rechten genieten; Medisch geschikt zijn voor de functie; Voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht; Voldoen aan de vereisten over de taalkennis; Geslaagd zijn voor de selectieprocedure (zie verder); De anti-discriminatie verklaring onderschrijven.

U moet het bewijs leveren dat u hieraan voldoet.

Kandidatuurstelling: documenten en indiendatum

Als u geïnteresseerd bent, dient u zich ten laatste op 10 november 2015 online kandidaat te stellen. Als personeelslid kan dit via intranet (thema’s/personeel/jobs en solliciteren/mijn online dossier) of via www.stad.gent - U werkt al bij de Stad?. Binnen de fiche ‘vacatures’ kan u deze procedure opzoeken en ‘solliciteren’. Hiervoor dient u na het doorlopen van de sollicitatiewizard te klikken op de knop ‘sollicitatie verzenden’. Pas wanneer u een ontvangstbevestiging krijgt van uw sollicitatie voor deze specifieke vacature, bent u hiervoor ingeschreven. Aanvragen die om welke reden ook na 10 november 2015 worden ingediend, worden niet aanvaard. Zorg ervoor dat volgend document aan uw persoonlijk online dossier is toegevoegd:  het attest ‘hoofdanimator in het jeugdwerk’ ofwel het attest ‘animator in het jeugdwerk’. Laatstejaarsstudenten dienen het bewijs te leveren dat zij laatstejaarsstudent zijn op de uiterste inschrijvingsdatum. Ze dienen het bewijs te leveren dat ze voldoen aan de diplomavereisten op het ogenblik van aanstelling. Vervolg op volgende pagina

3

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Selectieprocedure, gemeten competenties en contactpunten

Als u aan de voorwaarden voldoet voor interne mobiliteit, nodigen we u uit voor volgende selectie-onderdelen: 

psychotechnisch deel: niet-eliminerend Dit gedeelte bestaat uit een capacitair onderzoek op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek

Indien het totaal aantal kandidaten na de psychotechnisch proef groter is dan 15, wordt de selectieprocedure uitgebreid met:  schriftelijk deel: eliminerend In dit deel krijgt u vragen, cases of proeven gelinkt een de functie-inhoud voorgelegd. U moet 50% behalen om te slagen en toegelaten te worden tot het volgende selectie-onderdeel. Slechts 14 kandidaten, in volgorde van de behaalde score, mogen doorgaan naar het volgende selectie-onderdeel. 

mondeling deel: eliminerend In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,… te bevragen. Eventueel moet u een presentatie of dergelijke geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. U moet 60% behalen om te slagen in de selectieprocedure.

Als u aan de voorwaarden voldoet voor bevordering of aanwerving, nodigen we u uit voor volgende selectie-onderdelen: 

capacitair deel: eliminerend Dit deel is eliminerend en kan slechts een positief of negatief eindresultaat hebben. Aansluitend volgt hierop het niet-eliminerend psychotechnisch deel. Dit gedeelte bestaat uit een capacitair onderzoek op het niveau van de functie, aangevuld met een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie. Hierbij kunnen de behaalde resultaten van het eliminerend capacitair- en vaardigheidsdeel een onderdeel uitmaken van het niet eliminerende psychotechnisch deel. Vervolg op volgende pagina

4

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Selectieprocedu Indien het totaal aantal kandidaten na de psychotechnisch proef groter is dan 15, re, gemeten wordt de selectieprocedure uitgebreid met: competenties en  schriftelijk deel: eliminerend contactpunten In dit deel krijgt u vragen, cases of proeven gelinkt een de functie-inhoud (vervolg)

voorgelegd. U moet 50% behalen om te slagen en toegelaten te worden tot het volgende selectie-onderdeel. Slechts 14 kandidaten, in volgorde van de behaalde score, mogen doorgaan naar het volgende selectie-onderdeel.



mondeling deel: eliminerend In dit mondeling deel worden competenties en motivatie gemeten door o.a. werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases,… te bevragen. Eventueel moet u een presentatie of dergelijke geven. Dit gedeelte staat op 100 punten. U moet 60% behalen om te slagen in de selectieprocedure.

De volgende competenties worden gemeten tijdens de selectieprocedure:  klantgericht handelen  resultaatgericht werken  organiseren  probleemoplossend werken  mondeling communiceren  team leiden  coachen De generieke functiebeschrijving vindt u terug in bijlage. Deze wordt hieronder verder aangevuld. Voor meer inlichtingen over de jobinhoud kunt u terecht bij Philippe Michiels, consulent Jeugddienst, tel. 09 269 81 47. Voor meer inlichtingen over de procedures en arbeidsvoorwaarden kunt u terecht bij Freya Clauwaert, consulent, Dienst Rekrutering en Selectie, tel. 09 266 75 72. Vervolg op volgende pagina

5

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Concretisering Doelstelling van de functie: taakinhoud

Het coördineren en realiseren van het eigen vrijetijdsaanbod van de Jeugddienst voor kinderen, tieners en jongeren. Op deze manier draagt u bij aan de missie van de Jeugddienst, namelijk ‘het effectief maken van het kinderrechtenverdrag voor alle Gentse jeugdigen door prioritair binnen de vrijetijdswereld een optimaal spel- en ontmoetingsklimaat te creëren en participatie en inspraak van kinderen en jongeren te bevorderen”. Plaats in het organogram: De Jeugddienst ressorteert onder het Departement Bevolking en Welzijn. De Jeugddienst is opgesplitst in een aantal cellen die weliswaar nauw met elkaar samenwerken. U werkt binnen de cel Ruimte en Vrije Tijd. U rapporteert aan de coördinator van deze cel en geeft zelf geen leiding. Kernopdrachten:  U werkt samen met uw collega aan de organisatie van de centrale speelpleinwerking (de pretfabriek) en de mobiele vakantiewerkingen (de pretkamjonet – speelse wijken) van de Jeugddienst voor kinderen, tieners en jongeren van 4 tot 15 jaar tijdens de paas- en zomervakanties. Dit houdt onder meer in dat u: - een team hoofdanimatoren en animatoren leiding geeft en ondersteunt. - mee instaat voor de promotie voor deze activiteiten ahv o.a. flyers, affiches, persberichten - mee instaat voor de organisatie en programmatie - mee instaat voor de logistieke taken en financiële administratie van deze activiteiten (collegevertoog, bijhouden tijdelijke kas, betaling van lesgevers,…) - de werking na de vakantie evalueert - aandacht voor de toeleiding van kansengroepen en hiervoor de nodige contacten legt met Gentse organisaties

Vervolg op volgende pagina

6

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Concretisering  u staat samen met uw collega mee in voor het rekruteren, opleiden en begeleiden taakinhoud van animatoren en vrijwilligers die instaan voor begeleiding van paas- en (vervolg)

zomeraanbod. Dit houdt onder meer in dat u:  mee actief op zoek gaat naar kandidaat-jobstudenten en animatoren  ervoor zorgt dat de monitoren worden betrokken in de opmaak van de programmatie  instaat voor de evaluatie van deze animatoren  ondersteunt de verzelfstandiging van de animatoren werking

Aanvullende opdrachten:  u staat in voor alle administratieve taken die nodig zijn om uw functie naar behoren in te vullen, zoals bijvoorbeeld het op efficiënte wijze registeren van relevante contacten en/of acties, het maken van korte rapporteringsnota’s, enz.  u neemt actief deel aan teamvergaderingen  u werkt samen met uw collega’s  u informeert, communiceert en werkt samen met de verschillende betrokken actoren. Het kan zowel gaan om de doelgroep, om externe belanghebbende organisaties, om andere stadsdiensten, enz. U stelt zich op als samenwerkingspartner

U onderhoudt contacten met: Intern/extern Persoon/dienst Frequentie en omschrijving Intern directeur Jeugddienst Rapportering coördinator team ruimte en regelmatige rapportering, vrije tijd informatie-uitwisseling, bespreking van acties collega’s binnen de informatie-uitwisseling, Jeugddienst samenwerking collega’s binnen het informatie-uitwisseling en stadsbestuur samenwerking in functie van de behoefte Extern diverse organisaties, overleg, samenwerking en personen, besturen, enz. informatie-uitwisseling in functie binnen het eigen, het van de behoefte aangrenzende, en buiten het bevoegdheidsgebied Vervolg op volgende pagina

7

Selectieprocedure via interne mobiliteit, bevordering en aanwerving voor de functie van: Consulent – leidinggevend (team ruimte en vrije tijd) (m/v) – Jeugddienst, Vervolg Concretisering Specifieke arbeidsomstandigheden: taakinhoud U werkt conform de uurregeling zoals vastgesteld in het arbeidsreglement. De (vervolg)

centrale speelpleinwerking gaat door tijdens de schoolvakanties (paas en zomer). U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld U beschikt over een rijbewijs B Het betreft een halftijdscontract dat later zal uitgebreid worden tot mogelijks een 4/5 contract.

Bijlage

Generieke functiebeschrijving

8

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v) Graad

Consulent (m/v)

Functiefamilie

Consulent - leidinggevend (m/v)

Doelstelling van de functie

Leiden van een team medewerkers en aansturen van de werkzaamheden van het team als hoofdopdracht. Hierdoor draagt u bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de beschikbare middelen met tevreden personeel.

Plaats in het organogram

De organisatiestructuur van de stad Gent omvat drie pijlers: persoonsgebonden materie, grondgebonden materie en ondersteuning. De pijlers zijn ingedeeld in departementen/gezamenlijke departementen, met onderliggend een aantal diensten/entiteiten. De pijler persoonsgebonden materie en de pijler grondgebonden materie zijn ingedeeld in departementen. Een departementshoofd staat aan het hoofd van een departement. Binnen de pijler ‘Ondersteuning Stad & OCMW’ kiezen Stad Gent en OCMW Gent voor een integratie van hun ondersteunende diensten. Een gezamenlijk departementshoofd Stad/OCMW Gent staat aan het hoofd van elk van de 2 gezamenlijke departementen, Human Resources en Facility Management. U werkt binnen een stadsdienst of ter ondersteuning van een departementshoofd. U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende. U geeft leiding.

Functie-inhoud

Kernopdrachten U leidt een team medewerkers en stuurt de werkzaamheden van het team aan, onder eindverantwoordelijkheid van uw dienstchef. Samen met uw medewerkers staat u in voor het bieden van een kwaliteitsvolle dienstverlening aan uw klant. U realiseert een goede samenwerking met en tussen uw medewerkers onderling, met ruimte voor overleg en met oog voor verbetering van de bestaande werking. U bent het centrale aanspreekpunt van uw team en behandelt vragen vanuit uw expertise. Vervolg op volgende pagina

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v), Vervolg Functie-inhoud U vervult hiervoor één of meerdere van volgende kernopdrachten. (vervolg)

 u coördineert de dagelijkse werking van uw team. Dit houdt onder meer in dat u: – de werking van uw afdeling opvolgt op inhoudelijk en organisatorisch vlak – ervoor zorgt dat uw afdeling als één samenwerkend geheel functioneert. U organiseert daartoe overleg en stimuleert de teamwerking – werkplanningen en procedures opmaakt – toeziet op de efficiënte inzet en werkplanning van de medewerkers – ervoor zorgt dat de nodige materialen, richtlijnen en procedures beschikbaar zijn en gebruikt worden – verantwoordelijk bent voor de efficiënte aanwending van het budget – de dienstgebonden regelgeving en beleidsbeslissingen opvolgt  u geeft leiding aan uw medewerkers, coacht en motiveert hen volgens de principes van het personeelsbeleid van de Stad Gent. Dit houdt in dat u : – hen informeert, hen begeleidt bij hun dagelijkse werkzaamheden en hen bijstaat wanneer er zich problemen voordoen op inhoudelijk vlak – logistieke, administratieve en infrastructurele ondersteuning biedt aan uw medewerkers, zodat zij kunnen werken in een veilige omgeving, aangepast aan de behoeften, normen en reglementeringen – vormings- en opleidingsbehoeften bepaalt – functionerings- en evaluatiegesprekken voert – bemiddelt bij samenwerkingsproblemen Vervolg op volgende pagina

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v), Vervolg Functie-inhoud  u rapporteert aan uw leidinggevende over de stand van zaken binnen uw team. De (vervolg)

dienstchef draagt de eindverantwoordelijkheid binnen de dienst

 u bouwt uw vakspecifieke expertise uit en bent een aanspreekpunt binnen uw werkveld. Dit houdt onder meer in dat u: – zich verdiept in het werkveld / beleidsdomein en zich een beeld vormt van de huidige situatie en de verschillende actoren – zich de uitgetekende beleidslijnen eigen maakt – vakliteratuur, regelgeving en wetgeving met betrekking tot uw vakgebied / beleidsdomein opvolgt – ontwikkelingen binnen uw vakgebied vertaalt in praktische implicaties voor het beleid en uw werk – nieuwe trends, visies, methodieken, regelgeving en wetgeving signaleert  u bent het centrale aanspreekpunt van uw team. Dit houdt onder meer in dat u : – overlegt met uw rechtstreeks leidinggevende, interne en/of externe partners – de afstemming bewaakt tussen uw team en de eventuele andere teams van de diensten en het departement – contacten onderhoudt met diverse (externe) organisaties met oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk. U werkt indien nodig samen projecten uit – vragen behandelt vanuit uw expertise  u voert administratieve opdrachten uit die vereist zijn binnen uw werk. Dit houdt onder meer in dat u: – vergaderingen belegt – verslagen opmaakt van vergaderingen – (type)brieven schrijft – college- en gemeenteraadsvoorstellen opmaakt die betrekking hebben op uw opdrachten – rapporteringen tijdig en correct uitvoert

Vervolg op volgende pagina

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v), Vervolg Functie-inhoud Aanvullende opdrachten (vervolg)

Afhankelijk van de dienst waar u werkt, vervult u één of meer van volgende aanvullende opdrachten.  u onderhoudt contacten met diverse stadsdiensten en (externe) organisaties met oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk. U stelt uw expertise ten dienste van wie er binnen het stadsbestuur behoefte aan heeft  u geeft adviezen aangaande de materies van de dienst en voert hiervoor opdrachten uit. U onderzoekt daarvoor de vraag, formuleert uw voorstel of advies, en bespreekt dit met de belanghebbenden. Indien gevraagd, implementeert u dit advies  u stelt, in samenspraak met uw leidinggevende en/of collega’s, subsidiedossiers samen en zorgt voor het verzamelen van de gegevens voor de rapportering  u ondersteunt uw verantwoordelijke bij de vertegenwoordiging van uw dienst in diverse overlegorganen, stuur- en werkgroepen  u staat, in het kader van de wetgeving overheidsopdrachten, in voor de correcte administratieve afhandeling van bestekken  u neemt deel aan interne vergaderingen en overlegt met collega’s om tot een positieve werksfeer te komen. U benadert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van uw dienst / departement proactief en stelt mogelijke oplossingen voor  u volgt vormingen en opleidingen die relevant zijn voor uw werk  wanneer u belast wordt met de inning van geringe dagontvangsten of wanneer u aangeduid werd om het kasboek bij te houden, handelt u conform het huishoudelijk reglement m.b.t. de procedure voor inning van de geringe dagontvangsten door personeelsleden van de Stad  u bent verantwoordelijk voor het beheer van de u toevertrouwde goederen, materiaal en materieel  u staat in voor het basisonderhoud van het materiaal dat u ter beschikking wordt gesteld (bijvoorbeeld kantoormateriaal, werkmateriaal, een dienstvoertuig, machines, gereedschap, enz.). U meldt defecten aan de verantwoordelijke en vraagt specifiek materiaal tijdig aan Vervolg op volgende pagina

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v), Vervolg Contacten

Afhankelijk van de dienst waar u werkt, onderhoudt u contacten met: Intern/extern

Persoon/dienst

intern

Omschrijving

rechtstreeks leidinggevende

werkoverleg, informatieuitwisseling, rapportering

collega’s

dagelijkse samenwerking, werkoverleg, informatieuitwisseling

medewerker extern

burgers

coachen, werkoverleg, informatieuitwisseling informeren, behandelen van klachten

partners en belanghebbenden informatie-uitwisseling en samenwerking

Competentieprofiel

Organisatiecompetenties 

klantgericht handelen



efficiënt werken



resultaatgericht werken

Competenties vastgelegd voor de functie 

coachen



delegeren



samenwerken



probleemoplossend werken



organiseren Vervolg op volgende pagina

Functiebeschrijving: Consulent – leidinggevend (m/v), Vervolg Competentie- Overige competenties profiel (vervolg)

De opsomming is een aanbeveling en kan bij aanvang van een evaluatieperiode of bij een selectieprocedure worden gewijzigd of aangevuld met competenties uit het competentiehandboek van de Stad Gent.

Salarisschaal

Specifieke arbeidsomstandigheden



motiveren



team leiden



beslissen



organisatiebetrokkenheid tonen



regelgericht werken

B1 B2 B3

 u werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement  u past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het departement waar u bent tewerkgesteld  u kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform de regeling die is opgenomen in het vademecum en er kan u gevraagd worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken