Office 2007 voor het examen!

Office 2007 – voor het examen! Oefeningen Deel 4 – Access 2007 Saskia Jacobsen Bert Pinkster Michiel Pinkster Jan Dols Onder redactie van Saskia Jacobsen

Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij: Sdu Klantenservice Postbus 20014 2500 EA Den Haag tel.: (070) 378 98 80 www.sdu.nl/service © 2010 Sdu Uitgevers bv, Den Haag Academic Service is een imprint van Sdu Uitgevers bv Deze opgaven horen bij de uitgave Office 2007 – voor het examen!, ISBN 978 90 395 2616 3

Alle rechten voorbehouden. Alle auteursrechten en databankrechten ten aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Sdu Uitgevers bv. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voorzover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 h Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te wenden tot de Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.cedar.nl/pro). Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de afwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueel voorkomende fouten en onvolledigheden. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the publisher’s prior consent. While every effort has been made to ensure the reliability of the information presented in this publication, Sdu Uitgevers neither guarantees the accuracy of the data contained herein nor accepts responsibility for errors or omissions or their consequences.

Opgaven bij Office 2007 – voor het examen!, ISBN 978 90 395 2616 3

Inhoud 18 Een eerste kennismaking .................................................................. 5 19 Database creëren .............................................................................. 6 Oefening 19.1: Access starten ............................................................... 6 Oefening 19.2: Access afsluiten ............................................................. 7 Oefening 19.3: Een database maken ...................................................... 7 Oefening 19.3 (vervolg 1) ..................................................................... 7 Oefening 19.3 (vervolg 2) ..................................................................... 8 Oefening 19.3 (vervolg 3) ..................................................................... 9 Oefening 19.4: Gegevenstype instellen ................................................... 9 Oefening 19.5: Indexen ....................................................................... 10 Oefening 19.6: Records invoeren .......................................................... 11 Oefening 19.7: Record verwijderen ....................................................... 11 Oefening 19.8: Record bewerken .......................................................... 11 Oefening 19.9: Tabelsjabloon gebruiken ................................................ 11 Oefening 19.10: Tabel ontwerpen ......................................................... 12 Oefening 19.11: Relatie leggen ............................................................. 13 Oefening 19.12: Referentiële integriteit ................................................. 13 Oefening 19.13: Zoeken ...................................................................... 13 Oefening 19.14: Zoeken ...................................................................... 14 Oefening 19.15: Sorteren .................................................................... 14 Oefening 19.16: Sorteren .................................................................... 15 Oefening 19.17: Selecteren .................................................................. 15 Oefening 19.18: Selecteren .................................................................. 15 Oefening 19.19: Help .......................................................................... 16 Oefening 19.20: Extra tabel maken ....................................................... 16 20 Query’s ........................................................................................... 18 Oefening 20.1: Query maken ............................................................... 18 Oefening 20.2: Query maken ............................................................... 18 Oefening 20.3: Query sorteren ............................................................. 21 Oefening 20.4: Query opslaan .............................................................. 22 Oefening 20.5: Query uitvoeren............................................................ 22 Oefening 20.6: Kolom verbergen in query .............................................. 22 Oefening 20.7: Kolom toevoegen aan query ........................................... 23 Oefening 20.8: Kolom verplaatsen in query ............................................ 23 Oefening 20.9: Criterium gebruiken in query .......................................... 24 Oefening 20.10: Query maken met de wizard ......................................... 25 Oefening 20.11: Totalen gebruiken in een wizard query ........................... 26 Oefening 20.12: Totalen gebruiken in ontwerpweergave .......................... 27 21 Formulieren .................................................................................... 29 Oefening 21.1: Formulier maken .......................................................... 29 Oefening 21.2: Formulier Meerdere items maken .................................... 29 Oefening 21.3: Formulier maken met de Wizard Formulieren ................... 30 Oefening 21.4: Formulier maken: Gegevensblad ..................................... 32 Oefening 21.5: Formulier maken in ontwerpweergave ............................. 33 Oefening 21.6: Velden op het formulier zetten ....................................... 33 Oefening 21.7: Velden verplaatsen op het ontwerp ................................. 35 Oefening 21.8: Velden verplaatsen op een formulier ............................... 37

© Sdu Uitgevers

3/91


Oefening Oefening Oefening Oefening Oefening Oefening

21.9: Afmetingen wijzigen op een formulier .............................. 38 21.10: Eigenschappen instellen bij een bijschrift ....................... 39 21.11: Nog een formulier maken ............................................. 40 21.12: Eigenschappen van een veld instellen ............................ 41 21.13: Tabvolgorde ............................................................... 42 21.14: Laatste aanpassingen formulier..................................... 43

22 Tabellen, query’s en formulieren samen ......................................... 45 Oefening 22.1: Query maken met meer criteria ...................................... 45 Oefening 22.2: Query maken met meer tabellen ..................................... 45 Oefening 22.3: Query maken met of-criteria .......................................... 46 Oefening 22.4: Query maken met en-criteria ......................................... 48 Oefening 22.5: Query maken met OR .................................................... 48 Oefening 22.6: Query maken met IN ..................................................... 50 Oefening 22.7: Query maken met totalen .............................................. 51 Oefening 22.8: Parameterquery maken ................................................. 51 Oefening 22.9: Formulier ontwerpen ..................................................... 53 Oefening 22.10: Formulier maken ......................................................... 55 Oefening 22.11: Formulier maken met de wizard .................................... 55 Oefening 22.12: Formulier aanpassen ................................................... 57 Oefening 22.13: Formulier aanpassen: veld toevoegen ............................ 60 Oefening 22.14: Formulier aanpassen: tekstvak toevoegen ...................... 61 Oefening 22.15: Formulier aanpassen: eigenschappen tekstvak ............... 64 Oefening 22.16: Formulier aanpassen: keuzelijst .................................... 67 Oefening 22.17: Formulier aanpassen ................................................... 70 Oefening 22.18: Formulier aanpassen ................................................... 71 Oefening 22.19: Formulier aanpassen: foto opnemen .............................. 71 Oefening 22.20: Formulier aanpassen: foto opnemen .............................. 73 23 Rapporten ....................................................................................... 75 Oefening 23.1: Rapport maken met wizard ............................................ 75 Oefening 23.2: Afdrukvoorbeeld rapport ................................................ 78 Oefening 23.3: Rapport aanpassen ....................................................... 78 Oefening 23.4: Rapport met berekend veld ............................................ 80 Oefening 23.5: Rapport etiketten .......................................................... 80 Oefening 23.6: Etiket aanpassen .......................................................... 83 24 Overige onderwerpen ..................................................................... 85 Oefening 24.1: Tabel importeren .......................................................... 85 Oefening 24.2: Tabel exporteren .......................................................... 86 Oefening 24.3: Schakelbord maken ....................................................... 87 Oefening 24.4: Schakelbord aanpassen ................................................. 89 Oefening 24.5: Schakelbord aanpassen ................................................. 89 Oefening 24.6: Veld toevoegen en Wizard opzoeken gebruiken ................ 90 Oefening 24.7: Opzoekveld gebruiken ................................................... 91

© Sdu Uitgevers

4/91


18

Een eerste kennismaking

Bij het eerste hoofdstuk zijn geen oefeningen.

© Sdu Uitgevers

5/91


19

Database creëren

Oefening 19.1: Access starten 1. 2.

3.

Klik op de knop Start van de taakbalk op het bureaublad van Windows en selecteer de optie Alle Programma’s. Selecteer in het programma overzicht het onderdeel Microsoft Office en dan het onderdeel Microsoft Office Access 2007. Deze naam wordt voorafgegaan door het sleutelsymbool. Dit symbool wordt eveneens in het logo van Access gebruikt. Klik op de programmanaam Access 2007 wordt gestart en het venster Microsoft Access verschijnt (zie Figuur 19.1).

Figuur 19.1

4. 5.

Klik voor het maken van een nieuwe database op knop Lege Database. Vul nu als bestandsnaam Test in en klik op Maken (zie Figuur 19.2).

© Sdu Uitgevers

6/91


Figuur 19.2

Oefening 19.2: Access afsluiten 1.

Sluit Access af volgens de methode Access afsluiten.

Oefening 19.3: Een database maken 2. 3.

Start Microsoft Office Access 2007. Begin in het taakvenster met een nieuwe – lege – database.

Oefening 19.3 (vervolg 1) 4. 5. 6. 7.

Klik op het icoontje Bladeren achter de bestandsnaam. Zorg dat in het venster Nieuwe database de map Documenten is geselecteerd. Klik met de muisaanwijzer op de knop Nieuwe map. In het venster wordt nu een nieuwe map aangemaakt met de naam Nieuwe map. Typ in het tekstvak nu de naam Access bestanden in en druk op Enter (zie Figuur 19.3).

© Sdu Uitgevers

7/91


Figuur 19.3

Oefening 19.3 (vervolg 2) 8. 9.

Dubbelklik nu op de naam Access bestanden om deze map te openen. Typ in het tekstvak Bestandsnaam de databasenaam Relatie. Het venster ziet er nu uit zoals in Figuur 19.4 wordt weergegeven.

Figuur 19.4

10.

Klik op de knop OK en daarna in het taakvenster op Maken om de nieuwe database te openen.

© Sdu Uitgevers

8/91


11.

Klik op de knop Maximaliseren in de titelbalk met de tekst Relaties: Database (Access 2007).

Oefening 19.3 (vervolg 3) 12. 13.

Klik op de knop Weergave en kies voor Ontwerpweergave. Vul in het scherm Opslaan als als tabelnaam in: Tbl_Bedrijven en klik op OK.

Oefening 19.4: Gegevenstype instellen 1.

Typ Bedrijfsnr en druk vervolgens op de Tab-toets. De invoegpositie

2.

wordt verplaatst naar de kolom Gegevenstype. Op de regel verschijnt de optie AutoNummering. Klik op de lijstknop achter AutoNummering. In de keuzelijst worden de opties getoond waarmee het gegevenstype van de invoer in de kolom Gegevenstype wordt omschreven (zie Figuur 19.5).

Figuur 19.5

3. 4. 5. 6. 7.

Zet het gegevenstype op Tekst. Plaats de invoegpositie in de kolom Beschrijving. Neem een omschrijving van de veldnaam op (zie tabel 19.1). Klik in het eerste veld en dan klik op de knop Primaire sleutel om Bedrijfsnr tot sleutelveld te maken (als dit niet het geval is). Druk diverse malen op Enter of Tab tot op een nieuwe regel begonnen is. Voer nu alle veldnamen, gegevenstypes en beschrijvingen in zoals getoond in tabel 19.1. Veldnaam Bedrijfsnr

Gegevenstype Tekst

Bedrijfsnaam Adres

Tekst Tekst

Postcode Plaats Telefoonnr

Tekst Tekst Tekst

© Sdu Uitgevers

Beschrijving De postcode plus het huisnummer, bijvoorbeeld: 8501TY23. Naam van het bedrijf. Adres waar het bedrijfspand staat. Postcode bij het adres. Plaats van vestiging. Telefoonnummer van het bedrijf.

9/91


E-mailadres

Tekst

Internet

Tekst

Datum

Datum/tijd

Notitie

Memo

E-mailadres van het bedrijf. Internetsite van het bedrijf. Datum aanmaak record. Opmerkingen met betrekking tot het bedrijf.

Tabel 19.1 De veldnamen, gegevenstypen en de beschrijving voor de tabel Tbl_Bedrijven

8.

Figuur 19.6 laat het eindresultaat zien van de ingevoerde gegevens voor de tabel Tbl_Bedrijven.

Figuur 19.6

Oefening 19.5: Indexen 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer het veld Bedrijfsnaam. Klik bij Veldeigenschappen op het veld achter Geïndexeerd. Klik op de lijstknop op het einde van het veld en kies voor Ja, duplicaten OK. Doe dit ook voor de velden Postcode en Plaats. Klik op de knop Indexen om alle indexen die op een tabel gezet zijn, te zien (zie Figuur 19.7).

Figuur 19.7

6. 7. 8. 9.

Sluit het scherm Indexen weer. Selecteer het veld Datum. Klik bij de Veldeigenschappen op het lege veld achter Invoermasker. Klik op de knop Wizard Invoermasker (de puntjes aan het einde van het veld). a. Kies voor Korte Datumnotatie. b. Klik op Volgende. c. Verander de diagonale strepen in het invoermasker door het – teken.

© Sdu Uitgevers

10/91


10.

d. Klik op Volgende, Voltooien. Sluit de tabel met het kruisje rechts en sla de wijzigingen op.

Oefening 19.6: Records invoeren 1. 2. 3.

Open de tabel Tbl_Bedrijven door op de naam te dubbelklikken. We zien dat de tabel meteen in de gegevensbladweergave verschijnt. We kunnen nu alle records gaan invoeren. Voer de gegevens uit Figuur 19.8 in.

Figuur 19.8

Oefening 19.7: Record verwijderen 1. 2.

3.

Klik met de linkermuisknop op het vakje voor het te verwijderen record (muisvorm is een zwarte pijl). De hele regel is nu geselecteerd. Door een druk op de Delete-toets kunnen we het record verwijderen. Access vraagt voor de zekerheid of de actie juist is. Als dit het geval is, klik dan op Ja; zo niet, klik dan op Nee. In ons geval kiezen we voor Nee, omdat we de records later nog nodig hebben.

Oefening 19.8: Record bewerken 1. 2. 3.

4.

Ga met de muis of met de pijltjestoetsen naar het veld dat gewijzigd moet worden. Door dit veld aan te klikken met de muis kan de informatie bewerkt worden. Als we via de pijltjestoetsen naar het gewenste veld gaan, wordt meteen de hele inhoud geselecteerd. Er kan nu meteen nieuwe informatie in het betreffende veld worden ingevoerd. Als we dit willen uitproberen, moeten we goed onthouden wat de vorige invoer was, zodat we later allemaal dezelfde gegevens in de tabellen hebben staan.

Oefening 19.9: Tabelsjabloon gebruiken 1. 2. 3. 4.

Klik op het tabblad Maken. Klik op de lijstknop onder de knop Tabelsjablonen en kies voor Contactpersonen. Klik nu op het tabblad Start en kies voor Ontwerpweergave. Geef de tabel de naam Tbl_Contactpersonen.

5.

Het scherm zou nu uit moeten zien als Figuur 19.9.

© Sdu Uitgevers

11/91


Figuur 19.9

Het is mogelijk om in deze fase een veldnaam te wijzigen. Zo vinden we de veldnaam Id weinig zeggend. 6. Zorg dat in de kolom Veldnaam de veldnaam Id is geselecteerd. 7. Wijzig de naam in de nieuwe naam Contactnr en druk op Tab.

Oefening 19.10: Tabel ontwerpen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8.

Open - indien nodig - de tabel Tbl_Contactpersonen in de Ontwerpweergave. Klik in een leeg veldnaam onderaan in de tabel (onder Bijlagen). Vul als veldnaam in Bedrijfsnr en als gegevenstype Tekst. Selecteer de regel door op het vakje vóór Bedrijfsnr eenmaal te klikken, Klik nogmaals met de linkermuis en houd deze ingedrukt, schuif vervolgens het veld helemaal naar boven tot net onder Contactnr. Werk vervolgens alle veldnamen af volgens het principe, veldnaam aanmaken, wijzigen, verplaatsen of verwijderen zodat de tabel wordt zoals getoond in Tabel 19.19. Klik op de knop Opslaan. Sluit de database. Veldnaam Contactnr Bedrijfsnr Voornaam Achternaam Adres Plaats Postcode TelefoonWerk TelefoonPrivé MobieleTelefoon

© Sdu Uitgevers

Gegevenstype AutoNummering Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst Tekst

12/91


Faxnummer Emailadres Geboortedat Soortnr LaatsteVergaderdatum Foto Notities Gehuwd

Tekst Tekst Datum/tijd Tekst Datum/tijd Ole-object Memo Ja/Nee

Tabel 19.2 De veldnamen en gegevenstypen voor de tabel Tbl_Contactpersonen

Oefening 19.11: Relatie leggen 1. 2. 3.

4. 5.

Open de database Relaties. Selecteer het tabblad Hulpmiddelen voor databases. Klik op de knop Relaties. a. Kies in het scherm Tabel weergeven de tabel Tbl_Bedrijven. b. Klik op Toevoegen. c. Doe ditzelfde met de tabel Tbl_Contactpersonen. d. Klik als laatste op Sluiten. Klik nu op het veld Bedrijfsnr in de tabel Tbl_bedrijven en sleep deze naar het veld Bedrijfsnr van de tabel Tbl_Contactpersonen. In het nieuwe scherm klikken we op Maken.

Oefening 19.12: Referentiële integriteit 1. 2. 3. 4.

Dubbelklik nu op de lijn die de relatie tussen de tabellen Tbl_Bedrijven en Tbl_Contactpersonen weergeeft Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen in. Klik op OK. Sluit het maken van de relaties door op de op knop Sluiten te klikken op het tabblad Ontwerpen. Sla de wijzigingen op.

Oefening 19.13: Zoeken 1. 2. 3. 4.

5.

Open zo nodig de database Relaties. Dubbelklik op de tabel Tbl_Bedrijven. Voor de kolom Bedrijfsnr staat nu een +, dit is een teken dat de tabel een relatie heeft met een andere tabel. Klik op de kolomrand van de record (rij) waar we met zoeken willen beginnen. Als we naar bijvoorbeeld een bedrijfsnaam willen zoeken en we willen bij het eerste record beginnen, dan klikken we in de kolom Bedrijfsnaam vlak voor de naam IBM Nederland. Als we in de hele kolom willen zoeken, klikken we op de kolomkop. Klik op de knop Zoeken. Het venster Zoeken en vervangen wordt geopend (zie Figuur 19.10).

© Sdu Uitgevers

13/91


Figuur 19.10

Oefening 19.14: Zoeken 1.

Vul de naam Adobe in bij Zoeken naar.

2. 3. 4. 5.

Kies bij Zoeken in voor Bedrijfsnaam. Kies bij Waar voor Begin van veld. Kies bij Zoeken voor Omlaag. Voer de zoekgegevens in zoals die in Figuur 19.11 staan en klik vervolgens op de knop Volgende zoeken. Sluit het zoekvenster. Het record van het bedrijf Adobe wordt geselecteerd. Klik op Sluiten om de tabel te sluiten.

6. 7.

Figuur 19.11

Oefening 19.15: Sorteren 1. 2. 3.

Dubbelklik op de tabel Tbl_Bedrijven om deze te openen. Plaats de aanwijzer op de kolomkop Bedrijfsnaam. Klik zodat de kolom wordt geselecteerd (zie Figuur 19.12).

Figuur 19.12

4.

Klik op de knop Oplopend sorteren.

© Sdu Uitgevers

14/91


Oefening 19.16: Sorteren 1. 2.

Selecteer de kolom Plaats. Klik op de knop Aflopend sorteren (zie Figuur 19.13).

Figuur 19.13

Oefening 19.17: Selecteren 1. 2.

3. 4.

Klik de kolom Plaats aan zodat deze geheel geselecteerd is. Klik de knop Filter. In dit venster kan nu de Sorteervolgorde en het Tekstfilter ingesteld worden. Klik het vinkje bij Alles selecteren weg. Klik op het keuzeblokje voor de plaats Amstelveen. Deze plaatsnaam dient nu als selectiecriterium voor de hele database (zie Figuur 19.14).

Figuur 19.14

5.

Klik nu op de knop OK. In het venster verschijnen alle bedrijven die in Amstelveen zijn gevestigd (zie Figuur 19.15).

Figuur 19.15

6.

Klik op de kolomkop Bedrijfsnaam en vervolgens op Oplopend sorteren.

Oefening 19.18: Selecteren 1.

Klik op de knop Filter in / uitschakelen. De complete tabel verschijnt weer op het scherm.

© Sdu Uitgevers

15/91


2.

3.

4.

We gaan in de kolom Faxnr alleen de nummers selecteren die beginnen met 020. a. Selecteer in de kolom Faxnr een veld met 020 en selecteer de tekst 020. b. Klik vervolgens op de knop Selectie. c. Kies voor Begint met 020. We zien nu alleen de records die de waarde 020 in het begin van hun faxnummer hebben. Binnen deze groep kunnen we weer een selectiefilter toepassen. a. Selecteer nu 11 in de veldnaam Postcode en klik op Selectie. b. Kies bij Begint met 11. c. Er zullen nog vier records overblijven. Sluit de tabel zonder de wijzigingen in de tabel op te slaan.

Figuur 19.16

Oefening 19.19: Help 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Klik op Help (F1). Typ in het invoerveld Tabellen maken en klik op Zoeken. Klik op de juiste keuze bij Gezocht op: Tabellen maken. Nu wordt er precies uitgelegd hoe we een tabel kunnen maken. Typ: Afdrukvoorbeeld. We zien nu verschillende onderwerpen die met afdrukvoorbeeld te maken hebben. Kies voor Een rapport afdrukken. We zien nu duidelijk beschreven hoe een en ander te werk gaat. Sluit het Help-venster.

Oefening 19.20: Extra tabel maken 1. 2. 3. 4.

Open de database Relaties. Selecteer het tabblad Maken. Klik op Tabel en daarna op Ontwerpweergave. Sla de tabel op met de naam Tbl_Salaris.

5.

Maak de velden zoals in de volgende tabel. Veldnaam Naam Maand Bedrag

6. 7. 8.

Gegevenstype Tekst Tekst Valuta

Beschrijving Naam medewerker Naam Maand Salaris

Kies bij het veld Valuta voor Notatie Euro bij de Veldeigenschappen. Verwijder de primaire sleutel. Vul de tabel met de volgende gegevens. Naam

© Sdu Uitgevers

Maand

Bedrag

16/91


Jan Rene Monique Betsy Jan Rene Monique Betsy Jan Rene Monique Betsy Jan Rene Monique Betsy 9.

Januari Januari Januari Januari Februari Februari Februari Februari Maart Maart Maart Maart April April April April

954,00 1012,00 1522,00 1602,00 954,00 1012,00 1522,00 1602,00 1059,00 2000,25 1683,95 2122,99 2415,15 1615,00 1682,36 1678,25

Bewaar en sluit de tabel.

© Sdu Uitgevers

17/91


20

Query’s

Oefening 20.1: Query maken 1. 2. 3. 4. 5.

Open de database Relaties of het gedownloade bestand Start_h3.mdb. Klik op het tabblad Maken. Klik op de knop Queryontwerp in de groep Overige. Selecteer de tabel Tbl_Bedrijven en klik op de knop Toevoegen. Sluit het venster Tabel toevoegen door op de knop Sluiten te klikken.

Figuur 20.1

Oefening 20.2: Query maken 1.

2.

In het bovenste gedeelte van de query staat de tabel Tbl_Bedrijven. We zien nu niet alle velden van deze tabel. Als we meer veldnamen willen zien, gaan we als volgt te werk. Sleep - indien nodig - de scheidingsbalk naar beneden. Plaats daartoe de muisaanwijzer op de balk die het bovenste deel van het onderste deel van het venster scheidt. (zie figuur 20.2).

© Sdu Uitgevers

18/91


Figuur 20.2

3. 4.

Sleep de balk naar beneden. Let er daarbij wel op dat alle opties linksonder in het ontwerpdeel van het venster, het queryraster, zichtbaar blijven. Plaats de muisaanwijzer op de onderkant van de tabel Tbl_Bedrijven en vergroot het venster zodat alle veldnamen zichtbaar zijn. In figuur 20.3 wordt het resultaat weergegeven.

© Sdu Uitgevers

19/91


Figuur 20.3

5. 6. 7.

Dubbelklik in het venster Tbl_Bedrijven op Bedrijfsnr. Het veld wordt in het queraster eronder geplaatst. Sleep het veld Bedrijfsnaam naar de tweede kolom in het queryraster. Zo kan een veld ook worden toegevoegd. Plaats op dezelfde manier de veldnamen Adres, Plaats en E-mailadres in de rij Veld (zie figuur 20.4).

Figuur 20.4

8.

Door in het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven verbergen, te klikken op Tabelnamen, (indien gewenst) wordt in het queryraster de rij

© Sdu Uitgevers

20/91


9.

10.

Tabel toegevoegd of verwijderd. In de rij na elke veldnaam wordt de naam getoond of verborgen van de tabel waaruit de veldnaam gehaald is. Als we de genoemde veldnamen op de rij Veld hebben geplaatst, klikken we op de knop Weergave van het tabblad Ontwerpen in de groep Resultaten. In figuur 20.5 wordt het resultaat getoond. De gegevens zijn gesorteerd op het veld Bedrijfsnr.

Figuur 20.5

Oefening 20.3: Query sorteren 1. 2. 3.

Zorg dat de query in de Ontwerpweergave getoond wordt. Klik in het queryraster in de kolom Bedrijfsnaam op de rij Sorteervolgorde. Klik op de lijstknop rechts in het vak (zie figuur 20.6).

Figuur 20.6

4.

5. 6.

De keuzelijst in de rij Sorteervolgorde bevat drie opties: a. Oplopend: de sorteervolgorde loopt van A tot Z en numeriek van het laagste tot het hoogste getal. b. Aflopend: de sorteervolgorde loopt van Z tot A en numeriek van het hoogste tot het laagste getal. c. (Geen): de veldnaam wordt niet gebruikt om te sorteren. Kies de optie Oplopend. De records worden op bedrijfsnaam gesorteerd in oplopende volgorde. (A – Z) Klik op de knop Weergave om het resultaat in de Gegevensbladweergave te beoordelen (zie figuur 20.7).

© Sdu Uitgevers

21/91


Figuur 20.7

LET OP: De sorteervolgorde wordt mede bepaald door de volgorde waarin de veldnamen in de query zijn opgenomen. Als we de query bijvoorbeeld eerst op plaats en vervolgens op bedrijfsnaam willen sorteren, moeten we – in de query – de veldnaam Plaats voor de veldnaam Bedrijfsnaam plaatsen. Het verplaatsen van een kolom wordt later in een oefening uitgelegd.

Oefening 20.4: Query opslaan 1.

Klik op de knop Opslaan. a. In het venster Opslaan als typen we in het tekstvak Query naam Qry_Bedrijven. b.

Klik op OK (zie figuur 20.8).

Figuur 20.8

2.

Sluit de query door te klikken op het kruisje geheel rechts van de getoonde querynaam.

Oefening 20.5: Query uitvoeren 1. 2. 3.

Klik op het object Query’s in het objectenoverzicht links. Dubbelklik op de query Qry_Bedrijven. Access maakt de selectie en toont het resultaat van de gemaakte query.

Oefening 20.6: Kolom verbergen in query 1. 2. 3.

4.

Plaats de query Qry_Bedrijven in de Ontwerpweergave. Schakel selectievakje uit in de regel Weergeven in de kolom E-mailadres. Plaats de query in de Gegevensbladweergave. De gegevens in de query worden nu zonder de desbetreffende kolom (Email-adres) getoond (zie figuur 20.9). Maak de kolom E-mailadres weer zichtbaar door in het ontwerpvenster het selectievakje weer in te schakelen.

© Sdu Uitgevers

22/91


Figuur 20.9

Oefening 20.7: Kolom toevoegen aan query 1. 2. 3. 4.

Als de query Qry_Bedrijven nog niet op het scherm staat: dubbelklik op de query Qry_Bedrijven en klik op de knop Weergave, Ontwerpweergave. Dubbelklik in het venster Tbl_Bedrijven op de veldnaam Telefoonnr. Het veld zal automatisch achter het laatst bekende veld (E-mailadres) geplaatst worden. Plaats de query in de Gegevensbladweergave. We zien nu dat de query is uitgebreid met de kolom Telefoonnr (zie figuur 20.10).

Figuur 20.10

Oefening 20.8: Kolom verplaatsen in query 1. 2.

Ga terug naar de Ontwerpweergave. Plaats de aanwijzer net boven de balk met het kolomopschrift Telefoonnr. Er verschijnt een zwarte verticale pijl. a. Klik nu een maal. De inhoud van de kolom wordt donker weergegeven. b. Klik opnieuw op de balk en houd de linkermuisknop ingedrukt. De aanwijzer verandert in het verplaatssymbool (pijl met blokje eraan). c. Sleep de kolom naar zijn nieuwe plek rechts van de kolom Bedrijfsnaam (zie figuur 20.11).

© Sdu Uitgevers

23/91


Figuur 20.11

3.

Beoordeel het resultaat in de Gegevensbladweergave (zie figuur 20.12).

Figuur 20.12

4.

Sla de query op onder de naam Qry_Bedrijven2 volgens de methode met

5.

de Office knop (Object opslaan als). Sluit de query.

Oefening 20.9: Criterium gebruiken in query 1. 2. 3.

Opende query Qry_Bedrijven2 in de ontwerpweergave. Klik in het queryraster bij de kolom Plaats in de rij Criteria. Typ Amstelveen (zie figuur 20.13) en druk op Enter.

Figuur 20.13

4.

Plaats de query in de Gegevensbladweergave. Deze zal het eindresultaat laten zien zoals in figuur 20.14 getoond wordt.

© Sdu Uitgevers

24/91


Figuur 20.14

5.

Sla de query op onder de naam Qry_Bedrijven3 volgens de Office

6.

knop-methode. Sluit de query.

Oefening 20.10: Query maken met de wizard 1. 2. 3. 4.

Klik op het tabblad Maken en ga naar de groep Overige. Kies de knop Wizard Query. Selecteer in het venster Nieuwe Query de Wizard Selectiequery en klik op OK. Kies bij Tabellen/query's voor de tabel Tbl_Bedrijven (zie figuur 20.15).

Figuur 20.15

5. 6. 7.

Selecteer nu de Bedrijfsnaam en klik op het enkelvoudige pijltje naar rechts. Doe ditzelfde voor Adres, Plaats en Bedrijfsnummer. Klik op Volgende (zie Figuur 20.16).

© Sdu Uitgevers

25/91


Figuur 20.16

8.

Geef de query de naam Qry_Bedrijven4.

9. 10.

Klik op Voltooien. Het eindresultaat moet eruitzien als figuur 20.17.

Figuur 20.17

In hoofdstuk 5 volgen meer oefeningen over het werken met query’s.

Oefening 20.11: Totalen gebruiken in een wizard query 1. 2.

Klik op het tabblad Maken Klik in de groep Overige op de knop Wizard Query. a. Selecteer in het venster Nieuwe Query de Wizard Selectiequery en klik op OK. b. Kies bij Tabellen/query's voor de tabel Tbl_Salaris. c. Neem de velden Naam en Bedrag over. d. Kies Volgende. e. Kies voor Totalen. f. Klik op Opties voor totalen. g. Schakel het selectievakje Som in. h. Schakel het selectievakje Records tellen voor Tbl_Salaris in (zie figuur 20.18).

© Sdu Uitgevers

26/91


Figuur 20.18

i. j. k. l. 3.

Klik op OK. Klik op Volgende. Schakel het selectievakje Het queryontwerp wijzigen in. Geef de query de naam Qry_Salaris en klik Voltooien.

Voer de query uit.

Figuur 20.19

4. 5.

We zien dat nu per persoon het totaal salaris getoond wordt en hoe vaak de persoon in de tabel Tbl_Salaris voorkomt. Probeer zo ook eens om de totaal salarissen per maand te tonen.

Figuur 20.20

Oefening 20.12: Totalen gebruiken in ontwerpweergave 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Selecteer het tabblad Maken. Klik in de groep Overige op de knop Queryontwerp. Voeg de tabel Tbl_Salaris toe aan de selectie en sluit daarna het scherm Tabel weergeven. Neem twee keer het veld Naam op in het queryraster. Klik op de knop Totalen. Er komt in het raster een extra rij Totaal bij. Verander bij de tweede naam de Group By in Aantal.

© Sdu Uitgevers

27/91


7.

Bewaar de query als Qry_Salaris1.

8. 9. 10. 11.

Voer de query uit. Sluit de query, open de tabel Tbl_Salaris en verwijder één of meer regels. Sluit de tabel en voer de query QrySalaris1 opnieuw uit. Bekijk het resultaat.

Figuur 20.21 controleren

© Sdu Uitgevers

28/91


21

Formulieren

Vanaf dit hoofdstuk kan gewerkt worden met de database Relaties die u zelf gemaakt hebt. U kunt ook het bestand met de database downloaden van de website: dan weet u zeker dat u de juiste beginsituatie voor de oefening hebt.

Oefening 21.1: Formulier maken 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Maak zo nodig gebruik van het bestand Start_h4.mdb. Selecteer in de linkerkolom Alle Access-objecten. Klik op het object Tbl_Contactpersonen. Selecteer nu het tabblad Maken. Klik in de groep Formulieren op de knop Formulier. Access zal nu het gemaakte formulier weergegeven. Maximaliseer het venster en vergelijk het resultaat met Figuur 21.1.

Figuur 21.1

7.

9.

We vinden het resultaat nog niet helemaal bevredigend. Het ontwerp passen we in een latere oefening aan. We moeten het formulier nog bewaren, dit doen we door te klikken op de knop Opslaan linksboven. Geef het formulier de naam Frm_Invoer_Contactpersonen.

10.

Sluit het formulier.

8.

Oefening 21.2: Formulier Meerdere items maken 1.

Klik op het object Tbl_Bedrijven.

© Sdu Uitgevers

29/91


2. 3.

Klik op de knop Meerdere items op het tabblad Maken. Vergelijk het resultaat met Figuur 21.2.

Figuur 21.2

4. 5.

Klik op de knop Opslaan om het formulier te bewaren. Geef het formulier de naam Frm_Bedrijven.

6.


Oefening 21.3: Formulier maken met de Wizard Formulieren 1. 2. 3.

Klik het object Tbl_Contactpersonen. Selecteer het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op de knop Meer formulieren, Wizard Formulier. In het vak Tabellen / Queries kiezen we een tabel of query door op de lijstknop te klikken. a. We kiezen Tbl_Contactpersonen door op deze naam te klikken (zie Figuur 21.3).

© Sdu Uitgevers

30/91


Figuur 21.3

4.

5. 6. 7.

8.

9.

10. 11.

b. In het tekstvak verschijnt de naam Tabel: Tbl_Contactpersonen. Bij Beschikbare velden zien we nu alle velden die in deze tabel zijn opgenomen. Door te klikken op de knop met de twee pijltjes nemen we alle velden over naar het formulier. Het veld Contactnr willen we niet hebben. Daarom selecteren we dat veld en klikken we op het enkele pijltje naar links. Klik op de knop Volgende. We gaan een formulier in kolomvorm maken. a. Klik op In kolomvorm b. Klik Volgende. Als voorlaatste keuze geeft Access ons nog de mogelijkheid om de achtergrond op te sieren. a. We kiezen hier voor Access 2007. b. Klik op Volgende. We zijn nu klaar met het ontwerpen van het formulier, maar moeten het formulier nog een naam geven. a. Geef de naam Frm_Invoer_Contactpersonen3. b. Klik daarna op Voltooien. Access zal nu het gemaakte formulier weergegeven. Maximaliseer het venster en vergelijk het resultaat met Figuur 21.4.

© Sdu Uitgevers

31/91


Figuur 21.4

12.


Oefening 21.4: Formulier maken: Gegevensblad 1. 2. 3.

Klik het object Tbl_Contactpersonen. Selecteer het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op de knop Meer formulieren, Gegevensblad. Vergelijk het resultaat met Figuur 21.5.

Figuur 21.5

© Sdu Uitgevers

32/91


4. 5.

Klik op de knop Opslaan om het formulier te bewaren. Typ in het venster Opslaan als in het tekstvak Formuliernaam de naam Frm_Invoer_Contactpersonen4.

6. 7.

Klik op de knop OK. Sluit het formulier.

Oefening 21.5: Formulier maken in ontwerpweergave 1.

2.

3. 4.

Kies in het tabblad Maken in de groep Formulieren voor de knop Formulierontwerp. Op het scherm is een blanco formulier gemaakt. Kies in het tabblad Ontwerpen in de groep Extra voor de knop Bestaande velden toevoegen. a. Rechts verschijnt een taakvenster Lijst met velden. b. Klik eventueel op Alle tabellen weergaven. Indien nodig, klik op het plus teken voor de tabel Tbl_Contactpersonen. Op het scherm staat nu een blanco formulier. Rechts staat de tabel Tbl_Contactpersonen met daaronder alle velden van die tabel zichtbaar (zie Figuur 21.6).

Figuur 21.6

Oefening 21.6: Velden op het formulier zetten 1. 2.

Klik met de linkermuis op de balk Lijst met velden en schuif de lijst iets dichter bij het blanco formulier. Klik op de veldnaam Contactnr en sleep deze naar het formulier (zie Figuur 21.7).

© Sdu Uitgevers

33/91


Figuur 21.7

3.

Sleep op deze manier ook de veldnamen Voornaam, Achternaam, Adres, Plaats, TelefoonPrivé, Mobiele telefoon, Faxnummer en Emailadres één voor één naar het formulier (zie Figuur 21.8).

© Sdu Uitgevers

34/91


Figuur 21.8

4.

5.

Klik op de knop Weergave, Formulierweergave. We zien nu alle gekozen velden in het formulier staan en zien dat niet alles netjes onder elkaar staat of geheel zichtbaar is. Ga weer terug naar de ontwerpweergave.

Oefening 21.7: Velden verplaatsen op het ontwerp 1. 2.

3. 4. 5.

Sluit het taakvenster Lijst met velden. Plaats de aanwijzer op het kader TelefoonPrivé en klik. Het vak en het bijschrift zijn nu geselecteerd. Als we de aanwijzer over het geselecteerde bijschrift of tekstvak slepen, verandert de aanwijzer steeds van vorm. Plaats de aanwijzer op het veld TelefoonPrivé zodat de aanwijzer verandert in een vierpuntige pijl. Klik en sleep het tekstvak samen met het bijbehorende bijschrift naar beneden tot onder Emailadres. Selecteer op dezelfde manier het veld Achternaam en sleep dit naast het element Voornaam (zie Figuur 21.9).

© Sdu Uitgevers

35/91


Figuur 21.9

6. 7. 8.

Klik op het bijschrift Emailadres. Houd de Shift-toets ingedrukt en klik vervolgens op het bijschrift TelefoonPrivé. Sleep de geselecteerde velden naar de plaats zodanig naast Mobiele telefoon, zodat de Emailadres naast het mobiele nummer staat (zie Figuur 21.10).

Figuur 21.10

9.

We selecteren nu meer onderdelen door een kader te trekken. a. Plaats de aanwijzer linksboven het eerste te verplaatsen bijschrift (Mobiele telefoon). b. Klik en sleep de muis diagonaal naar beneden tot onder het veld TelefoonPrivé.

© Sdu Uitgevers

36/91


c.

10. 11.

12.

Er verschijnt een kader. Alle velden (vier omschrijvingen en vier velden) binnen dit kader worden geselecteerd zodra we de muisknop loslaten. Plaats de aanwijzer op een van de velden tot de vierpuntige pijl verschijnt. Klik en sleep om alle geselecteerde elementen te verplaatsen. Het formaat en de positie van de verschillende delen ten opzichte van elkaar blijven ongewijzigd. Klik en sleep de velden zodat het resultaat lijkt op Figuur 21.11.

Figuur 21.11

Oefening 21.8: Velden verplaatsen op een formulier 1. 2. 3. 4. 5.

6.

Open de lijst met velden weer door te klikken op de knop Bestaande velden toevoegen. Plaats het veld Foto vanuit het taakvenster naar de vrije ruimte onder het bijschrift Telefoonprivé. Selecteer het bijschrift Foto. Plaats de aanwijzer op de verplaatsingsgreep in de linkerbovenhoek van het bijschrift. De aanwijzer verandert in een vierpuntige pijl. De verplaatsingsgreep is het gesloten vierkantje linksboven van de tekst dat we slepen als we het bijschrift willen verplaatsen zonder het formaat van het bijschrift te wijzigen. Verplaats het bijschrift naar een plaats linksboven het tekstvak Foto boven in het venster (zie Figuur 412).

© Sdu Uitgevers

37/91


Figuur 21.12

Oefening 21.9: Afmetingen wijzigen op een formulier 1. 2.

Selecteer het veld Voornaam. Beweeg de aanwijzer over de formaatgreep rechtsmidden in het vak tot de aanwijzer verandert in een tweepuntige pijl (zie Figuur 21.13).

Figuur 21.13

3. 4.

Sleep de formaatgreep naar links. Laat daarna de muisknop los. Klik het veld Emailadres aan, ga op het midden van de rechterkantlijn staan zodat de aanwijzer verandert in een tweepuntige pijl. Sleep de formaatgreep van Emailadres naar rechts en vergroot op deze manier Emailadres.

© Sdu Uitgevers

38/91


Oefening 21.10: Eigenschappen instellen bij een bijschrift 1. 2. 3. 4.

Klik met de rechtermuisknop op het bijschrift Achternaam. Kies in het snelmenu de optie Knippen. Het bijschrift verdwijnt uit het formulierontwerp. Schuif het tekstvak Achternaam iets naar links. Dubbelklik op het bijschrift Voornaam. De Lijst met velden zal nu veranderen in een taakvenster Eigenschapvenster van bijschrift.

Figuur 21.14

5. 6. 7. 8.

Verander bij de keuze Bijschrift (tweede veld in de lijst) de omschrijving Voornaam in Voor/Achternaam: Sluit het scherm Eigenschappenvenster. Selecteer het gehele gebied vanaf bijschrift Adres tot en met Foto en schuif deze iets omhoog. In Figuur 21.15 zien we een formulierontwerp dat met behulp van klikken en slepen is ontstaan. Bewaar dit formulier onder de naam Frm_Contactpersonen.

© Sdu Uitgevers

39/91


Figuur 21.15

Oefening 21.11: Nog een formulier maken 1. 2. 3. 4.

Probeer nu aan de hand van de eerder gegeven aanwijzingen een formulier te maken zoals in Figuur 21.16 wordt weergegeven. Controleer regelmatig het resultaat door op de knop Weergave, Formulierweergave te klikken. Bewaar het formulier onder de naam Frm_Contactpersonen. Indien geheel gereed, bewaar het formulier nogmaals en sluit het formulier met behulp van het kruisje geheel rechts.

Figuur 21.16

© Sdu Uitgevers

40/91


Oefening 21.12: Eigenschappen van een veld instellen 1. 2. 3. 4.

Open in de ontwerpweergave het formulier Frm_Contactpersonen. Zorg ervoor dat het veld LaatsteVergaderdatum in het formulier komt te staan onder het veld Faxnummer. Klik nu met de rechtermuisknop op het tekstvak Laatste vergadering. Kies voor Eigenschappen (zie Figuur 21.17).

Figuur 21.17

5. 6.

In het verschenen scherm kunnen we allerlei instellingen voor het veld LaatsteVergaderdatum instellen. Zorg dat in het taakvenster het tabblad Alle is geselecteerd. a. Om de standaardwaarde van het veld op de huidige dag te zetten gaan we naar het onderdeel Standaardwaarde. Hierachter typen we: =Date(). b.

7.

Om te voorkomen dat we met een muisklik naar het veld kunnen springen en dan de waarde veranderen, zetten we de keuze Vergrendeld op Ja. c. Om te voorkomen dat we met de Tab-toets naar het veld kunnen springen, zetten we de keuze Tabstop op Nee (zie Figuur 21.18). Sluit het eigenschappenvenster van LaatsteVergaderdatum.

© Sdu Uitgevers

41/91


Figuur 21.18

Oefening 21.13: Tabvolgorde 1. 2.

Open zo nodig in de ontwerpweergave het formulier Frm_Contactpersonen. Klik met de rechtermuisknop op het blokje linksboven van het formulier (zie Figuur 21.19).

Figuur 21.19

3. 4.

Kies in dit scherm voor Tabvolgorde. Om nu een veld in tabvolgorde te verplaatsen moeten we één keer klikken op het blokje voor het betreffende veld. Daarmee wordt deze regel zwart.

© Sdu Uitgevers

42/91


5. 6.

Vervolgens moeten we nogmaals klikken en slepen naar de gewenste plaats en dan de muisknop loslaten. Doe dit met de velden zodat er een logische tabvolgorde ontstaat. (zie Figuur 21.20).

Figuur 21.20

7. 8. 9.

Klik, indien gereed, op OK. Open het formulier in de formulierweergave en probeer de tabs uit. Bewaar de gewijzigde instellingen.

Oefening 21.14: Laatste aanpassingen formulier 1.

Maak nu het formulier zo, dat alle velden in het formulier staan. Zorg ervoor dat ze netjes onder en naast elkaar staan en dat de tabvolgorde correct is (zie Figuur 21.21).

© Sdu Uitgevers

43/91


Figuur 21.21

LET OP! Het veld Bedrijfsnaam moet uit de tabel Tbl_Bedrijven gehaald worden en mag geen tab positie zijn, tevens moet deze vergrendeld zijn. Tevens moeten bij het veld Laatstevergaderdatum de vergrendeling en tabstop op Ja gezet worden en de standaardwaarde verwijderd worden (waren onderdeel van oefening 21.12). 2. Voer nu via de formulierweergave de gegevens in over de Contactpersonen. 3. De gegevens staan in figuur 21.22. 4. Nadat we klaar zijn met invoeren kan het formulier gesloten worden.

Figuur 21.22

© Sdu Uitgevers

44/91


22

Tabellen, query’s en formulieren samen

Oefening 22.1: Query maken met meer criteria 1. 2.

3. 4.

5.

Open de database Relaties of gebruik het gedownloade bestand Start_h5. Maak een nieuwe query in de ontwerpweergave. a. Selecteer het tabblad Maken. b. Klik in de groep Overige op de knop Queryontwerp. c. Voeg de tabel Tbl_Contactpersonen toe. Plaats de velden Contactnr, Voornaam, Achternaam, Plaats, Soortnr en Laatstevergaderdatum in het queryraster. Typ in de rij Criteria in de kolom LaatsteVergaderdatum >=1-10-2009 and <=1-2-2010 en druk op Enter. Access heeft dit aangepast in >=#1-10-2009# And <=#1-2-2010# Typ in de rij Criteria van de kolom Plaats Amsterdam or Utrecht en druk op Enter(zie Figuur 22.1). Ook hier past Access de inhoud aan: "Amsterdam" Or "Utrecht".

Figuur 22.1

6.

Plaats de query in de Gegevensbladweergave (zie Figuur 22.2).

Figuur 22.2

7.

Sla de query op onder de naam Qry_Plaats_Vergaderdatum.

8.

Sluit de query.

Oefening 22.2: Query maken met meer tabellen 1.

2.

Maak een nieuwe query in de ontwerpweergave en voeg de tabellen Tbl_Bedrijven en Tbl_Contactpersonen toe. We zien dat er al automatisch een relatie ligt tussen beide tabellen. Plaats de veldnamen Bedrijfsnaam, Plaats uit de tabel Tbl_Bedrijven en Contactnr, Voornaam en Achternaam uit de tabel Tbl_Contactpersonen in het queryraster (zie Figuur 22.3).

© Sdu Uitgevers

45/91


Figuur 22.3

3. 4.

Typ in de kolom Bedrijfsnaam op de rij Criteria KLM en druk op Enter. Typ in de kolom Achternaam op de rij Criteria Hazelhof en druk op Enter.

5.

Voer de query uit. Het resultaat wordt in Figuur 22.4 getoond.

Figuur 22.4

6.

Sla de query op onder de naam Qry_Bedrijven_Contactpersonen.

7.

Sluit de query.

Oefening 22.3: Query maken met of-criteria 1. 2. 3.

Klik met de rechtermuisknop op de query Qry_Bedrijven_Contactpersonen en klik dan Ontwerpweergave. Typ in de kolom Bedrijfsnaam op de rij Criteria KLM. Typ in de kolom Bedrijfsnaam op de rij Of: Canon.

4. 5. 6.

Voer de query uit om te kijken of er reeds een resultaat zichtbaar is. Verwijder uit de kolom Achternaam het criterium Hazelhof. De query moet er nu uitzien als Figuur 22.5.

© Sdu Uitgevers

46/91


Figuur 22.5

7.

Het resultaat van de query moet zijn als Figuur 22.6.

Figuur 22.6

8.

Sla de query op onder de naam Qry_Bedrijven_Contactpersonen2.

We zien dat allerlei combinaties mogelijk zijn. Probeer zelf maar eens een combinatie te vinden waarbij alle contactpersonen met de achternaam Hazelhof, werkend bij de KLM, en alle contactpersonen binnen CANON op één overzicht komen.

© Sdu Uitgevers

47/91


Oefening 22.4: Query maken met en-criteria 1. 2. 3. 4.

Maak een nieuwe query en voeg de tabel Tbl_Contactpersonen toe. Plaats de velden Voornaam, Achternaam, Adres, Plaats en TelefoonPrivé in het queryraster. Typ in de rij Achternaam in het vak Criteria W* en druk op Enter. Typ in de rij Plaats in het vak Criteria Utrecht en druk op Enter (zie Figuur 22.7).

Figuur 22.7

5.

Voer de query uit.

Figuur 22.8

6.

Sla de query op onder de naam Qry_Contactpersonen met W*.

Oefening 22.5: Query maken met OR 1.

Maak een nieuwe query en voeg de tabel Tbl_Contactpersonen toe.

© Sdu Uitgevers

48/91


2. 3.

Plaats de velden Voornaam, Achternaam, Plaats en Soortnr in het queryraster. Typ in de rij Criteria in de kolom Plaats Maastricht or Monfort en druk op

4.

Enter. Typ in de rij Criteria in de kolom Soortnr 4 en druk op Enter (zie Figuur 22.9).

Figuur 22.9

5.

Voer de query uit (zie Figuur 22.10).

Figuur 22.10

6.

Sla de query op onder de naam Qry_Soort 4 Contactpersonen in Montfort of Maastricht.

© Sdu Uitgevers

49/91


Oefening 22.6: Query maken met IN 1. 2. 3.

Maak een nieuwe query en voeg de tabel Tbl_Bedrijven toe. Plaats de velden Bedrijfsnaam, Adres, Plaats en E-mailadres in het queryraster. Voer in het queryraster de uitdrukking In (“Amstelveen”;”Heerlen”) in de kolom onder Plaats in om de bedrijven te vinden die gevestigd zijn in Amstelveen of Heerlen (zie Figuur 22.11).

Figuur 22.11

4.

Voer de query uit (Figuur 22.12).

Figuur 22.12

© Sdu Uitgevers

50/91


5.

Bewaar de query onder de naam Qry_Bedrijven in Amstelveen_Heerlen.

Oefening 22.7: Query maken met totalen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Maak een nieuwe query in de Ontwerpweergave en voeg de tabel Tbl_Contactpersonen toe. Selecteer de veldnamen Plaats en Achternaam. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Weergeven/verbergen op de knop Totalen. Beide velden krijgen een rij Totaal in het queryraster en beide staan op Group By. Als we nu voor Gegevensbladweergave kiezen, zal er geen verschil zijn ten opzichte van de normale query. Klik bij het veld Achternaam op Aantal (zie Figuur 22.13).

Figuur 22.13

7.

Als we nu voor Gegevensbladweergave kiezen, zien we hoeveel medewerkers er per plaats aanwezig zijn (zie Figuur 22.14).

Figuur 22.14

8.

Sla de query op onder de naam Qry_Aantal Contactpersonen per woonplaats.

9.

Sluit de query.

Oefening 22.8: Parameterquery maken 1. 2. 3.

Open de query Qry_Bedrijven in Amstelveen_Heerlen in ontwerpweergave. Verwijder in de kolom Plaats de inhoud In(“Amstelveen”;”Heerlen”). Typ [Voer de plaatsnaam in:] (zie Figuur 22.15).

© Sdu Uitgevers

51/91


Figuur 22.15

4. 5.

Voer de query uit. Typ in het venster Parameterwaarde opgeven de naam van de plaats waarvan we de bedrijven willen zien, bijvoorbeeld Amstelveen (zie Figuur 22.16).

© Sdu Uitgevers

52/91


Figuur 22.16

6. 7.

Klik op OK. a. De query toont het bedrijf KLM, Canon en Hewlett Packard. Sla de query op onder de naam Qry_Parameterquery Bedrijf Plaats.

8. 9.

Steeds als we deze query openen, wordt om een plaatsnaam gevraagd. Sluit de query.

Oefening 22.9: Formulier ontwerpen 1. 2.

Selecteer het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op de knop Formulierontwerp. Klik met de rechtermuis op het rasterscherm en kies voor Eigenschappen.

© Sdu Uitgevers

53/91


Figuur 22.17

3. 4. 5.

6. 7. 8.

Rechts is een Eigenschappenvenster verschenen. Klik in het Eigenschappenvenster op de lijstknop achter Details in en kies voor Formulier. Klik op de lijstknop achter Recordbron en selecteer de query Qry_Bedrijven Contactpersonen. a. Als het Eigenschappenvenster te smal kunnen we niet de complete namen zien. Verbreed het venster door links op de rand te wijzen met de muis (dubbele pijl) en dan te slepen. Sluit het Eigenschappenvenster Open zo nodig de lijst met velden. We zien dat alle velden (5) van de query zichtbaar zijn.

© Sdu Uitgevers

54/91


Figuur 22.18

Oefening 22.10: Formulier maken Alle handelingen, genoemd in het hoofdstuk Formulieren, zijn nu ook van toepassing op dit formulier. Probeer zelf eens een formulier te creëren dat gebaseerd is op de query Qry_Bedrijven_Contactpersonen.

Oefening 22.11: Formulier maken met de wizard 1. 2. 3.

Selecteer zo nodig het tabblad Maken en klik in de groep Formulieren op de knop Meer formulieren, Wizard Formulier. Kies in het venster Wizard Formulier de tabel Tbl_Contactpersonen. Onder Beschikbare velden staan de veldnamen. Met behulp van de knop > plaatsen we deze veldnamen in de juiste volgorde in het vak Geselecteerde velden (zie Figuur 22.19).

© Sdu Uitgevers

55/91


Figuur 22.19

4.

Neem de volgende veldnamen op in het formulier.

Voornaam Geboortedat Postcode TelefoonPrivé Emailadres Bedrijfsnr LaatsteVergaderdatum 5. 6.

7.

8.

9.

Achternaam Adres Plaats MobieleTelefoon Contactnr Soortnr

Klik op de knop Volgende. In het venster dat nu verschijnt, bepalen we de opmaak voor het formulier. Door op de keuzeknop voor elk type te klikken, verschijnt links in het venster een voorbeeld. Kies voor de opmaak In kolomvorm en klik op Volgende. In het volgende venster bepalen we de achtergrond van het formulier. Nadat we een optie hebben geselecteerd, zien we in het voorbeeldvak links het resultaat. Probeer de verschillende mogelijkheden en kies als laatste de optie Noordenwind en klik op Volgende. In het volgende venster wordt de titel voor het formulier geplaatst. Vul hier in Frm_Contactpersonen1 en klik op Voltooien. Het formulier wordt gemaakt. Maximaliseer het venster, waarna het resultaat eruitziet zoals in Figuur 22.20.

© Sdu Uitgevers

56/91


Figuur 22.20

Oefening 22.12: Formulier aanpassen 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

8. 9. 10. 11.

Zet het formulier Frm_Contactpersonen1 in de ontwerpweergave. Plaats de aanwijzer op het tekstvak Adres. We zien nu linksboven in het formulier een symbool met een kruisje verschijnen. Dit geeft aan dat alle velden aan elkaar gekoppeld zijn. Als we het veld Adres kleiner zouden maken zal dit ook met alle andere velden gebeuren. Dit willen we niet dus moeten we een actie ondernemen om dit ongedaan te maken. Klik op het kruisje, alle onderliggende velden zijn nu geselecteerd. Klik nu op het tabblad Schikken in de groep Indeling bepalen op de knop Groeperen. Klik direct daarna op in dezelfde groep op de knop Groep opheffen. Als we nu de selectie van gekozen velden opheffen en opnieuw het tekstvak Adres kiezen kunnen we deze specifiek bewerken (het symbool linksboven staat er niet meer). Pas het formaat van het tekstvak aan de bovenliggende tekstvak aan. Hierdoor ontstaat er ruimte tussen de velden Adres en Postcode. Plaats de aanwijzer vlak boven het bijschrift Postcode. Klik en sleep de aanwijzer tot vlak onder het tekstvak Mobiele Telefoon. Op het scherm wordt een kader getoond. Laat de muisknop los. Alle vakken in het kader worden geselecteerd (zie Figuur 22.21).

© Sdu Uitgevers

57/91


Figuur 22.21

12. 13. 14. 15.

16.

17. 18.

Plaats de aanwijzer binnen de selectie zodat de vierpuntige pijl verschijnt. Klik en sleep de selectie tot onder het tekstvak Adres. Klik naast de selectie. Zorg er nu voor dat alle tekstvakken en bijschriften dezelfde hoogte krijgen als het tekstvak Adres. Gebruik hiervoor het Eigenschappenvenster op het tabblad Ontwerpen in de groep Extra. We zien nu dat alle velden verschillend ten opzichte van de boven- of onderliggend veld geplaatst zijn. Om dit netjes te krijgen gebruiken we de knoppen Verticaal verdelen en Verticaal vergroten / verkleinen in het tabblad Schikken in de groep Positie. Plaats de aanwijzer vlak boven het bijschrift Voornaam. Klik en sleep de aanwijzer tot vlak onder het tekstvak Soortnr.

LET OP! Het bijschrift en tekstvak Laatste vergaderdatum mogen NIET gekozen worden. 19.

Klik nu op de knop Verticaal verdelen, en daarna op de knop Verticaal verkleinen zodat alle bijschriften en tekstvakken mooi bovenaan bij elkaar staan (zie Figuur 22.22).

Figuur 22.22

20. 21.

Verklein de tekstvakken Postcode, Plaats, TelefoonPrivé en Mobiele telefoon tot de helft. Selecteer de tekstvakken TelefoonPrivé en Mobiele telefoon samen met het bijschrift en plaats deze aan de rechterkant van het scherm vlak onder het bijschrift Laatste vergadering. Het is mogelijk dat niet de volledige veldnaam getoond wordt (zie Figuur 22.23).

© Sdu Uitgevers

58/91


Figuur 22.23

22.

Zorg er nu voor dat het scherm eruit ziet als Figuur 22.24.

Figuur 22.24

© Sdu Uitgevers

59/91


23.

Zorg zo nodig, dat de balk Formuliervoettekst op het scherm verschijnt

24. 25.

door op de knop ‚ onderaan de schuifbalk rechts te klikken. Plaats de aanwijzer op de bovenrand van de balk Formuliervoettekst. Klik en sleep de balk naar boven. Hierdoor wordt het gedeelte Details van het formulier verkleind (zie figuur 22.25).

Figuur 22.25

26.

Sla het formulier op onder de naam Frm_Contactpersonen2 en sluit het document.

Oefening 22.13: Formulier aanpassen: veld toevoegen 1. 2. 3.

Open de tabel Tbl_Contactpersonen in ontwerpweergave. Plaats de aanwijzer op de veldnaam Adres en klik met de rechtermuisknop. Kies de optie Rijen invoegen uit het snelmenu (zie Figuur 22.26).

Figuur 22.26

4.

Plaats de invoegpositie op de nieuwe rij in het vak Veldnaam. Typ Functie

5.

en druk op Enter. Het gegevenstype Tekst is juist. Sla de tabel opnieuw op en sluit de tabel.

© Sdu Uitgevers

60/91


Figuur 22.27

Oefening 22.14: Formulier aanpassen: tekstvak toevoegen 1. 2. 3.

Open het formulier Frm_Contactpersonen2 in de ontwerpweergave. Selecteer alle bijschriften en tekstvakken in het onderdeel Details van het ontwerpscherm. Plaats de aanwijzer op de selectie en sleep deze naar beneden (zie Figuur 22.28).

© Sdu Uitgevers

61/91


Figuur 22.28

4.

Herhaal zo nodig de verplaatsing van alle velden tot er voldoende ruimte boven in het formulier is gemaakt om een foto te plaatsen (zie Figuur 22.29).

© Sdu Uitgevers

62/91


Figuur 22.29

5. 6. 7.

8.

Selecteer het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Besturingselementen op de knop Tekstvak. Dit hulpmiddel gebruiken we om het bijschrift Functie en het bijbehorende tekstvak in het formulier te plaatsen. Klik op de knop Tekstvak. Als we de aanwijzer nu in het details scherm schuiven verandert de aanwijzer in een kruisje met de omkaderde letters ab. Plaats deze aanwijzer boven het bijschrift Emailadres en klik. In het formulier worden een bijschrift en een tekstvak geplaatst (zie Figuur 22.30).

© Sdu Uitgevers

63/91


Figuur 22.30

9. 10. 11.

Om het bijschrift en het tekstvak op de juiste plaats in het formulier te zetten drukken we op Ctrl en één van de pijltjestoetsen. Dubbelklik rustig op de naam in het nieuwe bijschriftvak. De naam is nu rood ten teken dat deze is geselecteerd. Verwijder de bestaande naam met Delete, typ Functie en druk daarna op Enter.

Oefening 22.15: Formulier aanpassen: eigenschappen tekstvak 1. 2. 3.

Plaats de aanwijzer op het tekstvak Niet-afhankelijk en klik met de rechtermuisknop. Kies de optie Eigenschappen. Het venster Selectietype Tekstvak: Tekst(nummer) wordt geopend (zie Figuur 22.31).

© Sdu Uitgevers

64/91


Figuur 22.31

a. b. c. 4.

Klik eventueel op de tab Alle. Selecteer de inhoud van de eigenschap Naam. Typ Functie.

Achter de eigenschap Besturingselementbron geven we de veldnaam op in de tabel waar het gegeven ingevoerd en gevonden kan worden. a. Plaats de invoegpositie in het vak Besturingselementbron en klik op de lijstknop. b. In de keuzelijst verschijnen de veldnamen die in de tabel Tbl_Contactpersonen gebruikt worden. c. Selecteer de veldnaam Functie (zie Figuur 22.32).

© Sdu Uitgevers

65/91


Figuur 22.32

5.

d. Sluit het Eigenschappenvenster Verplaats nu zowel bijschrift als tekstvak dusdanig, zodat het eindresultaat lijkt op Figuur 22.33.

© Sdu Uitgevers

66/91


Figuur 22.33

6.

Als we tevreden zijn, kiezen we voor Opslaan.

Oefening 22.16: Formulier aanpassen: keuzelijst 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Open eventueel het formulier Frm_Contactpersonen2 in ontwerpweergave. Selecteer het tekstvak Soortnr en klik op de rechtermuisknop. Kies in het snelmenu de optie Knippen. Selecteer het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Besturingselementen op de knop Wizards voor besturingsvelden gebruiken om deze functie aan te zetten. Als de knop oranje is, staat deze aan! Selecteer het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Besturingselementen op de knop Keuzelijst met invoervak. Zodra de muisaanwijzer op het formulier gezet wordt, verandert de aanwijzer in een kruisje met een pictogram van een keuzelijst. Plaats de aanwijzer boven in het formulier en klik. Het resultaat is dat Access de wizard Keuzelijst met invoervak start (zie Figuur 22.34).

© Sdu Uitgevers

67/91


Figuur 22.34

9. 10. 11.

Geef in het eerste venster van de wizard aan dat we de waarden in de keuzelijst zelf willen typen. We kiezen daarvoor de tweede optie. Klik op de knop Volgende. In het tweede venster (zie Figuur 22.35) geven we het aantal kolommen op waaruit de keuzelijst zal bestaan: type 2.

Figuur 22.35

12.

Vervolgens klikken onder Kol1 om de keuzelijst te maken. Hanteer de volgende tabel. Kol Kol 2 1 1 Informatief 2 Formeel 3 Informeel 4 Uitwisseling

13.

Klik op de knop Volgende.

© Sdu Uitgevers

68/91


14.

In het derde venster bepalen we uit welke kolom de gegevens worden gehaald voor de invoer in het formulier. Het is gemakkelijk als de waarde als een getal wordt weergegeven. We kiezen Col1 (zie Figuur 22.36).

Figuur 22.36

15. 16.

17.

Klik op Volgende. In het volgende venster bepalen we in welk veld de waarde opgeslagen moet worden. Klik op het keuzerondje voor de optie De waarde opslaan in dit veld en vervolgens op de lijstknop. Gebruik de schuifbalk om de veldnaam Soortnr te selecteren (zie Figuur 22.37)

Figuur 22.37

18. 19. 20.

Klik op de knop Volgende. In het vijfde venster voeren we de naam in van het bijschrift bij de keuzelijst met invoervak. Typ Soort contact (zie Figuur 22.38).

© Sdu Uitgevers

69/91


Figuur 22.38

21. 22.

Klik op de knop Voltooien om de wizard te sluiten. Pas - indien nodig - de breedte van het bijschrift Soort contact aan, zodat de hele tekst leesbaar wordt.

Oefening 22.17: Formulier aanpassen 1. 2. 3. 4. 5.

Selecteer het bijschrift Soort contact en zorg dat de aanwijzer verandert in een vierpuntige pijl om het tekstvak te kunnen verslepen. Plaats het bijschrift en het tekstvak onder het bijschrift Bedrijfsnr. Klik op de knop Weergave, Formulierweergave om de zojuist gemaakte keuzelijst te beoordelen in de formulierweergave. Druk op de lijstknop in het tekstvak Soort contact. In Figuur 22.39 wordt het resultaat weergegeven. Zorg dat het formulier dezelfde opmaak krijgt als het formulier in Figuur 22.39.

© Sdu Uitgevers

70/91


Figuur 22.39

Oefening 22.18: Formulier aanpassen 1. 2. 3. 4.

Open het Eigenschappenvenster van het tekstvak Soortnr. Selecteer het tabblad Opmaak en klik op de waarde in het veld Kolombreedte. Wijzig de aanwezige getallen in 0,5 cm; 3 cm. Zet de Lijstbreedte op 3,5 cm. Ga nu naar het tabblad Alle. Typ achter de optie Naam Soort contact en

5.

sluit het venster. Sla het formulier op als Frm_Contactpersonen3.

Oefening 22.19: Formulier aanpassen: foto opnemen 1. 2.

Open het formulier Frm_Contactpersonen3 in de ontwerpweergave. Klik op de knop Bestaande velden toevoegen in het tabblad Ontwerpen in de groep Extra en sleep de veldnaam Foto naar het formulier, zoals in Figuur 22.40 is aangegeven.

© Sdu Uitgevers

71/91


Figuur 22.40

3. 4. 5. 6.

Selecteer het bijschrift. Klik erop met de rechtermuisknop en selecteer de optie Knippen in het snelmenu. Sluit vervolgens de Lijst met velden. Wijzig de plaats en de afmetingen van het objectkader totdat het er ongeveer uitziet zoals in Figuur 22.41.

© Sdu Uitgevers

72/91


Figuur 22.41

7. 8.

Klik op de knop Weergave, Formulierweergave. Sla het formulier op onder de naam Frm_Contactpersonen4.

Oefening 22.20: Formulier aanpassen: foto opnemen 1. 2. 3. 4.

Selecteer in de Formulierweergave het record van de contactpersoon waarvan we de foto willen toevoegen, bijvoorbeeld Marieke Wiedersma. Plaats de aanwijzer op het invoervak Foto en klik met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen. Kies de optie Object invoegen om het gelijknamige venster te openen. Klik op het keuzerondje Bestand gebruiken. Het rechterdeel verandert van indeling. In het vak onder Bestand typen we de naam van het bestand dat de afbeelding bevat of (handiger) klik op de knop Bladeren. a. Het venster Bladeren verschijnt (zie Figuur 22.42). In dit venster kiezen we het station, de map en de bestandsnaam van de afbeelding.

© Sdu Uitgevers

73/91


Figuur 22.42

b.

5. 6. 7. 8.

9. 10.

Kies een foto uit een beeldarchief. Is geen foto aanwezig, ga dan naar internet en selecteer het bestand Marieke.bmp. c. Klik op de knop OK in het venster Bladeren. Klik op de knop OK om het object in te voegen. De foto past niet helemaal in het kader dat we daarvoor hadden gereserveerd. We moeten het formaat van de foto wijzigen om de foto in zijn geheel in het vak te krijgen. Plaats het formulier in de Ontwerpweergave en klik met de rechtermuisknop op de foto. Kies dan in het snelmenu voor Eigenschappen. Klik op Formaatmodus en kies voor Kader vullen. Sla het formulier opnieuw op onder de naam Frm_Contactpersonen4.

11. Sluit het formulier. TIP! Als het wisselen tussen de records op de computer erg traag verloopt, kunnen we de foto verwijderen door deze te selecteren en de optie Knippen in het snelmenu te kiezen. De foto is voor het vervolg van dit boek niet meer van belang.

© Sdu Uitgevers

74/91


23

Rapporten

Oefening 23.1: Rapport maken met wizard 1. 2. 3. 4. 5.

Open de database Relaties of gebruik het gedownloade bestand Start_h6. Selecteer het tabblad Maken en klik in de groep Rapporten op de knop Wizard Rapport. Het venster Wizard Rapport wordt geopend. Een vergelijkbaar venster hebben we ook gezien toen we een formulier gingen maken. Klik op lijstknop achter het tekstvak Tabellen/query's. Kies de tabel Tbl_Contactpersonen (zie Figuur 23.1).

Figuur 23.1

6. 7.

8. 9.

Klik op het veld Contactnr en gebruik > om dit over te brengen naar het rechtervak. Doe dit ook voor de velden Bedrijfsnr, Voornaam, Achternaam, Functie, Adres, Plaats en TelefoonPrivé. a. Wanneer we de volgorde willen veranderen, moeten we de velden weer verwijderen en in de juiste volgorde overzetten. Klik op Volgende. Er is nu gegroepeerd op Bedrijfsnr maar wij gaan groeperen op Plaats. a. Verwijder eerst de groepering op Bedrijfsnr door te klikken op <. b. Klik daarna op Plaats en vervolgens op de >-knop. c. In het voorbeeldvenster wordt aangegeven hoe de veldnamen worden gegroepeerd (zie Figuur 6-2).

© Sdu Uitgevers

75/91


Figuur 23.2

10. 11. 12. 13.

Klik op de knop Volgende. Kies vervolgens bij Sorteren voor Achternaam. Klik op Volgende. Selecteer de verschillende indelingen in het vak Indeling en beoordeel het resultaat in het voorbeeldvenster. a. Het rapport dat we gaan maken, bevat veel kolommen naast elkaar. Kies daarom de indeling Overzicht. b. Om alle kolommen op de breedte van het papier te kunnen afdrukken, kiezen we voor een liggende afdrukstand. Activeer het keuzerondje voor Liggend in het vak Afdrukstand. c. Vergelijk de instellingen met Figuur 23.3.

Figuur 23.3

14. 15.

Klik op Volgende. Probeer de verschillende stijlen uit en beoordeel het resultaat in het voorbeeldvenster.

© Sdu Uitgevers

76/91


a.

Selecteer de stijl Module (zie Figuur 23.4).

Figuur 23.4

16. 17.

Klik op Volgende. Geef het rapport de naam Rpt_Contactpersonen.

18. 19.

Klik op de knop Voltooien. Sluit het rapport.

Figuur 23.5

© Sdu Uitgevers

77/91


Oefening 23.2: Afdrukvoorbeeld rapport 1. 2. 3.

Open het rapport Rpt_Contactpersonen in Afdrukvoorbeeld. Bekijk eens hoe het rapport eruit ziet in de verschillende voorbeelden uit de groep In-/uitzoomen. Klik op de knop Sluiten.

Oefening 23.3: Rapport aanpassen 1. 2. 3.

Open het rapport Rpt_Contactpersonen in ontwerpweergave. Plaats de aanwijzer in het gebied Details op het veld Contactnr. Klik en houd de muisknop ingedrukt. Sleep het element naar links, tot positie 1,25 (op het element Achternaam) op de liniaal boven in het venster (zie Figuur 23.6).

Figuur 23.6

4. 5. 6. 7. 8.

Laat de muisknop los. Klik op de knop Weergave, Afdrukvoorbeeld. Klik op de knop In- en uitzoomen om de hele pagina te zien te krijgen. Sluit het venster Afdrukvoorbeeld. Pas het bijschrift Contactnr aan door op de rechterzijde van het bijschrift te klikken en vervolgens naar rechts te schuiven zodat de beschrijving precies in het vak past.

LET OP! Merk op dat de achterliggende velden automatisch mee opschuiven zodat de velden elkaar niet overlappen. Elk bijschrift in het gedeelte Koptekst (Plaats) is gekoppeld aan het bijbehorend veld in het gedeelte Details. Als we dus het bijschrift Contactnr verwijderen zal ook in Details dit onderdeel Contactnr verdwijnen. 9.

In het gedeelte Koptekst (Plaats) kan het bijschrift Plaats worden verwijderd. a. Klik op het bijschrift Plaats. b. Kies de knop Verwijderen op het tabblad Schikken in de groep Indeling bepalen. Hiermee verwijderen we de automatische koppeling tussen bijschrift en veld. c. Klik met de rechtermuisknop op het bijschrift Plaats. Het snelmenu verschijnt (zie Figuur 23.7).

© Sdu Uitgevers

78/91


d.

Selecteer de optie Knippen. De koptekst verdwijnt uit het koptekstgebied van het rapportontwerp.

Figuur 23.7

10. 11.

Klik en sleep het tekstvak Plaats naar de ruimte die links ervan is ontstaan. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld en beoordeel het resultaat (zie Figuur 23.8).

Figuur 23.8

© Sdu Uitgevers

79/91


12.

Sluit het rapport met bevestiging dat de wijzigingen bewaard moeten blijven.

Oefening 23.4: Rapport met berekend veld 1. 2. 3. 4.

Klik in de objectentabel één keer op de query Qry_Aantal Contactpersonen per woonplaats. Klik daarna op het tabblad Maken in de groep Rapporten op de knop Rapport. We zien nu meteen het eindresultaat van een rapport dat gebaseerd is op een berekend veld (het veld AantalVanAchternaam). Natuurlijk kunnen we de lay-out weer wijzigen in de ontwerpweergave.

Figuur 23.9

5.

Indien we tevreden zijn met onze gemaakte wijzigingen slaan we het rapport op met de naam: Rpt_Aantal Contactpersonen per woonplaats.

Oefening 23.5: Rapport etiketten 1. 2. 3.

4. 5.

Klik één keer op de tabel Tbl_Bedrijven. Selecteer het tabblad Maken en klik in de groep Rapporten op Etiketten. Als voorbeeld gebruiken we de etiketten C2180 van Avery. Dit zijn losse vellen papier met etiketten (drie naast elkaar) a. Filter op fabrikant Avery-etiketten. b. Klik op productnummer C2180. Klik op de knop Volgende. Klik nu op de knop … achter Tekenkleur. Het venster Kleur toont een groot aantal basiskleuren, maar we kunnen ook aangepaste kleuren maken. a. Klik hiervoor op de knop Aangepaste kleuren definiëren. b. Klik in het kleurenspectrum dat nu getoond wordt op de gewenste kleur en intensiteit (de schuifbalk aan de rechterkant van dit scherm). c. Klik op de knop Toevoegen aan aangepaste kleuren.

© Sdu Uitgevers

80/91


d.

Klik op OK om de aanpassingen op te slaan (zie figuur 23.10).

Figuur 23.10

6. 7.

Experimenteer met de verschillende opties en beoordeel het resultaat in het voorbeeldvenster. Klik daarna op Volgende. Vervolgens gaan we de gewenste velden toevoegen aan het etiket. a. Klik hiervoor eerst op Bedrijfsnaam en dan op de >-knop en druk op Enter. b. Klik achtereenvolgens op Adres, >-knop en Enter (zie figuur 23.11).

Figuur 23.11

c.

8. 9.

Plaats op deze manier ook Postcode en Plaats achter elkaar op één regel, gescheiden door twee spaties. Door het opnemen van een spatie tussen twee velden is het mogelijk gegevens achter elkaar op één regel te plaatsen. d. We kunnen ook een tekst op het etiket laten afdrukken. Typ daartoe de tekst gewoon op de gewenste regel van het etiket in. Klik op de knop Volgende. Plaats de veldnaam Postcode in het vak Sorteren op (zie figuur 23.12).

© Sdu Uitgevers

81/91


Figuur 23.12

10. 11.

Klik op de knop Volgende. Geef het rapport de naam Adresetiketten Tbl_Bedrijven en selecteer eventueel het keuzerondje De adresetiketten weergeven zoals deze worden afgedrukt.

Figuur 23.13

12. 13.

Klik op Voltooien. De adresetiketten worden nu getoond in het afdrukvoorbeeld.

© Sdu Uitgevers

82/91


Figuur 23.14

Oefening 23.6: Etiket aanpassen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Open het rapport Adresetiketten Tbl_Bedrijven in de ontwerpweergave. Klik één keer in het vak Details op het scherm. Selecteer het tabblad Ontwerpen en klik in de groep Extra op de knop Eigenschappenvenster als dit rechts nog is verschenen. Het selectietype Sectie en het onderdeel Detail is geopend. Klik op het tabblad Opmaak. Hier bevindt zich het kenmerk Hoogte. Voer nu als hoogte in: 2,75 cm. Sluit het Eigenschappenvenster. Om een tekstvak breder te maken gaan we als volgt te werk. a. Klik op tekstvak Adres. b. Open nu weer het Eigenschappenvenster en ga naar het tabblad Opmaak. c. Veranderde Breedte in 4 cm. d.

© Sdu Uitgevers

Sluit het Eigenschappenvenster.

83/91


Figuur 23.15

9.

Sluit het rapportontwerp en kijk via Afdrukvoorbeeld naar het resultaat.

© Sdu Uitgevers

84/91


24

Overige onderwerpen

Oefening 24.1: Tabel importeren Voor deze oefening moet van de website het bestand Invoegdatabase.mdb worden gedownload. 1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8.

Open de database Relaties of gebruik het gedownloade bestand Start_h7. Indien nodig openen we het object Tabellen. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op de knop Access. Klik op de knop Bladeren om de database Invoegdatabase.mdb te selecteren.

Figuur 24.1 Zorg dat Tabellen, query’s, formulieren, rapporten, macro’s en modules importeren in de huidige database is geselecteerd. Klik op de knop OK. In het dialoogvenster Object importeren staan de objecten uit deze database op verschillende tabbladen. a. Klik nu op het tabblad Tabellen en kies de tabel Tbl_Klant. b. Klik op OK (zie Figuur 24.2).

© Sdu Uitgevers

85/91


Figuur 24.2

9. 10. 11.

Access vraagt of we de importstappen willen opslaan. Dat is niet nodig, dus we schakelen het selectievakje niet in. Klik op de knop Sluiten. De tabel is nu toegevoegd.

Oefening 24.2: Tabel exporteren 1. 2. 3. 4.

Klik op de tabel Tbl_Contactpersonen. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Exporteren op de knop Excel. Kies bij Bestandsnaam de standaard aangegeven map (zie Figuur 24.3) en naam. Kies bij Bestandsindeling de Excel-indeling die voor het exportbestand gebruikt moet worden.

© Sdu Uitgevers

86/91


Figuur 24.3

5. 6. 7. 8. 9.

Klik op OK. De exportstappen hoeven niet opgeslagen te worden. Klik op Sluiten. De tabel is nu geëxporteerd. Bekijk de tabel met het programma Excel en sluit het daarna weer.

Oefening 24.3: Schakelbord maken 1. 2. 3.

Selecteer het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik in de groep Hulpmiddelen voor databases op de knop Schakelbordbeheer. Bevestig de vraag Het schakelbordbeheer ……… schakelbord maken? door te klikken op Ja. Klik op Bewerken en verander de schakelbordnaam in Cursus-Access (zie figuur 24.4).

© Sdu Uitgevers

87/91


Figuur 24.4

4.

5.

6.

Klik op de knop Nieuw om een nieuw item toe te voegen. a. Wijzig de tekst in Formulier contactpersonen. b. Kies als opdracht Formulier openen in bewerkingsmodus. c. Kies als formulier Frm_Contactpersonen4. d. Klik op OK om het item toe te voegen. Voeg op dezelfde manier het formulier Frm_Invoer_Contactpersonen2 toe. Nu echter met de tekst Formulier Contactpersoon dubbel en opdracht Formulier openen in toevoegmodus. Het schakelbord moet nu uitzien als figuur 24.5.

Figuur 24.5

7. 8.

9. 10.

Sluit nu de schermen Schakelbord pagina bewerken en daarna Schakelbordbeheer. We zien nu dat er bij het object Tabellen een tabel Switchboard items is toegevoegd en bij het object Formulieren zien we een formulier Schakelbord. Dubbelklik nu op het formulier Schakelbord. We zien nu een scherm wat uitziet als Figuur 24.5.

© Sdu Uitgevers

88/91


Figuur 24.6

11. 12.

Probeer nu de twee knoppen en kijk wat er gebeurt als we een record willen invoeren. Sluit het Schakelbord.

Oefening 24.4: Schakelbord aanpassen 1. 2.

We openen het formulier Schakelbord in ontwerpweergave door er met de rechtermuis op te klikken en dan te kiezen voor Ontwerpweergave. Klik nu linksboven op de groene balk vlak onder Formulierkoptekst (zie figuur 24.7).

Figuur 24.7

3. 4. 5.

In het Eigenschappenvenster veranderen we de Achtergrondkleur naar #2F3699. Sluit het schakelbord en bevestig de vraag om de wijzigingen op te slaan met Ja. Bekijk de wijziging in de Formulierweergave.

Oefening 24.5: Schakelbord aanpassen 1. 2. 3. 4.

Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases. Klik op Schakelbordbeheer in de groep Hulpmiddelen voor databases. Klik op de knop Bewerken. Voeg een nieuw item toe met de Tekst Rapport contactpersonen,

5.

Opdracht Rapport openen en kies bij Rapport voor Rpt_Contactpersonen. Voeg op dezelfde manier het rapport Adresetiketten Tbl_Bedrijven toe met de tekst Adresetiketten Bedrijven.

6. 7.

Sluit beide vensters en het schakelbord. Open het schakelbord opnieuw in de formulierweergave en probeer de gemaakte items uit.

© Sdu Uitgevers

89/91


Figuur 24.8

Oefening 24.6: Veld toevoegen en Wizard opzoeken gebruiken 1. 2.

Open de tabel Tbl_Bedrijven in de ontwerpweergave. Voeg een nieuw veld toe met de veldnaam Klantnaam.

Figuur 24.9

3.

Kies als gegevenstype Wizard Opzoeken (zie Figuur 24.10).

© Sdu Uitgevers

90/91


Figuur 24.10

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Laat de eerste keuze staan. De waarden voor de opzoekkolom moeten worden opgezocht in een tabel of query. Klik op Volgende. Kies voor de tabel Tbl_klant en klik op Volgende. Zorg dat het veld Klantnaam in de rechterkolom komt te staan en klik op Volgende. Klik twee keer op Volgende. Laat het label op Klantnaam staan en klik op Voltooien. Accepteer de vraag of de tabel opnieuw opgeslagen moet worden.

Oefening 24.7: Opzoekveld gebruiken 1. 2.

Open de tabel Tbl_Bedrijven in gegevensbladweergave. Ga naar het toegevoegde veld en klik op de lijstknop.

Figuur 24.11

3.

Kies nu voor elke record in de tabel Tbl_Bedrijven een willekeurige klant die bij het bedrijf hoort.

© Sdu Uitgevers

91/91

Office 2007 voor het examen!

Recommend Documents