ODBOR ŘÍZENÍ POMOCI Z EVROPSKÉHO SOCIÁLNÍHO FONDU
„ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ MEZINÁRODNÍHO SEMINÁŘE “
Veřejná zakázka malého rozsahu dle ustanovení § 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., zákon o veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů.
Praha, 30. 4. 2012
1
1.
ZADAVATEL
Česká republika - Ministerstvo práce a sociálních věcí se sídlem Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 IČ: 00551023 DIČ: CZ00551023 Odpovědný útvar: Odbor řízení pomoci z ESF zastoupený Mgr. Jiřím Kinským, ředitelem odboru pracoviště: Kartouzská 4, Praha 5 Kontaktní osoba: Markéta Pěchoučková email:
[email protected] tel.: + 420 724 753 685 Způsob zadání zakázky: Výběrové řízení na zakázku malého rozsahu dle příkazu ministra č. 19/2008
2.
PŘEDMĚT VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Název zakázky: Organizační zajištění mezinárodního semináře Místo konání mezinárodního semináře: Londýn. Cíl veřejné zakázky: Cílem zakázky je zajistit všechny potřebné organizační služby pro mezinárodní seminář ve dnech 25. 9. 2012 a 26. 9. 2012. Podrobný program akce bude sestaven pracovníky zadavatele a bude dodán dodavateli nejpozději cca 10 dnů před konáním akce. Datum konání mezinárodního semináře: 25. – 26. 9. 2012 Předpokládaný časový harmonogram akce (program prvního dne bude probíhat paralelně v pěti sálech): 25. 9. 2012 9:00 – 10:00 registrace, káva 10:00 – 12:45 odborný program semináře 12:45 – 13:45 oběd 13:45 – 16:30 odborný program semináře 19:30 – večeře 26. 9. 2012 9:00 – 9:30 káva 9:30 – 13:30 odborný program semináře 13:30 – oběd 14:30 – 16:30 odborný program semináře
2
2.1
Podrobný popis zakázky
Předmětem zakázky je komplexní realizace mezinárodního semináře, který se koná v rámci aktivit mezinárodní tematické sítě zaměřené na mezinárodní spolupráci v rámci Evropského sociálního fondu, v uvedené době a v rozsahu požadovaných služeb uvedených níže: Pro oba dny mezinárodního semináře: I.
Pronájem konferenčních prostor pro max. počet 100 osob vč. techniky: I. A) - Prostory v Londýně musí být reprezentativní povahy, uchazeč dokládá – viz kapitola 8, bod 2 Reprezentativností prostor se rozumí kvalitní vybavení sálu včetně technického vybavení a osvětlení. Dále zadavatel požaduje přiměřenost velikosti prostor v poměru k počtu účastníků. - Společný sál pro 100 osob ve školním uspořádání (theater style) se stolem pro přednášející (pro 6 osob), pronájem od 25. 9. 2012 do 26. 9. 2012, od 9:00 do 17:00 - Umístění stolku pro registraci účastníků v předsálí - Čtyři menší sály, každý pro 30 osob, cabaret style (with a day light and all located in the same vicinity to the main room) - Šatna - Prostory pro catering (přestávky na kávu, oběd) - Směrové tabule v místě konání, dostatečně velké minimálně ve formátu A4 a vhodně umístěné, vytištěné barevně, splňující vizuální identitu (loga dodá zadavatel) I. B) -
Společný sál: Ozvučení, 2 pevné mikrofony, 2 bezdrátové mikrofony LCD projector, laptop and screen, flipchart, wifi internet connection Menší sály, pro každý: LCD projectors, screens and at least one flipchart. Two additional laptops required for two of the break-out rooms). Wifi Internet connection available in each room.
Zadavatel požaduje pro konání mezinárodního semináře pro oba dny stejné místo. Dále zadavatel požaduje, aby místo realizace kurzů bylo dostupné městskou hromadnou dopravou. II.
Organizační a personální zajištění: -
-
Technické zabezpečení semináře (instalace, zapojení a nezbytná obsluha ozvučení, mikrofonů, projektorů, počítačů a zajištění jejich spolehlivého fungování po celou dobu semináře). Dodavatel zajistí dostatečný počet osob podílejících se na plnění této veřejné zakázky tak, aby byly splněny požadavky zadavatele v plném rozsahu a s termínem plnění do 24 hod. nebo dle požadavků zadavatele (např. technika
3
zabezpečujícího fungující techniku dle požadavků v části I. B) a kontaktní osobu pro řešení případných dalších požadavků a problémů na místě apod. III.
Catering pro 100 osob: - Káva, čaj, voda v neomezeném množství v každém sále, ve kterém bude probíhat seminář po oba dny - Pastries at a given time once each day of the seminar. The exatc time will be announced zadavatelem min. 10 days before the seminar. - 2x bufetový oběd (nápoje - min. 0,5 1 na osobu, předkrm, hlavní jídlo zahrnující studený a teplý bufet, z toho jedno vegetariánské, dezert) - Večeře – jen pro 1. den konání semináře (uchazeč nabídne vhodné řešení reprezentativní večeře – forma servírované večeře, 3 chodové menu (včetně vegetariánské varianty), nápoje (min. 1,8 l na osobu).
IV.
Ubytování - Zajištění ubytování pro 30 osob se snídaní na dvě noci (24 – 26 September 2012) v místě konání semináře. Dodavatel zajistí ubytování účastníků v jednolůžkových či vícelůžkových pokojích (dle preferencí účastníků) s vlastním sociálním zařízením.
2.2 Doba trvání a místo plnění veřejné zakázky Smlouva s vybraným dodavatelem bude uzavřena na dobu určitou, a to na dobu od uzavření smlouvy do doby ukončení mezinárodního semináře. Místem plnění veřejné zakázky je Londýn.
3.
PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA VEŘEJNÉ ZAKÁZKY
Předpokládaná hodnota veřejné zakázky je 950 000,- Kč bez DPH (cca 31,141 liber bez DPH)
4.
NABÍDKOVÁ CENA
Požadavky na zpracování nabídkové ceny Zadavatel požaduje zpracovat nabídkovou cenu v souladu s požadavky uvedenými v této zadávací dokumentaci. V nabídko vé ceně požaduje zadavatel uvedení celkové ceny za předmět plnění bez DPH a včetně DPH. Nabídková cena musí být uvedena v české měně. Zahraniční dodavatel (fyzická osoba s bydlištěm nebo právnická osoba se sídlem mimo území České republiky) uvádí nabídkovou cenu v jeho měně či Eurech.
4
Podmínky překročení nabídkové ceny Předpokládaná hodnota zakázky je současně maximální a nepřekročitelnou cenou. Pokud nabídková cena uchazeče překročí zadavatelem stanovenou maximální hodnotu zakázky, na kterou uchazeč podává nabídku, nebude jeho nabídka hodnocena a bude vyřazena. Nabídková cena uvedená v nabídce dodavatele bude považována za cenu maximální a nepřekročitelnou s výjimkou případu, že dojde ke změně předpisů upravujících sazbu DPH či jiných daňových předpisů majících vliv na cenu předmětu plnění. V ceně budou obsaženy veškeré práce a činnosti potřebné pro řádné splnění této zakázky.
5.
LHŮTA A MÍSTO PRO PODÁNÍ NABÍDEK
Nabídka bude osobně předána nebo zásilkovou službou doručena nejpozději do 17. 5. 2012 do 14:00 hod. na adresu: sekretariát Odboru řízení pomoci z ESF, MPSV, Kartouzská 4, Praha 5, tel. 950 195 601, kancelář č. 313, 3. patro. Nabídky budou v pracovní dny přijímány od 9:00 do 16:00 hod.
6.
FORMÁLNÍ POŽADAVKY NA ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY
Nabídka musí splňovat následující požadavky: a) Uchazeč může podat pouze jednu nabídku; uchazeč, který podal nabídku v zadávacím řízení, nesmí být současně subdodavatelem jiného dodavatele v tomtéž zadávacím řízení. b) Uchazeč v nabídce specifikuje část veřejné zakázky, kterou má v úmyslu plnit pomocí subdodavatele, a uvede identifikaci tohoto subdodavatele (obchodní firma, sídlo, kontaktní adresa, IČ, DIČ, telefon, elektronická adresa, případně fax, jméno statutárního zástupce). c) Nabídka a všechny doklady a její přílohy musí být zpracovány v anglickém nebo českém jazyce. Anglický jazyk platí pro zahraničního dodavatele. d) Nabídka bude vyhotovena v 1 originále a též v elektronické podobě na CD, nabídka bude dodavatelem předložena v samostatném svazku, jehož jednotlivé listy budou vzájemně pevně spojeny tak, aby nemohlo dojít ke ztrátě nebo výměně listů .. e) Nabídka musí být doručena v obálce opatřené nápisem „Neotvírat do doby jednání hodnotící komise“, s názvem tohoto výběrového řízení a uvedením, na kterou část veřejné zakázky je nabídka podávána, a se zpětnou adresou a e-mailovým kontaktem uchazeče. f) Nabídka musí být zpracována písemně a na titulní straně musí být podepsána osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. g) Identifikaci dodavatele v rozsahu název / obchodní firma, sídlo, IČ, DIČ, telefon nebo e-mailová adresa kontaktní osoby, jméno statutárního orgánu, bankovní spojení s uvedením čísla bankovního účtu, uvedení zda dodavatel je či není plátcem DPH. h) V nabídce musí být uvedena kontaktní osoba uchazeče, a to včetně kontaktní adresy a e-mailové adresy. i) Zadavatel nepřipouští variantní řešení.
5
j) Upřesňující dotazy k zadávací dokumentaci lze zaslat na adresu
[email protected] nejpozději do 11. 5. 2012 do 14 hod. Odpovědi na zaslané dotazy spolu se zněním dotazu budou elektronicky doručeny na e-mailovou adresu všech oslovených dodavatelů a uveřejněny na www.esfcr.cz www.mpsv.cz, kde je zároveň uveřejněna zadávací dokumentace.
7.
ČLENĚNÍ NABÍDKY
Nabídka musí být strukturována v následujícím pořadí: 1. Krycí list a obsah nabídky: Název zakázky, identifikaci zadavatele, identifikaci uchazeče (obchodní firma, sídlo, kontaktní adresa, IČ, DIČ, kontaktní osoba, telefon, elektronická adresa, případně fax, jméno statutárního zástupce, bankovní spojení s uvedením čísla účtu), datum a podpis osoby oprávněné jednat jménem uchazeče. Krycí list je přílohou č. 1 této zadávací dokumentace. 2. Věcná část nabídky: Uchazeč popíše realizaci předmětu plnění, tj. personální a technické zajištění. Přiloží: Fotodokumentaci konferenčních prostor pro pořádání konference (např. společný sál a všechny čtyři menší sály) minimálně ve formátu fotografie 10x15 nebo v digitální podobě spolu s popisem těchto prostor. návrh cateringu. dle kap. 2.1 čl. III.
-
3.
Přílohy
Návrh smlouvy doplněný dle kapitoly 8. této zadávací dokumentace a podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (Příloha č. 2). Případné další nepovinné přílohy (např. plná moc k zastupování, pokud nabídku podepisuje jiná osoba než statutární orgán zadavatele, atd.).
-
8.
OBCHODNÍ PODMÍNKY
1. Jeden uchazeč může podat pouze jednu nabídku. Více uchazečů o zakázku může vytvořit společný tým – jde o společnou nabídku, každý tento uchazeč musí být identifikován. Z předložené nabídky však musí být zřejmé, jaká právnická osoba bude se zadavatelem uzavírat smlouvu a tato osoba bude zodpovědná za řádné splnění celé veřejné zakázky. Činnosti, které bude uchazeč případně realizovat formou dodávky třetí osobou (subdodavatelem), musí být v nabídce specifikovány, a musí být uvedena identifikace subdodavatele. Zadavatel si vyhrazuje schvalování změny subdodavatelů. Touto změnou nesmí být snížena kvalita poskytovaných služeb. Odpovědnost za řádné splnění celé veřejné zakázky ponese výlučně uchazeč. Uchazeč, který podal nabídku, nemůže být zároveň subdodavatelem jiného uchazeče. 6
2. Součástí nabídky musí být originál návrhu smlouvy, který je součástí zadávací dokumentace (viz příloha č. 2) podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Uchazeč není oprávněn činit změny či doplnění těchto závazných požadavků zadavatele, vyjma údajů, u nichž vyplývá z obsahu těchto závazných požadavků povinnost jejich doplnění (vynechaná zvýrazněná místa). Uzavíraná smlouva musí být v souladu se zadávací dokumentací, s věcnou částí nabídky a finanční částí nabídky uchazeče. V případě nabídky podávané společně několika uchazeči je uchazeč oprávněn upravit návrh smlouvy toliko s ohledem na tuto skutečnost. 3. Zadavatel si vyhrazuje právo použít tento návrh smlouvy. 4. Zadavatel si vyhrazuje právo vyvolat jednání o textu návrhu smlouvy a podepsat smlouvu ve změněné podobě. 5. Nepoužité podepsané návrhy smluv se zadavatel zavazuje znehodnotit takovým způsobem, aby bylo zřejmé, že k uzavření takové smlouvy nedošlo. 6. Celková cena bude uhrazena na základě faktury. Faktura musí splňovat náležitosti, které budou dohodnuté se zadavatelem. 7. Doba splatnosti daňového či účetního dokladu musí být minimálně 30 dnů od doručení. Zadavatel si vyhrazuje právo před uplynutím lhůty splatnosti vrátit fakturu, pokud neobsahuje požadované náležitosti nebo obsahuje nesprávné cenové údaje. Oprávněným vrácením faktury přestává běžet původní lhůta splatnosti. Opravená nebo přepracovaná faktura bude opatřena novou lhůtou splatnosti. 8. Daňový či účetní doklad je dodavatel oprávněn vystavit nejdříve po skončení plnění (tj. po skončení semináře) a je povinen jej doručit nejpozději k 16. 11. 2012. 9. Zadavatel nebude poskytovat zálohy. 10. Smlouva bude obsahovat souhlas smluvních stran s tím, aby tato smlouva byla zveřejněna na profilu zadavatele dle ust. 17 odst. 1 písm. x) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách.
OSTATNÍ
9.
Dodavatel je povinen na vyžádání bezplatně poskytnout zadavateli, Evropské komisi dalším kontrolním orgánům (Evropský účetní dvůr, apod.) součinnost, veškeré informace a případně originály dokumentů souvisejících s realizací této veřejné zakázky, a to po dobu účinnosti této smlouvy a dále po dobu 6 let od skončení účinnosti smlouvy. Každá kontrola bude provedena po předběžné dohodě s dodavatelem. Dodavatel je povinen dodržet mlčenlivost o všech skutečnostech, se kterými se seznámí v souvislosti se svojí činností pro zadavatele s výjimkou těch případů, ve kterých ho této mlčenlivosti zadavatel zprostí anebo v případech takto stanovených zákonem. Zadavatel si vyhrazuje právo: o zrušit zakázku bez udání důvodu, o nevracet podané nabídky, o vyloučit ty nabídky, které nebudou úplné (neúplnou nabídkou je nabídka, která nesplňuje všechny požadavky stanovené ve výzvě k podávání nabídek či v zadávací dokumentaci),
7
10.
o vyloučit uchazeče, který nebude respektovat podmínky stanovené touto zadávací dokumentací, o prohlídky prostor místa plnění dle této zadávací dokumentace v době posouzení nabídky, o požádat uchazeče o doplnění nabídky v dodatečné lhůtě. Zadavatel nebude uchazečům hradit žádné náklady spojené s účastí v zadávacím řízení. Je povinností každého uchazeče, který od zadavatele převezme zadávací dokumentaci, toto převzetí písemně nebo elektronicky potvrdit a předat zadavateli své kontaktní údaje, zejména e-mail.
HODNOCENÍ NABÍDEK
Hodnotící komise posoudí úplnost nabídek. V případě, že nabídka nevyhoví úplnosti, vyloučí hodnotící komise tuto nabídku z dalšího hodnocení. Dodavatel bude vyloučen z účasti ve výběrovém řízení, pokud jeho nabídka nevyhoví posouzení úplnosti (právo zadavatele na doplnění tím není dotčeno) a dále pokud jeho nabídka nebude splňovat požadavky zadavatele uvedené v této zadávací dokumentaci. Po věcné stránce budou nabídky hodnoceny hodnotící komisí na základě hodnotícího kritéria nejnižší nabídková cena. Otevírání nabídek se uskuteční 17.5. 2012 ve 14:10, v místnosti č. 314, 3. patro, Odbor řízení pomoci z ESF, MPSV, Kartouzská 4, Praha 5. Hodnotící kritérium: KRITÉRIUM 1. Cena (celková cena zakázky bez DPH)
VÁHA 100 %
Hodnocení nabídek provede hodnotící komise společně tak, že sestaví pořadí nabídek od cenově nejvýhodnější k nejméně výhodné a stanoví pořadí úspěšnosti dodavatelů tak, že nejúspěšnější nabídkou se stane nabídka, která nabídla nejnižší cenu a splnila všechny požadavky. O výsledku výběru budou všichni uchazeči, jejichž včas podaná nabídka nebyla vyřazena při posuzování úplnosti, informováni na e-mailovou adresu uvedenou v nabídce. Předpokládaný termín sdělení výsledku je stanoven do pondělí 21. 5. 2012. S vybraným dodavatelem bude následně uzavřena smlouva. Hodnotící proces: 1. Nabídka, která bude zadavateli doručena po uplynutí lhůty pro podávání nabídek, se neotevírá a nehodnotí. O tom, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek, zadavatel elektronicky vyrozumí uchazeče, který nabídku podal.
8
2. Pověřený člen/členka hodnotící komise otevře obálky s včas doručenými nabídkami. 3. Po otevření obálek se provede posouzení úplnosti nabídek. Pokud nabídka nesplňuje všechny požadavky stanovené v této zadávací dokumentaci, jedná se o nabídku neúplnou. V případě, že nabídka nevyhoví požadavkům, vyřadí komise tuto nabídku z dalšího hodnocení. 4. Je-li nabídka neúplná, může zadavatel požádat uchazeče o její doplnění v dodatečné lhůtě. Takto však nelze doplňovat či měnit nabízené plnění nebo nabídkovou cenu. Lhůta počíná běžet okamžikem odeslání žádosti o doplnění na emailovou adresu uvedenou uchazečem v nabídce. 5. Na žádost zadavatele uchazeč ve lhůtě stanovené zadavatelem písemně objasní předložené informace či doklady. 6. Jestliže je nabídka neúplná, marně uplyne dodatečná lhůta pro doplnění, marně uplyne lhůta pro objasnění nebo není objasnění dostatečné, nebude nabídka předmětem hodnocení a nesmí být ani základem pro uzavření smlouvy. O této skutečnosti vyrozumí zadavatel elektronicky uchazeče, který nabídku podal. 7. Nabídky, které byly doručeny včas a jsou úplné z hlediska požadavků zadavatele, postupují do fáze hodnocení jednotlivých nabídek. 8. Komise posoudí nabídky dle hodnotícího kritéria uvedeného výše. 9. Zadavatel nepřipouští překročení maximální ceny této zakázky. V případě, že uchazeč nabídne vyšší nabídkovou cenu než je maximální cena této zakázky, bude jeho nabídka vyloučena z dalšího hodnocení. 10. Z hodnocení se vyhotovuje zápis o posouzení a hodnocení nabídek, který podepíší členové hodnotící komise a který podléhá souhlasu zadavatele. 11. O výsledku hodnocení budou všichni uchazeči, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek, informováni na e-mailovou adresu uvedenou v jejich nabídce. Uchazeč, který podá nejnižší nabídkovou cenu, bude vyzván k uzavření smlouvy. 12. Zadavatel do 15 dnů od doručení informace o výsledku výběru umožní uchazeči na jeho žádost do Zápisu o posouzení a hodnocení nabídek nahlédnout a pořídit si z něj jeho opis. 13. Proti výsledku výběrového řízení se není možné odvolat.
11. PŘÍLOHY ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Součástí zadávací dokumentace jsou tyto přílohy: Příloha č. 1 – Krycí list nabídky (vzor) Příloha č. 2 – Návrh smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (vzor) Příloha č. 3 - Vyjádření uchazeče ke zveřejnění smlouvy
9
