OBEC VELKÁ POLOM Zpracovávané osobní údaje podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Účel zpracování
Mzdová evidence zaměstnanců Obce Velká Polom zařazených do obecního úřadu
Personální evidence zaměstnanců Obce Velká Polom zařazených do obecního úřadu
Evidence odměn členů zastupitelstva obce, členů výborů
Str. 1
Kategorie subjektů a kategorie osobních údajů kategorie subjektů 1: zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu; druh zpracovávaných osobních údajů 1: jméno, příjmení, titul, rodné číslo, bydliště, rodinní příslušníci, výše platových složek a další údaje související se zpracováním mezd; kategorie subjektů 2: rodinní příslušníci manžel/registrovaný partner, děti; druh zpracovávaných osobních údajů 2: jméno, příjmení, rodné číslo, bydliště kategorie subjektů: zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, rodné číslo, bydliště, vzdělání, praxe, údaj o trestní bezúhonnosti, příp. údaje dle zákona č. 451/1991 Sb., další údaje související se vznikem a trváním pracovního poměru, údaj o odsouzení za trestný čin kategorie subjektů: členové zastupitelstva obce, členové výborů zastupitelstva obce,
Kategorie příjemců
Doba uchování
kontrolní orgány
5/10/50 let podle druhu agendy
kontrolní orgány; vzdělávací instituce (v rozsahu požadovaném v přihláškách na vzdělávací akce)
50 let po ukončení pracovního poměru
kontrolní orgány
5/10/50 let podle druhu agendy
OBEC VELKÁ POLOM zastupitelstva obce a komisí rady obce
Personální a platová agenda ředitele a zástupců statutárního orgánu příspěvkové organizace zřizované obcí
Konkursní řízení na funkci ředitele školy zřizované obcí
Evidence záznamů o úrazech podle § 28 a § 29 zákona č. 561/20041. Sb., o předškolním, 2. základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a § 4 odst. 3 vyhlášky č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů
Zabezpečování a evidence řadových
Str. 2
členové komisí rady obce; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, bydliště, zaměstnání, výše odměny, číslo účtu a další údaje související se zpracováním odměn členů orgánů obce ředitel a zástupci statutárního orgánu školy zřizované obcí; jméno, příjmení, datum narození, plat, doba započitatelné praxe uchazeči o místo ředitele; jméno, příjmení, datum narození, adresa, zaměstnavatel, plat, e-mail, telefon, vzdělání, údaj o trestní bezúhonnosti, údaj o odsouzení za trestný čin, údaj o zdravotní způsobilosti
nejsou
50 let
členové konkurzní komise
5 let
Ad 1. jméno, příjmení, datum narození, adresa, údaj o zdravotním stavu Ad 2. jméno, příjmení, adresa
nejsou
5 let
kategorie subjektů: zaměstnanci obce zařazení do
lékař závodní preventivní péče; fyzické a právnické
50 let po ukončení pracovního poměru
žák, jemuž se stal úraz zákonný zástupce žáka, jemuž se stal úraz
OBEC VELKÁ POLOM lékařských prohlídek a odborných školení
obecního úřadu, uvolnění členové zastupitelstva obce; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, titul, datum narození, bydliště, zdravotní pojišťovna (pouze u lékařských prohlídek), pracovní zařazení
Evidence a příprava podkladů pro výběrová řízení a veřejné výzvy
kategorie subjektů: zájemci o zaměstnání; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, státní příslušnost, bydliště, číslo občanského průkazu nebo číslo dokladu o povolení k pobytu, vzdělání, praxe, údaj o trestní bezúhonnosti, příp. údaje dle zákona č. 451/1991 Sb., další údaje uvedené uchazeči v materiálech k výběrovému řízení, údaj o odsouzení za trestný čin kategorie subjektů: žadatelé o nahlížení do registru oznámení; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, datum narození, trvalý pobyt, adresa pro doručování (liší-li se od trvalého pobytu), e-mail, občanský průkaz kategorie subjektů: veřejní funkcionáři podle zákona č.
Nahlížení do registru oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů
Vedení registru oznámení podle
Str. 3
osoby realizující odborná školení; kontrolní orgány
(v rámci osobního spisu)
kontrolní orgány
po dobu trvání výběrového řízení
nejsou
5 let
žadatelé o nahlížení do registru oznámení
5 let po ukončení výkonu funkce veřejného funkcionáře
OBEC VELKÁ POLOM zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů
Přijímání nabídek a uzavírání smluv v rámci zadávání veřejných zakázek
Vedení účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb.
Provedení dokladových inventur v oblasti pohledávek/závazků, podmíněných pohledávek/závazků, účtů pořízení dl. majetku, časového rozlišení a ostatních podrozvahových účtů
159/2006 Sb.; druh zpracovávaných osobních údajů: údaje o činnostech, majetku, příjmech, darech a závazcích v rozsahu dle zákona č. 159/2006 Sb. a vyhlášky č. 578/2006 Sb. kategorie subjektů: uchazeči o veřejné zakázky; druh zpracovávaných osobních údajů: jméno, příjmení, firma, místo podnikání/bydliště, IČ, DIČ, bankovní spojení jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo účtu a název peněžního ústavu příjemců finančních prostředků resp. plátců jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa trvalého pobytu, číslo účtu a název peněžního ústavu příjemců finančních prostředků resp. plátců
1. smluvní partneři titul, jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, adresa pro doručování, místo Příprava a uzavírání podnikání, datum smluvních vztahů narození, IČ, DIČ, týkajících se majetku rodné číslo, číslo obce účtu, název peněžního ústavu, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření a změně
Str. 4
uchazeči o VZ; provozovatel ISVZUS (v rozsahu požadovaném v objednávce)
nejméně 5/10 let od uzavření spisu příslušné veřejné zakázky (v případě potřeby jsou spisy archivovány i déle)
kontrolní orgány
max. 15 let
nejsou
max. 15 let
kontrolní orgány
po dobu jednání o uzavření smlouvy, po dobu účinnosti smlouvy a poté po dobu archivace dle spisového a skartačního řádu
OBEC VELKÁ POLOM smlouvy a pro plnění smlouvy 2. osoby jednající za smluvní partnery titul, jméno, příjmení, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí kategorie subjektů 1: žadatelé o informace; druh zpracovávaných osobních údajů 1: jméno, příjmení, bydliště, datum Poskytování informací narození, příp. další podle zákona č. údaje uvedené 106/1999 Sb., o žadatelem; svobodném přístupu k kategorie subjektů 2: informacím, ve znění příjemci veřejných pozdějších předpisů prostředků; druh zpracovávaných osobních údajů 2: údaje v rozsahu § 8b zákona č. 106/1999 Sb. Vyřizování stížností a vedení centrální evidence stížností obecního úřadu
Vyřizování běžné korespondence (podání, která nejsou správním řízením)
Jméno, příjmení, datum narození a adresa stěžovatele
po dobu vyřizování žádosti a poté 5 let archivace
správní orgány, kterým je stížnost postoupena
1 rok od přijetí stížnosti + 5 let archivace podle spisového a skartačního řádu
nejsou
vyřizování běžné korespondence (podání, která nejsou správním řízením)
Žadatelé o informace
po dobu vyřizování žádosti a poté 5 let archivace; zveřejněné údaje o příjemcích veřejných prostředků bez časového omezení
kategorie: osoby, které činí podání, jež nejsou vyřizována ve správním řízení.
druh údajů: jméno, příjmení, adresa, popřípadě jiné údaje, které tyto osoby samy sdělí. 1. žadatelé o informace - jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, příp. další Zpracování žádostí o údaje uvedené dotace a poskytování žadatelem; dotací 2. příjemci veřejných prostředků - údaje v rozsahu § 8b zákona č. 106/1999 Sb., ve
Str. 5
nadřízený orgán, žadatelé o informace
OBEC VELKÁ POLOM znění pozdějších předpisů 1. žadatelé o dotace a příjemci dotací jméno, příjmení, titul, bydliště, sídlo, datum narození, IČ, DIČ, bankovní spojení, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření či změně smlouvy a pro plnění smlouvy; 2. osoby jednající za žadatele a příjemce jméno, příjmení, titul, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí 1. žadatelé o dotaci a příjemci dotace - titul, jméno, příjmení, bydliště, sídlo, datum narození, IČ, DIČ, bankovní spojení, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření či změně smlouvy a pro plnění Administrování dotací smlouvy; 2. osoby oprávněné jednat za žadatele a příjemce - titul, jméno, příjmení, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí. 1. Veřejnosprávní 2. kontrola příjemců veřejné finanční podpory podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů 3.
Str. 6
kategorie subjektů 1: příjemci veřejné finanční podpory jméno, příjmení, bydliště, datum narození, příp. vlastnické právo k nemovitosti; kategorie subjektů 2:
kontrolní orgány
po dobu vyřizování žádosti o dotaci, po dobu účinnosti smlouvy a poté po dobu archivace 5 let
nejsou
Po dobu administrace dotací, tj. po dobu vyřizování žádosti o dotaci, trvání dotačního vztahu a kontroly plnění podmínek poskytnutí dotace, a poté po dobu archivace 5 let.
nejsou
1 rok od zahájení kontroly + 10 let archivace dle spisového a skartačního
OBEC VELKÁ POLOM 4. příjemci veřejné finanční podpory – název, sídlo, IČ Veřejnosprávní kontrola příspěvkových organizací zřízených obcí Vedení správního řízení na úseku správních deliktů a pokut, další řízení podle zákona č. 500/2004 Sb.
Vedení správního řízení ve věcech státního občanství, matrik, jména a příjmení, včetně vydávání veřejných a jiných listin dle zákona č. 301/2000 Sb. a zákona č. 186/2013 Sb.
Vedení správního řízení ve věcech evidence obyvatel a trvalého pobytu
Vidimace a legalizace
Str. 7
jméno a příjmení statutárního orgánu právnické osoby, která vykonává činnost školy účastníci řízení jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, rodné číslo, IČ, sídlo a místa provozoven, majetkové poměry, fyzické osoby - jméno, příjmení, adresa trvalého či jiného pobytu, datum narození, úmrtí, uzavření manželství, státní občanství, rodné číslo, osvojení, určení či popření otcovství, osobní/rodinný stav, omezení či zbavení způsobilosti k právním úkonům, omezení svéprávnosti účastníci řízení, jejich rodinní příslušníci jméno, příjmení, adresa trvalého pobytu, datum narození, způsobilost k právním úkonům, osobní/rodinný stav, rodné číslo, majetkové poměry žadatelé o legalizaci, svědci - jméno, popř. jména, příjmení, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu nebo adresa místa pobytu na území České republiky anebo
nejsou
do uzavření spisu + 10 let archivace dle spisového a skartačního řádu
orgány kontroly a dozoru, obce/kraje/MPO
po dobu vyřizování věci, poté 10 let archivace
orgán veřejné moci a fyzická či právnická osoba v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy, orgán kontroly a dozoru
50 let (státní občanství), 75 let (matriky ostatní, jméno a příjmení), 100 let (matriky narození)
orgán veřejné moci v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy, orgán kontroly a dozoru
po dobu vedení řízení a 5 let po jeho skončení
orgány kontroly a dozoru, orgány činné v trestním řízení
po dobu provádění zápisů do ověřovací knihy, poté 10 let archivace
OBEC VELKÁ POLOM
Matriční agenda (včetně uchovávání a aktualizace druhopisů matričních knih a sbírek listin a jiné úkony dle zákona č. 301/2000 Sb.)
Informační systém evidence obyvatel (úkony dle zákona č. 133/2000 Sb.)
Vedení evidence dle zákona č. 365/2000 Sb.
Místní referendum
Str. 8
adresa bydliště mimo území České republiky fyzické osoby - jméno, příjmení, adresa trvalého či jiného pobytu, datum narození, úmrtí, uzavření manželství, státní občanství, rodné číslo, osvojení, určení či popření otcovství, osobní/rodinný stav, způsobilost k právním úkonům, svéprávnost fyzické osoby - údaje dle § 3 a 4 z. č. 133/2000 Sb. – jméno; příjmení; pohlaví; datum, místo a okres (příp. stát) narození, uzavření manželství (jeho zániku či prohlášení za neplatné či neexistující), úmrtí; rodné číslo; státní občanství; adresa místa trvalého pobytu; způsobilost k právním úkonům; rodinný stav; osvojení žadatelé o výpis z rejstříku trestů jméno, příjmení, rodné (dřívější) příjmení, rodné číslo, místo a datum narození, státní občanství, pohlaví členové přípravného výboru/zmocněnec přípravného výboru/podporovatelé konání místního referenda - jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu;
Ministerstvo vnitra, fyzické či právnické osoby v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy
50 let (státní občanství), 75 let (věci uzavření manželství a registrovaného partnerství a úmrtí), 100 let (věci narození)
orgán veřejné moci a fyzická či právnická osoba v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy
10 let od poskytnutí údajů z AISEO
orgány kontroly a dozoru
6 let - od přijetí žádosti
nejsou
Po dobu vyřizování žádosti o konání místního referenda a poté 10 let archivace
OBEC VELKÁ POLOM
Přijímání a vyřizování peticí a písemností adresovaných orgánům obce
Přijímání a vyřizování stížností dle správního řádu Vedení správního řízení (prvoinstančního) na úseku územního řízení, stavebního řádu, včetně řízení o přestupcích a správních deliktech Správní řízení na úseku silničního hospodářství
Kontrolní činnost
Daňové řízení a další postupy podle
Str. 9
Kategorie: petičníci, fyzické osoby, které se obracejí na orgány obce. Druh údajů: jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, či jiný druh údajů, který uvedené osoby samy sdělí. stěžovatel - jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa, další údaje uvedené ve stížnosti Účastníci správních řízení - jméno, příjmení, datum narození, adresa, rodné číslo (u přestupků), údaj o vlastnictví nemovitostí Účastnící řízení jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, kontaktní údaje. kontrolované osoby a osoby, jejichž osobní údaje jsou obsažené v kontrolovaných podkladech či jinak zjištěné v rámci předmětné kontrolní činnosti: Jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, číslo občanského průkazu/pasu, státní příslušnost, příjmy, majetkové poměry či jiný druh osobních údajů zjištěný v rámci předmětné kontrolní činnosti. osoby zúčastněné na správě daní: Jméno,
orgány veřejné správy, kterým jako příslušným jsou tato podání postupována
po dobu vyřizování a poté archivace maximálně 10 let
jiný správní orgán
po dobu vyřizování stížnosti a dále po dobu 5 let
účastníci řízení, nadřízený správní orgán, soud
po dobu řízení a dále archivace maximálně 10 let
příslušné orgány státní správy, účastnící řízení, osoby vymezené zákonem č. 500/2004 Sb., orgány kontroly a přezkumu
především kontrolované osoby a orgány veřejné správy.
především osoby zúčastněné na správě
Po dobu řízení a postupů dle účelu
OBEC VELKÁ POLOM daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.)
Str. 10
příjmení, adresa, datum narození, rodné číslo, majetkové poměry, včetně příjmů či vlastnictví nemovitostí, či jiný druh osobních údajů pro účel zpracování na úseku místních poplatků, nákladů řízení, pokut.
daní a orgány veřejné správy.
zpracování a dále po dobu archivace maximálně 10 let.
