NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
PÁLYÁZATI SZABÁLYZAT
((
S O PR O N 2011
Jelen szabályzat célja a NymE (a továbbiakban: Egyetem) kutatás-fejlesztési és pályázati tevékenységének elősegítése, támogatása, hatékonyságának fokozása, a nyomon követhető eljárásrend és feladat-meghatározás bevezetése, továbbá az egyetemi szintű pályázat-nyilvántartási rend megteremtése. 2009. január 1-jén bevezetésre került az EGIR (Egységes Gazdálkodási Információs Rendszer), amelynek szerves része az ELEMENTA Pályázatkezelő Rendszer. Az elektronikus nyilvántartás célja, hogy átláthatóbbá, ellenőrizhetőbbé tegye az Egyetem pályázati tevékenységét, segítse a pályázati pénzek nyomon követését, és elszámolását. Az Egyetemen futó összes pályázat, csak a Pályázatkezelő rendszeren keresztül működhet, beleértve a kisebb volumenű, valamint a közoktatási intézmények által beadott pályázatokat is. A pályázati rendszer célkitűzése, hogy a pályázatíráshoz szükséges szakmai háttérrel, adminisztratív segítségnyújtással megkönnyítse a megvalósítható projektek életre hívását, elősegítse az oktatás, a kutatás és az intézményfejlesztés finanszírozásba bevonható járulékos pénzeszközök növelését, valamint az egyetemi infrastruktúra, eszközpark, könyvtári állomány bővítését és fejlesztését. A pályázatok vállalásának, lebonyolításának és pénzügyi elszámolásának rendjét az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. Kormányrendelet, valamint a pályázatokra vonatkozó speciális jogszabályok, utasítások szabályozzák. 1. § Általános rendelkezések (1)
A szabályzat hatálya kiterjed 1. az Egyetem valamennyi közalkalmazottjára, aki pályázati tevékenységben vesz részt, 2. mindazon nem egyetemi alkalmazottakra, gazdálkodó vagy társadalmi szervezetekre, jogi személyekre, akik az Egyetem által benyújtott pályázatban közreműködőként részt vesznek, 3. az Egyetem, ill. szervezeti egységei által benyújtott oktatási, tudományos és más szakmai pályázatokra.
(2)
Általános szabályok, fogalmak kari koordinátor: szervezeti egységeknél lévő pályázati koordinátorok, és a SEK pályázati koordinátora, Pályázati Iroda: Nyugat-magyarországi Egyetem Pályázati Irodája, pénzügyi vezető: a pályázat pénzügyi szabályosságáért felelős, pénzügyi ügyeit lebonyolító személy szakmai vezető: a pályázat szakmai lebonyolítását felügyelő és irányító személy, magánszemély által elnyert pályázat: az Egyetem dolgozója, mint nem az Egyetem közalkalmazottja által elnyert pályázata
(3)
Pályázati tevékenység:
2
Minden olyan tevékenység, amely során az Egyetem, vagy valamely szervezeti egysége, oktatója, kutatója és más közalkalmazottja, vagy hallgatója pályázati felhívásra: - pályázati anyagot állít össze és nyújt be, - pályázati konzorciumot szervez, - vagy kifejezi szándékát pályázatban való részvételre (pl. szándéklevéllel), - a pályázatban foglaltakról szerződést köt, - a szerződésben foglalt programot teljesíti (fenntarthatósági kötelezettség), - valamint a pályázat lezárásakor beszámolási kötelezettségének tesz eleget, akár főpályázóként akár konzorciumi tagként. (4)
Pályázati konzorcium:
Szervezetek együttműködése abból a célból, hogy egy adott pályázati kiírásra közösen jelentkezzenek és a pályázati projektet megvalósító tevékenységeket munkamegosztás alapján, saját erőforrásaikat és az elnyert támogatást a közös célok elérésére fordítsák. (5)
A pályázatok típusai: 1. az Egyetem vagy valamely szervezeti egysége által benyújtott pályázat, (főpályázó, vagy konzorciumi tag) 2. az Egyetem dolgozója, mint az Egyetem közalkalmazottja által benyújtott pályázat, 3. magánszemélyként elnyert pályázat, melynek megvalósításához az Egyetem infrastruktúráját igénybe veszi. 2. § A pályázati rendszer működése
(1)
A pályázati tevékenység feltételrendszere
Az Egyetem szervezeti egysége, közalkalmazottja, oktatója, kutatója, pályázati tevékenységet azzal a feltétellel folytathat, ha a.) a pályázati szándékát időben – a tudomására jutott pályázat megismerését követő öt munkanapon belül – jelzi a Pályázati Iroda felé. b.) valamennyi pályázat esetében, a Pályázati Iroda által rendszeresített WEB-es felületen, a http://palyazat.nyme.hu/ „Pályázati bejelentő lapok” almenüben jelzi a pályázati szándékát. A Pályázati Iroda a pályázati bejelentő lapok nyilvántartásával egyidőben a Gazdasági Főigazgatóság Közbeszerzési és Beruházási, valamint az Elemzési és Pályázatkezelő Osztályt értesíti; c.) az 1. § (5) bekezdés 1. pontjába tartozó pályázatok esetén a pályázati témát a kar vezetője és a rektor, míg a 2. pontjába tartozó pályázatok esetén, e személyeken kívül a szervezeti egység is befogadja; d.) az 1. § (5) bekezdés 3. pontjába tartozó pályázatok esetén az infrastruktúra használatáról előzetesen szerződést köt. (2)
Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés
A szervezeti egység vezetője, a kar vezetője, valamint a rektor a pályázat befogadásáról, ill. tudomásulvételéről a pályázat aláírásával nyilatkozik.
3
A rektor nevében a távollétében a helyettesítés rendje szerint jogosultak is tehetnek befogadó nyilatkozatot. A rektor nyilatkozatához a gazdasági főigazgató – vagy távollétében a helyettesítés rendje szerint jogosult – (főigazgató-helyettes) ellenjegyzése is szükséges. Amennyiben a pályázat költségeihez egyetemi költségvetést terhelő saját részt is biztosítani kell, annak meglétéről a kötelezettség vállalásra jogosult szervezeti egység vezetője köteles írásban nyilatkozni (témaszám, forrás megjelölésével) a befogadásra felterjesztéssel egy időben. A gazdasági főigazgató a fedezet hiányában a pályázat befogadását megtagadhatja. Az 1. § (5) bekezdés 3. pontjába tartozó pályázatok esetén az infrastruktúra használat mértékéről és annak az Egyetem részére megtérítendő ellenszolgáltatásról megállapodást kell kötni. A megállapodást az érintett szervezeti egység vezetőjének javaslatára a kar vezetője köti meg a pályázóval. (3)
A rektor jogköre
A rektornak az intézményi pályázati tevékenység szervezésével, irányításával, ellenőrzésével összefüggő főbb feladatai és hatáskörei a következők: a) kötelezettségvállalási, utalványozási, munkáltatói és egyéb jogköreit az egyetem Szervezeti és Működési Szabályzata, egyéb intézményi szabályzatok előírásai szerint e Szabályzat rendelkezéseire is figyelemmel gyakorolja, b) jogosult az egyetemi szintű pályázatok projektfelelősének kinevezésére és a projekt partnerek elfogadására, c) dönt a Stratégiai Alap terhére az önrész biztosításáról. (4)
A gazdasági főigazgató jogköre
A gazdasági főigazgató irányítja a pályázat lebonyolításával, valamint elszámolásával összefüggő az államháztartási jogszabályok által hozzárendelt (pénzügyi, számviteli, bér- és munkaügyi, beruházási és egyéb műszaki) feladatokat, felügyeli a fenti körből a pályázókra háruló feladatokat, így különösen: a) az egyes pályázatok pénzügyi és műszaki tartalmát a benyújtást megelőzően ellenőrzi, ellenjegyzése nélkül pályázat nem nyújtható be, b) megvizsgálja/megvizsgáltatja a pályázatok pénzügyi, műszaki, közüzemi hatásait, az azokból eredő, későbbiekben jelentkező üzemeltetési feltételeket, azok forrásvonzatait a pályázatok megvalósítását követően felmerülő költségvonzatokból adódó kényszerhelyzetek elkerülése céljából, c) a pályázó által nem tervezett költségvonzattal járó következmények felmerülése esetén egyeztetést kezdeményez, d) vita esetén a felelősségek tisztázása érdekében szakmai egyeztetést kezdeményez. A véleményeltérést, a megállapodásokat írásban dokumentálni kell. (5)
A projektmenedzser jogköre:
A projektmenedzser a pályázat teljes megvalósításáért és fenntartási kötelezettség teljesítésért felelős személy. Projektmenedzser csak főállású közalkalmazott lehet. A projektmenedzser a tevékenység körében köteles együttműködni az egyetem vezetésével, a pályázatban részt vevő szervezeti egységekkel. A projektmenedzser a rektort kérésére köteles a pályázat állásáról tájékoztatni. A projektmenedzser a pályázattal kapcsolatban külső felkérésre a projekttel kapcsolatban nyilatkozatot csak a rektor előzetes engedélyét követően, a Média Kódexben írtaknak megfelelően tehet. 4
A projekt teljesítése érdekében kötött belső (keresetkiegészítés stb. ) szerződéseket a munkáltatói jogkört gyakorló vezetővel együtt, míg a külsős (megbízási, vállalkozási stb.) szerződéseket a rektor/dékán és gazdasági főigazgatóval együtt köteles aláírni. Ezen aláírásával szakmai és gazdasági szempontból is felel a szerződés szabályszerűségéért és teljesíthetőségéért. A projektmenedzser/szakmai vezető a pályázatban részt vevő, de nem az ő munkáltatói jogkörébe tartozó közalkalmazott felett szakmai irányító jogkört gyakorol a projektfeladatok teljesíthetőségének ellenőrzése érdekében. A szakmai irányítói jogkör magába foglalja a munkaidő beosztására, a távollét engedélyezésére, a projektben az illetmény megállapítására, munkaköri leírás meghatározására vonatkozó jogosultságokat. A szakmai irányítói jogkör gyakorlásának feltétele, hogy a projekt feladatok és a munkaköri feladatok időben és tárgyban is elkülöníthetőek legyenek egymástól, így sem a munkáltatói jogkör gyakorlásban, sem a dolgozó feladatainak ellátásában nem jelentkezhet összeütközés. Ha a projekt feladatok és munkaköri feladatok nem különíthetőek el, akkor a projektmenedzsernek csak javaslattételi joggal rendelkezik a közalkalmazott munkáltatói jogkörű vezetője felé. A projektmenedzser/szakmai vezető egyetemi szintű projektek esetében teljes munkáltatói és gazdálkodási jogkört gyakorol a kizárólag projekt terhére felvett, határozott idejű kinevezéssel rendelkező közalkalmazott, vagy a projekt idejére projekt céljainak megvalósítása érdekében létrehozott nem önálló szervezeti egység (munkacsoport, kutatócsoport stb.) közalkalmazottai felett. 3. § A pályázati rendszer (1)
A pályázat benyújtása, rögzítése:
A pályázat külső cég – pályázatíró vállalkozás – által történő elkészíttetése előtt, a közbeszerzési kötelezettség teljesítése miatt, egyeztetni szükséges a Gazdasági Főigazgatóság Közbeszerzési és Beruházási Osztály vezetőjével. Ezt követően a pályázatot kezdeményező (magánszemély, vagy szervezeti egység) pályázati szándékát jelzi a Pályázati Iroda felé, és eleget tesz a web-es felületen történő bejelentési kötelezettségének. A Pályázati Iroda a jelzett pályázathoz tartozó kiírást rögzíti a pályázatkezelő rendszerben. A „felhasználó-barát” adatszolgáltatást szolgáló oldal megtalálható egyetemünk honlapján, a dolgozóknak/pályázatok/Pályázati bejelentő lapok útvonalon, a http://www.nyme.hu/index.php?id=4206 oldalon. A pályázni szándékozók a pályázati bejelentőkhöz történő hozzáférés érdekében felhasználónevet és jelszót a Pályázati Iroda munkatársaitól kérhetnek. A pályázati bejelentők elektronikus megküldésével a pályázók tesznek eleget ezen adatszolgáltatási kötelezettségüknek. A Pályázati Iroda munkatársai a beadási szakaszról beérkező űrlapokat évente emelkedő számsorrendben kötelesek nyilvántartásba venni, és a nyilvántartási számot a témavezető e-mail címére elektronikus levében visszajelezni. Az adott pályázat sikere esetén, ugyanezen web-lapon értelemszerű időpontban a pályázó által kitöltendők a „Megvalósítási szakasz” és a „Pályázat zárása” megnevezésű űrlapok. Az űrlapok tartalmáért, különösen a „Pályázati szakasz”-ban esedékes kari és gazdasági főigazgatósági egyeztetés megtörténtéért a „Név” rovatban megjelölt személy felel.
5
A pályázati bejelentőlap alapján a kari koordinátor a pályázatkezelő rendszerben elkészíti a belső jelentkezést, megnevezi a témavezetőt, a koordinátort, a projekt vezetőit, (projekt menedzser, szakmai vezető, pénzügyi vezető) csatolja a szükséges dokumentumokat, és a rendszeren keresztül jelzi a pályázati szándékát. A pályázatkezelő rendszer a kialakított automatizmus segítségével ellenőrzésre küldi a jelentkezést a Pályázati Irodába, majd a Gazdasági Főigazgatóságra. Azon pályázatok esetében, melyek saját forrás biztosítását írják elő, kötelező melléklete a leendő témavezető és a szervezeti egység vezető által aláírt nyilatkozat, melynek tartalmazni kell az önerő biztosításának témaszámát, és forrását. Egyetemi szintű pályázatok esetében, a gazdasági főigazgató határozza meg az önerő biztosításának forrását. (2)
Engedélyezés
A belső jelentkezés elfogadásáról, „pályázat beadható”, vagy elutasító visszajelzés érkezik a pályázat koordinátorához. „Pályázat beadható” visszajelzés esetén, a koordinátor a pályázatkezelő rendszerben rögzíti a belső jelentkezésből, a pályázat beadásához rendelkezésre álló adatokat. A pályázatot kezdeményező összekészíti a pályázat anyagát. A beadási határidő előtt legalább 8 munkanappal jelzi a Pályázati Iroda felé, hogy milyen igazolások szükségesek (Magyar Államkincstár, NAV, ÁFA nyilatkozat stb.). A Pályázati Iroda gondoskodik az igazolások beszerzéséről. A pályázó szakmailag felel a pályázatban foglaltakért, a vállalások teljesítéséért (3)
Adminisztráció
A beadási határidő előtt legalább 5 munkanappal a pályázatot kezdeményező átadja a teljes pályázati anyagot, a kiírásnak megfelelő formában és példányszámban, a Pályázati Irodának. A Pályázati Iroda a pályázat formai ellenőrzése (szükséges igazolások megléte) után gondoskodik a cégszerű aláírások beszerzéséről. Az aláírt pályázat továbbítása a pályázat kiíró részére a pályázó feladata. A pályázat egyetemen maradó példányát a pályázat készítője szignálni köteles. Nyertes pályázat esetén, az egyetemre érkező, megkötendő támogatási szerződés cégszerű aláírásáról a Pályázati Iroda gondoskodik. A projekt indulásának első megbeszélésére meg kell hívni a Gazdasági Főigazgatóság közbeszerzési szakértőjét, valamint az Elemzési és Pályázatkezelési Csoport vezetőjét abból a célból, hogy a nyertes pályázat áttekinthető legyen, közbeszerzést tartalmazó tevékenység esetén a megfelelő támogatást meg lehessen adni. Az összejövetelről készített emlékeztetőt meg kell küldeni a Pályázati Iroda vezetőjének, és a gazdasági főigazgatóságnak. A kiíró szervtől visszaérkező tájékoztatást (nyert, vagy nem nyert), a koordinátor rögzíti a Pályázatkezelő Rendszerben. A nyert, illetve nem nyert információt a web-es felületen kell a Pályázati Iroda tudtára hozni, a ( http://palyazat.nyme.hu/ ) pályázati bejelentő lapok/döntési szakasz elérési útvonalon. Amennyiben a támogatási szerződés visszaérkezik az egyetemre, abban az esetben a pályázatkezelő rendszerbe a koordinátor beviszi a támogatási szerződésben levő adatok alapján a web-es felületen bejelentett „Megvalósítási szakasz” szerint, a projekt adatait. A költségterv rögzítése, a befolyt támogatások rögzítése a Gazdasági Főigazgatóság kijelölt munkavállalójának a feladata. A témavezető köteles a támogatási szerződés megérkezését követően 5 munkanapon belül a szerződés másolatát és mellékleteit, a témaszám nyitási kérelemmel együtt a Gazdasági 6
Főigazgatóság Elemzési és Pályázatkezelési Csoport irodájára benyújtani. Amennyiben az elfogadott költségterv saját forrást is tartalmaz, úgy a pályázathoz mellékelt – jelen szabályzatban leírtaknak megfelelően – nyilatkozatokat további intézkedés céljából szintén be kell nyújtani a Gazdasági Főigazgatóság Elemzési és Pályázatkezelési Csoport irodájára. A saját forrás, megadott témaszámról történő átvezetéséhez, a 2/2009. sz. Gazdasági Főigazgatói utasításban található keretáthelyezést kell mellékelni. (4)
Általános közbeszerzési és műszaki kérdések
A pályázatok benyújtásával és megvalósításával kapcsolatos közbeszerzési kérdésekben a Kötelezettségvállalási szabályzat és a Közbeszerzési szabályzat, valamint a támogató által meghatározott pénzügyi teljesítési feltételek is irányadóak. A Gazdasági Főigazgatóság Közbeszerzési és Beruházási Osztálya szakmai támogatást biztosít a pályázatok közbeszerzési, műszaki tervezésének és sikeres, műszaki lebonyolításának megoldására. A projektmenedzser /témavezető /az érintett szervezeti egység a visszaérkezett és aláírt támogatási szerződés alapján, írásban köteles a közbeszerzési eljárás megindítását kezdeményezni a gazdasági főigazgatónál. Az eljárás a Közbeszerzési Szabályzat 13. számú mellékletében szereplő adatlap hiánytalan kitöltésével, a gazdasági főigazgató „az eljárás megindítását engedélyezem” megjelölésével igazoltan, a Gazdasági Főigazgatóság Közbeszerzési és Beruházási Osztályához történő benyújtásával indítható meg. (5)
A pályázat benyújtásával kapcsolatos pénzügyi kérdések:
A pályázatkezelő rendszerben naponta frissített adatok segítségével, nyomon lehet követni a projektben beérkezett pénzeszközöket, és azok felhasználását. Segítségével ellenőrzéseket, előrejelzéseket lehet készíteni, előleget lekérni, projektet rögzíteni. Amennyiben a futamidő alatt módosítás történik, a módosításokat a koordinátor feladata átvezetni, és egyúttal jelezni a Gazdasági Főigazgatóság kijelölt dolgozójának. A futamidő alatti projekt ellenőrzések időpontjait rögzítve a rendszer 10 nappal korábban jelzi a feladatra való felkészülés szükségességét. A pályázatkezelő rendszer kezelése a koordinátorként megjelölt személy feladata, neki lesz jogosultsága a rendszer hozzáféréshez. A projekt előírás szerinti teljesítése és elszámolása a témavezető felelőssége. Amennyiben a támogatási szerződés előírja az írásban történő elszámolást (rész- vagy végelszámolás), a témavezető a megfelelő példányszámban előkészített és a Gazdasági Főigazgatóság által ellenőrzött elszámolást a Pályázati Irodához továbbítja az elküldési határidő előtt legalább 5 munkanappal. A Pályázati Iroda gondoskodik az elszámolás aláírásáról. Az aláírt, benyújtott pénzügyi elszámolásból egy példányt a témavezető továbbít a Gazdasági Főigazgatóságra. Amennyiben a témavezető a pályázatkiíró által megadott határidőben nem számol el, úgy ez a tény az intézmény pályázati lehetőségeit korlátozza. Amennyiben a pályázó nem tudja a szerződésben vállalt kötelezettségeket a megadott határidőre teljesíteni, az előkészített szerződésmódosítást továbbítja a Pályázati Iroda részére, mely gondoskodik annak aláíratásáról. A témavezető köteles az elfogadott szerződésmódosítást – kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül – a Gazdasági Főigazgatóságra eljuttatni, valamint a módosítást az illetékes koordinátor felé jelezni a rendszerbe való átvezetés miatt. 7
Amennyiben a pályázat lehetőséget biztosít arra, hogy előleget lehet lekérni a pályázat indításához, az előleg lekérőt a Gazdasági Főigazgatóságra egy másolati példányban le kell adni a beadással egyidőben. Az eljárás ugyanez a kifizetési kérelemmel kapcsolatban is, a kifizetési kérelem egy oldalas kivonatát kell leadni tájékoztatás miatt. A pályázat lezárásáról a pályázatot kezdeményező köteles írásban értesíteni a Pályázati Irodát, és köteles a rendszerben is lezárni a projektet. a http://palyazat.nyme.hu /pályázati bejelentő lapok/pályázat zárása elérési útvonalon. 4. § A fenntartási időszak (1)
A pályázatok támogatási szerződései általánosan a következő kötelezettségeket tartalmazzák – sok esetben csak utalásszerűen - a pályázatok vonatkozásában: •
Nyilvántartási és megőrzési feladatok o dokumentumok nyilvántartása és megőrzése, rendszerezett, áttekinthető és ellenőrizhető formában, jellemzően a fenntartási időszakon túlnyúlóan, o dokumentációs támogatás az ellenőrzések során, o adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése. • Feladatok a fenntartási időszakban o fenntartási jelentési kötelezettség (éves és eseti, projekttől függően), o a fenntartási időszakra számszerűsíthető projekteredmények teljesítése és elszámolás a teljesítéssel, o vagyontárgyakkal és szellemi alkotásokkal kapcsolatos jogokra vonatkozó előírások teljesítése, o tárgyiasult projekteredmények fizikai fenntartásának, hozzáférhetőségének, bemutathatóságának biztosítása, o tájékoztatási kötelezettség a fenntartási időszakban is (táblák, feliratok).
(2)
Nyilvántartási és megőrzési kötelezettség szabályozása
A pályázati megőrzési kötelezettség hosszú távon is megbízható, hatékony teljesítése érdekében az egyetemen Pályázati Archívum működik. A Pályázati Archívum a Gazdasági Főigazgatóság Elemzési és Pályázatkezelési Csoport nem önálló szervezeti egysége. A Pályázati Archívum az egyetem minden projektmenedzserével kapcsolatban áll a szabályzat szerinti feladatok ellátása érdekében. A Pályázati Archívumot a Gazdasági Főigazgató felügyeli, így a jellemzően nagymértékben a pénzügyi, gazdasági jellegű pályázati ellenőrzések koordinációja könnyebben megvalósítható (központosított gazdálkodás, beszerzés, beruházás). A Pályázati Archívum feladatai:
(3) •
Az egyes pályázatok fizikai megvalósítását követően a fenntartási időszak megkezdésétől a teljes pályázati dokumentációt strukturált formában, kereshető módon, elektronikus és papíralapú formában megőrzi a megőrzési kötelezettség időtartamára;
•
A pályázatok fenntartási időszakában ellátandó időszakos feladatok teljesülését folyamatosan figyeli, ellenőrzi, és a fenntartási időszakban keletkező dokumentációkat az archívumba folyamatosan beilleszti, a dokumentációt aktualizálja;
•
A pályázatok fenntartási időszakban felmerülő ellenőrzései során a pályázat projektmenedzserével együttműködve biztosítja az ellenőrzés dokumentációs hátterét; 8
•
Az egyetem központi pályázati adatszolgáltatásait a rendelkezésére álló adatok alapján előkészíti, teljesíti.
A fenti feladatok ellátása során a Pályázati Archívum személyi állománya szorosan együttműködik az adott pályázat projektmenedzserével. • A felelős projektmenedzser folyamatos biztosítottsága. A fenntartási időszak alatt a projektmenedzser feladata a fenntartási kötelezettség teljesítése. Mentesül ezen kötelezettség alól, ha új projektmenedzser kerül megnevezésre, és ez átvezetésre kerül a projektdossziéban. • Projektdokumentáció egységes felépítése (standardizált forma) A Pályázati Archívumba bekerülő dokumentációk egységessége és teljessége érdekében az alábbi információk rögzítése szükséges a Pályázati archívum részére vonatkozóan: o Pályázat összege, tárgya, tárgyiasult és/vagy nem tárgyiasult eredményeinek felsorolása o Fenntartási időszak kötelezettségei (pályázati eredmények hozzáférhetősége, korlátozások, jelentések) o Dokumentáció-lista Pályázatbenyújtás dokumentumai Támogatási szerződés megkötésének dokumentumai Közbeszerzési eljárások dokumentációi Megvalósulás szakmai dokumentációja Jelentések, elszámolások dokumentumai A fenti információk megadását a pályázat projektmenedzsere köteles biztosítani. • Projektdokumentáció folyamatos karbantartása A Pályázati Archívum részére az adott pályázat projektmenedzsere köteles minden, a fenntartási időszakban keletkezett dokumentumot 15 napon belül eljuttatni, annak érdekében, hogy megőrzési kötelezettség teljesítése mellett a fenntartási kötelezettségek egyetemi szintű ellenőrzésének lehetősége is meglegyen. (4)
Fenntartási feladatok szabályozása
A pályázatok fenntartási feladatai a támogatási szerződésekből és mellékleteiből, valamint a beadott pályázatból levezethetők. A pályázatok fenntartási időszakának kezelésre vonatkozó szabályozás részeként a pályázati projektmenedzsereknek fenntartási időszak megkezdése időpontjáig Pályázati Fenntartási Tervet kell készíteni, és a megőrzésre átadott dokumentációhoz kell csatolni. A fenntartási időszak feladatait ezt követően a pályázat felelős projektmenedzserének a Pályázati Fenntartási Terv alapján kell végeznie. A Pályázati Fenntartási Terv tartalmi elemei a következők: (nem standardizált feladatok ellátására) • A pályázat fizikailag tárgyiasult eredményeinek elhelyezkedésére, tárolására, használatára, nyilvántartására (leltár) vonatkozó információk; • A pályázat szellemi alkotásként megvalósult eredményeinek hozzáférhetősége; 9
• A fenntartási jelentési kötelezettség vállalt ütemezése; • A fenntartási időszakra vállalt számszerűsíthető projekteredmények, vállalások adatai, megadva az éves vagy fenntartási időszakra vállalt mértékeket is (a támogatási szerződés szerinti részletezettséggel); • A fenntartási időszakra vállalt számszerűsíthető projekteredmények, vállalások eléréséhez szükséges esetleges előfeltételek, közreműködési igények, intézkedések rövid ismertetése, ütemezése; • A pályázat eredményeinek használatával, hasznosításával kapcsolatos korlátozások (különös tekintettel a mobil tárgyi eszközök elhelyezésére, mozgatására, számviteli nyilvántartására, a pályázati eredmények értékesítésére, használatba adására); • Tájékoztatási kötelezettség ellátásához szükséges és tervezett intézkedések felsorolása (táblák feliratok pótlása, javítása, stb.); Ennek alapján a Pályázati Archívum egyrészt ellenőrizni képes a fenntartási kötelezettségek teljesítését, másrészt szükség esetén fel tudja hívni a figyelmet az esetleges elmaradásokra vagy problémákra. A projektmenedzsernek a Pályázati Fenntartási Tervet aktualizálnia kell, amennyiben a fenntartási időszakban ezt megváltoztató esemény következik be, és a módosított Pályázati Felújítási Tervet a Pályázati Archívum részére el kell juttatni. 5. § A pályázati tevékenységben résztvevők feladatai (1)
A pályázók • a Pályázati Iroda pályázati információs tevékenységének nyomon követése, • ha a pályázat kiírója intézményi rangsorolást vagy minősítést kér, azt első szinten a Pályázati Iroda végzi el. Ez az előfeltétele a pályázati szándék érvényesítésének; • a pályázat benyújtását megelőző 5 munkanappal a pályázó a pályázatát, a formai követelmények megfelelőségének ellenőrzése, és intézményi aláíratás céljából, a Pályázati Irodának adja át; • az intézményi (rektor, gazdasági főigazgató) aláírást nem igénylő pályázatoknál a formai megfelelőségről és az aláírásokról a pályázó, ill. a kar gondoskodik a jelen szabályzatban foglalt adatszolgáltatást is teljesítve; • a pályázatot, amennyiben a kiírás másként nem rendelkezik, a kiíróhoz a pályázó nyújtja be. A pályázat eredményéről, a pályázó az értesítés másolatának megküldésével tájékoztatja a Pályázati Irodát, és a Gazdasági Főigazgatóság Elemzési és Pályázatkezelési Csoportját; • elnyert pályázat esetén a pályázó a szerződést aláírás végett, a Pályázati Iroda felé továbbítja. A cégszerűen aláírt szerződés egy eredeti példánya a Gazdasági Főigazgatóságon marad. Egy példány a pályázó megőrzésében marad (folytatólagos, többéves pályázatok tárgyévi szerződéseire is vonatkozik); • szerződések évközi módosítása esetén, a pályázati pénzek alakulásáról, változásairól a pályázó a szerződés módosításával egyidejűleg tájékoztatja a Gazdasági Főigazgatóságot; • a pályázó a szakmai beszámolóját önállóan, a pénzügyi beszámolót a Gazdasági Főigazgatóság közreműködésével készíti el. A beszámolót a pályázatkiíróhoz, amennyiben az másként nem rendelkezik, a pályázó nyújtja be.
10
(2)
A Pályázati Iroda
Az intézmény keretein belül koordinálja és szervezi a pályázati rendszert. Tevékenysége alapvetően szolgáltatás, ami azt jelenti, hogy a témavezetők (projekt menedzserek) munkáját segíti elő. Ennek keretében: • az intézmény egészét érintő pályázatok készítésének összefogása, a megvalósítás beindításának adminisztratív menedzselése, • a Pályázatkezelő rendszerben karban tartja az általa felvitt lehetőségeket, elvégzi a szükséges módosításokat, • szakértői segítségnyújtás a pályázatok elkészítése során, a szerződéskötés területén, projektmenedzsment tanácsadás, árajánlatok, közbeszerzési ügyletek bonyolítása során, átmeneti, illetve kiegészítő források felkutatása és rendelkezésre bocsátása, valamint a pályázati jelentési kötelezettség ellátása, • pályázati/kutatási/kapcsolattartó tevékenységek által igényelt kari, intézeti, tanszéki információk rendszeres gyűjtése, az információk összegzésére definiált adatbázisok karbantartása, frissítése, • kooperációs együttműködések kezdeményezése a régió vállalkozásaival, a társegyetemekkel, kamarákkal, önkormányzatokkal és a különféle szakhatóságokkal, • a különböző pályázati felhívások nyomon követése az egyetem honlapján, - a rendszer kidolgozását követően a „Pályázatok” címszó alatt - azok megjelenítése, • az intézményt érintő – egyetemi, kari, intézeti, tanszéki – vagy egyéni (magánszemély) pályázati források ill. felhívások közzététele a pályázatkezelő rendszerben, • intézményi rangsorolást igénylő pályázatok esetén, sorrendiségi javaslattétel az erre illetékes testület felé, • a pályázatokhoz szükséges különféle szakhatósági igazolások időbeni beszerzése, • pályázatkezelő rendszer naprakészen tartása. (3)
A Pályázati Iroda vezetője Folyamatos szakmai kapcsolatot tart fenn a Gazdasági Főigazgatóság Beruházási és Közbeszerzési, valamint az Elemzési és Pályázatkezelési Osztályával, különös tekintettel a különböző pályázati kiírások és lebonyolítási előírások adta intézményi feladatok dokumentálási, előkészítési, megvalósítási és szakmai probléma megoldási feladataira.
(4)
A kari koordinátor • A pályázat időszakában valamint a projekt teljes futamideje alatt a pályázattal illetve a projekttel kapcsolatos valamennyi adatot, a tudomására jutástól számított öt munkanapon belül átvezetni a pályázatkezelő rendszerben. • Kapcsolattartás a Pályázati Iroda, valamint az Elemzési és Pályázatkezelési csoport tagjaival.
(5)
Gazdasági Főigazgatóság • szoros munkakapcsolatot épít ki a Pályázati Iroda munkatársaival, • részt vesz a pályázatok előkészítésében, javaslatokkal hozzájárul a költségterv elkészítéséhez, • a pályázók segítése a pályázat megírása során pénzügyi kérdésekben, 11
• a pályázatok költségvetésének ellenőrzése ellenjegyzés előtt, • szakhatósági nyilatkozatok (NAV, Államkincstár, stb.) biztosítása a Pályázati Iroda részére, (gazdasági főigazgatóság) • pályázati témaszámok megnyitása, a pályázat számviteli nyilvántartásának nyomon követése, • pályázatonkénti nyilvántartás készítése, támogatási szerződések nyilvántartása, tárolása, rendszerezése, • utófinanszírozott pályázatok esetén a megelőlegezés, majd az előleg visszavonása, dokumentálása, • az előleg lekérőket, valamint a kifizetési kérelmeket nyilvántartja, • a pályázatkezelő rendszer naprakészen tartása, • a pályázatkezelő rendszer felügyelete, szakmai fejlesztésének irányítása nemzetközi pályázatok kezelhetősége szempontjából, • szükség esetén devizaszámla nyitása, nyilvántartása, (pénzügy számviteli csoport) • pályázati önrész ellenőrzése, átkönyvelése keretáthelyezési nyilatkozat alapján, • a pályázatban meghatározott keretek között, a pályázatok pénzügyi nyilvántartásának nyomon követése, • a szerződések és beszámolók pénzügyi ellenőrzése, • a pénzügyi beszámoló ellenjegyzése (gazdasági főigazgató), • 100 millió Ft-ot meghaladó elnyert pályázati keretösszeg esetén, a pályázati futamidőre pénzügyi koordinátor kijelölése. (gazdasági főigazgató). 6. § Záró rendelkezések (1) Jelen szabályzatot a Szenátus a 155/2011. (X. 13.) számú határozatával fogadta el. A szabályzat az elfogadás napján lép hatályba. A szabályzatot a hatálybalépésekor már folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell. (2) Jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 2/2005. sz., a 7/2006. sz. és a 9/2006. sz. Rektori Utasítás.
Sopron, 2011. október 13.
Prof. Dr. Faragó Sándor rektor
12
