NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
BESZERZÉSI SZABÁLYZAT
S OPRON 2015
H A T Á L Y O S : 2 0 1 5 . VI I . 2 2 - T Ő L
1
Tartalomjegyzék I.
Általános rendelkezések ........................................................................................................................... 3 1. A szabályzat célja ....................................................................................................................................... 4 2. Alapelvek .................................................................................................................................................... 4 3. A szabályzat hatálya................................................................................................................................... 5
II. Ajánlatkérı nevében eljáró személyek ...................................................................................................... 5 III. A beszerzések lebonyolításának eljárási szabályai .................................................................................. 5 IV. Záró rendelkezések..................................................................................................................................... 7 1.
számú melléklet ............................................................................................................ 8
Ajánlatkérés-(minta) ............................................................................................................ 8 2. számú melléklet ............................................................................................................... 9 Nemzeti értékhatár alatti eljárás bírálati és döntési jegyzıkönyv-(minta) ....................................... 9 3. számú melléklet ............................................................................................................. 10 Átláthatósági nyilatkozat minta ............................................................................................ 10
2
Beszerzések rendjérıl szóló szabályzat A gazdaság verseny tisztaságának megóvása, továbbá valamennyi ajánlattevı számára az egyenlı feltételek biztosítása érdekében a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény hatálya alá nem tartozó árubeszerzések, építési beruházások, továbbá szolgáltatások igénybevétele az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV., valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján az alábbiak szerint kerül meghatározásra: A szabályzat jogszabályi és egyéb forrásai: - Magyarország Alaptörvénye, - a Polgári Törvénykönyvrıl szóló 2013. évi V. tv. (Ptk.) - a mindenkori költségvetési törvény, - az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht. ) - az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) számú Kormányrendelet (a továbbiakban: Ávr. ) - az Egyetem Szervezeti és Mőködési Szabályzata, valamint - a kötelezettségvállalás rendjérıl szóló szabályzat.
I. Általános rendelkezések Jelen szabályzat hatálya kiterjed az Egyetem Szervezeti és Mőködési Szabályzatában megnevezett valamennyi keretgazdálkodási szervezeti egységre, valamint az ott dolgozó közalkalmazottakra. Általános érvényő követelmény, hogy a beszerzési igényegeket- a közfeladat ellátásához szükséges mértékben, a pénzügyi lehetıségekkel összhangban- annak tárgya szerint, árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, valamint építési beruházás csoportosításában indokolt meghatározni. Az árubeszerzés olyan visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehetı ingó dolog tulajdonjogának vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történı – megszerzése az ajánlatkérı részérıl. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is.1 Árubeszerzések értelmezéséhez: A folyamatos mőködéshez, közfeladat ellátásához napi szinten szükséges dolgok (a számviteli meghatározás szerint vásárolt készletek) utánpótlásának biztosítása valamint a tárgyi eszközök körébe tartozó gépek, mőszerek, berendezési és felszerelési tárgyak cseréje, pótlása, bıvítése. Az igényeket áru fajtánként, csoportonként, mennyiségben és értékben, a finanszírozás forrása, majd a beszerzés eljárás rendje szerint kell megtervezni.
1
2011. évi CVIII. Tv. 7. § (2) bek. árubeszerzés fogalma
3
Az építési beruházás olyan visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya a következı valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az ajánlatkérı részérıl: a) az 2011.CVIII.Tv. 1. mellékletben felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az ajánlatkérı által meghatározott követelményeknek megfelelı építmény bármilyen eszközzel, vagy módon történı kivitelezése.2 Az építési beruházások értelmezéséhez: gazdasági számításokkal szükséges megalapozni, hogy a közfeladat ellátásához szükséges kapacitást beruházással (új építéssel, bıvítéssel) felújítással vagy ezen megoldások kombinálásával indokolt biztosítani. A beruházáshoz egy vázlatterv, egy tanulmányterv, megvalósíthatósági tanulmány készítése, valamint a beruházás gazdasági számításainak elıkészítése jelent feladatot, továbbá a tervdokumentáció elkészítése, a beruházás teljes folyamatának menedzselése jelenti a speciális szakértelmet igénylı feladatot. Az építési beruházást megvalósítónak (építtetı) fedezetkezelıi számlát, költségvetési forrási –pályázatos támogatások kivételével- elkülönítésre építtetıi fedezetbiztosítási számlát kell nyitnia a Magyar Államkincstárnál. Az építési beruházás megvalósításának feltételét képezik a különbözı hatósági engedélyek beszerzése. A szolgáltatás megrendelése – árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minısülı – olyan visszterhes szerzıdés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése az ajánlatkérı részérıl.3 A szolgáltatás megrendeléséhez értelmezés: abban az esetben indokolt megrendeléssel biztosítani a feladat ellátását, ha az nem tartós jellegő tevékenység továbbá olyan szakértelmet igényel,ami idegen a szervezet profiljától. 1. A szabályzat célja A szabályzat célja, hogy a mindenkori költségvetési törvényben megállapított közbeszerzési értékhatárokat el nem érı, továbbá a közbeszerzései eljárási kivételek alá tartozó árubeszerzések, építési beruházások és szolgáltatások igénybevétele esetén meghatározza azokat az eljárási szabályokat, melyeket az Intézmény költségvetésének terhére megvalósított beszerzések lefolytatása során alkalmazni kell. 2. Alapelvek A beszerzési eljárásban az Intézmény, mint Ajánlatkérı köteles biztosítani, a vállalkozás, mint Ajánlattevı pedig köteles tiszteletben tartani a verseny tisztaságát. Ajánlatkérıként az Intézménynek azonos bánásmódot kell biztosítania az ajánlatkérésben résztvevı Ajánlattevık számára. Ezen szabályzatban biztosított jogokat és kötelezettségeket azok rendeltetésével összhangban, a 2 3
2011. évi CVIII. Tv. 7. § (3) bek. építési beruházás fogalma 2011. évi CVIII. Tv. 7. § (4) bek. szolgáltatás megrendelés fogalma
4
jóhiszemőség követelményének megfelelıen kell gyakorolni, illetıleg teljesíteni. 3. A szabályzat hatálya A szabályzat tárgyi hatálya kiterjed azokra a beszerzésekre, amelyeknek az Intézmény költségvetésében biztosított fedezetének értékhatára az eljárás megkezdésekor nem éri el a Kbt. szerinti értékhatárokat. Tilos jelen beszerzési szabályzat alkalmazásának megkerülése céljából a beszerzést részekre bontani. A szabályzat személyi hatálya az Egyetem keretgazdálkodási egységeire terjed ki.
II. Ajánlatkérı nevében eljáró személyek Az Intézmény beszerzései vonatkozásában az Intézmény, mint Ajánlatkérı nevében döntéshozó személy a gazdasági igazgató. Az Intézmény részérıl ajánlatkérések megküldését, értékelését és döntéshozó elé terjesztését, a szerzıdések elıkészítését, majd aláírásra történı elıterjesztését, - a Nyugat-magyarországi Egyetem közbeszerzési referensének szakmai támogatásával, elektronikus vagy személyes megkeresés formájában történı kapcsolatfelvétel keretében – a keretgazdálkodási egységek vezetıi kötelesek elvégezni. III. A beszerzések lebonyolításának eljárási szabályai 1. A versenyeztetés megvalósítása ajánlatkérés útján valósulhat meg, az alábbi esetek kivételével: - ha a szerzıdést mőszaki-technikai, egyéb sajátosságok, mővészeti szempontok, vagy kizárólagos jogok védelme miatt kizárólag egy meghatározott szervezet, személy képes teljesíteni, s errıl a vállalkozás írásbeli nyilatkozatot tesz, mely a vállalkozási szerzıdés kötelezı melléklete, - ha a beszerzés becsült értéke nem éri el a nettó 500.000 Ft-ot, - ha élet- illetve balesetveszély, valamint a vagyonvédelem elhárítása érdekében haladéktalan intézkedés megtétele szükséges a beszerzés megvalósítása érdekében. Ezen esetekben un. egyszerő beszerzési eljárás kerül lefolytatásra, amelyben kevesebb, mint három felkért ajánlattevı tesz ajánlatot. Az egyszerő beszerzési eljárás során nem kell Bíráló Bizottságot kijelölni, a beérkezett ajánlatról az ajánlatkérıi jogkör gyakorlója dönt. A Pályázati forrásból megvalósuló egyéb, az arra irányuló rendelkezés alapján – az 1. pontban meghatározott összeghatártól függetlenül ezen eljárásrend alapján kell eljárni, azaz három árajánlat bekérése szükséges. 2. Az Ajánlatkérı a beszerzés megkezdésekor legalább három (adott esetben) különbözı ajánlattevınek köteles egyidejőleg az írásbeli ajánlatkérést megküldeni. Az írásban megkeresett 5
ajánlattevıknek ajánlatuk megtételére legalább 8 naptári napot biztosítani kell. Az ajánlatkérés tartalmát úgy kell meghatározni, hogy annak alapján az ajánlattevık megfelelı ajánlatot tehessenek, a határidıben benyújtott ajánlatok összehasonlíthatók legyenek. Az ajánlatkérésnek legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: - az ajánlatkérı nevét, címét, telefon és fax számát, képviselı megjelölését, - a beszerzés tárgyát, illetve mennyiségét, a mőszaki leírást, illetıleg minıségi és teljesítési követelményeket, - a szerzıdés meghatározását ( pl: tervezési, szolgáltatási szerzıdés ), - a szerzıdés idıtartamát vagy a teljesítés határidejét, - a teljesítés helyét, - az ajánlat érvényességi idejének megjelölését, - az ajánlat benyújtásának módját, - az ajánlatkérı kapcsolattartóját, - az ajánlattételre nyitva álló határidıt, - az ajánlat benyújtásának címét, - az ajánlat felbontásának helyét és idejét. - az ajánlatkérı kapcsolattartóját, beosztását, elérhetıségét meg kell jelölni, - az átláthatósági nyilatkozat-minta ( 3. számú melléklet ) Átláthatósági minta értelmezéséhez: Magyarország Alaptörvénye 39. cikkének (1) bekezdése alapján a központi költségvetésbıl csak olyan szervezet részére teljesíthetı szerzıdés alapján kifizetés, amelynek tulajdonosi szerkezete, felépítése átlátható. A Szerzıdések alkalmazásában Vállalkozó akkor átlátható, ha a nemzeti vagyonról szóló 2011. CXCVI. törvény (a továbbiakban: Nvt.) 3. § (1) bekezdés 1. pontja alapján átlátható szervezetnek minısül. Az ajánlatkérés mintát az 1. számú melléklet tartalmazza. 3. A beszerzési eljárásban az ajánlatkérı az ajánlatkérésben meghatározott feltételekhez, az ajánlattevı pedig az ajánlatához van kötve. Az ajánlatkérınek a beérkezett ajánlatokról bírálati és döntési jegyzıkönyvet kell készítenie. 4. Eredménytelen a beszerzési eljárás, ha : - nem nyújtottak be ajánlatot (nincs ajánlat), - az ajánlattevık egyike sem felel meg az ajánlatkérésben foglalt feltételeknek, - az egyik ajánlattevı sem, vagy az összességében legelınyösebb ajánlattevı sem tett – az ajánlattevı rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel – megfelelı ajánlatot, - nem a felkért ajánlattevık nyújtották be az ajánlatot. Érvénytelen az ajánlattétel az átláthatósági nyilatkozat hiánya esetén. 6
Amennyiben a nyertes ajánlattevıvel a szerzıdés megkötése annak visszalépése miatt meghiúsul, a szerzıdést az Ajánlattevı a második legjobb nyertes ajánlatot tett ajánlattevıvel kötheti meg. 5. Az ajánlatkérı kizárólag a nyertes ajánlattevıvel köthet szerzıdést, az eredmény írásbeli kihirdetésérıl számított 30 naptári napon belül. Ajánlatonként nyilván kell tartani az alábbiakat: - ajánlatkérés(megküldését igazoló dokumentum) - ajánlat(ok), - szerzıdés, - bírálati és döntési jegyzıkönyvet - utalás dokumentuma.(adott esetben).
IV. Záró rendelkezések Jelen szabályzatot a Szenátus a 168/2015. (VII. 22.) sz. határozatával fogadta el. A szabályzat 2015. július 22. napján lép hatályba azzal, hogy azt a folyamatban lévı ügyekben is alkalmazni kell. Jelen szabályzat hatályba lépésével egyidejőleg az azonos tárgyú, a Szenátus 4/2014. (IV. 9.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti. A szabályzatot az érintett Intézmény valamennyi dolgozójának meg kell ismerni és annak betartásáért felelısséggel tartoznak.
Sopron, 2015. július 22.
Dr. Dinnyés Álmos kancellár
7
1. számú melléklet
Ajánlatkérés-(minta) 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10. 11. 12. 13.
Az ajánlatkérı neve: Címe: Telefon/fax szám: Képviselı: Beszerzés tárgya: Mőszaki leírás, minıségi és teljesítési követelmények: (adott esetben) A szerzıdés meghatározása: A szerzıdés idıtartama: A teljesítés helye: Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei: Az ajánlathoz csatolandó dokumentumok:(adott esetben) Például: (egyszerő másolatban is benyújthatók) a) Két db referencia (adott esetben) b) Tevékenységet igazoló dokumentumok,(adott esetben) c) Cég esetén cégbírósági végzés, egyéni vállalkozó esetén vállalkozói igazolvány(adott esetben) d) Aláírási címpéldány(adott esetben) e) Felelısségbiztosítás igazolása.(adott esetben) Az ajánlattétel benyújtási határideje: Az ajánlattétel benyújtásának címe: Az ajánlattétel benyújtásának módja: kérjük a borítok rögzíteni: ’” Ajánlat a ……………………hoz” Az ajánlat bontásának helye és ideje: Az ajánlatkérı kapcsolattartóját, beosztását, elérhetıségét meg kell jelölni. az átláthatósági nyilatkozat minta (3.számú melléklet).
Tájékoztatjuk, hogy az Intézmény Beszerzési Szabályzata értelmében Eredménytelen a beszerzési eljárás, ha: - nem nyújtottak be ajánlatot (nincs ajánlat), - az ajánlattevık egyike sem felel meg az ajánlatkérésben foglalt feltételeknek, - az egyik ajánlattevı sem, vagy az összességében legelınyösebb ajánlattevı sem tett – az ajánlattevı rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel – megfelelı ajánlatot, - nem a felkért ajánlattevık nyújtották be az ajánlatot. Érvénytelen az ajánlattétel az átláthatósági nyilatkozat hiánya esetén.
8
2. számú melléklet Nemzeti értékhatár alatti eljárás bírálati és döntési jegyzıkönyv-(minta) amely készült ……………………………………kezdettel a Nyugat-magyarországi Egyetem (9400 Sopron, Bajcsy-Zsilinszky u. 4.) hivatalos helyiségében e szervezet, mint ajánlatkérı által az……………………………………. beszerzés tárgyában megindított értékhatár alatti eljárásban. Jelen vannak:
Bíráló Bizottság elnöke (projekt résztvevı) Bíráló bizottság tagja (projekt résztvevı) Bíráló Bizottság tagja (projekt résztvevı)
A Nyugat-magyarországi Egyetem, mint ajánlatkérı a kiválasztott ajánlattevıknek megküldött felkérés ajánlattételre felhívással az„…………………beszerzés tárgyában értékhatár alatti eljárást indított meg. Az ajánlatkérı az ajánlattételi felhívást …………….. napján az alábbi ajánlattevıknek küldte meg: Az ajánlatok bontására -----------------napján ……………órakor került sor. Ajánlatot az alábbi ajánlattevık nyújtottak be:( ajánlati árak feltüntetése szükséges) A Bíráló Bizottság az ajánlatokat megvizsgálta, majd pedig összehasonlította. Az ajánlatok áttanulmányozását követıen a Bíráló Bizottság kialakította egységes álláspontját: -nyertes ajánlattevı: ___________________ Bíráló bizottsági tag
____________________ Bíráló Bizottság elnöke
___________________ Bíráló bizottsági tag
A döntéshozó a Bíráló Bizottság javaslatát elfogadva meghozza az alábbi döntéseit. -
-
Ajánlatkérı a Bíráló Bizottság szakvéleménye alapján - úgy döntött, hogy a jelen eljárásban a nyertes ajánlattevı -------------------------------------------------------tekintettel arra, hogy az összességében legelınyösebb / a legalacsonyabb összegő ajánlatot nyújtotta be. Döntéshozó felkéri az elıterjesztıt, hogy a fenti döntéseket hirdesse ki és a szerzıdéskötést készítse elı az ajánlattételi felhívásban szereplı idıpontra. ................................................... döntéshozó
9
3. számú melléklet Átláthatósági nyilatkozat minta
10
