NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM
AZ EGYETEMI TANULMÁNYI KÖZPONT ÜGYRENDJE
HATÁLYOS: 2015. JÚLIUS 1.
S OPRON 2015
1.§ Általános rendelkezések (1) Az Egyetemi Tanulmányi Központ a Nyugat-magyarországi Egyetem Kancellári Hivatal önálló szervezeti egysége, amely a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény és az Egyetem SZMSZ-ben, valamint a jelen Ügyrendben rögzítettek szerint, a rendelkezésre bocsátott anyagi és tárgyi eszközökkel gazdálkodva működik az egyetem feladatainak megvalósítása érdekében. (2) Az Egyetemi Tanulmányi Központ tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik. (3) Az Egyetemi Tanulmányi Központ szakmai irányítását az oktatási rektorhelyettes, gazdasági működését a kancellár felügyeli. (4) Az Egyetemi Tanulmányi Központ önálló témaszámokkal rendelkező szervezeti egység, a témaszámokkal az igazgató rendelkezik. 2. § Az Egyetemi Tanulmányi Központ adatai (1) Elnevezése: Nyugat-magyarországi Egyetem Egyetemi Tanulmányi Központ (rövidített név: NymE ETK) (2) Elnevezésének idegen nyelvű változatai: angol: University of West Hungary Central Student Office német: Westungarische Universität Zentrales Studentensekretariat (3) Címe: 9400 Sopron, Bajcsy-Zs. u. 4. 3. § Az Egyetemi Tanulmányi Központ feladatai (1) Az ETK kezeli és irattárazza az ETK működésével kapcsolatos iratokat, beszerzi a szüksé-
ges nyomtatványokat, eszközöket. (2) Az előírásoknak megfelelő nyilvántartást vezet a bélyegzőkről, a szigorú számadású nyomtatványokról, a költségvetési keretekről, az ETK leltári eszközeiről. (3) Vezeti a hallgatók törzskönyveit, nyilvántartja a NymE-n kiadott valamennyi oklevelet, oklevélmellékletet, elkészíti az okleveleket, oklevélmellékleteket, oklevélmásolatokat, másodlatokat, a korábbi hallgatókkal kapcsolatban igazolásokat állít ki, szükség esetén az okleveleket és a leckekönyveket fordíttatja, elkészítteti a doktori okleveleket, tanácsot ad és állást foglal oklevél ügyekben. (4) Az ETK feladata a tanulmányi adminisztráció rendszeresen ismétlődő feladatainak ellátása, ideértve az idegen nyelvű képzésben valamint az Erasmus ösztöndíjban részt vevő hallgatókat is. Az ETK faladata az egyetem képzéseihez tartozó órarendek elkészítése, ezzel összefüggésben az egyetemi tantermek létesítménygazdálkodása. A munkatársak a feladatuk végrehajtásához szükséges mélységben ismerik az ETK ügyviteli tevékenységét. Elsődleges feladatuk az ügyfelek (hallgatók, oktatók, egyéb munkatársak) kiszolgálása, az ı 2
felelősségi körükben lévő hallgatók adatainak rögzítése, ellenőrzése, nyilvántartások vezetése. Munkájukat az igazgató irányításával végzik. (5) Az ETK működésének folyamatábrája (2. sz. melléklet) 4. § Az Egyetemi Tanulmányi Központ szervezeti felépítése (1) Az ETK szervezeti felépítése (1. sz. melléklet) a) Személyes Ügyfélszolgálati Csoport A csoport munkatársai az egyetem valamennyi hallgatója számára rövid idő alatt lezárható, elektronikus ügyintézéssel nem kezelhető ügyek intézését végzik. A hosszabb időt igénylő ügyeket a háttériroda csoport intézi, ezen ügyekkel kapcsolatos iratok és adatok átvétele a csoport feladata. A csoport kiemelt feladatrendszere: a1) a2) a3) a4) a5)
hallgatói igazolások kiadása diákigazolvány ügyintézés diplomamunka/szakdolgozat ügyintézés (átvétel, regisztrálás, határidőellenőrzés) hallgatói tájékoztatás – a megoldandó feladat megfelelő háttérirodához csatolása ügyfélfogadási időn kívül háttérirodai feladatok elvégzése
b) Háttérirodai csoport A csoport ellátja az elektronikus tanulmányi rendszer (Neptun) kezelésével, használatával, irányításával kapcsolatos oktatásszervezést segítő feladatokat, biztosítja az adatszolgáltatást az OH, az EMMI, a FIR valamint az egyetem karai és egyéb szervezeti egységei felé. A csoport kiemelt feladatrendszere: b1) b2) b3) b4) b5) b6) b7) b8) b9) b10) b11) b12) b13) b14) b15) b16)
Felvételi eljárás feladatai Beiratkozás lebonyolítása Regisztrációs hét feladatai Diákhitel ügyintézés Bursa ösztöndíj ügyintézés Órarendkészítés Teremkezelés, teremgazdálkodás Óranyilvántartó felület kezelése Hallgatói önköltség/költségtérítések ügyintézése Hallgatói egyéb befizetések ügyintézése Számlázás Hallgatói juttatások kezelése Tanulmányi adminisztráció Diplomamunka/szakdolgozat adminisztrációs teendői Oklevél ügyintézés Oklevélmelléklet kiállítás 3
b17) b18) b19) b20) b21) b22) b23) b24) b25) b26) b27) b28) b29) b30) b31) b32) b33) b34)
Leckekönyvkezelés Törzskönyv előállítása Kérvénykezelés Átsorolás folyamatának ügyintézése Külföldi hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése Erasmus hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése (kimenő, bejövő hallgatók tanulmányi adminisztrációja) Igazolások kiadása Tanárképzés speciális feladatai PhD hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése Záróvizsga ügyintézés Szakmai gyakorlatok ügyintézése Fogyatékkal élő hallgatók tanulmányi ügyeinek intézése Tantárgyi programok, mintatantervek adminisztrációs feladatai a Neptunban Statisztikák készítése, adatszolgáltatás Szabályzatok készítésében közreműködés Oktatói (+ óraadói) adatnyilvántartás Oktatók, hallgatók naprakész tájékoztatása ETK honlap készítés
c) Szabályozási és IT támogató csoport A csoport kiemelt feladatrendszere: c1) c2) c3) c4) c5) c6) c7) c8) c9)
az ETK feladatait támogató informatikai rendszerek működtetésének biztosítása új rendszerek bevezetése a rendszerek egységes működésének biztosítása jogosultságok kiosztása (Gólya, Felvi, FIR, stb.) képzési időszakok beállítása - egyetemi szinten a mindenkori szabályozáshoz igazított paraméterek beállítása Neptunban a háttérirodai munka támogatása megfelelő adatbázisok létrehozásával Neptun-szűrések készítése hallgatói pénzügyek kezelésének támogatása
5. § Az Egyetemi Tanulmányi Központ vezetése (1) Az ETK önálló szervezeti egység, vezetője nyilvános pályázat útján, a kancellár által kinevezett igazgató. Az igazgató felett a munkáltatói jogot a kancellár gyakorolja. (2) Az igazgató az ETK munkatársaira vonatkozóan – a kancellár által átruházott hatáskörben – munkáltatói jogkörrel rendelkezik. (3) Az igazgató tanácskozási joggal tagja a Szenátusnak. (4) Az igazgató a jogszabályokban, az egyetemi SZMSZ-ben, valamint jelen Ügyrendben meghatározottak szerint vezeti az ETK-t, és felelősséggel tartozik annak egész működéséért. (5) Az igazgató feladatai: a) javaslatot tesz az ETK költségvetésére; 4
b) gondoskodik az ETK-ban megvalósuló feladatok méréséről, és negyedévente beszámolót készít a kancellár számára; c) hatáskörén belül biztosítja az ETK működéséhez szükséges feltételeket; d) kidolgozza és végrehajtja az ETK éves munkatervét és távlati fejlesztési tervét; e) előmozdítja és támogatja az ETK munkatársainak szakmai képzését, továbbképzését; f) önállóan képviseli a szervezeti egységet, a szervezeti egység nevében aláírásra jogosult; g) társintézményekkel történő kapcsolatépítéssel, tapasztalatszerzéssel elősegíti az egyetem tanulmányi adminisztrációjának fejlesztését, az egyetem hazai és nemzetközi elismertségét, h) nyilvántartja a szervezeti egységben dolgozókkal kapcsolatos létszám, munkaügyi adatokat a Gazdálkodási Szabályzat rendelkezései szerint, i) felelős a szervezeti egységben használt bélyegzők naprakész nyilvántartásáért.
6. § A vezető helyettesítésének szabályai 1) Az igazgató huzamosabb távolléte esetén, a helyettesítést a Kancellár által kijelölt személy látja el. 7. § Záró rendelkezések (1) Jelen ügyrendet a Szenátus a 84/2015. (V. 6.) sz. határozatával fogadta el. Az ügyrend 2015. július 1. napján lép hatályba. (2) Jelen ügyrend alapján az ETK szervezetében dolgozó munkatársak kinevezését, munkaköri leírását 2015. június 15. napjáig felül kell vizsgálni, és 2015. július 1. napjának hatályával ezen ügyrend szerint módosítani. Sopron, 2015. május 6.
Dr. Dinnyés Álmos kancellár
5
1. sz. melléklet Nyugat-magyarországi Egyetem Egyetemi Tanulmányi Központ szervezeti felépítése
6
tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó, neptun felelős tanulmányi előadó, neptun felelős tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó, neptun felelős tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó doktori előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó tanulmányi előadó neptun felelős neptun felelős tanulmányi előadó, neptun felelős tanulmányi előadó tanulmányi előadó
hallgatói igazolások kiadása diákigazolvány ügyintézés felvételi eljárás lebonyolítása regisztrációs hét lebonyolítása tantárgy – és kurzusmeghirdetés órarendkészítés teremkezelés hallgatói pénzügyek kezelése tanulmányi adminisztráció diplomamunka/szakdolgozat adminisztráció leckekönyvkezelés oklevél ügyintézés oklevélmelléklet előállítás törzskönyv előállítás kérvénykezelés átsorolás külföldi hallgatók ügyeinek intézése Erasmus ösztöndíjas hallgatók ügyeinek intézése tanárképzés DI ügyeinek intézése záróvizsga ügyintézés szakmai gyakorlatok ügyintézése fogyatékkal élő hallgatók ügyeinek intézése Diákhitel ügyintézés Bursa ösztöndíj ügyintézés oktatói adatnyilvántartás FIR felé óraadó oktatói adatnyilvántartás a FIR felé óranyilvántartó felület kezelése statisztikák készítése adatszolgáltatás 7
Informálandó
Folyamatok
Közreműködő
Szint
Döntéshozó
Munkakör
Végrehajtó
2. sz. melléklet Az Egyetemi Tanulmányi Központ működésének folyamatai
x x x x x x
x x x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x
x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x
x x x x
x
x
x x x
x x x
x x x
x
x
x
x
x
x x
x x
x
x x
x
x
tanulmányi előadó tanulmányi előadó, neptun felelős tanulmányi előadó, neptun felelős neptun felelős neptun felelős neptun felelős neptun felelős neptun felelős neptun felelős neptun felelős
szabályzatok előkészítése, készítése, aktualizálása hallgatói, oktatói tájékoztatás honlap készítés rendszerek működésének biztosítása új rendszerek bevezetése rendszerek jogosultság kiosztása képzési időszakok beállítása paraméterek beállítása szűrések készítése adatbázisok létrehozása
8
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x x x
x x x x x x
Informálandó
Közreműködő
Folyamatok
Döntéshozó
Szint
Végrehajtó
Munkakör
