ESETTANULMÁNY/GVOP-2004-4.3.2 Az önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítása
NYITOTT ÖNKORMÁNYZAT AZ ÁLLAMPOLGÁROKÉRT GVOP 4.3.1 Projekt Esettanulmány
Készült:
2006. január 31.
Szerző:
Pupek Emese
Kutatásvezető:
Dr. Arató Krisztina
Megbízó:
Strukturális Alapok Képző Központ (SAKK)
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék ......................................................................................................... 2 Előszó......................................................................................................................... 3 1)
A pályázó szervezetre és a projektre vonatkozó kérdések.................................. 5
2)
Stratégiai tervezésre vonatkozó kérdések......................................................... 12
3)
A projektelőkészítésre vonatkozó kérdések ...................................................... 19
4)
A pályázatkészítésre vonatkozó kérdések......................................................... 21
5)
A projektvégrehajtásra vonatkozó kérdések...................................................... 22
6)
Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés.................................................... 27
7)
Következetések ................................................................................................. 29
8)
Összefoglalás.................................................................................................... 30
Források ................................................................................................................... 32
2
Előszó A Strukturális Alapok és Kohéziós Alap Képző Központ (SAKK) 2003 óta működik, jelenleg a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség szervezeti keretein belül. A SAKK a strukturális alapok vonatkozásában képzésekkel és képzőkkel kapcsolatos minősítési rendszert működtet, a strukturális alapok valamennyi célcsoportja és résztvevője vonatkozásában képzéseket koordinál, valamint tananyag-fejlesztési tevékenységet végez. Az I. Nemzeti Fejlesztési Terv által lefedett 2004-2006-os tervezési időszak a végéhez közeledik. Immár nemcsak a tervezésről, a felkészülésről, a pályázati rendszerről, hanem a projektek végrehajtásáról is vannak tapasztalataink. Meggyőződésünk, hogy ezeket a tapasztalatokat a 2007-13-ra vonatkozó Új Magyarország Fejlesztési Terv sikeres végrehajtása érdekében meg kell osztanunk a nyilvánossággal. Úgy gondoljuk továbbá, hogy a strukturális alapok fogadását elősegítő képzések elméleti vonatkozásait (projektciklus management, PCM) érdemes kiegészíteni immár hazai, konkrét tapasztalatokkal. Mindezen megfontolások alapján a SAKK 2006. májusában elindította esettanulmány-projektjét, amelynek keretében 35 hazai projekt részletes leírására, elemzésére
került
sor.
Az
esettanulmányok
arányosan
lefedik
a
potenciális
kedvezményezettek főbb típusait (önkormányzatok, kis- és közepes méretű vállalkozások, civil szervezetek), valamint a 2004-2006-os tervezési-programozási időszak operatív programjait és a magyarországi régiókat egyaránt. Az esettanulmányok elkészítésének folyamata a szerkezeti felépítés meghatározásával indult. Az esettanulmányok a teljes projektciklust magában foglalják, így a pályázó szervezet sajátosságainak és földrajzi elhelyezkedésének (régió, kistérség) bemutatását, a projekt előkészítésének, lebonyolításának, monitoringjának és ellenőrzésének folyamatát, valamint a speciális, közbeszerzésre és pénzügyi előkészítésre és lebonyolítására vonatkozó témákat. Az esettanulmányok szerkezete így követi a SAKK által 2005-ben kidolgozott, elsősorban az önkormányzati célcsoport számára készített és a SAKK honlapján szereplő tananyag szerkezetét.
3
(http://www.nfh.hu/index.nfh?r=&v=&l=&d=&mf=&p=sakk_tananyag-fejlesztes) A tartalmi előkészítést követően a SAKK és az intézményrendszer egyéb szereplői (Irányító Hatóságok, Közreműködő Szervezetek) segítségével azonosításra kerültek azok a projektgazdák, akik projektjeiről az esettanulmányok elkészülnek. A projektgazdákkal való kapcsolatfelvételt követően a pályázati és projektdokumentáció áttekintése után a projektgazda képviselőjével személyes interjú elkészítése következett, melynek során áttekintésre kerültek az esettanulmányok szerkezete által meghatározott témák, kérdések. Az esettanulmányok szövegszerű elkészítése után a pályázók képviselőinek lehetőségük nyílt a szövegek első verziójának átolvasására. Módosításokat javasolhattak, majd az általuk jóváhagyott változat véglegesítésre került. Reméljük, hogy az esettanulmányok tanulságosak lesznek a pályázók, a projektgazdák, a hazai strukturális alapok intézményrendszer munkatársai és az érdeklődő olvasók számára egyaránt. Budapest, 2006. december 1.
Lukács Ádám
Dr. Arató Krisztina
Nemzeti Fejlesztési Ügynökség
ELTE-ÁJK Politikatudományi Intézet
Főosztályvezető-helyettes
egyetemi docens
4
1) A pályázó szervezetre és a projektre vonatkozó kérdések A „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” című projektet Veszprém Megyei Jogú Város valósítja meg. Veszprém városa a Közép-Dunántúli Régió egyik legjelentősebb gazdasági és kulturális központja, Veszprém megye központja, megyei jogú város 1990 óta. A 2001 évi népszámlálás adatai alapján Veszprém lakosainak száma 62851 fő. A rendszerváltást követő gazdasági nehézségeket a város tőkeerős vállalkozások városba vonzásával oldotta meg, aminek eredményeként a munkanélküliség a korábbi 20 százalékos szintről 5-6 százalékra esett vissza, és a kistérség a lakosság vásárlóerejének mutatója alapján az országos lista negyedik helyén áll.
Térképforrás: http://hu.wikipedia.org/wiki/K%C3%A9p:Ve
Jelen projekttel Veszprém egy új típusú szervező, koordináló szerep kiépítésébe fogott. Partnerként számíthat a gazdasági élet, a civil szféra, a kutató és oktató intézmények, valamint a környező települések együttműködésére terve kivitelezésében. A megyei jogosítványok, államigazgatási kötelezettségek összekötik Veszprémet és a környező kistelepüléseket.
5
A veszprémi kistérség települései úgy helyezkednek el, hogy a terület keleti részén fekszik Veszprém város, a vonzáskörzetébe tartozó falvak és Herend város tőle nyugatra húzódnak. Tulajdonképpen nem is beszélhetünk szó szerinti agglomerációs gyűrűről. Ugyanakkor a Veszprémtől messzebb fekvő falvakat is igen szoros szálak fűzik a városhoz. A térség jellegét alapvetően a Bakony és a Balaton határozza meg, de ezen belül igen változatos kistájak, mikrotájak találhatók. A
jelentős
intézményhálózattal,
kiskereskedelemmel
rendelkező
Herend,
Nemesvámos foglalkozási struktúrájában az ipar és a tercier szektor erős. A többi község alapvetően ipari dominanciával rendelkezik, Nagyvázsony környékén pedig a mezőgazdaság is számottevő. Összességében elmondhatjuk, hogy a térség települései inkább homogén területet alkotnak, a különbségek elsősorban a népesség abszolút számában figyelhetők meg, de történelmük, Veszprémhez kötődésük és gazdasági-, intézményi-, infrastrukturális, illetve közlekedési kapcsolataik alapján mégis a hasonlóságok erősebbek, mint az eltérések.
6
A Dél-Bakonyaljai Önkormányzatok Területfejlesztési Társulás 1997-ben alakult a Dél-Bakonyaljai Falvak Önkormányzati Szövetségének jogutód szervezeteként. A területfejlesztési társulás tagjai: Barnag, Bánd, Hajmáskér, Hárskút, Herend, Hidegkút, Márkó, Mencshely, Nemesvámos,
Nagyvázsony, Pula,
Sóly,
Szentgál, Tótvázsony, Veszprém, Veszprémfajsz és Vöröstó.
Forrás: www.delbakony.hu/telep.html
A Társulás célja a dél-bakonyaljai régió kistérségi területfejlesztési és területrendezési feladatainak összehangolása, a területfejlesztésről és a területrendezésről szóló törvényből fakadó feladatok ellátása így különösen: -
a kistérségi és településközi közös érdekek megfogalmazása és képviselete
-
a társadalmi, gazdasági helyzet feltárása
-
infrastrukturális beruházások és fejlesztések összehangolása a közös érdek alapján
-
térségfejlesztési elképzelések kidolgozása
-
térségfejlesztési stratégiai terv elkészítése, programok végrehajtásának szervezése
-
együttműködés más kistérségi társulásokkal.
A területfejlesztési társulás alakult át Veszprémi Kistérség Többcélú Társulássá 2005. május 5-én, a tagönkormányzatok egyhangú határozata értelmében.
Veszprém Megyei Jogú Város megvalósítja a „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” című projekt keretében az e-ügyintézést, amellyel lehetővé válik a kétirányú interakció, vagyis az ügyleírásokhoz kapcsolódó dokumentumok online kitöltése 7
és visszaküldés lehetősége. Létrejön a korábban használt rendszerek integrálásával egy egységes e-közigazgatási rendszer, mely a hozzá kapcsolódó portálon keresztül szolgáltatásait elérhetővé teszi a településen és agglomerációjában az állampolgárok, az üzleti vállalkozások és a civil szféra számára. Veszprém Megyei Jogú Város projektjét pályázati forrásból (Gazdasági Versenyképesség Operatív Program – GVOP) valósítja meg 2005-2006-ban. A támogatás mértéke 433.125.000,- forint. Veszprém Megyei Jogú Város a „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” projekttel a modern e-közigazgatás létrehozását célozta meg. Az e-közigazgatás, az információs közigazgatást jelenti, ami egy új típusú ügyintézésben testesül meg, a nem papír alapú okmánykezelésben, a szolgáltató közigazgatás elektronikus formájában. A projekt keretében Veszprémben életre kel az e-közigazgatás, amely képes megvalósítani az információs társadalom alapelveit, mintaként szolgálva a gazdasági, civil és további szereplők számára. Az e-önkormányzat funkciója az e-közigazgatás, ami hatékony, átlátható, kommunikatív, rugalmasan reagálni képes, korlátlanul továbbfejleszthető e-ügyintézést valósít meg. Az interaktív társadalmi párbeszéd lehetőségével olyan kommunikációs csatorna épül ki, ami újabb fóruma lesz az innovatív gondolkodásnak és a közszolgáltatásoknak. A projekt a korábbi önkormányzati ügyintézést modernizálja, egyben megvalósítja az Európai Unió lisszaboni ajánlásában megfogalmazott korszerű, hatékony, átlátható, ügyfélorientált – CLBPS szerinti – 3. szintű e-ügyintézést. CLBPS a Common List of Basic Public Services rövidítése. Az Európai Unió által meghatározott, 20 alapvető közigazgatási szolgáltatást, és a közigazgatási szolgáltatások négy elektronizáltsági szintjét határozza meg. A négy szint a következő: 1) Információ: on-line információk biztosítása a közigazgatási szolgáltatásokról. 2) Egyirányú interaktivitás: nyomtatványok, űrlapok letöltése az Interneten keresztül. 3) Kétirányú interaktivitás: nyomtatványok, űrlapok on-line kitöltése, hitelesítése. 4) Elektronikus ügyintézés: teljesen elektronizált ügyintézés (döntés, kézbesítés, illetékek levonása). A beruházással megteremtődik a kétirányú interakció lehetősége, vagyis az ügyleírásokhoz kapcsolódó dokumentumok on-line kitöltése és visszaküldése (3. szint). A projekt a GVOP – 2004 – 4.3.1. Szolgáltató önkormányzat, az önkormányzatok információ-szolgáltató tevékenységének fejlesztése című pályázati ablakban került nyertes elbírálásra, előtte pedig a Pályázat Előkészítő Alapon (PEA)
8
A projektben pályázó az alábbi feladatok végrehajtását vállalta: 1. az önkormányzat által korábban alkalmazott informatikai alrendszerek és a projekt keretében kifejlesztett új rendszer összekapcsolása; 2. az összekapcsolással az egységes e-közigazgatási rendszer kialakítása; 3. Internet-alapú alkalmazások elterjesztése a településen és agglomerációjában működő vállalkozások és civil szervezetek számára is. Veszprém alapvető célkitűzése a szolgáltató helyi önkormányzat, vagyis az ügyfélbarát ügyintézéshez elengedhetetlen háttér megteremtése. A várost és később agglomerációját is érintő komplex, hatékony elektronikus önkormányzati információs rendszert épít ki (különös tekintettel az üzleti szervezetek részére nyújtott önkormányzati szolgáltatásokra), melynek keretében megvalósul egy egységes intézményi ügyviteli és irányítási rendszer az önkormányzat teljes működési vertikumában. Létrejön egy képviselői rendszer, melynek keretében lehetővé válik mind a jogalkotói, mind a végrehajtói tevékenység ellenőrzése az e-demokrácia elveinek teljesülésével. Az eredmény a rugalmas, folyamatszabályozott és ellenőrzött, biztonságos belső ügyintézési rendszer, és az Internet alapú portál, mely a kor elvárásainak megfelelően teszi elérhetővé az önkormányzat szolgáltatásait minden érintett felhasználó számára. Mindez együtt teljesíti az elektronikus önkormányzati és e-közigazgatási működés feltételeit. A projektben az alábbi résztevékenységek valósulnak meg: 1.
Átfogó, integrált önkormányzati információs rendszer kifejlesztése: közös rendszerben kezeli az összes önkormányzati feladatot, beleértve az ügyfelek részére nyújtott szolgáltatásokat. A belső folyamatok és az ügyviteli szolgáltatások 70 százaléka elektronikus formában fog bonyolódni.
2.
A már meglévő alkalmazások integrációja: az önálló alkalmazások szigetrendszer-jellegének megszüntetése (okmányiroda, kincstár stb.), az új integrált rendszerben való működtetése.
3.
Internet portál-szolgáltatások fejlesztése: elektronikus ügyfélszolgálati rendszerek, adat- és információs szolgáltatások, interaktivitás, szélesebb részvételi lehetőség a döntéshozatal folyamatában.
Veszprém városa arra törekszik, hogy teljesítse az Európai Unió által meghatározott elektronikus formában történő ügyfélközpontú szolgáltatásokat (CLBPS 3. szint): 9
Az állampolgárok vonatkozásában (3. szolgáltatási szint): -
személyi okmányok (személyi igazolvány útlevél, gépjármű vezetői engedély)
-
hatósági igazolások (születési, házassági, halálozási anyakönyvi kivonatok)
-
lakcímváltozás bejelentése
-
gépjármű-regisztráció, súlyadó-fizetés
-
építési engedélyezés
-
szociális juttatások, támogatás fizetése
-
helyi adózás (pl. üdülőhelyi adó)
-
az egészséggel kapcsolatos szolgáltatások (tanácsadás, bejelentkezés stb.)
Az üzleti szféra szervezeti vonatkozásában: -
iparűzési adó, gépjármű-súlyadó
-
engedélyek (pl. iparengedély, telephely-engedély) kiadása stb.
Az elektronikus közigazgatási szolgáltatás első lépése, ezzel alappillére, hogy a „házon belül rend legyen”, vagyis az önkormányzati informatikai/iratkezelési képességeket kell kiépíteni, az ehhez szükséges fejlesztéseket elvégezni. A belső fejlesztések sajátja, hogy a projekt 80 százalékát teszik ki, azonban ezek a nem látványos elemek közé tartoznak. Amikor kiépül az úgynevezett „belső rendszer”, akkor már minimális befektetésekkel lehet egyre jobban és jobban továbblépni. A 2004. decemberében elfogadott új közigazgatási eljárásról szóló törvény (Ket.) 2005. november 1-jén lépett hatályba. Számos újításával az ügyfélbarát szolgáltató közigazgatást segíti elő. Ezek a módosítások kihívás elé állítják az önkormányzatokat, emellett rendelkezik a közigazgatási e-ügyintézés és szolgáltatás alapjairól is. Kimondja, hogy az ügyfél a központi rendszer igénybevételéhez ügyfélkapu (személyazonosság igazolása mellett biztonságos kapcsolat létesül az elektronikus közigazgatást nyújtó intézménnyel) létesítését kezdeményezheti, amelyen keresztül elektronikus úton kapcsolatba léphet azokkal a szervekkel, amelyek elektronikus ügyintézést vagy interaktív szolgáltatást végeznek. A módosított Ket. elvárások kihatottak Veszprém önkormányzatának munkájára, felkészülést igényelt; ezenkívül, mivel a Ket. okozta változtatásokat a pályázat benyújtása után fogadták el, ezért a pályázati munkatervet és a rendszer funkcióit is igazítani kellett az új elvárásokhoz. Ezek a követelmények némi problémát jelentettek és további feladatokat.
10
A projekt elindításáról, pályázat beadásáról a polgármester döntött. A képviselőtestületben dr. Szalay András képviselő, európai integráció és informatikai fejlesztési tanácsnok felelős az informatikai ügyekért. A tanácsnok képviselte a projektet a képviselőtestület előtt. A projekt gondozásának felelőse pedig a Polgármesteri Hivatal informatikai irodavezetője lett. A GVOP pályázati lehetőség nélkül a projekt nem valósult volna meg. Az elképzelés közel fél milliárd forintos forrásigényét az önkormányzat képtelen lett volna előteremteni pályázati támogatás nélkül. Az elmúlt 20 évben az informatika világában jelentős előrelépések történtek, amelyeket a közszolgáltatásoknak is követniük kell. A korábbi informatikai pályázatok az elmaradott helyzetben lévők felzárkóztatását célozták, s az újításokat, vagy komplex rendszerek kiépítését nem preferálták, főként nem egy ekkora mértékű fejlesztést, amire a GVOP keretében kerülhetett sor. A pályázó célul tűzi ki a kistérségi együttműködést, célcsoportként jelennek meg a környező települések, azonban nagyon laza a kistérségek szövetsége, politikai konfliktussal terhelt, így az egyre szerteágazóbb tartalommal töltődő többcélú kistérségi társulás az igazi szakmai együttműködést nem képes megvalósítani, jelen projektre vetítve sem. A projekt nemcsak a település önkormányzati működését célozza, hanem a városhatáron túlmutató, regionális hatásokat is indukál. A regionális hatás adódik egyrészt a projekt természetéből, hiszen számos területen a megyei jogú város végzi a közszolgáltatások ellátását, másrészt tudatos törekvésként is megjelenik a regionalitás kibontakoztatása (Internetes portál lehetőségeinek igénybe vétele, önkormányzatok becsatlakoztatásra felhívás stb.). A GVOP pályázat elkészítésekor kapott ez a jelleg megerősítést, a korábbi Pályázati Előkészítő Alap projektötlet nem emelte magas prioritásra a régiós hatás célját.
11
2) Stratégiai tervezésre vonatkozó kérdések Veszprém Megyei Jogú Város rendelkezik leírt, egyeztetett és elfogadott stratégiai tervdokumentummal, ami az önkormányzati törvényben is leírt gazdasági programon túlmutató, komplex tervdokumentum. A tervdokumentum egy átfogó programterv, amelyet 2004-ben készített el a megyei jogú város a „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” koncepció megvalósítására. Ez a programterv szolgált alapul a pályázat kötelező mellékletének, az Informatikai Stratégiának elkészítéséhez, ami már a GVOP kiíráshoz igazított projekttervet tartalmaz, amelyet Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata a 2004. április 29-i közgyűlésén fogadott el a 820-5/2004 számú előterjesztés alapján. A stratégiában megtalálhatjuk az előzményeket, a stratégia kidolgozásának céljait, rövid-, közép- és hosszú távú céljait, az érintett csoportokhoz kapcsolódó célokat és stratégiai eszközöket, a kritikus és kulcs sikertényezőket, valamint a feladatokhoz rendelt költségeket. Az Informatikai Stratégia koherens a Magyarországi Információs Társadalom Stratégiájával (MITS), annak ágazati önkormányzati részstratégiájával és az eEurope2005 ajánlásaival. A stratégia kialakításánál az Önkormányzat figyelemmel volt a szűkebb régió igényeire is. A stratégia rámutat az adatállományok célszerű és üzleti alapon is működtethető interoperabilitására, az adatok közös elérhetőségére, információ generálására stb. A megfogalmazott célok elérése akkor mondható objektíven sikeresnek, ha mérhetőek a tevékenységek eredményei. A stratégia készítői figyelembe vették a mérhetőséget is, így megfelelően alátámasztott, módszertanilag megkonstruált indikátorokkal igazolja a fejlesztési komponenseket. A stratégiát tartalmazó dokumentumot az önkormányzat készítette el alapos felmérések (városi közéletben részt vevő társaságok) és az önkormányzati tisztségviselőkkel folytatott megbeszélések után.
Majd egy pályázatíró cég írta meg a „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” átfogó programtervét a koncepció megvalósítására. A futó projekt előkészítését a kiíráshoz igazított, de a módszertani helyzetelemzéssel alátámasztott dokumentum segítségével végezték. A tervezési folyamat így bár megelőzte, mégis rugalmasan
12
hozzáigazította a projektet a pályázati feltételekhez. A programterv struktúráját és részeit az alábbi táblázat szemlélteti.
13
Programterv struktúrája Forrás: Átfogó Programterv a „Nyitott önkormányzat az állampolgárokért” koncepció megvalósítására 1. Program koncepciója és kitűzött magas szintű célok Gazdasági és társadalmi háttér
Felkészülés nehézségei, átfogó társadalmi és gazdasági problémák
Közép-Dunántúli Régió, mint Veszprém szűkebb pátriája
Térség kiemelt beavatkozási területei
Mintaértékű integrált önkormányzati információs rendszer Veszprémben
Célcsoportok, partnerek
Önkormányzat informatikai stratégiája
Logikai keretmátrix
Horizontális elvek
2. Megvalósíthatósági tanulmány Célok meghatározása
Törvényi megfelelősség, jogiés egyéb környezet-felmérés
Jelenlegi folyamatok felmérése: belső ügyintézés, intézményi, képviselői, szociális, gyámügyi, adóügyi, Vezetői Információs alrendszer.
Meglévő alkalmazások és infrastruktúra
Funkcionális követelmények: alrendszerekkel és az eközigazgatási portállal kapcsolatban
Nem funkcionális követelmények: kommunikációs, integrációs, karbantarthatósági, üzemeltetési, szabványosítási szempontok.
3. Megvalósítási javaslat Rendszer koncepció: fejlesztési célok, rendszerarchitektúra, munkafolyamat kezelés, dokumentumtár, sablonkezelés, naplózás stb.
Szabályozási vonatkozások
Alkalmazandó módszerek és technológiák: üzenetkezelő rendszer, tűzfalak, teszt rendszer stb.
Benchmarking stratégia
4. Programtervezés Projektcélok
Projekt terjedelme (SCOPE)
Felelősségi körök
Részletes program- és projekttervek: megvalósítási ütemterv, feltételezések, függések, kockázatok, erőforrásterv, gazdálkodási terv, minőségbiztosítás
Megtartandó oktatások: e-önkormányzati rendszer használata, üzemeltetése, biztonsága, bemutatása vezetőknek és végfelhasználóknak stb.
Oktatás dokumentálása
5. Oktatási és képzési terv Célkitűzések
Célcsoportok
6. Minőségbiztosítás Minőségmenedzsment célja, tárgya és hatálya
Vezetőség felelőssége
Projekt belső minőségbiztosítása
Projekt termékek
Dokumentumkezelés
Vezetői nyilvántartás
Ellenőrzés, audit
Nem megfelelősség kezelése
Kommunikáció
Pályázati projekt minőségi auditja
Annak érdekében, hogy a leghitelesebb képet tudjon alkotni lehetőségeiről, kockázatairól, az Önkormányzat széles társadalmi rétegek bevonásával elvégzett egy SWOT analízist. A projekt tevékenységét, rövid és hosszú távú céljait foglalja egységes szerkezetbe a Logikai Keretmátrix. A következő táblázat rövidített változat.
Beavatkozási logika
Átfogó, hosszú távú célkitűzések
Rövid távú célkitűzések
1. hatékony és költségtakarékos infokommunikációs eszközpark kiépítése a térségi önkormányzatok és entitások számára is elérhető formában 2. ügyfélközpontú e-közigazgatási ügyintézés egy korszerű, globális integrált információs rendszeren keresztül Átfogó integrált önkormányzati IT rendszer megteremtése 3. szintű, ügyfél-orientált eközigazgatási szolgáltatások bevezetése
Várt eredmények
Tevékenységek
1. e-ügyintézéssel megvalósult szolgáltatások köre 2. e-demokrácia elősegítése 3. info-kommunikáció, portál funkciók 4. Vezetői Információs Rendszer 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
rendszerfejlesztési terv biztonsági követelmények integráció új szoftverek hálózatfejlesztés portál portálon szolgáltatási felület rendszer integráció adatmigráció tesztelés képzés 12. projekt menedzsment, biztosítás
Az elérendő célkitűzések és a várt eredmények objektívan meghatározható mutatói (indikátorok) - az önkormányzat elektronikus alapszolgáltatásainak 70%-a integrált tranzakciós formában legyen elérhető 2006 elejéig - ügyfél-orientált, komplex eközigazgatási rendszerek implementálása 2006 elejéig az önkormányzatok 30%-ánál. - a létrejött on-line szolgáltatások száma - az on-line ügyintézési szolgáltatások száma, - az adott helyi önkormányzat által a KKV-k részére nyújtott ügyintézési szolgáltatások száma
Az indikátorok forrása
Feltételezések, kockázatok
- országos statisztikák - szaktárcák kimutatásai - helyi, megyei statisztikai kimutatások
- döntéstámogató alrendszer - helyi és megyei statisztikák - független rendszer audit - CLBS tanúsítvány
- az intézmények értsenek egyet az új rendszerben rájuk rótt szereppel - a rendszer jól értelmezhető, egyszerű, praktikus legyen, - stratégiai célkitűzések betartása - tegye nyilvánossá az e-ügyintézés előnyeit minden felhasználó előtt - használja a PR disszeminációs technikákat - a bizalom és a szándék a használat iránt
Mérőszámok: - szerver log file 1. e-ügiyntézés - telefon log file (062. e-demokrácia 40…) 3. info-kommunikáció - döntéstámogató al4. döntéstámogató alrendszer rendszer - vállalkozási szerződések [projekt költségvetése a - teljesítési jegyzőkönyvek 12 tevékenységre le- számlák bontva] - alkalmazói kézikönyvek - szoftvertermékek - hardver eszközök - biztonsági szabályzat - oktatási részvételi jegyzőkönyvek, tematikák
- alacsony Internet penetráció, költséges Internet hozzáférés, - a szolgáltatások irrelevánsak - az e-ügyintézés disszeminációja nem kielégítő - IF felhasználói képzettség, intelligencia hiánya - specifikált tevékenység - időben tartható közbeszerzési eljárás - humán erőforrás - megfelelő hozzáállás az újjal szemben - visszaigazolás a felhasználói oldalról - IT szabályok betartása - költséghatékonyság
minőség
16
A pályázat elkészítésében és a projekt megvalósításában az önkormányzat egyedül vesz részt, egyéb partnerek nélkül. Kezdeti szakaszban a Veszprémi Egyetem segítette a koncepció kialakítását. A Veszprémi Egyetem Közigazgatási informatikai kara szakmapolitikailag támogatja a kezdeményezéseket, értékeli az aktuális működés hatékonyságát, új megoldásokat kutat, amelyekkel a köz-, K+F, és az üzleti szféra közelebb hozható egymáshoz. A Veszprémi Egyetemen 2003-ban született elhatározás arról, hogy az eközigazgatás témakörében képzést indítanak. A megvalósítás azonban késlekedett, végül 2005. október végén indult el a strukturális alapok Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Programjának (HEFOP) támogatásával. Az eredeti tervek szerint az Egyetemen folytatott elméleti képzés gyakorlati színterét biztosította volna az önkormányzat, illetve a tesztelésre kiválóan alkalmas lesz az önkormányzati projekt várhatóan már a közeljövőben. Egyeztetésre – a partnerek hiánya miatt – a projektben résztvevő körülbelül 50 érintett munkatárs között kellett sort keríteni. A Projekt Előkészítő Alap (PEA) pályázat során elnyert pályázatíró cég munkatársai az önkormányzat valamennyi irodáját végiglátogatták, informatikai szempontból elemezve a jövőképet. A vizsgálat főként arra fókuszált, hogy a munkatársak mit várnak el, milyen változásokat szeretnének. A beérkezett információk rangsorolásra kerültek, és ezekből határozták meg a pályázat során követni kívánt elveket. Az önkormányzati munkatársak informatikai képzése szükséges jelen projekt eredményes megvalósításához. Olyan képességek kellenek egy ilyen újszerű feladatellátáshoz, amelyekre képzés ma még nem létezik. Egyesíteni szükséges ugyanis az informatikusi ismereteket és gyakorlatot a közigazgatási tapasztalatokkal; vagyis egy informatikusnál kicsit többre, de programozónál kicsit kevesebbre van szükség, aki képes eligazodni a közigazgatás feladatai között.
17
A dolgozók informatikai ismeretei Akik tantárgy keretében tanultak informatikát; 2,58%
ECDL tanfolyam folyamatban; 0,92%
ECDL tanfolyam (oklevéllel rendelkezők); 3,32%
Alapfokú szoftver-üzemeltetői végzettség:; 5,52%
Nincs informatikai végzettsége 84,62%
Középfokú szoftver-üzemeltetői (OKJ szgép-kezelői):; 1,34%
Felsőfokú informatikai végzettség:; 1,70%
Forrás: Pályázathoz csatolt Informatikai Stratégia melléklet
18
3) A projektelőkészítésre vonatkozó kérdések Az Open Society Institute Információs Programja keretében, 2001-ben indult a Veszprém Digitális Város projekt (VDV). A VDV program missziója, hogy Internet által elősegítse a helyi demokrácia fejlődését, a lakosokat nagyobb arányban vonja be a demokratikus intézményrendszer működtetésébe, használatába, csökkentse a digitális megosztottságot. Ez az internetes lehetőség tájékoztató funkciót tölt be, és egyéb fórumokat kínál a felhasználóknak, a civil, a gazdasági és az állami szféra képviselőinek megjelenésre, és véleménynyilvánításra. A nyitott önkormányzatiság alapelveit a VDV fektette le, így a gondolatot a Projekt Előkészítő Alap pályázat keretében lehetett bővíteni. A GVOP pályázatban még bővebb és egyre specializáltabb lett a projekt. A projektötlet tehát egyre inkább komplexebbé és érettebbé vált, vagyis az eredeti „kezdetleges” változattal versengett, nem más projektötletekkel, így fejlődött ki a pályázatra benyújtott terv. A projekt szükségességét igazolja, hogy a Megyei Közigazgatási Hivatal is tervezett hasonló rendszert, forráshiány miatt azonban a megvalósítás elmaradt. A projektgazda szerint akkor lehet sikeres az e-önkormányzat elképzelése, ha elsőként a hivatal belső életvitelére találnak megoldást. Ezt tekintve kiindulópontnak a pályázati forrás felhasználása érdekében kissé hozzá kellett igazítani az elképzeléseket a pályázati feltételekhez. A módosítások azonban jelentős változtatásokat nem igényeltek, és az eredeti szükségletektől nem tértek el. A projekt-előkészítést tágabbnak kell tekintenünk, mint pusztán pályázatkészítést. A Projekt Előkészítő Alap pályázat keretében 2004-ben megvalósuló pályázatírás során előkészítő dokumentumok, felmérések, stratégiák születtek. Ezeket a tanulmányokat nagy hatékonysággal hasznosítja az önkormányzat további működése során is. A pályázat előkészítésekor készült felmérések és elemző anyagok megvitatásra kerültek a projektben majdan résztvevő körülbelül 50 fő alkalmazottal. A logframe és a SWOT analízis véleményezése során tanult bele az önkormányzati gárda a pályázati szaknyelvbe és gondolkodásba. A kezdetben idegennek tűnő elemzések és ábrázolások a pályázat végleges formába öntésekor már bevett gyakorlatnak számítottak, az új fogalmak és technikák megszokottá váltak.
19
A sikeres pályázathoz szükség van az önkormányzatnál felkészült, projektismeretekkel rendelkező alkalmazottakra, hisz magának a projekt eredményeinek felhasználására is felkészültség szükséges! Veszprém szerencsés ebből a szempontból, hiszen a projekt megvalósulásakor keletkező eredmények felhasználására képes számos munkatárssal rendelkezik. Ezek az emberek napi munkájukban alkalmazzák az eredményeket, igaz a projektmegvalósítás során is őket terhelték nagyobb mértékben, hiszen rájuk lehetett biztonsággal számítani. A projekt előkészítésével kapcsolatos döntések az önkormányzati struktúrához igazodtak. Mikor felvetődött a pályázati finanszírozás lehetősége, akkor a közgyűlés határozatot hozott a benyújtásról és az önrész vállalásáról (91/2003. (V.27.) Kh. számú határozat). Ekkor még a kiírás a közgyűlési határozatot nem tette kötelezővé. A szükséges önrész mértéke 2 százalékban volt meghatározva, amit a közgyűlés elfogadott. Az GVOP pályázatnál már szükség volt a közgyűlési határozatra a projekt megvalósításához és az önrész vállalásához. Kisebb konfliktust okozott a megnövekedett önrész mértéke, amely ekkor már 12,5 százalék lett. A közgyűlésben jelen lévő valamennyi párt különböző okokból megkérdőjelezte a pályázat benyújtását. Magasnak tartották az önrész mértékét is, ami ebben az esetben megközelítette a 70 millió forintot. Az alapkérdés az lett, hogy kell-e ez a rendszer ilyen magas áron. A polgármester oldotta fel a konfliktust és megszületett az újabb határozat (9/2004. (I.29.) Kh.). A polgármester az érvek középpontjába a JÖVŐre való utalást helyezte: az informatikáé a jövő és a jövő érdekében szükség van e-közigazgatási rendszerre, ennek kifejlesztésére, tapasztalatok gyűjtésére az adott településen, amelyet majd „éllovasként” később megoszthat a később csatlakozókkal.
A financiális döntéseket nagyobb részt a pályázatíró hozta meg. A projekt pénzügyi tervének készítését a Pályázati Előkészítő Alap pályázat elnyerése után megbízott pályázatíró cég végezte. Egyeztetésre került a terv az önkormányzat pénzügyi irodavezetőjével, akinek egy kikötése volt: ne forduljon elő, hogy az elszámolásra benyújtott számlák kifizetésére csupán a következő évben kerül majd sor. (Ezt a kitételt mindeddig sikerült is tartani, de pályázó bevallása szerint ezt teljesíteni nem volt könnyű feladat.) A pénzügyi terv elkészítését tehát az önkormányzat külső segítséggel végezte, a számadatokkal kapcsolatban probléma nem vetődött fel.
20
4) A pályázatkészítésre vonatkozó kérdések A pályázó igénybe vett külső tanácsadót a pályázat elkészítéséhez. A külső tanácsadó szervezetet nem saját finanszírozásból állta, hanem a Pályázat Előkészítő Alapon nyert pályázatból. A pályázat elkészítése során a pályázatíró cég aktívan bevonta a projektben érintett alkalmazottakat az előkészítésbe. Felméréseket végzett, amelyekből elemzések születtek, majd egy átfogó stratégia. A munkafolyamat gördülékenyen haladt és igen eredményes lett. A pályázatkészítés során felvetődő problémák nem a pályázatírók képességéből vagy munkájából adódtak. Mivel a Pályázat Előkészítő Alap működésének nem voltak tapasztalatai, élesben alakult a munkamenet és egyéb feltételek. Nem volt tisztázott például, hogy a pályázatíró cég felelőssége meddig terjed stb. Ezeket a vitákat a cég a Nemzeti Fejlesztési Hivatallal folytatott konzultációin folytatta. Szükség volt tehát egy kis időre, míg letisztázódtak a körülmények, onnantól kezdve zökkenőmentesen működött a munkafolyamat. Ez azonban 2-3 hónapos elhúzódást okozott, hiszen az a nyertes pályázó, aki ugyanebben a pályázati ablakban, nem a Pályázat Előkészítő Alap keretében készítette elő a projektjét, hamarabb be tudta adni pályázatát. Az elkészült anyag azonban igen magas minőségű lett, és számos további hasznosítására is sor került. A tanácsadók munkájával a pályázó szervezet messzemenőkig elégedett volt. A pályázatkészítésnek a pályázó szervezet részéről tehát nem voltak költségei. Ennek oka a nyertes Pályázat Előkészítő Alap pályázat. Egyéb költségek sem merültek fel. A jövőben hasznosítható pályázatkészítési tapasztalatok alapján egy újabb pályázat elkészítésekor már kevesebb célt határozna meg a projektgazda, egy célra koncentrálna, hogy a szétaprózódott célstruktúra ne gátolja a hatékonyságot. A komplex célrendszer egy igen magas minőségű projektet eredményezett, ugyanakkor jelentős humánerőforrást kellett megmozgatnia, ami igen sok energiába került/kerül. Egy korrekt stratégiai célkitűzés segíthet a fejlesztési irányok lefektetésében és kevesebb munkatárssal, hatékonyabban megvalósítható. Egy önkormányzatnál ez fontos szempont, hiszen Veszprém önkormányzatának informatikai részlege is létszámgondokkal küzd.
21
Jelen projektben közel 50 embert érintett a pályázati munka. Hat munkacsoport alakult, ezeket a munkacsoportokat pedig informatikusoknak kellett volna támogatnia, mind a projekt előkészítése, mind megvalósítása során, amire még körülbelül hét főre lett volna szükség. Fejlesztésre azonban nem került sor, az újabb munkaerő finanszírozását az önkormányzat költségvetése nem bírta volna el.
5) A projektvégrehajtásra vonatkozó kérdések A projekt végrehajtása során a PRINCE2 módszertan került alkalmazásra. A PRINCE2 egy projektvezetési módszertan, ami biztosítja a projekt előrehaladását és az előrehaladás mérését, a napra kész kontrollt, és dokumentálhatóságot. Szakaszai a következők: specifikáció, tervezés, kivitelezés és üzembe helyezés. A PRINCE2 egy olyan menedzsment-mechanizmust nyújt, ami a projekt végrehajtás hatékonyságát segíti. A projektmenedzsment feladatokat a pályázó önálló funkcióként definiálta. A projektmenedzsment végzi minden rendszer és rendszerelem tervezését, leszállításának irányítását és kontrolljának biztosítását. Minden kulcsterület felett biztosítja a szükséges kontrollt. A következő, a projektfeladatok megvalósításához szükséges feladatokat végzi: - projektszervezet felállítása és működtetése, - projekt működtetésének szabályozása, - a szükséges kommunikáció és változáskezelés rendjének kialakítása és működtetése. A projektszervezet a következő egységekből áll: - Projektfelügyelő Bizottság, - Projektirányító Bizottság, - Tanácsadó
22
A Projektfelügyelő Bizottság protokolláris funkciókat lát el, tagjai mind az önkormányzat, mind a fővállalkozó részéről a legfelsőbb vezetők (polgármester, jegyző, vezérigazgató helyettes, osztályvezető), valamint tagja az Információs Társadalom Közhasznú Társaság képviselője. A Projektirányító Bizottságban folyik az érdemi munka, ahol azonos számban van képviselve az önkormányzat és a projektet kivitelező vállalkozások tagjai.
A Bizottságban részt vesznek a fent említett önkormányzati munkacsoportok vezetői (akik a projekt-előkészítésben vettek részt), a fővállalkozó és alvállalkozók képviselői, valamint az önkormányzat informatikai tanácsnoka (politikai szempontok érvényesítésére). A tanácsnok részvétele könnyíti meg az ügymenetet azokban az esetekben, amikor a közgyűlés elé kell terjeszteni döntéseket és egyben alkalmas a közvetítésre a két szféra között. A Tanácsadó egy olyan külső, „harmadik” személy, aki független mind az önkormányzattól, mind a vállalkozásoktól, és informatikai projektvezetési tapasztalattal rendelkezik. A Tanácsadó azért tudja hatékonyabbá tenni a munkát, mert mindkét érdeken felül tud emelkedni, és a konfliktusokat könnyebben kezeli. A fővállalkozó gazdasági érdeke, a haszon maximalizálása és a saját költségei mérséklése, ezzel az érdekkel ellentétes az önkormányzaté. Ekkor lép közéjük a Tanácsadó, aki megtalálja a közös hangot, illetve ráirányítja a figyelmet azokra a pontokra is, amelyek megoldást igényelnek, és talán elkerülte mindkét fél figyelmét. Bár a Tanácsadó bérköltsége plusz kiadásként jelentkezik a projekt végrehajtása során, munkájának eredménye összemérhetetlenül több haszonnal jár. 23
A végrehajtás munkamenetének meghatározásakor a felelősségi körök és az elvégzendő feladatok időtartama is meghatározásra került. A projekt a következő fázisokból áll: Tevékenységek 1. támogatási szerződéskötés 2. közbeszerzési eljárás lefolytatása és szerződéskötés a fővállalkozóval 3. projekt indítása, rendszerterv kidolgozása, rendszerelemek leszállítása 4. éles üzemű tesztelés (használatba vétel előkészítése) 5. projekt befejezése
Határidők 2005. január 2004. november 25-ig 2005. január 13-tól 2006. január 2-től 2006. március 31.
A végrehajtás munkamenetéhez tartoznak a projektszervezet értekezletei, minden héten kedden. A megbeszélésekre a nyári időszakban kéthetente került sor. A munkaértekezleteken megállapítják a részfeladatok előrehaladásának mértékét, egyéni beszámolók készülnek. A felügyelőbizottság ad hoc jelleggel ült össze. Vitás kérdésekkor mód nyílt azonnal bizottsági ülésre. A bizottságokról készült jelentéseket a projektvezetés kezeli. A projekt kommunikációs csatornái kétirányúak. Egyrészt irányulnak a munkamenetben résztvevők felé, vagyis befelé; másrészt irányulnak kifelé, a projekt népszerűsítésének céljával és feladatával (PR tevékenység). A belső kommunikáció része a dokumentumtár létrehozása (intranet). A keletkezett dokumentumhoz a munkatársak és a projektet kivitelező vállalkozók hozzáférnek, lehetőség van a véleményezésre, és a verziókövetés megvalósul. A külső kommunikáció 2006 januárjától indul el, ekkor kerül a projekt abba a szakaszába, ami már látványos eredmények felmutatására is alkalmas. Emellett elhanyagolhatatlan szempont a közelgő országgyűlési választási kampány, ami szintén befolyásolja a kommunikációt, és elősegíti a PR tevékenységet. Az eddig folytatott PR tevékenységek sem elhanyagolhatóak, bár ad hoc jellegűek voltak (januártól egy PR terv szerint folytatódik a kommunikáció).
24
A projekt előrehaladásáról a közgyűlés előtt is történt már egy beszámoló. A közgyűlés rendszeresen megválasztja a hónap projektjét, amit jelen projekt is elnyert 2005 áprilisában, ennek keretében részletes projektbemutatásra került sort. A projektmenedzser különböző fórumokon tájékoztatott az eddigi tapasztalatokról és az e-közigazgatás témájáról. Ilyen fórum volt például az Informatikai és Hírközlési Minisztérium (IHM) konferenciái, Microsoft müncheni konferenciája (2005. október), ahol az európai tapasztalatok megtárgyalására került sor az e-közigazgatás lehetőségeiről. A Megyei Jogú Városok Szövetsége Informatikai Bizottsága is egy rendszeres fórum a pályázati nyertesek találkozására és tapasztalataik cseréjére. Születtek sajtókiadványok országos és helyi szinten (pl. Computerworld 2005. augusztusi száma), valamint minisztériumi szervezésben készültek egyéb médiumokban ismertetések, fotók stb. A korábban már említett minisztériumok közötti egyeztetések hiánya a projekt végrehajtása során további problémákat okozott. Az adatszabványokban való megegyezés szintén nem a pályázó feladata és lehetősége volt, azonban gátja lett a további feladatellátásnak. 25
A rendszer éles indításának gátja továbbá az „ügyfélkapu rendszer”. A Miniszterelnöki Hivatalnál regisztráltatnia kell magát az ügyfélnek. A Veszprémben felálló rendszer képes arra, hogy fogadja az elektronikus dokumentumokat. Az új közigazgatási eljárásról szóló törvény szerint azonban csak azon ügyfelekét lehet fogadni, akik az új Ügyfélkapun regisztrálták magukat. A Miniszterelnöki Hivatal által üzemeltetett Ügyfélkapu még nem készült fel arra, hogy összekapcsoljon olyan informatikai rendszereket, amelyek nem központi ellenőrzés alatt állnak, vagyis nem a kormányzati gerinchálózaton helyezkednek el. Jelen formájában az Ügyfélkapu csak országos (Okmányiroda, APEH, Társadalombiztosítási Igazgatóság stb.) rendszerek kiszolgálására alkalmas. Így alakult ki az a helyzet, hogy a rendszer jó, mégsem lehet használni az új közigazgatási eljárásról szóló törvény előírásai miatt. A probléma szintén a minisztériumok (MeH és IHM) közötti egyeztetés elmaradása miatt keletkezett.
26
6) Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés A projektvégrehajtás első lépése a közbeszerzési eljárás lefolytatása volt. A pályázó a nyertes pályázatról szóló döntés megérkezése előtt megkezdte a közbeszerzési eljárás lefolytatását. Így a döntés másnapján már meg is születhetett a szerződés a közbeszerzési eljárásban nyertesként elismert fővállalkozóval. A pályázatot ugyanis 2004 májusában nyújtotta be Veszprém, majd az Információs Társadalom Kht. 2005 januárjában közölte a döntést a nyertes elbírálásról. A közbeszerzési eljárást Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata a pályázat benyújtása után azonnal elindította, amit az új közbeszerzési törvény lehetővé is tett. A közbeszerzési eljárást az önkormányzattal szerződésben lévő fél végezte. Bár a pályázatíró részéről felmerült, hogy szerepet vállal ebben a folyamatban is, a pályázó ragaszkodott a korábbi gyakorlatok szerinti közbeszerzési lebonyolítókhoz, ami költségmegtakarítást is jelentett. A közbeszerzési eljárás során nem vetődtek fel problémák. A nyertes pályázatról szóló szerződéskötés fázisában csak kisebb módosítások történtek az eredeti tervekhez és dokumentumokhoz képest. A szerződéskötés folyamatában a pályázatíró cég már nem vett részt. Pályázó problémásnak ítéli a szakmai és pénzügyi beszámolók elkészítésének folyamatát. Legfőbb kritika a bizonytalanságra irányul, hiszen folyamat közben a Közreműködő Szervezet (KSZ) módosított a formanyomtatványokon. Ebből adódhatott, hogy olyan mellékletek bekérésére került sor, amelyekkel pályázó nem is rendelkezett. A munkálatok kezdetén 9 formanyomtatványt kapott pályázó, az első elszámolásnál derült fény az új mellékletek létezésére, mert a 11. számút kellett volna csatolni, ami nagyon szigorú formai követelményeket tartalmazó projekt előrehaladási formanyomtatvány. A projekt megvalósításában egy év eltelt már, de a 10. számú formanyomtatványt pályázó még mindig nem ismeri és nem kapta meg. A másik bizonytalansági pont az elszámolhatóságra vonatkozik: milyen költség elszámolható, és mi nem, valamint hogyan. Ezekre a kérdésekre válasz nehezen volt megtalálható, hiszen a részletes leírás az árazásról csak akkor került kidolgozásra, mikor az első számlák elszámolásra a Közreműködő Szervezethez beérkeztek. Például hónapokig tartott a vita a Közreműködő Szervezet – vagyis az Információs Társadalom Közhasznú Társaság – és a pályázó pénzügyi szakemberei között arról,
27
hogy mi minősül vagyoni értékű szellemi jognak és mi szellemi termék. Továbbá, a 2005 novemberében elhatározott ÁFA csökkentéssel kapcsolatban hiába kért pályázó hivatalos állásfoglalást, 2006 februárjában még nem kapott útmutatást a megváltozott helyzet kezelésére. A számlákkal felmerült problémák megoldása újabb nehézségekbe ütközött, hiszen ebben az esetben a fővállalkozó számlái nem Magyarországon készülnek, és a sajátos magyar elvárásokat megértetni nehéz volt egy olyan több száz projektet lebonyolító vállalattal, amelyik eddig ilyen eljárási szabályokkal nem találkozott. A problémák elrendeződtek, és az átutalás ezután meg is valósult. További problémát jelent az beszámolók megduplázódása. Mivel három havonta kell szakmai beszámolót benyújtani, ugyanakkor a ezt a dokumentumot a pénzügyi beszámolókhoz is mellékelni kell, ha a két elszámolás időben egybe esik, kétszeresen kell csatolni a szakmai beszámoló anyagát. Szintén számolni kellett a pénzügyi elszámolásokhoz csatolt számlák kifizetésének csúszásával. Az eredeti ütemezés szerint a májusi beadású számlák (első ütem elszámolása) után járó összeg csupán október elején érkezett meg, illetve a nyár végén beadott számlák december végén. Jelen esetben ugyanis súlyos gazdálkodási problémát okozott a késedelmes fizetés: Bár a projekt megvalósításához nem volt szükség hitelfelvételre – mivel a pályázó megkapta a maximálisan igénybe vehető előleget (25%) – a kifizetések elhúzódása miatt a bérekre kellett hitelt felvenni (300 millió forint). Az elszámolási problémák ellenére a projekt megvalósítása során határidőcsúszások nem álltak fenn, sikerült teljesíteni az előírt ütemezést.
28
7) Következetések
Fejezetek
Tanulságok -
Pályázó szervezet és a projekt bemutatása
-
Stratégai tervezés
-
Projektelőkészítés
-
Pályázatkészítés Projektvégrehajtás
-
Projektpénzügyek, közbeszerzés, ellenőrzés
-
A pályázó szervezet önkormányzat, Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata. A projekt a strukturális alapok támogatása nélkül nem valósult volna meg. A projekt keretében az önkormányzat átfogó, integrált információs rendszereinek fejlesztése, az elektronikus ügyintézés bevezetése, az ügyintézés elektronizáltsági szintjének emelése valósul meg. A települési szintű stratégiai tervezés elősegíti a pályázó forrásszerzésének célirányos mivoltát. Külső szakértők bevonása hozzájárul a fejlesztési dokumentumok szakmai megalapozásához és új szempontok bevezetéséhez. A projektelőkészítés a stratégiai tervezés által kijelölt irányban történt meg. Pályázat Előkészítő Alap (PEA) nyújtotta szakmai segítség nagyban hozzájárult a GVOP pályázat sikeres elbírálásához. A pályázatírás komplex és rövid határidejű felelősségteljes munka, amely csak akkor vezet eredményre ha a munkacsoport tagjai között folyamatos a kommunikáció. Figyelemmel kell kísérni a pályázatot kiíró szervezet információs forrásait. Számolni kell a projektet meghatározó jogi környezet megváltozására Pontos információval kell rendelkezni az elszámolható költségek katalógusáról. A projekt likviditását jó előre biztosítani kell. Számolni kellett a pénzügyi elszámolásokhoz csatolt számlák kifizetésének csúszásával.
29
8) Összefoglalás Veszprém 2005. januárban egy nagyarányú, a városházát érintő informatikai projekt végrehajtását kezdte el. A projekt egyik célja a lakosság tájékoztatása, bevonása a város életébe, lehetőség biztosítása ügyeik intézésére - elektronikus úton. A másik cél az önkormányzat működésének elektronikussá, ezáltal lényegesen egyszerűbbé és gyorsabbá tétele. A program két év alatt (befejezés várható időpontja: 2006. március) biztosítja az e-ügyintézés teljes körű kialakítását. A polgárok akár otthonról, számítógéppel intézhetik hatósági ügyeiket, vallhatják be adóikat, a szükséges formanyomtatványokat, űrlapokat elektronikusan kitöltve és eljuttatva a polgármesteri hivatalba. Az új program - ahol lehetséges - integrálja a hivatalban használt más rendszereket, így az ügyintézők belső úton szerezhetik meg a szükséges információkat. Gyorsul az adatszolgáltatás, a kommunikáció, mely elsősorban a kistelepülések szempontjából kedvező, mert megszűnik az utazási költség és idő. A projekt a megyeszékhelyen kívül kiterjed a közeli kistérségekre. A régióban a rendszer építéshatósági, gyermekvédelmi, szociálpolitikai, valamint a gyámügyi modulját fogják használni.
Támogató Közreműködő Szervezet Kedvezményezett
Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Gazdasági Versenyképességi Irányító Hatóság IT Információs Társadalom Informatikai és Távközlési Szolgáltató Kht. Veszprém Megyei Jogú Város Önkormányzata (székhelye: 8200Veszprém, Óváros tér 9.)
Pályázati azonosító Pályázat címe
Nyitott önkormányzat az állampolgárokért -
Pénzügyi adatok
495 millió Ft (bruttó összköltség) o 433,125 millió Ft vissza nem térítendő támogatás o 61,875 millió Ft önrész
30
Szalkai László, irodavezető (Informatikai iroda) Projektmenedzser
-
[email protected]
-
http://www.veszprem.hu
Szakmai vezető
31
Források Kistérségi adatok forrása: http://www.delbakony.hu/tarsulas.html Veszprém Megyei Jogú Város honlapja: http://www.veszprem.hu/ Veszprém Megyei Jogú Város Informatikai Stratégiája 2004. CXL törvény
32
