Nutreco Gedragscode Inleiding Nutreco is een transparante onderneming. Wij verwachten een open en integere houding van iedereen die voor Nutreco werkt en dat iedereen zijn zakelijke activiteiten verricht in overeenstemming met de Nutreco Gedragscode, zowel in de letter als in de geest. Wij beseffen echter dat dit in de dagelijkse praktijk niet altijd simpel is. Daarom hebben we deze nieuwe versie van de Gedragscode uitgebracht, waarin we uitleggen wat er precies wordt verwacht van de mensen die voor Nutreco werken. Onderdeel van deze Gedragscode zijn de Richtlijnen voor Bedrijfsintegriteit, met nadere uitleg en specifieke voorbeelden. Een belangrijk principe van beide documenten is: "Hebt u twijfels? Overleg!". Dilemma’s kunnen worden besproken en opgelost in overleg met uw leidinggevende, het lokale management of de Corporate Compliance Officer als u daar de voorkeur aan geeft. Indien nodig wordt het dilemma voor advies voorgelegd aan de Raad van Bestuur, die optreedt als het morele kompas van Nutreco. Er kunnen gevallen zijn waar een ethische manier van handelen op korte termijn tot het verlies van contracten leidt. Uit ervaring weten we echter dat transparant handelen tot goede langetermijn relaties leidt, met betrouwbare zakenpartners. Daarom is het essentieel dat we transparant en integer zijn in alles wat we zeggen en doen, zodat we onze missie en visie kunnen realiseren: een leidersrol voor een duurzame voedselvoorziening van de wereld in 2050. Ethisch gedrag, of in gewone woorden ‘goed gedrag’, hoort bij een duurzaam bedrijf. Ik raad u aan deze documenten te lezen, zodat u duidelijk weet waar de Nutreco Gedragscode voor staat en wat deze betekent voor de bijdrage die u levert om van Nutreco een wereldleider in dier- en visvoeder te maken.
Wout Dekker, CEO Oktober 2011
De bepalingen van de Nutreco Gedragscode kunnen van tijd tot tijd worden gewijzigd, aangevuld of opgeheven op grond van besluiten van de Raad van Bestuur van Nutreco. Vragen of opmerkingen over deze Gedragscode kunt u bespreken met de Corporate Compliance Officer (e-mail:
[email protected]).
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 1/7
Zakelijk gedrag Nutreco wil een verantwoordelijke maatschappelijke partner zijn, die integer en eerlijk is jegens haar klanten, medewerkers, leveranciers en zakenpartners, concurrenten, aandeelhouders en anderen die te maken krijgen met haar activiteiten. Bij de uitvoering van onze activiteiten houden we ons aan de geldende wetgeving van de landen waar we actief zijn. Wij passen ons, binnen de grenzen van de geldende wetgeving en ethisch, verantwoordelijk zakelijk gedrag, aan de plaatselijke situatie aan door bij dilemma's een juiste aanpak te kiezen. Zowel lokale 1 als internationale wetten en voorschriften kunnen van toepassing zijn . Hierbij ondersteunt Nutreco het principe van een open dialoog en samenwerking met alle relevante partijen.
Leveranciers en zakenpartners Wij verwachten van onze leveranciers en zakenpartners dat zij vergelijkbare gedragsnormen hanteren. Wij streven ernaar zaken te doen met leveranciers en zakenpartners die zich inzetten voor een eerlijke en integere behandeling van hun belanghebbenden en die zich houden aan de geldende wetten van de landen waarin ze actief zijn.
Duurzame ontwikkeling In overeenstemming met onze inzet voor een duurzame ontwikkeling en ons groepsbrede duurzaamheidsbeleid, proberen we zoveel te doen als redelijkerwijs mogelijk is om de negatieve gevolgen van onze activiteiten op het milieu te beperken.
Vrije marktconcurrentie Wij ondersteunen het principe van vrij ondernemen en eerlijke marktconcurrentie als basis voor ons zakendoen en nemen geldende wet- en regelgeving op het gebied van mededinging in acht.
Transparantie Wij voeren onze activiteiten uit in overeenstemming met onze interne normen en internationaal aanvaarde principes van 'good corporate governance'.
Informatieverstrekking Wij verstrekken tijdige, regelmatige en betrouwbare informatie over onze activiteiten, financiële situatie en prestaties aan alle relevante belanghebbenden, in overeenstemming met de regels en verplichtingen van NYSE Euronext Amsterdam en de Wet Financieel Toezicht.
Privacy De privacy van persoonsgegevens van klanten, medewerkers, zakenpartners en andere personen wordt beschermd in overeenstemming met lokale regels en voorschriften.
Medewerkers Nutreco beschouwt haar medewerkers als belangrijkste kapitaal. Goede communicatie, betrokkenheid en verantwoordelijk gedrag van onze medewerkers zijn van cruciaal belang. Wij
1
Specifieke en aanvullende informatie en achtergronden kunt u opvragen bij de Nutreco Corporate Compliance Officer
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 2/7
moedigen persoonlijke ontwikkeling en optimale benutting van de talenten van onze medewerkers aan.
Gelijke en eerlijke behandeling Binnen Nutreco heeft iedere medewerker gelijke kansen op persoonlijke erkenning en loopbaanontwikkeling, ongeacht zijn of haar persoonlijke achtergrond, ras, geslacht, nationaliteit, leeftijd, seksuele geaardheid of geloof. Dit geldt ook bij de werving van medewerkers. Geen enkele vorm van discriminatie of intimidatie wordt getolereerd.
Veiligheid en gezondheid Wij willen een veilige werkomgeving bieden, gekenmerkt door wederzijds respect en vertrouwen, en zullen alles doen wat redelijk en praktisch mogelijk is om de veiligheid en gezondheid van onze medewerkers te beschermen.
Kinderarbeid, schuldarbeid en gedwongen arbeid Wij zullen geen gebruikmaken van kinderarbeid of enige andere vorm van gedwongen of verplichte arbeid. Kinderen mogen pas werken als zij niet meer leerplichtig zijn volgens de nationale wetgeving, met een minimumleeftijd van 15 jaar.
Vakverenigingsrecht Nutreco respecteert het recht van onze medewerkers op vertegenwoordiging door bonafide vakbonden en andere bonafide vertegenwoordigers.
Productveiligheid en innovatie
Productveiligheid Veiligheid, kwaliteit en integriteit van onze producten vormen de basis voor onze duurzame ontwikkeling. Dit fundamentele principe sluit het gebruik uit van ongeoorloofde grond- en hulpstoffen, productieprocessen of activiteiten die onze normen of de duurzaamheid van ons bedrijf kunnen schaden.
Innovatie Wij streven ernaar producten en oplossingen te bieden die optimale waarde creëren voor klanten. Wij richten ons op de continue verbetering en innovatie van onze producten om te voldoen aan de behoeften van onze klanten.
Bedrijfsmiddelen en informatie
Gebruik en bescherming van bedrijfsmiddelen Iedere medewerker is verantwoordelijk voor een zorgvuldig gebruik, de bescherming en het behoud van de eigendommen en bedrijfsmiddelen van Nutreco. Hiertoe behoren alle onroerende zaken, activa, eigendomsbelangen, financiële gegevens, knowhow, bedrijfsinformatie en andere rechten van Nutreco. Deze mogen uitsluitend worden aangewend voor de realisatie van de ondernemingsdoelen en niet met het oogmerk persoonlijk voordeel te behalen.
Ongeoorloofde bekendmaking Wij beschouwen bedrijfsinformatie als een bedrijfsmiddel dat moet worden beschermd tegen verlies, inbreuk en ongeoorloofde bekendmaking. Bedrijfsinformatie omvat ook de intellectuele eigendomsrechten van Nutreco, zoals uitvindingen, knowhow, bedrijfsgeheimen
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 3/7
en technische informatie). Bij alle activiteiten van Nutreco wordt het auteursrecht in acht genomen. Er mag uitsluitend gebruik worden gemaakt van gelicentieerde software.
Handelen met voorkennis Wij behandelen niet-openbare informatie die van invloed zou kunnen zijn op de koers van Nutreco-aandelen als strikt vertrouwelijk, totdat deze informatie door het daartoe bevoegde management wordt gepubliceerd in overeenstemming met de daarvoor geldende wettelijke vereisten en beursregels. Medewerkers die beschikken over gevoelige informatie over Nutreco die van invloed zou kunnen zijn op de koers van Nutreco-aandelen en daaraan gerelateerde rechten, dienen zich te onthouden van het direct of indirect tot stand brengen van transacties in Nutrecoaandelen of dergelijke rechten. Specifieke informatie en regels over dit onderwerp kunt u vinden in het Nutreco-beleid voor handelen met voorkennis op de Nutreco-website (www.nutreco.com), sectie Ondernemingsbestuur (Corporate Governance).
Bedrijfsintegriteit
Omkoping Onze zakelijke activiteiten zijn in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Omkoping kan bestaan uit het aanbieden, beloven of toekennen van een betaling of ander voordeel aan een openbaar ambtenaar of particuliere klant met als oneigenlijk doel invloed uit te oefenen op selectieprocedures of overheids- of bedrijfsbeslissingen. Nutreco en haar medewerkers zullen dergelijke beslissingen niet (proberen te) beïnvloeden door middel van onwettige betalingen, steekpenningen, smeergeld of andere onwettige methoden. Elk verzoek om of aanbod van steekpenningen wordt afgewezen.
Geschenken, gunsten en gastvrijheid Geschenken en gastvrijheid, in welke vorm dan ook, mogen nooit worden gegeven of in ontvangst genomen met de (kennelijke) bedoeling de ontvanger te verplichten ten aanzien van de aanbieder. Om zelfs de schijn van ongepastheid te vermijden, mogen giften, gunsten en gastvrijheid alleen worden aangeboden of aangenomen in overeenstemming met de Richtlijnen voor Bedrijfsintegriteit van de Gedragscode. Deze kunt u raadplegen op het Nutreco-intranet. Geld of vergelijkbare waarden, zoals effecten, mogen nooit worden aangeboden of aangenomen.
Betalingen aan of van derden (met inbegrip van faciliterende betalingen) Betalingen, met inbegrip van faciliterende betalingen, in de vorm van een beloning of anderszins aan agenten, consultants, commissarissen, distributeurs, dealers, overheidsambtenaren en andere vergelijkbare derden moeten in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving, in verhouding staan tot de verleende diensten en alleen betrekking hebben op rechtmatige diensten. Dergelijke betalingen mogen uitsluitend worden gedaan of geaccepteerd in overeenstemming met de Richtlijnen voor Bedrijfsintegriteit van de Gedragscode. Deze kunt u raadplegen op het Nutreco-intranet.
Politieke betalingen Nutreco doet geen donaties aan politieke partijen of politici.
Transactiedossiers Transactiedossiers moeten nauwkeurig, volledig en transparant worden bijgehouden volgens de boekhoudkundige principes van Nutreco. Het creëren of onderhouden van
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 4/7
ongeregistreerde fondsen of activa is niet toegestaan. Verkoopkortingen worden op dezelfde manier beheerd en gedocumenteerd als de verkoopovereenkomst waarop ze zijn gebaseerd.
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 5/7
Strijdige belangen Medewerkers van Nutreco mogen geen activiteiten ondernemen die strijdig zouden kunnen zijn met hun verantwoordelijkheden bij Nutreco, en zij mogen hun positie niet gebruiken om te trachten persoonlijk voordeel voor zichzelf of anderen te verkrijgen.
Belangen van derden Medewerkers van Nutreco mogen geen direct of indirect financieel belang hebben in een leverancier of een concurrerend bedrijf, met uitzondering van een financieel belang in een beursgenoteerde onderneming.
Strijdige belangen Medewerkers dienen strijdige belangen tussen persoonlijke en zakelijke relaties te vermijden. De dienstverlening aan Nutreco mag nooit onderschikt worden gemaakt aan persoonlijke winst of voordelen. Geen enkele medewerker of partner of familielid van een medewerker mag ongepast persoonlijk voordeel behalen vanwege de positie van de medewerker bij Nutreco. Een medewerker die denkt een strijdig belang te hebben, moet dit bespreken met zijn of haar leidinggevende.
Naleving van de Gedragscode Wij vinden het van essentieel belang dat al onze medewerkers de Gedragscode van Nutreco begrijpen en naleven, zodat zij bij het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen hun collectieve, maatschappelijke verantwoordelijkheid nemen.
Het management van Nutreco dient ervoor te zorgen dat het personeel op adequate wijze over de Gedragscode wordt geïnformeerd en is verantwoordelijk voor het creëren van een bedrijfscultuur die het mogelijk maakt de Gedragscode in praktijk te brengen en bekend te maken bij leveranciers en zakenpartners. De Gedragscode is beschikbaar in de lokale taal van de plaatsen waar Nutreco productiefaciliteiten heeft.
De Gedragscode is niet bedoeld om op maat gesneden oplossingen te bieden voor elk dilemma dat ons werk met zich meebrengt, maar geeft wel aan in welke richting de oplossing gezocht moet worden. Bovendien is het belangrijk te beseffen dat dilemma’s besproken moeten worden. Niemand binnen Nutreco hoeft ze alleen op te lossen en wij moedigen u aan mogelijke dilemma's te bespreken met uw leidinggevende, het lokale management en/of de Corporate Compliance Officer.
Deze Gedragscode is niet allesomvattend, maar behelst minimumvereisten ten aanzien van gedrag. Het management van de Nutreco-werkmaatschappijen kan aanvullende lokale regels voor zakelijk gedrag binnen het kader van deze Gedragscode formuleren, die mogelijk meer beperkingen opleggen dan de Gedragscode zelf.
Overtredingen van de Gedragscode kunnen leiden tot sancties, waaronder ontslag, onverlet verdere burgerlijke of strafrechtelijke vorderingen die kunnen worden ingesteld.
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 6/7
Melden van overtredingen
(interne rapportageprocedure)
Nutreco stimuleert haar medewerkers elk vermoeden van overtreding van de Gedragscode, of van andere wetten en voorschriften, te melden middels de normale rapportageprocedures. Dit betekent dat medewerkers worden aangemoedigd in eerste instantie contact op te nemen met hun leidinggevende en in tweede instantie met het lokale management en/of de Corporate Compliance Officer.
Als een dergelijke melding geen optie is of als de medewerker zich er ongemakkelijk bij voelt, kan hij of zij gebruikmaken van de gratis Integriteitslijn van Nutreco. Via de Integriteitslijn kunnen vermoedens van onregelmatigheden anoniem en rechtstreeks worden gemeld aan de Corporate Compliance Officer.
Meldingen betreffende overtreding van de Gedragscode of andere wetten, of vermoedens van onregelmatigheden en zorgen over twijfelachtige boekhoudkundige of auditingkwesties moeten voldoende gegevens bevatten over de betreffende overtredingen, zodat onverwijld onderzoek kan worden ingesteld en, indien nodig, corrigerend kan worden opgetreden.
Medewerkers zullen geen hinder ondervinden ten gevolge van het in goed vertrouwen melden van vermoedens van overtredingen van wetten, voorschriften of bedrijfsbeleid. Meldingen van vermoedens van overtredingen blijven zo veel mogelijk vertrouwelijk, overeenkomstig de noodzaak een adequaat onderzoek uit te voeren.
Nutreco houdt medewerkers niet aansprakelijk voor het verliezen van contracten ten gevolge van naleving van de Gedragscode. Het management van Nutreco-bedrijven dient naleving van de Gedragscode te bewaken, assistentie te verlenen aan het onverwijld onderzoeken van overtredingen, en schendingen te melden aan de Corporate Compliance Officer. Er kunnen regelmatig audits worden uitgevoerd om naleving van de Gedragscode te controleren.
De administratieve verwerking van rapporten over overtredingen wordt beschreven in de Interne Rapportageprocedure van de Nutreco Gedragscode.
Raad van Bestuur van Nutreco N.V. Oktober 2011
Nutreco Gedragscode - Oktober 2011
Pagina 7/7
