NSPK PENYUSUTAN ARSIP
Bagian Umum Direktorat Jenderal PAUDNI
SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL DAN INFORMAL
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) penyusutan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal telah tersusun. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dengan cara pemindahan dari unit pengolah (Direktorat) ke unit kearsipan (Bagian Umum) apabila batas waktu penyimpanan pada unit pengolah (Direktorat) telah habis, hal ini dilakukan untuk menghindari penumpukan arsip pada unit pengolah. Pemindahan arsip yang mempunyai nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau Lembaga Kearsipan.
Pemusnahan arsip merupakan kegiatan penghancuran atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip dilakukan baik secara langsung maupun melalui pihak lain yang disaksikan dari unsur hukum (Biro Hukum dan Organisasi), unsur pengawas (Inspektorat Jenderal), dan Lembaga Kearsipan (Pusat Informasi dan Humas).
i
Kami harapkan Norma, Standar, Pedoman dan Kriteria (NSPK) penyusutan arsip ini dapat segera diinformasikan dan disebarluaskan ke setiap Satker sehingga tidak terjadi penumpukan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
Direktur Jenderal,
Prof. Dr. Lydia Freyani Hawadi, Psikologi NIP 195703221982112001
ii
KATA PENGANTAR
Melihat perkembangan volume arsip yang semakin cepat, tidak terkontrol, bertumpuktumpuk, dan arsip kertas terus tercipta, sementara filling kabinet, lemari, dan rak-rak arsip telah dipenuhi dengan arsip dari berbagai media, serta ruangan kerja dan ruang simpan arsip yang semakin penuh dan terus meningkat volumenya setiap tahun. Hal ini akibat penggunaan komputer, foto copy dan berbagai alat cetak yang semakin modern sehingga memacu semakin tidak terkendalinya perkembangan volume arsip.
Bila diamati kehidupan masyarakat yang berdasarkan hukum, problem kearsipan dapat menjadi pemicu kehancuran organisasi. Oleh karena itu, arsip seharusnya dimusnahkan secara rutin dan dilaksanakan untuk memberi dukungan pencegahan timbulnya klaim-klaim yang dapat merugikan organisasi. Beberapa saingan organisasi sering memanipulasi arsip dan mengambil informasi untuk mengacau manajemen maupun pertanggungjawaban organisasi.
Oleh karena itu, dalam rangka melaksanakan salah satu tugas Subbagian Persuratan dan Kearsipan, Bagian Umum yaitu melaksanakan urusan kearsipan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal serta memenuhi amanat Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Penyusutan Arsip, maka perlu disusun Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) Penyusutan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
Kami sampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berpartisipasi aktif dalam penyusunan NSPK Penyusutan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
iii
Akhirnya sangat diharapkan NSPK ini dijadikan pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal dan Informal.
Jakarta, Sekretaris,
Dr. Gutama NIP 195308181979031001
iv
DAFTAR ISI SAMBUTAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, NONFORMAL DAN INFORMAL .I KATA PENGANTAR ................................................................................................................... III DAFTAR ISI ............................................................................................................................... V BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 7 A. LATAR BELAKANG ................................................................................................................... 7 B. NORMA ............................................................................................................................... 7 C. TUJUAN ............................................................................................................................... 8 D. RUANG LINGKUP .................................................................................................................... 8 E. PENGERTIAN.......................................................................................................................... 8 BAB II STANDAR LAYANAN ..................................................................................................... 12 A. NILAIGUNA ARSIP ................................................................................................................ 12 B. TEKNIK PENILAIAN ARSIP........................................................................................................ 12 C. PENENTUAN JANGKA SIMPAN ARSIP ......................................................................................... 13 BAB III PROSEDUR LAYANAN .................................................................................................. 15 A. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF .................................................................................................. 15 1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI SUB DIREKTORAT KE SUB BAGIAN TATA USAHA DIREKTORAT .................. 15 2. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI SUBBAGIAN TATA USAHA DIREKTORAT KE BAGIAN UMUM. ................... 17 3. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI BAGIAN UMUM KE PUSAT INFORMASI DAN HUMAS (PIH)...................... 18 B. PEMUSNAHAN ARSIP............................................................................................................. 20 1. PEMUSNAHAN DUPLIKASI DAN NON ARSIP .......................................................................................... 20 2. PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILIKI JANGKA SIMPAN SAMPAI DENGAN 4 TAHUN ..................................... 21 3. PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILIKI JANGKA SIMPAN 5 S.D. 9 TAHUN .................................................... 22 C. PENYUSUTAN ARSIP DI LINGKUNGAN UNIT PELAKSANA TEKNIS ....................................................... 24 1. PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF ............................................................................................................ 24 2. PEMUSNAHAN ARSIP ....................................................................................................................... 25 3. PENYERAHAN ARSIP PERMANEN KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN PROVINSI. ............................................... 30 BAB IV KRITERIA ..................................................................................................................... 33 BAB V PENUTUP...................................................................................................................... 37 LAMPIRAN 1 FORMULIR DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN ................................................. VII LAMPIRAN 2 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARIP INAKTIF...................................................... VIII LAMPIRAN 3 FORMULIR DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN...................................................IX LAMPIRAN 4 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP ....................................................................X LAMPIRAN 5 BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS ........................................................XI PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN DIREKTORAT ........................................................................................................................... VI PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI DIREKTORAT KE SEKRETARIAT ................................................................................................ VII PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UPT PAUDNI ......................................................................................................................... VIII PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI BAGIAN UMUM KE PIH..........................................................................................................................IX PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIREKTORAT .......................................................................................................................X PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN SEKSI/BIDANG UPT PAUDNI .....................................................................................................XI
v
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILIKI JANGKA SIMPAN 5 S.D. 9 TAHUN OLEH SUBBAGIAN UMUM UPT PAUDNI ................................XII PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILKI JANGKA SIMPAN 10 TAHUN LEBIH OLEH UPT .......................................................................................XIII
vi
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Masalah kearsipan pada Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal (PAUDNI) terkait dengan masalah ruang simpan arsip yang terbatas. Keterbatasan ruang simpan yang seharusnya diantisipasi dengan kegiatan seleksi ketat terhadap arsip-arsip yang disimpan kurang dilaksanakan dengan sungguh-sungguh, sehingga terjadi penumpukan arsip di meja ruang kerja, sudut ruangan, tangga gedung yang menjadikan pemandangan tidak mengenakkan.
Akses terhadap arsip yang dibutuhkan menjadi sulit dilaksanakan, karena semua arsip bertumpuk menjadi timbunan yang penuh debu. Penumpukan arsip terjadi dikarenakan SDM yang kurang mampu, sistem penyimpanannya yang tidak aplikatif, biaya pengelolaan arsip yang sangat terbatas dan akibat tidak dilaksanakannya penyusutan arsip.
Dalam menyamakan/menyatukan bahasa untuk melaksanakan penyusutan arsip diperlukan pembuatan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) Penyusutan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
B.
Norma 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 145/U/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional;
7
4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional; 5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional; 6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2005 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Direktorat Jenderal Pendidikan Luar Sekolah Departemen Pendidikan Nasional; 7. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 1 Tahun 2006 tentang Penyerahan Arsip Statis di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
C.
Tujuan Dalam upaya tertib administrasi di lingkungan Ditjen PAUDNI khususnya pengelolaan dan penyusutan arsip dipandang perlu menerbitkan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) dengan tujuan: 1. Sebagai sarana atau pedoman untuk melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Melalui kegiatan penyusutan arsip akan terjadi pengurangan biaya ruang penyimpanan, peralatan dan sumber daya manusia. 3. Penyusutan arsip dilaksanakan untuk mendayagunakan informasi arsip.
D.
Ruang Lingkup Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) Tentang Penyusutan Arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal berisi tentang bagaimana melakukan penilaian arsip, prosedur dan teknik penyusutan arsip yang meliputi pemindahan arsip inaktif, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip permanen, baik berdasarkan jadwal retensi maupun tidak. Hal ini dilaksanakan di lingkungan unit utama dan Balai Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
E.
Pengertian 8
1.
Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2.
Non Arsip adalah duplikasi yang berlebihan termasuk antara lain: amplop, map, blangko-blangko formulir dan lain sebagainya.
3.
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaran administrasi negara.
4.
Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
5.
Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
6.
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari.
7.
Arsip bernilaiguna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip.
8.
Arsip Bernilai Sekunder adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban dan kesejarahan.
9.
Arsip Bernilai Pertanggungjawaban Nasional adalah arsip bernilaiguna sekunder, yang bernilai permanen berisi informasi tentang keberadaaan, prestasi kinerja instansi penciptanya, dan atau berisi informasi lembaga/organisasi, tempat, dan fenomena yang melekat pada peristiwa/permasalahan nasional.
10. Arsip Tidak Bernilaiguna adalah arsip yang tidak memiliki nilaiguna bagi kepentingan
organisasi
pencipta
maupun
bagi
kepentingan
bukti
pertanggungjawaban nasional dan dapat dimusnahkan sesuai dengan prosedur peraturan perundangan yang berlaku. 11. Arsiparis adalah PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan 9
pada instansi pemerintah, tidak termasuk kegiatan mengurus, memberkaskan dan mengelola arsip-arsip aktif. 12. Penilaian Arsip adalah proses menentukan waktu kapan sesuatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai gunanya. Penilaian mencakup aspek fisik, fungsi dan substansinya. 13. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu simpan arsip yang sekurang-kurangnya berisi jenis arsip, jangka waktu simpan dan keterangan yang diperlukan. 14. Seri Arsip adalah himpunan arsip sebagai satu unit informasi yang digunakan, dipindahkan, diserahkan, atau dimusnahkan sebagai satu kesatuan. Seri arsip terseri dalam kolom jenis arsip dalam jadwal retensi arsip dan daftar pertelaan arsip. 15. Daftar Pertelaan Arsip adalah daftar yang diperlukan dalam pelaksanaan penyusutan arsip berisi data yang mengidentifikasikan arsip. 16. Berita Acara Penyerahan Arsip adalah naskah serah penyerahan arsip antara Unit Kearsipan Departemen dengan ANRI atau UPT Kemdiknas dengan Lembaga Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota. 17. Penilaian arsip yang akan disusutkan adalah menentukan berkas arsip yang akan disimpan secara permanen atau dimusnahkan berdasarkan nilai guna arsip atau dengan kriteria tertentu yang menyangkut segi kelangkaan dan keunikan. 18. Lembaga Pencipta Arsip adalah instansi/organisasi yang membuat dan menerima arsip dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya. 19. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah Provinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Provinsi di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
10
11
BAB II STANDAR LAYANAN Standar layanan penyusutan arsip dilakukan dengan cara penilaian arsip yang mempunyai pengertian, bahwa Penilaian arsip merupakan kegiatan penentuan nilaiguna dan jangka waktu simpan arsip. Kegiatan penilaian
harus dilakukan setiap kali penyusutan arsip
dilaksanakan.
A.
Nilaiguna Arsip Nilaiguna arsip secara garis besar dapat dibagi menjadi dua, yaitu: nilaiguna primer dan nilaiguna sekunder. Nilaiguna primer adalah nilai arsip yang masih berguna bagi kepentingan organisasi yang menciptakan arsip. Kegunaan arsip bagi organisasi misalnya untuk kepentingan penyelesaian administrasi, pembuatan keputusan, pertanggungjawaban keuangan, bukti hukum, memori organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu pada umumnya nilaiguna primer masih dibagi lagi menjadi nilaiguna administrasi, keuangan, legal/hukum, dan ilmiah serta teknologi. Arsip bernilaiguna sekunder adalah arsip yang sudah tidak lagi berguna bagi organisasi yang menciptakan arsip, namun masih memiliki kegunaan yang lebih luas yaitu untuk kepentingan kesejarahan dan memori bangsa.
Arsip yang ada di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal pada mulanya memiliki nilaiguna primer, setelah disimpan beberapa tahun kemudian sebagian arsip (pada umumnya tidak lebih dari 5%) akan berubah fungsi menjadi bernilaiguna sekunder. Sedangkan sebagian besar lainnya harus dimusnahkan karena tidak lagi memiliki nilaiguna.
B.
Teknik Penilaian Arsip Setelah menentukan nilaiguna arsip, maka perlu pula diketahui bagaimana melakukan penilaian arsip secara lebih komprehensif. Penilaian arsip bersifat subyektif sesuai dengan kepentingan unit organisasi masing-masing. Berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan termasuk Peraturan Menteri Pendidikan Nasional di bidang 12
kearsipan dapat menjadi dasar atau pegangan melaksanakan penilaian dan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian keberadaan arsip akan terjamin, sehingga dapat terhindar dari kemungkinan musnahnya arsip yang bernilaiguna atau mengandung informasi tinggi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian arsip adalah: 1.
Pahami secara mendalam tugas dan fungsi organisasi yang menciptakan arsip.
2.
Pahami hubungan-hubungan organisasi pencipta arsip dengan organisasi lainnya.
3.
Pahami konteks penciptaan arsip, baik konteks administratif, sosial, ekonomi, budaya, dan politik.
4.
Pahami isi informasi arsip secara menyeluruh dan kenali seberapa jauh keterkaitan dengan visi, misi, tugas dan fungsi unit kerja. Semua arsip yang berkaitan langsung dengan visi, misi, tugas dan fungsi unit kerja pada umumnya memiliki nilai yang lebih tinggi dibandingkan dengan arsip lainnya.
5.
Kenali hubungan arsip yang satu dengan arsip lainnya, jika suatu arsip memiliki hubungan informasi dengan arsip yang sangat penting bagi organisasi, maka arsip yang berhubungan menjadi penting pula.
6.
Kelompokkan arsip-arsip yang bernilai kesejarahan, kepentingan penelitian, sebagai bukti keberadaan atau identitas organisasi, kebijakan-kebijakan strategis, dan arsip yang memiliki keterkaitan informasi dengan permasalahan nasional.
7.
Pahami peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang retensi arsip, seperti Undang-Undang Perpajakan, Kepabeanan, Keimigrasian, Keuangan, Kepegawaian dan lain-lain.
C.
Penentuan Jangka Simpan Arsip Jangka simpan arsip di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan termasuk pada Direktorat Jenderal PAUDNI sudah ditentukan melalui Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 145/U/2004 tentang Jadwal Retensi Arsip Keuangan dan Kepegawaian di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional dan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 13 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan serta pedoman Jadwal Retensi Arsip yang ditetapkan oleh Direktur Jenderal PAUDNI. 13
Panjang pendeknya jangka simpan arsip sangat tergantung pada nilaiguna, keunikan dan ketentuan peraturan perundang-undangan. Jika arsip memiliki nilaiguna keuangan maka jangka simpannya harus dikaitkan dengan ketentuan undang-undang yang berlaku, yaitu harus disimpan minimal 10 tahun. Jika arsip memiliki nilaiguna hukum, maka jangka simpannya berhubungan dengan ketentuan tentang kedaluwarsanya suatu perkara perdata atau pidana. Di samping itu, keunikan arsip juga menjadi salah satu bahan pertimbangan yang penting. Arsip yang memiliki bentuk dan informasi yang langka pada umumnya memiliki jangka simpan yang lama, bahkan dapat menjadi arsip bersejarah.
14
BAB III PROSEDUR LAYANAN Prosedur layanan penyusutan sebenarnya merupakan salah satu unsur atau bagian dari prosedur pengelolaan arsip di suatu organisasi. Prosedur penyusutan ini sangat perlu untuk disusun, karena dalam prosedur inilah tertuang langkah-langkah bagaimana jadwal retensi arsip digunakan. Dalam prosedur penyusutan arsip tertuang ketentuan umum dan ketentuan pelaksanaan serta teknik pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip. Ketentuan umum yang harus dilaksanakan misalnya: -
penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
-
pemusnahan arsip harus dilaksanakan sampai fisik dan informasi arsip tidak dapat dikenali lagi
-
daftar arsip harus disusun terlebih dahulu pada setiap langkah pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip.
Rincian prosedur pelaksanaan penyusutan secara tegas harus mengikuti tiga langkah di atas dan disesuaikan menurut kebutuhan dan kondisi instansi masing-masing.
A.
Pemindahan Arsip Inaktif 1. Pemindahan Arsip Inaktif dari Sub Direktorat ke Sub Bagian Tata Usaha Direktorat Sub Direktorat memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 2 tahun. Setelah berusia 2 tahun arsip harus dipindahkan ke Sub Bagian Tata Usaha Direktorat, dengan prosedur sebagai berikut.
a. Pemeriksaan Pengadministrasi umum memeriksa arsip untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan sudah benar-benar inaktif (2 tahun/lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip sudah inaktif atau belum dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi
15
arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.
b. Membuat Daftar Arsip Inaktif Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, seperti tahun, volume, kondisi, dan jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan) menggunakan formulir lampiran 1. c. Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata dengan rapi. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numerik maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap folder/map, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan bok yang lain.
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Subdirektorat ke Subbagian Tata Usaha Direktorat. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip, menggunakan formulir lampiran 2.
e. Pelaksanaan Pemindahan Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Sub Bagian Tata Usaha untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag TU, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima.
16
2. Pemindahan Arsip Inaktif dari Subbagian Tata Usaha Direktorat ke Bagian Umum. Subbagian Tata Usaha Direktorat memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 5 tahun. Setelah berusia 5 tahun harus dipindahkan ke Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pemeriksaan Penata arsip/ Arsiparis memeriksa arsip untuk mengetahui apakah arsip tersebut sudah benar-benar inaktif (5 tahun/ lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip sudah inaktif atau belum dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.
b. Membuat Daftar Arsip Inaktif Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, tahun, volume, kondisi, jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan), menggunakan formulir lampiran 1.
c. Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata dengan rapi. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numerik maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap folder/map, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan bok yang lain.
17
d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Direktorat ke Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip, menggunakan formulir lampiran 2.
e. Pelaksanaan Pemindahan Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Penata arsip/Arsiparis Bagian Umum untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Direktur dan Kabag Umum a.n Sekretaris, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima. 3. Pemindahan Arsip Inaktif dari Bagian Umum ke Pusat Informasi dan Humas (PIH) Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal memiliki kewenangan menyimpan arsip sampai dengan 10 tahun. Setelah berusia 10 tahun harus dipindahkan ke Pusat Arsip Departemen pada Pusat Informasi dan Humas (PIH), Sekretariat Jenderal, dengan prosedur sebagai berikut.
a. Pemeriksaan Penata Arsip/Arsiparis Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal melakukan pemeriksaan berkas yang telah disimpan selama 10 tahun ke atas atau penentuan suatu arsip sudah inaktif atau belum dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006. (Penentuan arsip sebagai arsip inaktif berdasarkan jadwal retensi arsip dilaksanakan dengan melihat kolom retensi arsip aktif di dalam jadwal retensi arsip). b. Membuat Daftar Arsip Inaktif 18
Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif dengan retensi 10 tahun atau lebih maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, seperti; tahun, volume, kondisi, dan jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan), menggunakan formulir lampiran 1.
c. Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata dengan rapi. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numerik maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap folder/map, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan bok yang lain. d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal kepada Sekretariat Jenderal. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip, menggunakan formulir lampiran 2. e. Pelaksanaan Pemindahan Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Penata arsip/Arsiparis Pusat Informasi dan Humas (PIH) untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dan Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH), dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima.
19
B.
Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pada hakekatnya, pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan keberadaan arsip, sejak ia diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan.
1. Pemusnahan Duplikasi dan Non Arsip Pemusnahan duplikasi dan non arsip dilakukan melalui prosedur berikut. a. Pemeriksaan Pengadministrasi umum pada unit-unit kerja melaksanakan penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip. Komponen non arsip terdiri dari kertas kosong, formulir kosong, map, dan lain-lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi adalah arsip yang sama persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan diperlakukan sebagai asli. b. Pemusnahan Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.
c. Membuat daftar non arsip dan duplikasi Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.
d. Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Subbagian Tata Usaha Direktorat/ Bagian Umum. e. Pengumpulan duplikasi dan non arsip 20
Subbagian Tata Usaha Direktorat/Bagian Umum menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip. f. Pemusnahan Subbagian Tata Usaha Direktorat/Bagian Umum melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.
2. Pemusnahan Arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha Direktorat, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut. a. Pemeriksaan Penata Arsip/Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (sampai dengan 4 tahun) sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip atau peraturan perundangan yang berlaku.
b. Pendaftaran Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya dan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3.
c. Penataan Menata, mengelompokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.
21
d. Penilaian Subbagian Tata Usaha Direktorat menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum dan unit-unit pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip.
e. Persetujuan dan Pengesahan 1) Kepala Bagian Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi dan mengajukannya kepada Sesditjen untuk ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. Surat permohonan rekomendasi disampaikan ke Sesjen melalui Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH). 2) Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH), Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan melakukan penilaian dan mempersiapkan surat rekomendasi pemusnahan arsip yang ditandangani oleh Sesjen. Surat rekomendasi Sesjen disampaikan kepada Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. 3) Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal mengesahkan arsip yang akan dimusnahkan dalam bentuk surat keputusan.
f. Pelaksanaan Pemusnahan Subbagian Tata Usaha Direktorat melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Hukum dan Kepegawaian (hukum/perundang-undangan) Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
3. Pemusnahan Arsip yang memiliki jangka simpan 5 s.d. 9 tahun Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5 s.d. 9 tahun dilakukan oleh Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut.
22
a. Pemeriksaan Penata Arsip/Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (5 s.d. 9) sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip atau peraturan perundangan yang berlaku. b. Pendaftaran Membuat daftar arsip-arsip yang telah habis jangka simpannya dan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3. c. Penataan Menata, mengelompokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan. d. Penilaian Bagian Umum menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada unit kerja pemilik arsip untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. e. Persetujuan dan Pengesahan 1) Kabag Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi kepada Sesditjen untuk ditandatangani oleh Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. Surat permohonan rekomendasi dilampiri dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan. Selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada Sesjen Kemdikbud. 2) Kepala Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat melakukan penilaian dan mempersiapkan surat rekomendasi Sesjen. Rekomendasi Sesjen kemudian disampaikan kepada Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. 3) Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal mengesahkan pemusnahan arsip melalui Surat Keputusan.
23
f. Pelaksanaan Pemusnahan Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat (PIH) dan Biro Hukum dan Organisasi.
C.
Penyusutan Arsip di Lingkungan Unit Pelaksana Teknis Prosedur penyusutan arsip di lingkungan Unit Pelaksana Teknis (UPT) merupakan salah satu unsur atau bagian dari prosedur pengelolaan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. Dalam prosedur penyusutan arsip tertuang ketentuan pelaksanaan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip.
1. Pemindahan Arsip Inaktif a. Pemindahan Arsip Inaktif dari Seksi/Bidang ke Sub Bagian Umum UPT Seksi/Bidang memiliki kewenangan menyimpan arsip selama 2 tahun. Setelah berusia 2 tahun arsip harus dipindahkan ke Subbagian Umum UPT, dengan prosedur sebagai berikut.
b. Pemeriksaan Pengadministrasi
umum/Penata
Arsip/Arsiparis
memeriksa
arsip
untuk
mengetahui apakah arsip yang disimpan sudah benar-benar inaktif (2 tahun/lebih) atau belum. Penentuan suatu arsip sudah inaktif atau belum dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006.
c. Membuat Daftar Arsip Inaktif Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul series dan deskripsinya, tahun, volume, kondisi, jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan) menggunakan formulir lampiran 1. 24
d. Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata dengan rapi dan sesuai dengan aslinya. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numerik maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap folder/map, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan bok yang lain.
e. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Pemindahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Seksi/Bidang ke Subbagian Umum UPT. Bukti pemindahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Pemindahan Arsip, menggunakan formulir lampiran 2.
f. Pelaksanaan Pemindahan Sebelum pelaksanaan pemindahan perlu dilakukan pemeriksaan oleh Subbagian Umum untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif disertai dengan penandatanganan Berita Acara Pemindahan oleh Kasubdit dan Kasubbag Umum, dibuat rangkap 2 masing-masing untuk pihak yang memindahkan dan pihak yang menerima.
2. Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil apapun. Pada hakekatnya, pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan keberadaan arsip, sejak ia diciptakan kemudian dikelola pada akhirnya dimusnahkan. 25
a. Pemusnahan Duplikasi dan Non Arsip Pemusnahan duplikasi dan non arsip dilakukan melalui prosedur berikut. 1) Pemeriksaan Pengadministrasi
umum/Penata Arsip/Arsiparis
pada unit-unit
kerja
melaksanakan penyortiran arsip dan non arsip serta duplikasi arsip. Yang termasuk non arsip adalah kertas kosong, formulir kosong, map, dan lain-lain yang tidak memiliki informasi. Sedangkan arsip duplikasi adalah arsip yang sama persis dengan aslinya. Jika ditemukan arsip duplikasi, maka dipilih salah satu untuk disimpan dan diperlakukan sebagai asli.
2) Pemusnahan Unit kerja dapat memusnahkan duplikasi dan non arsip secara langsung dengan menggunakan alat pencacah apabila jumlahnya tidak melebihi 500 lembar.
3) Membuat daftar non arsip dan duplikasi Jika duplikasi dan non arsip jumlahnya melebihi 500 lembar, maka unit kerja membuat daftar duplikasi dan non arsip.
4) Memindahkan non arsip dan duplikasi arsip Unit kerja mengirimkan duplikasi dan non arsip ke Subbagian Umum UPT.
5) Pengumpulan duplikasi dan non arsip Subbagian Umum UPT menerima dan menghimpun duplikasi dan non arsip.
26
6) Pemusnahan Subbagian Umum UPT melaksanakan pemusnahan duplikasi dan non arsip secara bersama-sama dengan membuat Berita Acara Pemusnahan duplikasi dan non arsip.
b. Pemusnahan Arsip Inaktif yang memiliki jangka simpan 4 tahun Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan sampai dengan 4 tahun dilakukan oleh Subbagian Umum UPT, dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut.
1) Pemeriksaan Penata Arsip/Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (sampai dengan 4 tahun) sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip atau peraturan perundangan yang berlaku.
2) Pendaftaran Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3.
3) Penataan Menata, mengelompokan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.
4) Penilaian Subbagian Umum UPT menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dan unit-unit pemilik arsip untuk dilakukan penilaian arsip. 5) Persetujuan dan Pengesahan 27
(1) Kasubbag Umum mempersiapkan surat permohonan rekomendasi dan mengajukan
kepada
Kepala
UPT
untuk
ditandatangani.
Surat
permohonan rekomendasi yang dilampiri daftar arsip yang akan dimusnahkan, disampaikan ke Sesditjen melalui Kepala Bagian Umum. (2) Kepala UPT melakukan koordinasi dengan pihak terkait (Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal) dalam melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. (3) Permintaan persetujuan pemusnahan arsip ditujukan kepada Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, setelah rekomendasi yang dilampiri daftar arsip yang akan dimusnahkan dinilai oleh Kepala UPT. (4) Dirjen PAUDNI menerbitkan surat persetujuan pemusnahan arsip.
6) Pelaksanaan Pemusnahan Subbagian Umum UPT melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum dan Bagian Hukum dan Kepegawaian Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal.
c.
Pemusnahan Arsip yang memiliki jangka simpan 5 s.d. 9 tahun Pemusnahan arsip yang memiliki jangka simpan 5 s.d. 9 tahun dilakukan oleh Sub Bagian Umum UPT dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut. 1) Pemeriksaan Penata Arsip/Arsiparis memeriksa arsip yang sudah habis jangka waktu simpannya (5 s.d. 9 tahun) sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan memiliki keterangan musnah. Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya yang berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip atau peraturan perundangan yang berlaku. 2) Pendaftaran
28
Mendaftar arsip yang akan dimusnahkan menggunakan formulir lampiran 3. 3) Penataan Menata, mengelompokkan, dan memberi nomor arsip sesuai dengan nomor daftar arsip yang akan dimusnahkan.
4) Pembentukan Panitia Penyusutan Kepala UPT membentuk Panitia Pemusnahan arsip.
5) Penilaian Kasubbag Umum UPT menyampaikan daftar arsip yang akan dimusnahkan kepada unit kerja (unit kerja pemilik arsip, Bagian Umum Sekretariat Ditjen) untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. 6) Persetujuan dan Pengesahan (1) Kepala
Subbagian
Umum
mempersiapkan
surat
permohonan
rekomendasi kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal untuk ditandatangani oleh Kepala UPT. Surat permohonan rekomendasi dilampiri dengan daftar arsip yang akan dimusnahkan. Selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada Sesjen Kemdikbud melalui Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH) dengan tembusan Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. (2) Unit terkait (Subbagian Umum UPT, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, PIH) melakukan penilaian bersama. (3) Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH) mempersiapkan surat rekomendasi Sesjen. Rekomendasi Sesjen kemudian
disampaikan
kepada Kepala UPT dengan tembusan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal. (4) Kepala UPT mengesahkan pemusnahan arsip melalui Surat Keputusan.
29
7) Pelaksanaan Pemusnahan Subbagian Umum UPT melakukan pemusnahan secara total disertai dengan Berita Acara dan disaksikan oleh minimal 2 orang saksi dari Bagian Umum/PIH Setjen dan Subbag Tatalaksana dan perundang-undangan/ Biro Hukum dan Organisasi.
3. Penyerahan Arsip Permanen kepada Lembaga Kearsipan Provinsi. Penyerahan arsip ke Lembaga Kearsipan Provinsi dilakukan bila arsip tersebut memang benar-benar bernilai guna sekunder atau arsip statis, dengan prosedur sebagai berikut.
a.
Pemeriksaan Penata Arsip/ Arsiparis Sub Bagian Umum UPT melakukan pemeriksaan berkas yang telah disimpan selama 10 tahun atau lebih. Penentuan suatu arsip sudah inaktif atau belum dapat dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip sebagaimana diatur dalam Kepmendiknas Nomor 145/U/2004 dan Permendiknas Nomor 13 Tahun 2006. (Penentuan arsip sebagai arsip permanen berdasarkan jadwal retensi arsip dilaksanakan dengan melihat kolom keterangan di dalam jadwal retensi arsip).
b. Membuat Daftar Arsip Permanen Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip permanen maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya dan deskripsinya, tahun, volume, kondisi, jalan masuk (sistem penyimpanan yang digunakan), menggunakan formulir lampiran 4.
30
c.
Penataan Arsip Penataan arsip dilaksanakan untuk menjaga agar arsip tertata dengan rapi dan sesuai dengan aslinya. Misalnya arsip yang ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filling numerik maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembaran arsip dalam setiap folder/map, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam bok dan penataan antara bok yang satu dengan bok yang lain.
d. Penilaian Kepala UPT mengkoordinasikan pelaksanaan penilaian arsip permanen dengan unit kearsipan terkait (Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal, Sesjen dan Lembaga Kearsipan Provinsi). Unit kearsipan terkait melakukan penilaian bersama-sama terhadap arsip permanen yang akan dipindahkan untuk memastikan bahwa arsip tersebut memenuhi kriteria arsip permanen. e.
Persetujuan Berdasarkan hasil penilaian, Kepala UPT meminta persetujuan pemindahan arsip permanen ke Lembaga Kearsipan Provinsi kepada Direktur Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal melalui Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dengan tembusan ke Sekretaris Jenderal Kemdikbud.
f.
Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip Penyerahan arsip merupakan pengalihan wewenang dan tanggungjawab dari Lembaga Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal kepada Lembaga Kearsipan Provinsi. Bukti penyerahan arsip diwujudkan dalam bentuk Berita Acara Penyerahan Arsip, menggunakan formulir lampiran 2.
31
g.
Pelaksanaan Penyerahan Sebelum penyerahan dilakukan, arsip yang akan diserahkan harus diperiksa terlebih dahulu oleh Penata arsip/Arsiparis Lembaga Kearsipan Provinsi. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian antara daftar dengan fisik arsip yang akan diserahkan. Penyerahan arsip permanen disertai dengan penandatanganan Berita Acara Penyerahan antara pihak yang menyerahkan dan yang menerima. Berita Acara dan daftar arsip yang diserahkan ditembuskan ke Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
32
BAB IV KRITERIA Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, dalam penjelasannya menyatakan bahwa ketentuan jadwal retensi arsip tidak berlaku surut. Oleh karena itu, bagi arsip yang tercipta sebelum jadwal retensi ditetapkan, secara hukum tidak dapat disusutkan berdasarkan jadwal retensi yang ada. Jadwal retensi hanya digunakan sebagai referensi namun tidak dapat dijadikan dasar hukum. Di samping itu, jika masih terdapat jenis arsip yang tidak tercantum dalam jadwal retensi maka penyusutannya harus dilakukan dengan prosedur sebagaimana yang diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip di atas. Langkah yang dapat ditempuh dalam penyusutan arsip tidak berdasarkan jadwal retensi adalah sebagai berikut.
A. Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Maka sebelum menyusun perencanaan, perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah, kondisi, lokasi, tahun, dan lain-lain yang menyangkut dengan data untuk pembenahan arsip. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan. Untuk melakukan survey arsip menggunakan formulir lampiran 6.
B. Penelitian Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah sistem penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan ”azas provenance” dan azas aturan asli. ”Azas provenance” terkait dengan pencipta arsip. Suatu organisasi yang berumur 10 tahun mungkin telah berubah tiga kali keorganisasiannya, maka penataan arsip harus dikelompokkan atas tiga periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu 33
dicampur dengan arsip dari organisasi lainnya. Tidak benar pula penataan arsip dari periode A dicampur dengan arsip yang berasal dari periode B. Azas ”original order” terkait dengan sistem penataan asli. Jika pada suatu periode arsip diatur dengan sistem takah (sistem pemberkasan yang dilakukan oleh kalangan TNI), maka penataannya harus dikembalikan ke takah. Jika dengan sistem geografis juga harus dikembalikan ke sistem geografis.
C. Rekonstruksi Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain.
D. Inventarisasi atau Pendeskripsian Arsip Inventarisasi arsip dilaksanakan melalui kegiatan pendeskripsian atau pemberian arsip, sehingga diketahui informasi tentang arsip yang akan dibenahi. Pendeskripsian arsip sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi tentang konteks dan isi arsip. Menurut ISAD(G) (International Standart Archival Description General) deskripsi arsip setidaknya memuat 6 unsur deskripsi, yaitu: identitas, konteks, isi, struktur, kondisi akses dan materi terkait. Identitas arsip tergambar pada nama atau kode pencipta, tanggal penciptaan, jenjang deskripsi, volume, dan lain-lain. Konteks arsip menyangkut nama pencipta, riwayat, lingkungan sosial, daerah geografis dan lain-lain. Isi arsip adalah materi atau informasi yang termuat di dalam arsip. Struktur arsip menyangkut organisasi informasi, bentuk redaksi, format, sistem penyimpanan dan tatacara penggunaannya dan lain-lain. Kondisi akses adalah jalan masuk atau ”finding aids” yang ada. Materi yang terkait adalah materi-materi di luar arsip yang dideskripsikan, yang memiliki hubungan informasi.
Keenam unsur deskripsi itu sedapat mungkin tercermin dalam setiap jenjang deskripsi sejak file, series hingga fonds atau grup arsip. Kemudian antara jenjang yang satu dan jenjang yang lain memiliki hubungan yang dapat digambarkan melalui konteks dan isi 34
arsip yang dideskripsikan. Dalam konteks penyusutan, maka deskripsi arsip yang dilakukan adalah deskripsi series arsip.
Setiap kali membuat deskripsi arsip, maka perlu diberi identitas kode nomor untuk menandai hasil deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan kode antara kode deskripsi dengan kode fisik harus benar-benar dijaga, jangan sampai terjadi kekeliruan. Karena kesalahan ini, berarti hilangnya informasi arsip yang kita deskripsikan.
E. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan sistem penataan aslinya. Misalnya sistem penataannya berdasarkan subjek, maka perlu dibuat semacam skema agar masih dapat dikenali pola atau skema klasifikasi subjeknya. Skema atau pola ini dijadikan dasar pengelompokan kartu deskripsi, yang kemudian dituangkan dalam bentuk daftar. Pengelompokkan kartu deskripsi diikuti pula oleh fisik arsipnya, sehingga penataan dan nomor kartu sama dengan nomor fisik arsip.
F. Seleksi dan Penilaian Arsip Setelah daftar pertelaan arsip sementara tersusun, maka selanjutnya dilaksanakan kegiatan seleksi dan penilaian arsip, untuk menentukan: mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif, sebagai arsip inaktif, mana arsip yang dapat diusulkan musnah dan mana yang akan diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional.
35
G. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan dan Diserahkan Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip di atas adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar arsip yang diusulkan musnah, atau daftar arsip yang diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional.
H. Pelaksanaan Penyusutan Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional. Kegiatan pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan di atas secara umum sama, namun khusus untuk arsip-arsip yang disusutkan tidak berdasarkan jadwal retensi arsip maka pembedaan arsip yang umur 10 tahun kurang atau lebih tidak berlaku. Semua arsip diperlakukan sama, yaitu dianggap 10 tahun atau lebih.
36
BAB V PENUTUP Penyusunan Norma, Standar, Prosedur dan Kriteria (NSPK) Penyusutan Arsip dibuat untuk digunakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal serta UPT. Implementasi NSPK ini diharapkan dapat lebih menertibkan kegiatan administrasi kearsipan dalam menunjang kelancaran proses manajemen, meningkatkan efisiensi penggunaan ruang dan peralatan penyimpanan arsip, yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerja Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Nonformal, dan Informal dan jajarannya.
Jakarta, Sekretaris,
Dr. Gutama NIP 195308181979031001
37
LAMPIRAN 1 FORMULIR DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
Nama Unit Kerja Alamat Penanggungjawab NO
: : :
JENIS ARSIP
TAHUN
JUMLAH
SISTEM PENATAAN
KET
Tempat, tgl, bulan, tahun Kepala Unit ..........
...............................
vii
LAMPIRAN 2 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARIP INAKTIF UNIT KERJA: .....................................
Pada hari ini .............. tanggal ..................bulan ................tahun ................... dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja Direktorat Pembinaan Pendidikan Masyarakat ke Pusat Arsip/Bagian Umum, yang melibatkan: Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
Dra. Triana Januari, M.Pd. Kasubbag Tata Usaha Dit. Pembinaan Dikmas ............................. Dit. Pembinaan Pendidikan Masyarakat Ditjen PAUDNI
Dalam hal ini bertindak atas nama Direktorat Pembinan Pendidikan Masyarakat sebagai Pihak I Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
Drs. Hasan Bisri, M.M.Pd Kasubbag Persuratan dan Kearsipan Ditjen PAUDNI ............................. Bagian Umum Ditjen PAUDNI
Dalam hal ini bertindak atas nama Bagian Umum Ditjen PAUDNI sebagai Pihak II Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak II Akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I.
PIHAK II
PIHAK I
Drs. Hasan Bisri, M.M.Pd
Dra. Triana Januari, M.Pd.
viii
LAMPIRAN 3 FORMULIR DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
Nama Unit Kerja Alamat NO
: : JENIS ARSIP
TAHUN
JUMLAH
KET
Tempat, tgl, bulan, tahun Kepala Unit ..........
...............................
ix
LAMPIRAN 4 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP UNIT KERJA: .....................................
Pada hari ini .............. tanggal ..................bulan ................tahun ................... telah dilaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dalam daftar terlampir berdasarkan Surat Keputusan ..........Nomor ......... Tentang ........... Arsip yang dimusnahkan berasal dari unit kerja ................................................, sebanyak ............nomor atau ...........lembar/map/boks/meter linier, dengan cara: dicacah/dibakar/dibubur/cara lainnya, yaitu ............., di .................sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip dilaksanakan karena arsip tersebut sudah tidak memiliki nilaiguna lagi, tidak memiliki hubungan atau berpotensi memiliki hubungan dengan kasus hukum yang sedang terjadi, dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan arsip dilaksanakan setelah mendengar pertimbangan dari unit kerja/panitia penilai serta telah mendapat rekomendasi/persetujuan dari ............
Kepala Unit...................
Saksi-saksi: 1. Nama – jabatan – tandatangan 2. Nama – jabatan - tandatangan
.................................
x
LAMPIRAN 5 BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS UNIT KERJA: .....................................
Berdasarkan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pada hari ini ......................tanggal ..................bulan ......................tahun .......... bertempat di .......................... Jalan...............................yang bertandatangan di bawah ini: Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
............................. Kepala UPT .............................. UPT ......................
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama UPT ............................................selanjutnya disebut pihak yang menyerahkan Nama Jabatan NIP Unit Kerja
: : : :
.............................. Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi.................... ............................. Lembaga Kearsipan Provinsi
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Lembaga Kearsipan Provinsi ............., selanjutnya disebut pihak yang menerima; Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis sebanayak........... sebagaimana daftar terlampir, untuk dimanfaatkan seluas-luasnya bagi kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan, kemasyarakatan serta kemaslahatan bangsa sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
Pihak yang menyerahkan, Kepala UPT ...........
......................
Pihak yang menerima, Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi .............
.........................
xi
PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN DIREKTORAT
vi
PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI DIREKTORAT KE SEKRETARIAT
vii
PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DI LINGKUNGAN UPT PAUDNI
viii
PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF DARI BAGIAN UMUM KE PIH
ix
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN SUBDIREKTORAT
x
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN SEKSI/BIDANG UPT PAUDNI
xi
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILIKI JANGKA SIMPAN 5 S.D. 9 TAHUN OLEH SUBBAGIAN UMUM UPT PAUDNI
xii
PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BAGAN PROSES PEMUSNAHAN ARSIP YANG MEMILKI JANGKA SIMPAN 10 TAHUN LEBIH OLEH UPT
xiii
