BUPATI BANTUL PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR 12 TAHUN 2009 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BUPATI BANTUL, Menimbang
:
a. bahwa penyusutan arsip merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi; b. bahwa Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul belum mengatur secara teknis pelaksanaan penyusutan arsip kepegawaian; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a. dan huruf b. perlu menetapkankan Peraturan Bupati Bantul tentang Petunjuk Teknis Penyusutan Arsip Kepegawaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.
Mengingat
:
1. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Keputusan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 02 Tahun 2000 dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2000 tentang Jadwal Retensi Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 6. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip; 7. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip; 8. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 13 Tahun 2007 tentang Penetapan Urusan Pemerintahan Wajib dan Pilihan Kabupaten Bantul; 9. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul; 10. Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
11. Peraturan Bupati Bantul Nomor 68 Tahun 2007 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 12. Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. MEMUTUSKAN: Menetapkan
: PERATURAN BUPATI BANTUL TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan: 1. Gubernur adalah Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Pemerintah Kabupaten adalah Pemerintah Kabupaten Bantul. 3. Bupati adalah Bupati Bantul. 4. Kantor Arsip adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul. 5. Instansi adalah Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Dinas Daerah, Pemerintah Kecamatan, dan Pemerintah Desa di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. 6. Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Kantor Arsip Kabupaten Bantul.
7. Unit Pengolah Pemerintah Kabupaten Bantul adalah Instansi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. 8. Unit Kearsipan Instansi adalah unit kerja yang bertanggungjawab pada pembinaan arsip aktif dan pengelolaan arsip inaktif di Instansi, yaitu: Bagian Umum, Sekretariat, Sub Bagian Tata Usaha, dan Unit Pelaksana Teknis Dinas 9. Unit Pengolah Instansi adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi Instansi, yaitu: Sekretariat, Bagian, Sub Bagian, Bidang, Sub Bidang, Seksi, Inspektur Pembantu Bidang, Unit Pelaksana Teknis Dinas. 10. Arsip adalah arsip kepegawaian. 11. Arsip Kepegawaian adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh unit-unit kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang berkaitan dengan pengelolaan administrasi kepegawaian. 12. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 13. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 14. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. 15. Nilai guna arsip arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pemerintahan dan kegidupan kebangsaan pada umumnya.
16. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip dengan cara pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. 17. Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan: 18. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 19. Penyerahan arsip adalah kegiatan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan. 20. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan arsip serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. 21. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis atau seri arsip kepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya serta keterangan lain yang diperlukan sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip kepegawaian. 22. Daftar Arsip adalah daftar sekurang-kurangnya berisi nomor urut, series atau uraian berkas, tahun pembuatan arsip, jumlah arsip dan keterangan, yang digunakan sebagai sarana penemuan kembali dan penyusutan arsip. 23. Series atau uraian berkas adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit yang berkaitan dari segi fungsinya atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
BAB II KEBIJAKSANAAN PENYUSUTAN ARSIP
Pasal 2 (1) Penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. (2) Penyusutan arsip dilaksanakan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian untuk arsip yang tercipta setelah dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip. (3) Penyusutan arsip yang tercipta sebelum dikeluarkannya Jadwal Retensi Arsip disusutkan berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum Untuk Menentukan Nilai Guna Arsip. (4) Penyusutan arsip dilaksanakan oleh setiap Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. (5) Setiap penyusutan arsip dilakukan penilaian. (6) Penyusutan dilaksanakan oleh tim yang anggotanya sekurangkurangnya terdiri dari unsur unit pengolah, unit kearsipan, dan arsiparis. (7) Bagi instansi yang belum memiliki arsiparis dapat meminta bantuan Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten. (8) Arsip yang keterangannya dinyatakan dinilai kembali setelah masa retensinya habis dilakukan penilaian kembali oleh tim penyusutan. (9) Hasil dari penilaian tersebut ayat (8) sebagai dasar penyusutan. (10) Penyusutan arsip dalam bentuk apapun dibuatkan Surat Keputusan, Daftar Arsip dan Berita Acara. Pasal 3 Pemindahan Arsip (1) Arsip yang retensi keseluruhan kurang dari 5 (lima) tahun dipindahkan dari Unit Pengolah Instansi ke Unit Kearsipan Instansi. (2) Arsip yang retensi keseluruhan 5 (lima) tahun atau lebih dipindahkan dari Unit Kearsipan Instansi ke Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten.
Pasal 4 Pemusnahan Arsip (1) Arsip yang retensinya 1 (satu) tahun sampai 4 (empat) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Instansi setelah mendapat persetujuan dari Gubernur melalui Bupati. (2) Arsip yang retensinya 5 (lima) tahun sampai 9 (sembilan) tahun dimusnahkan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten setelah mendapat persetujuan dari Gubernur. (3) Pemusnahan arsip yang retensinya 10 (sepuluh) tahun atau lebih terlebih dahulu dimintakan pertimbangan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. (4) Pemusnahan arsip dilaksanakan secara kimiawi. (5) Apabila pemusnahan arsip bekerjasama dengan pihak lain harus dibuatkan surat perjanjian pemusnahan.
BAB IV PENUTUP Pasal 7 (1) Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. (2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul . Ditetapkan di Bantul pada tanggal 4 Februari 2009 BUPATI BANTUL,
Pasal 5 Penyerahan Arsip M. IDHAM SAMAWI (1) Arsip statis yang bukan berskala kabupaten diserahkan ke Lembaga Kearsipan Provinsi. (2) Penyerahan arsip statis sebagaimana tersebut ayat (1) dilakukan oleh Unit Kearsipan Pemerintah Kabupaten BAB III PELAKSANAAN PENYUSUTAN Pasal 6
Dimuat dalam Berita Daerah Kabupaten Bantul Nomor Tanggal
: :
Tahun 2009
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN BANTUL,
Teknis pelaksanaan penyusutan baik di tingkat Instansi maupun tingkat Kabupaten adalah sebagaimana diuraikan dalam Lampiran Peraturan ini. GENDUT SUDARTO
LAMPIRAN
1) Menyeleksi arsip aktif yang dimiliki oleh Unit Pengolah,
PERATURAN BUPATI BANTUL NOMOR : 12 TAHUN 2009 TANGGAL : 4 FEBRUARI 2009
untuk mengetahui arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif atau belum dengan cara mencocokkan tahun arsip dengan retensi aktif yang tercantum dalam JRA.
TEKNIS PENYUSUTAN ARSIP KEPEGAWAIAN BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
Contoh: Berkas proses izin/penolakan perkawinan/perceraian yang tercipta
I. PEMINDAHAN ARSIP
tahun 2009 dan dalam JRA
retensi
aktifnya 1 tahun, maka arsip tersebut tahun 2010 sudah
Penyusutan arsip kepegawaian berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
memasuki masa inaktif dan waktunya dipindahkan ke
meliputi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.
unit kearsipan.
Pemindahan arsip terdiri dari :
2) Memeriksa isi file apakah di dalamnya terdapat non arsip
a. Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi ; dan
( duplikasi, blanko kosong, dsb ). Apabila ada non
b. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten.
arsipnya maka dikeluarkan dan dimusnahkan.
Adapun teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
b. Mendaftar Arsip 1) Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar
A. Pemindahan Arsip dalam lingkungan instansi
Arsip yang dipindahkan sesuai dengan penataan ketika
Pemindahan arsip dalam lingkungan instansi ialah memindahkan arsip yang sudah inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam satu Instansi.
arsip tersebut masih aktif. 2) Daftar
Arsip dibuat rangkap 2 (dua). Ditandatangani
oleh penyusun (Arsiparis/Petugas Arsip) yang diketahui
Teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
oleh pimpinan Unit Pengolahnya.
1. Unit Pengolah a. Memeriksa Arsip
1
2
Contoh Daftar Arsip yang dipindahkan :
Cara pengisian Daftar arsip yang dipindahkan :
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
1. Nomor
: Diisi nomor urut arsip
2. Kode
: Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan
Unit Pengolah : No. 1 1
Kode 2 800
2
840
3
856
4
873
5
6
892
Series / Uraian masalah 3 Berkas perorangan Pejabat Negara ( Bupati / Wakil Bupati ) SK Kesejahteraan Pegawai SK Pengangkatan PNS (Kolektif) Berkas surat proses izin/ Penolakan perkawinan/ perceraian Berkas surat ijin belajar/ Tugas belajar Dan seterusnya
Tahun 4 2009
Volume Box, folder,dst 5 1 folder
Keterangan 6 Asli
3. Series/Uraian masalah
: Diisi series Arsip atau isi berkas
4. Tahun
: Diisi tahun yang tercantum dalam arsip
5. Volume
: Diisi jumlah arsip
6. Keterangan
: Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan lain yang diperlukan (tulisan Jawa,
2009
1 folder
Asli
2009
1 box
Asli
2009
2 folder
Asli
Bahasa Inggris, dll )
c. Menata Arsip Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya kedalam boks arsip. Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip. 2009
2 folder
Asli
2009
2 folder
Asli
Bantul, ………….. Kepala Unit Pengolah ( ……………… )
3
4
Contoh
: Contoh Berita Acara Pemindahan Arsip dalam satu instansi : 5 KOP BERITA ACARA Nomor :......... TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Pada hari ini Sabtu Tanggal dua bulan Agustus Tahun Dua ribu sepuluh Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Sumber Daya Kesehatan ke Sekretariat, yang bertandatangan dibawah ini : NAMA NIP Jabatan
d. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk dipindahkan maka dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip. Berita Acara Pemindahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi) dan Pimpinan Unit Kearsipan serta diketahui oleh Pimpinan Instansi.
: Daurip : 010368302 : Kepala Bidang Sumber Daya Kesehatan Unit Pengolah : Bidang Sumber Daya Kesehatan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul. Dalam hal ini bertindak atas nama Sub Bagian Diklat yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. NAMA NIP Jabatan Unit Kearsipan
: Dadap : 490367509 : Sekretaris : Sekretariat pada Dinas Kesehatan pada Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
6
PIHAK PERTAMA menyerahkan tanggung jawab dan wewenang pengelolaan arsip dimaksud dalam daftar arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA PIHAK KEDUA akan memberikan layanan arsip kepada PIHAK PERTAMA serta untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
e. Melaksanakan Pemindahan Arsip Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip tersebut
Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.
dibuat rangkap 2
(dua), masing-masing Lembar I (Pertama)
untuk Unit Kearsipan dan Lembar II
(kedua) untuk Unit Pengolah. PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
( Dadap NIP.
( Daurip NIP.
)
2. Unit Kearsipan a. Menerima Arsip
)
Yaitu menerima arsip
inaktif yang diserahkan dari unit
pengolah di Lingkungan Instansi tersebut. b. Memeriksa Arsip Unit
Mengetahui : Kepala
Kearsipan
mencocokan
sebagai
arsip
yang
penerima
arsip
dipindahkan
selanjutnya
dengan
daftar
arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan
( dr. Satria ) NIP. 49000000010
daftarnya maka ditanyakan ke pihak yang menyerahkan sehingga diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara arsip dengan daftarnya.
7
8
c. Menata Arsip
Yaitu menyeleksi arsip yang retensi keseluruhan 5 tahun
yaitu melakukan penataan arsip pada rak arsip berdasarkan
atau lebih. Pemeriksaan arsip juga dilakukan untuk
series arsip/jenis arsip dan nomor boks.
memberkaskan arsip/menyatukan yang informasinya saling
Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
terkait. Contoh : Dalam Daftar Arsip milik seksi A terdapat arsip tentang X dan dalam Daftar Arsip milik seksi B juga terdapat arsip tentang X maka arsip tersebut harus digabungkan sehingga menjadi berkas yang lengkap dan utuh serta mencerminkan Tugas dan Fungsi Instansi.
b. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip hasil penyeleksian ke dalam formulir Daftar Arsip yang
dipindahkan sesuai dengan sistem
penataan sebelumnya. Contoh :
B. Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan
DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN
Kabupaten
Instansi : Dinas Kesehatan Kab. Bantul
Pemindahan arsip dari instansi ke Unit Kearsipan Kabupaten dilakukan
oleh
Unit
Kearsipan
Instansi
(Unit
Pengolah
Kabupaten) ke Unit Kearsipan Kabupaten. Teknis pemindahannya sebagai berikut :
Kode
1 1
2 800
3 4 Berkas perorangan Pejabat 2009 Negara ( Bupati / Wakil Bupati )
5 1 folder
2
840
SK Kesejahteraan Pegawai
1 folder
1. Unit Pengolah a. Memeriksa arsip 9
Volume Box, folder,dst
No .
Series / Uraian masalah
Tahun
2009
Ketera ngan
6
1 3
2 856
3
4
SK Pengangkatan 2009 PNS (Kolektif
5
c. Menata Arsip
6
10 Yaitu memasukkan folder kedalam boks arsip. Sebelum foder
2 folder
dimasukkan terlebih dahulu dicantumkan Nomor Urut disudut
Dan seterusnya
4
kiri atas sesuai dengan Daftar Arsip. Contoh : Bantul,2 September 2014 Mengetahui : Ka. Dinas Kesehatan
Sekretaris/Arsiparis
(………………….. )
( ……………… )
Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : 1.
Nomor
: Diisi nomor urut arsip
2.
Kode
: Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama
d. Membuat Berita Acara pemindahan Arsip
dengan sistem penataan 3.
Uraian masalah
: Diisi series Arsip atau isi berkas
Arsip yang telah selesai ditata dan siap untuk dipindahkan
4.
Tahun
: Diisi tahun yang tercantum dalam arsip
maka selanjutnya dibuatkan Berita Acara Pemindahan Arsip.
5.
Volume
: Diisi jumlah arsip
Berita Acara Pemindahan Arsip dibuat rangkap 2 (dua) dan
6.
Keterangan
: Diisi Tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan /
ditandatangani oleh Pimpinan Unit Pengolah (Kepala Instansi )
fotocopy) dan keterangan lain yang diperlukan
dan Pimpinan Unit Kearsipan Kabupaten.
(tulisan Jawa, Bahasa Inggris, dll)
11
12
PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima sejumlah arsip inktif sesuai Daftar Arsip tersebut dari PIHAK PERTAMA untuk dilaksanakan pengelolaannya sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.
Contoh Berita acara Permindahan Arsip: KOP BERITA ACARA Nomor :...........
Berita Acara ini dibuat rangkap 2 (dua) masing-masing : Lembar Kesatu, untuk PIHAK PERTAMA Lembar Kedua, untuk PIHAK KEDUA.
TENTANG PEMINDAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI ..............................
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Pada hari ini Selasa Tanggal empat belas Bulan September Tahun Dua ribu empat belas, yang bertanda tangan di bawah ini : NAMA :Suto NIP : 49002345 Jabatan : Kepala Dinas Unit Kerja : Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama ( Instansi ) yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : NAMA : Sudarti Mobonggi, SH NIP : 490025129 Jabatan : Kepala Kantor Unit Kerja : Kantor Arsip Kabupaten Bantul Dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Unit Kearsipan Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA :
PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA
( Sudarti Mobonggi, SH ) NIP.
(S u t o) NIP.
e. Melaksanakan pemindahan. Yaitu menyerahkan arsip inaktif ke unit kearsipan Kabupaten yang disertai dengan Berita Acara Pemindahan dan Daftar
PIHAK PERTAMA menyatakan telah memindahkan arsip inaktif sejumlah .... Boks yang berisi .... berkas seperti tercantum pada Dafatr Arsip terlampir kepada PIHAK KEDUA.
Arsip yang dipindahkan. Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan tersebut dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Kesatu)
13
untuk Unit 14
Kearsipan
Kabupaten dan Lembar II (kedua) untuk Unit
Pengolah.
Contoh : GAMBAR PENATAAN ARSIP PADA RAK ARSIP
2. Unit Kearsipan Kabupaten
a. Menerima Arsip Yaitu menerima arsip inaktif yang diserahkan dari unit pengolah Instansi b. Memeriksa Arsip Kegiatan yang dilakukan yaitu mencocokan arsip yang dipindahkan dengan daftar arsipnya. Apabila ditemui ketidakcocokan antara arsip dengan daftar arsipnya maka ditanyakan kepihak yang menyerahkan sampai diperoleh kepastian adanya kesesuaian antara jumlah arsip dengan daftar arsipnya.
II. PEMUSNAHAN Pemusnahan Arsip dibedakan antara arsip yang retensinya kurang
c. Menata Arsip
dari 5 tahun , 5 tahun sampai 9 tahun, dan 10 tahun keatas.
Setelah diperiksa dan ada kesesuaian antara arsip dan
Pemusnahan dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Instansi maupun
daftarnya maka dilakukan penataan arsip pada rak arsip
Unit Kearsipan Kabupaten.
berdasarkan series arsip/jenis arsip dan nomor boks.
A. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Instansi Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Instansi dilakukan terhadap arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun. Teknis pelaksanaannya sebagai berikut : 15
16
1. Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun
1
2
2
89 2
kemudian memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan informasinya.
Apabila
sudah
dapat
dipastikan
bahwa
3
Berkas surat ijin belajar/ 2009
5
6
1 folder
Tugas belajar Dan seterusnya
3
4
2009
1 folder
arsipnya telah habis retensinya dan dinyatakakan musnah serta tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya di
Bantul, ……..2012.
buatkan daftar.
Pimpinan Instansi
2. Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah.
( ……………… )
Contoh :
NIP DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH
Unit Kerja No . 1 1
Kod e 2 873
Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan :
: Series / Uraian masalah 3 Berkas proses
Tahu n
4 surat 2009
Volume Box, folder,ds t 5 1 folder
Keteranga n
1.
Nomor
: Diisi nomor urut arsip
2.
Kode
: Diisi nomor kode klasifikasi arsip sama dengan sistem penataan
6
izin/
Penolakan
3.
Series/Uraian masalah
: Diisi series Arsip atau isi berkas
4.
Tahun
: Diisi tahun yang tercantum dalam arsip
5.
Volume
: Diisi jumlah arsip
6.
Keterangan
: Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/ tembusan/ fotocopy ) dan keterangan
perkawinan/
lain yang diperlukan (tulisan Jawa,
perceraian
Bahasa Inggris, dll )
18 17
Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami
3. Memintakan persetujuan Unit Pengolah Unit Kearsipan meminta persetujuan kepada Unit Pengolah
mengajukan usul pemusnahan arsip kepegawaian
agar meneliti kembali daftar arsip yang diusulkan musnah.
sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir..
4. Mengajukan Usul Musnah kepada Bupati Yaitu
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
membuat surat pengajuan usul pemusnahan arsip
kepada Bupati dengan dilampiri Daftar Arsip Usul Musnahnya
terima kasih.
Contoh Surat persetujuan usul musnah : Kepala Instansi KOP SURAT ....................... Tanggal,………………….
No.
: 045/
Lamp.
: 1 exp
Hal
: Pengajuan usul
NIP. Tembusan :
Kepada
Pemusnahan Arsip
Unit Kearsipan Kabupaten
Yth. Bupati Bantul Di Bantul
5. Permohonan Persetujuan Gubernur Unit Kearsipan Kabupaten selanjutnya melakukan penilaian arsip. Hasil dari penilaian apabila sudah sesuai dan tidak ada
Berdasarkan Peraturan Pemeruntah nomor 38 Tahun
2007
Tentang
Kewenangan
Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi,
dan
Pemerintah
Kabupaten/Kota;
dan
permasalahan, maka selanjutnya membuat surat permintaan persetujuan pemusnahan arsip kepada Gubernur dengan dilampiri daftar arsip usul musnah.
Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan
19
20
Contoh Surat persetujuan Usul Musnah :
6. Terbit surat Keputusan Pemusnahan Setelah mendapatkan persetujuan
maka
diterbitkan Surat Keputusan Pemusnahan oleh Bupati.
KOP SURAT SETDA Nomor Lamp. Hal
Gubernur,
: 045 / Tanggal ,……….. : 1 exemplar : Permintaan persetujuan Kepada Pemusnahan Arsip Yth. Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Di Yogyakarta
Contoh Keputusan Pemusnahan Arsip :
Berdasarkan Peraturan Pemeruntah nomor 38 Tahun 2007 Tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Kabupatenm/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan usul pemusnahan arsip kepegawaian sebagaimana yang tercantum dalam Daftar Arsip Usul Musnah terlampir. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR ..................... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI................... KABUPATEN BANTUL
BUPATI BANTUL,
An. Bupati Sekretaris Daerah
Menimbang
....................... NIP. Tembusan : 1. Lembaga Kearsipan Provinsi DIY 2. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul
:
a. bahwa sebagai tindaklanjut dari Peraturan Bupati nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; b. bahwa sebagai tindaklanjuti Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor:.........;
21
22
c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Kepegawaian Instansi.......; Mengingat
:
1.
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan;
2.
Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
4.
5.
6.
Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Bantul;
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 05 Tahun 2007 dan 41 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 10 Tahun 2007 tentang Pokok-
23
7.
Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
8.
Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul
9.
Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
MEMUTUSKAN : Menetapkan KESATU
: :
KEDUA
:
Pemusnahan Arsip Kepegawaian Instansi ........... Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini. Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut diktum KESATU diatas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip dengan cara peleburan secara kimiawi
24
dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. KETIGA
:
Contoh Pemusnahan Arsip : KOP
Keputusan ini mulai berlaku mulai tanggal ditetapkan
BERITA ACARA Nomor :............ TENTANG
Ditetapkan di Bantul Pada tanggal:.............
PEMUSNAHAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI...............................
BUPATI BANTUL,
Pada hari ini Rabu tanggal dua belas tahun Duaribu dua belas yang bertanda tangan di bawah ini : ........................................... Salinan Keputusan Bupati ini disampaikan kepada Yth : 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Ketua DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul; 4. Kepala Instansi...................; 5. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan sebagaiman mestinya.
7. Membuat Berita Acara Berdasarkan Surat Keputusan Pemusnahan, selanjutnya rangkap 2, lembar pertama
( Lembar I )
Pengolah (Instansi) dan Lembar kedua
untuk Unit
( Lembar II ) untuk
Lembaga Kearsipan Kabupaten.
1. Nama : NIP : JABATAN : Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : NIP : Jabatan : Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Berdasarkankan surat Persetuan Gubernur nomor .......... tanggal ........... dan Keputusan Bupati Bantul Nomor .............. tanggal ................... telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Instansi........ sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir dengan cara dilebur secara kimiawi.
Bantul, …………………
25
26
PIHAK KEDUA
(
Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA : NIP : Jabatan : Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA :
PIHAK PERTAMA Kepala Instansi
)
(
)
SAKSI SAKSI Bidang Hukum
(
Bidang Pengawasan
)
(
2. NAMA : Pekerjaan : Jabatan : Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA :
) Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :
8. Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila dalam memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian. Contoh surat perjanjian :
KOP
Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi ) Kepegawaian …….(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur DIY Nomor …………..……. Dan Keputusan Bupati Nomor…………….. Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
SURAT PERJANJIAN Nomor :………
Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagaian maupun keseluruhan.
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP
27
28
Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi. Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang –Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan :Inspektur Instansi :Inspektorat Kabupaten Tanda Tangan: 2. Nama : NIP : Jabatan :Kepala Instansi : Bagian Bantul Tanda Tangan :
Hukum
Sertda
Kabupaten
3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Unit Kearsipan Kabupaten Tanda Tangan :
B. Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan Kabupaten Pemusnahan arsip di Unit Kearsipan Kabupaten meliputi arsip yang retensinya 5 tahun sampai 9 tahun dan arsip yang retensinya 10 tahun keatas.
PIHAK PERTAMA
Teknis pelaksanaannya sebagai berikut :
PIHAK KEDUA
1. Pemusnahan Arsip yang retensi 5 tahun sampai dengan 9 tahun (Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia )
1) Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya kurang dari 5 tahun sampai dengan 9 tahun. Selain menyeleksi juga 29
30
memeriksa
kebenaran
isinya
dan
kelengkapan
informasinya. Apabila dalam pemeriksaan tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya
Keterangan : 1. Nomor 2. Seri 3. Tahun 4. Jumlah 5. Keterangan
: Diisi nomor urut arsip : Diisi nama seri atau isi berkas : Diisi tahun penciptaan arsip : Diisi jumlah arsip : Diisi tingkat perkembangan arsip (asli/tembusan/fotocopy)
didaftar. 2) Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul
3) Memintakan persetujuan Bupati Yaitu
Musnah.
menyusun
surat
keputusan
Bupati
tentang
persetujuan pemusnahan Arsip.
Contoh Daftar Arsip Usul Musnah :
Contoh surat Persetujuan Usul Musnah: DAFTAR ARSIP KOP SURAT SETDA
Instansi : Alamat : Telepon : Nomor 1
Seri (Uraian Berkas ) 2
Tahun 3
Jumlah 4
Nomor Lamp. Hal
Keterangan 5
Bantul,…………………… Kepala Unit Kearsipan
(……………………)
31
: : 1 expl : Permohonan persetujuan pemusnahan arsip
Tanggal Kepada Yth. Gubernur Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta di Yogyakarta
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan anatara Pemerintah, Pemerintah Dearah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; dan Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul, maka dengan ini kami mengajukan permohon usul musnah arsip sebagaimana Daftar Arsip Usul Musnah terlampir.
32
Atas persetujuannya kami ucapkan terima kasih. b. bahwa sebagai tindaklanjuti Persetujuan Pemusnahan dari Gubernur DIY Nomor:.........;
a.n Bupati Sekretaris Daerah
c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Kepegawaian Instansi.......;
.............................. NIP.
4) Terbit Surat Keputusan Pemusnahan Mengingat
:
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota;
BUPATI BANTUL KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR ...................... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN INSTANSI................... KABUPATEN BANTUL
Menimbang
BUPATI BANTUL, : a. bahwa sebagai tindaklanjut dari Peraturan Bupati nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
33
4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara
34
Nomor 05 Tahun 2007 dan 41 Tahun 2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 6. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 10 Tahun 2007 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Bantul;
KEDUA
:
Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut diktum KESATU diatas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
KETIGA
:
Keputusan ini mulai berlaku mulai tanggal ditetapkan
7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
Ditetapkan di Bantul Pada tanggal:............. BUPATI BANTUL,
8. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul 9. Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
........................................... Salinan Keputusan Bupati ini disampaikan kepada Yth : 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Ketua DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul; 4. Kepala Instansi...................; 5. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan sebagaiman mestinya.
MEMUTUSKAN : Menetapkan KESATU
: :
Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini.
35
5) Membuat Berita Acara Yaitu membuat Berita Acara Pemusnahan CONTOH :
36
KOP SETDA Bidang Hukum BERITA ACARA Nomor :................
(
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAHAN KABUPATEN BANTUL
Nama Jelas
Bidang Pengawasan
)
(
Nama Jelas
)
6) Memusnahkan Arsip Yaitu memusnahkan arsip secara kimiawi dan disaksikan oleh Tim Penyusutan. Apabila dalam memusnahkan arsip
Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini, berdasar surat Persetujuan Gubernur nomor ...... tanggal dan Keputusan Bupati Bantul Nomor tanggal.........., telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi.
melibatkan pihak lain, dibuatkan surat perjanjian
Contoh surat perjanjian : KOP SETDA SURAT PERJANJIAN Nomor :
Bantul,………………… a.n Bupati Kepala unit Kearsipan Kabupaten Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
( NIP
Nama Jelas
)
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
( Nama Jelas NIP
Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini : 1. NAMA : NIP : Jabatan : Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA :
)
37
38
2. NAMA Pekerjaan Jabatan Alamat Selanjutnya
: : : : disebut sebagai PIHAK KEDUA :
Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut : Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi ) Kepegawaian …….(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur DIY Nomor ……. Dan Keputusan Bupati Nomor……………..
PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama. PIHAK KEDUA
Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
MATERAI
Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagaian maupun keseluruhan. (Rekanan Pemusnah) Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi. Pasal 5
39
PIHAK PERTAMA a.n Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
(Ketua Panitia )
SAKSI-SAKSI 1. Nama : NIP : Jabatan :Inspektur Instansi :Inspektorat Kabupaten Tanda Tangan:
40
Contoh : 2. Nama : NIP : Jabatan :Kepala Instansi : Bagian Bantul Tanda Tangan :
DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH Instansi : Hukum
Sertda
Kabupaten
No.
Kode
1
2
Series/ Uraian masalah 3
Tahun
Jumlah
Keterangan
4
5
6
3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Unit Kearsipan Kabupaten Tanda Tangan :
Bantul, ………….. Kepala Unit Kearsipan Kabupaten Bantul
2. Pemusnahan arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih 2.1 Memeriksa arsip Yaitu menyeleksi arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih.
(
Selain menyeleksi juga memeriksa kebenaran isinya dan kelengkapan
informasinya.
Apabila dalam
pemeriksaan
tersebut sudah dapat dipastikan bahwa arsipnya telah habis retensinya dan tidak terkait dengan arsip lain maka selanjutnya didaftar.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
)
Cara pengisian Daftar Arsip yang dipindahkan : Nomor : Diisi nomor urut arsip Kode : Diisi kode nomor arsip Series/Jenis Arsip : Diisi series arsip atau isi berkas Tahun : Diisi tahun penciptaan arsip Volume : Diisi jumlah arsip Keterangan : Diisi hal-hal yang perlu dikemukakan tentang arsip tersebut.
2.2 Mendaftar Arsip Yaitu mencatat arsip dalam formulir Daftar Arsip Usul Musnah.
2.3 Membentuk
Tim
penilai
Arsip
untuk
menilai
kembali
kemungkinan masih dimiikinya nilai guna arsip, baik untuk
41
42
kepentingan organisasi secara keseluruhan atau kepentingan
Kepala Badan Kepegawaian Negara dan persetujuan Kepala
nasional.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
2.4 Mencatat Dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA)
2.6 Terbit Surat Keputusan Pemusnahan
Hasil penilaian tersebut dicatat dalam Daftar Pertelaan Arsip
Yaitu menyusun surat keputusan Bupati tentang persetujuan
(DPA) sehingga menghasilkan :
pemusnahan arsip dengan dasar surat pertimbangan dari
2.4.1
DPA
arsip
operasional
bernilaiguna tetap
dikelola
permanen oleh
yang
Unit
masih
Kearsipan
Kabupaten
Ketua BPK Pusat dan persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta surat dari Gubernur. Contoh Keputusan Pemusnahan Arsip:
2.4.2 DPA arsip bernilaiguna permanen yang sudah tidak operasional untuk kepentingan Kabupaten tetapi lebih luas untuk kepentingan Provinsi maka diserahkan ke Kantor Arsip Provisnsi DIY sebagai arsip statis. 2.4.3 DPA arsip yang diusulkan musnah, untuk dimusnahkan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
BUPATI BANTUL
2.5 Memintakan pertimbangan Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)melalui Gubernur. Dari hasil penilaian arsip yang dituangkan dalam Daftar Pertelaan Arsip usul musnah dimintakan pertimbangan
43
KEPUTUSAN BUPATI BANTUL NOMOR ...................... TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
44
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara;
BUPATI BANTUL, Menimbang
:
a. bahwa sebagai tindaklanjut dari Peraturan Bupati nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
6. Peraturan Daerah Kabupaten Bantul Nomor 10 Tahun 2007 tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Bantul; 7. Peraturan Bupati Bantul Nomor 02 Tahun 2006 tentang Penanganan Arsip Dinamis Inaktif Tidak Teratur di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul; 8. Keputusan Bupati Bantul Nomor 342 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Bantul
b. bahwa sebagai tindaklanjuti Persetujuan Pemusnahan dari Kepala Arsip Nasiopnal Republik Indonesia Nomor:.........; c. bahwa atas dasar pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan Bupati Bantul tentang Pemusnahan Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul Mengingat
:
9. Peraturan Bupati Bantul Nomor 26 Tahun 2008 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul;
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
MEMUTUSKAN : Menetapkan :
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Kewenangan Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan; 5. Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 05 Tahun 2007 dan 41 Tahun 2007 Tentang
45
KESATU
:
Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Bantul, sesuai dengan Daftar Arsip Musnah sebagaimana tersebut dalam Lampiran Keputusan ini.
KEDUA
:
Untuk melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana tersebut diktum KESATU diatas, ditugaskan kepada Tim Pemusnahan Arsip dengan cara peleburan secara kimiawi dan berpedoman pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
KETIGA
:
Keputusan ini mulai berlaku mulai tanggal ditetapkan
46
Nomor tanggal.........., telah melakukan Pemusnahan Arsip Kepegawaian Pemerintah Kabupaten Bantul sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip terlampir, dengan cara dilebur secara kimiawi.
Ditetapkan di Bantul Pada tanggal:............. BUPATI BANTUL,
........................................... Salinan Keputusan Bupati ini disampaikan kepada Yth : 1. Gubernur Provinsi DIY; 2. Ketua DPRD Kabupaten Bantul; 3. Kepala Inspektorat Kabupaten Bantul; 4. Unit Kearsipan Kabupaten Bantul Untuk diketahui dan atau dipergunakan sebagaimana mestinya.
2.7 Membuat Berita Acara
Bantul, ………………… a.n Bupati Kepala unit Kearsipan Kabupaten Sekretaris Daerah Selaku Selaku Sekretaris Tim Penyusutan Arsi Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul Pemerintah Kabupaten Bantul
( NIP
Nama Jelas
)
( NIP
Nama Jelas
)
KOP SETDA
BERITA ACARA Nomor :................
Bidang Hukum
TENTANG PEMUSNAHAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAHAN KABUPATEN BANTUL
(
Nama Jelas
Bidang Pengawasan
)
(
Nama Jelas
)
Pada hari ini ………. Tanggal ……… Bulan ………. Tahun ………. yang bertandatangan dibawah ini, berdasar surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) nomor ...... tanggal .....dan Keputusan Bupati Bantul
47
48
2.8 Memusnahkan Yaitu
memusnahkan
arsip
secara
kimiawi
disaksikan oleh Tim Pemusnahan. Apabila
dan dalam
Alamat : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA : Berdasarkan kesepakatan bersama antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah mengikat perjanjian sebagai berikut :
memusnahkan arsip melibatkan pihak lain, dibuatkan Pasal 1 Sesuai Keputusan ……….( sesuai SK ) Nomor ………….. tentang Pemusnahan Arsip ( nama instansi ), PIHAK PERTAMA mengijinkan kepada PIHAK KEDUA untuk melaksanakan pemusnahan arsip (nama instansi ) Kepegawaian …….(nama Instansi) yang telah mendapatkan ijin pemusnahan arsip dari Gubernur DIY Nomor ……. Dan Keputusan Bupati Nomor……………..
surat perjanjian Contoh surat perjanjian :
KOP SETDA SURAT PERJANJIAN Nomor :.................
Pasal 2 PIHAK KEDUA bersedia menanggung beban biaya pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1
TENTANG PEMUSNAHAN ARSIP KEPEGAWAIAN PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. Kami yang bertandatangan dibawah ini :
Pasal 4 PIHAK KEDUA melaksanakan pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud Pasal 1 secara total sehingga tidak dikenal lagi baik isi maupun bentuknya dengan cara dilebur secara kimiawi.
1. NAMA : NIP : Jabatan : Kepala Unit Kerja : Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA : 2. NAMA Pekerjaan Jabatan
Pasal 3 PIHAK KEDUA tidak berwenang atas kandungan informasi dalam arsip sebagaimana dimaksud pada Pasal 1, dan bersedia menjaga keamanan serta kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip baik sebagaian maupun keseluruhan.
Pasal 5 PIHAK KEDUA bersedia dituntut dimuka pengadilan oleh PIHAK PERTAMA dan bersedia menanggung kerugian yang dikeluarkan oleh PIHAK PERTAMA sebagai akibat tidak terpenuhinya
: : :
49
50
ketentuan sebagaimana tertuang dalam pasal-pasal perjanjian ini oleh PIHAK KEDUA baik disengaja maupun tidak disengaja sehingga PIHAK PERTAMA merasa dirugikan, sesuai dengan pasal 11 ayat (1) dan ayat (2) Undang –Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.
Pasal 6 (1) Surat Perjanjian ini telah dimengerti/dipahami maksud dan tujuan serta isinya oleh kedua belah pihak. (2) Surat perjanjian dibuat rangkap 3 (tiga) dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari, tanggal, bulan dan tahun sebagaimana tersebut diatas, lembar kesatu dan kedua ditempel materai masing-masing ........ (...... Rupiah ) yang mempunyai kekuatan hukum yang sama.
Instansi : Inspektorat Kabupaten Tanda Tangan: 2. Nama NIP Jabatan Instansi
: : : Kepala : Bagian Hukum Sertda Kabupaten Bantul Tanda Tangan :
3. Nama : NIP : Jabatan : Kepala Instansi : Unit Kearsipan Kabupaten Tanda Tangan :
III. PENYERAHAN ARSIP PIHAK KEDUA
PIHAK PERTAMA a.n Bupati Sekretaris Daerah Selaku Ketua Tim Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Bantul
MATERAI
Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip statis yang berskala Provinsi/Nasional Arsip Statis tersebut diserahkan ke Lembaga Kearsipan Propinsi oleh Unit Kearsipan Kabupaten. Arsip yang bersekala Kabupaten disimpan di Unit Kearsipan kabupaten. Teknis penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan propinsi sebagai berikut :
(Rekanan Pemusnah)
(Ketua Panitia )
1. Memeriksa Arsip Yaitu menyeleksi arsip yang nasib akhirnya dalam Jadwal
SAKSI-SAKSI 1. Nama NIP Jabatan
Retensi Arsip dinyatakan sebagai arsip statis.
: : : Inspektur
51
52
2. Menilai Arsip Yaitu proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan menganalisa/ mengkaji kembali apakah arsip-arsip tersebut benar-benar dinyatakan telah tidak operasional namun masih
Keterangan : 1. Nomor 2. Seri 3. Tahun 4. Jumlah 5. Keterngan
memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional.
: Diisi nomor urut arsip : Diisi nama seri atau isi berkas : Diisi tahun yang tercantum dalam arsip : Diisi jumlah arsip : Diisi tingkat perkembangan arsip (Asli/ tembusan/ Foto copy dan keterangan lain yang diperlukan misal tulisan Jawa, Inggris dll )
5. Menata Arsip
3. Mengelompokkan arsip
Setelah dibuatkan Daftar Arsip kegiatan selanjutnya adalah
Yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang telah diteliti
menata arsip yaitu memasukkan arsip beserta foldernya
berdasarkan jenis/seri arsip.
kedalam boks arsip dan memberi label sesuai dengan isi boks.
4. Mendaftar Arsip
Sebelum folder dimasukkan, terlebih dahulu dicantumkan
Mencatat arsip hasil seleksi ke dalam formulir Daftar Arsip
nomor urut pada folder di sudut kiri atas sesuai daftar arsip.
yang diserahkan. Contoh :
6. Membuat Berita Acara Penyerahan DAFTAR ARSIP STATIS
Instansi : Alamat : Telepon : Nomor Seri (Uraian Berkas )
Apabila arsip selesai ditata dan siap untuk diserahkan maka dibuatkan Berita Acara Penyerahan. Berita Acara Penyerahan dibuat rangkap 2 (dua) dan ditandatangani oleh Pemerintah
Tahun
Jumlah
Keterangan
Bantul,…………………… Kepala Unit Kearsipan Kabupaten ( ……………….)
Kabupaten Bantul dan Pemerintah Provinsi DIY.
Yang menerima PIHAK KEDUA
Contoh :
Yang menyerahkan PIHAK PERTAMA
KOP BERITA ACARA Nomor : .............
(
)
(
)
TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS Menyaksikan : Pada hari ini ………. Tanggal ……… bulan ………. Tahun ………. , kami yang bertandatangan di bawah ini : NAMA NIP Jabatan
: : : Kepala Unit Kearsipan Kabupaten
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Kabupaten Bantul yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA NAMA NIP Jabatan
: : : Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi DIY
a.n Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Asisten Administrasi
......................................
NIP. 7. Melaksanakan penyerahan
a.n. Bupati ub. Sekretaris Daerah Asisten Administrasi
.......................................
NIP.
Yaitu menyerahkan arsip statis ke Pemerintah Provinsi DIY yang disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Daftar Arsip yang diserahkan setelah terlebih dahulu dikonsultasikan
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsip untuk disimpan di Lembaga Kearsipan Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.
dengan Lembaga Kearsipan Provinsi. Berita Acara dan Daftar Arsip yang diserahkan dibuat rangkap 2 (dua). Lembar I (Pertama) untuk Pemerintah Kabupaten Bantul dan Lembar II (kedua) untuk Pemerintah Provinsi DIY.
53
