12/2/2016
PERMASALAHAN ARSIP
PENYUSUTAN ARSIP DALAM KONTEKS MANAJEMEN J ARSIP DINAMIS (suatu tinjauan konsep baru UU No. 43 Tahun 2009 dan PP No : 28 tahun 2012)
Penumpukan arsip di unit kerja 2. A 2 Arsip i aktif ktif d dan arsip i iinaktif ktif masih ih menjadi j di satu t 3. Arsip inaktif belum tertata (tidak ada daftarnya) 4. jarang l melakukan pemindahan arsip ke record centre 5. penyusutan arsip yang tidak sesuai prosedur 6. tidak ada staf yang ditugaskan mengelola arsip 7. Minimnya anggaran pengelolaan arsip 8. peralatan yang belum memadai 9. Belum ada perhatian pimpinan 1.
2
Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan( psl 31, PP 28 / 2012)
Apa yang terjadi, jika tidak ada a. penciptaan arsip; b. penggunaan arsip; c. pemeliharaan arsip; dan
PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP ?
d. penyusutan arsip.
1
12/2/2016
ARSIP KACAU (belum 3-D : dipilah, ditata , dinilai))
4
2
12/2/2016
Arsip semraut di Ruang Kerja
SEANDAINYA Program PENYUSUTAN ARSIP dapat dilakukan secara reguler ???
3
12/2/2016
ARSIP DI UNIT KERJA (setelah dipilah, ditata, dinilai)
Mengapa tidak melakukan penyusutan ? 1. Takut menyusutkan, lebih baik disimpan daripada dimusnahkan …. 2. Belum memiliki Jadwal Retensi Arsip (JRA), sehingga tidak akan dilakukan penyusutan, kalau belum memiliki JRA…. 3. Pengetahuan tentang prosedur atau cara menyusutkan arsip masih minim (khususnya untuk pegawai atau pejabat baru)
4
12/2/2016
PENYUSUTAN ARSIP ….. (UU No. 43 /2009, Psl 1 (23)
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai gguna,, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
Penyusutan Arsip (PP 28 /n 2012) kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai gguna,, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan
PENYUSUTAN ARSIP… Dapat dilakukan dengan 2 cara : 1. Penyusutan dengan JRA 2. Penyusutan tanpa menggunakan JRA yaitu menyusutkan dengan melalui suatu proses PENILAIAN (apraisal) ARSIP.
GAMBARAN UMUM TENTANG JRA
5
12/2/2016
Contoh
JADWAL RETENSI ARSIP daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu kt penyimpanan i atau t retensi, t i jenis j i arsip, i dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU Nomor: 43 Tahun 2009, Pasal 1 (22)
Jadwal Retensi Arsip Jangka waktu simpan NO
Jenis/seri arsip
Keterangan Aktif
I. 1.
Inaktif
HUKUM Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal
1 tahun Stl tidak berlaku
Dokumentasi hukum
1 tahun Stl tidak berlaku
4 tahun
1 tahun Stl tidak berlaku
9 tahun
4 tahun
Permanen
2. Musnah
3. Kontrak/ perjanjian
Dinilai kembali
22
Jenis – jenis JRA (yang sudah standar) y JRA Keuangan ((Perka ANRI No. 07/2007)) y JRA Kepegawaian (Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No. 41/2007 ) y JRA Fasilitatif F ilit tif N Non K Keuangan dan Non Kepegawaian (Perka ANRI No. 12/2009)
Psl 48, UU No. 43 /2009: a.Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi ti i negeri,i serta t BUMN dan/atau d / t BUMD wajib memiliki JRA. b. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.
6
12/2/2016
Pengesahan/penetapan JRA a. b. c. d. e. f.
Perguruan Tinggi = Peraturan Rektor Pemerintah Provinsi = Peraturan Gubernur Pemerintah Kabupaten = Peraturan Bupati Pemerintah Kota = Peraturan Walikota Kementerian = Peraturan Menteri LPSK = Peraturan Ketua
Pasal 47, UU No. 43/ 2009 a. Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. b.Penyusutan arsip yang dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat bangsa dan negara masyarakat,
g. Komhan Ham = Peraturan Ketua Komnas HAM
Unsur JRA : a. Jenis/series arsip b Jangka b. J k waktu kt penyimpanan i ( t i) (retensi) 1. retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah) 2 retensi inaktif 2. umur/usia berkas di ruang arsip (record centre)
Retensi aktif dan inaktif
di Unit kerja 1 tahun
di unit kearsipan 2 tahun
Musnah
7
12/2/2016
Bagaimana menentukan umur (retensi) arsip ?
d. Keterangan : - Permanen, berkas/arsip disimpan selamanya karena memiliki nilai kesejarahan - Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna - Dinilai kembali, Di il i ulang Dinilai l setelah t l h beberapa b b l lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen
a. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia b. Umur atau usia 1 berkas berbeda dengan berkas lain, tidak dapat disama-ratakan, c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS
JADWAL RETENSI ARSIP NO
JENIS/SERIES ARSIP
1
I. 1. 2. II. 3. 4. 5. 6. III. 7. 8. IV.
2
JANGKA SIMPAN (RETEnSI) AKTIF INAKTIF 3
4
KETERANGAN 5
UMUM Pengumuman
1 tahun
-
Musnah
Surat Undangan
1 tahun
-
Musnah
PERLENGKAPAN Berkas pengadaan ATK
1 tahun setelah diaudit
1 tahun
Musnah
BPKB Kendaraan dinas
Selama masih berlaku
-
Dinilai kembali
Sertifikat gedung
Selama masih berlaku
-
Permanen
Faktur pembelian AC
1 tahun setelah diaudit
1 tahun
musnah
SELAMAT BERLATIH MELAKUKAN PENYUSUTAN MENGGUNAKAN JRA
KEPEGAWAIAN Surat lamaran yang ditolak Berkas mantan Kepala BPKP
1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah SK terbit
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah ditindaklanjuti 1 tahun setelah pemeriksaan
4 tahun
PENGAWASAN
9. Pengaduan masyarakat 10. LHP
4 tahun
Musnah Permanen
8
12/2/2016
INDIKATOR MENILAI ARSIP
PENYUSUTAN TANPA JRA MELALUI SUATU PROSES PENILAIAN ARSIP
NILAIGUNA : A L F R E I D Administration Legal Financial Research Evidential Informational documentation
NILAIGUNA PRIMER
NILAIGUNA SEKUNDER
a. Nilaiguna arsip b. Bobot informasi c. Frekuensi penggunaan/kurun waktu d. Peraturan perundangan terkait e. Dampak hukum
Menilai arsip dalam rangka untuk penyusutan arsip, berdasarkan bobot informasi/kepentingan organisasi …
Makin banyak nilaiguna, maka makin penting arsip ybs
9
12/2/2016
Arsip biasa - disimpan SESAAT (maks 1 tahun di Unit kerja) Arsip penting
- disimpan BEBERAPA LAMA 2 th ((1 th aktif,, 1 th inaktif)) 3 th (1 th aktif, 2 th inaktif) 4 th (2 th aktif, 2 th inaktif)
(1 th aktif, 3 th inaktif)
arsip sangat penting – disimpan selamanya + arsip i b bernilai il i sejarah j h – disimpan di i permanen
• Surat biasa - Surat yg tidak perlu dijawab - Surat yg hanya bersifat informasional/ memberitahukan - Surat yg ketika hilang tidak mengganggu jalannya organisasi
Berkas/Surat sangat penting • Surat penting Ciri-ciri: - Surat yang harus dijawab - Surat yg berisi kebijakan pimpinan - Surat yg ketika hilang, dapat menghambat kegiatan kantor
• Ciri-ciri : - surat yg informasinya hanya dapat diketahui oleh pimpinan - surat yang ketika hilang, tidak dapat digantikan - Surat yg menyertai barang/benda - Surat yg berisi kebijakan strategis organisasi
10
12/2/2016
Berkas/Surat bernilai sejarah • Ciri-ciri : - surat berisi program kerja andalan dan program tahunan - berkas pejabat/mantan pejabat - berkas bencana alam - berkas bantuan - opini masyarakat - perintis kemerdekaan - berkas pahlawan nasional
• Arsip aktif adalah …….. “ arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus menerus” Arsip Inaktif adalah ……. “ arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun”
Menilai arsip berdasarkan FREKUENSI PENGGUNAAN/ Kurun waktu
- Frekuensi penggunaan > 10 kali /tahun = AKTIF - Frekuensi penggunaan < 10 kali /tahun = INAKTIF - 3 tahun terakhir (2010,2011,2012) = AKTIF - 3 tahun kebelakang (2009,2008) = INAKTIF
11
12/2/2016
ARSIP AKTIF, ciri-ciri …. • Masih sering diperlukan untuk mendukung k i t sehari-hari kegiatan h ih i • Disimpan di ruang kerja • Th. Masih baru (2012,2011, 2010), tetapi tidak selalu • Menggunakan filing kabinet atau ordner • Jika hilang dapat menghambat perkerjaan
ARSIP INAKTIF, ciri ciri ……. • Sudah jarang digunakan untuk mendukung k i t sehari-hari kegiatan h ih i • Disimpan di ruang arsip • Th. Sudah lama (2009, 2008, 2007, dst, tetapi tidak selalu • Menggunakan boks arsip • Jika hilang dapat menghambat perkerjaan
TAHAPAN PENYUSUTAN ARSIP TANPA JRA a. Dipilah b. Ditata, hasilnya berupa Daftar Arsip Inaktif c. Dinilai dengan minimal 3 indikator 1. indikator nilaiguna 2. indikator bobot informasi 3. indikator frekuensi penggunaan d. Penilaian dilakukan dengan FORM Daftar Penilaian Arsip
DAFTAR PENILAIAN ARSIP
NO
JENIS BERKAS/SURAT
TAHUN
BOBOT
FREKUENSI
KESIMPULAN
INFORMASI PENNGGUNAAN
12
12/2/2016
HASIL PENILAIAN
KESIMPULAN PENILAIAN
Penilaian arsip, akan menghasilkan : 1. Daftar Arsip Pindah 2. Daftar Arsip Usul musnah 3. Daftar Arsip Serah 4. Daftar Arsip Vital 5. Daftar Arsip masih Aktif
a. b. c. d. e.
Biasa – aktif Biasa-inaktif Penting – aktif Penting-inaktif Sangat penting-aktif
= = = = =
Simpan di R.Kerja Usul musnah simpan di R.Kerja pindah ke RC
simpan di R.Pimpinan f. Sangat pentinf- bersejarah = serah ke lembaga kearsipan
PENENTUAN JANGKA SIMPAN
PENENTUAN NASIB AKHIR
• Berdasarkan peraturan perUUan • Berdasarkan nilaiguna • Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. • Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. • Retensi dapat dinyatakan dengan angka, angka kalimat atau gabungan keduanya. • Dan lain-lain
• Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA JRA. • Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. • Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali • Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga. 51
52
13
12/2/2016
Pasal 54 PP 28 Th. 2012
PEMINDAHAN ARSIP
• Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. • Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.
Psl 50, UU 43/ 2009 Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf a diatur oleh pimpinan pencipta p p arsip. p
Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif; b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
14
12/2/2016
Pasal 60, PP 28 2012 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan d daerah h provinsi i i dil dilakukan k k sebagai b ib berikut: ik t
• pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan g g satuan kerja j pemerintah p daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. ………………………………………
Daftar Arsip Inaktif yang Dipindahkan
Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor
Jenis Arsip
Tahun
Jumlah
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun h dil dilakukan k k d darii pencipta i arsip i di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke lembaga kearsipan daerah provinsi. provinsi
Keterangan
Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ........… 1. Nama : … NIP :… Jabatan: … Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama :… NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Record Centre yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif yang dipindahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir Pihak Kedua ttd nama terang NIP
Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP
Malang, … ……2011 Pihak Pertama ttd nama terang NIP
15
12/2/2016
Pasal 49 (c) (d)
PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip (Pasal 49 (a) (b) dilakukan terhadap arsip yang:
1. tidak memiliki nilai guna; 2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; 3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan 4 tidak berkaitan dengan penyelesaian proses 4. suatu perkara.
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar. • Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.
Pasal 52 : Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan undangundang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar.
16
12/2/2016
Pasal 66, PP 28-2012 Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut: a. pembentukan b k panitia i i penilai il i arsip; i b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai arsip; e.permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan g.pelaksanaaan pemusnahan:
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat: a pertimbangan tertulis dari panitia penilai a. arsip; dan b. persetujuan tertulis dari gubernur
Daftar Arsip Inaktif Usul Musnah
• Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan i t h d daerah h provinsi i i yang memiliki iliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat: • a. p pertimbangan g tertulis dari p panitia p penilai arsip; dan • b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor
Jenis Arsip
Tahun
Jumlah
Keterangan
17
12/2/2016
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP No. …………………………..
Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam Daftar Arsip terlampir.
PENYERAHAN ARSIP
Dengan cara: a. Pembakaran b. Pencacahan c. Peleburan secara kimia Saksi-saksi: 1. Jabatan ttd nama terang NIP
Pimpinan unit kerja ttd nama terang NIP
2. Jabatan ttd nama terang NIP
Pasal 53, Penyerahan arsip statis: 1 Lembaga negara tingkat pusat wajib 1. menyerahkan arsip statis kepada ANRI. 2. Lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain. 3 Satuan kerja perangkat daerah dan 3. penyelenggara pemerintahan daerah provinsi wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.
Pasal 53 (lanjutan) Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sampai dengan ayat (6) adalah arsip yang: 1. memiliki nilai guna kesejarahan; dan 2. telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA.
18
12/2/2016
4. Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah kabupaten/kota 5. Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip perguruan tinggi di lingkungannya. 6. Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan berdasarkan tingkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala l b lembaga kkearsipan i d dengan di disertai t ib berita it acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.
Pasal 81 – PP 28-2012 Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai b ib berikut: ik t a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta i t arsip i kkepada d kkepala l llembaga b kkearsipan i sesuaii wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
Daftar Arsip Statis yang Diserahkan
Unit kerja : Alamat : Telepon : Nomor
Jenis Arsip
Tahun
Jumlah
Keterangan
19
12/2/2016
Berita Acara Penyerahan Arsip Statis No. ………………………………………
Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan penyerahan arsip statis dari unit kerja ........… 1. Nama : … NIP :… Jabatan: … Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama :… NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Lembaga Kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis yang diserahkan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir Pihak Kedua ttd nama terang NIP
Saksi-saksi : 1. 2.
Malang, … ……2011 Pihak Pertama ttd nama terang NIP
Menyusutkan arsip dengan melihat JRA : 1. Formasi pegawai tahun 2010 2. Pengumuman penerimaan mahasiswa tahun 2007 3 Surat Perintah mengikuti Bimtek kearsipan tahun 2005 3. 4. Sertifikat pelatihan tahun 2008 5. skp tahun 2011 6. Daftar hadir pegawai tahun 2007 7. Cuti bersalin tahun 2013 8. Berkas askes a.n. Susi Semilikiti tahun 2010 9 Personal 9. P n l Fil File R Rektor kt UnMUL 10.Polis Asuransi Soimah 11.Lulusan Mahasiswa terbaik2005 12.Statuta UnMUL
SELAMAT BERLATIH MELAKUKAN PENYUSUTAN DGN MENGGUNAKAN TANPA JRA
20
