Besluitenlijst van de adviescommissie voor Algemene en Bestuurlijke Zaken d.d. 9 juni 2005
Aanwezig Voorzitter Secretaris Leden
: : :
De heer C.M.M. Musters De heer M.L.A.M. van der Heijden De heer J.B.M. van Bers De heer drs. J.J. de Bonth De heer R. van den Bos (vervangt de heer Kamps) De heer L.M.P.M. van Dal De heer C.A.J. de Hart De heer J. Nieuwkerk De heer M.G.M. van der Poel Mevrouw A.M. Verheij-Verreijt
Verhinderd
:
De heer W.M. Dijkstra De heer mr. J.H.C. Kamps De heer A.A.G. van Mierlo De heer W.D. Schipper
Tevens aanwezig
:
De heer A.J. Emmen, griffier Burgemeester drs. H.P.T.M. Willems Wethouder T.M. de Laat De heer N.J.M. van der Sluijs, brandweercommandant
Nr.
Omschrijving
Actie
1.
Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. De heren Dijkstra, Kamps, van Mierlo en Schipper zijn verhinderd.
2.
Spreekrecht. Voor het spreekrecht heeft niemand zich gemeld.
3.
Vaststelling agenda. Aan de agenda wordt toegevoegd nummer 11A, Notitie toezicht monumenten. De agenda wordt overigens ongewijzigd vastgesteld. De fractie DDE-2002 zegt het te betreuren dat de agenda tussen het tijdstip van eerste verzending en dat van de commissievergadering zo vaak wordt gewijzigd. De voorzitter zegt dat in de laatst gehouden raadsvergadering is verzocht enkele punten aan de agenda toe te voegen.
4.
Mededelingen Er zijn geen mededelingen.
1
5.
Besluitenlijst van de vergadering van 21 april 2005. De besluitenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld.
6.
Lijst van aandachtspunten van 18 mei 2005. De fractie CDA zegt dat punt 38 (Bestemming vrijkomende archiefruimte aan de Demer) steeds wordt doorgeschoven, terwijl het gebouw al bijna leeg staat. Er had al een voorstel moeten zijn. De voorzitter zegt dat punt 45 (Levensreddende duiktaak brandweer) onderdeel uitmaakt van agendapunt 9 en daarom kan worden afgevoerd. De lijst van aandachtspunten wordt voor kennisgeving aangenomen. ONDERWERPEN a. ter advisering aan de raad
7.
Programma van eisen aanbesteding accountantscontrole 2006-2009 Relevante overwegingen: Fractie Heusden Een: Kan de nieuwe raad straks een andere invulling geven aan het program van eisen? In dat geval is het nu gedane werk voor niets geweest Fractie Gemeentebelangen: Op pagina 4 van het program van eisen wordt gezegd dat de accountant bereid moet zijn de contractprijs neerwaarts bij te stellen bij toename van het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente. Dit is een erg vage omschrijving, waardoor de offertes op dit punt moeilijk vergelijkbaar zullen zijn. Is er een plan van aanpak voor de vergroting van het zelfcontrolerend vermogen? Op pagina 5 is vermeld dat de jaarrekening moet worden beoordeeld op getrouwheid. Dit begrip is verderop niet uitgewerkt. Zou dit wel graag zien De overeenkomst kan per jaar worden opgezegd. Geldt dat voor beide partijen? Wethouder de Laat reageert op de overwegingen van de fracties: Aan de werkgroep is een algemeen model voor een program van eisen voorgelegd, dat grotendeels is overgenomen De nieuwe raad kan ieder jaar het contract opzeggen; in het geval de keuze nu op een andere accountant valt, zou opzegging in 2006 niet erg handig zijn Beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen In de contractonderhandelingen kan bezien worden hoe met het zelfcontrolerend vermogen wordt omgegaan. Er moeten goede afspraken over gemaakt worden, ook omdat het mede over een afweging van baten en lasten gaat. De accountant kan op basis van het program van eisen al een voorstel doen over hoe de organisatie het op kan pakken en wat daarvan het financiële effect is. Het is ook denkbaar dat dit pas in het 2e contractjaar gebeurt De getrouwheid moet worden opgevat in de reguliere betekenis; de rechtmatigheid is het aspect dat er bij gekomen is. Er zal nagegaan worden of deze begrippen nog explicieter weggezet moeten worden Toezeggingen: -Advies commissie: De commissie adviseert positief. Het stuk wordt op de A-lijst geplaatst.
2
Fin
8.
Bestuursrapportage 1-2005 Relevante overwegingen: Fractie GroenLinks: Wil graag weten op welke onderdelen de ombuiging op de WVG niet is gerealiseerd en of het bij die onderdelen zal blijven Fractie Heusden Een: Vindt het vreemd dat het opknappen van het voorterrein van het stadhuis Heusden niet in het verbouwingskrediet is opgenomen Vraagt een totaaloverzicht van de verbouwingskosten van het stadhuis Fractie Gemeentebelangen: Waarom is het opstellen van het beleidsplan voor de openbare ruimte in de vesting Heusden niet in de begroting opgenomen? Zijn er nog meer inkomsten wegens afrekening van melkquotum te verwachten en in hoeverre is gecontroleerd of in alle gevallen is afgerekend? Waarom zijn de kosten van de gemeentelijke FPU, die toch tevoren bekend zijn, niet volledig in de begroting geraamd? Vraagt een toelichting op de meerkosten van het krediet voor de herinrichting van de kruising Grotestraat/Admiraalsweg. Is hier sprake van verantwoordelijkheid van de wegenbouwer? Is het instellen van een kunstadviescommissie een bevoegdheid van het college? Fractie CDA: Vindt de rapportage een beetje mager Het voordeel van het voorafgaande jaar moet eerder zichtbaar zijn. Heeft dit voordeel een doorwerking in de rentepost van 2005? De onderbouwing van de raming voor het herinrichten van het voorterrein van het stadhuis Heusden is een beetje gezocht. Dit had in het krediet voor het stadhuis moeten zitten. Er zijn bij de herinrichting parkeerplaatsen, een fietsenstalling en een bankje opgeofferd Voor de inrichting van de openbare ruimte in de vesting bestaat al meer dan 30 jaar beleid. Nu kost het € 45.000,-- om dit beleid op papier te zetten. Heeft daar moeite mee Waarom worden de kosten van de projectleiding voor de wijkvisie Oudheusden niet ten laste van de bij de jaarrekening 2004 voorgestelde reservering gebracht? Een kunstadviescommissie is aardig, maar kost toch weer € 2.000,-Heeft in zijn algemeenheid problemen met de manier waarop met geld omgegaan wordt Wethouder de Laat reageert op de overwegingen van de fracties: Ten aanzien van de WVG heeft het college ombuigingen voorgesteld voor de componenten voorzieningen/hulpmiddelen, woningaanpassingen en vervoer. Deze voorstellen leverden een besparing op, die in de begroting is verwerkt. De raad heeft vervolgens een besluit genomen, op basis waarvan de feitelijke besparingen zijn ingeboekt. De niet gerealiseerde ombuiging is het verschil tussen de voorgestelde en de feitelijke besparingen. Bezien zal worden of de niet gerealiseerde ombuiging nader kan worden gespecificeerd. Antwoord: het bedrag van de niet gerealiseerde ombuiging betreft het geen doorgang vinden van de voorgestelde afschaffing van het forfaitair bedrag in verband met gebruik eigen auto. Voor het college is de ombuiging op de WVG na het raadsbesluit een afgesloten hoofdstuk Het herinrichten van het voorterrein van het stadhuis Heusden was niet begrepen in het verbouwingskrediet. Het was ook een kwestie van past het een nog bij het ander. Een totaaloverzicht van de verbouwingskosten van het stadhuis zal aan de commissie ter kennis worden gebracht
3
EWZ
-
-
-
-
-
-
Het opstellen van een beleidsplan voor de openbare ruimte in de vesting is opgenomen in de raadsplanning 2002 t/m 2006. Nagegaan zal worden of er al een beleid aanwezig was. Ook zal worden nagegaan waarom het beleidsplan niet in de begroting is geraamd en hoe het bedrag van € 45.500,-- is opgebouwd Zie Bijlage 1 Alle agrariërs van wie bekend is dat er sprake is van verleasing van het melkquotum zijn aangeschreven om tot een afrekening te komen. Er zit uit dien hoofde nog wat in de pijplijn Het is nooit tevoren bekend wie in welke mate van de FPU gebruik gaat maken; de raming in de begroting moet daarom worden gebaseerd op een inschatting De meerkosten van het krediet voor de kruising Grotestraat/Admiraalsweg zijn veroorzaakt door het feit dat het bestaande asfalt slechter van kwaliteit bleek dan kon worden voorzien en daarom moest worden vervangen Het instellen van de kunstadviescommissie, welke adviseert aan het college, is een bevoegdheid van het college. Door het instellen van deze commissie wordt voor een luttel bedrag de discussie over wat als kunst moet worden beschouwd, voorkomen De berap rapporteert over zaken die op dat moment bekend zijn. Tussen de 2e berap en de jaarrekening doen zich altijd nog ontwikkelingen voor die het in de 2e berap geprognosticeerde resultaat wijzigen. Het jaarrekeningresultaat 2004 bestaat voor een belangrijk deel uit winstnemingen van de grondexploitatie. Deze resultaten zijn al eerder voorzien en gemeld. Pas bij de jaarrekening kan echter worden bepaald of in dat jaar daadwerkelijk tot winstneming kan en mag worden overgegaan. In de 2e berap van 2005 zal gekeken worden naar het resultaat van projecten die afgesloten kunnen worden De reserve voor de wijkvisie Oudheusden is pas beschikbaar nadat de jaarrekening is vastgesteld. Over deze reserve kan daarom nu nog niet worden beschikt
Toezeggingen: Aan de commissie zal een totaaloverzicht van de verbouwingskosten van het stadhuis Heusden worden verstrekt
-
Advies commissie: De commissie adviseert positief. Het stuk wordt op de A-lijst geplaatst. 9.
Voorstel inzake meerjarenbeleidsplan brandveiligheid en hulpverlening Relevante overwegingen: Fractie CDA: Hoe verhoudt de overhead die bij de formatieberekening van de brandweer wordt gehanteerd, zich met de overhead voor de totale organisatie? De gemeente moet bezuinigen. Er moet daarom worden uitgegaan van invulling in de komende 4 jaar van de extra formatieplaatsen voor de brandweer, binnen de bestaande gemeentelijke formatie Fractie VVD: In hoeverre is het mogelijk nu in te stemmen met een knip en nog niet met het totale meerjarenplan? Vraagt of het plan is gebaseerd op de eigen ambitie of is afgeleid van de op benchmarking gebaseerde ambitie van de regio Is aan te geven waar voor de raad de marge zit in het accepteren van risico’s afgewogen tegen het aantal fte’s? Is er door het niet op peil zijn van de formatie sprake geweest van
4
CCT
Fin
onaanvaardbare risico’s? Fractie GroenLinks: De uitbreiding is bedoeld voor ondersteunende taken en voor het maken van plannen Kan op basis van de beschikbare gegevens niet beoordelen of de voorgestelde oplossing efficiënter is dan een regionale aanpak Fractie DMP: kan de formatie-uitbreiding gefaseerd plaatsvinden? Burgemeester Willems en de heer van der Sluijs reageren op de overwegingen van de fracties: De overhead van de brandweer is gezien de daaraan verbonden vrijwilligersorganisatie, niet vergelijkbaar met die van de rest van de organisatie Als de raad besluit dat de formatie-uitbreiding voor de brandweer binnen de huidige formatie opgevangen moet worden, moet hij ook aangeven waar dan inhoudelijk de prioriteiten op het gebied van veiligheid moeten komen te liggen. Als hierdoor het veiligheidsniveau voor de burgemeester onacceptabel wordt, zal hij dat kenbaar maken Als het beleidsplan nu vastgesteld wordt, worden de budgettaire consequenties jaarlijks betrokken bij het afwegingsproces in het kader van de vaststelling van de gemeentelijke (meerjaren)begroting De gemeente moet doen wat er in de wet is voorgeschreven en wat in de regio, met goedkeuring van de gemeenteraad, is besloten. Voor het overige bestaat er voor de raad keuzevrijheid. Als de raad bijvoorbeeld het aantal brandweerposten van drie terug zou willen brengen naar twee, mag dat De brandweernormen zijn gedestilleerd uit regionale kaders; als de lokale brandweer sterk achterblijft bij wat de regio noodzakelijk vindt, kan dat gevolgen hebben De formatie-uitbreiding vindt gefaseerd plaats De aanvalsplannen en bereikbaarheidskaarten hebben een relatie met de gebruiksvergunningen, waarvan er 350 zijn; het doel is de vrijwilligers goed te laten functioneren als het nodig is. Dat is niet regionaal te regelen. Als dit niet goed ingevuld wordt, doen we de vrijwilligers tekort Het huidige risico zit in het feit dat de bekendheid van vrijwilligers met de diverse locaties en situaties minder wordt 2e termijn Fractie CDA: Al het geld dat in automatisering gestoken wordt moet een effect opleveren Als er geen geld is, is het over. De raad moet steeds binnen het budget blijven en kan daarom niet discussiëren over wat mogelijk is en wat niet. Er moeten keuzes gemaakt worden, waardoor de formatie-uitbreiding binnen de totale formatie opgevangen kan worden. Ook de regio moet op deze manier meedenken Als de diverse plannen zijn opgesteld, hoeven die alleen nog maar onderhouden te worden. Mist dit aspect in het voorstel Fractie GroenLinks: Kan de kennis van de vrijwilligers ingezet worden? Burgemeester Willems en de heer van der Sluijs reageren op de overwegingen van de fracties in tweede termijn: De inhaalslag voor het opstellen van de plannen zit niet in de voorgestelde formatie De gehanteerde formatiecijfers zijn al lager dan landelijk. Daarnaast komen er taken van de centrale overheid naar de gemeente; er is daarom geen sprake van overvraging Het inzetten van de vrijwilligers is gezien de tijd die zij al voor hun reguliere taken
5
moeten besteden, niet mogelijk De voorzitter concludeert dat de commissie geen advies uitbrengt en dat het stuk op de B-lijst geplaatst wordt. De fractie CDA zegt het op prijs te stellen dat er een wisselwerking ontstaat en dat het college en de brandweer nadenken over wat de commissie zegt. Het gaat wel over een bedrag van € 200.000,--. Burgemeester Willems zegt deze opmerking mee te nemen. Nagegaan zal worden hoever andere gemeenten zijn.
BRW
Toezeggingen: -Advies commissie: De commissie brengt geen advies uit. Het stuk wordt op de B-lijst geplaatst. c. ter kennisname 10.
Jaarverslag klachtenbehandeling 2004. Relevante overwegingen: Fractie Gemeentebelangen: Je kunt je afvragen of 52 klachten veel is; denkt dat het meevalt. Als je kijkt naar de oorzaak gaat het vooral over informatie en over wacht- en behandeltijd. Het gaat dus niet over dingen die fout gedaan worden Stelt voor om bij de ontvangstbevestiging van brieven etc. de geschatte afhandelingstermijn aan te geven. Dat kan klachten voorkomen Stelt voor om de onderverdeling van de afhandelingstermijnen zodanig aan te passen dat direct zichtbaar is hoeveel klachten binnen de voorgeschreven termijn van 6 weken afgehandeld worden Fractie GroenLinks: Complimenteert de organisatie met het groter aantal klachten. De toename heeft te maken met het feit dat men uitdrukkelijk wordt gewezen op de mogelijkheid een klacht in te dienen. De toename is dan ook geen reden voor zorgen Er moet wel iets met de klachten worden gedaan door de oorzaken er van op te lossen. Op pagina 7 is vermeld dat in 7 van de 52 gevallen de klacht tot een verbeteractie heeft geleid; vindt dat weinig Burgemeester Willems reageert op de overwegingen van de fracties: Is het met de fractie Gemeentebelangen eens. De indeling van de afhandelingstermijnen wordt volgend jaar aangepast Het college heeft het management uitgenodigd voorstellen te doen voor verbetering. Niet elke klacht leidt echter tot een verbeteractie Toezeggingen: -De commissie neemt het stuk voor kennisgeving aan.
11.
Jaarverslag van de adviescommissie voor de bezwaar- en beroepschriften. Relevante overwegingen: Fractie Gemeentebelangen: Feitelijk geldt hier hetzelfde als bij agendapunt 10 Onder punt 3.3. stelt de commissie voor de bezwaar- en beroepschriften dat meer
6
BO
aandacht voor communicatie een belangrijke factor is voor verdere verbetering van de kwaliteit. Vraagt hiervoor, omdat dit een erg belangrijke factor is, extra aandacht De grafieken in het jaarverslag meldingen zijn in zwart-wit moeilijk leesbaar. Adviseert daarom de grafieken zodanig vorm te geven dat het onderscheid tussen de verschillende categorieën zichtbaar blijft Fractie GroenLinks: Is het niet eens met de conclusie op pagina 9 van het jaarverslag meldingen. Als je naar het verloop van de historie van de werkvoorraad kijkt, moet gevreesd worden dat de werkvoorraad groter wordt door een verschil in in- en uitstroom Burgemeester Willems reageert op de overwegingen van de fracties: Er is reeds in de communicatie geïnvesteerd, hetgeen tot een vermindering van het aantal bezwaarschriften heeft geleid Het college weet ook nog niet precies hoe het verloop van de werkvoorraad moet worden geïnterpreteerd; er is een ruime marge aangehouden. Er is sprake van een eerste aanzet; de verwachting is dat een en ander volgend jaar specifieker in beeld gebracht kan worden Toezeggingen: -De commissie neemt het stuk voor kennisgeving aan. 11a. Notitie toezicht monumenten. Relevante overwegingen: Fractie Gemeentebelangen: Op pagina 3, onder Huidige situatie wordt als voorbeeld van sluipende achteruitgang kunststof kozijnen genoemd. De gemeente heeft echter in het bezoekerscentrum zelf kunststof kozijnen toegepast Worden glazen deuren getolereerd? Fractie CDA: Is blij dat Groen Links deze kwestie geeft aangekaart De notitie beperkt zich teveel tot monumenten; het gaat echter over het totale beschermde stadsgezicht Er wordt nergens op gelet en er is de laatste jaren veel misgelopen Bij niet alle makelaars in de vesting is aandacht voor de monumenten, zoals weergegeven onder Preventief handelen, gevraagd De gemeente moet veel aan voorlichting doen en zelf het goede voorbeeld geven. Het bezoekerscentrum kan straks voor het geven van voorlichting ingezet worden Fractie GroenLinks: Is blij met de notitie Het puntensysteem snijdt hout Ook op de sluipende aanpassingen moet beleid gezet worden, bijvoorbeeld in de vorm van het zwaarder dan 1 punt laten wegen van herhalende overtredingen Burgemeester Willems reageert op de overwegingen van de fracties: Hij coördineert de handhaving. De inhoudelijke aspecten worden behartigd door de diverse portefeuillehouders Zal de reacties en opmerkingen ter kennis van het college brengen Toezeggingen: --
7
M&H
De commissie neemt het stuk voor kennisgeving aan. 12.
Rondvraag. De heer Nieuwkerk zegt dat er sinds kort nieuwe parkeerwachters functioneren. Deze bekeuren alleen maar wanneer er niet betaald is en dus niet bij fout parkeren, omdat ze daarvoor blijkbaar niet bevoegd zijn. Dit leidt tot moeilijk uit te leggen situaties. Spreker vraagt wanneer dit opgelost wordt. Burgemeester Willems zegt dat sinds kort de Parkeer Groep Nederland is ingeschakeld. Deze mag momenteel alleen fiscale boetes opleggen. Voor het verbaliseren van zogenaamde Mulderfeiten moet aan een aantal voorwaarden voldaan worden, waaronder instemming van de Driehoek. Omdat deze niet frequent vergadert, overweegt spreker de Driehoek telefonisch te consulteren. Overigens treedt de politie, zij het in bescheiden mate, wel op tegen parkeerovertredingen. De voorzitter sluit de vergadering.
Aldus vastgesteld d.d. 8 september 2005. De commissie De secretaris, De voorzitter, M.L.A.M. van der Heijden
C.M.M. Musters
8
Bijlage 1 Toelichting op de in de bestuursrapportage opgenomen raming voor het opstellen van een beleidsplan voor de openbare ruimte in de vesting Heusden
Bij de bespreking van de 1e bestuursrapportage 2005 in de vergadering van de commissie ABZ van 9 juni 2005 is toegezegd dat: 1. nagegaan zal worden of er al een beleid aanwezig was; 2. nagegaan zal worden waarom het beleidsplan niet in de begroting is geraamd; 3. de opbouw van het bedrag van € 45.500,-- zal worden toegelicht. Antwoorden: 1. Binnen de vestingstad Heusden zijn er diverse beleidsplannen vastgesteld en is er landelijke wet- en regelgeving waaraan de openbare ruimte moet voldoen. Op dit moment ontbreekt de samenhang tussen al deze voorschriften en gemeentelijk beleid. Voor een aantal onderdelen is sectoraal beleid vastgesteld, Voor een aantal andere onderdelen binnen de openbare ruimte zoals wegen, openbare verlichting, watergangen, stoepen en straatmeubilair zijn echter geen specifieke beleidsuitgangspunten voor de vesting opgesteld, waardoor een integrale beleidsvisie op de kwaliteit van de openbare ruimte in de vesting ontbreekt. Om deze reden heeft de raad het op schrift zetten van deze specifieke beleidsuitgangspunten in de raadsplanning 2002 t/m 2006 opgenomen. 2. Bij het opstellen van de begroting 2005 (juli 2004) waren de kosten van het vervaardigen van het beleidsplan nog niet bekend. Omdat de kosten van het plan ten laste van de reserve worden gebracht en dus niet tot structurele lasten leiden, is geen schatting van de kosten in de begroting opgenomen. 3. het bedrag ad € 45.500,-- is als volgt opgebouwd: inhuur externe capaciteit € 25.500,-nieuwsbrieven en andere externe communicatie € 20.000,-€ 45.500,--
9
