Novinky v oblasti účetnictví obcí

S IS Munis do roku 2012 snadno a rychle

Novinky v oblasti účetnictví obcí V rámci probíhají reformy veřejných financí a v důsledku souvisejících změn zákonů dochází v oblasti účetnictví až k nezvykle častým změnám. Tento text navazuje na příspěvek z předchozího čísla, který se věnoval účetním odpisům majetku. Protože se v této oblasti objevily nové skutečnosti, vrátím se krátce i k tomuto tématu. Dále se budu věnovat přenesení daňové povinnosti a novému připravovanému výkazu nazývanému Pomocný analytický přehled.

Změny v odpisování majetku Jak jsem již naznačil v úvodu tohoto příspěvku, došlo v poslední době, konkrétně k datu 20. 10. 2010, kdy byl vydán finanční zpravodaj Ministerstva financí č. 5/2011, ke změně metodiky odpisování majetku. Ve zkratce připomenu, že účetní jednotky jsou povinny inventarizovat majetek podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. O takto inventarizovaném majetku účtují ty jednotky, které k němu mají vlastnické nebo jiné právo anebo které hospodaří s majetkem státu nebo s majetkem územních samosprávných celků, jak stanoví § 28 citovaného zákona. Tamtéž je také řečeno, že se majetek odpisuje. Detaily k tomu, jaký majetek se odpisuje a jak, stanoví prováděcí vyhláška č. 410/2009 Sb. a účetní standard č. 708. A právě tento účetní standard byl ke zmíněnému datu novelizován. Vlastní změna se týká nejen textu standardu, tedy pravidel odpisování, ale také přílohy č. 1, podle které se provádí kategorizace majetku. Nejvýraznější změnou je zrušení zjednodušeného způsobu odpisování. Protože k této změně dochází po dlouhé době příprav jednotlivých účetních jednotek, které si zjednodušený způsob odpisování mohly zvolit navzdory jeho nevýhodám, které jsem jednak zmiňoval v minulém článku a jednak na semináři pro uživatele informačního systému Munis, není toto zrušení účinné hned k 1. lednu 2012. Díky přechodnému ustanovení v přidaném článku 9. účetního standardu platí, že pokud účetní jednotka použila pro účtování o odpisech dlouhodobého majetku v účetním období roku 2011 nebo 2012 zjednodušený způsob odpisování, upraví k 1. lednu následujícího účetního období, nejpozději však k 1. lednu 2013, pro takto odpisovaný dlouhodobý majetek odpisový plán, a to s přihlédnutím ke zbývající době používání majetku. Jinými slovy, zjednodušený způsob odpisování, pokud jste se pro něj letos rozhodli, můžete příští rok použít, ale na jeho konci roku musíte provést změnu odpisového plánu, abyste následující rok začali odpisovat v režimu rovnoměrného odpisování. Zdůrazňuji, že při rovnoměrném odpisování vychází doba používání majetku sice z provedené kategorizace, ale je možné ji upravit, a to zejména na základě charakteristiky dlouhodobého majetku, například materiálové podstaty a její trvanlivosti, dále charakteru prostředí, ve kterém je dlouhodobý majetek využíván, stupně intenzity jeho užívání, rychlosti morálního zastarávání, jeho opotřebení a dalších specifických podmínek. Účetní obraz odpisovaného majetku je tak jistě reálnější, a tedy správnější, než v případě zjednodušeného způsobu. Zmínil jsem, že došlo také ke změně přílohy č. 1. Ministerstvo provedlo celkovou změnu, tedy některé kódy byly přidány, některé odebrány a některé přeřazeny. Znamená to, že je třeba nyní provést celkovou kontrolu již provedené kategorizace majetku, která je samo-

4

Triada, spol. s r. o., U Svobodárny 1110/12, 190 00 Praha 9-Libeň

Novinky v oblasti účetnictví obcí

zřejmě mnohem jednodušší, pokud k ní použijete vhodný elektronický nástroj, např. modul Majetek, který je součástí informačního systému Munis (viz Obr. 1).

Obr. 1. Výběr z číselníku pro kategorizaci majetku dle účetního standardu č. 708

Přenesení daňové povinnosti Novela zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v podobě zákona č. 47/2011 Sb. zavedla režim přenesení daňové povinnosti, s kterým se tak jednotlivé daňové subjekty mohly setkat od 1. dubna tohoto roku, kdy zmíněná novela nabyla účinnosti. Režim přenesení daňové povinnosti byl implementací Směrnice Rady Evropské unie 2010/23/EU ze dne 16. března 2010, kterou se mění směrnice 2006/112/ES o společném systému daně z přidané hodnoty, pokud jde o volitelné a dočasné používání mechanismu přenesení daňové povinnosti ve vztahu k poskytnutí některých služeb s vysokým rizikem podvodů. Jak již název evropské směrnice napovídá, je toto ustanovení zaměřeno na boj proti daňovým únikům. Týká se taxativně určených případů, kterými jsou dodání zlata dle § 92b, dodání zboží uvedeného v příloze č. 5 k citovanému zákonu dle § 92c, obchodování s povolenkami na emise skleníkových plynů dle § 92d a poskytnutí stavebních nebo montážních prací dle § 92e. Pro posledně jmenovaný případ bude tento režim povinný až od 1. ledna 2012, pro ostatní případy platil tento režim již od 1. dubna 2011. Zmíněná příloha č. 5 obsahuje zejména komodity v podobě tříděného odpadu, a proto se s formou režimu přenesení daňové povinnosti setkaly zejména obce, které prodávají tříděný odpad. Šlo tedy o úpravy u vydaných faktur, které v tomto režimu obsahují specifické náležitosti dané novelizovaným zákonem. Příklad takové faktury vytištěné z modulu Fakturace informačního systému Munis je uveden na Obr. 2. Od 1. ledna 2012 se obce s tímto režimem budou setkávat v mnohem větší míře a již v roli metodicky náročnější, která vyžaduje nejen jiné zpracování daňového dokladu, ale také další kroky. Důvodem tohoto tvrzení je samozřejmě výše zmíněný § 92e, který stanoví, že při poskytnutí stavebních prací, které podle sdělení Českého statistického úřadu o zavedení Klasifikace produkce (CZ-CPA) uveřejněného ve Sbírce zákonů odpovídají číselnému kódu klasifikace produkce CZ-CPA 41 až 43 platnému od 1. ledna 2008, plátci použije plátce režim přenesení daňové povinnosti. Co tedy tato formulace bude přesně znamenat?

tel. 284 001 284, fax 284 818 027

5


Pokud je obec plátce DPH a od 1. ledna 2012 bude dodavatelsky řešit stavební anebo montážní práce, bude po dodavateli, pokud je i on plátce DPH, požadovat vystavení faktury v režimu přenesení daňové povinnosti. Dodavatel bude mít povinnost fakturu v tomto režimu vystavit. Tento daňový doklad oproti běžnému daňovému dokladu nebude obsahovat výši daně, ale sdělení (formulované dle zákona, viz také Obr. 2), že výši daně je povinen doplnit a přiznat příjemce. Zdůrazňuji, že tato povinnost je podmíněna pouze tím, že dodavatel i odběratel jsou plátci DPH a vůbec nezávisí na tom, zda si obec smí nebo nesmí v daném případě uplatnit odpočet DPH na vstupu. Příjemce plnění, v našem ilustrativním případě tedy obec, po přijetí tohoto daňového dokladu na něj doplní výši daně a zároveň odpovídá za správnost tohoto výpočtu. Dále je příjemce povinen přiznat a zaplatit daň, a to ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. V případě, že jde o ekonomickou činnost a obec je oprávněna k odpočtu daně na vstupu, pak také do daňového přiznání uvede tento nárok. Z hlediska hospodaření obce a přípravy rozpočtu se tímto nic zásadního nemění, protože změna se týká pouze způsobu úhrady daně. Bez režimu přenesení daňové povinnosti zaplatí obec, která je plátcem DPH, za stavební a montážní práce dodavateli sjednanou částku plus DPH. Dodavatel odvede DPH státu. Po zavedení režimu přenesení daňové povinnosti zaplatí obec dodavateli částku bez DPH a DPH odvede státu dle pravidel pro placení daně s přihlédnutím ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Otázka nároku na odpočet se tímto nemění.

Obr. 2: Faktura v režimu přenesení daňové povinnosti.

6


Novinky v oblasti účetnictví obcí

Pomocný analytický přehled 1 Ministerstvo financí na semináři k Návrhu legislativních úprav v souvislosti s předáváním Pomocného analytického přehledu (PAP) do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS), který se konal dne 18. října 2011, seznámilo posluchače s materiály, které byly k tomuto novému výkazu zaslány dne 30. září 2011 do vnějšího připomínkového řízení. Jedná se o připravovanou legislativní úpravu, která by měla dle plánu nabýt účinnosti k 1. lednu 2012. Nechme nyní stranou, zda legislativní proces přípravy tohoto právního předpisu může být k uvedenému datu dokončen. Spíše se krátce zmíním o tom, co tato změna dle aktuálního stavu její přípravy bude znamenat. PAP by měl být poprvé předáván v červenci 2012 za období leden až červen 2012. Nicméně s ohledem na jeho rozsah a obsah, bude třeba s tímto výkazem počítat a odpovídajícím způsobem provést případné úpravy účetní osnovy již k 1. lednu. PAP by měly dle současných návrhů v roce 2012 předávat organizační složky státu, některé jimi zřizované příspěvkové organizace, státní fondy, Pozemkový fond ČR, kraje, Regionální rady regionů soudržnosti, obce nad 1000 obyvatel a některé příspěvkové organizace, jejichž zřizovatelem je obec, dobrovolný svazek obcí nebo kraj. Podmínka pro příspěvkové organizace je stanovena tak, že jejichž celková aktiva musí přesáhnout ve dvou bezprostředně předcházejících účetních obdobích hranici 10 mil. Kč. Protože se jedná o zcela nový výkaz, který se svým rozsahem naprosto vymyká dosud předávaným výkazům, existuje návrh, že pro rok 2012 bude zúžen rozsah počtu vybraných účetních jednotek povinných výkaz předávat i rozsah vykazovaných údajů. Abychom si ilustrovali onen zmíněný nevídaný rozsah tohoto výkazu, uvedu, že PAP má 13 různých výstupních tabulek, které lze rozdělit do třech úrovní. V první úrovni jsou 3 tabulky, které obsahují údaje o pohybech na vybraných syntetických účtech v detailním analytickém členění. V druhé úrovni je 6 tabulek, které obsahují údaje o charakteru přírůstků a úbytků na vybraných syntetických rozvahových účtech v detailním analytickém členění, resp. rozkládají celkový obrat na předem definované kategorie změn vlivem transakcí, přecenění a ostatních změn objemu. A konečně ve třetí úrovni jsou 4 tabulky, které ve vybraných případech ještě dále a detailněji rozkládají údaje uvedené v předchozích tabulkách, zejména v členění podle jednotlivých partnerů transakce identifikovaných podle IČ. Aktuální informace o vývoji v oblasti tohoto nového výkazu Vám přineseme v dalších číslech našeho časopisu a také na našich seminářích, na které Vás tímto srdečně zveme. Nebližší z nichž se konají 6. a 7. prosince 2011 (více informací a přihlášky na http://www.triada.cz/etc/seminar). IS Munis na Vaší straně Jak je z předchozího textu patrno, účetní si ani v letošním roce, ani v roce příštím od změn neodpočinou. Abyste tyto změny zvládali co možná nejlépe, dodává Vám společnost Triada informační systém Munis, v rámci kterého vždy včas a s ohledem na maximální uživatelský komfort implementuje legislativní změny. Na ukázku jsem ještě vybral modul Výkaznictví Munis (viz Obr. 3), který bude v příštím roce nositelem změn spojených s Pomocným analy1

Informace byly čerpány se stránek Ministerstva financí dostupných na adrese www.mfcr.cz

tel. 284 001 284, fax 284 818 027

7


tickým přehledem, bude-li příslušná legislativa schválena, a který nyní umožňuje nejen sestavit jednoduchým způsobem všechny potřebné výkazy, ale navíc provést mnoho vnitrovýkazových i mezi-výkazových vazeb, jež zkontrolují výsledek ještě dříve, než jej pohodlně prostřednictvím modulu Komunikátor CSÚIS doručíte do Centrálního systému účetních informací státu.

Obr. 3: Ukázka vnitřní kontroly účetních výkazů v modulu Výkaznictví Munis.

8


Přechod na nový rok v modulech Munis

Přechod na nový rok v modulech Munis Tento dokument představí podrobný návod celého přechodu na rok 2012 ve všech modulech Munis, kde je tento převod potřeba provést k počátku roku.

Přechod na nový rok provádějte až po instalaci verze 3.16.2. Před každou zásadní změnou v nastavení programů nezapomeňte zazálohovat data! Kdy se provádí přechod na nový rok Přechod na nový rok lze v některých modulech Munis předpřipravit ještě během posledních měsíců roku 2011. Ve více případech však je třeba provést jej právě v okamžiku po posledním zápisu roku 2011 a před prvním zápisem roku 2012. Vlastní přechod se skládá ze dvou kroků. První je vázán na změnu roku a druhý se provádí dodatečně při aktualizaci, která by měla mít označení 3.17.0. Přechod na nový rok prováděný k 1. 1. 2012 Pořadí modulů, zde uvedené, je pouze doporučené. Kancelář Přechod v tomto programu lze provést samostatně bez ohledu na další moduly systému Munis, přesto doporučujeme s Kanceláří začít, neboť pošta je to první, co by se mohlo po novém roce začít zapisovat. Přechod na nový rok se skládá ze čtyř kroků: 1. Nastavení čítačů pro rok 2012 2. Převod vzorů textů 3. Vytvoření nových témat 4. Archivace podacího deníku Nastavení čítačů pro rok 2012

První krok přechodu na nový rok proveďte po zapsání poslední zásilky roku 2011 (včetně zásilek dodaných do datové schránky do 31. 12. 2011 23:59:59) a před zapsáním jakéhokoliv dokumentu nebo zásilky roku 2012. Nastavení provedete jedině pomocí servisního programu Správce Kanceláře, který naleznete v Panelu Munis ve složce Servis. Před spuštěním servisního programu Správce Kanceláře je třeba mít ukončen modul Kancelář a provedenou zálohu! Všechny kroky přechodu na nový rok jsou nevratné! Po spuštění programu potvrďte přečtení varování zatržením volby „Potvrzuji, že …“ a dále stiskněte tlačítko Pokračovat, pak přejděte na záložku Přechod na nový rok 2012, kde si ještě můžete pomocí prvního tlačítka nechat zobrazit podrobný návod přechodu.

tel. 284 001 284, fax 284 818 027

9


Stiskněte tlačítko 1. krok přechodu na nový rok 2012 – Nastavení čítačů. Nastavení čítačů musíte ještě potvrdit, stejně jako skutečnost, že máte provedenou zálohu. Následně program provede veškeré přestavení čítačů s ohledem na Vaše nastavení Kancelářského systému. Žádná další nastavení již není třeba provádět. Správce Kanceláře ukončíte stiskem tlačítka Konec. Pokud máte jádro převedeno do ISM části a chcete-li dělat speciální výběry podle číselných řad, pak musíte v Kanceláři v menu Servis/Nastavení čítačů číselné řady volit Importovat upravenou tabulku dat ČJ z ISM do souborové části. Vzory textů

Pokud používáte číslované vzory textů a chcete začít číslování v novém roce od jedničky, postupujte dle následujícího návodu. V opačném případě můžete tento krok přeskočit. Vynulování počítadla u vzorů textů znamená nejdříve založení nového typu textu v menu Servis/Číselníky/Texty/Číselník typů textů. Při tom je vhodné dát do názvu nového typu označení

roku 2012 (např. Objednávky 2012). Potom přejděte do číselníku vzorů (menu Servis/Číselníky/Texty/Číselník vzorů textů), kde přejděte na detail příslušného vzoru. Tam stiskněte tlačítko Odvození (kopie) nového vzoru. Při tom většinou není třeba vytvářet též fyzickou kopii vzoru (první otázka), ale určitě je potřeba změnit typ (druhá otázka). Z typů vyberte nově připravený typ pro rok 2012. Tím je připraven nový typ a jemu příslušný vzor, který se bude opět číslovat od jedničky. Po odvození vzorů je dobré ještě upravit jeho popis, aby byl srozumitelnější pro použití. Vytvoření nových témat

Jsou-li využívána témata s číslováním dokumentů v rámci roku, je třeba témata příslušná pro rok 2011 uzavřít a vytvořit nová témata pro rok 2012. Protože se to může týkat jak společných témat, tak témat útvaru nebo konkrétního pracovníka, neprovádí tento krok správce IS Munis, ale každý pracovník (správce tématu) sám. Je tedy vhodné seznámit s touto skutečností příslušné odpovědné pracovníky. Archivace podacího deníku

Tento krok přechodu lze provést kdykoliv po provedení předchozích popisovaných kroků. Archivaci podacího deníku doporučujeme provést v okamžiku, kdy jsou označeny za vyřízené všechny zásilky roku 2011 a Vy si chcete vytisknout podací deník za rok 2011. Dokud není proveden tento krok, není sice možné zpětně tisknout podací deník za rok 2011 a v aktuálním deníku se objevují na střídačku zápisy z roku 2012 a staré z roku 2011, ale vyhledání nevyřízených zásilek a jejich zpracování je rychlejší. Jakmile provedete archivaci podacího deníku, rozdělí se správně záznamy let 2011 a 2012 a lze bez problémů oba podací deníky tisknout. K práci se zásilkami roku 2011 pak můžete použít buď pracovní stůl –žlutá kniha dokumentů, nebo prohlížení archivu podacího deníku, který je ale přístupný pouze pro uživatele s příslušnými většími právy.

10



Vlastní archivaci spustíte ze servisního programu Správce Kanceláře, jehož spuštění je podrobně popsáno v kapitolce Nastavení čítačů pro rok 2012. Před spuštěním servisního programu nezapomeňte zálohovat! V programu Správce Kanceláře přejděte na záložku Přechod na nový rok 2012 a použijte tlačítko 2. krok přechodu na nový rok 2012 – Archivace podacího deníku. Nutnou podmínkou je předchozí provedení prvního kroku přechodu – nastavení čítačů. Start archivace je třeba ještě potvrdit stejně jako skutečnost, že máte provedenou zálohu. Následně program provede automatické vyhledání poslední zásilky roku 2011. Pokud nejste s vyhledáním spokojeni, můžete jej vybrat ručně tlačítkem Ruční výběr poslední zásilky roku 2011. Vlastní archivaci potom zahájíte pomocí tlačítka Vytvořit archiv roku 2011 a přesunout zásilky roku 2011 až do vybrané zásilky do tohoto archivu. Správce Kanceláře ukončíte stiskem tlačítka Konec. Legalizace a vidimace Pro každou aktuální knihu je potřeba založit v novém roce novou. To se provede v menu Servis/Číselníky Legalizace a vidimace/Číselník ověřovacích knih tlačítko Přechod na nový rok. Pro ISVS to bude Servis/Číselníky Evidence výstupů ISVS/Číselník knih Evidence výstupů ISVS tlačítko Přechod na nový rok. Tlačítko provede korektní odvození aktuální knihy na nový rok. Je možné provést úpravu názvu knihy. V názvu knihy je vhodné uvádět i rok, pro který je kniha platná, např. Rok 2012 nebo Novák 2012 (v případě více knih více pracovníků). V případě více knih se mohou založit všechny najednou. Před zápisem prvního záznamu v novém roce je vhodné, aby se postupně každý pracovník přihlásil do programu a provedl nové nastavení své předvybrané knihy v Servis/Nastavení záložka Výchozí/Legalizace (vidimace). V případě, že se využívá vazba na Pokladnu, je ještě vhodné vybrat i novou vazebnou pokladnu v Servis/Nastavení záložka Vazby (předpokladem je provedený přechod na nový rok v modulu Pokladna). Ekonomické moduly Přechod na nový rok v ekonomických modulech má doporučené pořadí, které je vhodné dodržet. Před přechodem na nový rok zálohujte všechna data modulů Munis! Tato část přechodu v podstatě nezávisí na tom, jaké období je v účetnictví otevřeno, ani zda-li máme již vše z roku 2011 zaúčtováno. Fakturace Přechod na nový rok ve Fakturaci provádějte až po zapsání všech faktur roku 2011 (pro neplátce DPH je rozhodné datum „Došlo“ resp. „Vystaveno“, které musí být nejpozději 31. 12. 2011, pro plátce DPH bude vydána samostatná metodika okamžiku přechodu). Přechod na nový rok je možný provádět pouze při jednom přihlášeném uživateli. Způsob odpovídá měsíčním uzávěrkám v Účetnictví. Proto v případě, že program hlásí více přihlášených uživatelů a jste si jisti, že v daném okamžiku pracuje s modulem Fakturace pouze jediný uži-

tel. 284 001 284, fax 284 818 027

11


vatel, ukončete také tento program a spusťte Stav fakturace, kde nastavte počet pracujících uživatelů na hodnotu 0. Pak se vraťte do modulu Fakturace a pokračujte v krocích přechodu na nový rok 2012. Použijete menu Archivy a změny roku/Přechod na nový rok. Sled akcí přechodu na nový rok začnete stiskem tlačítka Přechod do nového roku. Následně se program pokusí připravit číselné řady dalších plateb, dalších příjmů a faktur pro nový rok. Číselné řady dalších plateb jsou vždy vázány na jeden typ a tak je počítač nastaví automaticky. U číselných řad faktur (došlých i vydaných) a dalších příjmů může být mnoho možností, a proto program po vytvoření nových řad pro rok 2012 nabídne číselník k úpravě. Vazby na nové dokladové řady účetnictví program nastaví automaticky. Po provedení vizuální kontroly zavřete číselník tlačítkem Zavřít. Program ohlásí, že byl změněn aktuální rok na 2012, čímž je přechod na nový rok pro modul Fakturace dokončen. Budete-li nyní zadávat nové faktury nebo další platby, budou se jejich předpisy automaticky připravovat pro účetnictví roku 2012. Pokud nebyla před tím odpovídající účetní dokladová řada pro nový rok (konvence 99XXXX) založena ručně (zakládat řadu ručně není doporučeno) v modulu Účetnictví, program se pokusí ji založit v tento okamžik (její parametry je pak vhodné zkontrolovat v modulu Účetnictví). Pokud se založení z modulu Fakturace nepodaří, je vhodné toto provést následně ručně v Účetnictví (po konzultaci s hotline). Pokladna Pokladny pro rok 2011 si lze připravit libovolně dopředu ještě v době prosince 2011 (pokud si pokladnu připravujete ještě před posledním pokladním dokladem – věnujte pozornost dotazu na převod zůstatku). Pokladnu, v níž jste zadávali doklady roku 2011, potom na konci prosince pouze uzavřete a nový měsíc již neotevírejte. Přechod na leden 2012 uskutečníte změnou pokladny (menu Pokladna/Změna pokladny). Vytvoření pokladny pro rok 2012 pak provedete v seznamu pokladen (menu Servis/Seznam pokladen), kde pro každou pokladnu, kterou jste v roce 2011 používali, stisknete tlačítko Přechod na nový rok. Toto tlačítko založí kopii pokladny, nastaví nové vazebné účetní dokladové řady a předpřipraví název pokladny. Přesto doporučujeme založenou kopii pokladny pozorně zkontrolovat a změnit barevné odlišení, které Vám zajistí přehlednější výběr pokladny v lednu 2012. Pokud se založení dokladové řady z modulu Pokladna nepodaří, je vhodné toto provést následně ručně v Účetnictví (po konzultaci s hotline). Po potvrzení založení kopie pokladny tlačítkem OK se program zeptá, zda si též přejete zkopírovat vzory pokladních dokladů a textů v PK. Je nanejvýš vhodné toto potvrdit. Pokud v okamžiku přechodu bude nenulový zůstatek pokladny, pak průvodce přechodem na nový rok nabídne převést i tento zůstatek (viz info níže pro příspěvkové organizace). Pokud jste rozpočtovou organizací, pak na otázku Přejete si ho(je) nastavit jako počáteční stav(-y) v novém roce vyberte odpověď Ne. Předvybraná odpověď je Ano.

12



Až do aktualizace na konci měsíce ledna se používá k práci modul s názvem Pokladna 2011 (nepřejmenovávejte!), v němž máte vytvořenou pokladnu pro rok 2012 (v jejím názvu by se měl pro přehlednost vyskytovat letopočet 2012). V programu existuje pro příspěvkové organizace možnost kopírovat zůstatek pokladny při přechodu na nový rok. Je potřeba si ale uvědomit, že přechod na nový rok v případě nenulového zůstatku pokladny je možný pouze v okamžiku po zapsání posledního pokladního dokladu starého roku. Jinak by došlo k přípravě pokladny se zůstatkem, který je aktuální v okamžiku provedení přechodu. Pro dřívější přípravu pokladny zůstává i nadále platný původní postup pro přechod na nový rok, tedy že je nutné po výběru nové pokladny spustit inicializaci, kde se zadá aktuální zůstatek. Důležité, používáte-li více pokladen pro rok 2011 s odlišením přímo v čísle dokladu: tj. máte-li „posunut“ čítač pokladny pro odlišení čísel dokladů z jednotlivých pokladen, nezapomeňte čítač „posunout“ i v novém roce. „Posunutím” čítače se myslí situace, kdy úřad má v roce 2011 dvě (a více) pokladny s doklady číslovanými např. P10100001, P10100002, P10100003, … (v první pokladně) resp. P10200001, P10200002, P10200003, … (v druhé pokladně). Takového číslování bylo dosaženo zvětšením hodnoty čítače z hodnoty 1 o 100000 na hodnotu 100001 resp. 200001 před pořízením prvního pokladního dokladu. Nově by u takové pokladny po stlačení tlačítka Přechod na nový rok měl program automaticky zjistit, že zde takový „posun“ čítače je a bude nabídnuto jeho převedení do nového roku (viz pole Posun čítače na formuláři). Pokud tento posun není správně detekován (je-li „posunutí“ jen o menší hodnotu, např. 1000 nebo 10000), je nutné pole Posun čítače před uložením nové pokladny vyplnit ručně. Poplatky Přechod na nový rok v modulu Poplatky se sestává ze tří částí: přestavení vazby na Pokladnu, kontroly číselníku poplatků a hromadné generování předpisů. Přestavení vazby na pokladnu provedete v menu Servis/Nastavení, záložka Vazby. Novou pokladnu vyberte v poli Použitá pokladna. Toto nastavení je lokální, vázané na stanici, po nastavení restartujte aplikaci Poplatky. Změnu použité pokladny též stačí provést při provedení první hotovostní úhrady v roce 2012 (do staré pokladny stejně program nedovolí zadat úhradu s lednovým datem). Při kontrole číselníku poplatků je zejména dobré opravit všechny sazby, pokud se pro rok 2012 mění, data splatnosti a provést kontrolu předkontace předpisů i úhrady. Pozornost je dobré věnovat způsobu zaokrouhlení, kde by mělo být nastaveno zaokrouhlování na koruny. Pokud používáte alespoň u jednoho z poplatků předkontaci předpisu (viz detail jednotlivých poplatků v číselníku), je třeba nastavit novou odvozenou dokladovou řadu pro předkontace předpisů (řada s 99 na začátku). Vše lze automaticky provést tlačítkem Přechod na nový rok v konfiguraci Poplatků na záložce Účetnictví. Program se pokusí v tento okamžik založit dokladovou řadu (její parametry je pak vhodné zkontrolovat v modulu Účetnictví). Pokud se založení z modulu Poplatky nepodaří, je vhodné toto provést ručně v Účetnictví (po konzultaci s hotline) a následně ověřit, že je v Poplatcích správně nastavena Dokladová řada pro předkontace předpisů, resp. pokud používáte automatické vytváření předkontačního dokladu předpisu pro změnové operace na předpisech, též Dokladová řada pro předkontaci změn

tel. 284 001 284, fax 284 818 027

13


v předpisech a splátkách (opět řada s 99 na začátku, může být shodná se standardní předpisovou předkontační řadou). Pokud se používají předkontace předpisů i pro poplatky z modulu Komunální odpad, pak je nutné použít tlačítko pro novou řadu před prvním předepisováním z Komunálního odpadu. Výše uvedené nastavení dokladových řad je nutné provést před prvním vytvářením předpisů (generování) v novém roce! Nyní je možno pokračovat generováním předpisů pro nový rok. Hromadné generování předpisů je vhodné provádět pouze při jednom přihlášeném uživateli do modulu Poplatky. Některé instalace (nastavení) modulu toto přímo vyžadují. V případě, že program nedovolí spustit hromadné generování a jste si jisti, že s modulem nepracuje jiný uživatel, ukončete Poplatky a spusťte program Stav poplatků, kde nastavte počet pracujících uživatelů na hodnotu 0. Pak můžete opět spustit modul Poplatky a znovu začít generování. Při generování předpisů, ať už hromadném nebo individuálním, se automaticky vytváří účetní předkontace předpisu (máte-li jejich vytváření povoleno). Vzhledem k tomu, že jsme si již dříve v modulu Účetnictví připravili dokladovou řadu předpisů poplatků a nastavili ji v poplatcích k použití, měla by se automaticky předkontačním dokladům přidělit nová účetní dokladová řada. Dokladová řada má číslo začínající ciframi 99 a v názvu rok 2012. Pokud tedy máte povoleno vytváření účetní předkontace předpisů, doporučujeme po prvním generování správnost dokladové řady u nově vytvořené předkontace předpisu zkontrolovat (menu Servis/Předkontace/Tisk a mazání, setříděno podle data, bude se jednat o jeden z posledních předkontačních dokladů). Pokud došlo k přidělení jiné řady, dostane se předpis do účetních předpisů roku 2011, což je nežádoucí. Dokud není provedena aktualizace 3.17.0 (konec měsíce ledna) lze toto ještě opravit v servisu předkontace opravit spolu s příslušnou úpravou čítače dokladové řady v Účetnictví. Volitelným krokem postupu přechodu na nový rok je nastavení výchozího aktuálního období pro výběry na rok 2012 (Servis/Nastavení/Další). Komunální odpad Proveďte zálohu dat! Spusťte modul Komunální odpad a zvolte menu Servis/Převod na rok 2012. Dojde k ukončení modulu Komunální odpad a ke spuštění externího programu Převod modulu Komunální odpad. 1. Na záložce Inicializace období zkontrolujte aktuální období, nové období, případně opravte typickou sazbu. Zaškrtávací políčko Nastavit toto období jako aktuální zaškrtněte podle toho, zda chcete již nastavit nové období jako aktuální. Pozor, veškeré změny provedené u plátce/poplatníka v „minulém“ období až po převodu dat se v novém období samozřejmě neprojeví… 2. Stiskněte tlačítka Inicializace období, Inicializace číselníků 3. Zkopírujte aktuální číselníky – tlačítka Slevy a Splátkové kalendáře. 4. Pokračujte na další záložce Převod do nového období. Zaškrtávací políčka případně upravte podle toho, jaká nastavení chcete kopírovat z „minulého“ období. Stiskněte tlačítko Převod. Před převodem můžete na záložce Budoucí plátce zkontrolovat, u kterých poplatníků byl změněn budoucí plátce. Možnost Nepřevádět vazbu poplat14



ník–plátce (každý samoplátce) zvolte pouze v případě, že nechcete zachovat „vazby“ a tyto vazby chcete znovu tvořit.

Tím je převod dat ukončen, na záložce Protokol najdete informace o změněném plátci (změny v případě, že byl zvolen nový budoucí plátce nebo aktuální plátce v novém období již neexistuje). Převodní program můžete ukončit.

V modulu Komunální odpad zkontrolujte číselníky splátkových kalendářů a slev/částek pro nové období 2012. V Konfiguraci (menu Servis/Nastavení) zkontrolujte nastavení variabilního symbolu, korespondujícího poplatku, výchozího splátkového kalendáře a slev. Pokud nebyly kopírovány variabilní symboly z roku 2011, je třeba je nově vygenerovat (menu Servis/Generovat VS) (event. i SS). Tím je převod dokončen. V modulu Komunální odpad není třeba zakládat nové období (2012), to zakládá převodní program.  Do nového období jsou převedeni všichni plátci a poplatníci z minulého období, kterým nebylo přihlášení ukončeno. Vztahy poplatník/plátce jsou zachovány.  Pokud byl u poplatníka zvolen jiný budoucí plátce, je poplatník přiřazen k tomuto plátci. Pokud bylo přihlášení plátce určitého poplatníka v minulém období ukončeno, tak je v novém období poplatník nastaven jako samoplátce.  Přihlášení do Poplatků se děje ke stejnému poplatku, vytvoří se nový předpis na aktuální období (pro existující přihlášení). Majetek Přechod na nový rok v modulu Majetek se bude řešit až následně převodním programem do nového modulu. Pro příspěvkové organizace, které nepřecházejí k 1.1.2012 na nový způsob odpisování, je zachován původní postup. tj. v menu Servis/Nastavení, záložka Období přepsat aktuální období na 1. 1. 2012 až 31. 12. 2012. Pokud se používá vazba na Účetnictví, je od verze 3.7.0 usnadněna práce se založením dokladových řad. Vše nastaví tlačítko Nový rok na podzáložce Účetnictví záložky Vazby v menu Servis/Nastavení. Tvorba rozpočtu Změna roku v modulu Tvorba rozpočtu (pozor nejedná se o součást modulu Účetnictví, ale o samostatný modul), provedete jednoduše v menu Servis/Nastavení, kde na záložce rozpočet změníte Rok na 2012. Účetnictví Moduly Pokladna, Poplatky, Fakturace a Majetek si zakládají účetní dokladové řady samy. Pokud některý z těchto modulů při přechodu na nový rok ohlásil, že se to nezdařilo, pak proveďte založení dokladové řady po konzultaci s hotline ručně. Pokud se používá modul Rozúčtování mezd, volte v Účetnictví menu Servis/Číselníky/Dokladové řady. Najděte dokladovou řadu pro rozúčtování a stiskněte tlačítko Odvodit řadu pro nový rok (pokud si nejste jisti, které řady se to týká, raději volejte hotline), ktetel. 284 001 284, fax 284 818 027

15


ré založí kopii dokladové řady, označí ji číslem 99AAA, kde AAA je původní číslo řady, a nastaví čítač řady na hodnotu 1. Pro žádné další dokladové řady nové neodvozujte, zejména to nesmí být provedeno pro řady účtované přes nový doklad (tj. dokladové řady typu Účetnictví – bankovní výpisy), což by mohlo způsobit nemožnost provedení roční závěrky. Po vytvoření každé odvozené dokladové řady je dobré v menu Servis/Číselníky/Dokladové řady zkontrolovat, zda je její čítač nastaven na hodnotu 1 a zda maska odpovídá požadavkům úřadu. Při tomto odvozování máte jedinečnou šanci (poprvé a naposledy!) změnit způsob číslování dokladové řady, a to jak její předčíslí, tak kořen typu CCCC nebo XXXX. Doporučujeme u všech dokladových řad týkajících se předpisů faktur, dalších plateb a u dokladových řad týkajících se pokladny (pro typ pokladna-doklady jen v případě, že účtujete po jednotlivých pokladních dokladech přes pracovní stůl) změnit CCCC na XXXX, což sladí účetní čísla dokladů s čísly dokladů v příslušných agendách. Pro každou dokladovou řadu vytvářejte vždy jen jednu její kopii. Samozřejmě je možné z různých důvodů připravit více dokladových řad, než bylo v roce 2011. V takovém případě doporučujeme nazývat a číslovat je podobně jako řady vytvořené kopií původních. Tedy v názvu začít označením roku a číslo volit ve tvaru 99AAA, kde AAA je označení, pod nímž bude řada přístupná po celý rok 2012 po aktualizaci 3.17.0.

16


Novinky v oblasti účetnictví obcí

Recommend Documents