Notulen Raad van Advies NWG d.d. 25 januari 2014 Aanwezig: Ronald van den Heuvel (voorzitter landelijk bestuur, lid afdeling Utrecht), Cees van Es (penningmeester landelijk bestuur, lid afdeling Utrecht), Joop Bremer (landelijk wijnmeester, lid landelijk bestuur, lid afdeling Gooi en Vechtstreek), Jan Verweij (voorzitter afdeling Gooi en Vechtstreek), Arie Kliphuis (voorzitter afdeling Utrecht), John van Dijk (voorzitter afdeling Midden Holland), Gerrit Borg (plv secretaris afdeling Midden Holland), Henk Wijnen (penningmeester afdeling Noord Brabant), Wim Schepman ( lid afdeling Rijk van Nijmegen) Afwezig met bericht: Twente, Limburg, Montagne, Gelderland Notulist: Hetty Lagendijk (secretaris landelijk bestuur, lid afdeling Gooi en Vechtstreek) Opening: Ronald opent de vergadering, heet iedereen van harte welkom en deelt meteen mee dat de keuze van het landelijk bestuur voor het begrip "Hoofdbestuur" om tot een eenduidige terminologie te komen, bij nader inzien ongelukkig is. Vanaf nu zal consequent in alle stukken het begrip "landelijk bestuur" worden gehanteerd. Deze vergadering heeft mede als doel een forum te bieden om de gang van zaken te bespreken en gevraagd en ongevraagd advies vanuit de afdelingen te krijgen.
1. Verslag RvA van 19 januari 2013 en ALV van 25 mei 2013 19 januari 2013 was een bijeenkomst georganiseerd door het landelijk bestuur en door een aantal "verontruste voorzitters" om de crisis situatie het hoofd te bieden, die was ontstaan door het afgelasten van de jubileumviering in Groesbeek door gebrek aan belangstelling. Nadat een ieder zijn zegje had gedaan was er wederom de euforie ‘we gaan weer opnieuw beginnen’. Verder geen aan- opmerkingen over beide verslagen. Wel nog twee vragen: * Volgende vergadering een keer vergaderen of een NWG-dag organiseren in (de buurt van) Brabant/Limburg? Ronald geeft aan dat dit nog steeds het voornemen is maar op verzoek van de betrokken voorzitters niet op korte termijn. * In de stukken is sprake van Arie Brenda. Wie is dat en waarom horen wij niets meer van hem? Ronald geeft aan dat de heer Brenda een gehandicapte wijnliefhebber is, die aanbood behulpzaam te zijn met een periodiek door hem te maken en te verschijnen info-bulletin met wijnnieuws. Bij de verdere bespreking van dit aanbod bleek de heer Brenda zo eigenzinnig te zijn dat er geen basis voor samenwerking mogelijk bleek.
2. Presentatie Joop over nieuwe NWG site Joop is voorzitter van de commissie Communicatie die belast is met de opzet, uitwerking en implementatie van de nieuwe landelijke NWG site. Naar aanleiding van zijn presentatie worden de volgende adviezen gegeven c.q. afspraken gemaakt: * Ieder lid kan nu ook de websites van de andere afdelingen inkijken. Er dient ervoor te worden gewaakt dat de adressenlijst niet misbruikt wordt voor commerciële doeleinden. * Om de uniformiteit en leesbaarheid te behouden van alle sites wordt afgesproken om het rood van het woord wijn van ‘Nederlands wijngilde’ door te voeren in de kop van alle sites/pagina's. De webbouwer gaat dit centraal doorvoeren. * Het idee wordt gelanceerd om bij de presentatie van proeverijen een foto (met leesbare etiketten) te plaatsen van iedere geproefde fles met een korte tekst over land/streek/druivenras/ proefnotitie etc. De commissie zal de (technische) haalbaarheid van dit idee toetsen en e.e.a. indien mogelijk implementeren. * Er is een webmaster per afdeling nodig. Ook dient er eerst een goede handleiding te worden gemaakt voor diegenen die de site van zijn eigen afdeling gaan bijhouden. De commissie zal zich hiermee bezighouden. * Bij voorkeur een training geven voor diegenen die webmaster willen worden. * Als een lid wil inloggen dient hij/zij een login aan te vragen bij de secretaris. Dit is nog niet bekend bij de afdelingen. Wordt nog gecommuniceerd. * Er wordt voorgesteld dat aan alle beleidsmatig mailverkeer rond de totstandkoming van de site er standaard een cc naar de eigen secretaris moet worden toegevoegd zodat het bestuur op de hoogte is van de communicatie, van dingen die nog gedaan moeten worden, of als iemand niet reageert. Dit zou overigens niet alleen voor de totstandkoming van de site maar voor alle beleidsmatig mailverkeer tussen de afdelingsbesturen en het landelijk bestuur zeer nuttig zijn. De commissie zal dit voor het site-project als uitgangspunt nemen, Ronald zal dit ook voor andere onderwerpen dan de site bevorderen. * De tekst op de NWG site moet nog worden ge-updatet c.q. gemoderniseerd. Dit geldt bijvoorbeeld voor de teksten rond het landelijk bestuur. Ronald zal dit laatstebezien. * Het lijkt nuttig dat de werkgroep Communicatie een agenda en tijdpad voor toekomstige acties presenteert aan de besturen. * Joop en Wim bezien wat er overigens nog gebeuren moet.
3. Tussenrapportage over de rekening 2013 en begroting 2014 Cees geeft een korte inleiding op de behandeling van de gepresenteerde stukken. De presentatie van de cijfers kan wat verwarring geven maar met de geleverde schriftelijke toelichting is de situatie voor de aanwezigen duidelijk. Het is in dit verband belangrijk in te zien dat tijdens de jaarlijkse ALV de rekening van het jaar n-1, de stand van zaken van de rekening van het jaar n en de begroting van het jaar n+1 worden gepresenteerd en vastgesteld. Ook de goedkeuring van belangrijke uitgaven ten kostte van 2013 en het pas in 2014 ontvangen van declaraties voor deze kosten kan makkelijk tot misverstanden aanleiding geven. Opgemerkt wordt dat er 2 versies begroting 2013 bestaan, n met de post wijncompetitie van ad 345 euro in de begroting 2013, de ander zonder. Cees zal dit nog een keer nakijken.
4. Afdracht afdelingen 2014 en afdracht landelijke leden Er komen twee afdrachten binnen bij de landelijk penningmeester: Eén afdracht van de landelijke leden en één afdracht van de leden van de afdelingen. De afgelopen 2 jaren zijn er geen afdrachten geweest. Over 2014 wordt 5 euro per lid per afdeling gevraagd (beslissing ALV 2013). Opmerkelijk is dat de vorige penningmeester de gebruikelijke 15,- euro voor de landelijke leden (ongeveer 10 leden) op 0,-- euro had gezet. Besloten wordt dit weer op 15,- euro te zetten en dat als deze leden een proefavond van een afdeling bezoeken, zij de introducé prijs moeten betalen. Dit moet worden gemeld in de komende ALV. Mochten deze landelijke leden een ALV bezoeken dan hebben zij geen stemrecht; wel hebben zij spreekrecht. Zij ontvangen weer een factuur van de landelijk penningmeester en zullen ook uitgenodigd worden voor de komende ALV in mei.
Op de vraag aan de landelijk penningmeester of de afdracht van 5,- euro per lid voldoende is om de kosten van de NWG-dag 2014 te dragen, geeft Cees het volgende aan: Het landelijk bestuur neemt in ieder geval de ALV-kosten voor zaalhuur/koffie/thee voor zijn rekening. Ook de kosten voor de eenvoudige lunch zou landelijk betaald moeten en kunnen worden. De overige kosten (deelname wijnproefwedstrijd ad 15 euro; deelname proefseminar ad 15 euro; deelname masterclass (kosten nog niet bekend) en deelname slotdiner (kosten afhankelijk van opzet) zullen op inschrijving door de deelnemers zelf gedragen dienen te worden. Het feit dat vorige jaar de kosten voor de wijnwedstrijd, het proefseminar en de masterclass over Zuid Afrika landelijk werden betaald, had te maken met het
feit dat hiervoor de gereserveerde gelden voor de afgelastte jubileumviering in Groesbeek werden gebruikt. Wat de masterclass betreft: Het is het voornemen van het landelijk bestuur om in het vervolg tijdens de jaarlijkse NWG-dagen telkens een of meer NWGvinologen die een passie hebben voor een bepaald onderwerp (gebied/land/druif etc) ’s middags hierover een masterclass te laten verzorgen. In zo'n opzet kunnen de kosten hiervoor beperkt blijven tot de kosten voor de te presenteren wijnen. We kunnen voor 2014 wel meer landelijke activiteiten opzetten maar daar zullen de leden dan voor moeten betalen. Voor de jaren na 2014 zal een sluitende begroting plus een lichte opbouw van de landelijke reserves (m.n. door een hogere afdracht) noodzakelijk zijn, indien wij de huidige activiteiten en kleine aanvullende landelijke activiteiten op prijs blijven stellen. Voor de begroting van 2015 zal Cees daarom met het voorstel aan de ALV komen om de afdracht te verhogen naar € 7,50 of € 10.
5. Voorstel gewenste wijzigingen in de landelijke Statuten en het landelijk Huishoudelijk Reglement Al drie jaar geleden werden op grond van de toekomst-nota van het toen aangetreden nieuwe landelijk bestuur, wijziging van de tekst van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement nodig bevonden in ieder geval t.a.v. de ALV-stem-procedure en van de NWG-titulatuur van opleidingsgraden en diploma's. Wijzigingen kunnen echter alleen op basis van de regelgeving uit de bestaande statuten en het bestaande Huishoudelijk Reglement worden doorgevoerd. De RvA adviseert om: * conform de procedure zoals beschreven in bijlage 5 van de meegeleverde stukken te handelen om zo over de gewenste veranderingen te stemmen. * de wijzigingen niet te beperken tot de twee genoemde onderwerpen maar om van de mogelijkheid (en de notaris-kosten) van verandering gebruik te maken door de totale opzet van de inhoud van Statuten het Huishoudelijk Reglement nogmaals goed te bezien op basis van het uitgangspunt dat in de Statuten alleen het hoogstnoodzakelijke wordt opgenomen (een basic opzet dus) met zo weinig mogelijk details en belemmeringen, zodat de detailuitwerkingen allemaal in het Huishoudelijk Reglement kunnen worden opgenomen. Het grote voordeel hiervan is dat wijzigingen in de toekomst waarschijnlijk alleen het Huishoudleijk Reglement zullen betreffen en dat daarvoor geen inschakeling van de notaris noodzakelijk is en daarvoor dus geen extra kosten hoeven te worden gemaakt. Ronald zegt toe dat het landelijk bestuur tijdig voorafgaande aan de ALV van 24 mei met een dergelijke nieuwe opzet zal komen, zodat de grote verandering van Statuten en Huishoudelijk Reglement dan nog in 2014 kunnen worden gerealiseerd. Hij acht het wel van groot belang dat de afdelingsvoorzitters nog voorafgaande aan de ALV hun commentaar op de
concepten kunnen formuleren zodat er geen onwenselijke vertragingen gaan ontstaan. Dit kan hopelijk via 1 of 2 mailrondes worden gerealiseerd en anders via een extra Raad van Advies-vergadering.
6. Communicatie landelijk bestuur en afdelingsbesturen De nieuwe site moet zorgen voor goede (ondersteuning van) communicatie tussen de afdelingen onderling en tussen afdelingen en landelijk bestuur v.v. Daarnaast bestaat is er voorzittersoverleg in de vorm van de Raad van Advies en wijnmeestersoverleg. Er is geen secretarissenoverleg. Uiteraard is het altijd, in overleg, mogelijk om, ad hoc , tot allerlei vormen van overleg over te gaan mocht dit gewenst blijken. Ronald bepleit, met instemming van allen, dat het grote voordeel van de nieuwe site juist is gelegen in ondersteuning en facilitering van een goede communicatie binnen het NWG. Nu de nieuwe site langzaam maar zeker zijn definitieve vorm gaat krijgen, is het juist van groot belang om de definitieve vormgeving en inhoud zorgvuldig te laten plaatsvinden. Hierover zijn vandaag goede afspraken gemaakt (zie punt 2). Het is van groot belang dat de voorzitter van de Communicatiecommissie (Joop) goed wordt ondersteund en,waar nodig, gestuurd om dit project tot een goed einde te brengen. In dit verband is het, ter lering en ter illustratie, goed nog het volgende onder de aandacht te brengen zodat dergelijke fouten en gevoelens van teleurstelling niet meer zullen optreden in de toekomst: Arie is teleurgesteld over (het gebrek aan) de communicatie over de voortgang van de nieuwe site: wat is er gebeurd? Hoe staan wij ervoor? welke problemen moeten (nog) worden opgelost? . Er waren veel problemen met de provider waardoor er vertraging was, Joop heeft regelmatig mailtjes doen uitgaan naar betrokkenen maar ontving weinig of geen respons. Voortaan hier dus ook een cc naar de betreffende secretaris(sen) zodat het bestuur (op afdelings- en/of landelijk niveau) op de hoogte is. Netjes en nuttig was geweest een A4tje te laten uitgaan naar alle afdelingen (omdat deze klus ook collectief is aangenomen) over de gang van zaken. Moge dit alles in het vervolg (veel) beter gaan!
7. Rooster van aftreden landelijke bestuursleden De in de bijlage gepresenteerde stand van zaken lijkt correct. De Raad van Advies geeft hierbij nog de volgende adviezen: * Het is juist dat er t.a.v. de tweede zittingstermijn van de voorzitter vorig jaar een fout is gemaakt. Er zijn nu twee mogelijke wegen te bewandelen: of de voorzitter begint in 2014 aan het eerste jaar van zijn tweede termijn t/m 2016 of de voorzitter wordt geacht al het eerste jaar van zijn tweede termijn te
hebben vervuld en heeft nog twee jaren te gaan t/m 2015. Het lijkt verstandig de ALV te vragen hierover een keuze te maken. *Er dient ook een ontsnappingsclausule te worden opgenomen voor het geval een bestuurslid statutair dient af te treden, maar er geen vervanger voor hem/haar kan worden gevonden. In dat geval dient de betreffende functionaris langer aan te kunnen blijven. Dit is overigens al langer feitelijk gebruik in diverse afdelingen Zie bijvoorbeeld de penningmeesterfunctie in de afdeling Noord Brabant. 8. Presentatie Joop over stand van zaken wijnmeester-overleg *Er moet nog een datum geprikt worden voor een overleg dus geen mededelingen. Er moet een nieuw thema komen voor een landelijke themaproeverij (de Nieuwe Wereld is aan de beurt) en de wijn-invulling van de NWG-dag 2014 vraagt de nodige bespreking en besluitvorming. Joop prikt een datum. * Is het wellicht een goede gedachte om de RvA tegelijk met het wijnmeesteroverleg te houden? Het landelijk bestuur zal hierover nadenken.
9. Jaarverslag NWG 2013 Inhoud betreffende bijlage akkoord. Wordt in ALV gebracht op 24 mei.
10. Mogelijk aanvullende landelijke taken De voorstellen die gedaan worden (inventarisatie contributieregelingen inclusief ledenprijs en introductieprijs proeverijen; idem ereleden/leden van verdienste idem gouden, zilveren en bronzen spelden; meerjarenschema landelijke activiteiten en manifestaties) zijn akkoord. Ronald zegt toe dat er een start gemaakt zal worden met de inventarisatie.
11. Organisatie NWG dag op 24 mei 2014 Ronald meldt dat er zich, om uiteenlopende redenen, nog geen afdeling heeft aangemeld om de NWG dag 2014 te organiseren. Arie meldt te willen onderzoeken of de afdeling Utrecht voor 2014 deze belangrijke taak op zich wil en kan nemen. Hij zal het landelijk bestuur hier op korte termijn over berichten. Wim geeft aan dat de afdeling Rijk van Nijmegen dan in principe de NWG-dag 2015 wil organiseren John van Dijk geeft aan dat gegeven deze toezeggingen de afdeling Midden Holland voor het jaar 2016 niet wil achterblijven.
Ronald geeft namens het landelijk bestuur aan zeer verheugd te zijn over deze principe-toezeggingen. Hij zal op korte termijn met de afdeling Utrecht gaan overleggen over de noodzakelijke activiteiten die voor 2014 allemaal op de rol dienen te komen. 12. Uitwisseling nieuws uit de afdelingen *Midden Holland houdt voor de 26ste keer een horeca-proeverij die erop gericht is de beste huiswijnen (wit, rood en rose) van de deelnemende restaurants te kiezen. Een altijd leuke en publiciteitsrijke activiteit waarmee de afdeling zich op de kaart zet. De afdeling Noord Brabant is er mee gestopt m.n. omdat het heel veel werk is dat zich niet altijd terugbetaalde. De afdeling Rijk van Nijmegen was met deze activiteit gestopt maar gaat deze proeverij in oktober toch weer doen. *Bij afdeling Noord Brabant loopt het ledenaantal terug al lijkt het tij nu weer gekeerd. Rijk van Nijmegen krijgt leden erbij en zit n nu op 30 leden. Afdeling Gooi en Vechtstreek telt 24 leden. Afdeling Utrecht telt 42 leden en is daarmee nu de grootste afdeling.
13. Rondvraag Arie: kunnen zaken gedelegeerd worden als iemand uitvalt of teveel werk heeft b.v. in de "vice-" vorm: vice voorzitter, vice wijnmeester etc. Goede suggestie. Het landelijk bestuur beraadt zich hierover Wim: Graag de vergaderstukken van de RvA voortaan een aantal weken van te voren sturen. Ronald zegt toe dat dit in het vervolg zal gebeuren. Henk: het logo op het briefpapier is nogal groot. Kan dat niet wat kleiner/beperkter? Op de nieuwe site is wel een geschikte maat gebruikt. Ronald zal e.e.a.aanpassen.
Niets meer aan de orde zijnde, dankt Ronald iedereen voor zijn komst en sluit de vergadering.
