NOTULEN Vrijdag 23 april 2013 Algemene Ledenvergadering van COC Zwolle COC Zwolle, Kamperstraat 17, 8011 LJ in Zwolle Opening Ilja opent de vergadering en stelt het bestuur voor: Ilja de Jong, Henriko van de Pol, Spencer Schuman, Ton Roelofs en Gerhard Straatsma. Aanwezig: Ilja de Jong, Henriko van de Pol, Spencer Schuman, Ton Roelofs, Gerhard Straatsma, Joeri Both, Carlo Spijk, Richard Kuper, Martijn Sikkens, Eric Arends, Ronald Bakker, Michael Driessen, Margot van Belkum, Linda Dekker, Frank van Delden, Tom Giesen, Sibrand Hofstra, Maureen Keupink, Bert Klaseboer, Martin van der Meirsch, Jan van Olst, Will Stevens, Peter Vording, Herman Wiersema. Later aangesloten: Dirk Jan van Dijk. Afwezig met kennisgeving: Rein van Kregten, Bennie Pijlman, Peter Lambregts, Francien Teunissen, Jan van der Hogen, Elso Bos, Gerard Mulder, Peter van den Bos, Raoul Kuik, Martin de Vries. Opkomst: 24 leden en 2 toehoorders, 10 afmeldingen 1. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Post, e-mail, telefoon Rein van Kregten heeft een brief gestuurd over financiële stukken en over de pandkwestie. Opmerkingen zijn meegenomen in de voorbereiding van het bestuur op de bespreking van deze onderwerpen. Gerard Mulder heeft per e-mail opgemerkt dat vrijwilligers ook dit jaar niet geattendeerd zijn op de mogelijkheid om met korting naar het theater te gaan. Het bestuur meldt deze aankondiging zelf ook te hebben gemist dit jaar.
Adres& Kamperstraat&17& 8011&LJ&Zwolle& 038&422&44&03&& www.coczwolle.nl&
[email protected]&&
3. Notulen 14 december 2012 Naar aanleiding van de notulen: geen vragen c.q. opmerkingen. Notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 4. Mededelingen Afgelopen weekend dag in ons pand met COC NL en handvol lidverenigingen uit alle windstreken. Uitwisselingen van ervaringen. Goede bijeenkomst. Vanmorgen overleg met gemeente Zwolle, toekomst pand is aan de orde gekomen, daarnaast ook de coming out dag. Werkgroep geformeerd. Aanpassing van het pand. DJ booth, nieuwe apparatuur, cafe, nieuwe apparatuur.
&
&
COC#Zwolle#is#de#regionale# vereniging#voor#integratie#van# homoseksualiteit.## Met#een#café,#voorlichting,# discussie#en#hulp#wordt#gewerkt# aan#een#samenleving#waarin#
Update belactie. Vorig ALV resultaten gepresenteerd. Besproken met de redactie van het magazine, dit loopt. Aantal nieuwe vrijwilligers opgeleverd.
iedereen#zichzelf#kan#zijn.##Het# werkgebied#omvat#23#gemeenten# in#Overijssel,#Flevoland,# Gelderland#en#Drenthe.#COC# Zwolle#is#lid#van#de#landelijke#
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
1
organisatie#COC#Nederland.#
Potentiele kandidaat voor aspirant bestuurslid. Voortgang fototentoonstelling: heeft gecirculeerd, nu in de kast. Verzoek ontvangen om mee te werken aan Pride Photo award. Deze circuleert, vraag vanuit organisatie of wij deze tentoonstelling naar onze regio willen halen. Daarvoor zijn financiën en mankracht nodig. Wie helpt? Contact opnemen met Gerhard Straatsma. Ledenwerfcampagne COC Nederland. Deze week van start en online. Omgezet naar Nederlandstalig, indringende portretten van mensen met hun eigen verhaal. COC Zwolle blij met deze landelijke actie ter aansluiting op onze eigen ledenwerfacties in onze regio. Agenda voor de komende periode wordt uitgelegd met de belangrijke data rond Koninginnedag, 4 en 5 mei. 5. Jaarverslag 2012 Vanaf dit verslag maakt COC Zwolle een digitaal jaarverslag. Minder uitgebreid, minder tekst, meer staccato weergave op punten en meer beeld. - Opmerkingen Martijn Sikkens: bij verschillende werkgroepen zit kennis die je wilt vastleggen voor komende jaren. Bundel je dat nog wel, los van het jaarverslag, juist omdat de vorm nu zo kort en bondig is. Ronald Bakker: kennis kan verloren gaan, vrijwilligers wisselen relatief snel. Bestuur geeft aan dat het klopt dat je zaken moet vastleggen, maar dat dit ook juist buiten verslagen en plannen valt, zoals methodes, planning en begrotingen. Deze zijn wel vastgelegd en goed geborgd in de dropbox waar bestuur en coördinatoren gebruik van maken. Door deze aanpak is het bewaren van kennis geborgd. Ondanks dat we hierop geen papieren beleid hebben, is wel de ervaring dat het tot nu prima werkt. Daarnaast hebben we een vrijwilligerskit waar werkwijzen, verantwoordelijkheden in staan benoemd. Deze is onlangs nog geüpdatet. Beleid op borging van kennis zou een beknopte aanvulling van die kit kunnen zijn. In het algemeen is de notie nu dat de praktijk redelijk goed loopt, maar blijft afhankelijk van mensen. Tom Giesen vind het geheel er dynamisch uitzien, het laat zien dat er weer veel is gedaan en bereikt door alle vrijwilligers. - Vaststellen jaarverslag Per handopsteking besluit de vergadering dat het jaarverslag van 2012 is vastgesteld. 6. Financiën - Financieel verslag 2012 Gerhard introduceert de kascontrolecommissie, bestaande uit twee leden, Bert en Raoul Kuik (afwezig). Bert licht de aanpak toe, kondigt aan dat hij gaat werken aan een checklist. Oordeel over kwaliteit en correctheid financiële stukken positief, wel een advies om het spaartegoed van de vereniging te spreiden over meerdere bankrekeningen. De commissie adviseert de ledenvergadering om decharge te verlenen aan de penningmeester. Gerhard licht de financiële rapportage uit 2012 toe. Er is over 2012 een positief resultaat van 302. Noemenswaardige resultaten / afwijkingen van de begroting: Bij de vereniging is er meer subisidie van de gemeente Zwolle en de gemeente Lelystad, ook overige opbrengsten zijn redelijk op peil gebleven, terwijl de organisatiekosten lager zijn. Daardoor heeft de vereniging een beter resultaat behaald.
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
2
Bij de sociëteit zijn er tegenvallende entree inkomsten en ook een lagere baromzet. Daardoor is het resultaat van de sociëteit lager dan begroot. Jaarlijks doen we een dotatie aan de reserves voor vervangingsinvesteringen. In 2012 is een kleiner bedrag aan deze reserves gedoteerd dan afgesproken in de ALV van december 2012 (obv MJOP). Het bestuur meent dat dit zonder problemen kan omdat we in 2012 minder hebben uitgegeven aan de geplande vervangingen en verbeteringen, dan vooraf begroot. Dat is gelukt door veel zelf te doen en daardoor kosten door inhuur van externe mankracht besparen, terwijl de MJOP gebaseerd is op externe kosten. Het bestuur vraagt de ALV om deze lagere dotatie goed te keuren. Uit de vergadering komen de onderstaande vragen en opmerkingen over het financieel verslag over 2012: - Blijven we kritisch kijken naar onze drankleverancier? Het bestuur geeft aan dat hier regelmatig naar gekeken wordt. - Kijken we ook kritisch naar avonden die per saldo meer kosten dan ze opleveren in financieel opzicht? Het bestuur geeft aan dat dit op dit moment geen punt is, en dat we liever niet snijden in openingsmomenten en liever beziet welke verhuurmogelijkheden er zijn en dus aan de inkomstenkant de mogelijkheden wil vergroten. Dit punt nemen we mee in de bespreking over de toekomst van het pand. - Complimenten voor het op peil houden van opbrengsten van speciale evenementen. Het bestuur geeft dit door aan de werkgroepen die hier hard voor werken. - Kunnen we de 302 euro resultaat toekennen aan het budget voor ons 40 jarig jubileum. De vergadering ondersteunt deze vraag en besluit dit over te nemen. Het bestuur vraagt akkoord op het financieel jaarverslag, dotatie van 11.500 ipv 13500, toevoegen resultaat aan budget voor jubileum en decharge aan de penningmeester. De vergadering gaat akkoord. - Begroting 2014 Het bedrag van de dotatie wordt gecorrigeerd, er staat nu een hoger bedrag. De begroting wordt goedgekeurd door de vergadering. 7. Pand Kamperstraat 17 Henriko geeft een toelichting op de mogelijke koers van COC Zwolle rondom het pand Kamperstraat 17. Wij huren dit pand van de Albrechtstichting, onderdeel van de federatie COC Nederland. Deze stichting wil het pand echter graag afstoten. Het huurcontract loopt af in augustus 2013. Het is niet zo dat we meteen het pand moeten verlaten, maar het vraagt wel om keuzes. Er spelen twee opvallende zaken mee in dit vraagstuk: - Een tot nu relatief lage huurprijs ten opzichte van de exploitatiekosten voor de verhuurder. - De opbrengsten van onze sociëteit daalt. We hebben verschillende opties: 1 > geen eigen pand meer 2 > pand behouden, blijven huren maar medehuurder zoeken 3 > pand kopen en splitsen en de bovenetages verkopen 4 > pand verlaten en een andere locatie vinden. 5 > pand behouden en geen veranderingen aanbrengen. Verkenning van de opties: Optie 1 > geen pand meer.
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
3
Henriko licht toe hoe onze inkomsten zijn opgebouwd en wat het betekent wanneer we geen pand meer zouden hebben. Hiermee raken we de vraag wat voor soort vereniging willen we zijn, bijvoorbeeld alleen voorlichting en acties. Het bestuur ziet dat de dynamiek van de vereniging gebaat is bij het hebben van een eigen locatie voor ontmoeting en binding. Ook zeker in deze regio met weinig alternatieven voor uitgaan en ontmoeten. Optie 2 > Medehuurder zoeken na vinden nieuwe partner die pand wil kopen en aan ons verhuren. Voor een belegger kan het pand wellicht interessant zijn, maar dan leidt dat voor ons ook tot een commerciële huur. In dat opzicht lijkt deze optie dus niet reel. Wel kunnen we binnen de huidige bestemming van het pand verhuurmogelijkheden bieden die naast een klein bedrag voor basishuur ook extra baromzet opleveren voor de sociëteit. Martin van der Meirsch oppert de mogelijkheid om van het pand een bredere culturele locatie te maken. De gemeente geeft echter het signaal dat koop of garant staan niet mogelijk is de komende jaren. Wel wil de gemeente meedenken over mogelijkheden voor het vinden en binden van non profit organisaties die het pand functioneel zouden willen gebruiken. Optie 3 > pand kopen en splitsen. Mogelijke variant is direct twee eigenaren bij elkaar brengen en samen investeren in het bouwkundig etc mogelijk maken van de constructie. Dit is in deze tijd lastig gezien de vastgoedmarkt. Daarnaast is het splitsen van het pand kostbaar vanwege de benodigde aanpassingen (oa brandwerendheid). Optie 4 > Pand verlaten en elders huren. De vergadering vraagt zich af welke opties er zijn voor het vinden van ruimte, aantal dagen per jaar en bijbehorende huurprijs. Henriko geeft aan dat zo’n verhuizing echter nauwelijks iets zal opleveren, gezien de beperkingen en eisen: centrale locatie, beperkter gebruik, geschikte locatie. Daarnaast moeten we waarschijnlijk opnieuw investeren in een inbouwpakket. Optie 5 > pand kopen en geen veranderingen aanbrengen. Toelichting op de waarde van het pand: Een taxatie uit 2009 geeft een waar van 300.000 euro bij onderhandse verkoop. WOZ waarde 2013 703.000 euro. Herbouwwaarde verzekering (taxatie 2013) 1.000.000 euro Boekwaarde Albrechtstichting rond 270.000 euro COC Zwolle kan het pand van de Albrechtstichting kopen voor ongeveer 300.000 euro. Bestuur geeft op basis van het berekenen van de kosten van alle opties aan, dat er financieel geen betere optie is dan optie 5. Met een bank is besproken dat er een hypotheek mogelijk is van 200.000 euro. Onze bestemmingsreserve en onze algemene reserve kunnen deels worden aangewend, het bestuur denkt daarbij aan een bedrag van 30.000 tot 50.000 euro. Dan blijft er nog een bedrag over van 50.000 – 80.000 euro. Dit bedrag zou de vereniging kunnen lenen van leden of van de Albrechtstichting. Deze leningen zouden we vervolgens in vijf jaar willen afbetalen met schenkingen van leden. Het bestuur heeft in een brief aan leden de mogelijkheid van notariële schenkingen verkend. Leden leggen daarbij voor vijf of meer jaar vast dat ze elk jaar een schenking gaan doen. Het voordeel is dat deze schenking direct fiscaal aftrekbaar is, zonder drempel. Daarnaast hebben we zekerheid over het bedrag dat in de komende jaren binnenkomt. De eerste reacties hierop laten zien dat dit een reële optie is.
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
4
Tom geeft aan dat dit plan en de garantie voor de inzet van het geld niet uitgebreid werden toegelicht in de brief. Joeri geeft aan dat hij zelf vooral kijkt naar wat een schenking hem per maand zou kosten. Communicatie over deze schenkingsmogelijkheid is essentieel en kan de keuze van leden bepalen om al dan niet deel te nemen. Het bestuur beaamt dit en geeft aan dat de mailing ook was bedoeld om mensen uit te dagen om hun mening te geven over deze aanpak. Er zijn constructieve reacties binnengekomen, ook zeer kritische en afwijzende, de belangrijkste les is dat we met zeer goed communiceren deze actie verder kunnen brengen. Nodig daarin: kennis van financiën, communicatie. We richten ons daarbij op een opbrengst van 75.000 euro. Als dit lukt hebben we na die vijf jaar huisvestingslasten die vergelijkbaar zijn met het huidige niveau. Het is wel van belang dat we daarbij blijven zoeken naar extra opbrengsten door intensiever gebruik van het pand, om terugloop van andere inkomsten te compenseren of een halt toe te roepen. Het bestuur vraagt de vergadering om toestemming om optie 5 uit te werken. Uitgangspunt is dat we het pand kopen en een werkgroep instellen met bestuursleden en leden die de optie uitwerken tot een concreet voorstel dat gereed is in september, zodat de vereniging op basis van een uitgewerkt plan een besluit kan nemen. Voor het antwoord hierop, worden de volgende punten besproken: - Verkoop op peil houden is van groot belang. Daarbij vrijer en breder kijken naar mogelijkheden van het pand. - Betaalde kracht houden ja of nee, bestuur bepleit dat dit nodig blijft om de basisstructuur van de bedrijfsvoering van de sociëteit in stand te houden. - Er is een zorg over een mogelijke flink hogere huur bij het aangaan van een nieuwe huurovereenkomst, aangezien de huurovereenkomst nu per 1 augustus afloopt. De Albrechtstichting werkt mee aan het ondersteunen van onze plannen en dit geeft het bestuur vertrouwen. - Procesvoorstel: werkgroep mandaat geven om lijnen richting wervingsactie alvast uit te zetten, De vergadering besluit: Behoud van Kamperstraat 17 voor de vereniging is het uitgangspunt. Een werkgroep gaat optie 5 uitwerken. In een extra ALV in september worden de resultaten van de werkgroep besproken, waarbij tussentijds leden worden uitgenodigd om mee te denken over het conceptplan. Ook gaat de werkgroep voor september al met de financiële werving onder leden aan de slag. Iedereen die contact wil over deze werkgroep en of deel wil nemen aan de uitwerking van optie 5, kan bij
[email protected] terecht. 8. Website Henriko laat de nieuwe website zien. Deze wordt met applaus ontvangen. De vernieuwde site is vanaf deze vergadering online. 9. Samenstelling bestuur Het bestuur neemt na ruim zes jaar afscheid van Henriko van de Pol en neemt de vergadering mee in ‘het dossier Henriko van de Pol’ en roemt hem om zijn betrokkenheid, betrouwbaarheid, punctualiteit en goed georganiseerde aanpak. Dit heeft onze vereniging op dezelfde manier een duw in de goede richting gegeven. Henriko heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de professionaliteit van de vereniging, onder meer
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
5
door de introductie van moderne technieken die het op afstand kunnen vinden van elkaar en van informatie mogelijk maken. De vereniging is hem veel dank verschuldigd voor al deze jaren en inzet. Henriko blijft actief betrokken als vrijwilliger, onder meer bij de ontwikkelingen rondom ons pand. Henriko geeft in zijn afscheidswoord aan dat hij het met ontzettend veel plezier heeft gedaan en er al die jaren heel veel voor heeft teruggekregen. Hij roept het COC op zichtbaar te zijn en blijven in de regio, een regio die ons hard nodig heeft. Na het vertrek van Henriko geeft het bestuur aan dat er nu enkele belangrijke functies vacant zijn: secretaris en bestuurslid communicatie. Het bestuur is in gesprek met een aspirant bestuurslid maar roept iedereen op die overweegt om meer betrokken te zijn bij de doelstelling van COC, mee te komen doen. 10. Rondvraag Er is een nieuw lid nodig voor de kascontrolecommissie. Ronald Bakker meldt zich aan, het bestuur dankt hem bij voorbaat voor zijn inzet. Joeri meldt zich aan om mee te denken over het jubileum in 2014. 11. Sluiting
Notulen ALV COC Zwolle 26 april 2013
6
