Notitie FAQ bij Verantwoording- en controleprotocol jeugdhulp 2015 regio Haaglanden d.d. 13 maart 2015 Datum: 30 oktober 2015.
Inleiding Deze notitie bevat antwoorden op vragen die zijn gesteld tijdens drie bijeenkomsten in september/oktober over het verantwoording- en controleprotocol jeugdhulp 2015 regio Haaglanden d.d. 13 maart 2015 (hierna: “protocol Jeugdhulp 2015”). Deze bijeenkomsten zijn door de accountant van het Inkoopbureau H-10 en het inkoopbureau georganiseerd om eventuele onduidelijkheden in het protocol voorafgaand aan de verantwoording en controleperiode te bespreken. De instellingen met een verwachte jaaromzet van > € 250.000 (inclusief LTA) bij Inkoopbureau H-10 en de accountant van deze instellingen waren uitgenodigd.
Voor wie is de notitie FAQ? Alle instellingen die zorg inkopen bij het Inkoopbureau H-10, waarbij voor een individuele instelling de verwachte omvang van de ingekochte jeugdzorg over 2015 voor de 10 gemeenten tezamen > € 250.000 (inclusief LTA) is. Het is aan iedere instelling om in te schatten of dit jaarbedrag wordt overschreden.
Wat is de status van de notitie FAQ? De notitie bestaat uit 3 typen FAQ’s: 1. Addendum: de notitie is een addendum op het protocol Jeugdhulp 2015 voor zover het correcties zijn van passages in dit protocol. Deze FAQ’s zijn gemarkeerd met een * achter de vraag. Zie de rubrieken “verantwoording” en “controle”. 2. Toelichting: de notitie is een toelichting op het protocol Jeugdhulp 2015 voor zover de FAQ’s dienen als verduidelijking of bevestiging van passages in dit protocol. Zie de rubrieken “verantwoording” en “controle”. 3. Overig: de notitie bevat een aantal FAQ’s die relevant zijn in de context van het protocol Jeugdhulp 2015, maar niet op de inhoud van dit protocol ingaan. Deze FAQ’s zijn in de rubriek “overig” opgenomen. De notitie is vastgesteld door het directeurenoverleg van de H-10-gemeenten. De notitie wordt niet meer aangepast voor het jaar 2015, tenzij het noodzakelijk is voor de controleverklaring van de gemeente of de instelling en/of tot aanmerkelijke lastenverlichting leidt. Indien de notitie wordt aangepast, ontvangen de instellingen een mail.
Met wie kunt u contact opnemen over de notitie FAQ? U kunt voor vragen of opmerkingen over de FAQ contact opnemen met de accountant van het Inkoopbureau H-10. Jiska Nijenhuis RA (Accountant H-10) Alie van Kints RA (Controleleider H-10)
[email protected] [email protected]
06-22923501 06-10393462
De accountant van het Inkoopbureau H-10 verzorgt de coördinatie van de beantwoording door de juiste partij (Inkoopbureau H-10 of gemeente(n) of de accountant zelf).
1
Rubriek Verantwoording Verantwoording Vraag: heeft het verantwoording- en controleprotocol jeugdhulp 2015 regio Haaglanden d.d. 13 maart 2015 (“protocol Jeugdhulp 2015”) betrekking op de jaarrekening van de zorginstelling? Antwoord: nee.
Verantwoordingsperiode Vraag: heeft de verantwoording over 2015 alleen betrekking op de periode 1 januari 2015 t/m 30 september 2015? Antwoord: Ja.
Budgetplafond (1) Vraag: moet in de verantwoording op de regel “budgetplafond” voor heel 2015 of de eerste 9 maanden worden opgenomen? Antwoord: heel 2015.
Budgetplafond (2) Vraag: behoort tot de regel “budgetplafond” in het verantwoording ook de met Inkoopbureau H-10 of gemeenten schriftelijk overeengekomen overschrijdingen? Antwoord: nee.
Budgetplafond (3) Vraag: behoort tot de regel “budgetplafond” in het verantwoording ook de inkopen volgens het landelijk transitiearrangement? Antwoord: nee.
Budgetplafond (4) Vraag: is in het “budgetplafond” al rekening gehouden met onderhandenwerk? Antwoord: ja.
2
Declarabele zorg Vraag: moet in de verantwoording in de kolom “totaal generaal werkelijk” en de kolom per gemeente (bijv. “Delft “) de geleverde declarabele zorg worden opgenomen of alleen gefactureerde/gedeclareerde zorg? Antwoord: de geleverde declarabele zorg (over de periode januari t/m september 2015). Dus inclusief nog niet-gefactureerde/gedeclareerde zorg of facturen/declaraties die nog niet zijn goedgekeurd. Zie ook de vraag “Niet-declarabele zorg” in de rubriek Controle.
Ontbreken JW 301 Vraag: mag in de verantwoording in de kolom “totaal generaal werkelijk” en de kolom per gemeente (bijv. “Delft “) ook declarabele zorg zonder JW301 worden opgenomen? Antwoord: Ja. Het is de verantwoordelijkheid van de 10 gemeenten om de JW301 in Zorgned op te nemen en niet de verantwoordelijkheid van de instellingen.
Landelijk transitiearrangement, LTA Vraag: moet de ingekochte geleverde zorg volgens het Landelijk transitiearrangement (LTA, VNGcontracten) ook in de verantwoording worden opgenomen? Antwoord: ja.
NZA-beleidsregels (par. 2.3 protocol Jeugdhulp) Vraag: meestal geldt de PxQ afrekening. In enkele gevallen wordt op andere wijze afgerekend, waardoor soms de NZA-beleidsregels gelden. Welke NZA-beleidsregels zijn van toepassing voor het jaar 2015? Antwoord: De NZA-beleidsregels van 2014 zijn ook van toepassing voor het jaar 2015.
Hoofdbehandelaars (par. 2.4 protocol Jeugdhulp)* Vraag: in paragraaf 2.4 wordt het aspect “definitie hoofdbehandelaars” uit de NZA beleidsregels en spelregels DBC uitgesloten. Is dit wel juist? Antwoord: Nee. Het aspect “definitie hoofdbehandelaars” is dus juist wel van toepassing.
Rijksbijdrage NHC Vraag: is de voorwaarde van “ingekochte zorg > 250.000 euro” inclusief of exclusief Rijksbijdrage NHC? Antwoord: Inclusief rijksbijdrage NHC.
3
Onderhandenwerk Vraag: hoe bereken ik het bedrag aan onderhandenwerk als daarover geen afspraken in het contract zijn gemaakt? Antwoord: de instelling hanteert de berekeningsmethode die aansluit op de bedrijfsvoering van de instelling. De methode moet bedrijfseconomisch aanvaardbaar zijn en consistent worden toegepast.
Direct/indirect NZA Vraag: kunnen nakomende kosten van in 2015 geleverde zorg van ultimo 2014 afgesloten DBC’s worden gedeclareerd? Antwoord: ja voor zover deze kosten ook bij niet-harde afsluiting konden worden gedeclareerd. De harde afsluiting van de DBC was namelijk een technische afsluiting geweest.
DBC-afsluiting ultimo 2015 Vraag: geldt evenals bij de systematiek van voorgaande jaren het schadelastjaar voor DBC-afsluiting? Antwoord: nee.
Substitutie van producten (par. 2.3 protocol Jeugdhulp) (1) Vraag: in het protocol is verwoord dat substitutie van producten binnen het budgetplafond in overleg mogelijk is. Met wie moet het overleg gevoerd worden? Antwoord: Deze passage is voor 2015 niet meer actueel. In 2015 is generiek (alle instellingen met een budgetplafond) akkoord gegeven voor substitutie van producten binnen het budgetplafond.
Substitutie van producten (par. 2.3 protocol Jeugdhulp) (2) Vraag: mag substitutie tussen producten ook? Antwoord: 1. Voor de gemeenten Zoetermeer en Den Haag is substitutie tussen alle producten van de H10-lijst toegestaan. Ook als deze producten niet in het contract tussen de instelling en het Inkoopbureau H-10 zijn opgenomen. 2. Voor de andere 8 gemeenten van de Haaglanden-10 mag alleen substitutie tussen de producten die in het contract tussen de instelling en het Inkoopbureau H-10 zijn opgenomen.
4
Rubriek controle ALGEMEEN Review door accountant H-10 (1) Vraag: wanneer verneemt de accountant van de instelling of hij/zij wordt gereviewd door de accountant van H-10? Antwoord: de accountant van de instelling ontvangt in week 3 van 2016 ( 18-23 januari 2016) een mail van de accountant van H-10 als hij/zij wordt gereviewd. Onder voorwaarde dat de instelling de verantwoording en controlestukken tijdig – uiterlijk 31 december 2015 – aan het Inkoopbureau H-10 heeft aangeleverd. Bij niet tijdige aanlevering kan de review later dan de aangegeven periode worden aangekondigd.
Review door accountant H-10 (2) Vraag: behoort het rapport van geconstateerde afwijkingen ook tot de review door de accountant van H-10? Antwoord: ja, zowel de controleverklaring als het rapport van geconstateerde afwijkingen maken onderdeel uit van de review.
Rapportage geconstateerde afwijkingen (1) Vraag: is de rapportage geconstateerde afwijkingen op pag. 20/21 bedoeld voor bevindingen over rechtmatigheid én getrouwheid? Antwoord: ja.
Rapportage geconstateerde afwijkingen (2) Vraag: hoeft de rapportage geconstateerde afwijkingen alleen als de accountant getrouwheidsbevindingen of onrechtmatigheden (rekening houdend met rapporteringstolerantie) heeft geconstateerd? Antwoord: ja.
Model rapportage geconstateerde afwijkingen (pag. 20 protocol Jeugdhulp)* Vraag: is het model rapportage geconstateerde afwijkingen op pag. 20/21 van het protocol Jeugdhulp conform de accountantsvoorschriften? Antwoord: ja, maar we hebben enkele aanpassingen opgenomen n.a.v. de FAQ/bijeenkomsten. Op de laatste 2 pagina’s van de FAQ hebben we het bijgestelde model rapportage geconstateerde afwijkingen opgenomen.
5
GETROUWHEID/VERKLARING Niet-declarabele zorg Vraag: is het getrouw als in de verantwoording in de kolom “totaal generaal werkelijk” en de kolom per gemeente (bijv. “Delft “) ook niet-declarabele zorg is opgenomen? Antwoord: nee, één van de voorwaarden is dat de verantwoording voldoet aan de voorwaarden van het contract met H-10 en aanvullende schriftelijke afspraken met H-10/gemeenten.
Bevoorschotting Vraag: is een bevestiging van de gemeente nodig voor de toets op de juistheid van de bevoorschotting? Antwoord: nee, de aansluiting tussen administratie, verantwoording en (bij voorschotten) contract volstaat.
Prijs/P Vraag: moet de accountant controleren of de gedeclareerde prijs overeenkomt met code op het hulpverleningsplan én het contract? Antwoord: ja.
Hoeveelheid/Q Vraag: moet de accountant controleren op het aspect “duur”? Antwoord: ja, de accountant moet controleren of de zorg is geleverd als de declaratie start en de declaratie stopt als de zorg is beëindigd.
Innovatieve producten/dienstverlening (par. 3.1 protocol Jeugdhulp) Vraag: behoren de bevindingen inzake innovatieve producten en dienstverlening wel tot de getrouwheidsverklaring? Antwoord: - Getrouwheidsverklaring: alleen de bevindingen uit de toets van de eerste bullet (gedeclareerde tarief per uur of per afgesproken fte in overeenstemming met de prijsafspraken is gefactureerd) onder aan pagina 11 van het protocol Jeugdhulp behoort tot de getrouwheidsverklaring. - Rapportage van geconstateerde afwijkingen, onderdeel rechtmatigheid: de bevindingen uit de toetsen van de tweede en derde bullet (pagina 12 protocol jeugdhulp): o 2e bullet: “de geleverde productie juist is,…… de afnemer verstaan” o 3e bullet: “in het geval door de zorgaanbieder…..de afnemer betaald zijn”
Wijkteams Vraag: behoren de kosten voor jeugdteamleden (wijkteams) tot de verantwoording en controle? Antwoord: ja.
6
& 3.3 protocol Jeugdhulp 2015, pag. 14, AO/IC Vraag: de derde alinea van paragraaf 3.3 van het protocol Jeugdhulp 2015 is niet geheel duidelijk. Wat betekent de zin “van de accountant wordt daarom geen oordeel over de kwaliteit van de AO/IC verwacht, noch een detailcontrole op dossier- of cliëntniveau”? Antwoord: met de derde alinea wordt bedoeld dat de accountant wél de AO/IC onderzoekt, maar voor de verantwoording aan het Inkoopbureau H-10 niet de kwaliteit van de zorg onderzoekt.
RECHTMATIGHEID Onzekerheden en onjuistheden m.b.t. rechtmatigheid Vraag: Moet de accountant geconstateerde afwijkingen ten aanzien van de rechtmatigheid meetellen bij de oordeelsvorming over de getrouwheid van de verantwoording jeugdhulp 2015? Antwoord: Nee. Een rapportage van geconstateerde afwijkingen volgens model 5.2 volstaat.
Bedrag van onzekerheden en onjuistheden m.b.t. rechtmatigheid* Vraag: Moet in de rapportage geconstateerde afwijkingen ook het bedrag van de onzekerheid of onjuistheid voor het aspect rechtmatigheid worden opgenomen? Antwoord: ja per type soort rechtmatigheid. Een specificatie per gemeente hoeft niet. . Zie het nieuwe model op de laatste 2 pagina’s van deze FAQ.
Hulpverleningsplan (pag. 15 protocol Jeugdhulp) Vraag: hoeft er alleen te worden vastgesteld dat er een hulpverleningsplan is én dat een productsoort is genoemd? Antwoord: ja. Er moet op het moment van controle door de accountant een hulpverleningsplan aanwezig zijn in het cliëntdossier. En in het plan moet de productsoort óf een productomschrijving of diagnostiekcode (bij dbc) zijn opgenomen.
Indicaties en verwijzingen (1) Vraag: in paragraaf 3.4 van het protocol Jeugdhulp wordt gesproken over geldige verwijzingen. Is een indicatie ook akkoord? Antwoord: ja als het overgangsrecht nog van toepassing. De term indicatie komt namelijk uit de vorige Jeugdwet.
Indicaties en verwijzingen (2) Vraag: moet de accountant ook toetsen of in Zorgned een verwijzing van de gemeente is opgenomen? Antwoord: nee, dit is de verantwoordelijkheid van de gemeente. 7
Indicaties en verwijzingen (3) Vraag: moet de accountant voor rechtmatigheid ook toetsen op het aspect geldige datum van de verwijzing/indicatie? Antwoord: nee.
Overgangsrecht: zorg zonder indicatie (par. 3.4 protocol Jeugdhulp)* Vraag: in het protocol staat “voor cliënten die op 1 januari reeds in zorg waren, kan het zijn dat in het cliëntdossier geen verwijzing aanwezig is. Bij deze cliënten stelt de accountant vast dat aan deze cliënten reeds in 2014 zorg is verleend door vast te stellen dat uit de productregistratie van de instelling blijkt dat zorgproductie geregistreerd is”. Is deze controle nog actueel? Antwoord: nee, het volstaat om te toetsen op geldige verwijzing. In de rapportage geconstateerde afwijkingen, onderdeel rechtmatigheid, moeten de geconstateerde niet-geldige verwijzingen worden opgenomen.
Overgangsrecht: indicatie van vóór 1-10-14 (par. 3.4 protocol Jeugdhulp)* Vraag: geldt voor indicaties van vóór 1-10-14 waarbij in 2014 geen zorg is verleend, de indicatie niet meer? Antwoord: nee, de indicatie is wel geldig (uitgaande van een einddatum > 1-1-2015). De tekst hierover in de derde alinea van paragraaf 3.4 van het protocol Jeugdhulp 2015 komt aldus te vervallen.
Woonplaatsbeginsel* Vraag: moet de accountant ook toetsen of de woonplaats voldoet aan de wet- en regelgeving (woonplaatsbeginsel)? Antwoord: nee, dat is de verantwoordelijkheid van de gemeente. Hiermee komt de toets “c) een vastlegging van de woonplaats” (zie o.a. pagina 16 van het protocol Jeugdhulp 2015) te vervallen.
8
Rubriek Overig IZA-protocol Vraag: Is het recente – zogenaamde – “IZA-protocol” dat IZA met partijen (in concept) heeft ontwikkeld van toepassing op de verantwoording 2015 of 2016? Antwoord: - Voor de verantwoording 2015 is het “IZA-protocol” niet van toepassing. - Voor de verantwoording 2016 wordt voor de zomer van 2016 een nieuw verantwoording- en controleprotocol opgesteld, waarbij leerpunten uit het verantwoordingjaar 2015, de contractuele voorwaarden 2016 en actualiteiten (wet- en regelgeving, IZA-protocol etc) worden meegenomen.
Consequentie rapportage geconstateerde afwijkingen en niet-goedkeurende controleverklaring Vraag: kan een niet-goedkeurende verklaring of bevindingen in de rapportage geconstateerde afwijkingen (rechtmatigheid en getrouwheid) leiden tot terugvordering? Antwoord: ja, dat kan. Het inkoopbureau H-10 neemt zo spoedig mogelijk na 1 januari 2016 contact op met de instellingen met een niet-goedkeurende controleverklaring op. Dit geldt tevens indien de accountant bevindingen heeft die zijn opgenomen in het rapport van afwijkingen. Indien dit niet lukt voor 15 maart 2016, neemt het Inkoopbureau H-10 hierover contact op met die instellingen.
9
5.2 Model rapportage geconstateerde afwijkingen RAPPORTAGE GECONSTATEERDE AFWIJKINGEN (Afgegeven ten behoeve van de gemeenten in regio Haaglanden) Aan: de Raad van Bestuur van Stichting [naam instelling] Opdracht Wij hebben op .. (datum) een controleverklaring1 afgegeven bij de financiële verantwoording jeugdhulp januari tot en met september 2015 onderdeel A van …. (naam instelling) te ... (vestigingsplaats). Overeenkomstig het protocol Jeugdhulp 2015 van regio Haaglanden, specifiek deel 3 Accountantsprotocol dienen wij naast de controleverklaring bij de financiële verantwoording een afzonderlijke rapportage uit te brengen over tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen over juistheid jeugdhulp, volledigheid huisvestingscomponent en de rechtmatigheid. Met dit rapport wordt uitvoering gegeven aan deze verplichting. Aard en Reikwijdte verrichte werkzaamheden Voor de aard en reikwijdte van onze werkzaamheden verwijzen wij u naar bovengenoemde controleverklaring. Deze rapportage betreft uitsluitend de afwijkingen die wij tijdens onze controle van de financiële verantwoording hebben vastgesteld. Overeenkomstig bovengenoemd protocol betreffen de te rapporteren afwijkingen: voor het toetsingscriterium getrouwheid: niet-gecorrigeerde afwijkingen boven de goedkeuringstolerantie (fouten > 1 procent en/of onzekerheden > 3 procent). Deze afwijkingen hebben effect op ons oordeel in de controleverklaring. voor het toetsingscriterium levering (zijnde rechtmatigheid): alle afwijkingen, ongeacht hun omvang (fouten en/of onzekerheden > 0 procent). Deze afwijkingen hebben geen effect op ons oordeel in de controleverklaring. Beschrijving geconstateerde afwijkingen Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de juistheid van de door de instelling verantwoorde jeugdhulp de volgende afwijkingen geconstateerd die door de instelling niet zijn gecorrigeerd: […] Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de volledigheid van de verantwoorde vergoeding normatieve huisvestingscomponent de volgende afwijkingen geconstateerd: […]
1
vermeld het type verklaring: goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeuring.
10
Tijdens de controle van financiële verantwoording jeugdhulp 2015 zijn met betrekking tot de levering (rechtmatigheid) van de verantwoorde jeugdhulp de volgende afwijkingen geconstateerd: Soort
Onzeker
1. Aanwezigheid van een geldige verwijzing in het cliëntdossier 1. Aanwezigheid van een geldige verwijzing in het cliëntdossier 2. Aanwezigheid van een hulpverleningsplan in het cliëntdossier 2. Aanwezigheid van een hulpverleningsplan in het cliëntdossier
Xx
Onjuist
Aantal cliënten
Bedrag (in relatie tot 4e kolom)
Geëxtrapoleerd bedrag * 1.000,-
Xx
Xx
Xx
Toelichting per soort: 1. ………… 2. ………..
Overige aspecten – beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor... (naam instelling), het Inkoopbureau H-10 en de gemeenten in regio Haaglanden aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van onze controleopdracht de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve deze rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Plaats, datum Naam accountantspraktijk
11
