Nota van verantwoording n.a.v. Managementletter 2010 en Accountantsverslag 2010
Inhoudsopgave Onderwerpen managementletter 2010/accountantscontrole 2010: ................... 3 1 Risicomanagement: structurering ............................................................. 3 2 Risicoanalyse: Digitale factuurafhandeling ............................................... 3 3 Risicoanalyse: Grondexploitatie ................................................................ 3 4 Besluit Begroting en Verantwoording: jaarrekening 2010 ........................ 4 5 Speerpunten controleplan 2010: Parkmanagement B.V. ........................... 4 6 Speerpunten controleplan 2010: Urentoerekening ................................... 5 7 Actuele onderwerpen: Sociale zaken en werkgelegenheid ........................ 5 8 Actuele onderwerpen: Meeneemregeling participatiebudget .................... 5 Follow-up adviezen uit voorgaande jaren:.......................................................... 6 A Procesbeschrijvingen ................................................................................ 6 B Wijzigen treasurystatuut ........................................................................... 6 C Grondexploitatie - Grexwet........................................................................ 6 D Interne controle investeringen .................................................................. 7 E Plaatselijke belastingen en heffingen ........................................................ 7 F Afvalstoffenheffing .................................................................................... 7 G Parkeeropbrengsten .................................................................................. 7 H Bouwleges ................................................................................................. 8 I Verhuuropbrengsten gem. panden en percelen ......................................... 8 J Verhuuropbrengsten sporthallen............................................................... 8 K WMO – huishoudelijke verzorging ............................................................. 9 L WMO – financiële beheersing .................................................................... 9 M WMO – aanpassing verordening ...............................................................10
2
Waalwijk, 3 mei 2011. Onderwerp: Nota van verantwoording n.a.v. managementletter 2010 / accountantscontrole 2010. De accountant heeft in de tweede helft van 2010 een interimcontrole uitgevoerd voor de gemeente Waalwijk. De interimcontrole heeft geresulteerd in de managementletter 2010, die 3 maart 2011 aan het college van B&W is verzonden. Eind april 2011 is ook het accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010 verkregen. De bevindingen/adviezen in beide rapportages zijn beperkt en komen in grote lijnen overeen. Daarom is ervoor gekozen om één gecombineerde nota van verantwoording op te stellen. In deze nota van verantwoording zijn de bevindingen/adviezen van de accountant opgesomd, waarbij per item een oplossingsrichting/aanpak is opgenomen. Daarnaast zijn de nog niet afgeronde bevindingen/adviezen uit de managementletters van voorgaande jaren in deze nota van verantwoording opgenomen (zie bijlage 1 van de managementletter 2010).
Onderwerpen managementletter 2010/accountantscontrole 2010: Nr. 1
Onderwerp: Risicomanagement: structurering
Afdeling: Concernstaf
Bevinding/advies. Explicieter structureren van risicomanagement in de gemeente Waalwijk, mogelijk door het opstellen van een zogenoemde risicokaart. Oplossingsrichting/aanpak. De noodzaak tot een meer planmatige benadering van de gemeentelijke risico’s wordt onderkend en zal in 2011 nader worden uitgewerkt. Naast de huidige risicorapportages in begroting en jaarrekening zal ook in tussentijdse rapportages (met name voor- en najaarsbericht) worden gerapporteerd over de follow-up van de risico’s (beheersingsmaatregelen, risico-effecten). Ook zal in 2011 de volledigheid van de huidige geïnventariseerde risico’s worden bekeken (in relatie tot doelstellingen raads- en collegeprogramma, toezeggingen programmabegroting en grondexploitatie).
Nr. 2
Onderwerp: Risicoanalyse: Digitale factuurafhandeling
Afdeling: Financiën
Bevinding/advies. EDP-audit bij de invoering van de digitale factuurafhandeling laten uitvoeren. Oplossingsrichting/aanpak. De digitalisering betreft slechts het proces van de factuurontvangst tot en met het functioneel verantwoorden van de facturen door de budgetbeheerder en vervolgens de afdeling financiën. Binnen het betalings- en inningsproces worden door de digitalisering geen relevante procesmatige aanpassingen doorgevoerd. Gezien de beperkte financiële risico’s is met de accountant afgesproken dat een “lichte” audit zal volstaan, waarbij vooral de garanties van de leverancier belangrijk zijn. Dit onderzoek zal in 2011 worden uitgevoerd.
Nr. 3
Onderwerp: Risicoanalyse: Grondexploitatie
Afdeling: R&E
Bevinding/advies.
3
Uitgangspunten voor actualisatie van de kostprijsopzetten (door Deloitte Real Estate laten) beoordelen en eventuele opmerkingen administratief verwerken (in jaarrekening 2010). Oplossingsrichting/aanpak. In de jaarrekening 2010 en de gelijktijdig opgestelde nota grondexploitatie 2011 zijn de kostprijscalculaties per ultimo 2010 geactualiseerd. Het perspectief is in deze actualisatie gezien de marktsituatie naar beneden bijgesteld, waardoor voor het complex Landgoed Driessen een aanvullende voorziening is gevormd van € 1,8 mln. Voor het Centrumplan is, met name door het niet doorgaan van de planontwikkeling De Els, een aanvullende voorziening gevormd van bijna € 5 mln. Eén en ander is afgestemd met de accountant. Bij de verdere ontwikkeling van het risicomanagement wordt ook de grondexploitatie als onderdeel nadrukkelijk meegenomen. Deze bevinding kan na de besluitvorming worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
Nr.
Onderwerp:
4 Besluit Begroting en Verantwoording: jaarrekening 2010
Afdeling: Financiën
Bevinding/advies. De jaarrekening 2010 voldoet op vier punten niet aan de verslagleggingsvoorschriften, zoals opgenomen in het BBV. Het betreft het ontbreken van: 1. verloopoverzicht gewaarborgde geldleningen 2. toelichting op de balans t.a.v. beschikbaarheid van reserves voor bepaalde investeringen 3. inzicht van de bijdragen derden, die direct gerelateerd zijn aan een actief 4. inzicht in de onderhouds- en spaarcomponent voor vervangingsinvesteringen bij de toelichting op de voorziening riolering De jaarrekening 2011 dient op deze punten te worden aangepast om op alle aspecten te voldoen aan het BBV. Oplossingsrichting/aanpak. De punten 1 t/m 3 worden in de jaarrekening 2011 opgenomen. Met betrekking tot de verantwoording 2010 zal deze informatie worden vervaardigd voor het auditcomité van 16 mei a.s. Met betrekking tot punt 4 blijkt het onderscheid wel in het vastgestelde Gemeentelijk Rioleringsplan (GRP) beschikbaar te zijn. Voor de bespreking van de jaarrekening in het auditcomité zal de splitsing alsnog worden aangeleverd.
Nr. 5
Onderwerp: Speerpunten controleplan 2010: Parkmanagement B.V.
Afdeling: Financiën
Bevinding/advies. a. Bij de jaarrekening 2010 een controleverklaring te laten opnemen i.p.v. een samenstellingsverklaring (meer zekerheid over o.a. waardering van activa). b. De jaarrekening met controleverklaring gebruiken als handvat voor de waardering van de deelneming. c. Specifieke afspraken maken over toesturen van periodieke tussentijdse cijfers van Parkmanagement om te sturen op de gang van zaken. Oplossingsrichting/aanpak. a. De jaarrekening 2010 ligt momenteel bij de accountant voor controle (controleverklaring). De accountantsverklaring wordt verwacht voor behandeling van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk in de gemeenteraad. Deze bevinding kan na verkrijging van de controleverklaring worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
4
b. De accountant heeft al wel de waardering van de activa gecontroleerd en akkoord bevonden. Ook deze bevinding kan na vaststelling worden afgevoerd van de nota van verantwoording. c. Dit advies zal in de loop van 2011 worden opgepakt.
Nr. 6
Onderwerp: Speerpunten controleplan 2010: Urentoerekening
Afdeling: Concernstaf
Bevinding/advies. Een verbijzonderde interne controle uitvoeren in 2011 op de toegerekende apparaatskosten (meer zekerheid juiste en rechtmatige kostentoerekening). Oplossingsrichting/aanpak. In de eerste helft van 2011 zal een controlemethodiek worden opgesteld ter toetsing van een juiste en rechtmatige tijdschrijving (kostentoerekening) binnen de functioneel tijdschrijvende afdelingen OBOR en R&E. In de tweede helft van 2011 zal de daadwerkelijke controle worden uitgevoerd.
Nr.
Onderwerp:
7 Actuele onderwerpen: Sociale zaken en werkgelegenheid
Afdeling: MAO
Bevinding/advies. Een risicoanalyse uitvoeren op het taakveld sociale zaken en werkgelegenheid, dat te maken heeft met bezuinigingsmaatregelen vanuit het rijk (minder rijksgelden) en stijgende klantenbestanden. De uitvoering vindt voor een groot deel plaats bij de ISD. Oplossingsrichting/aanpak. Periodiek, eens per kwartaal, legt de ISD verantwoording af aan het ISD bestuur (DB/AB) en gemeenten middels een bestuursrapportage. Hierop wordt door bestuurders en gemeenten nauwlettend toegezien op de ontwikkelingen van geldstromen en het klantenbestand. Momenteel zijn de deelnemende gemeenten in overleg met de ISD om de huidige Burap informatie per afzonderlijke gemeente inzichtelijk te krijgen. Met name wordt hier gedoeld op informatie per uitkeringsoort omtrent de beschikbare middelen afgezet tegen de gerealiseerde uitgaven, ontwikkelingen uitkeringsbestand (in- en uitstroom cliënten), inzet re-integratiebudget en de te meten effecten hiervan.
Nr.
Onderwerp:
8 Actuele onderwerpen: Meeneemregeling participatiebudget
Afdeling: MAO
Bevinding/advies. De mogelijkheden onderzoeken om het verwachte budgetoverschot 2010 van het werkdeel van het WWB-budget te besteden. Oplossingsrichting/aanpak. Het totaal overgehevelde WWB re-integratie budget 2010 naar 2011 bedraagt € 816.452 Dit bedrag wordt toegevoegd aan de door het Rijk toegekende budgetten 2011 van de deelnemende gemeenten. Medio mei 2011 wordt aan het bestuur van de ISD een notitie aangeboden, waarin wordt ingegaan op de bestedingsmogelijkheden van het reintegratiebudget 2011.
5
Follow-up adviezen uit voorgaande jaren: Nr. A
Onderwerp: Procesbeschrijvingen
Afdeling: Concernstaf
Bevinding/advies. De prioriteiten blijven stellen bij het opstellen/actualiseren van procesbeschrijvingen (ontwikkeling zelfcontrolerende organisatie) en de afwikkeling monitoren. Oplossingsrichting/aanpak. Het opstellen van procesbeschrijvingen wordt binnen de gemeente Waalwijk gezien als één van de samenhangende activiteiten om verder in control te komen. De prioritering wordt met name bepaald door organisatorische, wettelijke en/of procesmatige veranderingen of knelpunten (bv. Invoering Wabo, BAG, uitvoering WMO, meldingen) en het financieel belang. Jaarlijks wordt op basis van bovenstaande prioriteiten door de bedrijfskundig adviseur een planning opgesteld en de voortgang gevolgd. Voorgesteld wordt deze bevinding in het vervolg alleen in de nota van verantwoording op te nemen als door de accountant concrete verbeterpunten/prioriteiten worden gegeven.
Nr. B
Onderwerp: Wijzigen treasurystatuut
Afdeling: Financiën
Bevinding/advies. Het treasurystatuut, de kaders en het interne controleplan aanpassen o.b.v. de wijzigingen in de treasuryregelgeving. Met tegenpartijen afspraken maken over de directe opeisbaarheid van de uitgezette gelden bij een verlaging van de rating. Oplossingsrichting/aanpak. De aanpassingen in het treasurystatuut zijn doorgevoerd. Ook het besluitvormingstraject (bespreking audit comité en vaststelling gemeenteraad) is reeds in februari 2011 door de gemeenteraad vastgesteld. Deze bevinding kan worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
Nr. C
Onderwerp: Grondexploitatie - Grexwet
Afdeling: R&E
Bevinding/advies. a. Goede procesbeschrijving opstellen voor kostenverhaal bij verschillende gebiedsontwikkelingen met administratieve borging tussen de verschillende gemeentelijke actoren (grondzaken, RO, inrichting openbare ruimte en wonen) b. Structuurvisie, nota bovenwijkse voorzieningen en procesbeschrijvingen kostenverhaal met prioriteit samenstellen gezien het financiële belang van kostenverhaal. Oplossingsrichting/aanpak. a. Inmiddels is een werkgroep van start gegaan om in 2011 te komen tot een procesbeschrijving. b. De totstandkoming van een nota bovenwijkse voorzieningen is van belang in het kader van kostenverhaal. Een op te stellen nota bovenwijkse voorzieningen dient gebaseerd te zijn op de uitgangspunten van een structuurvisie. Het opstellen van de structuurvisie is medio 2010 opgestart en loopt geheel 2011 door. De formele besluitvorming door de gemeenteraad wordt in de eerste helft van 2012 verwacht. Tegelijkertijd met het opstellen van de structuurvisie zal de nota bovenwijkse voorzieningen worden opgesteld en het is de bedoeling beide stukken tegelijkertijd ter besluitvorming aan de gemeenteraad voor te leggen.
6
Nr. D
Onderwerp: Interne controle investeringen
Afdeling: Concernstaf
Bevinding/advies. De selectie/deelwaarnemingen ontlenen aan de grootboekadministratie in plaats van aan de lijst van aanbestedingen/inkopen van de concerninkoper. Oplossingsrichting/aanpak. In 2010 is bij de selectie van de investeringen door het cluster Interne Controle met de bovenstaande bevinding rekening gehouden. Geconstateerd uit de steekproef is dat twee van de acht investeringen niet zijn gemeld bij concerninkoop. Hierop is reeds actie ondernomen om dit in het vervolg te voorkomen. Deze bevinding kan na besluitvorming worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
Nr. E
Onderwerp: Plaatselijke belastingen en heffingen
Afdeling: Financiën
Bevinding/advies. a. Openstaande debiteurenvorderingen van oude datum dienen zo nodig te worden afgeboekt. b. Functiescheiding en collegiale controle dienen binnen het proces te worden verbeterd. Oplossingsrichting/aanpak. a. De belastingverordeningen worden inmiddels periodiek getoetst en de oude vorderingen zijn, indien noodzakelijk, reeds afboekt. Deze bevinding kan na vaststelling worden afgevoerd van de nota van verantwoording. b. Dit verbeterpunt is nog niet volledig opgepakt. De functiescheiding is, gelet op de zeer beperkte bezetting, niet in voldoende mate te realiseren. De collegiale controle binnen het proces is al verbeterd, maar in 2011 zullen nog aanvullende controlemaatregelen worden doorgevoerd.
Nr. F
Onderwerp: Afvalstoffenheffing
Afdeling: Financiën / OBOR
Bevinding/advies. De verbandscontrole tussen het aantal aangeboden kilo’s afval bij de afvalverwerker en het aantal gefactureerde kilo’s afval aan inwoners dient voor de jaarrekeningcontrole te zijn uitgevoerd, waarbij eventuele verschillen worden verklaard. Oplossingsrichting/aanpak. De verschillen vanuit de verbandscontrole zijn dat het aantal aangeboden kilo’s afval bij de afvalverwerker hoger liggen dan het aantal gefactureerde kilo’s aan inwoners. De hoogte van het verschil is reden om in 2011 nader onderzoek te doen om de verschillen te reduceren en te komen tot een afdoende verklaring voor de restverschillen.
Nr. G
Onderwerp: Parkeeropbrengsten
Afdeling: OBOR
Bevinding/advies. a. De ontvangen bedragen aan parkeerinkomsten dienen periodiek te worden afgestemd met de rapportages van PCH Parkeerservices B.V. b. De in 2009 door PCH te overlegde accountantsverklaring heeft een beperking doordat niet is vastgesteld dat de parkeermeters zijn geijkt (daarmee onvoldoende zekerheid
7
inzake de volledigheid van parkeergelden). In overleg met PCH dient dit probleem te worden opgelost. Oplossingsrichting/aanpak. a. De periodieke afstemming tussen rapportages van PCH en werkelijk ontvangen bedragen vindt tegenwoordig plaats. b. Parkeerautomaten worden niet geijkt, in verband met de daarmee samenhangende kosten. De accountantsverklaringen, die van PCH worden ontvangen, bieden voldoende waarborg voor de correctheid van de ontvangen parkeerinkomsten. Deze bevinding kan na besluitvorming worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
Nr. H
Onderwerp: Bouwleges
Afdeling: V&H
Bevinding/advies. Periodieke controle op de volledige verantwoording van bouwleges uitvoeren, waarbij een afstemming tussen SBA (bouwvergunningenadministratie) en FMS (financiële administratie) dient te worden vastgelegd. Oplossingsrichting/aanpak. De koppeling tussen FMS en SBA is gerealiseerd, waarbij de applicatiebeheerder SBA periodiek een exportbestand maakt vanuit SBA en deze doorstuurt naar de afdeling Financiën. De afdeling Financiën leest dit bestand vervolgens in. Een volledig geautomatiseerde koppeling met FMS zal niet worden gerealiseerd. De redenen zijn dat deze koppeling specifiek moet worden gemaakt voor de gemeente Waalwijk (relatief hoge kosten) en dat FMS een gedateerd pakket is dat mogelijk op korte termijn wordt vervangen.
Nr. I
Onderwerp: Verhuuropbrengsten gem. panden en percelen
Afdeling: OBOR
Bevinding/advies. a. De centrale (verhuur)registratie voor gemeentelijke panden en percelen completeren en gebruiken voor de controle op de volledigheid van facturering van de verhuuropbrengsten. b. Een uniform verhuurbeleid met inhoudelijke kaders voor verhuur van gemeentelijke panden en percelen opstellen. Oplossingsrichting/aanpak. a. Met de doorontwikkeling van de organisatie, die momenteel in voorbereiding is, zal binnen de afdeling OBOR een vastgoedeenheid worden gepositioneerd. Deze eenheid krijgt tot taak het beheren van alle gebouwde en ongebouwde vastgoedobjecten van de gemeente. Zodra deze eenheid is gevormd, zal deze zich op de geschetste problematiek moeten gaan richten. De inventarisatie en registratie van de gemeentelijke panden (met objectkaarten) in Planon is overigens grotendeels afgerond. b. De bovengenoemde vastgoedeenheid zal in gezamenlijkheid met de nieuw te vormen beleidsafdeling gaan bepalen in welke mate het verhuurbeleid verder dient te worden geüniformeerd.
Nr. J
Onderwerp: Verhuuropbrengsten sporthallen
Afdeling: Bedrijven
Bevinding/advies.
8
a. Afstemmen van de verhuuropbrengsten sporthallen met financiële systeem voor de jaarrekeningcontrole en opstellen contractregister. b. Mede ondertekenen van verhuurbonnen door huurder en naleven, dan wel aanpassen van mandaatregeling voor ter beschikking stellen van sporthal (afdelingshoofd bevoegd en niet beheerder). Oplossingsrichting/aanpak. a. Het pakket Recreatex is volledig operationeel, waardoor alle informatie inzake de reservering van sporthallen beschikbaar is. De gebouwde koppeling tussen Recreatex en het FMS-systeem functioneert nog niet, omdat nog een aanpassing moet plaats vinden in het FMS-systeem. Daaraan wordt momenteel gewerkt. b. Verhuur/ingebruikgeving op contractbasis geschiedt overeenkomstig de vastgestelde procedure. Bij losse verhuur is het de beheerder die op een incidenteel verzoek beslist. Deze beslissing wordt ingevoerd in Recreatex. Gezien de beperkte (financiële) omvang heeft het DT ingestemd om de afwikkeling van de losse verhuur te laten plaatsvinden door de beheerder. Een aanpassing van de mandaatregeling is in voorbereiding.
Nr. K
Onderwerp: WMO – huishoudelijke verzorging
Afdeling: Publiekszaken
Bevinding/advies. De controle op de facturen huishoudelijke verzorging (digitaal aangeleverd) uitbreiden en met de zorgaanbieders afspraken maken over het afleggen van verantwoording d.m.v. een accountantsverklaring. Oplossingsrichting/aanpak. De uitvoerende partijen leveren hun facturen zowel op papier als digitaal aan. Dit maakt de controle eenvoudiger, maar is nog niet afdoende. Voor de optimalisering van deze controle (één-op-één aansluiting) is meer nodig. Op dit moment zijn voorbereidingen gestart om de Wmo applicatie te vervangen, waardoor de mogelijkheid bestaat de financiële controle geautomatiseerd te laten verlopen. Digitale facturen kunnen dan worden ingelezen en direct worden gecontroleerd of datgene wat een zorgaanbieder levert aan de klant en factureert ook aansluit bij datgene wat aan de klant is beschikt (zie verder onderdeel ‘WMO – financiële beheersing’). Daarnaast zijn de periodieke controles uitgebreid en worden jaarlijks steekproefsgewijs een met IC vastgesteld aantal aanvragen gecontroleerd. Verder ontvangt de gemeenten jaarlijks een accountantsverklaring van de zorgaanbieders.
Nr. L
Onderwerp: WMO – financiële beheersing
Afdeling: Publiekszaken
Bevinding/advies. a. De regeling budgethouderschap bij de toekenning van individuele en collectieve voorzieningen naleven (nu geaccordeerd door medewerker zorgloket, terwijl deze verantwoordelijkheid is toegewezen aan het afdelingshoofd), dan wel formeel regelen van de bovenstaande werkwijze. b. Door de financiële omvang van de huidige Wmo-verstrekkingen, en de mogelijke uitbreiding van de Wmo met begeleiding en zorg-zwaartepaketten e.d., dient de financial control te worden verbeterd (mogelijkheden natraject pakket Planconsult en/of samenwerking met omliggende gemeenten). Oplossingsrichting/aanpak. a. In 2008 is hier reeds overleg over geweest met het cluster Interne Controle en de afdeling Financiën. Vanuit praktisch oogpunt is het niet werkbaar om de bestaande regeling budgethouderschap na te leven, vandaar ook dat het initiatief is genomen
9
voor bovengenoemd overleg. Voorstel was de consulenten aan te wijzen als subbudgethouder van de grootboekrekening m.b.t. WMO voorzieningen. Vanuit de afdeling Financiën stuitte dit op weerstand (o.a. meerdere medewerkers subbudgethouder van één grootboekrekening). Alternatieve oplossingen van de afdeling Publiekszaken werden door het cluster Interne Controle niet als voldoende beoordeeld. In 2011 moet de discrepantie tussen de regeling budgethouderschap en de feitelijke werkwijze met elkaar in overeenstemming zijn gebracht. b. De financial control van de Wmo is – zie ook eerder punt – voor een redelijk deel op orde. Het eerder voornemen om de huidige leverancier hier een belangrijke rol in te laten spelen is niet meer actueel. Onder andere vanwege Wmo ontwikkelingen rondom de kanteling en de andere werkwijze die daar uit voortvloeit. Daarnaast hebben buurgemeenten andere keuzes gemaakt in deze. Deze en ook ontwikkelingen rondom de ICT infrastructuur c.q. e-dienstverlening hebben er toe geleid dat de vervanging van de Wmo applicatie gepland staat voor 2012. Hiermee moeten de mogelijkheden tot de financiële beheersing toenemen. In de tussenliggende periode zijn de controles op facturen uitgebreid en wordt frequent de financiële ontwikkeling beoordeeld en afgestemd met de beleidsafdeling.
Nr. M
Onderwerp: WMO – aanpassing verordening
Afdeling: MAO / Publiekszaken
Bevinding/advies. De verordening inzake de inkomenstoets voor vervoersvoorzieningen aanpassen, dan wel de toelichting op het punt van de inkomenstoets verduidelijken. Oplossingsrichting/aanpak. De constatering dat artikel 5.4. van de WMO verordening voor meerdere uitleg vatbaar is, is meegenomen in het onderzoek naar de Wmo ombuigingen. Dit heeft geresulteerd in een nieuwe Wmo verordening met ingang van 1 januari 2011. Deze bevinding kan na besluitvorming worden afgevoerd van de nota van verantwoording.
Drs. P.A.T. van Geffen Directeur Bedrijfsvoering/Concerncontroller Gemeente Waalwijk
10
