No.PR.24.3-V5 UPTPengadaan
DIR
HAL. 1/5
Prosedur UPT-Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan
25 Agustus 2017
1. Tujuan Memastikan pelaksanaan pengadaan sesuai dengan perencanaan pengadaan barang dan jasa serta sesuai dengan peraturan pemerintah. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup proses pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sampai dengan proses pembayaran. 3. Istilah/Singkatan/Definisi PBP PPBJ PPK KPA PP PPHP BAUK
: : : : : : :
Pejabat Pengadaan Panitia Pengadaan Barang dan Jasa Pejabat Pembuat Komitmen Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Penerima Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Bagian Administrasi Umum dan Kepegawaian
4. Referensi a. Rencana Kerja Anggaran Politeknik Negeri Batam b. PeraturanPresiden No. 70 tahun 2012 tentang peraturan pengadaan barang/jasa c. Peraturan kepala LKPP nomor 7 tahun 2011 tentang petunjuk teknis operasional daftar hitam 5. Lampiran Borang
:
Format
:
BO.24.2.1 Borang UPT-Pengadaan-Borang Permintaan Pengadaan BO.24.2.2 Borang UPT-Pengadaan-Borang Rekapitulasi Permintaan Pengadaan BO.24.3.1 Borang UPT-Pengadaan-Borang Rekapitulasi Daftar Nama Pemasok Hasil Seleksi BO.24.3.2 Borang UPT-Pengadaan-Borang Pemeriksaan, Uji fungsi dan serah terima barang BO.24.3.3 Borang UPT-Pengadaan-Borang Pemantauan Pelaksanaan Pekerjaan Jasa BO.24.3.4 Borang UPT-Pengadaan-Borang Catatan Keluhan ke Pemasok FO.24.3.1 Format UPT-Pengadaan-Format laporan panitia pengadaan FO.24.3.2 Format UPT-Pengadaan-Format SPPBJ FO.24.3.3 Format UPT-Pengadaan-Format BA serah terima per kedatangan barang FO.24.3.4 Format UPT-Pengadaan-Format surat pemberitahuan keluhan ke pemasok barang FO.24.3.5 Format UPT-Pengadaan-Format surat pemberitahuan keluhan ke pemasok jasa FO.24.3.6 Format UPT-Pengadaan-- Format BA penyelesaian pekerjaan FO.24.3.7 Format UPT-Pengadaan- Format lampiran BA penyelesaian pekerjaan FO.24.3.8 Format UPT-Pengadaan-Format BA selesaianya
No.PR.24.3-V5 UPTPengadaan
DIR
HAL. 2/5
Prosedur UPT-Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan
25 Agustus 2017
Instruksi
pekerjaan FO.24.3.9 Format UPT-Pengadaan-Format BA serah terima hasil pekerjaan FO.24.3.10 Format UPT-Pengadaan-Format lampiran BA serah terima hasil pekerjaan FO.24.3.11 Format UPT-Pengadaan-Format BA serah terima pekerjaan dari PPK ke KPA FO.24.3.12 Format UPT-Pengadaan-Format lampiran BA serah terima pekerjaan dari PPK ke KPA IN.24.3.1 Instruksi UPT-Pengadaan-Instruksi Metode Pemilihan Penyedia IN.24.3.2 Instruksi UPT-Pengadaan-Instruksi Metode proses pembayaran ke keuangan
6. Sub prosedur -
HAL. 3/5
No.PR.24.3-V5 UPTPengadaan
DIR
Prosedur UPT-Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan
25 Agustus 2017 7. Uraian Prosedur Flow Proses Mulai
1. Melakukan proses pemilihan penyedia
2. Membuat laporan hasil pemilihan penyedia
3. Menerbitkan SPPBJ
Uraian Mulai 1. Melakukan proses pemilihan penyedia barang.jasa untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya/jasa konsultansi sesuai dengan instruksi metode pemilihan penyedia
PIC
Input
Output
PBJ/ PPBJ
IN.24.3.1
Dokumen pemilihan/ Penyedia barang/jas a
2. Membuat laporan hasil pemilihan barang/jasa
PPBJ
Dokumen pemilihan/ Penyedia barang/jas a
FO.24.3.1
3. Menerbitkan Surat Penunjukkan penyedia barang/jasa (SPPBJ)
PPK
Dokumen pemilihan/ Penyedia barang/jas a
FO.24.3.2
4. Menandatangani kontrak/surat perjanjian/Surat Pesanan/SPK dan/atau menandatangani bukti pembelian
PPK/ Peme nang
FO.24.3.2
Dokumen PPK
5. Melaksanakan dan mengendalikan kontrak/surat perjanjian/Surat Pesanan/SPK
PPK/ Penga daan
BO.24.3.1
4. Mendatangani kontrak
5. Melaksanakan dan mengedalikan kontrak
6. Melakukan pemeriksaan barang datang/hasil pekerjaan
Sesuai?
Tidak
7. Mengembalikan barang/melakukan perbaikan
Surat pesanan/ SPK/Surat perjanjian/ Kontrak
Ya 8. Menerima barang/ hasil pekerjaan
9. Membuat laporan pelaksanaan pengadan
10. Melakukan proses pembayaran ke keuangan
Mulai
6. Pada saat barang datang/jasa selesai dikerjakan, Melakukan pemeriksaan barang/jasa sesuai dengan kontrak/surat perjanjian/Surat Pesanan/SPK. Jika tidak sesuai maka lanjut ke langkah7, Jika sesuai lanjut ke 8 7. Mengembalikanbarang/jasayang tidaksesuaidenganSurat pesanan/SPK/kontrak/suratperja njian
PP
BO.24.2.1 / SPK/Surat perjanjian/ Kontrak/S urat Pesanan
BO.24.2.2 /
BO.24.2.1 / SPK/Surat pesanan
BO.24.3.2 / BO.24.3.3
PPHP Surat perjanjian/ Kontrak PPK/P P/PP HP
BO.24.3.2 / FO.24.3.3
BO.24.3.3
DO/surat jalan/ FO.24.3.3 FO.24.3.4/
HAL. 4/5
No.PR.24.3-V5 UPTPengadaan
DIR
Prosedur UPT-Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan
25 Agustus 2017 Flow Proses
Uraian
PIC
Input DO/surat jalan/
Output BO.24.3.4
BO.24.3.3 8. Menerima hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa
PP/PP HP
SPK/Surat Pesanan
FO.24.3.8 FO.24.3.9/
Surat perjanjian/ Kontrak
FO.24.3.6 FO.24.3.7/ FO.24.3.8 FO.24.3.9 FO.24.3.1 0
9. Apabila terjadi keterlambatan dalam pelaksanaan pekerjaan maka penyedia dikenakan denda yang besarnya sesuai dengan yang tercantum dalam kontrak/surat perjanjian/Surat Pesanan/SPK
PPK
10. Melaporkan pelaksanaan pekerjaan dan menyerahkan hasil pekerjaan barang/jasa kepada KPA
PPK KPA
SPK/surat pesanan/ Surat perjanjian/ Kontrak
Bukti pengenaa n denda
IN.24.3.2 BO.24.2.2
Laporan FO.24.3.1 1 FO.24.3.1 2
11. Melakukan pembayaran ke keuangan
proses bagian
PPK Penye dia BAUK
IN.24.3.2
Dokumen pembayar an
Selesai
8. Penyimpanan Data No Data 1 2 3 4
Borangpermintaan Pengadaan Borang rekapitulasi Permintaan Pengadaan Borang rekapitulasi Daftar Nama Pemasok Hasil Seleksi Borang pemeriksaan, uji fungsi dan serah terima
Lokasi Penyimpanan UPT-Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan
Masa Penyimpanan 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun
No.PR.24.3-V5 UPTPengadaan
DIR
HAL. 5/5
Prosedur UPT-Pengadaan: Pelaksanaan Pengadaan
25 Agustus 2017 No
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Data barang Borang pemantauan pelaksanaan pekerjaan jasa Borang catatan keluhan ke pemasok Format laporan panitia pengadaan Format SPPBJ Format BA serah terima per kedatangan barang Format surat pemberitahuan keluhan ke pemasok barang Format surat pemberitahuan keluhan ke pemasok jasa Format BA penyelesaian pekerjaan Format lampiran BA penyelesaian pekerjaan Format BA selesainya pekerjaan Format BA serah terima hasil pekerjaan Format lampiran BA serah terima hasil pekerjaan Format BA serah terima pekerjaan dari PPK ke KPA Format lampiran BA serah terima hasil pekerjaan dari PPK ke KPA
Lokasi Penyimpanan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan UPT- Pengadaan
Masa Penyimpanan 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun 10 tahun
