Nieuwsbrief Peel 6.1 WMO 27 maart

Nieuwsbrief Peel 6.1 WMO 27 maart 2015

-4-

Deze nieuwsbrief is opgesteld om u als WMO aanbieder te informeren over de laatste ontwikkelingen. In deze nieuwsbrief vindt u een aantal wijzigingen op de richtlijnen met betrekking tot de facturering, een aantal gewijzigde afspraken met betrekking tot het opstellen van een plan van aanpak voor de toegang maatwerkvoorziening begeleiding en vereisten voor een plan van aanpak Social Return. De nieuwsbrief plus bijlagen wordt ook geplaatst op www.peel6-1.nl onder het tabblad aanbesteding (informatie voor aanbieders van Wmo-voorzieningen).

Gewijzigde richtlijnen met betrekking tot facturering geleverde zorg m.b.t. begeleiding, beschermd wonen en kort verblijf (nieuwe WMO taken) Op basis van de eerste ervaringen met de facturering over de maanden januari en februari en de ervaringen in de pilots met een aantal zorgaanbieders hebben we de richtlijnen zoals we die hebben opgesteld voor de facturering (zie de nieuwsbrief van 13 februari jl.) op een aantal punten bijgesteld (zie bijlagen 1, 2, 3 en 4). De belangrijkste wijzigingen hebben betrekking op: • Het gebruik van de velden begindatum (1.2.17) en einddatum (1.2.18) product bij de specificatie op klantniveau (zie bijlage 3a) • Het gebruik van het Vecozo schakelpunt voor het beveiligd aanleveren van bestanden met specificaties op klantniveau. Vanaf maandag 30 maart is het op deze manier mogelijk om voor alle Peel 6.1 gemeenten iWMO303 declaratie berichten beveiligd te versturen van zorgaanbieder naar Peel 6.1 (dit in de plaats van beveiligde email of USB stick fysiek afgeven). • Voor alle duidelijkheid dit betekent nog niet dat er op dit moment al retourberichten (IWMO304) kunnen worden verstuurd. Dit wordt eerst nog in de deklaratiepilots uitgetest. We zien dat de facturen van een aantal (met name kleine) aanbieders al aan de inhoudelijke eisen voldoen. Deze facturen gaan mee met de reguliere verwerking en worden binnen de betaaltermijn van 30 dagen voldaan. Voor kleine aanpassingen wordt contact met de zorgaanbieder gezocht zodat wij de facturen zoveel mogelijk direct op de juiste manier kunnen verwerken. Dit werkt zowel voor de zorgaanbieder als voor de uitvoeringsorganisatie het meest efficiënt en voorkomt administratieve “rompslomp” achteraf (geen correctie van voorschotfacturen, geen indiening van definitieve facturen). Voor zover het bovenstaande op dit moment nog niet mogelijk is bieden wij de gecontracteerde zorgaanbieders de gelegenheid op basis van voorschotfactuur te declareren. Wij stellen hierbij wel enkele minimale eisen waaraan de voorschotfactuur moet voldoen te weten: • Op de verzamelfactuur (1 factuur per gemeente) dient aangegeven te worden dat het gaat om een voorschotfactuur. • De verzamelfactuur dient te voldoen aan de algemene factuurvereisten, zoals opgenomen in bijlage 2. • In geval van digitale facturatie: a.u.b. uitsluitend via [email protected] (de factuur in dat geval ook niet meer op papier nazenden). • De factuur dient voorzien te zijn van een bijlage waarin op individueel klantniveau onderstaande gegevens zijn opgenomen: o BSN cliënt o Geboortedatum cliënt o Naam cliënt o Geleverde zorgsoort (waarbij onder geleverde zorgsoort wordt verstaan de productcode gekoppeld aan de categorie cf. de verwijsindex – zie hiervoor de door ons gepubliceerde verwijsindex op peel6-1.nl) o Aantal uitgevoerde producten Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


o o

-4-

Tijdseenheid zorgperiode (betreft de eenheid die van toepassing is bij de geleverde zorgsoort) Declaratiebedrag

Facturen zullen vervolgens zo snel mogelijk, in elk geval binnen een betaaltermijn van 30 dagen, worden voldaan. Voor 1 juli 2015 dient vervolgens een eindafrekening te worden opgesteld over de totale periode waarover voorschotnota’s zijn betaald. Deze eindafrekening dient vergezeld te gaan van een specificatie op klantniveau conform het iWM303 berichtenverkeer (zie bijlage 3a). Op basis hiervan zullen dan ook iWMO304 berichten retour worden gestuurd zodat er voor Peel 6.1 en Zorgaanbieders en sluitende administratie ontstaat. Mede op basis van de ervaringen uit de declaratiepilots zullen we hier nog nadere richtlijnen voor gaan opstellen zodat met individuele aanbieders waarvoor dit van toepassing hier verder afspraken over kunnen worden gemaakt. Dit om te voorkomen dat alle controle en correctie werk zich ophoopt voor de zomerperiode. Verwijsindex De verwijsindex is de basis van waaruit de gegevensuitwisseling van start kan gaan en de facturatie dient plaats te vinden. Op basis van de ervaringen uit de pilots en de ervaringen met de facturering over de maanden januari en februari zijn er nog enkele wijzigingen doorgevoerd in de WMO verwijsindex Peel 6.1 (zie bijlage 5). Contact De complete contactinfo hebben wij volledigheidshalve hieronder opgenomen. Voor het (digitaal) sturen van facturen: Peel 6.1 Zorg en Ondersteuning inzake gemeente xxx (waarop de declaratie betrekking heeft) t.a.v. crediteurenadministratie Postbus 227 5700 AE Helmond e-mail: [email protected] Voor vragen m.b.t. facturatie en bevoorschotting: [email protected] Gewijzigde afspraken rondom het “plan van aanpak” zoals vermeld in bijlage 2 “toegang maatwerkvoorziening begeleiding” van de deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding Wmo Op verzoek van de deelnemers aan de fysieke overlegtafel is gekeken naar de bepalingen rondom het plan van aanpak. De wijze waarop deze nu staan beschreven in bijlage 2 van de deelovereenkomst maatwerkvoorziening begeleiding leidt tot extra administratieve lasten en dat is niet de bedoeling. Tot de volgende formele aanpassing van de deelovereenkomst zijn daarom de volgende werkafspraken van kracht: Art 1.10: Hier wordt gesproken over een uniform format te gebruiken door alle dienstverleners. Dit onderdeel vervalt. De dienstverlener mag gebruik maken van de eigen format, mits dat de

Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

noodzakelijke inhoud bevat. Dat betekent in ieder geval een vertaalslag van de resultaatgebieden naar concrete activiteiten en een tijdsplanning met evaluatiemomenten. Art 1.10: De verplichte jaarlijkse voortgangsrapportage vervalt. In plaats hiervan dient het plan van aanpak een dynamisch document te worden, waarin opgenomen rapportages m.b.t. de tussentijdse evaluaties. Zodoende zal het plan van aanpak kunnen dienen als een voortgangsrapportage als de Wmo-consulent dit op vraagt Art.1.13: De 2e zin komt te vervallen. Art. 1.14: Het deel van de zin dat tussen haakjes staat komt te vervallen. Met deze wijzigingen kunt u de informatieverstrekking richting Peel6.1 integreren in uw eigen werkwijze. Wij vragen wel om er voor te zorgen dat, als een heronderzoek aan de orde is, het geactualiseerde plan van aanpak beschikbaar is voor de Wmo-consulent. Vereisten plan van aanpak Social Return Geachte aanbieder, U heeft met de Peelgemeenten één of meerdere deelovereenkomsten afgesloten voor de levering van Jeugdzorg en/of Wmo-ondersteuning. De eerste maanden is iedereen vooral druk bezig geweest de transities te realiseren. Nu wordt het tijd om met elkaar vorm te geven aan de Social Return paragraaf die onderdeel uitmaakt van de overeenkomsten. De inhoud van deze paragraaf is het kader van waaruit ontwikkeld en gemonitord wordt. We hebben daarbij o.a. ook het volgende afgesproken: “De uitvoering van de Social Return paragraaf die per 1 januari 2015 onderdeel uitmaakt van de raamovereenkomst zal in samenspraak met de organisaties goed gemonitord worden en op de ontwikkelagenda worden geplaatst. De haalbaarheid kan aan de orde komen maar ook onderwerpen / ideeën naar nog meer inclusief ondernemen en het positief waarderen daarvan. De prestatieladder sociaal ondernemen (PSO) kan daar bijvoorbeeld een hulpmiddel bij zijn.” Zoals afgesproken is er een werkgroep Social Return ingesteld, met daarin vertegenwoordigers van de zorgaanbieders, het werkgeversplein, het werkplein, een lokale beleidsmedewerker en de voorzitter van de FOT nieuwe taken Wmo. Zij hebben een plan van aanpak uitgewerkt dat vervolgens is goedgekeurd door de fysieke overlegtafels en nu zal worden gebruikt om te starten met het (verder) vormgeven van Social Return. Er is gekozen voor een aanpak die als doel heeft eerdere inspanningen m.b.t. maatschappelijk verantwoord ondernemen te waarderen en die verder uit te bouwen vanuit een win win situatie. Eerst wordt een inventarisatie( foto) gevraagd van de huidige situatie gebaseerd op het jaar 2014. Deze “foto” wordt gemaakt met behulp van de bouwblokkenmethode (afgeleid van de Prestatieladder Sociaal Ondernemen PSO). Vervolgens kan deze inventarisatie ieder jaar met behulp van dezelfde methode worden geactualiseerd. Daarnaast vragen wij een plan van aanpak, zoals ook aangegeven in de deelovereenkomst. Kenmerkend voor de bouwblokken-aanpak is de structuur. Blokken met een transparante waardebepaling, kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste SR-verplichting. De insteek van Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

de bouwblokken-aanpak is niet alleen gericht op het uitplaatsen van bijv. bijstandsgerechtigden, maar om creatief te kijken hoe SR het beste kan worden ingevuld in uw organisatie. Het werkgeversplein kan u daarbij ondersteunen. In bijlage 2 vindt u een nadere toelichting. U treft daar ook een format aan voor een plan van aanpak waarin u kunt beschrijven welke acties u wilt ondernemen om uw SR verplichting waar te maken. Vanuit de werkgroep is een praktisch instrument ontwikkeld om de foto te maken en een format om het plan van aanpak vorm te geven. Aanbieders kunnen ondersteuning krijgen van het Werkgeversplein indien gewenst. We vragen u om uiterlijk 1 mei zowel de inventarisatie (foto) als het plan van aanpak digitaal aan te leveren bij: Reinier Roosjen [email protected]. Mocht u vragen, opmerkingen en /of suggesties voor verbetering hebben neem dan contact op met de werkgroep via hetzelfde mailadres: [email protected] . Met vriendelijke groet, Meta Visser Werkgeversplein Reinier Roosjen projectleider Social Return Bijlagen bij brief Social Return: 6. Social Return paragraaf 7. Toelichting op Inventarisatie en plan van aanpak 8. Excel monitor inventarisatie SR activiteiten 9. Format plan van aanpak 10. Overzicht subsidies en premiekortingen



-4-

Bijlage 1, Richtlijnen t.a.v. facturering geleverde zorg m.b.t. begeleiding, beschermd wonen en kort verblijf (nieuwe WMO taken) Bij de uitwerking van de richtlijnen is het van belang om onderscheid te maken tussen richtlijnen voor de korte termijn (tot 1 juli 2015) en voor de periode hierna. Het uitgangspunt is, zoals ook is verwoord in het implementatieplan “van aanvraag tot factuur voor de nieuwe WMO” van 23 december jl., dat we factuur-/declaratieberichten gaan uitwisselen conform de iWMO standaard (iWMO 303 en het bijbehorende retourbericht iWMO304) via de landelijke infrastructuur die hiervoor is opgezet (Vecozo schakelpunt voor de zorgaanbieders en Gemeentelijk Gegevens Knooppunt – GGK voor de zorgaanbieders). Om tijdige betaling van de facturen voor de komende maanden te kunnen verzorgen met zo min mogelijke administratieve lasten (voor uitvoeringsorganisatie en zorgaanbieders) hebben we twee opties waarvan u gebruik kunt maken. Hierbij is rekening gehouden met de eerste ervaringen uit de pilots, de bestaande praktijk van factureren m.b.t. huishoudelijke ondersteuning, de mogelijkheden van verschillende zorgaanbieders (klein en groot) en de mogelijkheden op dit moment bij de uitvoeringsorganisatie Peel 6.1. Hieronder staan de opties beschreven. 1. Indienen verzamelfactuur (op papier per post of via mail – pdf formaat) die vergezeld gaat van een specificatie op individueel klantniveau in de vorm van een bestand in CSV/Excel1formaat conform iWMO 303 formaat (een gedetailleerde beschrijving van het iWMO 303 formaat is opgenomen in bijlage 3a). Hierbij kunt u gebruik maken van het hierbij horende landelijk gedefinieerde declaratie bericht in Excel formaat (zie bijlage 3b). Desgewenst kunt u ook gebruik maken van de landelijk beschikbaar gestelde WMO/Jeugd berichten convertor2 2. Indienen verzamelfactuur (op papier per post of via mail – pdf formaat) die vergezeld gaat van een specificatie op individueel klantniveau in de vorm van een bestand in CSV-/Excel3formaat conform de WMO bulkfactuurstandaard zoals die de afgelopen periode door verschillende aanbieders is gebruikt voor het factureren van huishoudelijke hulp (zie bijlage 4a voor een uitleg hierover). In bijlage 4b is een voorbeeld Excel bestand toegevoegd. U kunt de facturen inclusief de specificaties op individueel cliëntniveau indienen bij Peel 6.1 Zorg en Ondersteuning (de contactgegevens zijn opgenomen onder “Contact” in deze nieuwsbrief). Uw factuur wordt dan beoordeeld op de algemene factuureisen (zie bijlage 2) en de specificaties op individueel klantniveau (zie bijlage 3a of 4a). Als uw factuur niet aan de eisen voldoet wordt er met u contact gezocht om zo snel mogelijk tot een correcte indiening van de factuur te komen en de betaling 1

Voor de aanlevering van bestanden met specificaties op klantniveau (iWMO303 formaat) zijn er de komende periode (tot 1 juli) twee mogelijkheden: via het Vecozo schakelpunt (vanaf 30 maart 2015 mogelijk voor alle Peelgemeenten), fysiek afgeven van de gegevensdrager (b.v. een usb stick) inclusief de papieren verzamelfactuur in een gesloten envelop bij de receptie van Zorg en Ondersteuning Zandstraat 94 in Helmond. Als u voor de aanlevering gebruik maakt van het Vecozo schakelpunt dient u dit aan te geven op de verzamelfactuur. 2 https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules/Berichtenconverter-Wmo-en-Jeugdwet.html 3 Voor de aanlevering van bestanden met specificaties op klantniveau zijn er twee mogelijkheden: per (beveiligde) mail (b.v. middels een zip bestand dat beveiligd is met een wachtwoord) fysiek afgeven van de gegevensdrager (b.v. een usb stick) inclusief de papieren verzamelfactuur in een gesloten envelop bij de receptie van Zorg en Ondersteuning Zandstraat 94 in Helmond. Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

te kunnen laten plaatsvinden binnen de betalingstermijn Voor alle duidelijkheid dit betekent nog niet dat er op dit moment al retourberichten (IWMO304) kunnen worden verstuurd. Dit wordt eerst nog in de declaratiepilots uitgetest. Indien u vragen hebt over het indienen van de factuur kunt u per mail contact opnemen met mevr. Sandra van Rooij, (Teammanager Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie ([email protected] ). Wij verzoeken u om bij ‘onderwerp’ duidelijk aan te geven waar het bericht over gaat (b.v. Facturering “nieuwe” WMO). Geeft u hierbij aan wie gebeld kan worden en het bijbehorende mailadres en telefoonnummer. Wij streven ernaar om binnen enkele werkdagen uw vragen beantwoord te hebben. De in deze bijlage opgenomen richtlijnen m.b.t. facturering worden nog verwerkt in een aangepaste versie van het implementatieplan dat we gaan opnemen in een Handboek Inkoop Wmo en Jeugd.

Samenvatting richtlijnen voor facturering nieuwe WMO taken (begeleiding, beschermd wonen en kort verblijf). Er zijn twee opties: 1. Indienen verzamelfactuur (op papier per post of via het Vecozo schakelpunt – pdf formaat) die vergezeld gaat van een specificatie op individueel klantniveau in de vorm van een bestand in CSV-/Excel formaat conform iWMO 303 formaat (zie bijlage 3a en 3b). 2. Indienen verzamelfactuur (op papier per post of via mail – pdf formaat) die vergezeld gaat van een specificatie op individueel klantniveau in de vorm van een bestand in CSV-/Excel formaat conform de WMO bulkfactuurstandaard (zie bijlage 4a en 4b). Vragen over de wijze van factureren kunt u via mail stellen en zullen zo spoedig mogelijk worden beantwoord. Mocht de ingediende factuur niet juist zijn zal er contact met u worden opgenomen om te bespreken wat er aangepast moet worden. Een en ander om er voor te zorgen dat de facturen zo spoedig mogelijk worden betaald.



-4-

Bijlage 2, Algemene factuurvereisten belastingdienst 1. Volledige naam leverancier en afnemer 2. Juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat. 3. Volledige adres leverancier en afnemer; vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende. 4. Btw-nummer 5. Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert. 6. KvK-nummer 7. De datum waarop de factuur is uitgereikt 8. Een uniek volgnummer 9. Een omschrijving van de goederen of diensten die zijn geleverd 10. Het aantal geleverde goederen of diensten 11. De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling 12. Het bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw 13. Worden prestaties met verschillende btw-tarieven geleverd? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is. 14. Het btw-tarief 15. Het btw-bedrag Daarnaast moet de factuur voldoen aan het gestelde onder “Wijze van administreren, verantwoorden, bekostigen, declareren” in de overeenkomsten m.b.t. begeleiding, beschermd wonen en kortdurend verblijf.



-4-

Bijlage 3a en 3b, Invulinstructie WMO 303 bericht (plus structuur in Excel formaat) Het bericht WMO303 is het declaratiebericht uit de iWmo-standaard dat wordt gebruikt om producten binnen de Wmo declareren. De Exceldefinitie van dit declaratiebericht bestaat uit een aantal tabbladen die u nodig heeft voor het vullen van het bericht. Deze invulinstructie legt uit hoe u de beschikbare velden kunt vullen. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: De velden die in elk geval gevuld moeten worden zijn geel gekleurd. Bij de overige velden moet de zorgaanbieder zelf beoordelen of deze van toepassing zijn en gevuld moeten worden. Daar waar sprake is van een verplicht aantal te vullen posities kan indien nodig gebruik worden gemaakt van voorloopnullen. Tot nadere berichtgeving dient deze specificatie vergezeld te gaan van een verzamelfactuur. 1.1 Tabblad “Algemene gegevens” WMO303 Het tabblad Algemene gegevens vult u met de gegevens die nodig zijn voor het voorlooprecord en de identificatie van het bericht. De gegevens vult u in kolom B. Kolom A geeft aan waarmee u kolom B vult. Aan de cijfers en letters ziet u het aantal karakters dat nodig is voor juiste vulling. Hieronder ziet u een voorbeeld van het tabblad Algemene gegevens WMO303.

Figuur 1 Tabblad "Algemene Gegevens" voor WMO303 Velden waar een datum ingevuld dient te worden vult u volgens het formaat EEJJMMDD, EEJJ = bepaling van jaartal, MM = de bepaling van maand en DD = bepaling van dag. Bijvoorbeeld 20151118 is de datum 18 november 2015. Velden waar dit formaat geldt, staan aangeven met “Formaat: EEJJMMDD”. Bij elk veld staat ook aangegeven uit hoeveel posities het veld maximaal kan bestaan. Ook wordt aangeven welke velden verplicht zijn om te vullen om tot een juist declaratiebericht te komen. 1.1.1 Veld: Soort bericht

Vullen verplicht: Ja In dit veld geeft u aan of dit bericht een productie of testgeval is. Test-berichten dienen door de Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

ontvangen niet verwerkt te worden. P = productie T = test Standaard staat hier de P ingevuld, alleen in specifieke testgevallen gebruikt u test. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Voor daadwerkelijke facturen vullen de zorgaanbieders hier een “P” in. 1.1.2 Veld: Gemeentecode

Lengte: 4 Vullen verplicht: Ja In dit veld vult u de viercijferige gemeentecode van de gemeente waar de declaratie naar wordt gestuurd. 1.1.3 Veld: Code servicebureau Lengte: 8 Vul in dit veld de identificerende AGB-code van een servicebureau. Een servicebureau is een dienstverlenende organisatie (eenheid), die een (elektronische) schakel vormt tussen zorgverleners (vrijgevestigde beroepsbeoefenaren en zorginstellingen) en zorgverzekeraars. De code bestaat uit acht cijfers. Laat dit veld leeg als u geen gebruik maakt van een servicebureau. 1.1.4 Veld: Zorgverlenerscode Lengte: 8 Dit veld is niet van toepassing, niet vullen. 1.1.5 Veld: Praktijkcode Lengte: 8 Dit veld is niet van toepassing, niet vullen. 1.1.6 Veld: Code WMO-aanbieder

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Vul dit veld met de identificerende AGB-code van een WMO-aanbieder, waartoe een individuele zorgverlener behoort. 1.1.7 Veld: Identificatiecode betaling aan Lengte: 2 U dient minimaal één code voor een servicebureau of WMO-aanbieder in te vullen. In dit veld kiest u vervolgens aan wie de declaratie betaald dient te worden. Hiervoor geldt de volgende codering: 01 = Servicebureau 02 = WMO-aanbieder Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: De zorgaanbieder vult hier altijd 02 in. 1.1.8 Veld: Begindatum declaratieperiode

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD Dit veld vult u met de begindatum declaratieperiode. Dit is de eerste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de begindatum van de eerste behandeling. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: e Vul hier de 1 dag van de maand in waarop de uitwisseling betrekking heeft (ook al is de begindatum van de eerste behandeling later die maand). Dit is cf. de afspraak die is gemaakt in de werkgroep IWmo. 1.1.9 Veld: Einddatum declaratieperiode Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD Dit veld vult u met de einddatum declaratieperiode. Dit is de laatste dag van een administratieve periode waarop de gegevensuitwisseling betrekking heeft. Dit betreft niet per definitie de einddatum van de laatste behandeling. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Vul hier de laatste dag van de maand in waarop de uitwisseling betrekking heeft (ook al is dit niet gelijk aan de einddatum van de laatste behandeling). Dit is cf. de afspraak die is gemaakt in de werkgroep IWmo. 1.1.10 Veld: Factuurnummer declarant

Lengte: 12 Vullen verplicht: Ja Dit veld vult u met de unieke aanduiding van een factuur, toegekend door de opsteller van een factuur. Het veld kunt u vullen met cijfers en letters en mag uit maximaal 12 karakters bestaan. Het factuurnummer dient voor ieder declaratiebestand uniek te zijn. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Dit factuurnummer moet corresponderen met het factuurnummer op de verzamelfactuur. 1.1.11 Veld: Dagtekening factuur

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD In dit veld vult u de datum van ondertekening van een declaratie door de declarant. Deze moet altijd volledig worden ingevuld met een bestaande datum, die niet in de toekomst ligt. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Deze datum moet corresponderen met de datum op de verzamelfactuur. 1.1.12 Veld: BTW-identificatienummer

Lengte: 14 Vullen verplicht: Zie omschrijving In dit veld vult u het identificatienummer voor een zorgverlener in het kader van de omzetbelasting. Het veld mag cijfers en letters bevatten, maar maximaal veertien karakters. Het BTW-identificatienummer is verplicht om te vullen als de zorgverlener BTW-plichtig is. 1.1.13 Veld: Indicatie D/ C

Vullen verplicht: Ja In dit veld geeft u de indicatie aan of de declaratie op basis van het totaalbedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = een bedrag/aantal debet (positief) of. C = credit (negatief) is. Standaard is dit veld met D gevuld. 1.1.14 Veld: Type bericht

Dit veld geeft aan voor welke type bericht de Exceldefinitie is. Dit veld niet aanpassen. 1.2 Tabblad “Gegevensblad” WMO303 Op tabblad gegevensblad vult u de declaratieregels specifiek voor een cliënt in. 1.2.1 Veld: BSN

Lengte: 9 Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met het negencijferige burgerservicenummer van de cliënt. 1.2.2 Veld: Geboortedatum Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD U vult dit veld met de geboortedatum van de cliënt. 1.2.3 Veld: Geslacht

Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met het geslacht van de cliënt: 1 = man 2 = vrouw 1.2.4 Veld: Geboortenaam

Lengte: 25 Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met de achternaam, zonder het voorvoegsel, van de cliënt ten tijde van de geboorte ook wel eigen naam of meisjesnaam genoemd. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten. 1.2.5 Veld: Voorvoegsel Lengte: 10 Dit veld vult u als de naam bij veld Geboortenaam een voorvoegsel bevat. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten. 1.2.6 Veld: Naamcode 1

Vullen verplicht: Ja Dit veld altijd vullen met de code 1. 1.2.7 Veld: Achternaam partner Lengte: 25 Vullen verplicht: Zie omschrijving Dit veld vult u met de partnernaam van de cliënt. Het veld mag maximaal 25 karakters bevatten. Als u in het veld Naamcode 1 de codering 2 heeft ingevuld dan dient de veld verplicht gevuld te worden. 1.2.8 Veld: Voorvoegsel partner Lengte: 10 Dit veld vult u met het voorvoegsel betreffende de partnernaam. Het veld mag maximaal tien karakters bevatten. 1.2.9 Veld: Voorletters

Lengte: 6 Vullen verplicht: Ja In dit veld vult u de voorletters van de cliënt in. De voorletters worden aansluitend zonder punt of spatie ingevuld. Het veld mag met maximaal zes letters gevuld worden. 1.2.10 Veld: Naamcode 2

Als bij de naamgeving van de cliënt ook de partnernaam wordt opgegeven kunt u dat in dit veld aangeven. De codering is als volgt: 0 = Niet van toepassing / geen partner 2 = Naam echtgenoot of geregistreerd partner of alternatieve naam 1.2.11 Veld: Postcode

Lengte: 6 Vullen verplicht: Ja De postcode vult u in dit veld. Het veld heeft vier cijfers en daarna twee letters (aansluitend zonder spatie). 1.2.12 Veld: Huisnummer Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

Lengte: 5 Vullen verplicht: Zie omschrijving Het veld vult u met het huisnummer zonder toevoeging. Het mag maximaal met vijf nummers worden gevuld. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer heeft. 1.2.13 Veld: Huisnummertoevoeging

Lengte: 6 Vullen verplicht: Zie omschrijving De huisnummertoevoeging mag maximaal zes posities lang zijn en is alfanumeriek. Dit veld mag alleen leeg gelaten worden als de cliënt geen officieel huisnummer/huisnummertoevoeging heeft. 1.2.14 Veld: Indicatie cliënt overleden

Vullen verplicht: Ja In dit veld vult u de indicatie of een cliënt is overleden. De standaardwaarde is 2, bij overlijden vult u 1. 1 = Cliënt overleden 2 = Cliënt niet overleden 1.2.15 Veld: Beschikkingnummer

Lengte: 9 Vullen verplicht: Ja Dit veld vult u met het beschikkingsnummer. Het beschikkingsnummer is een identificerend nummer van een beschikking zoals vastgesteld door de gemeente. Het veld bevat negen cijfers. Als de zorg is toegewezen vóór 1-1-2015 kan het zijn dat er nog geen beschikkingnummer bekend is. U dient met de betreffende gemeente af te spreken hoe dit veld gevuld wordt. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Bij de overgangscliënten kan, als er nog geen nummer is doorgegeven, volstaan worden met een fictief nummer van negen cijfers. 1.2.16 Veld: Productcategorie

Vullen verplicht: Ja Het veld productcategorie vult u met twee cijfers. De volgende productcategorieën kunt u ingeven: Code 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Betekenis Hulp bij het huishouden Begeleiding Persoonlijke verzorging Kortdurend verblijf Woondiensten Overige ondersteuning gericht op het individu of huishouden/gezin Dagbesteding Vervoerdiensten Overige groepsgerichte ondersteuning Overige maatwerk arrangementen Rolstoelen Vervoervoorzieningen Woonvoorzieningen Overige hulpmiddelen Beschermd wonen Opvang Spoedopvang Overige beschermd wonen en opvang

Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Cf. de verwijsindex die op de website Peel 6.1 staat mogen uitsluitend de codes 02, 03, 04 en 15 Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


-4-

gebruikt worden. 1.2.17 Veld: Begindatum product

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD U vult het veld met de begindatum van het product (binnen deze declaratie), in acht cijfers. De datum is groter dan 31-12-2014 en mag niet in de toekomst liggen. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Dit betreft de werkelijke datum waarop de cliënt voor de eerste keer tijdens de declaratieperiode zorg heeft afgenomen. M.b.t. nieuwe cliënten/herindicaties voor begeleiding geldt: de facturatie start de 1e van de maand volgend op de maand waarin de cliënt voor het eerst zorg ontvangt. 1.2.18 Veld: Einddatum product

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja Formaat: EEJJMMDD U vult het veld met de einddatum van het product, in acht cijfers. Het betreft de laatste dag, waarop de verzekerde het product ontvangt (binnen deze declaratie). Als het product op één dag plaatsvindt, dan dezelfde datum vullen als bij het veld Begindatum product. De einddatum moet groter zijn dan 31-122014 en kan niet in de toekomst liggen. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Dit betreft de werkelijke datum waarop de cliënt voor de laatste keer tijdens de declaratieperiode zorg heeft afgenomen. M.b.t. nieuwe cliënten/herindicaties voor begeleiding geldt: de maand waarin de ondersteuning beëindigd wordt mag nog volledig gefactureerd worden. 1.2.19 Veld: Productcode

Lengte: 5 Vullen verplicht: Ja Dit veld vult u met de te declareren productcode. De te gebruiken productcodes per gemeente zijn afgesproken binnen het contract tussen de gemeente en aanbieder. Gemeenten kunnen de productcodelijst publiceren via de Verwijsindex Productcodes: https://www.istandaarden.nl/istandaarden/Modules/Verwijsindex-Productcodes-Wmo-en-Jeugdwet.html Een productcode bestaat altijd uit vijf karakters. Dit mogen zowel cijfers, letters of speciale karakters zijn. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: De code die hier opgenomen moet worden correspondeert met de code die in de kolom “productcode gekoppeld aan categorie” in de verwijsindex die is gepubliceerd op de website Peel 6.1, waarbij indien nodig gebruik wordt gemaakt van een voorloop nul. 1.2.20 Veld: Aantal uitgevoerde producten

Lengte: 4 Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met het aantal verrichte prestaties in de periode tussen de begindatum product en einddatum product. Het aantal uitgevoerde producten heeft een directe relatie met het veld tijdeenheid zorgperiode. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Als bij veld 1.2.21 code 81 wordt ingevuld dan moet hier standaard 1 ingevuld moet worden.



-4-

1.2.21 Veld: Tijdseenheid zorgperiode

Lengte: 2 In dit veld vult u de tweecijferige code van de tijdseenheid passend bij veld: Aantal uitgevoerde producten. Daarbij maakt u gebruik van de volgende tabel: Code 01 04 14 16

81

00

Periode Minuut Uur Etmaal (24 uur) Dagdeel (4 uur) Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk Deze codering bv. invullen als er sprake is van een tarief/honorering onafhankelijk van de behandelingsduur (budget, enz.). Niet van toepassing

Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: De codes 00 en 01 mogen niet gebruikt worden. 1.2.22 Veld: Declaratiebedrag

Lengte: 8 Vullen verplicht: Ja U vult dit veld met het te declareren bedrag in maximaal acht cijfers. Het bedrag geeft u aan in centen ofwel in 1/100 van het bedrag. Bijvoorbeeld 00008000 = achtduizend eurocent. Dit is 80 Euro. Dit is het declaratiebedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze declaratie. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Indien sprake is van tijdafhankelijke eenheden wordt hier dus het totaalbedrag in centen opgenomen (aantal eenheden * prijs per eenheid) en niet de prijs per eenheid. Het totaalbedrag van alle declaratiebedragen samen moet corresponderen met het bedrag dat op de verzamelfactuur staat. 1.2.23 Veld: Debet credit

Vullen verplicht: Ja In dit veld geeft u aan of de declaratie betreffende het veld: Declaratiebedrag debet of credit is. De codering is als volgt: D = debet, het is een debet declaratie C = credit, het is een credit declaratie 1.2.24 Veld: Referentienummer credit

Lengte: 20 Dit veld vult u verplicht als er sprake is van een creditpost. Hier wordt dan het nummer van de voorgaande debetpost ingevuld. Het veld is alfanumeriek en heeft maximaal twintig karakters. Dit nummer dient u bij de betreffende gemeente op te vragen. Toelichting Peel 6.1 uitvoeringsorganisatie: Bij het nummer van de voorgaande debetpost wordt het factuurnummer van de te corrigeren debetfactuur opgenomen. Heeft u vragen? Uw vragen over het werken met deze Exceldefinitie kunt u stellen aan het Beheerteam iStandaarden van Zorginstituut Nederland via [email protected].



-4-

Bijlage 4a en 4b, Invulinstructie WMO bulkfactuur standaard (plus structuur in Excel formaat) Deze instructie is niet helemaal hetzelfde volgens mij als degene die voor jeugd wordt gecommuniceerd. Is dat een probleem? Het digitaal aanleveren van de zgn. “bulkfacturen” vereist dat deze gegevens op een gestructureerde wijze worden aangeleverd. Het bestand is een tekstfile (CSV - comma separated value -; kolommen worden gescheiden door een scheidingsteken, een puntkomma) en bestaat uit drie verschillende recordsoorten: een voorlooprecord, één of meer detailrecords en een sluitrecord. De bestandstructuur wordt zowel gebruikt voor de factuur van de zorgaanbieder als voor de verantwoording vanuit de gemeente naar de zorgaanbieder (retourbestand). Aan het einde van de verwerkingscyclus binnen de gemeente wordt het oorspronkelijke factuurbestand geretourneerd, waarbij het detailrecord is aangevuld met een code die aangeeft of de detailregel is verwerkt en tevens wordt het bedrag vermeld dat daadwerkelijk betaalbaar gesteld wordt door de gemeente. Voorbeeld van een bestand: 1. Bestandsnaam

De bestandsnaam begint altijd met “fact” gevolgd door: - WZA code van de leverancier (in dit geval 123456). Als u niet beschikt over een WZA-code, dan vult u hier de laatste 6 posities van uw AGB-code in. - Gemeentecode (in dit geval 0722). - Factuurnummer van 15 karakters (in dit geval rolstoel2011031). Dit nummer moet corresponderen met het factuurnummer op de verzamelfactuur. Als dit factuurnummer minder dan 15 posities heeft, dan moet gebruik gemaakt worden van voorloopnullen. Het is een csv-bestand. 2.Voorlooprecord

4.Sluitrecord

3.Detailrecord

Let op: totaal factuurbedrag incl. BTW (som debet-credit)

In Excel ziet het er op de volgende manier uit:

2. Voorlooprecord Het voorlooprecord bestaat uit de volgende gegevens. Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl


KOLOM A B C D E F

OMSCHRIJVING Vaste waarde invullen: V WZA code van de aanbieder (6 posities). Als u niet beschikt over een WZA-code, dan vult u hier de laatste 6 posities van uw AGB-code in. Gemeentecode. Vaste waarde invullen: F Periode waarop de declaratie betrekking heeft. JJJJMM of JJJJPP. Het factuurnummer moet uit 15 posities bestaan. Dit nummer moet corresponderen met het factuurnummer op de verzamelfactuur. Als dit factuurnummer minder dan 15 posities heeft, dan moet gebruik gemaakt worden van voorloopnullen.

3. Detailrecord Het detailrecord bestaat uit de volgende gegevens:

KOLOM A B C D

E F G H

OMSCHRIJVING Vaste waarde invullen: D. Volgorde van het aantal klanten binnen deze nota, doorlopend nummeren vanaf 1. WZA code van de aanbieder (6 posities). Als u niet beschikt over een WZAcode, dan vult u hier de laatste 6 posities van uw AGB-code in. Het factuurnummer moet uit 15 posities bestaan. Dit nummer moet corresponderen met het factuurnummer op de verzamelfactuur. Als dit factuurnummer minder dan 15 posities heeft, dan moet gebruik gemaakt worden van voorloopnullen. P (prolongatie), S (Startfactuur) of E (beëindiging). Wanneer start en beëindiging in dezelfde maand vallen moet hier een “S” ingegeven worden. BSN van de klant. Geboortedatum van de klant. Begindatum van de periode waarin zorg is geleverd. Dit betreft de werkelijke datum waarop de cliënt voor de eerste keer tijdens de declaratieperiode zorg heeft afgenomen. M.b.t. nieuwe cliënten/herindicaties voor begeleiding geldt: de facturatie start de 1e van de maand volgend op de maand waarin de cliënt voor het eerst zorg ontvangt. Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl

-4-


I

J

K L M

N O P Q en R

Einddatum van de periode waarin zorg is geleverd. Dit betreft de werkelijke datum waarop de cliënt voor de laatste keer tijdens de declaratieperiode zorg heeft afgenomen. M.b.t. nieuwe cliënten/herindicaties voor begeleiding geldt: de maand waarin de ondersteuning beëindigd wordt mag nog volledig gefactureerd worden. De hoofdgroep (BG, VB, PV). Hier moeten 2 letters gevuld worden. BG correspondeert met productcategorie 02 (begeleiding) uit de verwijsindex, VB met productcategorie 15 (verblijf) en PV met productcategorie 03 (persoonlijke verzorging). De 3 cijfers uit de kolom “productcode” uit de verwijsindex. Geef hier het aantal m.b.t. de eenheden geleverde zorg aan. Het totaalbedrag (aantal eenheden * tarief) voor de geleverde voorziening excl. BTW. Het bedrag geeft u aan in centen ofwel in 1/100 van het bedrag. Bijvoorbeeld 8000 = achtduizend eurocent. Dit is 80 Euro. Dit is het declaratiebedrag dat de zorgverlener daadwerkelijk in rekening brengt bij de ontvanger van deze declaratie. Het BTW bedrag in centen. Het totaalbedrag incl. BTW in centen. D= debet factuur C= credit factuur Op deze plek kan de aanbieder nog een kenmerk en toelichting kwijt.

4. Sluitrecord Het sluitrecord bestaat uit de volgende gegevens:

KOLOM A B

C D E F

G H I

OMSCHRIJVING Vaste waarde: S. WZA code van de aanbieder (6 posities). Als u niet beschikt over een WZA-code, dan vult u hier de laatste 6 posities van uw AGBcode in. Gemeentecode. Vaste waarde: F Periode JJJJMM of JJJJPP. Het factuurnummer moet uit 15 posities bestaan. Dit nummer moet corresponderen met het factuurnummer op de verzamelfactuur. Als dit factuurnummer minder dan 15 posities heeft, dan moet gebruik gemaakt worden van voorloopnullen. Aantal detailrecords in bestand (aantal declaratieregels). Totaalbedrag factuur inclusief BTW (som debet en credit) in centen. D = debet bedrag, C = credit bedrag. Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl

-4-


Het sluitrecord is vooral van belang om vast te stellen of het aantal detailrecords correct is.


-4-


-4-

Bijlage 5a, Verwijsindex WMO Peel 6.1 dd. 27032015 Hieronder volgt een korte toelichting op de verwijsindex WMO Peel 6.1 . De complete verwijsindex is bijgevoegd in Excel formaat (bijlage 5b). De verwijsindex bestaat uit de volgende kolommen: - Productcategorie (landelijk vastgesteld) - Productcode - Omschrijving product De verwijsindex WMO Peel 6.1 is zoals is afgesproken in de werkgroep iWMO gericht op de producten/productcategorieën die betrekking hebben op de “nieuwe WMO” . Met als basis de deelovereenkomsten die hiervoor zijn afgesloten voor begeleiding (individueel en groep), kort verblijf en beschermd wonen. De deelovereenkomsten zijn terug te vinden op de website van Peel6-1 (www.peel6-1.nl). Per productcategorie volgt hieronder een korte toelichting: Productcategorie 2 begeleiding4: - 600 reeks – productcodes t.b.v. nieuwe cliënten/herindicaties (zie afspraken die hierover eind 2014 zijn gemaakt aan de fysieke overlegtafel waarbij het aantal productcodes is teruggebracht naar 12, 6 codes voor begeleiding groep en 6 codes voor begeleiding individueel) - 800 en 900 reeks – productcodes t.b.v. de overgangscliënten. In de kolom productomschrijving is opgenomen de oude prestatiecodes (NZA code) en de bijbehorende omschrijving. Productcategorie 3 – Persoonlijke verzorging (gelden alleen voor overgangscliënten, voor nieuwe cliënten zit dit verdisconteerd in de nieuwe afspraken m.b.t. de begeleiding). In de kolom productomschrijving is opgenomen de oude prestatiecodes (NZA code) en de bijbehorende omschrijving. Productcategorie 45 – Kort Verblijf (gelden voor overgang cliënten en voor nieuwe cliënten/herindicaties). In de kolom productomschrijving is opgenomen de beschrijving zoals die is opgenomen in de deelovereenkomst Maatwerkvoorziening Kortdurend Verblijf (Z996 – Verblijfscomponent kortdurend verblijf). Het betreft slechts een productcode (951). Productcategorie 15 beschermd wonen: - 700 reeks – productcodes t.b.v. nieuwe cliënten/herindicaties - 900 reeks - productcodes t.b.v. overgangscliënten In de kolom productomschrijving is opgenomen de oude prestatiecodes (NZA code en ZZP code) en de bijbehorende omschrijving. Ten opzichte van de eerder verstuurde verwijsindex (zie de nieuwsbrief van 13 februari 2015) zijn enkele aanpassingen doorgevoerd. In het bijgaande Excel bestand zijn deze oranje gemarkeerd.

4

Ten aanzien van de productcodes m.b.t. begeleiding groep is door de Uitvoeringsorganisatie Peel 6.1 er voor gekozen om deze te koppelen aan productcategorie 2 begeleiding. 5 Ten aanzien van de productcode (951 omschrijving Z996 – verblijfscomponent kortdurend verblijf) is door de Uitvoeringsorganisatie Peel 6.1 er voor gekozen om deze te koppelen aan de productcategorie 2 begeleiding. Kijk voor de laatste actuele informatie altijd op www.peel6-1.nl

Nieuwsbrief Peel 6.1 WMO 27 maart

Recommend Documents