Nieuwsbrief 5 - live gaan IKB-Persmaster Inleiding De projectgroep implementatie IKB krijgt veel vragen. Zij ziet dat er binnen de sector een behoefte is aan aanvullende informatie. Om hierin te voorzien heeft zij besloten nieuwsbrieven uit te brengen aan de implementatieteams. In deze vijfde nieuwsbrief staat het live gaan van de IKB module centraal. Deze vijfde nieuwsbrief wordt per salarislijn uitgebracht.
Salaris en IKB berekening In de afgelopen weken heeft de projectgroep de salarissystemen bij zowel Raet als Centric kunnen testen. Op basis van deze testen kunnen we concluderen dat de beide leveranciers met de drie hoofdsystemen de CAO per 1 januari kunnen uitvoeren. De systemen berekenen het juiste salaris en het juiste budget in ieder door ons bedachte situatie.
Persmaster en de keuzemodule-planning De door Centric ontwikkelde keuzemodule werkt op de PIMS/LPS lijn. De testen op functionaliteit hebben nog enkele verbeteringen aan het licht gebracht. Deze worden doorgevoerd en de tweede week van december opnieuw getest. Zijn deze testresultaten goed dan wordt de derde week van december getest op locatie (Waterschap Aa en Maas) en kan vervolgens de uitrol plaatsvinden. De door Centric ontwikkelde keuzemodule sluit nog niet aan op de Persmaster/PASO lijn. Centric spant zich tot het uiterste in om de problemen met de connector opgelost te krijgen. In overleg wordt aan een nieuwe planning gewerkt, waarbij we nog steeds proberen om het openstellen van de keuzemodule per 1 februari voor de Persmaster lijn te realiseren. De planning waar op dit moment over wordt gesproken ziet er voor de Persmaster waterschappen als volgt uit: De eerste testdag voor het testen van de functionaliteit is opnieuw verschoven, nu over half december heen. Aansluitend moet de ketentest in Eindhoven bij Centric worden uitgevoerd. De installatie bij het Waterschap Zuiderzeeland kan pas gedaan worden als de eerste testen positief zijn afgerond. Eind januari zal op zijn vroegst pas duidelijk zijn of alle testresultaten voldoende zijn om te vervolgen met installatie in de andere vijf waterschappen en bij de Unie. De projectgroep maakt zich grote zorgen of 1 februari voor de Persmaster waterschappen gehaald wordt. Zij heeft om die reden voor de volgende twee stappen gekozen: 1. Centric is in staat het IKB voor de salarisbetaling te realiseren. Dat wil zeggen zij kan de salarissen op basis van de CAO afspraak uitrekenen, inclusief het bij behorende budget. De problemen zitten in de keuzemodule. In geval van nood kunnen de Persmaster waterschappen het IKB op papier ontsluiten. Medewerkers geven schriftelijk de keuzes aan en de salarisadministratie brengt de keuzes in in het salarissysteem. Voor dit scenario zijn een achttal formulieren ontwikkeld, voor ieder proces van het IKB één. De waterschappen kunnen deze formulieren gebruiken om in geval van nood op papier te starten met het IKB.
2. Beide Centric lijnen staan onder grote tijdsdruk. De projectgroep adviseert op de eerst mogelijke datum live te gaan en de keuzemodule voor beide lijnen open te stellen voor medewerkers per 1 februari. Bij deze openstellingsdatum blijft het mogelijk voor medewerkers om keuzes te maken voor de februari betaling. Voor implementatie bij vooral de Persmaster Waterschappen worden vier weken gewonnen. De grootste zorg van de projectgroep gaat uit naar de Persmaster waterschappen. De projectgroep adviseert de VDW indringend om de openstellingsdatum van de PIMS/LPS waterschappen mee naar achteren naar 1 februari te schuiven. Op deze wijze blijft de druk op Centric om de Persmaster problemen op te lossen groter. De projectgroep vindt het niet opportuun om de openstellingsdatum na 1 februari te leggen. Zijn de Persmaster problemen niet opgelost dan stelt zij de VDW voor om de openstellingsdata te ontkoppelen.
Invoeringsadvies implementatieteams De projectgroep wil de persmaster waterschapen de volgende zaken meegeven: • Per 1 januari worden de wijzigingen in Persmaster – PASO doorgevoerd, met andere woorden de CAO afspraken worden uitgevoerd. • De 16 januari brief naar alle medewerkers met berekening van salaris en IKB moet nog steeds verzonden worden. De instructie voor de keuzemodule moet uit de brief gehaald worden. • De keuzemodule/YOUPP gaat daar waar de koppeling nog niet voldoende is, niet mee live. Jullie zullen voor het eigen waterschap een haalbare datum voor live gaan van de IKB module moeten vaststellen. • Lopende keuzes voor levensloop of ABP extra zullen door de salarisadministratie overgebracht moeten worden naar 2012. • Er zal een tweede brief voor 30 januari voorbereid moeten worden. Een opzet van deze brief is als bijlage bijgesloten. Afhankelijk van de eigen situatie kan bij de brief van 30 januari de instructie voor de keuzemodule, dan wel de papieren formulieren bijgesloten worden. • De default is in 2012 ingesteld op in mei uitbetalen van het saldo. Wil de medewerker in deze eerste maanden van 2012 voor het open gaan van de keuzemodule toch nieuwe keuzes willen maken dan kan het waterschap dit via schriftelijk indienen mogelijk maken. Het waterschap i.c. de salarisadministratie verwerkt de keuze van de medewerker. Voor het schriftelijk indienen van keuzes zijn bijgesloten formulieren ontworpen. Dit gaat spelen als het waterschap de keuzemodule niet op 1 februari kan open stellen voor medewerkers. • De toegankelijkheid en keuzemogelijkheden voor de individuele medewerker komen met het later live gaan van YOUPP alsnog conform afspraken van CAO partijen tot stand. • De keuzemodule is voor Persmaster en PIMS identiek. Persmaster waterschappen kunnen onderzoeken of zij inhet noodscenario de keuzemodule openstellen in plaats van formulieren verspreiden. De keuzemodule werkt dan als electronisch formulier, waarbij de verwerking door de salarisadministratie gebeurd. Dit tot de problemen met de connector verholpen zijn en de verwerking automatisch gebeurd. • Naast goede communicatie in het eigen waterschap, het schriftelijk kiezen mogelijk maken, adviseert de projectgroep het betreffende waterschap om de eigen medezeggenschap ook goed te informeren. Het gaat met name over het proces. De medezeggenschap moet goed op de hoogte zijn van het verloop en medewerkers met vragen goed kunnen verwijzen.
Januari brief met uitleg en persoonlijke berekening IKB De verzending van deze brief blijft staan. Dit jaar is er sprake van een overgang. Nu hebben we diverse arbeidsvoorwaardelijke regelingen overgebracht naar het IKB, van tijd geld gemaakt en het betalingsmoment verandert. Een complexe overgang die geresulteerd heeft in een complexe regeling. Om de medewerker inzicht te geven in het IKB is afgesproken dat iedere medewerker in januari een brief krijgt waarin de opbouw van het eigen IKB uitgelegd wordt. De gegevens die in deze brief moeten worden opgenomen, maakt dat de brief pas in de loop van januari verzonden kan worden. Door voor de verzending 16 januari aan te houden kan de brief gelijk vallen met de introductie. De brief is een verduidelijking van de opbouw van het budget dat zichtbaar zal zijn op de salarisstrook van januari. Bijgesloten is een opzet van de brief. Met Raet en Centric is overeengekomen dat zij zorgen voor de benodigde overzichtsdocumenten waarmee deze brieven opgesteld kunnen worden. Centric levert overzichten. Met deze overzichten en Excel kunnen de brieven gemaakt worden. Voor vragen kun je contact opnemen met Elleke Collij (
[email protected]). Bij deze brief kan de tekst van de IKB regeling gevoegd worden en het eveneens hieronder opgenomen keuzeformulier. Bij het open gaan van de keuzemodule enkele weken later kan de instructie met inlogcode verspreid worden onder de medewerkers.
Aandachtspunten bij de introductie Ieder waterschap zal kritisch moeten toetsen of de eigen (administratieve) procedures aansluiten op het IKB. In nieuwsbrief 2 is een aantal belangrijke processen aan de orde geweest. Voor meer informatie verwijzen we naar deze nieuwsbrief. Let op de eigen systemen/gegevens van YOUPP moeten aansluiten op het IKB.
Verlengen implementatie De projectgroep heeft de VDW voorgesteld met ondersteuning van de externe projectleider de centrale implementatie van het IKB te verlengen tot 1 juni 2012. De projectgroep ziet in dit kader de volgende vraagstukken: 1. Centraal begeleiden en testen van de afgesproken aanpassingen aan de Benefitplanner bij Raet, doorlooptijd tot april. 2. Bij Centric zorg dragen voor een werkende keuzemodule voor de Persmaster waterschappen, doorlooptijd zeker februari/maart. 3. Waarborgen van het toekomstvraagstuk van het IKB gewaarborgd zien. Zorgvuldige overdracht naar een nog in te richten centrale werkgroep door P&O.
Helpdesk De start van het IKB gaat met veel vragen gepaard. De projectgroep raadt aan om voor je eigen waterschap na te denken over een helpdeskfunctie. Wie kunnen vragen beantwoorden en hoe maak je deze medewerkers in voldoende mate vrij.
FAQ voor leidinggevende Bij deze nieuwsbrief is een FAQ gevoegd. In deze FAQ staan veelgestelde vragen met antwoord bij de introductie van het IKB. Deze FAQ is speciaal ontwikkeld voor leidinggevenden. De eerste vier vragen spitsen zich toe op de samenloop van IKB en werktijdregelingen. Het tweede deel van de FAQ staan vragen die wij verwachten van medewerkers. Met dit hulpmiddel kunnen leidinggevende de eerste vragen van de eigen medewerkers beantwoorden. Deel I:
1. Kan een medewerker zonder mijn toestemming verlof kopen en moet ik dit verlof dan verlenen? Antwoord: De medewerker gaat over het aankopen van het verlof uit het IKB. De leidinggevende gaat over het goedkeuren van de verlofaanvraag. Adviseer medewerkers om bij de aankoop van substantieel verlof eerst met de leidinggevende te overleggen. Is er in je waterschap een regeling met een maximum verlofsaldo dat mee mag naar een volgend kalenderjaar, dan kunnen de eigen afspraken vermeld worden. 2. Wat gebeurt er met de meeruren? Kan een medewerker hier weer verlof voor aanvragen? De medewerker kan aangeven het geld te storten in het IKB. Maakt hij geen keuze dan worden de meeruren uitbetaald. De medewerker kan verlof terug kopen uit zijn budget in het IKB. Voor het kopen en opnemen van verlof tellen de afspraken zoals bij vraag 1 aangegeven. Enkele verlof uren kopen om toch vier weken vakantie te hebben ligt voor de hand. Substantieel verlof kopen om de werkweek structureel weer terug te brengen naar 36 uur is misbruik. Immers bij het meerwerk is ook een extra arbeidsprestatie afgesproken, deze komt in het gedrang. 3. Overwerk wordt geld in het IKB. Moeten medewerkers dan verschillende aanvragen doen om overwerk weer in vrije tijd om te zetten? Vanaf 1 januari 2012 kan de medewerker aangeven het geld te storten in het IKB. Verlof kopen is een doel in het IKB. Hiervoor tellen de interne afspraken ( zie vraag 1) en moet er een aparte aanvraag voor worden ingediend. Het is niet mogelijk om overwerk rechtreeks in verlofuren om te zetten. Kent je waterschap een regeling voor plus en minuren dan kun je het overwerk administratief ook anders verwerken. Je registreert de ‘overwerkuren’ als plusuren en betaald alleen de toeslag uit. Dit laatste alleen als er recht is op een toeslag. 4. Wachtdienst bestond uit drie onderdelen: Vaste wachtdienst vergoeding, overwerk uit wachtdienst en de extra verlof uren. Hoe zit dit in het IKB? De vaste wachtdienst vergoeding wordt uitbetaald met het salaris. Overwerk uit wachtdienst wordt op dezelfde manier verwerkt als het andere overwerk in het IKB. De extra verlofuren (14,4 uur) worden geld in het IKB. Je hebt dus geen extra verlofuren meer in tijd, dit is geld geworden.
Ieder waterschap werkt met eigen begrippen en werktijdregelingen. Je kunt dit deel van de FAQ aanpassen en laten aansluiten bij de eigen regelingen en begrippen van het waterschap.
Deel II Veel gestelde vragen door medewerkers over het IKB: 5. Kan ik van mijn IKB verlof kopen, zonder dat dit gevolgen heeft voor mijn pensioen? Ja, je kunt tot 30% van je inkomen gebruiken voor bijvoorbeeld verlof of levensloopsparen, zonder dat dit gevolgen heeft voor het pensioen. Kies je ook voor minderwerk dan tellen de uren minderwerk mee voor het bepalen van de grens van 30%. 6. Hoe kom ik bij mijn budget voor keuzes? Keuzes in het IKB kunnen nog niet via het personeelssysteem. Wil je wat kiezen dan kun je dit via formulieren doen. Je kunt tot ..* februari de formulieren inleveren bij de salarisadministratie. Deze formulieren verwerken wij voor de salarisbetaling van februari. Formulieren die na deze datum worden ingeleverd worden verwerkt bij de betaling van maart. 7. Wat gebeurd er als ik niets doe? Maak je zelf geen keuzes dan wordt in mei het saldo van het IKB over de eerste vijf maanden uitbetaald. In december wordt het saldo van de volgende 7 maanden uitbetaald. Voor het uitbetalen van het saldo in mei en in december hoef je niets te doen. 8. Hoe kan ik zien wat een keuze netto kost? In de keuzemodule kun je de netto gevolgen van een keuze uit rekenen. Bij de start wordt nog niet in alle waterschappen met de keuzemodule gewerkt. Is dit bij jouw waterschap het geval dan kun je dit navragen bij de salarisadministratie. Zij kunnen dit voor je uitrekenen. * de datum van de salarissluiting van het eigen waterschap kan hier vermeld worden Je kunt deze lijst aanvullen met een aantal vraag en antwoorden uit de Q&A. Je kunt daarbij als leidraad nemen wat de veel gestelde vragen in de informatiebijeenkomsten in jullie waterschap zijn.
Bijlage: voorbeeldbrief berekening van jouw IKB op 16 januari Beste…, Iedere medewerker bij de waterschappen heeft per 1 januari een Individueel KeuzeBudget. In deze brief rekenen we je voor hoe het IKB voor jou tot stand komt. Om het collectieve deel van het IKB te berekenen gaan we van een aantal gegevens uit. We beginnen in deze brief met deze basisgegevens voor jou: Je maandsalaris februari 2012: Je maandbezoldiging februari 2012: Je functieschaal februari 2012: Parttime percentage februari 2012: Je geboortedatum: Je indiensttredingdatum: Deelnemer aan de seniorenregeling: ja/nee Wachtdienst: ja/nee ORT: ja/nee Met deze gegevens wordt het collectieve deel van het IKB uitgerekend. In bijlage 1 vind je de berekening terug van de onderdelen die voor jou geld inbrengen in het IKB. In bijlage 2 is de IKB regeling opgenomen. Helaas is het op dit moment nog niet mogelijk om in te loggen op het keuzesysteem. We werken er hard aan om dit per 1 februari mogelijk te maken. Eind januari ontvang je van ons een brief hoe je keuzes kunt maken van je budget. Voor vragen over de berekening of over het maken van keuzes in het IKB kun je contact opnemen met je P&O adviseur of de salarisadministratie. ..* hier kan de sluitingsdatum voor het eigen waterschap worden opgenomen.
Bijlage bij de brief van 16 januari Artikel 3.2.3 opbouw van het collectief pensioengevend deel van het IKB Lid 1: 8% van de in de maand februari gelden bezoldiging is: Lid 2: ??% van het in de maand februari geldende salaris is: Lid 3: ??% van het maximum salaris van de functieschaal is: Artikel 3.2.4 opbouw van het collectief niet pensioengevend deel van het IKB Op grond lid 1 en jouw geboorte jaar is het basis percentage: ??% Op basis van lid 2 is dit met .. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 3 is dit met .. procentpunt verhoogd; Op basis van lid 4 is dit met .. procentpunt verhoogd: Totaal ??% van het in de maand februari geldende salaris is: Het totale collectieve IKB is: Naast deze collectieve rechten kunnen er op grond van artikel 3.2.5 ook individuele rechten in het IKB worden opgenomen. Maak als waterschap een keuze of je de individuele IKB rechten ook uitwerkt of hier verwijst naar de P&O adviseur voor vragen.
Bijlage: Voorbeeldbrief waarbij de keuzemodule 1 februari open gaat Beste…, Iedere medewerker bij de waterschappen heeft per 1 januari een Individueel KeuzeBudget. Twee weken terug hebben we je geïnformeerd over de hoogte van je budget. Per 1 februari gaat de keuzemodule open en kun je inloggen op het keuzesysteem. In het keuzesysteem zie je de gegevens van de februari betaling. Een instructie is als bijlage bijgesloten, inclusief jouw inlogcode. Tot ..* februari kun je in het systeem keuzes maken. Jouw keuzes worden verwerkt bij de salarisbetaling van februari. Maak je geen keuzes dan wordt het collectief saldo IKB gereserveerd en in de maand mei uitbetaald. In onderstaand overzicht kun je zien hoe hoog het saldo wordt als je in het IKB geen keuzes maakt: IKB per maand: IKB saldo mei: Oude vakantietoeslag mei: IKB saldo december: Fictieve 13e maand: Het IKB is bedoeld voor eigen keuzes in geld en tijd. Het is belangrijk om vooruit te kijken, verwacht je extra verlof nodig te hebben, wil je sparen via de levensloop voor latere jaren of extra sparen voor je pensioen? Je zult zelf deze vragen moeten beantwoorden en je keuzes regelen. Bij je keuzes kun je ook rekening houden met de nabetaling van de vakantietoeslag 2011 in mei 2012. Je krijgt in mei dus je salaris, het IKB saldo en nabetaling van 7/12de vakantietoeslag. De afgelopen maanden is de vitaliteitsregeling regelmatig in het nieuws geweest. Het LAWA wil onderzoeken op welke afspraken wij als sector willen maken. Meer informatie volgt te zijner tijd. Voor vragen over de berekening of over het maken van keuzes in het IKB kun je contact opnemen met je P&O adviseur of de salarisadministratie. ..* hier kan de sluitingsdatum voor het eigen waterschap worden opgenomen.
Voorbeeldbrief waarbij tijdelijk met formulieren gewerkt wordt Beste …., Iedere medewerker bij de waterschappen heeft per 1 januari een Individueel KeuzeBudget. Twee weken terug hebben we je geïnformeerd over de hoogte van je budget. We zijn niet geslaagd in het werkend krijgen van de keuzemodule. In de startperiode gaan we nu werken met acht formulieren. Een set formulieren is als bijlage bij deze brief gevoegd. Je kunt met de formulieren toch keuzes maken. Tot ..* februari kun je je formulieren bij de salarisadministratie inleveren. Jouw keuzes worden dan, voor de betaling van februari, verwerkt bij de salarisadministratie. Maak je geen keuzes dan wordt het collectief saldo IKB gereserveerd en in de maand mei uitbetaald. In onderstaand overzicht kun je zien hoe hoog het saldo wordt als je in het IKB geen keuzes maakt: IKB per maand: IKB saldo mei: Oude vakantietoeslag mei: IKB saldo december: Fictieve 13e maand: Het IKB is bedoeld voor eigen keuzes in geld en tijd. Het is belangrijk om vooruit te kijken, verwacht je extra verlof nodig te hebben, wil je sparen via de levensloop voor latere jaren of extra sparen voor je pensioen? Je zult zelf deze vragen moeten beantwoorden en je keuzes regelen. De komende weken met formulieren en daarna zelf via de keuzemodule. Bij je keuzes kun je ook rekening houden met de nabetaling van de vakantietoeslag 2011 in mei 2012. Je krijgt in mei dus je salaris, het IKB saldo en nabetaling van 7/12de vakantietoeslag. De afgelopen maanden is de vitaliteitsregeling regelmatig in het nieuws geweest. Het LAWA wil onderzoeken op welke afspraken wij als sector willen maken. Meer informatie volgt te zijner tijd. Voor vragen over de berekening of over het maken van keuzes in het IKB kun je contact opnemen met je P&O adviseur of de salarisadministratie. Opmerking De keuzes die je deze eerste weken via formulieren maakt, komen niet als historie in je keuzemodule. Bepaal of je deze informatie in deze brief wilt opnemen of er voor kiest om medewerkers later bij de introductie van de keuzemodule deze informatie te geven.
..* hier kan de sluitingsdatum voor het eigen waterschap worden opgenomen.
