Niet de accountant maar de ondernemer geeft goedkeuring voor de digitale aangifte Beroepsorganisatie niet op de hoogte van actuele aanbod software Voorhout, 18 januari 2005, Veel ondernemers besteden het doen van aangifte (IB, VPB en Omzetbelasting) uit aan een fiscaal intermediair. Deze ondernemers blijven echter wel volledig aansprakelijk voor de betrouwbaarheid van de aangiftes, zoals die ingediend worden bij de Belastingdienst. Maar als de ondernemer zelf de aangifte niet ondertekend voor verzending, kan deze laatste dan de fiscaal intermediair aansprakelijk stellen voor eventueel negatieve gevolgen? Een onderwerp dat de gemoederen bij fiscaal intermediairs behoorlijk bezighoudt. In het Fiscaal Praktijkblad van 7 december j.l. lees ik een artikel van dr. Anne M.A. Bijvoet FB, voorzitter van de Nederlandse Federatie van Belastingadviseurs (FB). In het artikel wordt ondermeer terecht stilgestaan bij het ondertekenen van de aangifte en de aansprakelijkheidsproblemen voor de fiscaal intermediair. Zo staat er ondermeer “Wie niet namens zijn cliënt wil tekenen – ook niet met de kantoorpincode – moet de cliënt zelf laten tekenen. In de praktijk is dat lastig te regelen”. En even verderop staat “Een echte oplossing is er nog niet”. Met die laatste conclusie heb ik moeite. De afgelopen periode zijn er namelijk al meerdere aanbieders van software die het probleem van goedkeuring door de cliënt hebben onderkend en daarvoor inmiddels ook een oplossing aanbieden. Ik vind het dan ook jammer dat een beroepsorganisatie als de Federatie van Belastingadviseurs de uitspraak doet dat er nog geen echte oplossing is. Enerzijds omdat daarmee de fiscaal intermediair op het verkeerde been wordt gezet en anderzijds omdat zij de aanbieders van software daardoor in de kou laten staan lijkt het. In mijn contact met de federatie laat de voorzitter weten dat leveranciers meer hun best moeten doen om hun oplossing bekend te maken bij de beroepsorganisatie. Ik ga mij in dit artikel niet wagen aan de juridische consequenties die verbonden zijn aan de ondertekening van een aangifte door een fiscaal intermediair of ondernemer. Die discussie laat ik graag over aan deskundigen op dat gebied, zoals de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraars en de beroepsorganisaties die daarvoor de deskundigen in huis hebben. Ik wil u wel een overzicht geven van de oplossingen die er zijn om een cliënt digitaal een aangifte te laten beoordelen en goedkeuren voordat deze elektronisch aan de Belastingdienst wordt gezonden. In de meest eenvoudige vorm kan de aangifte worden afgedrukt naar een beveiligd PDF document. Er zijn boekhoudpakketten die deze oplossing al langer ondersteunen. De beveiliging houdt in dit geval in dat het PDF document niet gewijzigd kan worden, zoals bijvoorbeeld het geval is bij een gewoon Word document. Dit beveiligde document kan dan per mail worden verzonden aan de ondernemer. Voor het verzenden kan eventueel gebruik worden gemaakt van encryptie (versleuteling). De ondernemer kan de aangifte via het PDF document vervolgens openen (en zelfs lokaal printen). Het openen van het PDF document kan zelfs beveiligd worden via een wachtwoord. Hierna kan de ondernemer per email zijn akkoord geven op de aangifte aan de fiscaal intermediair. Als de cliënt zijn akkoord per email stuurt aan de intermediair dan kan een extra zekerheid worden ingebouwd door de email van de cliënt te laten voorzien van een elektronische handtekening. Voor dit laatste heeft bijvoorbeeld Diginotar verschillende soorten certificaten beschikbaar. Een aandachtspunt is wel een goede verwijzing naar de juiste aangifte, bijvoorbeeld door het PDF document te voorzien van een uniek versienummer. Maar het kan in de praktijk eenvoudiger. En dat bewijzen inmiddels de eerste softwareleveranciers die een oplossing bieden om een aangifte online door een cliënt te laten goedkeuren voordat deze wordt verzonden aan de Belastingdienst. Ik heb de oplossingen voor u op een rij heb gezet. Natuurlijk gaan de ontwikkelingen op dit gebied in rap tempo verder, het kan dus zijn dat er inmiddels nieuwe oplossingen op de markt zijn gekomen terwijl ik dit artikel aan het schrijven ben. Aspecten voor samenwerken Reeleezee, een aanbieder van internetboekhouden, geeft een aantal punten als het gaat om aspecten die nodig zijn voor de samenwerking tussen intermediair en ondernemer als het gaat om de digitale aangifte:
a) Toegang tot dezelfde gegevens Intermediair en ondernemer moeten eenvoudig kunnen beschikken over actuele en dezelfde gegevens om te bepalen wat er in de aangifte komt. Het spreekt voor zich dat dit het makkelijkst te realiseren is als ze allebei toegang hebben tot hetzelfde online administratiepakket,waar mutaties ook direct worden verwerkt in de brondata. b) Keuze wie aangifte doet, op welke wijze Zowel ondernemer als intermediair moeten in staat zijn om de aangifte te doen (afhankelijk van de gemaakte afspraak), en men moet kunnen kiezen tussen PIN en Certificaat (PKI). c) Robuust goedkeuringsmechanisme Er moet een veilig mechanisme bestaan om eenduidig vast te leggen dat de ondernemer of intermediair een aangifte heeft geaccordeerd voordat de andere partij deze doorstuurt. d) Robuust feedbackmechanisme Er moet een betrouwbaar mechanisme bestaan om 100 procent zekerheid te hebben over de status van de aangifte. Daarnaast moeten de inhoudelijke terugmeldingen van de Belastingdienst ondersteund worden, en dient de XML EKA voorbereid te zijn. Volgens Reeleezee geldt hier het voordeel van online administraties, omdat de feedback direct kan worden terugvertaald in de brondata, in het geval van Reeleezee tot een documentstatus van de aangifte. De aangeboden oplossingen moeten in elk geval aan een aantal aspecten voldoen. Het belangrijkste aspect is ongetwijfeld het goedkeuringsmechanisme. Goedkeuringsmechanisme Hoe sterk is het goedkeuringsmechanisme dat via zo’n online oplossing wordt vastgelegd? Qua technologie is eigenlijk alles mogelijk, tot aan de meest geavanceerde vormen van digitale ondertekening en encryptie. Wat nodig is hangt af van de eisen die overheid en intermediair stellen. In het huidige aanbod werken sommigen met een username/wachtwoord, en anderen met de Belasting PIN code die als wachtwoord wordt gebruikt. Ondertekenen aangifte Voordat ik onderstaand inzicht geef in de aangeboden oplossingen wil ik eerst nog even stilstaan bij de wijze waarop een digitale aangifte wordt ondertekend en door wie. •
Allereerst kan de intermediair beschikken over een digitaal certificaat waarmee de aangiftes ondertekend kunnen worden, voordat deze digitaal worden verzonden aan de Belastingdienst. Het vooraf ondertekenen van de aangifte door een cliënt (zeg maar het goedkeuren van de aangifte) moet dan nog apart geregeld worden.
•
De cliënt kan zelf de aangifte ondertekenen met zijn PIN-code en elektronisch verzenden.
•
De intermediair kan de aangifte ook ondertekenen met de PIN-code van zijn cliënt als deze laatste de PIN-code verstrekt aan zijn intermediair. In feite is dit laatste de minst gewenste oplossing, want hiermee lijkt het alsof de ondernemer zelf tekent. Als er dan iets fout gaat zit de intermediair wel in een heel lastig parket, want hoe moet hij aantonen dat hij vrijuit gaat. Een boze ex-medewerker, maar ook – heel slecht gedacht – de ondernemer zelf kan verkeerde aangiftes hebben gedaan. Het oplossen van een dergelijke kwestie is op zijn minst tijdrovend.
Verder moet u er rekening mee houden dat u elektronisch aangifte wilt doen voor de winstaangifte, de aangifte omzetbelasting en straks ook de loonaangifte. De vraag is dan of u dat per pakket apart wilt regelen of misschien wel geïntegreerd via één aangifte oplossing. Het online doen van aangifte via de website van de Belastingdienst laat ik verder achterwege in dit artikel. Hierna worden de oplossingen besproken van:
• • • •
Join Account Reeleezee Creaim Diginotar
JoinAccount Deze leverancier van internetboekhouden heeft volgens mij de spits afgebeten als het gaat om online de aangifte omzetbelasting te laten goedkeuren door ondernemers. Daarvoor is de toepassing Join Account | Fiscaal op de markt. Deze laatste toepassing kent enerzijds een volledige integratie met het boekhoudpakket van Join Account en anderzijds is het volgens de leverancier mogelijk om aangiftes Omzetbelasting vanuit een ander boekhoudpakket in te lezen en te verzenden. “Als deze maar voldoen aan het door de belastingdienst voorgeschreven formaat” aldus de leverancier. Uw cliënt keurt niet alleen zelf zijn aangiftes goed, maar kan ze ook zelf moeiteloos vanaf zijn eigen werkplek met zijn pincode verzenden. Het vraagstuk van de aansprakelijkheid hebben wij geheel opgelost, waarbij de voordelen van het op één plaats verzamelen van al uw fiscale correspondentie gegarandeerd is, zo stelt Join Account. De leverancier geeft ons de volgende informatie over werkwijze en goedkeuringsmechanisme: Werkwijze De oplossing van JoinAccount | Fiscaal kent de volgende werkwijze:
• • • • • • •
Als intermediair legt u uw cliënten vast in de toepassing van Join Account.. De aangiftes kunnen worden verdeeld over uw medewerkers, waarbij er één gebruiker de zogenaamde superuser is. Deze heeft enkele bijzondere bevoegdheden. Na aanmelden ziet de gebruiker direct zijn werkvoorraad, de status ervan en eventuele bijzonderheden. Bij dreigende overschrijding van termijnen zijn er automatisch signaleringen. Direct nadat de aangifte (in concept) gereed is krijgt de cliënt een SMS-bericht (optie) en een e-mail. De cliënt verzendt zijn eigen aangifte met behulp van zijn eigen pincode. U, maar ook de cliënt, heeft altijd zicht op de aangiftes en de berichten van de belastingdienst, want alle informatie blijft centraal beschikbaar!
Ook kan de ondernemer geheel zelfstandig zijn aangifte afhandelen, waarbij voor de intermediair dan het voordeel is dat de gehele aangiftepraktijk met retourberichten van belastingdienst direct toegankelijk blijft, zo laat Join Account weten. Goedkeuringsmechanisme Beveiliging is in Join Account | Fiscaal als volgt geregeld: U werkt met de digitale sleutel. Dit betekent dat de berichten naar de belastingdienst zijn versleuteld. Uw cliënt tekent met zijn pincode zijn eigen aangifte. U en uw cliënt werken met een beveiligde verbinding. Er worden geen vertrouwelijke berichten via e-mail verzonden. Op dit moment is de oplossing van Join Account geschikt voor het doen van de elektronische aangifte Omzetbelasting. Volgens de leverancier is deze volop bezig met de ontwikkeling voor het elektronisch verzenden van de loon-, IB- en VPB aangiftes. . Reeleezee Reeleezee biedt een oplossing die is gebaseerd op haar eigen toepassing voor internetboekhouden. De oplossing is momenteel alleen geschikt voor de elektronische aangifte omzetbelasting. Volgens de leverancier beschikt de accountantsversie van Reeleezee bovendien over een groot aantal faciliteiten voor aangifte management, zoals signalering van verlopen aangiftetermijnen voor cliënten en het beschikbaar stellen van de Belastingdienst ontvangen informatie in een dossiermap voor de cliënt. De leverancier geeft ons de volgende informatie over werkwijze en goedkeuringsmechanisme:
Werkwijze Reeleezee bevat workflow-ondersteuning om de samenwerking tussen intermediair en ondernemer te ondersteunen. Zo is direct op de (concept) aangifte te allen tijde duidelijk wat de status ervan is (concept, wacht op fiattering, aangegeven, ontvangen door belastingdienst), en kan per werknemer (van zowel de intermediair als de ondernemer) worden aangegeven of men het recht heeft om aangifte te doen. Niet alleen de intermediair, maar ook de ondernemer kan desgewenst zowel met PIN als PKI aangeven. Reeleezee ondersteunt de opslag van meerdere certificaten, en bevat een intern berichtensysteem om intermediair en ondernemer (eventueel via e-mail alerts) te berichten over de voortgang van de aangifte. Reeleezee sluit desgewenst na de goedkeuring van aangifte bovendien direct de betrokken periodes voor de ondernemer.
Goedkeuringsmechanisme Omdat er in de bestaande versies van Reeleezee al zeer veel beveiligde voorzieningen (SSL, Verisign) zijn om ondernemers en accountants toegang te geven tot dezelfde administratie, is de goedkeurinsproblematiek technologisch eigenlijk geen issue volgens de leverancier. Reeleezee werkt daarnaast ook met een door KPMG gecertificeerd toetsingskader voor data-integriteit, betrouwbaarheid en beschikbaarheid, en de gegevens staan opgeslagen in één van de modernste en best beveiligde datacentra van Europa. Bovenop deze sterke standaard beveiligingsvoorzieningen kunnen ondernemer en intermediair desgewenst hun goedkeuring in Reeleezee ook nog digitaal signeren met Certificaten en de Reeleezee USB-key. Vanzelfsprekend is de aansluiting met de financiële administratie volkomen gewaarborgd. Reeleezee kent voor elk boekstuk een concept en een definitieve status, dus ook voor de OB-aangifte. CreAim Op de website van CreAim lezen we het volgende over de elektronische aangifte: ” De Digitale Aangifte Service lost niet alleen uw aansprakelijkheidsprobleem op, het laat ook uw werkproces vanaf 2005 gegarandeerd efficiënter verlopen. Uniek aan de Digitale Aangifte Service is dat u op uiterst veilige wijze per ommegaande een elektronisch akkoord van uw cliënt krijgt voor de complete inhoud van de door u te versturen aangiftes. Dit levert u tijdwinst op alsmede een beperking van uw aansprakelijkheidsrisico én geeft uw cliënt extra zekerheid over de juiste en tijdige afhandeling van zijn of haar aangifte. Alle aangiftesoorten (OB, ICL, IB, VpB en LB) worden ondersteund.” CreAim verschaft de intermediair toegang tot een eigen portaal met diverse online services. Een van deze services is de Digitale Aangifte Service (DAS). De intermediair heeft de mogelijkheid om via het systeem gebruikers te voorzien van een digitaal certificaat. Slechts met dit certificaat hebben gebruikers toegang tot het portaal. CreAim levert een oplossing die er vanuit gaat dat de elektronische aangifte klaar wordt gezet vanuit een bestaand boekhoudpakket (denk aan een off-line boekhoudpakket onder Windows die zelf niet beschikken over de mogelijkheid om on-line gegevens uit te wisselen tussen intermediair en ondernemer ). Werkwijze en goedkeuringsmechanisme zijn als volgt volgens de leverancier: Werkwijze • Het werkproces wordt ondersteund door een actief workflowsysteem waardoor gebruikers (beheerders, klantbehandelaars alsmede de klanten) in het scherm op ieder moment kunnen zien wat de status is van een aangifte en welke werkzaamheden nog dient te worden verricht. • Aangiftes wordt geautomatiseerd (in bulk) ingelezen in de applicatie. Dit kan ook handmatig: door een XML-bericht, een PDF of ander bestand te uploaden of door de cijfers met de hand in te vullen. Geautomatiseerd inlezen is uiteraard het meest efficiënt. • Controle van de aangifte vindt plaats door een of twee (naar keuze) klantbehandelaars. Goedgekeurde aangifte worden klaargezet voor de klant. Indien de controle al in het boekhoudpakket plaatsvindt kan deze stap worden overgeslagen en staat de aangifte direct klaar voor de klant. • De klant krijgt een e-mail alert met daarin een hyperlink naar de Digitale Aangifte Service. Afhankelijk van het gewenste beveiligingsniveau moet de klant zich identificeren met slechts een username en password (DAS light) of een digitaal certificaat (DAS uitgebreid).
• • •
De klant kan zijn aangifte in het scherm lezen en vervolgens goedkeuren (zie hierna). Indien niet (tijdig) wordt goedgekeurd zorgt het workflowsysteem voor alerts (zowel naar klant als naar intermediair). Na goedkeuring door de klant gaat de aangifte direct door naar de Belastingdienst of terug naar de intermediair. In dit laatste geval dient de intermediair vanuit de (eigen) communicatiemodule te verzenden. Indien CreAim voor verzending heeft zorggedragen wordt de ontvangstmelding van de Belastingdienst in het statusoverzicht opgenomen. Tenslotte gaat de aangifte voor 10 jaar naar het digitale archief (zichtbaar voor de gebruikers).
Goedkeuringsmechanisme De klant dient door middel van het plaatsen van een vink te bevestigen dat hij de aangifte heeft gelezen en akkoord gaat. Bij DAS uitgebreid moet de klant vervolgens met zijn digitale certificaat ondertekenen. Juridisch is dit een waterdicht bewijs dat de klant akkoord is gegaan. De verzending naar de Belastingdienst geschiedt via het digitale certificaat. Het is ook mogelijk (maar omslachtiger) dat de klant zijn pincode invult en dat hiermee wordt verzonden. Diginotar DigiNotar levert verschillende diensten voor het oplossen van de aansprakelijkheid. Diginotar zal geen onbekende zijn voor fiscaal intermediair die gebruik maken van een digitaal (Belasting) certificaat. Voor de goedkeuring van de (concept)aangifte kan gebruik worden gemaakt van DocProof ELA, het DigiNotar Document Signing webportaal voor Elektronische Aangiften. Over werkwijze en goedkeuringsmechanisme verstrekt Diginotar de volgende informatie: Werkwijze • Op het webportaal van diginotar wordt door de intermediair de aangifte in PDF met elektronische handtekening klaar gezet. • Vervolgens kan de aanvraag door klant worden goedgekeurd door een elektronische handtekening. Hiertoe is de cliënt door zijn intermediair vooraf eenmalig geregistreerd en heeft via DigiNotar een aanlogcode gekregen. Goedkeuringsmechanisme De elektronische handtekening waarborgt de authenciteit en integriteit van de aangifte. De toegang tot het webportaal is beveiligd met username/password, SMS of PKI. De mogelijkheid is voorzien om deze dienst te integreren met het softwarepakket voor de aangiften. Voor grotere klanten kan een webportaal op maat worden gemaakt. Juridisch Bewijs Ten behoeve van het juridisch bewijs wie er op welk moment een bepaalde aangifte heeft goedgekeurd, wordt door DigiNotar een logging bijgehouden van al hetgeen op haar webportaal gebeurt. Dit geldt zowel wie de elektronische aangifte klaar zet als degene die met zijn elektronische handtekening de aangifte goedkeurt. Bovendien wordt zowel de elektronische aangifte als de elektronisch getekende goedkeuring voor vijf tot zeven jaar door DigiNotar bewaard. Op verzoek wordt hierover een notariële verklaring afgegeven. Onafhankelijkheid Belangrijk bij het elektronisch "akkoord van de belastingplichtige" is dat dit akkoord naderhand bewijsbaar is zonder dat er discussie ontstaat over ofwel de identiteit achter het akkoord, dan wel over waaróver het akkoord is gegeven, dan wel op welk moment dit akkoord is gegeven. Voor DigiNotar behoort het monitoren van elektronische processen en bewaren van elektronische documenten van derden tot de standaard dienstverlening. Voor het uitgeven van elektronische handtekeningen en het gehanteerde beveiligingsbeleid is DigiNotar gecertificeerd door PriceWaterhouseCoopers. DigiNotar is onafhankelijk van beide partijen in het accorderingsproces, zowel voor het uitgeven van de toegangscode of het toegangsmiddel als ook voor de monitoring van het proces en de bewaring van de elektronische aangifte.
Voorsprong voor on-line administraties? Elektronisch bankieren is al jaren gemeengoed en dan nu ook elektronisch de aangiftes verzenden. Het lijkt erop dat aanbieders van internetboekhouden een voorsprong hebben. Jan Jacobs van Reeleezee verwoord het als volgt: ”Aanbieders van off-line (bijvoorbeeld Windows) pakketten komen met de introductie van de Elektronische aangifte de beperkingen van hun software distributiemodel keihard tegen. Het is immers nu al lastig om gegevens uit te wisselen met de accountant. Ook al gebruik je e-mail in plaats van de fax om journaalposten t.b.v. BTW-aangiften uit te wisselen, de twee administraties zijn nooit gesynchroniseerd. De introductie van de Elektronische aangifte maakt dit probleem alleen maar erger. Op de eerste plaats volstaat het aloude opsturen van de papieren concept-aangifte naar de ondernemer niet langer (die vervolgens de papieren aangifte tekende en opstuurde naar de Belastingdienst). Eén van beiden, ondernemer of intermediair, moet Elektronische aangifte doen, en er moet eenduidigheid zijn over de bedragen die op die aangifte staan en de aansluiting op de boekhouding. Inzake de formele goedkeuring voor de aangifte (de veelbesproken aansprakelijkheidsproblematiek in de vakbladen) hebben de off-line pakketten natuurlijk een reusachtig probleem, omdat er standaard geen veilig elektronisch communicatiemedium is tussen intermediair en ondernemer, zoals bij on-line administraties wel het geval is”. Online services door accountants gaat verder Dat online services door accountants aan cliënten niet is ingegeven door de elektronische aangifte (natuurlijk is dit laatste wel een belangrijke prikkel) bewijst een leverancier als CreAim. CreAim is al sinds 2000 actief op de markt van online services ten behoeve van accountantskantoren. “CreAim is het eerste bedrijf in Nederland dat gecertificeerd werd met het NOREA ZekeRe Business zegel (2001) en uiteraard voldoen wij nog steeds aan dat normenkader” reageert Frank Jonker niet zonder trots. Sinds 2002 is onder meer big 4 kantoor Ernst & Young gebruiker van de services van CreAim Frank Jonker geeft aanvullend de volgende informatie: “Door de Digitale Aangifte Service zien nu ook de middelgrote en kleine accountantskantoren wat een portaal kan betekenen. Met behoud van huidige back-office applicaties (als boekhoudpakket, salarisadministratie, rapportgenerator, aangiftepakket en begrotingssoftware) kan de output op een eenvoudige, goedkope en uiterst veilige wijze beschikbaar worden gesteld aan de klant. Ook interactie tussen klant en accountant is mogelijk. Services die in het portaal (met een look & feel naar keuze) beschikbaar zijn, zijn onder meer salarissen, tussentijdse cijfers, jaarrekeningen, begrotingen/forecasting en het veilig uitwisselen van bestanden. Natuurlijk is online accounting ook mogelijk”. Een nieuwtje is dat de KvK, Ernst & Young en CreAim al in het voorjaar van 2004 zijn begonnen met de voorbereidingen op het elektronisch deponeren van jaarstukken. Volgens EU-regelgeving dient dit op 1 januari 2007 geïmplementeerd te zijn. De digitale handtekening is ook hierbij vereist. Auteur Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED BIJEENKOMST Veel intermediairs zullen zich afvragen welke oplossing voor hun de meest geschikte is. Op woensdag 23 februari en woensdag 9 maart a.s. wordt daarom de “Praktijkdag Online goedkeuren elektronische aangifte” georganiseerd met medewerking van de hiervoor genoemde leveranciers. Natuurlijk ook een prima gelegenheid om eens nader kennis te maken met de mogelijkheden om op andere terreinen online samen te werken met cliënten. Een unieke kans de aangeboden oplossingen op één middag met elkaar te vergelijken en met vakgenoten van gedachten te wisselen. Tevens kunt u deelnemen aan een discussieforum. U kunt zich inschrijven voor een middagsessie. De deelnamekosten bedragen slechts 65,- euro excl. BTW, per deelnemer, per sessie.
Meer informatie en inschrijven kan via de website van onderzoeksbureau GBNED (www.gbned.nl), de website van NOVAK (www.novak.nl) of direct via www.softwarepakketten.nl/belastingaangifte
Niet voor publicatie: Contactgegevens auteur GBNED Gerard Bottemanne www.gbned.nl
