NGOs - exchange of experience for trainers

Project management for SMEs/NGOs exchange of experience for trainers LLP Grundtvig Learning Partnership

Projektové řízení Lenka Švecová, Tomáš Říčka University of Economics, Prague

This project has been funded with support from the European Commission. This publication [communication] reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Obsah • • • • • •

Definice projektu Trojimperativ projektu Projektový cyklus Příklady Diskuze Využití

Co je to projekt? Jedinečný proces změny z počátečního stavu na cílový stav.

Kam? Jak? Odkud? RIZIKA ZDROJE ČAS

Atributy projektu • Projekt je JEDINEČNÝ a ROZSÁHLÝ. • V projektu jsou vymezeny TERMÍNY, ROZPOČET a ZDROJE. • Pro řešení projektu je třeba RŮZNORODOST. • Projekt je KOMPLEXNÍ a SLOŽITÝ. • Projekt s sebou nese NADPRŮMĚRNÉ RIZIKO.

Trojimperativ PM VÝSTUPY

ČAS

NÁKLADY

Principy projektového managementu • • • • • •

přístup řízení je SYSTEMATICKÝ a SYSTÉMOVÝ strukturování v ČASE přiměřené PROSTŘEDKY využití POČÍTAČOVÉ PODPORY INTEGRACE práce v TÝMU

Projektový cyklus

Definice projektu

Plánování projektu

Implementace projektu

Zadání projektu • • • • •

Odpověď na otázku „Co a jak?“ Stanovení limitů projektu (hranice projektu) Definice cíle(ů) v čase a za stanovené náklady Zaslouží si delší diskuzi Zadání projektu mít neustále na paměti (vizualizovat), vložit do dokumentů k projektu

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342

Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

Definice projektu • Zadání projektu • Cíle projektu • Tvorba struktury rozpisu prací (Work Breakdown Structure - WBS) • Identifikace zdrojů a požadavky na zdroje

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Cíle projektu • Odpověď na otázku „Proč?“ • Jaká hodnota by se v rámci projektu měla vytvořit? • Jaké krátko- a dlouhodobé užitky budeme mít z projektu? • Jakým čelíme omezením? • Jak měřit cíle? 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Cíle projektu

S M A R T 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342

Specifický Měřitelný Akceptovatelný Relevantní/Realistický Termínovaný Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do Vaší budoucnosti

WBS (Work Breakdown Structure) • • • • • •

Odpověď na otázku „Jak?“ Dokumentace organizace práce Jaké jsou hlavní výstupy projektu? Jaké jsou komponenty projektu? Jak bude dosaženo cílů? Jak bude práce organizována, aby bylo možné plánování a kontrola?

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Balík práce (work package) Projekt

Souhrnný výstup 1

Výstup

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342

Výstup

Souhrnný výstup 2

Výstup


Výstup

Balík práce (work package) Konference

Příprava

Oslovení účastníků

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342

Průběh

Pronájem

Občerstvení


…

Identifikace zdrojů a požadavky • Odpověď na otázku „Jak mnoho?“ • Odhad zdrojů, které budeme potřebovat na splnění každého balíku práce • Jaké znalosti a schopnosti budeme potřebovat? • Jaká budeme potřebovat zařízení a vybavení? • Jaký materiál, příp. další specifické věci? 28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Plánování projektu • • • • •

Rozdělení odpovědností Síťový diagram Tvorba harmonogramu Plánování zdrojů Revize plánu a rizika

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Rozdělení odpovědností • Odpověď na otázku „Kdo?“ • Identifikace a přiřazení lidí odpovědných za realizaci balíků práce • Možné využít matici s přiřazením odpovědnosti (1 balík práce = 1 odpovědný člověk)

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Zainteresované strany • kdokoliv, kdo je ovlivněn projektem • kdo může být stakeholderem? • zapojení: – – – – –

vyhotovit seznam ZS a jejich kategorizace zjistit a porozumět jejich požadavkům a očekáváním naplánovat, jak navázat dialog a spolupráci zahájit dialog a spolupráci udržovat dialog, spoluprací a zpětnou vazbu

Analýza vlivu zainteresovaných stran Míra očekávání

Vysoká

Průběžně informovat

Vést dialog

Nízká

Odpovídat na otázky

Zajistit spokojenost

Nízká

Vysoká

Skupina Primární ZS • xxx Sekundární ZS • xxx

Míra vlivu Zájmy

Vliv +/– /?

Priorita (škála)

Síťový diagram • • • • • •

Odpověď na otázku „V jakém pořadí?“ Pořadí a závislost jednotlivých balíků práce Délka trvání jednotlivých balíků Začátky a konce balíků práce Kritická cesta PERT

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Tvorba harmonogramu • • • • •

Balíky práce v kalendáři Skutečná délka projektu Dostupnost zdrojů Vyvažování zdrojů Ganttův graf

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Revize plánu a rizika • Plánování aktivit k redukci rizika a využití příležitostí během realizace • Jaké jsou hrozby a příležitosti? • SWOT analýza • Priority projektu • Rizika a práce s nimi

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Implementace projektu • • • •

Začátek faktické realizace Monitorování projektu Modifikace projektu Uzavření projektu a jeho vyhodnocení

28.1.2011 Projekt CZ.2.17/3.1.00/33342


Agilní přístupy - SCRUM • shromaždiště požadavků (Product backlog) • 1 až 4týdenní sprinty pro vybrané požadavky • každý den 15minutová porada v rámci jednoho sprintu 24 h 1 až 4 týdny požadavky

požadavky pro sprint

sprint

pracovní přírůstek výstupu

Project management for SMEs/NGOs – exchange of experience for trainers Lifelong Learning Programme, Grundtvig Learning Partnership

Partneři projektu • Wisdoma, s. r. o. – koordinátor • VŠE v Praze, Fakulta podnikohospodářská, katedra management • Ozyegin University (Turecko) • ROTALENT (Rumunsko, nezisková organizace)

Cíl projektu • Cílem projektu je proškolení lektorů a vývoj nových výukových modulů, které upraví a budou aplikovat standardní metodiky na menší projekty v MSP a NNO. Cílem je využití osvědčených postupů na řízení projektů i v těchto menších organizacích, která povede ke zvýšení míry úspěšnosti projektů.

Klíčové postřehy • Zkušenosti s partnery • Rizika – kulturní rozdíly, změna v organizaci partnera, nekomunikace ze strany partnera • Jak zorganizovat mobilitu? • Jak na kick-off meeting?

Kontakt: Ing. Lenka Švecová email: [email protected]

NGOs - exchange of experience for trainers

Recommend Documents