Newsletter Asociácie internej komunikácie AICO News 2. ročník Február 2014

05

Newsletter Asociácie internej komunikácie

OBSAH

AICO News | 2. ročník | Február 2014

EDITORIAL

Milí kolegovia,

Rozhovor s Antóniom Rapoulom, prezidentom FEIEA

02

AICO je členom FEIEA

03

Čo sa udialo

04

Tištěný časopis - efektivní nástroj, nebo relikt z minula?

05

5 MOžNOSTí AKO VYLEPšIť PORADY

06

Prečítajte si: „Ponaučenia od Lincolna“

08

Z praxe externých prieskumov

09

AICO opinion

11

Manažérska komunikácia – faktor firemného úspechu, ale aj zlyhania

13

iNFOGRAFIKY ZO SVETA: „eNGAGEMENT“

15

10 znamení, že potrebujete ESN

16

Šiť na mieru alebo siahnuť po krabici?

17

Offline prieskum: stále dobrý nápad

19

OBSAH

máme pre vás niekoľko noviniek. Asi najväčšou a najpotešujúcou je, že AICO sa po úspešnom prístupovom procese stalo členom FEIEA - Federation of European Business Communicators Associations. Tento krok je pre nás nielen veľkou príležitosťou, ale aj výzvou naučiť sa niečo nové, zdielať skúsenosti s odborníkmi z celej Európy a tiež ukázať, čo máme doma. S tým súvisí aj ďalšia novinka, ktorú v tomto roku pripravujeme – súťaž AICO Grand Prix, kde sa vám otvára možnosť pochváliť so svojimi projektmi nielen na regionálnej, ale aj medzinárodnej úrovni. Keďže sme v minulom roku hľadali niekoľko nových inšpirácií, máme pre vás nové rubriky. AICOopinion bude zvedavé na vaše názory, skúsenosti a pohľady na problematiku z oblasti internej komunikácie. Ďakujeme prvým respondentom, ktorí prispeli. Samozrejme sme nezabudli ani na inšpirácie zo zahraničia a prikladáme tipy ako vylepšiť firemné porady a ďalšie zaujímavosti.

Želám vám príjemné čítanie,

Martin Onofrej zakladateľ AICO

AICOweb

strana 1 Copyright © 2014 AICO. Všetky práva vyhradené.


Február 2014

Rozhovor s Antóniom Rapoulom, prezidentom FEIEA MO: Čo je hlavným cieľom FEIEA? AR: Cez odborné aktivity FEIEA chceme spájať európskych interných komunikátorov. Cieľom je prehlbovanie a rozširovanie vedomostí a zručností členov v oblasti korporátnej komunikácie. MO: Ktoré krajiny sú členmi FEIEA? Plánujete rozšírenie členskej základne?

Martin Onofrej: FEIEA je jednou z najstarších asociácií združujúcich profesionálov z oblasti komunikácie. Môžete v skratke popísať jej históriu a aké boli pohnútky založenia organizácie? António Rapoula: V roku 1955 bola založená nezisková organizácia European industrial editors associations (pôvodný názov FEIEA). V súčasnosti má FEIEA názov Federation of European internal communication associations. Spolupracuje s národnými asociáciami a združuje 11 európskych krajín. FEIEA si kladie za cieľ vyjadrovať svoje názory a riešiť otázky komunikácie na pan-európskej úrovni – s Európskou Úniou, podnikateľskými, ekonomickými, akademickými a sociálnymi inštitúciami naprieč Európou. FEIEA poskytuje sieť odbornej a kolektívnej podpory pre profesionálov z oblasti internej komunikácie, ktorých úlohou je vytváranie komunikačnej stratégie a plánovania, angažovať zamestnancov a manažment zmeny, a taktiež zavádzanie a manažovanie printových a online komunikačných kanálov.

AR: Rakúsko, Dánsko, Nemecko, Česká republika, Taliansko, Portugalsko, Slovensko, Slovinsko, Švajčiarsko a Veľká Británia. Našou métou je získať členov zo všetkých európskych krajín,

MO: FEIEA Grand Prix je dôležitou súčasťou poslania FEIEA. Mohli by ste nám bližšie predstaviť túto súťaž, jej kategórie? AR: FEIEA Grand Prix je každoročná súťaž, v ktorej sa oceňujú najlepšie práce na európskej úrovni a snaží sa podporovať vzájomnú výmenu skúseností z oblasti internej komunikácie. Umožňuje účastníkom zviditeľniť svoju značku a súťažiť v 15– tich kategóriách na európskej úrovni. MO: Aké podmienky by mali jednotlivé projekty spĺňať? Ako vyzerá rozhodovací proces?

AR: Teší ma, že jediným rozdielom medzi projektmi je ich kvalita. Príkladom, je fakt, že posledné roky sme mali v súťaži víťazov z 10-tich rôznych krajín, z čoho jedna bola mimo členskej základne FEIEA. MO: Jedným z hlavných faktorov vplývajúcich na odbor IK je technologický vývoj. Ako sa to odzrkadľuje vo FEIEA Grand Prix? AR: Sme si vedomí technologického vývoja, najmä v nástrojoch sociálnych médií. FEIEA Grand Prix sa snaží prispôsobovať novým trendom, aj preto

Cieľom FEIEA je prehlbovanie a rozširovanie vedomostí a zručností členov v oblasti korporátnej komunikácie. ktoré majú asociáciu internej komunikácie, takže rokujeme s niekoľkými asociáciami. MO: Aké máte výzvy alebo ďalšie ciele? Aké máte úspechy za posledné obdobie, s ktorými by ste sa s nami radi podelili? AR: Ako som povedal, vývoj a posilnenie profesie interných komunikátorov je našim hlavným cieľom, ktorý chceme dosiahnuť protredníctvom organizovania našich podujatí, zdieľaním skúseností a networkingom na európskej úrovni. Ďalším krokom bude implementácia certifikovaného programu pre oblasť internej komunikácie.

OBSAH

AR: Hlavným aspektom je kvalita. Následne je dôležitý dobrý popis projektu, jeho funkcia, ciele a výsledky. Súťažné práce sú hodnotené v dvoch kolách: z národného kola projekty postupujú do finálneho pan-európskeho kola, z ktorých obe sú posúdené celoeurópskou porotou. Súčasťou poroty môže byť každá zastúpená európska asociácia. Porota je zložená z reprezentantov asociácií jednotlivých členských krajín, spoločne s odborníkmi na komunikáciu. MO: Vnímate rozdiely medzi projektmi zo západnej a východnej Európy? Prípadne medzi väčšími a menšími krajinami?

AICOweb

chystáme aktualizovanie kategórií: novinky ohľadom Grand Prix 2014 sa dozviete čoskoro. MO: Aké ďalšie aktivity plánujete? AR: FEIEA vznikla za účelom pomáhať regionálnym asociáciam s napĺňaním ich cieľov. Toto zastrešuje Carlos Manuel Almeida, generálny tajomník a jeho „back-office“, ktorí sú v živom kontakte s regionálnymi asociáciami. Popri FEIEA Grand Prix, vedieme sériu odborných podujatí a rôzne benchmarkingové štúdie. V priebehu roku 2014 uvedieme certifikáciu už spomínaného programu a webletter. MO: Tešíme sa na spoluprácu!



Február 2014

AICO je členom FEIEA Asociácia internej komunikácie – AICO je od 1. januára 2014 členom európskej asociácie Federation of European Business Communicators Associations – FEIEA.

Federation of European Business Communicators Associations - FEIEA FEIEA je celoeurópskou asociáciou, ktorá sa venuje internej komunikácii na medzinárodnej úrovni. Členmi FEIEA sú v súčasnosti národné členské asociácie z Rakúska, Belgicka, Česka, Dánska, Nemecka, Talianska, Portugalska, Slovinska, Švajčiarska a Veľkej Británie. Od roku 1955, kedy bola FEIEA založená, sa snaží o zvýšenie efektivity a upevnenie pozície korporátnej komunikácie v Európe. Zároveň poskytuje priestor pre diskusiu a spoluprácu v oblasti internej komunikácie.

Grand Prix už aj na Slovensku FEIEA je usporiadateľom konferencie FEIEA Academy a vyhlasovateľom súťaže FEIEA Grand Prix, do ktorej sa AICO plánuje zapojiť v roku 2014. AICO v tomto roku vyhlási slovenské kolo AICO Grand Prix, do ktorého majú možnosť zapojiť sa všetky spoločnosti pôsobiace na Slovensku a v Čechách so svojimi projektmi z oblasti internej komunikácie. Projekty, ktoré získajú v slovenskom kole najlepšie hodnotenie majú možnosť postúpiť a zúčastniť sa európskeho kola FEIEA Grand Prix. Je to veľká príležitosť reprezentovať internú komunikáciu vlastnej firmy na národnej, ako aj medzinárodnej úrovni.

„Sme radi, že po absolvovaní asociačného procesu môžeme privítať nášho nového člena - Asociáciu internej komunikácie zo Slovenska,“ uviedol generálny tajomník FEIEA Carlos Manuel de Almeida. Táto informácia celý tím AICO potešila, pretože je nielen v súlade s plánovanými aktivitami združenia, ale prináša aj ďalšie výzvy a príležitosti. Cieľom AICO je zviditeľnenie a skvalitnenie internej komunikácie na Slovensku, ako aj zapájanie sa do nadnárodných asociácií a súťaží. „Členstvo vo FEIEA vnímame ako obrovskú možnosť spojiť sa, vymieňať si skúsenosti, participovať na rôznych podujatiach, výskumoch a súťažiach v rámci Európy. Som presvedčený, že slovenskí interní komunikátori majú čím prispieť aj v nadregionálnej úrovni,“ hovorí Martin Onofrej, zakladateľ AICO.

OBSAH

AICOweb

FEIEA Academy je jednou z popredných profesijných udalostí určená senior manažérom v oblasti komunikácie, ktorí na spoločných stretnutiach preberajú perspektívu komunikácie naprieč Európou, zdieľajú svoje skúsenosti a diskutujú o vlasnom know-how v oblasti internej komunikácie. FEIEA Grand Prix je súťaž, v ktorej sa oceňujú najlepšie práce z oblasti internej komunikácie. Umožňuje európskym firmám zviditeľniť sa a upozorniť na svoju značku. Súťaž je posudzovaná v troch fázach. Na základné národné kolo nadväzuje semifinále, ktoré vyvrcholí finálnym kolom, kde zasadá európska porota. Porota je zložená z reprezentantov asociácií jednotlivých členských krajín, spoločne s odborníkmi na komunikáciu z Európskeho parlamentu a Európskej komisie. Víťazi sú vyhlásení na tradičnom FEIEA Grand Prix galavečeri.



Február 2014

Čo sa udialo Na návšteve v aico

Prezentácie nájdete v:

AICO Café AICO Café

AICO Grand Prix

Koncom januára sme privítali členov asociácie v príjemných priestoroch spoločnosti Allianz – Slovenská poisťovňa v Bratislave. V úvodnej časti sme hovorili o uplynom roku aj o tom, čo AICO pripravuje pre rok 2014. Potom sme sa sústredili na úlohu offline médií AICO Summary v internej komunikácii. Lucia Muthová a Katarína Schneiderová zo spo- V druhej časti AICO Café sa diskutovalo o offline ločnosti Allianz – Slovenská poisťovňa, využili médiách. Možnosť hovoriť o nich a vymeniť si príležitosť hosťujúceho člena a predstavili ako skúsenosti mal každý účastník. Niektorí prifunguje interná komunikácia u nich. Ukázali nám niesli na ukážku aj vlastné interné časopisy. aj video zo svojej internej televízie a spôsob, akým Diskusiu viedol a usmerňoval Martin Onofrej. informuje a edukuje zamestnancov. AICO Workshop

AICO Roundtable

OBSAH

AICO Summit

AICO Library

AICO Web AICO Summary

AICO News

AICO Survey

Začiatkom februára sme privítali predstaviteľov asociácií internej komunikácie zo Švajčiarska a Rakúska. Asociáciu internej komunikácie - AICO poctil svojou návštevou Daniel Ambühl, prezident švajčiarskej Asociácie internej komunikácie (SVIK), a zároveň aj prezident Rady európskej Federácie asociácií internej komunikácie (FEIEA). Spolu s ním prišla aj Doris Ladewig, členka rakúskej Asociácie internej komunikácie (VIKOM), ktorá je zároveň aj šéfkou korporátnej komunikácie Sberbank pre stredoeurópsky región. Hostí privítal zakladateľ AICO Martin Onofrej a senior konzultant Martin Grach. Diskutovalo sa predovšetkým o nových trendoch v oblasti internej komunikácie a o tom, ako fungujú asociácie v jednotlivých krajinách. Vzájomne si vymenili aj svoje skúsenosti a prejednávali možnosti zintenzívnenia medzinárodnej spolupráce.

AICO Library

AICOweb


AICO Grand Prix

AICO Café


AICO Web

Február 2014

Tištěný časopis - efektivní nástroj, nebo relikt z minula? AICO News

AICO Summary Jsou to nekonečné debaty, jichž jsem byl mnohokrát účasten. Má smysl ve 21. století vydávat tištěný časopis pro zaměstnance, když všichni mají internet, tablet a chytrý telefon? Má to smysl z hlediska nákladů i z hlediska možnosti (respektivě nemožnosti) interaktivního obsahu? Má to smysl. Dokonce velký. Trochu provokativně si troufnu tvrdit, že tištěné médium pro zaměstnance má smysl o to větší, o co větší je pravidelný přísun informací v elektronické formě. Tištěné médium má oproti elektronickým formátům řadu nenahraditelných výhod (ale samozřejmě také nevýhod). Jednou z největších výhod je relativně snadná distribuce. Týká se to především (ale nejen) výrobních závodů. Mnozí komunikátoři totiž příliš často nejsou schopni vystoupit ze své „mapy“ - jsou totiž většinou mladí, mají k dispozici počítač s internetem, obvykle výše zmíněný tablet i onen chytrý telefon. Příliš často si ale neuvědomují, že ve výrobních firmách lidé nesedí u počítače, nemají tablet, telefon mají obyčejný a dokonce jim může být i více než 35 let. Tištěné médium je zde podle mého názoru nezastupitelným nástrojem pro přenos informací a utváření firemní kultury. Tištěný časopis si obvykle zaměstnanci nosí domů. Díky tomu si jej mohou přečíst i rodinní příslušníci, což je rozhodně plus. A to nemluvím o případech, kdy je tatínek nebo maminka (babička, dědeček....) v časopise zvěčněn třeba formou rozhovoru. Obvykle se pak časopis objeví doma na stole, náhodou

zrovna v době večeře, náhodou otevřen na stránce s oním rozhovorem a fotografií, aby hlavní protagonista (nebo protagonistka) mohl reagovat na zájem rodiny očividně skromným a ležérním „no jo, já o to vůbec nestál(a), ale když oni mě tak přemlouvali...“. Tištěný časopis si přečtete cestou domů v autobuse nebo ve vlaku (já vím, na tabletu to jde také, ale v určité generaci prostě nemáte s tabletem šanci). Tištěný časopis na rozdíl od elektronického voní a můžete si na něj sáhnout. Odborně se tomu říká, že se propojují vizuální, kinestetické a senzorické vjemy. Zdá se to možná jako malá věc, ale je prokázáno, že pokud je informace doprovázena větší škálou vjemů, zvyšuje se šance na její zapamatování. Na workshopu AICO o interních tištěných časopisech 20. března v Bratislavě, budeme mluvit právě o tištěných magazínech. Podíváme se na to, jak vytvořit atraktivní časopis, který bude respektovat firemní kulturu i zaměstnance, jak propojit tištěný časopis s elektronickými formami komunikace, jaká témata se do časopisu hodí a jaká nikoli, jak vytvořit vynikající titulní stranu. Dotkneme se i toho, kdo je konkurencí tištěného časopisu. Podíváme se na základní typografická a grafická pravidla, nastíníme tipy pro zapojení zaměstnanců do vytváření firemních médií. Podíváme se na inspirativní i odstrašující příklady interních časopisů i na práce, které v oblasti tištěných médií uspěly v Grand Prix Institutu interní komunikace v ČR. Těším se na setkání. Petr Sedláček

OBSAH

AICO Workshop: Interné časopisy AICO Workshop

Kedy: 20. marca 2014, 9:00 – 16:00 Kde: AICO, Hurbanovo námestie 1, Bratislava

AICO Survey

Podelíme sa s vami o praktické návody a skúsenosti ako vytvoriť atraktívny tlačený časopis, ktorý rešpektuje AICO Roundtable AICO Summit firemnú kultúru a zamestnancov. Dozviete sa: Aký typ magazínu je pre vašu firmu ten pravý

AICO Library

Cena AICO Workshop

In-house alebo externá agentúra?

Zlatý člen AICO – zdarma Strieborný člen AICO – 150 eur Nečlen AICO – 300 eur

Formát, gramáž, rozsah

Cena zahŕňa: občerstvenie, obed, materiály

Majú ešte tlačené verzie budúcnosť?

Freestyle alebo seriózny? Udržte si prehľad o tom, kto čo robí Ako urobiť pútavú a prehľadnú titulnú stranu Prvá stránka je najčítanejšia – čo by na nej malo byť?

Workshop má limitovaný počet účastníkov, aby sme zaistili maximálny osobný prístup. Každý účastník na záver workshopu získa certifikát o absolvovaní kurzu.

O čom písať a o čom nie? Magazín a značka

Registrácia

Distribúcia Hodnotenie úspešnosti z hľadiska firmy a z hľadiska čitateľov

Praktické rady a tipy

AICOweb

Registrovať sa môžete na: [email protected] Tel: +421 2 330 700 46



Február 2014

5 MOžNOSTí AKO VYLEPšIť PORADY Mala by byť efektivita porady so zamestnancami výzvou? Napokon, obsah porád, či už menšich alebo veľkých, je rozdelený do rôznych kategórií: diskusia k projektu, finančné plánovanie, oboznámenie zamestnancov so stratégiou spoločnosti, pomoc zamestnancom porozumieť zmenám v spoločnosti a mnohé iné. Posledné výsledky výskumov z Atlassian, austrálskej softvérovej spoločnosti, ukázali, že aj napriek tomu, že organizácia má jasno v tom o čom porady sú a na čo sú určené, neboli vedené efektívne. Účastníci uviedli, že sa priemerne za mesiac zúčastnia 62 pracovných stretnutí a 50% z nich považujú za stratu času. To znamená 372 hodín strávených neproduktívnymi stretnutiami za rok – čo nás núti zamyslieť sa nad tým, ako inak by sme mohli využiť „stratený“ čas? Ešte znepokojujúcejšia je informácia, že až 91% zamestnancov je počas porady myšlienkami úplne inde, 39% zaspáva, 45% je otrávených z veľkého počtu stretnutí, na ktorých sa musia zúčastniť a 47% zamestnancov by radšej venovalo čas strávený na poradách prácou. Rozumieme potenciálu a dôležitosti priamej komunikácie medzi senior manažérmi, lídrami a zamestnancami počas porád. Nasledujúce riadky sme preto venovali otázkam, prečo sú porady stratou času a ako môžeme zvýšiť ich efektivitu a produktivitu.

Problém

Presýtenie

1

Robert C. Pozen, odborník v oblasti biznis administrácie na Harvardskej Univerzite, diskutuje o tom, ako manažéri hodnotia zamestnancov podľa času stráveného v zamestnaní viac ako hodnotou, ktorú produkujú: „Je jedným z mojich najlepších zamestnancov. Vždy strávi v práci 10 hodín denne, niekedy aj viac.“ Hodnotí vás takýmto spôsobom váš šéf a kolegovia? Podľa výskumu z roku 2010, ktorý bol uverejnený v periodiku Human Relations, pravdepodobne áno. V štúdii viedla skupina výskumníkov, vedených profesorkou Kimberly Elsbach, rozsiahle rozhovory s 39 manažérmi z korporátnych firiem. Zistili, že manažéri považujú zamestnancov, ktorí trávia v kancelárii viac hodín, za omnoho oddanejších, pracovitejších a zodpovednejších.

Podobne sú vnímané aj firemné porady. Počet porád počas pracovného dňa je pre organizáciu merítkom ako „ťažko“ zamestnanci pracujú. Dokonca, v niektorých krajinách je počet pracovných stretnutí, ktoré absolvujete priamo úmerný vašej pozícii a dôležitosti pre firmu.

čo robiť: Vytvorenie kultúry výberu Kultúra je v tomto prípade kľúčovou otázkou. Ak nemáte možnosť zmeniť to, ako porady prebiehajú, môžete dať zamestnancom na výber, aby povedali „nie“ na stretnutia, ktoré nie sú až také podstatné.

Zamestnanci potrebujú, podľa Pozena, možnosť rozhodnúť sa, čo je dôležité pre nich, pre firmu, a pre lídrov, rovnako ako to, čo podstatné nie je. Myslí si, že by mali mať zamestnanci možnosť „nezúčastniť sa porady v prípade, že sú veľmi pracovne vyťažení, alebo byť prítomní len na niekoľko minút. V prípade, že nemôžu povedať nie, mali by dať na vedomie, že je pre nich porada až druhou prioritou.“ Pozen taktiež hovorí o tom, že individuálna zmena u zamestnancov a ich zvykov nie je až taká náročná, ako zmena vo firme. Firma potrebuje veľmi silného lídra na to, aby uskutočnil radikálne zmeny. „Títo lídri musia zmeniť štruktúru odmien explicitne a implicitne. Zaoberajú sa napríklad otázkami: Sú zamestnanci ochotní dokončiť prácu aj v sobo-

Na prvý pohľad sa to môže zdať ako výborný dôvod. Pravidelná mzda a 40-hodinový pracovný týždeň nás naučili hodnotiť zamestnancov podľa počtu odpracovnaých hodín. Avšak tento postoj nie je aplikovateľný na súčasných odborníkov. Hodnota právnikov, konzultantov, analyzátorov nie je čas, ktorý strávia nad svojou činnosťou, ale hodnota, ktorú tvoria prostredníctvom svojich vedomostí. >>>

OBSAH

AICOweb



Február 2014

5 MOžNOSTí AKO VYLEPšIť PORADY (pokr.) tu, aj napriek tomu, že by sa to dalo aj počas pracovného týždňa? Podozrievajú zamestnanci tých, ktorí odchádzajú z práce skôr?“ Výrobné spoločnosti sa väčšinou vyhýbajú neefektívnym poradám, keďže čas strávený na porade by mal priamy vplyv na produkciu spoločnosti a teda negatívny dopad na ziskovosť. Pre iné spoločnosti (knowledge workers) je tento čas ťažké zmerať v súvislosti s produkciou práce. Avšak jednou z možností ako určiť čas strávený na poradách je vynásobiť si hodiny strávené na porade s hodinovou sadzbou zamestnanca. Zamestnávatelia by tak mohli porozumieť tomu, aký je čas takýchto zamestnancov vzácny a drahý.

Problém

Nejasnosť

2

Zamestnanec strávi podstatnú časť svojho pracovného času na pracovných poradách. Ak nevie na čo je určený meeting alebo aké by mali byť výstupy, nebude dostatočne v nich angažovaný. David Thompson, Director of Organizational Engagement v Boehringer Ingelheim, odpo

rúča vytvorenie jasnej komunikačnej stratégie na poradu, ktorá by mala obsahovať náčrt toho, aké príspevky očakávame od účastníkov, čo by si mali odniesť a všeobecnú štruktúru na deň. „Nie je nič frustrujúcejšie ako nejasný program a cieľ porady.“ Najväčší problém, ktorý v tejto súvislosti vníma je nedostatočný rešpekt voči času kolegov. „Jasné a zrozumiteľné ciele sú nadôležitejšou súčasťou každej porady.“

čo robiť: Mať štruktúru

skúmajte otázky, ktoré boli na porade položené a dohodnite sa, aké sú možnosti ich riešenia. Rovnako, ak nie dôležitejšie, sú aj doplňujúce informácie po meetingu. Najlepšie je poslať krátku správu hneď po meetingu. Použite na to online nástroje – email, intranet. Pošlite v skratke základné informácie o dohodnutých aktivitách, aby bola dodržaná správna interpretácia a nevznikli tak komunikačné šumy.

Neefektívne podanie

Na každú pracovnú poradu je potrebné pripraviť jasnú štruktúru, program a obsahovú náplň. Veľmi dobrým a nápomocným nástrojom ako si uľahčiť prípravu na poradu je podklad od „Bank of America’s Manager Huddle“. Dobrým pomocníkom je aj tabuľka „Figure one“, v ktorej je možné vypísať si konkrétne úlohy dohodnuté na porade. Komunikátori by sa mali sústrediť na plánované činnosti a ich realizáciu a posunúť informácie priamo na lídra. Veronica Apostolico, riaditeľka internej komunikácie v Smith&Nephew hovorí, že na veľkých firemných poradách sa niekedy môže stať, že zamestnanci nevedia toľko, koľko ste chceli, aby vedeli. „Čo s tým urobíte? Pre-

Problém

3

Ak sa vám nepodarí angažovať zamestnancov počas porady, považujte to za neúspech. Dôležité je uvedomiť si, či hovoríte na poradách k zamestnancom alebo so zamestnancami.

čo robiť: Zaviesť dialóg

Diamantový model Billa Quirkeho poskytuje veľmi jasný pohľad na to, ako môže vyzerať zavedenie dialógu. Samozrejme je potrebné myslieť aj na kontext a situáciu, v ktorej sa ako vedúci nachádzate. Odľahčená komunikácia sa viac hodí na menšie obchodné stretnutie a naopak jasná, stručná a štruktúrovaná komunikácia sa hodí na veľké firemné porady. Sophie Sheppard, vedúca riadenia vzťahov, vzdelávania EMEA Melcrum sa domnieva, že rokovania, na ktorých sa prejednáva stratégia, by mali byť zamerané viac na budúcnosť, nie na to, čo sa stalo v minulosti. „Zameraním sa na udalosti, ktoré sa stali za posledný polrok je ako ísť dolu kopcom a pritom sa obzerať za seba. Ak ľudia nevedia ako sa darí firme, je to pravdepodobne zapríčinené komunikačným šumom,” hovorí.

Tabuľky k riešeniu druhého problému a znenie celého článku nájdete v AICO Library Zdroj: Melcrum

Je rozdiel v tom, či sa počas pracovnej porady rozprávate so zamestnancami, alebo rozprávate smerom k nim. Ak majú možnosť pýtať sa a vyjadriť svoj názor, komunikovať o téme porady, dokážu sa stotožniť s tým, čo hovoríte oveľa jednoduchšie.

AICO Library >>>

OBSAH

AICOweb



Február 2014

Prečítajte si: „Ponaučenia od Lincolna“ Zavedenie podnikových sociálnych sietí akými sú napríklad Yammer alebo Jive, do intranetovej platformy akou je SharePoint 2013 sa dá považovať za jeden z najvýznamnejších počinov v oblasti internej komunikácie v tomto storočí. Tu je potenciál, ktorý umožňuje cielenú a efektívnu komunikáciu v rámci organizácie bez obmedzenia rozsahu, a najmä lepšiu integráciu mladých zamestnancov (millenialls) na pracovisku. Lenže, napriek turbo potenciálu na vývoj internej komunikácie, stále zostáva nevyužitý. Podľa výskumov informačných technológií spoločnosti Gartner bolo zavedenie podnikových sociálnych sietí vo väčšine podnikov zlyhaním. Gartner tieto zlyhania pripísal najmä prístupu “poskytnúť a modliť sa, že to dobre dopadne”. Inak povedané, zavedenie sociálnych nástrojov bez predchádzajúcej adekvátnej prípravy organizácie.

(použiť gamification alebo zaujať prostredníctvom súťaží a propagačných aktivít). Prístup, ktorý zahŕňa pochopenie a zmapovanie existujúcej neformálnej sociálnej siete vo firme identifikuje neformálneho vodcu, pochopí ich spojenie a angažovanie v používaní platformy v rôznych fázach jej životného cyklu - ponúka alternatívu strategickejšieho prístupu. Predstavuje to potenciálne zdieľanie existujúcich kontaktov, informácií a dôveryhodnosť v novú platformu.

Sociálne siete dokážu uľahčiť a urýchliť sociálnu komunikáciu. Nedokážu ju ale vytvárať a generovať – to je úlohou komunikácie.

Katarína Országhová

Príklady konkrétnych návodov na vytváranie a generovanie sociálnej komunikácie nájdete v článku „Lessons from Lincoln“ od autorov Mike Klein a Jeppe Vilstrup Hansgaard

Len veľmi málo sú podporované sociálne platformy, ktoré sú postavené na zdravých zásadách sociálnej komunikácie – na dôraze na identifikáciu, prepojenie a mobilizáciu lídrov v online aj offline komunikácii. Namiesto prístupu “poskytnúť a modliť sa”, by mali firmy postupovať jedným z týchto spôsobov: “prinútiť” top manažment, aby používal systém (postoje majú tendenciu ísť zhora nadol), ísť cestou menšieho odporu (nájsť priateľských alebo rovnako zmýšľajúcich kolegov, aby pôsobili ako dobrovoľníci za komunitu manažérov), alebo nájsť motivovaných

AICO Library

OBSAH

Mike Klein

J. V. Hansgaard

Digital Communication Manager, VimpelCom

Partner, Innovisor

Mike Klein je autorom článku “Od Lincolna po LinkedIn: 55 minútový sprievodca k sociálnej komunikácii”. Študoval na London Business School. Mike bol manažérom politickej kampane v USA a následne presedlal na podnikovú internú komunikáciu v Európe. V súčasnosti je manažérom digitálnej komunikácie v spoločnosti VimpelCom a spoluzakladateľom Comm-Scrum group na sociálnej sieti pre pofesionálov LinkedIn.

Jeppe Vilstrup Hansgaard je partnerom v konzultačnej spoločnosti Innovisor a má pracovné skúsenosti vo viac ako 20-tich rôznych krajinách na troch kontinentoch. Študoval na Henley Business School vo Veľkej Británii a získal certifikát v strategickom plánovaní a risk manažmente zo Stanford School of Professional Development v USA.

AICOweb



Február 2014

Z praxe externých prieskumov interného prostredia V dnešnom online a digital prostredí dokáže interná komunikácia prečítať a zmerať obrovské množstvo údajov. Môže sa priamo opýtať na to, čo chce vedieť. Môže vyvolať diskusiu. Podporiť zlepšovacie návrhy. Odhadnúť prirodzené autority a chronických travičov studní, či zmapovať efektívnosť vertikálnej a horizontálnej komunikácie. Áno, kto chce a má na to nástroje, vie v dnešnej dobe odhadnúť, ba dokonca fundovane zmerať to, čo v oblasti aktuálnej nálady v spoločnosti potrebuje zistiť. Prečo teda je a bude externý pohľad (prieskum) na vnútornú situáciu v spoločnostiach nenahraditeľný? Čím ďalej, tým viac sa dostávame k projektom, kde máme možnosť zmerať a následne porovnať zistenia “interné” a “externé”. Pre kvalitný externý pohľad samozrejme nestačí zrealizovať kvantitatívny prieskum. Je dôležité, aby sa závery vyslovené po kvantitatívnom zbere overili na relevantnej vzorke zamestnancov naprieč organizáciou metódami kvalitatívneho výskumu. Nejde o súťaž o lepšie, či dramatickejšie výsledky. Ide tu o formuláciu finálneho záveru a návrhy funkčných riešení, nie na základe jedného či dvoch, ale až troch výstupov zameraných na tú istú vec. Už len fakt, že vidíte, ako sa zamestnanci vyjadrujú k tej istej veci na troch rôznych fórach a v kontexte troch rôznych zberných kanálov je dôležitým zistením pre manažment a jeho spätnú väzbu v 21. sto-

ročí (napr. interný neanonymný vs. externý kvalitatívny vs. externý kvantitatívny). Pritom, výsledky týchto troch kanálov, nemusia byť vždy dramaticky odlišné. Nájdu sa však aj prekvapivé výnimky. Ako príklad môžem uviesť oblasť vnímania konkurenčného prostredia a znalosti konkurencie na trhu, kde po porovnaní externých a interných výstupov sme našli disproporcie, ktorými sme nabúrali pocit manažmentu, že komunikácia smerovania a ekonomických výhľadov spoločnosti je každému známa a všetci ju chápu. Kombináciou zozbieraných dát vyplynulo nielen to, že spoločnosť už iba dožíva zašlú slávu, ale aj to, do ktorej konkurencie chodia zamestnanci na pohovory a mnohé ďalšie citlivé a veľmi cenné nálezy. Ešte som sa nestretol s interne realizovaným prieskumom, ktorý by odhalil toľko nálezov tohto druhu, ako náš externý prístup. Možno to tkvie aj v našej totálnej garancii zachovania anonymity výrokov respondentov. A poviem vám, že kreativita respondentov vo vymýšľaní trikov ako otestovať túto našu garanciu naozaj nepozná hraníc :-). V inom prípade a v inom kontexte sme napríklad zistili, že interný časopis je síce stále obľúbeným komunikačným nástrojom, avšak stal sa samozrejmosťou a potrebuje viac zainteresovať čitateľov do jeho tvorby. Čitatelia to úprimne chceli a hrozilo, že ich nezainteresovanie by zabilo aj ich celkovú angažovanosť. (V koľkých firmách by len ticho závideli takýto postoj zamestnancov k tomuto komunikačnému nástroju.)

MetodolÓgia pmp GROUP

Predbe cie ov s top mana mentom

zy, predbe sledky, upresnenie cie ov al ieho v skumu

v

v skum

dlhodob ch ch ania

ing

Projekt

v skum

Projekt

Online prieskum (PMP-survey.com)

+ Stretnutia so stredn m mana mentom

Predbe

sledky,

al ieho v skumu

+ Stretnutia s top mana mentom

našich 8 zásad „externistu“

1. Byť nekompromisným garantom anonymity. 2. Nenechať sa ovplyvniť tak chronickými travičmi studní, ako aj nekonečnými optimistami, neustále vysedávajúcimi na intranete.

3. Externista musí získať dôveru (nie je nič horšie, ak sa objaví ako blesk z jasného neba).

4. Nie je na škodu, ak sú otázky respondentom

5. Témy, oblasti a otázky musia byť jasné a jednoznačné.

6. Získať 100%-nú podporu top manažmentu. To súvisí najmä s komunikovaním účelu výskumu a zabezpečenie response rate.

7. Najprv kvantitatívne, potom kvalitatívne. 8. Zmeraním a porovnaním dát to celé iba začína.

vopred známe.

>>>

OBSAH

AICOweb



Február 2014

Z praxe externých prieskumov interného prostredia (pokr.) Som presvedčený, že kultúra otvoreného vyjadrovania vlastných názorov po vertikálnej línii v spoločnostiach sa zlepšuje – a to tvrdím na základe osobných skúseností zo slovenských aj českých podnikov. Nepochybujem o tom, že postupné zavádzanie otvorených interných online nástrojov k tomu bude naďalej pozitívne prispievať. Mám ale na mysli internú biznis komunikáciu a nie vy-

tváranie turistických krúžkov, či zdieľanie receptu na čučoriedkovú bublaninu. Zároveň však máme overené, že ak je potrebné dopracovať sa k relevatným dátam spokojnosti zamestnancov a následne navrhnúť ako ďalej, pohľad a prístup externého poradcu má a bude mať vždy svoju silnú váhu.

URČITE SI REZERVUJTE ČAS!

Martin Grach

AICO Grand Prix

AICO Café

AIC

Oblasti interného výskumu pmp Group

AICO Summary

AIC

AICO Workshop

AICO

zna ka

Spokojnos zamestnancov

Kvalita intern ch komunika n

AICO Roundtable

mana mentu)

Kedy: 27. marec 2014 o 14:30 Kde: Hotel Kempinski, Bratislava

AICO Roundtable

AICO Summit

AICO

skumu PMP Group

OBSAH

AICOweb



Február 2014

Ako vnímate aktivity internej komunikácie vo Vašej spoločnosti za minulý rok? AICOopinion je nová rubrika, ktorú budeme prinášať na pravidelnej báze. Každé dva mesiace sa budeme pýtať na názor interných komunikátorov z rôznych spoločností. Respondentov vyberá a oslovuje redakcia AICOnews.

Miloš Blanárik Riaditeľ komunikácie Prvá stavebná sporiteľňa

Interná komunikácia podporuje dôsledné a proklientsky orientované konanie pracovníkov v styku so záujemcami o stavebné sporenie a úvery. V roku 2013 sme prijali nový etický kódex, ktorého zámerom je vysoká transparentnosť v konaní každého pracovníka PSS, a. s.

Petra Jurgošová

Základným pilierom IK je osobné odovzdávanie podrobných informácií na pravidelných poradách s vedúcimi. Tento informačný tok dopĺňali elektronicky distribuované správy o produktových, marketingových organizačných a iných novinkách. V PSS kladieme dôraz na úplnosť a zrozumiteľnosť všetkých informácií. Každú významnejšiu zmenu sprevádza séria informačných dní. Na nich sa každý detailne oboznámi s novinkami a dostane kvalifikované odpovede odborníkov. Online a operatívnu komunikáciu už roky dopĺňa interným časopis Impulz. Dvojmesačník hodnotí dosiahnuté výsledky, porovnáva využitie ponúknutých možností jednotlivými tímami a prináša informáciu o pripravených novinkách a motivačných súťažiach. Obľúbenými rubrikami sú inšpiračné námety úspešných kolegov. Opäť vydávame časopis DOMA pre klientov aj pracovníkov PSS.

Brand manažér Sekcia marketingu a komunikácie Rozhlas a televízia Slovenska Jednou z našich kľúčových úloh po príchode do RTVS bolo naozaj citeľne prepojiť dve médiá, ktoré vďaka rýchlemu spojeniu zrazu fungovali pod jedným názvom, teda rozhlas a televíziu. S tým úzko súvisí interná komunikácia, ktorá fungovala s výraznými obmedzeniami, a práve preto sme sa rozhodli pripraviť špeciálny projekt na jej podporu. Projekt IK, ktorý RTVS začne realizovať tento rok, má viacero cieľov, jedným z nich je zjednotenie dvoch intranetových platforiem, ale aj zapojenie zamestnancov. Pridaním ďalších informačných

OBSAH

kanálov, plánujeme zefektívniť tok informácií a ich následnú distribúciu.

Peter Kimijan Vedúci komunikácie ZSE

Prvoradou úlohou interných komunikačných aktivít bolo zvládnuť významnú organizačnú zmenu, ktorou naša spoločnosť prešla. V tejto súvislosti sme sa snažili každú komunikačnú aktivitu posunúť o level vyššie, aby sme zabezpečili pokiaľ možno, čo najbezproblémovejší priebeh celého roka. Či už sme inovovali interný zamestnanecký časopis, alebo pridali na intranet nové interaktívne prvky, či zapojili desiatky zamestnancov do tvorby rôznych, menších či väčších eventov, všetko smerovalo k tomu, aby lojalita k firme a spolupatričnosť v rámci celej skupiny neutrpela, ale naopak, prehĺbila sa. Pochopiteľne v aktivitách neustále pokračujeme, pričom jednou z najväčších výziev bude nastavenie

AICOweb

a začatie pravidelného merania internej komunikácie. Už máme vymyslený spôsob, potrebné je doladiť technické detaily. Veríme, že takto o rok budeme vedieť reálne vyhodnotiť, kam sme sa posunuli.

Anna Maťová Vedúca oddelenia internej komunikácie PSA Peugeot Citroën Slovakia

Uplynulý rok sa niesol v znamení desiateho výročia od položenia základného kameňa našej automobilky. V printoch sme sa vrátili do roku 2003 a priblížili sme kolegom obdobie, kedy sa začal písať príbeh nášho závodu – od strategického rozhodnutia cez výkup pozemkov, prípravu terénu, až po samotnú výstavbu. Samozrejme sme na to napojili súťaže o zaujímavé ceny tak pre jednotlivcov ako aj pre tímy. Vrcholom roka bol Deň otvorených dverí. Automobilku navštívilo takmer 20 000 ľudí, čím sme prekročili rekord spred troch rokov (15 000 návštevníkov) Osobne ma najviac teší fakt, že sa nám do organizácie ale aj do programu podarilo zapojiť kolegov zo všetkých oddelení a pre>>>



Február 2014

Ako vnímate aktivity internej komunikácie vo Vašej spoločnosti za minulý rok? (pokr.) vádzok. Bez nápadov a entuziazmu tejto tridsiatky nadšencov by sa nám nikdy nepodarilo pripraviť tak úspešné podujatie. Vznikla nám tým neformálna sieť komunikátorov a odvtedy sme si spoluprácu zopakovali aj na iných menších projektoch.

Barbora Oberučová Internal PR Specialist Orange Slovensko

festivale Pohoda. Snažíme sa o maximálne využitie emócií, interaktivity a osobného kontaktu so zamestnancami. Z tohto pohľadu vnímam minulý rok veľmi pozitívne, pretože doslova sršal príležitosťami na využitie práve tohto prístupu. Podarilo sa nám vytvoriť priestor na okamžitú spätnú väzbu zamestnancov, na spoločné zážitky skupín kolegov, na deklarovanie stratégie jednoduchou a hravou formou. Som presvedčená, že sa nám tak podarilo zamestnancov nielen informovať, ale najmä – nechať ich veci pochopiť.

Veronika Popelková

Posledné roky v IK vo veľkej miere presadzujeme okrem informačného prístupu i vysvetľujúci a deklaračný. Snažíme sa prostredníctvom interných aktivít nechať zamestnancov zažívať hodnoty, stratégiu a ciele značky „na vlastnej koži”. Ak promujeme novú službu, zamestnanci sú prví, ktorí ju testujú. Ak potrebujeme „interne predať“ dôležitý projekt, osobne im ho vysvetlí projektový manažér alebo najkompetentnejší kolegovia. Ak im chceme predstaviť organizácie, s ktorými spolupracuje Nadácia Orange, pripravíme im kreatívne workshopy vedené pracovníkmi, či klientami organizácie. Ak potrebujeme, aby pochopili sponzoringovú stratégiu značky, urobíme z nich „interných reportérov“ na hokejových majstrovstvách, či

CB Relationship Marketing & Internal Comm. specialist ING Bank N.V., Česká republika Minulý rok jsme v oblasti interní komunikace konečně nastolili řád, který si velikost naší organizace určitě zasloužila. Využíváme mnohem více komunikačních kanálů. Není to tedy jen o intranetu a nástěnkách, i když i ty jsou stále pro komunikaci stěžejní, ale snažíme se propagovat i jiné formy např. interní magazín, vnitropodniková pracovněsociální síť, letáčky, bannery, newslettery jednotli-

OBSAH

vých oddělení apod. Pro zaměstnance jsou důležitá také pravidelná setkání s managementem společnosti, formální či neformální. Zaměstnanci mají vždy prostor pro dotazy týkající se strategie a budoucnosti společnosti. Jako specialisté vnímáme potřebu se zaměstnanci diskutovat a zapojovat je aktivně do tvorby strategických plánů i v oblasti komunikace. Ptáme se, v jaké formě chtějí informace o dění ve společnosti dostávat a tomu pak přizpůsobujeme i plán interní komunikace.

Katarína Schneiderová vedúca oddelenia internej komunikácie Allianz - Slovenská poisťovňa

Som veľmi rada, že v komunikácii s našimi zamestnancami sa nám darí každý rok priniesť nové formy komunikácie, obohatiť obsah alebo vylepšiť vizuál médií. Internej Allianz TV sme k 6 rokom fungovania venovali novú zvučku a vizuál. Firemné časopisy (Allianz Dialóg pre zamestnancov a Sales+ pre obchodníkov) sme doplnili o vizuálne atraktívne doplnky ako plagáty alebo fotografické koláže spojené s citátmi zamestnancov. Podarilo sa nám „preko-

AICOweb

pať“, a tak zefektívniť distribúciu časopisov. Firemný intranet sme v novej podobe uviedli pred dvomi rokmi, no stále je čo zlepšovať. V roku 2013 sme sa „pohrali“ s aplikáciami (napríklad Adventný kalendár - zamestnanci mali možnosť 24 dní odkrývať políčka so zaujímavými informáciami alebo Elektronické pohľadnice - zamestnanci si môžu vybrať z ponuky pohľadníc a poslať ich známym či blízkym počas celého roka - samozrejme vizuál pohľadníc prispôsobujeme tématicky - valentínske, vianočné, veľkonočné). Rok 2013 bol pre internú komunikáciu výnimočný, 10. výročie spojenia dvoch značiek (Allianz a Slovenskej poisťovne) sme interne komunikovali počas celého roka prostredníctvom podujatí, kvízov, súťaží, stretnutí s manažmentom a špeciálneho magazínu venovanému zamestnancom a ich desaťročnej práci pre spoločnosť.

Ďakujeme všetkým zúčastneným za odpovede na otázku. V prípade, že by ste chceli byť súčasťou AICOopinion aj vy, napíšte nám na [email protected] Tešíme sa na vaše názory a podnety. Redakcia AICOnews



Február 2014

Manažérska komunikácia – faktor firemného úspechu, ale aj zlyhania Napriek vzostupu digitalizácie a prechodu komunikačných kanálov do online prostredia na všetkých frontoch internej komunikácie, osobná komunikácia, zvlášť komunikácia stredných a líniových manažérov nikdy nestratí svoju dôležitosť.

Chápanie dôvodov, ktoré stoja za zásadnými organizačnými rozhodnutiami rapídne klesá spolu s posunom naprieč organizačnou štruktúrou

Hoci súčasné komunikačné technológie zefektívňujú informačné toky a pomáhajú horizontálnemu a vertikálnemu prepojeniu spoločnosti, nikdy nebudú mať taký vplyv na interpretáciu, vnímanie, zapamätanie, náladu a motiváciu zamestnancov ako majú vo vlastných rukách manažéri a ich komunikácia s podriadenými. K najvážnejším nálezom, s ktorými sa vo firmách stretávame, je strata dôvery podriadených k svo-

Zdroj: R.I. Sutton, HBR, 2010

1x

68% senior manažment

Pozitívna interakcia Negatívna interakcia

53% stredný manažment

Dokazujú to nielen rôzne prieskumy zo sveta, ale aj naše osobné skúsenosti z projektov alebo interných prieskumov kvality informačných kanálov v českých a slovenských podnikoch, kde v záverečných správach až príliš často poukazujeme na rezervy v komunikácii manažérov so svojimi podriadenými. K takým príkladom patria aj prípady, keď sa zamestnanci dozvedia o najnovšej firemnej ponuke od klienta stojaceho na druhej strane pultu. Nezriedka sa manažéri spoliehajú na to, že najnovšie inštrukcie sa ich ľudia dozvedia z intranetu. To by možno bolo v poriadku, pokiaľ nezlyhá manažérska kontrola.

Asymetrický dopad manažérskej interakcie

5x

40% líniový manažment 34% administratívni pracovníci, manuálni robotníci atď.

Manažérske zlyhanie v efektívnej komunikácii má svoje následky. Negatívna interakcia nadriadeného ovplyvňuje vnímanie podriadeného 5-krát viac ako interakcia pozitívna.

jmu manažérovi. To je často spojené aj s nedôverou v anonymitu prieskumov akéhokoľvek druhu. To nám veľmi komplikuje prácu pri mapovaní úrovne manažérskej komunikácie, pretože to má jednak vplyv na množstvo odpovedí (response rate), a najmä ich úprimnosť. Často ide o folklór, “zaručene pravdivú informáciu”, ktorá sa efektívne šíri neformálnymi kanálmi. Našou prácou nie je vyhodnocovať pravdivosť takýchto nálezov. Už samotný nález indikuje zlyhanie manažérskej komunikácie a je nevyhnutné to riešiť.

niový manažment nechápe alebo nepodporuje firemnú stratégiu, nie je možné čakať od ich tímov súlad s firemnými cieľmi. Aj manažéri sú len ľudia, preto sa vyplatí analyzovať, ako a kedy sú kaskádované informácie k nim, vrátane zhodnotenia kvality interpretácie na tejto úrovni. Tiež by bolo nesprávne problém zgeneralizovať a tvrdiť, že za informačné medzery a negatívny folklór sú zodpovedné komunikačné zlyhania stredných a líniových manažérov. Možných príčin je veľa.

Ideálne to asi nebude nikdy. Zahraničné aj naše prieskumy ukazujú, že priveľa kľúčových informácií a ich interpretácia zlyhávajú práve v tomto komunikačnom kanáli. Navyše, ak stredný a lí-

Určite nie je ľahké byť v prvej línii, plniť plán oddelenia, manažovať jeho vykonávateľov, plniť svoj individuálny plán a ísť cestou firemnej stratégie. Veľa manažérov sa nám zdôveruje, že ne-

OBSAH

AICOweb

majú čas na svojich ľudí, a pritom práve cez nich by mali dosahovať svoje výsledky. Je to paradox. Strední a línioví manažéri sú na jednej strane tým najdôležitejším komunikačným kanálom, na strane druhej prax ukazuje, že sú aj tým najmenej konzistentným nosičom informácií.

Azda každý manažér absolvoval tréning rozvoja komunikačných zručností. Tieto finančné a časové investície však vyjdú navnivoč, ak nadobudnuté inšpirácie a návody v praxi nevyužívajú. Je preto dôležité monitorovať a merať ako tieto zásady manažéri implementujú do života a hlavne – pomáhať im v tom. Martin Onofrej


Grand Prix už aj na Slovensku! Asociácia internej komunikácie (AICO) vyhlasuje prvý ročník slovenského kola súťaže projektov internej komunikácie - AICO Grand Prix 2014. Prečo sa prihlásiť?

Súťažné kategórie

1. Prvá špecializovaná súťaž na Slovensku v oblasti internej komunikácie s možnosťou postupu do prestížneho európskeho kola FEIEA Grand Prix.

Strategické riešenia

2. Príležitosť prezentovať internú komunikáciu svojej organizácie na národnej a medzinárodnej úrovni, zviditeľniť svoju značku. 3. Každý projekt získa profesionálnu spätnú väzbu od odborných porotcov.

Taktické riešenia Online Offline Osobná komunikácia

Viac informácií nájdete na www.aico.sk/grandprix2014.

OBSAH

AICOweb



Február 2014

iNFOGRAFIKY ZO SVETA: „eNGAGEMENT“ Pozrite si 5 zahraničných infografík o angažovanosti, ktoré vás zaujmú nielen svojim obsahom, ale aj formou spracovania. (Prelink na AICOweb)

OBSAH

AICOweb



Február 2014

10 znamení, že pravdepodobne potrebujete podnikovú sociálnu sieť (ESN) Podniková sociálna sieť je často nepochopená pracovná požiadavka. Často je odsunutá do kategórie „bolo by fajn mať“, pričom jej schopnosť riešiť niektoré základné biznis problémy je často prehliadaná. Ak odpoviete na viac ako polovicu nasledujúcich bežných problémov „Áno“, tak pravdepodobne ignorujete ich celkom zrejmé riešenie.

1 2 3

Zahltenie e-mailami Trávite viac ako 10 hodín týždenne preosievaním, čítaním, forwardovaním a hľadaním starých emailov. Týka sa to vašej firmy? Áno

Nie

Dohľadávanie súborov Každý projekt vyžaduje prehľadávanie file serverov, emailov, intranetu pre získanie relevantných materiálov. Týka sa to vašej firmy? Áno

Nie

Kreatívne myslenie Trávite menej ako 20% času súvisiaceho s projektom skutočným rozmýšľaním nad vecami a problémami, zvyšok je administratíva, manažment a dohľadávanie. Týka sa to vašej firmy? Áno

Nie

4 5 6

Zahltenie aplikáciami

Musíte prechádzať rôznymi aplikáciami a systémami, aby ste našli ten správny dokument, konverzáciu, komentár, schválenie, zamietnutie, ktoré zrazu potrebujete, ale neviete nájsť. Týka sa to vašej firmy? Áno

Nie

Uchovanie vedomostí Výsledok kreatívnych stretnutí a konverzácií sa často stratí, bez toho, aby bolo možné ľahko lokalizovať myšlienkové pochody, ktoré viedli ku kľúčovým rozhodnutiam. Týka sa to vašej firmy? Áno

Týka sa to vašej firmy?

Áno

Je ťažké ustriehnuť kontraktorov, aby pracovali na projektoch efektívne a dostatočne rýchlo. Je potrebné často obísť bezpečnostné opatrenia, aby získali prístup k tomu, čo potrebujú. Týka sa to vašej firmy?

Nie

Áno

Softvér, s ktorým sa nedá pracovať Softvér, ktorý firma oficiálne používa pre projekty je príliš komplexný a nikto ho reálne nepoužíva - okrem špecialistov. Týka sa to vašej firmy?

Áno

9 10

Integrácia partnerov a dodávateľov

Členovia tímu a zamestnanci sa často sťažujú na premrhaný čas, neefektívne procesy alebo na to, že sa cítia „zahltení“.

Nie

Získanie informácií z ostatných oddelení Je až zábavné aké zdĺhavé je podnietiť ostatné oddelenia k tomu, aby prispievali k ponukám a projektom, aj keď viete, že majú relevantné informácie. Týka sa to vašej firmy?

Nie

Áno

Nie

Ako sa vám darilo? Ak ste odpovedali:

Nie

Doba odozvy Rýchlosť reakcie na požiadavky klientov. Je pre vás zložité reagovať rýchlo na otázky klientov, pretože informácie sú často roztrieštené, sú len v hlavách ľudí, alebo je ťažké sa spýtať správnych ľudí rýchlo. Týka sa to vašej firmy? Áno

7 8

Frustrovaní zamestnanci

Prevažne ÁNO

Prevažne NIE

Je čas porozmýšľať o podnikovej sociálnej sieti - platforme na spoluprácu. Vonku sú riešenia, ktoré sa určite hodia na špecifiká vašej firmy, prípadne si môžete ušiť riešenie na mieru, kde budete môcť tvoriť a zdielať súbory, úlohy, projekty a konverzácie, ktoré posilnia váš biznis.

Gratulujeme! Očividne manažujete váš čas, zamestnancov, komunikáciu lepšie ako väčšina. Možno už máte internú platformu pre spoluprácu, alebo ste stále dostatočne malí a tieto problémy sa ešte u vás neobjavili.

Nie

OBSAH

Zdroj: BCSocial, AICO

AICOweb



Február 2014

Šiť na mieru alebo siahnuť po krabici? K transformácii na “social business” potrebujú organizácie integrovať do svojho života rôzne nástroje, kde podnikové sociálne médiá (ESM – enterprise social media) majú svoju nezastupiteľnú úlohu. Firmy majú dve možnosti – buď sa pustia do vývoja riešenia na mieru alebo siahnu po niektorom z hotových „krabicových“ riešení. Oba prístupy majú svoje plusy aj mínusy. Áno, k nevýhodám riešení na mieru môže patriť dlhší čas implementácie, finančná náročnosť a údržba (záplaty a updaty). A občas k tomu patrí aj znovuobjavovanie kolesa, či odkukávanie vychytávok a trendov z krabicových riešení. Na druhej strane, hlavnou výhodou vývoja riešenia na mieru je totálne prispôsobenie sa potrebám a špecifikám podniku, aktuálnym a najmä budúcim, keď sa napríklad umožní bezpečný prístup zamestnancom do podnikovej sociálnej siete z ich vlastných zariadení (BYOD – bring your own device). Koncom minulého roka na AICO Café zdôrazňoval Jan Vyšehradský, šéf internej komunikácie Česká spořitelna, že jednou z ich požiadaviek bolo „vymazanie“ hranice medzi intranetom a ESM – jednoducho, aby ľudia nepociťovali prechod z jedného prostredia do druhého. Rozšírenou požiadavkou je tiež snaha o optimalizáciu počtu online nástrojov, nakoľko sú už aj také firmy, kde sa zamestnanci sťažujú na ich priveľký počet a rozmanitosť. V jednom českom podniku som sa dokonca stretol s koexistenciou dvoch ESM – jeden bol nadirigovaný z európskej centrály (krabicové riešenie – Yammer,

lebo na tom „fičala“ celá skupina), druhým bolo lokálne riešenie (mimochodom veľmi sexi riešenie). Môžete hádať, ako to z hľadiska počtu užívateľov napokon dopadlo. Je preto dôležité, aby implementácia ESM, či už krabicového alebo šitého na mieru, nebola považovaná za výhradnú súčasť IT plánu, ale aj ďalších oddelení – a najmä internej komunikácie, pretože jej úlohou bude nielen dostať zamestnancov do podnikovej siete, ale ich tam aj udržať – bez toho nikdy skutočnú podnikovú sieť mať nebudete. Pri rozhodovaní je často na stole dôležitá otázka – budeme mať dáta v „oblakoch“ alebo „doma“? Firmy spravidla nemajú záujem o vlastnenie a údržbu vlastných data centier z finančných dôvodov. Lenže, okrem informačnej bezpečnosti tu úlohu zohráva aj legislatíva. Zvlášť sa to týka napríklad finančných inštitúcií, pretože krabicové ESM sú najmä o cloudovom riešení, kde by dáta mohli byť uložené v dátových centrách mimo EÚ. Kým väčšie inštitúcie môžu mať vyjednávaciu silu pri zazmluvnení, aby dáta boli ukladané lokálne, menšie so svojou požiadavkou nemusia byť pre providerov s globálnou pôsobnosťou zaujímavé.

OBSAH

Samozrejme, cena je vždy dôležitým rozhodovacím kritériom. V prípade ESM šitých na mieru treba vziať do úvahy externé alebo interné náklady na vývoj. Pri krabicových ESM to je o užívateľských licenciách, kde sú najčastejšie tieto tri:

vyžiada upgrade na vyššiu a teda platenú verziu. Z hľadiska internej komunikácie je dôležité pamätať, že pri tomto modeli budete mať minimálne alebo žiadne administrátorské práva, či možnosti.

Zdarma a freemium – ide o poskytnutie základného balíku zdarma, ale odomknutie ďalších funkcionalít je už spoplatnené, alebo si to

Objemové licencie – sú závislé od množstva užívateľov v skupine, napr. 100, 1 000, 10 000 atď., kde, čím väčšia skupina, tým sa cena na jedného

AICOweb



Február 2014

Šiť na mieru alebo siahnuť po krabici? (pokr.) úžívateľa skokovo znižuje. (Hm, koľkože tu máme podnikov s viac ako 10-tisíc zamestnancami?) Cena na užívateľa – neodvíja sa od počtu užívateľov, ale obsahu balíka funkcionalít. Väčšina predajcov ponúka mix cenových modelov a takmer o všetkých cenách sa dá ešte vyjednávať. Prirodzene, pre menšie organizácie sú krabicové ESM cenovo atraktívnejšie ako riešenia šité na mieru. Napríklad, u nás v AICO alebo PMP Group (do 50 kont) využívame Yammer (free), ActiveCollab (platené) a PMP Frontline (vývoj na mieru).

Ako dobrá referencia pre počiatočnú selekciu môže poslúžiť výskum spoločnosti Gartner s názvom “Critical Capabilities for Social Software in the Workplace” zo septembra 2013, kde zadefinovali desať kľúčových funkcionalít ESM a hodnotili ich cez 6 najčastejších spôsobov využitia podnikových sociálnych sietí.

urýchlenie inovácii, tak na prvom mieste je Jive, ale v prípade socializácie intranetu to je Yammer. Ak sa chcete pozrieť na všetkých šesť spôsobov využitia, celý report si môžete pozrieť tu. Martin Onofrej

Obr. 1 – Všeobecné použitie ESM, zdroj: Gartner, september 2013

Samozrejme, nájdete tu len dvanástku tých najväčších, či najznámejších hráčov, v skutočnosti je vo svete veľmi veľa riešení, ako napríklad už spomínaný ActiveCollab.

Tu sú 3 dôležité odporúčania pre výber krabicového ESM:

1. 2. 3.

Podľa Gartnera sa z hľadiska všeobecného použitia najlepšie javí Tibbr od Tibco Software, viď obr. 1. Ako som však spomenul, je dôležité, aby ste pri výbere zohľadňovali tie najpravdepodobnejšie spôsoby využitia ESM vo vašej organizácii. Čiže ak vám napríklad pôjde o projektové riadenie alebo

Viac funkcionalít a vychytávok automaticky neznamená, že sa jedná o lepší alebo vhodnejší nástroj. Najprv dôkladne analyzujte interné ciele a potreby, aby ste zabezpečili súlad medzi vašimi „hard“ požiadavkami a ponúkanými funkcionalitami krabicových produktov. Ak napríklad nemáte Sharepoint, tak integrácia NewsGator bude pre vás irelevantná. Aj keď toto úvodné porovnanie súladu medzi požiadavkami a ponukou nástrojov poskytne solídny základ pre rozhodovanie, mali by ste tiež zvážiť aj „soft“ kritériá. Napríklad, ako tieto nástroje vyhovujú povahe a štýlu práce vo vašej organizácii, vašej kultúre. Tieto „soft“ kritériá sú pritom nemenej dôležité ako „hard“ požiadavky na funkcionalitu produktov. Kým viac vlastností nedokáže zlepšiť produkt, dobre zladená užívateľská prax či zážitok (user experience) to dokážu. Preto si pri výbere produktu všímajte napríklad aj to, aké sú možnosti integrácie ESM do vašich biznis aplikácií a ďalších nástrojov. Venujte pozornosť aj dizajnu a intuitívnosti používania.

OBSAH

Tibco Software (tibbr) Jive Software (Jive)

Profily Prúdenie aktivít Filtrovanie a analytické nástroje Užívateľská prax / zážitok Konverzačné nástroje Nástroje pre vytváranie a zdieľanie Nástroje pre prácu v skupinách Riadiace nástroje Integrácia Vkladanie do aplikácií (a opačne)

Salesforce.com (Chatter) Microsoft (Yammer) IBM Connections NewsGator (Social Sites) SAP (Jam) Telligent (Zimbra) Google Apps for Business Microsoft (SharePoint) Atlassian (Confluence) VMware (Socialcast) 0

1

Najhorší súlad s použitím

AICOweb

2

3

4

5

Najlepsí súlad s použitím



Február 2014

Offline prieskum: stále dobrý nápad

Angela Sinickas ABC, IABC Fellow Angela Sinickas je riaditeľkou spoločnosti Sinickas Communications, medzinárodnej komunikačnej a konzultačnej spoločnosti, ktorá pomáha firmám dosiahnuť dobré výsledky prostredníctvom cielenej diagnostiky a praktických riešení. Angela je autorom manuálu „Ako merať vaše komunikačné programy“ (How to Measure Your Communication Programs) a viac ako 150-tich odborných článkov. Svoje skúsenosti prezentovala v 26 rôznych krajinách a získala 17 medzinárodných ocenení v oblasti komunikácie. Jej meno je považované za synonymum merania internej komunikácie.

Intranety otvorili nové možnosti na to, aby sa zamestnanci mohli zúčastňovať rôznych typov prieskumov. Namiesto rozhovorov alebo focus groups sa naskytla možnosť mať k dispozícii všetkých respondentov online a vytvárať s nimi diskusie naživo cez chat room. Facilitátor zašle otázky online a skúma ďalšie detaily počas toho, ako participanti odpovedajú. Ďalšia možnosť, ako to urobiť, je nastaviť online prieskum tak, aby sa mohli participanti pripojiť do diskusie počas celého týždňa. Každá otázka je zavesená v predstihu na naštartovanie diskusie. Účastníci prieskumu môžu buď reagovať na pôvodnú otázku alebo komentovať svoje odpovede navzájom. Výhodou týchto prístupov je, že výsledky prieskumu sú k dispozícii rýchlejšie, častejšie a za nižšiu cenu. Plus, môžete vykonať virtuálne focus groups s ľuďmi, ktorí nemajú pracovisko na tom istom mieste, alebo pracujú v inom časovom pásme. Avšak predtým, než presuniete všetky svoje kvalitatívne výskumy na intranet, dávam do pozornosti niekoľko otázok na zváženie. Online Focus Groups Aj keď majú on-line metódy svoje využitie, je dôležité vziať do úvahy chýbajúci osobný kontakt: • Facilitátor, ani účastníci nemajú možnosť vnímať mimiku, gestikuláciu a tón hlasu, ktorým respondenti prejavujú humor, frustráciu, zlosť a iné emócie. To napomáha k detailnejšej interpretácii slov. Tiež nemáte možnosť z reakcií respondentov zistiť, či bola otázka správne pochopená, ak vôbec.

OBSAH

• Ľudia majú príliš veľa času premýšľať o tom, ako odpovedať, aby niekoho neurazili. Namiesto toho, aby prejavili svoje aktuálne dojmy a pocity. Plus, často sa stáva, že svoje texty opravujú priamo v diskusii. • Ak je problémom vo vašej firemnej kultúre nedostatok dôvery, odpovede participantov môžu byť menej úprimné, keďže sú si vedomí, že ich názory sú zaznamenané v písomnej forme a môže byť nájdené ich ID užívateľa. V tradičnej focus group, ak nie je diskusia nahrávaná, respondenti veria viac v diskrétnosť a anonymitu prieskumu. • Účastníci prieskumu napíšu menej slov, ako by povedali. Budete mať tak menej detailných informácií, ako by ste v rovnakom časovom období získali na diskusii offline. To platí najmä pre tých, ktorí majú problémy s rýchlym písaním. • Je náročnejšie presvedčiť na participáciu hanblivých. Očný kontakt je predsa len príjemnejším spôsobom ako prehovoriť zamestnancov. Online formou ich presviedčate príliš priamo, čím by mohli byť ešte nervóznejší pri odpovedaní na otázky. • Zamestnanci väčšinou participujú zo svojich vlastných pracovných počítačov, takže môžu byť vyrušovaní kolegami alebo telefonátmi. To môže mať dopad na ich zaangažovanosť do diskusie. V závislosti na tom, či toto vyrušenie im prinieslo dobré alebo zlé správy, môže mať vplyv na ich postoj k otázkam, ktoré sa pýtate.

AICOweb

Online rozhovory s vedením Pripájam aj niekoľko ďalších bodov na zváženie: • Ešte stále mnoho manažérov nevie ako písať. Toto môže skončiť pri tom, že riaditeľ dá za úlohu svojej asistentke vytlačiť otázky a následne jej diktuje odpovede, ktoré má poslať do diskusie. • Účelom rozhovoru s vedením je veľmi často vytvoriť si alebo upevniť s nimi vzťahy prostredníctvom “face time” (osobného rozhovoru). Toto sa nikdy nestane cez online nástroj. • Skúmanie a objasňovanie je prirodzenejšie a príjemnejšie osobne. Prostredníctvom online diskusie to môže pôsobiť urážlivo, keď starostlivo napísaná odpoveď riaditeľa pre vás nie je jasná hneď na prvý raz. • A napokon, mnohí z vedenia spoločnosti vôbec na otázky nedpovedajú. Je oveľa pravdepodobnejšie, že si nájdu čas na osobné stretnutie v ich kancelárii. Je pre nich až príliš jednoduché posunúť alebo odignorovať “stretnutie” s počítačom. Čo robiť? Najlepším prístupom je kombinácia osobných rozhovorov a focus groups s niekoľkými následnými online diskusiami s ľuďmi, ktorí sú ťažko zastihnuteľní kvôli pracovnej vyťaženosti. Osobný kontakt s respondetmi poskytne detaily a kontext, ktorý potrebujete a online kontakt vám pomôže zapojiť ľudí, ktorí by sa inak výskumného procesu nezúčastnili.


DO TOHTO VYDANIA PRISPELI Miloš Blanárik Riaditeľ komunikácie, Prvá stavebná sporiteľňa

Martin Grach Senior Consultant, PMP Group

Petra Jurgošová Brand manažér, Sekcia marketingu a komunikácie, Rozhlas a televízia Slovenska

Peter Kimijan Vedúci komunikácie, ZSE

Anna Maťová Vedúca oddelenia internej komunikácie, PSA Peugeot Citroën Slovakia

Barbora Oberučová Internal PR Specialist, Orange Slovensko

Martin Onofrej Zakladateľ AICO, CEO of PMP Group

Katarína Országhová PR & IC Consultant, PMP Group

Veronika Popelková CB Relationship Marketing and IC specialist, ING Bank N.V., Česká republika

António Rapoula Prezident, FEIEA

Katarína Schneiderová Vedúca oddelenia internej komunikácie, Allianz - Slovenská poisťovňa

Petr Sedláček Kouč a lektor IIK

Angela Sinickas ABC, IABC Fellow, Sinickas Communications

O NÁS AICO je nezisková organizácia, ktorej hlavným poslaním je zvyšovanie úrovne internej komunikácie v organizáciach. Dobrovoľne združuje fyzické a právnické osoby, ktoré sa zaujímajú o oblasť internej komunikácie. AICO nadväzuje spoluprácu aj s ďalšími inštitúciami a jednotlivcami s podobným poslaním v Európe. Prostredníctvom svojej činnosti aktívne prispieva k vnímaniu internej komunikácie ako strategického nástroja pre posilnenie výkonnosti organizácií. Snaží sa tiež profilovať tento odbor ako významnú súčasť integrovanej marketingovej komunikácie. Členstvo v AICO je otvorené pre každého, kto má záujem diskutovať a vymieňať si názory a skúsenosti na rôzne témy z oblasti internej komunikácie. Viac informácií o asociácii nájdete na www.aico.sk. Myslite, prosím, na životné prostredie pred vytlačením tohto newslettra. (Preto sme možnosť tlačiť tento dokument v Adobe Reader zakázali ) Grafické spracovanie: PMP Agency, Member of PMP Group

Copyright © 2014 AICO. Všetky práva vyhradené.

OBSAH

Napíšte nám

AICOweb


Newsletter Asociácie internej komunikácie AICO News 2. ročník Február 2014

Recommend Documents