Netwerk contactpersonen integriteit

Inhoudstafel Woord vooraf

2

1. Samenstelling van het bureau

3

2. Werking van het bureau

4

2.1. Bureauvergaderingen 2.2. Werkingsbudget 2.3. Infrastructuur

4 4 4

3. Realisaties van het bureau 3.1 Meldprocedure 3.1.1. Uitwerking 3.1.2. Inhoud meldprocedure 3.1.3. Netwerk contactpersonen integriteit Gedragscode voor personeelsleden Vijf jaar bureau voor integriteit 3.3.1. Intern reflectiemoment 3.3.2. Themacollege 3.3.3. Studiedag Vragen om advies, meldingen en informatieve vragen 3.4.1. Vragen om advies A Gebruik materiaal van de stad B Nevenactiviteiten C Geschenken  D Uitnodigingen E Sponsoring F Diverse 3.4.2. Meldingen A Vermoedens van fraude B Misbruik materiaal stad C Samenwerken D Belangenvermenging E Geschenken 3.4.3. Informatievragen

5 5 5 5 5 7 8 8 8 9 11 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21 21 22 23 23

4. Aandachtspunten voor de toekomst Aandachtspunten voor het bureau  4.1.1. Aandachtspunten uit het vorige jaarverslag 4.1.2. Werking meldprocedure 4.1.3. Netwerk contactpersonen integriteit 4.1.4. Opleiding morele oordeelsvorming Aanbevelingen aan het bestuur 4.2.1. Suggesties uit het vorig jaarverslag 4.2.2. Inspanningen niet verloren laten gaan 4.2.3. Afstemming en coördinatie 4.2.4. Aandachtspunten uit adviesvragen en meldingen 4.2.5 . Samenvatting aanbevelingen 2010 Bijlage 1 I Gemeenteraadsbesluit aanstelling Dirk Collier Bijlage 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure Bijlage 3 I Presentatie BING Bijlage 4 I Presentatie IAVA Bijlage 5 I Presentatie Patrimoniumonderhoud Bijlage 6 I Presentatie bureau voor integriteit Bijlage 7 I Artikel ANTenne december 2009

24 24 24 24 24 24 25 25 25 25 25 25 28 30 37 45 65 76 86

1

Woord vooraf Zopas hebben we ons eerste lustrum gevierd en dat was dan ook de gepaste gelegenheid om ons even te bezinnen over de realisaties, de werking, de impact en de toekomstplannen van ons bureau voor integriteit: wat het was, wat het werd en wat het nog worden moet. 2

Is integriteit nog wel zo evident of staat dit meer en meer ter discussie in een maatschappij waarin de burger zich steeds zelfbewuster en kritischer opstelt? Ontbreekt het, in een samenleving waar ontreddering, oppervlakkigheid en corruptie welig tiert, de ambtenaar bij de uitvoering van zijn taak niet aan duidelijke, toegankelijke en aanwijsbare criteria om te beslissen of bepaalde gedragingen nog kunnen worden gedoogd? Normvervaging en machtsmisbruik blijken nu eenmaal deel uit te maken van een bepaalde cultuur. Daaruit vloeien mogelijks problemen met verdachte sponsoring, onethisch gedrag, belangenneming, zwartwerk, discriminatie en onverdraagzaamheid voort. Waarden die nood hebben aan bescherming: onpartijdigheid, onkreukbaarheid, integriteit, transparantie, efficiëntie, gelijkheid, verantwoording en rechtmatigheid, komen in het gedrang of komen nog nauwelijks aan bod. De reflectiemomenten die bij gelegenheid van ons lustrum in de loop van de maand september werden georganiseerd, hebben onder meer de behoefte aan professionele werking van ons bureau beklemtoond: zoniet dreigen onze zo geprezen normen en waarden te verworden tot loutere cliché’s. In de loop van het voorbije jaar heeft het bureau zich verder ingezet voor de uitwerking van de meldingsprocedurevoor integriteitschendingen. Niet alleen werd een beschermingsluik uitgewerkt, maar bovendien werd ook een netwerk van contactpersonen integriteit goedgekeurd om eventuele schendingen aan het licht te brengen. Daarnaast werd ook geijverd voor een betere toelichting bij de gedragscode, door middel van bevattelijke en verhelderende voorbeelden. Ook een grondige, gedegen training in morele oordeelsvorming door gespecialiseerde vakdocenten zorgt ervoor dat ambtenaren vertrouwd geraken met de beoogde doelstelling. Uiteraard vergen de werkzaamheden van het bureau voor integriteit de inzet van zowel de externe als de interne leden en van onze integriteitmedewerker, die ik hier uitdrukkelijk wens te bedanken voor hun onverdroten inzet en toewijding. Nu de basis gelegd is voor een degelijk integriteitbeleid en de fundamentele waarden verankerd liggen in de onderscheiden gedragscodes, het personeelsbeleid en de bescherming van melders van een integriteitschending, is het van belang dat deze inspanningen gehandhaafd blijven om de integriteitregels verder uit te bouwen en te verfijnen.

Armand Vandeplas, voorzitter

Hoofdstuk 1 Samenstelling van het bureau Het bureau voor integriteit bestaat uit een voorzitter, vier interne leden of stedelijke ambtenaren en vier externe leden. Deze externe leden komen zowel uit de academische wereld als uit het bedrijfsleven. • Voorzitter Armand Vandeplas, ere-magistraat, ex-voorzitter van het Hof van Beroep • Externe leden Sigrid Sterckx, professor ethiek, Vrije Universiteit Brussel en Universiteit Gent  Luc Van den Rijn, ex-directeur relationship management corporate clients, ING België NV, Bernard Hubeau, professor faculteit rechten, Universiteit Antwerpen Dirk Collier, bestuurder Janssen Farmaceutica

In 2008 startte Monique Van Trappen, hoofd marketing bij de Hoge Raad voor Diamant, als extern lid van het bureau. Haar beroepsbezigheden lieten echter niet toe actief lid te blijven van het bureau. Daarom werd in het najaar van 2009 Dirk Collier, bestuurder bij Janssen Farmaceutica, aangetrokken als extern lid van het bureau. Op 22 januari 2010 keurde de gemeenteraad zijn aanstelling goed (zie bijlage 1).

• Interne leden Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement, stad Antwerpen Sabine Dierckx, directeur inspectie financiën, stad Antwerpen Linda Snoeys, tuchtambtenaar, stad Antwerpen Erik Vinck, bestuurscoördinator interne audit, stad Antwerpen

3

Hoofdstuk 2 Werking van het bureau 2.1. Bureauvergaderingen

4

Het bureau komt in principe elke één of twee maanden samen, behalve in juli en augustus. Als tussentijds dringende beslissingen vereist zijn, wordt hierover telefonisch of per mail overleg gepleegd. In 2009 kwam het bureau elf maal samen. Uitzonderlijk vond ook een vergadering plaats in augustus, wegens de voorbereiding van de studiedag in het kader van vijf jaar bureau voor integriteit. De externe leden ontvangen zitpenningen voor deelname aan de vergaderingen.

2.2. Werkingsbudget Het bureau functioneert bewust met beperkte middelen. In het verleden had het bureau geen eigen werkingsmiddelen ter beschikking, maar maakte het gebruik van de middelen van de onafhankelijk diensten. Bij de voorstelling van het jaarverslag 2008 op de gemeenteraadscommissie van 21 april 2009, argumenteerde het bureau voor de terbeschikkingstelling van een eigen werkingsbudget om de professionaliteit en de onafhankelijkheid van het bureau te verhogen én te waarborgen. De raadsleden gingen akkoord met het voorstel. Ook het college van burgemeester en schepenen gaf op het themacollege over integriteit in september 2009 zijn fiat. Op niet al te lange termijn vraagt het bureau te kunnen beschikken over een eigen enveloppe.

2.3. Infrastructuur In het najaar van 2009 verhuisden alle backofficediensten van de stad naar het centraal administratief kantoor den Bell1. Vanaf januari 2010 zullen alle bureauvergaderingen dan ook in dit gebouw plaatsvinden. Het bureau blijft het postadres van de ombudsvrouw2 gebruiken om zijn onafhankelijkheid te benadrukken.

1 2

Den Bell, Francis Wellensplein 1, 2018 Antwerpen Sint-Jacobsmarkt 5-7, 2000 Antwerpen

Hoofdstuk 3 Realisaties van het bureau 3.1. Meldingsprocedure In zijn jaarverslag 2008 beschreef het bureau hoe het startte met het onderzoeken en uitwerken van een klokkenluidersregeling. In 2009 zette het bureau de opmaak en goedkeuring van deze procedure verder.

3.1.1 Uitwerking De leden besloten om de term ‘klokkenluidersregeling’ te verwerpen omwille van de negatieve bijklank. Onder meer na overleg met de verschillende vakbondsorganisaties, bleek dat de associatie met een ‘kliklijn’ te groot was. Het bureau koos ervoor om voortaan te spreken van ‘meldprocedure’. Het bureau maakte in het voorjaar van 2009 een voorstel van reglement waarin behalve de procedure ook het beschermingsluik werd uitgeschreven. Deze tekst werd afgetoetst bij verschillende interne en externe juridische experten en op basis van hun opmerkingen herwerkt. 2009 gingen burgemeester en schepenen akkoord met het voorstel. Ook de vakbondsorganisaties waren akkoord. Na de verwerking van een aantal vormelijke opmerkingen die door de gemeenteraadsfracties op de gemeenteraadscommissie algemene bestuurlijke aangelegenheden werden geformuleerd, keurde ook de gemeenteraad op 25 januari 2010 de meldingsprocedure goed. Het reglement is toegevoegd aan de rechtspositieregeling en is dan ook van toepassing op alle medewerkers van de stad. 3.1.2 Inhoud meldprocedure Om de procedure zo laagdrempelig mogelijk te maken, werd het formele reglement vertaald in een toegankelijke tekst, die uitlegt welke stappen een melder kan te nemen.





Wat doe je wanneer je een schending vermoedt of vaststelt? Stel dat je een integriteitschending door een collega, leidinggevende, mandataris (of zelfs leverancier) vermoedt of vaststelt. Wat doe je dan? Hoe kaart je dit aan? ... Als je je in zo’n situatie bevindt, komen ongetwijfeld heel wat vragen op je af. De meldingsprocedure voor integriteitschendingen werd in het leven geroepen opdat je een schending op een veilige manier kan melden en je eventueel beschermd kan worden. Bovendien komt het imago van de stad, haar personeel en mandatarissen niet onnodig in een negatief daglicht. Iedereen kan een melding doen, maar voorlopig kunnen enkel medewerkers van de stad bescherming aanvragen. Elke melding wordt vertrouwelijk behandeld, tenzij je uitdrukkelijk en ondubbelzinnig de toelating geeft om je naam bekend te maken. Is een (strikt) vertrouwelijke behandeling van je identiteit omwille van de context niet mogelijk? Dan bespreekt het bureau dit vooraf met je.

5

6



Hoe meld je een vermoedelijke integriteitschending? Indien je een schending vermoedt en dit wil aankaarten, heb je de keuze uit twee mogelijkheden: • een informeel gesprek; • een formele melding.



Informele behandeling In principe bespreek je een vermoeden van een integriteitschending eerst met je leidinggevende. Is dit om welke reden dan ook niet wenselijk, dan stap je best naar de leidinggevende daarboven. Kan ook dat niet, dan kan je een gesprek vragen met een contactpersoon integriteit of het bureau voor integriteit.



Formele melding Je kan een schending ook formeel melden aan het bureau voor integriteit. Dat moet je schriftelijk doen. Het bureau oordeelt of het verder gaat met je melding of niet. Dat gebeurt op basis van de directe bewijzen van de schending die je kan aanleveren of op basis van een vermoeden, gebaseerd op een redelijke grond. Het bureau moet ook van mening zijn dat de melding voldoende zwaar weegt.



Als het bureau beslist dat je melding ontvankelijk is, geeft het je melding door voor nader onderzoek. Het bureau heeft namelijk geen onderzoeksbevoegdheid. Het bureau oordeelt op basis van het onderzoek of je melding voldoende gegrond is of niet. Is je melding gegrond? Dan geeft het bureau advies over de acties die genomen moeten worden. Bij een ongegronde melding sluit het bureau het onderzoek af.



Hoe vraag je bescherming aan? Als formele melder die bij de stad Antwerpen werkt, kan je op elk moment vragen om beschermd te worden. Het bureau beslist hierover.



Als je beschermd wordt, begint de bescherming te lopen vanaf de dag waarop het bureau de formele melding heeft ontvangen. Je blijft beschermd tot twee jaar nadat het onderzoek is afgesloten. Uitzonderlijk kan het bureau beslissen om de bescherming te verlengen. Het bureau brengt pas anderen op de hoogte van je statuut van bescherming, wanneer je de bescherming effectief moet inroepen. Je moet dit zelf aan het bureau aangeven.



Als je een melding doet, mag je daarvan geen enkel nadeel (bijv. negatieve waardering, tucht, ontslag …) ondervinden. Als je beschermd wordt, betekent dit dat er tijdens deze periode geen nadelige maatregel mag worden genomen die op een of andere manier in verband staat met de melding. Als dit toch gebeurt, of als je vermoedt dat dit zal gebeuren, dan moet diegene die de nadelige maatregel neemt aan het bureau aantonen dat deze maatregel niets te maken heeft met de melding.



Het bureau oordeelt vervolgens of er een verband bestaat tussen de nadelige maatregel en de melding. Kan er geen bewijs voorgelegd worden of is het bureau niet overtuigd van het bewijs? Dan vraagt het bureau om de maatregel in te trekken.



Wat bij misbruik? Maak je misbruik van deze procedure, dan kan er een sanctie volgen. Dat gebeurt wanneer blijkt dat je bewust en met kwade bedoelingen een schending meldt die er geen is. Het bureau trekt de bescherming dan meteen in en vraagt het bestuur, de stadssecretaris of de leidinggevende een gepaste sanctie te nemen.

Het volledige reglement zoals goedgekeurd door de gemeenteraad werd opgenomen als bijlage 2.

3.1.2. Netwerk contactpersonen integriteit In het jaarverslag 2008 werd nog gesproken over vertrouwenspersonen integriteit. Om verwarring met de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag te vermijden, koos het bureau ervoor om te spreken over een ‘contactpersoon’ integriteit. De opstart en uitbouw van dit netwerk van contactpersonen is een belangrijk instrument in het implementeren van de meldprocedure. In 2009 voerde het bureau onderzoek naar de manier waarop de stad dit netwerk het best kan opzetten. Er waren verschillende overlegmomenten met de medewerkers van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk om te bepalen of voor de uitbouw van het netwerk gebruik gemaakt kon worden van het bestaand netwerk van vertrouwenspersonen. Uiteindelijk werd beslist om te opteren voor een apart netwerk, omwille van de mogelijke rolverwarring en om de wettelijke taken van de vertrouwenspersonen ongewenst gedrag niet in het gedrang te brengen. Het oogmerk is dat elke bedrijfseenheid binnen de stad minstens één contactpersoon integriteit op de werkvloer heeft. Zij worden centraal ondersteund vanuit het bureau voor integriteit en personeelsmanagement.



Rol en taken De contactpersoon integriteit is zelf geen meldpunt voor integriteitschendingen (het bureau voor integriteit is het enige formele meldpunt), noch verricht deze zelf onderzoek. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die vragen hebben op integriteitgebied, of die een vermoeden van een schending hebben. De contactpersoon ondersteunt, begeleidt en adviseert medewerkers bij het melden van de schending bij een leidinggevende of bij het bureau. In het najaar van 2009 werd een profiel opgemaakt voor de contactpersoon integriteit.

3.2. Gedragscode voor personeelsleden In 2008 startte het bureau met het herwerken van de gedragscode voor personeelsleden, naar aanleiding van een wijziging in de vijf waardegebonden competenties van de stad en het OCMW3. Het bureau koos ervoor om van deze gelegenheid gebruik te maken om samen met het OCMW en een aantal dochters een aangepaste en gedragen code te ontwikkelen. In twee focusgroepen werd bekeken of de waarden, de gedragsregels, en de gebruikte voorbeelden voldoende toegankelijk en herkenbaar waren. Dit bleek inderdaad het geval. De gedragsregels onder de nieuwe waarde ‘kostenbewustzijn’ werden uitgewerkt in nauwe samenwerking met de duurzaamheidsambtenaar. In de loop van 2010 wordt de aangepaste versie van de gedragscode verspreid bij de medewerkers van stad en OCMW. Het document zal deel uitmaken van een geheel van procedures en acties die de leidinggevenden ondersteunen bij het bespreekbaar maken en implementeren van de herwerkte code.

7

3.3. Vijf jaar bureau voor integriteit In 2009 was het vijf jaar geleden dat het bureau voor integriteit opgericht werd. De leden wensten hier ruim de aandacht aan te besteden en planden daarom drie acties in. 3.3.1. Intern reflectiemoment Op 4 juni 2009 hield het bureau een intern reflectiemoment. De leden blikten terug op vijf jaar werking, en maakten een aantal plannen en afspraken voor de toekomst. Het reflectiemoment werd begeleid door twee externe partners die de voorbije vijf jaar betrokken waren bij de werking van het bureau. Jeroen Maesschalck en Kim Loyens van het LINC gaven een toelichting over het voeren van een integriteitbeleid vanuit een academische insteek. Ruud Meij van Governance & Integrity NV deed hetzelfde vanuit zijn ervaringen als trainer bij de stad.

8

Er rezen tijdens het reflectiemoment twee belangrijke vragen: • Is de werking van het bureau nog aangepast aan de huidige realiteit in de stad? • Is er behoefte aan afstemming tussen de verschillende integriteitorganen met name ombudsvrouw, inspectie financiën en interne audit? Na een uitgebreide discussie kwamen de leden tot de volgende conclusies: • Het bureau moet zijn werking continu in vraag stellen maar heeft momenteel geen behoefte aan een eigen onderzoeksbevoegheid • Het is noodzakelijk dat de diverse integriteitorganen hun algemene planning en integriteitbenadering zoveel als mogelijk op elkaar afstemmen • Het politieke en ambtelijke niveau moeten op dezelfde wijze met integriteit omgaan. Opvolgacties rond drie thema’s werden uitgewerkt de professionalisering van het bureau: • het bureau volgt zelf de training morele oordeelsvorming • het bureau evalueert op regelmatige basis de samenstelling en het takenpakket de coördinatie van de verschillende integriteitorganen: • het bureau geeft een aanzet tot discussie: • over coördinatie van de verschillende integriteitorganen • over de vorm die dit coördinerend orgaan moet aannemen • over wie dit coördinerend orgaan trekt de samenwerking tussen het ambtelijke en het politieke niveau: het bureau zet een vormingstraject op: • voor de kabinetten • voor mandatarissen • het bureau ontwikkelt een gedragscode voor kabinetten indien dit nodig blijkt Het bureau sprak in overleg met het college van burgemeester en schepenen ook af om in het najaar van 2009 een themacollege te organiseren om over deze voorstellen in gesprek te treden. 3.3.2. Themacollege Op 18 september 2009 boog het college zich over het thema integriteit. Zowel de leden van het college van burgemeester en schepenen, als de leden van het integriteitbureau waren aanwezig. Op deze themazitting trad het bureau in gesprek met de collegeleden over de voorstellen en conclusies van het interne reflectiemoment. Op deze themazitting werd beslist om het integriteitbeleid van de stad te agenderen op de tweedaagse van de Groep stad Antwerpen� om zo een aantal groepsbrede afspraken te maken. Bovendien ging het college ook in op het voorstel om een opleidingstraject morele oordeelsvorming op te starten bij de kabinetten.

3.3.3. Studiedag Als derde initiatief organiseerde het bureau op 29 september een studienamiddag over integriteit voor alle mandatarissen en medewerkers die de voorbije vijf jaar in contact kwamen met het thema. Het bureau kon rekenen op een vijftigtal deelnemers. Na een warme verwelkoming door de voorzitter spraken verscheidene interne en externe experten. Reijer Gaanstra van het Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten (BING) beet de spits af en gaf een boeiende toelichting over de ontwikkelingen in Nederland op integriteitvlak en de rol die BING, dat ook 5 jaar bestaat, daarbij vervult. Hij ging onder meer dieper in op de manier waarop het thema verwerkt werd in de Nederlandse ambtenarenwet, en op de wijze waarop de Nederlandse Gemeenten een klokkenluidersregeling en een netwerk vertrouwenspersonen integriteit installeren (zie bijlage 3 voor de presentatie). Volgende gastspreker was Wim De Naeyer, van de Interne Audit Vlaamse Gemeenschap (IAVA). Hij gaf een presentatie over de belangrijke rol die interne audit speelt bij de implementatie van een integriteitbeleid. Deze rol werd toegelicht vanuit zowel de stimulerende als de controlerende benadering. Hierbij focuste hij vooral op de drie noodzakelijke luiken in een integriteitbeleid: preventie, detectie en reactie (zie bijlage 4 voor de presentatie). Na de pauze brachten Ruud Meij, trainer bij Governance & Integrity NV en Kathleen Overmeer, bedrijfsdirecteur patrimoniumonderhoud bij stad Antwerpen, een praktijkgetuigenis uit Antwerpen. Zij vertelden over hun ervaringen met het pilootproject in trainingen morele oordeelsvorming dat plaatsvond bij alle afdelingen van de bedrijfseenheid patrimoniumonderhoud (zie bijlage 5 voor de presentatie). Tot slot bracht Annemie Breëns, bestuurscoördinator personeelsmanagement stad Antwerpen, en intern lid van het integriteitbureau, een terugblik op vijf jaar bureau voor integriteit. Zij gaf haar visie op vijf jaar werking vanuit enkele onvergetelijke momenten, en keek alvast vooruit naar een aantal toekomstige initiatieven (zie bijlage 6 voor de presentatie).

3.4. Vragen om advies, meldingen en informatieve vragen In 2009 behandelde het bureau voor integriteit in totaal 112 dossiers (tegenover 95 dossiers in 2008), waarvan: 27 vragen om informatie 40 meldingen 45 vragen om advies

Dossiers

Infoaanvraag

Melding

Advies

0

10

20

30

40

50

Zowel medewerkers, mandatarissen als burgers dienden een dossier in bij het bureau. De meeste dossiers werden ingediend door medewerkers (78) en burgers (27), de minste door mandatarissen (7).

9

Medewerkers

Infovraag

Melding

10

Advies

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Burgers

Advies

Infovraag

Melding

0

2

4

6

8

0,5

1,0

1,5

2,0

10

12

14

16

Mandatarissen

Infovraag

Advies

Melding

0,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

Het grote aantal vragen en meldingen door medewerkers betekent niet noodzakelijkerwijs dat er meer integriteitsproblemen zijn dan voorheen. Het bureau wijt dit eerder aan de toegenomen bekendheid van het integriteitbureau en aan de opleidingstrajecten morele oordeelsvorming. In de meeste bedrijfseenheden zijn ondertussen trajecten opgestart. Het bureau merkt telkens een stijging van het aantal vragen en meldingen vanuit die bedrijfseenheden waar opleidingen georganiseerd worden. Dossiers per bedrijfseenheid Aantal

14 12

11

10 Aantal

8 6 4 2

Om

Sta d

ur, Cul tu

one Per s

bud

Pol itie svr ouw

spo n rt, j eug son d twi Sta Bes kkelin dsg tuu en rsza buu ken Dis rto nde tric t en rho Pat ud lok rim etw oni erk um i ng ond erh oud Ler end eS Ma tad rke Act ting iev en eS com tad mu nic Pro atie jec tgr oep B el l Bra ndw Bur eau eer inte grit eit Dig ipo lis Fin anc iën

eve

gem ana

Sam

elsm

enl

ent

0

3.4.1 Vragen om advies In 2009 noteerde het bureau 45 adviesvragen, tegenover 44 vragen in 2008. Vooral medewerkers vroegen het bureau om advies: 41 van de 44 vragen waren afkomstig van medewerkers van de stad. De meeste vragen werden gesteld over het gebruiken van materiaal van de stad (12). Het merendeel van deze vragen had te maken met het gebruik van telematica, zoals email en sociale netwerksites als facebook. Ook over nevenactiviteiten (8), geschenken (7) en uitnodigingen (7) blijven medewerkers advies vragen. De volgende thema’s kwamen in 2009 aan bod: Aantal

14 12 10 Aantal

8 6 4 2

Geb

ruik

t

e

itei Div ers

Div ers

ies ect Sel

ing enw erk

Sam

eng ing

n

ring

env erm

nso

ang Bel

Spo

gen

nke che Ges

igin nod Uit

itei ctiv

Nev ena

ma teri aa

l va

nd

e st

ad

ten

0

Hierna volgen enkele voorbeelden van adviesvragen. Zoals gebruikelijk opteert het bureau ervoor om hierbij exemplarisch te werk te gaan, eerder dan alle adviezen op te nemen.

A Gebruik materiaal van de stad Vraag om advies In 2009 ontving het bureau verschillende adviesvragen over het gebruik van sociale netwerksites, zoals facebook. Vooral het verschijnen van een aantal berichten in de media over het verbieden van facebook bij verschillende openbare besturen, zorgde ervoor dat er bij medewerkers vragen rezen over de visie van de stad.

12

Het bureau ontving onder meer de volgende vraag van een medewerker:

In het verlengde van de nieuwsitems vorige week dat 4 op 10 werkgevers hun medewerkers de toegang tot Facebook verbieden tijdens de werkuren, wou ik vragen wat de afspraken en regels binnen de stad zijn?



Naar wat ik verneem, zijn er momenteel nog geen richtlijnen rond het gebruik van sociale netwerksites. Mogen medewerkers bijvoorbeeld in hun werktijd op facebook surfen? Is Digipolis van plan om de toegang tot deze sites te blokkeren?



In onze bedrijfseenheid tolereren we momenteel het Facebook-gebruik, maar we willen daar wel graag duidelijkheid over scheppen. Niet iedereen springt altijd even verantwoordelijk om met de tijd en energie die daar wordt ingestoken. En soms is het een zaak om medewerkers daarin te beschermen. We willen graag een soort van gedragscode ontwikkelen, want we zien anderzijds ook wel de opportuniteiten van dergelijk medium. Je kan het als organisatie immers ook gebruiken om te netwerken. Maar voor we daarmee starten, informeer ik eerst naar jullie visie hierop. Advies Het bureau voor integriteit speelde deze vraag door aan het stadsbestuur en bezorgde nadien het antwoord aan de adviesvrager. Het kabinet van de schepen voor personeel formuleerde zijn visie als volgt: De stad Antwerpen is bezig om haar telematicacode, de regels die ambtenaren in verband met computers en telefoons moeten volgen, aan te passen. De code werd twee jaar geleden opgesteld, maar voldoet niet meer aan de nieuwe technologische ontwikkelingen.   In het bijzonder het gebruik van sociale netwerksites zoals LinkedIn en Facebook zal bekeken worden, omdat die toepassingen pas in de laatste jaren echt populair geworden zijn. De stad zal een evenwicht zoeken om zowel de positieve als de negatieve aspecten van Facebook en aanverwanten aan te pakken, maar van een blokkering van bepaalde sites is echter geen sprake.  De stad moedigt het gebruik van sociale netwerksites in de privé-sfeer aan. LinkedIn is volgens de stad bijvoorbeeld zeer nuttig om vacatures te verspreiden. Facebook is op zich ook goed voor Antwerpen omdat ambtenaren buiten hun werkuren dan ook bezig zijn met de stad en tonen hoe trots ze zijn op hun werkgever. Er bestaat zelfs een Facebook-groep bestemd voor personeelsleden van de stad Antwerpen.   Natuurlijk kan het niet de bedoeling zijn dat er tijdens de werkuren constant gesurft wordt, we bekijken nog of het eventueel wel mag tijdens de onbetaalde lunchpauze.

Gevolgen De stad ving aan met het herwerken van de gedragscode telematica. Het bureau zal haar advies geven over het nieuwe reglement.

B Nevenactiviteiten Vraag om advies Een medewerker stelde de volgende vraag aan het bureau:

Een maand geleden startte ik in een nieuwe functie als coördinator van de openluchtverblijven. Deze verblijven zijn voor een deel eigendom van de stad Antwerpen, en deels eigendom van een VZW. Het beheer en de uitbating van de verblijven gebeurt door de stad. Naast mijn functie ben ik zelf al jaren penningmeester van de VZW die ook eigenaar is van de centra.



Na bevraging, zowel bij de directie van de overkoepelende bedrijfseenheid, als bij de raad van bestuur van de VZW, bevestigen beide partijen dat zij dit gegeven als een opportuniteit beschouwen omwille van mijn kennis en ervaring op het domein. Verder worden bij de stad alle financiële gevolgen in dit dossier opgevolgd door een economisch adviseur. Ik ben trekker in dit dossier, rapporteer hieromtrent aan de bedrijfsdirecteur en neem geen eindbeslissingen. Langs de kant van de VZW wordt het dossier getrokken door de algemeen coördinator en verblijfscoördinator. De beslissingen worden genomen door de voltallige raad van bestuur.



Ik stel me toch de vraag of er geen deontologische bezwaren zijn tegen mijn rol als penningmeester. Graag jullie advies hierover. Advies Na overleg gaf het bureau volgend advies: Het bureau ziet geen integriteitprobleem, op voorwaarde dat je open over jouw bestuursfunctie communiceert, maar dit deed je al. Ook verwachten de leden dat je je binnen de raad van bestuur van de VZW onthoudt van beslissingen die te maken hebben met je functie als coördinator.

Gevolgen De medewerker stuurde het bureau volgend antwoord: Ik heb het antwoord van het integriteitbureau goed ontvangen en zowel de stad als de VZW én ikzelf zijn tevreden met het antwoord en begrijpen en volgen de voorwaarden.

13

C Geschenken Vraag om advies Een medewerker stelde het bureau de volgende vraag:

14

Onze bedrijfseenheid organiseerde in het kader van een teambuildingsmoment een kookworkshop met firma X. De deelnemers aan de workshop zouden een Italiaans menu klaarmaken. Op de dag zelf bleek er sprake van een misverstand en verzorgde de firma een Belgisch menu. De chef stelde voor om, ter wijze van compensatie voor het verkeerd menu, aan elke deelnemer een fles cava of prosecco te schenken, met de feesten in het achterhoofd. Ik vraag me af of we deze compensatie mogen aanvaarden. Advies In de gedragscode staat de volgende passage over het aanvaarden van geschenken: We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Uw chef is op de hoogte van het geschenk en u wordt niet verplicht tot een wederdienst. Het bureau vindt evenwel niet dat aan de voorwaarde van de geringe materiële waarde werd voldaan, wanneer elke medewerker een fles cava zou ontvangen. Dit geschenk staat niet in verhouding tot de geleverde dienst. Indien u slechts een aantal flessen zou aanvaarden, en deze bijvoorbeeld samen met de collega’s zou nuttigen op de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie, ziet het bureau geen probleem.

Gevolgen De medewerker antwoordde het volgende aan de firma: Ondanks het andere menu heeft het de deelnemers zeker en vast gesmaakt. Uw aanbod wordt zeker geapprecieerd. U begrijpt wel dat wij als openbaar bestuur voorzichtig moeten zijn met het aannemen van cadeaus. We nemen graag enkele flessen aan voor onze nieuwjaarsreceptie. Een fles voor elke deelnemer is zeer gul maar lijkt ons niet nodig. In het eindejaarsnummer van ANTenne verscheen ook een artikel (bijlage 7) waarin aan de hand van een interview met de integriteitmedewerker, wordt toegelicht op welke manier medewerkers best kunnen omgaan met de relatiegeschenken die zij in de feestperiode mogelijk ontvangen. Op deze manier worden de gedragsregels omtrent geschenken impliciet meegenomen in de communicatie naar de medewerkers.

D Uitnodigingen Vraag om advies Een mandataris stelde de volgende vraag aan het bureau:

Bij bedrijfseenheid X bestaat discussie of personeelsleden van dienst Y al dan niet mogen ingaan op de uitnodiging door de organisator voor de première van een belangrijk event in Antwerpen. De medewerkers halen een aantal argumenten aan. Kan u mij laten weten of het integriteitbureau met de aangehaalde argumenten instemt? Advies Het bureau gaf het volgende advies:

15 Onderstaande vraag i.v.m. het evenement gelijkt er op de vraag die het bureau in 2008 ontving van dezelfde dienst i.v.m. een uitnodiging voor een gratis try-out voorstelling van een musical.   Het bureau toetste de vraag toen af aan de criteria i.v.m. uitnodigingen uit de gedragscode: We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden: we spreken erover in het openbaar, we stellen onze chef ervan op de hoogte, ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde en ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst. Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie Waar liggen de grenzen en wanneer is het er over? De grenzen van integriteit liggen scherp. We moeten zelfs de schijn van partijdigheid, afhankelijkheid, willekeur en bevoordeling vermijden. We mogen dus niemand een dienst, een overeenkomst of een tussenkomst beloven die strijdig is met de regels en procedures van de stad. We mogen voor onze diensten geen persoonlijke wederdiensten, gunsten of geschenken vragen of aannemen.   Het bureau gaf in deze case het volgende advies:   Het bureau adviseert om niet op de uitnodiging in te gaan omwille van twee redenen:   -  bij het ingaan op een uitnodiging moet er steeds een meerwaarde voor de stad zijn, bijvoorbeeld netwerking. In dit geval zien we niet onmiddellijk de meerwaarde voor de stad. -  het feit dat de medewerkers die uitgenodigd werden, in de toekomst mogelijk nog vergunningen zouden uitschrijven voor de firma in kwestie, zou de schijn van partijdigheid in de hand kunnen werken.   Enkel het feit dat het om gratis tickets gaat, spreekt in het voordeel om de uitnodiging wel te aanvaarden. Toch, uw aanvoelen om hier niet zomaar op in te gaan, lijkt ons terecht.   Aangezien dit om een gelijkaardige vraag gaat, is het bureau geneigd om hetzelfde advies te geven. Vanzelfsprekend kan u op basis van de vooropgestelde criteria in alle eer en geweten zelf beslissen of uw medewerkers al dan niet op de uitnodiging kunnen ingaan. Gevolgen Na het advies van het bureau werd een interne mededeling verspreid onder de medewerkers van de bedrijfseenheid die de uitnodiging voor het evenement ontving. In de interne mededeling werd de volgende boodschap meegegeven:  De waarnemend stadssecretaris heeft vernomen dat sommige stadsmedewerkers gratis kaarten voor het circus ‘Afrika Afrika’ ontvangen hebben. Het aanvaarden van deze kaarten is in strijd met de A-waarde ‘integriteit’. We aanvaarden geschenken, gunsten en uitnodigingen voor diners, activiteiten en bedrijfsbezoeken alleen onder strikte voorwaarden:

• we spreken erover in het openbaar • we stellen onze chef ervan op de hoogte • ze vertegenwoordigen een geringe materiële waarde • ze verplichten ons tot geen enkele gunst of wederdienst Als we op een uitnodiging ingaan, kadert dat in de uitoefening van ons beroep en in het belang van onze organisatie. Indien u kaarten voor ‘Afrika Afrika’ ontvangen heeft, mag u deze niet gebruiken.

E Sponsoring

16

Vraag om advies Het bureau ontving volgende vraag van een medewerker:



In de jaren 2000 t.e.m. 2004 organiseerde onze toenmalige bedrijfseenheid jaarlijks een quiz. Concreet kwam dit neer op een groot aantal vrijwilligers van het bedrijf die de collega’s een aangename avond wilden bezorgen. De naam van de bedrijfseenheid werd toen gebruikt omdat het voor en door medewerkers van dit bedrijf bestemd was. Organisatorisch kwam er echter een kink in de kabel en sinds 2004 werd er niets meer georganiseerd. Wij willen echter dit initiatief nieuw leven inblazen en organiseren in oktober een quiz met de naam van onze bedrijfseenheid. Wij willen deze quiz stadsbreed opentrekken maar ik heb toch een aantal vragen om te vermijden dat we zouden zondigen tegen de regels van de integriteit:



• • •

we vragen 10 euro inschrijvingsgeld per ploeg om de kleine kosten te dekken kunnen wij gebruik maken van de stedelijke communicatiekanalen (bv antenne(k)e) om dit evenement te promoten mogen wij externe partners vragen om prijzen voor de winnaars te schenken



Drie vragen die wij toch eerst uitgeklaard willen zien alvorens van start te gaan. Ik dien hierbij nog te vermelden dat we eventuele winst zullen schenken aan een goed doel. Het saldo na de quiz moet op 0 staan.



Kan u mij adviseren? Advies Het bureau gaf het volgende advies: In het verleden adviseerde het bureau reeds om voor ‘grotere evenementen’ gebruik te maken van de ondersteuning van de stedelijke personeelskring. Zowel in de organisatie van de quiz, als in het aantrekken van sponsoring, kunnen zij ondersteuning bieden. Het bureau is principieel zeker niet tegen sponsoring, maar raadt aan hier enkel in naam van de stedelijke personeelskring om te vragen. De leden adviseren voor de bekendmaking van uw quiz geen gebruik te maken van de stedelijke communicatiekanalen (zoals ANTenne en ANTenneke), tenzij van de eigen interne nieuwsbrief.

F Diverse Vraag om advies Een medewerkster stelde de volgende vraag aan het bureau:

In het kader van het project Den Bell ben ik bezig met mobiliteit. Ik heb het bedrijfsvervoerplan mee opgemaakt en houd me bezig met de fietsenkelder, reisadvies, etc. Daardoor weet ik wat er leeft en merkte ik dat er veel collega´s waren die nadachten over de aankoop van een vouwfiets om naar Den Bell te gaan. Ik nam deze vraag verder op omdat ik denk dat er een heleboel collega´s heel erg mee geholpen zijn om hun woonwerkverplaatsing makkelijker te kunnen maken. Zelf heb ik er niets bij te winnen, want ik ga geen vouwfiets kopen, ik woon te kort bij het werk en doe al mijn verplaatsingen met een “gewone” fiets.

  

Ik heb toestemming gevraagd aan de bedrijfsdirecteur om een oproep te mogen doen onder de collega´s van mijn eigen bedrijfseenheid om nog beter te weten hoeveel mensen hieraan wilden deelnemen. Dat mocht en is gebeurd. Veel collega´s van andere bedrijfseenheden die dit vernamen hadden er ook oren naar. Met toestemming van de betrokken bedrijfsdirecteurs werd een oproepje gelanceerd in de Bell-nieuwbrief.



Door een gezamenlijke aankoop kan mogelijk een korting bedongen worden bij de verschillende fietshandelaars. Oorspronkelijk was de gezamenlijke aankoop van fietsen door de stad, één van de mogelijke acties ter bevordering van het STOP-principe bij de verhuis naar Den Bell.



Van die piste werd afgestapt omdat het juridische kader dat daarvoor nodig was, ontbreekt. Als alternatief spraken we de stedelijke personeelvereniging aan met de vraag om deze actie vanuit de personeelskring te coördineren. Na een overleg werd beslist om het te houden op winkeliers die in de voordelenkorf wensen te stappen, onder meer omdat grote leveranciers waarschijnlijk geen toonzaal (in het Antwerpse) hebben en de personeelskring locatie noch personeel ter beschikking kan stellen om de verschillende fietsen te laten bekijken, te leveren en door de collega’s te laten afhalen. Dit zou volgens hen ook een precedent scheppen naar alle mogelijke leveranciers van alle mogelijke producten. De personeelskring zorgde er evenwel voor dat drie handelaars via de voordelenkorf korting bieden aan medewerkers van de stad wanneer zij een vouwfiets aankopen.



We besloten om de gezamenlijke aankoop toch verder te organiseren, weliswaar in onze privé-tijd. Collega’s adviseerden me om dit dossier toch af te toetsen bij het integriteitbureau. Advies Het bureau gaf na overleg het volgende advies: Indien de medewerkers die dit initiatief genomen hebben, een duidelijke scheiding (blijven) maken tussen werk en privé en de schijn van partijdigheid vermijden (ook in de communicatie met de betrokken handelaars), heeft het bureau geen bezwaar tegen de huidige manier waarop de aankoop van de vouwfietsen verloopt.

Gevolgen Het bureau ziet het feit dat dit initiatief niet vanuit de personeelskring of de stad kon vertrekken, als een gemiste kans. Een gezamenlijke aankoop van vouwfietsen, georganiseerd door het veranderteam van den Bell of de personeelskring van de stad, zou een oplossing bieden voor de mobiliteitsproblematiek n.a.v. de verhuis naar den Bell. Daarnaast zou het risico op een integriteitschending verkleind worden. Het bureau schreef de schepen van personeel een brief met de vraag om dit te overleggen met de bevoegde diensten. Voorlopig ontving het bureau nog geen feedback.

17

3.4.2. Meldingen In 2009 ontving het bureau 40 meldingen over mogelijke integriteitschendingen. Dat is bijna een verdubbeling tegenover 2008 (21). Deze opvallende stijging is waarschijnlijk ook te wijten aan het stadsbrede opleidingstraject morele oordeelsvorming. Dit traject maakt medewerkers beter bewust van wat integer gedrag betekent, waardoor ook bepaalde handelingen vaker als nietinteger gedrag worden gepercipieerd. Daarnaast maken de trainers het thema bespreekbaar, wat de drempel verlaagt om met een melding naar het bureau te stappen.

Melding door

18

Mandataris

Burger

Medewerker

0

5

10

15

20

25

Melding over Mandataris Andere Beleid-organisatie Medewerker

0

5

10

15

20

25

30

Schendingen werden vooral door medewerkers (22) over andere medewerkers (25) gemeld. Net zoals de algemene stijging in het aantal meldingen kan dit te wijten zijn aan het stadsbrede opleidingstraject morele oordeelsvorming. Mogelijke schendingen door collega’s vallen sneller op, collega’s voelen dit vaker aan als ‘onrechtvaardig’ gedrag en zijn ook meer geneigd om dit aan te kaarten bij hun leidinggevende of het integriteitbureau. In onderstaande tabel worden de meldingen ingedeeld volgens thema’s, zoals die door de melders zelf het meest gebruikt zijn. Dit betekent wel dat indien bijvoorbeeld een medewerker een vermoeden van fraude meldt, het bureau deze melding onder ‘vermoeden van fraude’ opneemt, zelfs indien nadien blijkt dat die daar niet thuishoort.

Thema’s

Aantal

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Aantal

n ep rak tijk e

ciël

izen

se fi nan

Die nst re On

heu

ec t ies S el

Nal atig hei d

rse

nke n che G es

Div e

eng ing

en

ang env er m

enw er k

Bel

Sam

ik m bru Mis

Ver m

oed

ens

van

ate r ia

al s

frau

tad

de

19

Medewerkers meldden het vaakst vermoedens van fraude (9), misbruik van materiaal van de stad (7) en problemen omtrent samenwerken (7). In het verleden rapporteerde het bureau slechts oppervlakkig over meldingen van mogelijke integriteitschendingen. Omwille van de vertrouwelijkheid werden geen concrete feiten of voorbeelden gegeven. Op de voorstelling van haar vorige jaarverslag in de gemeenteraadscommissie voor algemene bestuurlijke aangelegenheden, werd door de fractieleiders de vraag gesteld of het bureau in volgende jaarverslagen dieper op deze meldingen kan ingaan, zonder daarom het vertrouwelijk karakter te schenden. De bureauleden vonden dit een terechte vraag. Daarom wordt in dit jaarverslag meer in de diepte gerapporteerd. Net zoals bij de adviesvragen wordt ook per thema met voorbeelden gewerkt.

A Vermoedens van fraude Melding Een medewerker meldt het volgende:

20

Sinds een goed jaar werk ik als deskundige op de dienst X. Ik denk dat een aantal zaken niet correct en integer verlopen zijn bij een milieudossier waarbij mijn dienst betrokken was. Op een stadslocatie werd een plaatsbezoek verricht omdat er een vermoeden van verontreiniging was. Daar werd een vorm van verontreiniging vastgesteld door de verschillende aanwezige diensten. Volgens mij hebben de verschillende betrokken partijen in dit dossier niet correct gereageerd of de juiste maatregelen genomen. Ik denk dat er met opzet professionele fouten werden begaan en dat bepaalde feiten opzettelijk en uit eigenbelang niet werden aangegeven aan de bevoegde instantie. Onderzoek en advies Het bureau voerde verschillende gesprekken met de melder en informeerde ook bij de andere betrokken diensten. Na overleg op de maandelijkse samenkomst oordeelde het bureau dat dit dossier voldoende zwaarwichtig was om over te dragen voor verder onderzoek aan interne audit. Ondertussen had de melder dit zelf ook al gedaan. Tijdens het onderzoek nam de melder verschillende keren contact met het bureau, omdat er steeds nieuwe verwikkelingen opdoken. Het bureau verwees de melder telkens door naar interne audit, of bezorgde hen de bijkomende informatie. Interne audit onderzocht of de verschillende betrokken diensten in dit dossier adequaat reageerden op de vastgestelde verontreiniging en of zij de gepaste maatregelen namen. Daarnaast gingen ze na of, al dan niet met opzet, professionele fouten werden begaan. Het bureau nam kennis van het resultaat van het onderzoek van interne audit en concludeerde dat de betrokken diensten in dit dossier niet steeds correct hadden gereageerd. Interne Audit was daarnaast van mening dat onvoldoende indicaties werden gevonden om te kunnen stellen dat opzettelijke professionele fouten zouden zijn gemaakt door de bewuste diensten of dat het dossier opzettelijk werd gemanipuleerd door één van de betrokken partijen. Er werden daarentegen wel verschillende niet-opzettelijke professionele fouten begaan door verschillende partijen. Interne audit formuleerde ook een aantal aanbevelingen die het bureau bijtrad. Een belangrijke aanbeveling was om de taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen in gelijkaardige kwesties duidelijk vast te leggen in een procedure.

Gevolgen Er werd een herstructurering van één van de betrokken diensten, met plan van aanpak en concrete actiepunten, voorgesteld aan het managementteam. Dit plan wordt in de loop van 2010 verder uitgerold.

B Misbruik materiaal stad Melding In 2009 ontving het bureau vier meldingen over het vermeende onrechtmatig gebruik van een dienstwagen door een medewerker van de stad.

In een eerste dossier meldde een medewerkster dat haar leidinggevende zijn dienstwagen ook privé gebruikte. De medewerkster vermoedde dat haar chef hiermee de gedragscode schond. In de drie andere dossiers zagen de melders stadsmedewerkers met een dienstwagen of camionette van de stad meubelen en andere privé-eigendommen verhuizen. Deze feiten vonden zowel binnen als buiten de werkuren plaats. Onderzoek en advies In het dossier waarin een leidinggevende beschuldigd werd van het onrechtmatig gebruik van een dienstwagen voor privé doeleinden, deed het bureau een kort vooronderzoek. Hieruit bleek dat de leidinggevende geen schending tegen de gedragscode maakte door de dienstwagen ook in zijn vrije tijd te gebruiken. Het bureau beoordeelde de melding dan ook als onontvankelijk en bracht de melder van deze beslissing op de hoogte. In de andere dossiers vond het bureau telkens voldoende elementen om te vermoeden dat deze beschuldigingen terecht waren. Het bureau onderzocht op basis van de nummerplaten van de wagens over welke medewerkers de meldingen handelden en gaf nadien de gegevens door aan de betrokken diensten voor verder intern onderzoek.

Gevolgen De betrokken diensten beloofden aan het bureau om deze meldingen verder intern te onderzoeken en gepaste acties te ondernemen. Het bureau is niet op de hoogte of er ook concrete sancties tegenover de beschuldigde medewerkers genomen werden. In één van de betrokken diensten werden de regels omtrent het gebruik van dienstwagens opnieuw gecommuniceerd.

C Samenwerken Melding Een medewerkster meldde het volgende:

Zes maanden geleden kwam ik in dienst op dienst X met een tijdelijk contract. Mijn functie was bij mijn aanstelling nog niet duidelijk, ik had de eerste weken dan ook niet veel te doen. Toen mijn leidinggevende me eindelijk een functie toewees, miste ik toegang tot een aantal systemen die ik nodig had om mijn werk goed uit te voeren. Ik kreeg ook geen opleiding, alhoewel ik hier verschillende keren om vroeg. Mijn leidinggevende ondersteunde me hier niet in, en is niet consequent in beslissingen die zij neemt ten aanzien van haar medewerkers. Zo merk ik dat zij van bepaalde mensen verwacht dat zij strikt de regels volgen, en bij andere medewerkers die hoger in de organisatie staan, veel door de vingers ziet. Na zes maanden werd mijn contract niet verlengd, omdat ik volgens mijn leidinggevende niet aan de vereiste competenties voldeed. Ik vind dat mijn leidinggevende in deze situatie niet volgens de A-waarden gehandeld heeft en wil dit graag bij jullie aankaarten. Onderzoek en advies Het bureau had een gesprek met de betrokkene. Hieruit bleek dat het probleem zich in de eerste plaats stelde in de conflictueuze samenwerking tussen de medewerker en zijn leidinggevende, en dat er niet zozeer sprake was van een integriteitschending door de leidinggevende. Op het moment dat deze kwestie zich voordeed, was er ook geen personeelsverantwoordelijke, noch vertrouwenspersoon aanwezig op de dienst. Het bureau oordeelde in deze case dat er geen sprake was van een integriteitschending, maar wel van een samenwerkingsprobleem. Zulke kwesties kunnen beter intern verder opgevolgd worden. Het bureau gaf alle informatie door aan de personeelsverantwoordelijke.

21

Gevolgen De personeelsverantwoordelijke nam dit op met de leidinggevende, zodat in de toekomst gelijkaardige situaties vermeden kunnen worden. Het bureau bracht de melder hiervan op de hoogte.

22

Het bureau merkte in 2009 op dat veel meldingen op de grens balanceren van een integriteitschending en een samenwerkingsconflict. Medewerkers stappen naar het bureau wanneer zij vinden dat hun eigen leidinggevende fouten tegen de A-waarden maakt, of wanneer hij of zij een stijl hanteert die in de ogen van de medewerker niet integer is. De medewerker heeft vaak het gevoel dat hij binnen zijn eigen bedrijfseenheid nergens terecht kan: de personeelsverantwoordelijke staat te dicht bij de leidinggevenden, de bedrijfsdirecteur is een te hoge drempel en de vertrouwenspersoon is in bepaalde bedrijfseenheden afwezig of niet gekend. Medewerkers wenden zich tot het integriteitbureau, terwijl het bureau niet altijd de aangewezen instantie is om in deze conflicten een bemiddelende rol op te nemen, noch om te oordelen over het functioneren van een leidinggevende. Een bekender en toegankelijker netwerk van vertrouwenspersonen ongewenst gedrag (die ook kunnen doorverwijzen naar SOWEL�) zou medewerkers hierin beter kunnen ondersteunen.

D Belangenvermenging Melding In het voorjaar van 2009 verscheen een artikel in de pers waarin een raadslid een stadsmedewerker beschuldigde van belangenvermenging. Volgens het raadslid zou de medewerker, die advies verleent over het verstrekken van vergunningen in bouwdossiers, reeds jaren giften ontvangen van een bevriend vastgoedontwikkelaar. Het raadslid stelde in de pers dat hij met dit dossier naar het integriteitbureau zou stappen. De pers nam ook contact op met de voorzitter van het bureau, waarna deze beloofde om dit dossier verder op te nemen. Onderzoek en advies Het bureau voerde in eerste instantie een gesprek met de melder, om in te schatten of de beschuldigingen voldoende zwaarwichtig waren om door te geven voor verder onderzoek. Nadien hadden de leden ook een gesprek met de beschuldigde. Op basis van beide gesprekken waren de leden van mening dat het dossier zwaar genoeg woog, en dat de vermoedens op redelijke gronden gebaseerd waren. Het bureau droeg het dossier over aan de stadssecretaris. Deze bezorgde dit voor verder onderzoek aan het parket. Gevolgen Tot op heden ontving het bureau nog geen reactie van de stadssecretaris of het parket. De medewerker werd preventief geschorst.

E Geschenken Melding In het najaar van 2009 ontving het bureau vier meldingen van burgers over medewerkers van stads- en buurtonderhoud en de praktijk van de nieuwjaarsfooien. Burgers voelen zich geïntimideerd door medewerkers die (weliswaar niet in uniform) verschillende keren opnieuw komen aanbellen wanneer de burger weigert een fooi te geven, of hun adres noteren in een schrift. Ze vragen zich ook af of deze praktijk nog steeds door de stad getolereerd wordt, en vinden dit echt niet meer kunnen. Ook in de eerste maanden van 2010 ontving het bureau nog verscheidene gelijkaardige klachten. Onderzoek en advies In het verleden stuurde het bureau deze meldingen steeds door aan de ombudsvrouw. Zij verzamelde de klachten en agendeerde deze gebundeld op het college van burgemeester en schepenen. Deze procedure volgde het bureau ook in 2009. Het standpunt van het bureau bleef ongewijzigd sinds de oprichting: het is niet gepast en niet in overeenstemming met de A-waarden dat aan de burger een nieuwjaarsfooi gevraagd wordt. De leden van het bureau zijn er zich echter bewust dat het niet eenvoudig zal zijn om komaf te maken met deze, blijkbaar al eeuwenoude, praktijk. Gevolgen Omdat het aantal meldingen bij het bureau over de nieuwjaarsfooien opvallend groter was dan in de voorbije jaren, en omdat ook de voorzitter hierover in de pers bevraagd werd, plaatste het bureau dit thema begin 2010 opnieuw op de agenda. De leden nodigden de ombudsvrouw en de bedrijfsdirecteur van stads- en buurtonderhoud uit op een bureauvergadering om hun visie toe te lichten. Per brief bracht het bureau zijn visie op deze problematiek opnieuw onder de aandacht van het college van burgemeester en schepenen.

3.4.3. Informatievragen In 2009 ontving het bureau 27 vragen om informatie. De vragen werden zowel door interne medewerkers als door externen gesteld. Externe vragen om informatie waren vooral afkomstig van andere overheden.

Thema’s Geschenken Gebruik materiaal van de stad Dienstreizen Selecties Diverse Gedragscode

Door internen werd het bureau vooral bevraagd over de gedragscode. Daarnaast kreeg het bureau geregeld informatievragen vanuit de trainingen morele oordeelsvorming. Deze vragen handelden over zeer uiteenlopende thema’s, vaak afhankelijk van de dienst waar het opleidingstraject op dat moment plaatsvond. Als externen vroegen onder meer de gemeenten Kortrijk, Deinze en Lommel informatie over de werking van het Antwerpse integriteitbureau. Daarnaast verschafte het bureau ook info over zijn werking aan studenten van verschillende hogescholen en de Katholieke Universiteit van Leuven.

23

Hoofdstuk 4 Aandachtspunten en aanbevelingen voor de toekomst 4.1. Aandachtspunten voor het bureau

24

4.1.1. Aandachtspunten uit het vorige jaarverslag In 2009 nam het bureau zich voor om een aantal acties te nemen in het kader van zijn vijfjarig bestaan (zie hoofdstuk 3.3). Bovendien wilde het bureau zijn voeling met medewerkers en mandatarissen verhogen. De bureauleden wilden beter geïnformeerd worden over wat leeft op het vlak van integriteit en waarden op de werkvloer. De organisatie van het interne reflectiemoment en de studiedag n.a.v. vijf jaar bureau gaf de leden de kans om ook meer te leren over het integriteitbeleid dat de stad voert. Zo begeleidde Ruud Meij, trainer bij Governance & Integrity NV en externe coördinator van het stadsbrede opleidingstraject morele oordeelsvorming, een onderdeel van het interne reflectiemoment. Op die manier kregen ook de externe leden een duidelijk zicht op de morele vraagstukken die medewerkers in de dagelijkse werking voorgeschoteld krijgen. Ook de voeling met de mandatarissen werd verhoogd. Tijdens de presentatie van het vorige jaarverslag in de gemeenteraadscommissie, ontstond een boeiende discussie over waarden en integriteit tussen de bureau- en de raadsleden. Tijdens het themacollege n.a.v. het vijfjarig bestaan traden de leden hierover in gesprek met de collegeleden.

4.1.2. Werking meldprocedure In 2009 werkte het bureau intensief aan de ontwikkeling van de meldprocedure. Vanaf 1 april 2010 zal deze procedure in werking treden en wordt er stadsbreed over gecommuniceerd, want elke medewerker moet op de hoogte zijn van het bestaan ervan. Het is echter geen makkelijke opdracht om dit in bevattelijke termen te omschrijven. Het bureau wil dan ook in samenwerking met personeelsmanagement de juiste interne communicatiekanalen hiervoor inzetten. Na de invoering verwachten de leden een stijging van het aantal meldingen. De drempel om een vermoeden van een schending te melden wordt verlaagd, omwille van de mogelijkheid die medewerkers hebben om beschermd te worden tegen allerhande nadelige maatregelen.

4.1.3. Netwerk contactpersonen integriteit In het kader van de meldingsprocedure zal het bureau een netwerk contactpersonen integriteit uitbouwen. In 2009 maakte het bureau een profiel op voor deze contactpersonen. Op basis van dit profiel stellen de medewerkers zich kandidaat. Het bureau voor integriteit voert gesprekken met de kandidaten en beslist welke medewerkers de taak van contactpersoon op zich zullen nemen. Een belangrijke volgende fase is de organisatie van een aantal opleidings- en intervisiemomenten voor dit netwerk.

4.1.4. Opleiding morele oordeelsvorming Het bureau zal in 2010 ook zelf in het opleidingstraject morele oordeelsvorming stappen. In twee halve dagen zullen de leden aangeleerd krijgen op welke manier men in moeilijke situaties toch het moreel juiste kan doen. De kerndilemma’s waar het bureau zelf mee worstelt, komen op dat moment aan het licht.

4.2. Aanbevelingen aan het bestuur 4.2.1. Suggesties uit het vorige jaarverslag In het jaarverslag 2008 formuleerde het bureau drie suggesties aan het bestuur. In de eerste plaats wilden de leden een grotere wisselwerking creëren tussen het bureau en de werkgroep directeurs�. Eén van de interne bureauleden maakt ook deel uit van de werkgroep directeurs en rapporteert geregeld tijdens de bureauvergaderingen over de beslissingen die de werkgroep neemt. De twee andere suggesties handelden over het netwerk contactpersonen integriteit (zie hoofdstuk 3.1.3. en 4.1.3.) en het werkingsbudget (zie 2.2.1.). Dit laatste onderwerp blijft gevoelig liggen voor de bureauleden. Zij willen nog eens de nadruk leggen op het feit dat een eigen werkingsbudget de professionaliteit en de onafhankelijkheid van het bureau stimuleert. De nieuwe meldingsprocedure voor integriteitschendingen vinden de leden een extra motivatie om dit onderwerp opnieuw onder de aandacht te brengen. De leden verwachten een stijging van het aantal meldingen in 2010. Het bureau moet deze meldingen in alle onafhankelijkheid en professionaliteit kunnen behandelen. Zo denken de leden aan de ontwikkeling van een eigen registratie- en opvolgsysteem. Zonder een eigen werkingskrediet dat verder reikt dan het hoogst noodzakelijke, vrezen de leden dat dit niet mogelijk is. 4.2.2. Inspanningen niet verloren laten gaan Na vijf jaar werken aan integriteit in de stad, zijn de institutionele kaders ondertussen aangereikt. Integriteit en de andere A-waarden zijn verankerd in alle processen binnen het personeelsbeleid, er bestaat een procedure en bescherming voor melders van integriteitschendingen, en de gedragscode is een welgekend en vaak gehanteerd instrument voor beleid en werkvloer. De eerste fase in het verankeren van het integriteitbeleid in de organisatie, waarbij de nadruk lag op de stimulerende kant, werd ingezet. Om de voorbije inspanningen niet verloren te laten gaan, is het belangrijk dat de stad nu investeert in het tweede luik, waar de nadruk op de controlerende kant ligt. Bovendien moet het thema nog meer bespreekbaar gemaakt worden en moeten de gedragsregels blijvend onder de aandacht gehouden worden, door bewuste en doelgerichte communicatie. Wat betreft het handhaven van de regels ligt volgens het bureau een grote verantwoordelijkheid bij het lijnmanagement, maar is ook een goede samenwerking nodig met andere integriteitorganen, zoals interne audit en personeelsmanagement. Deze samenwerking kan zich concreet uiten in het opleidingstraject morele oordeelsvorming, waarbij interne audit een rol kan spelen in het luik ‘managen van integriteit’ voor leidinggevenden. 4.2.3. Afstemming en coördinatie Op het themacollege over integriteit in september lanceerde het bureau een voorstel tot meer samenwerking en afstemming tussen de verschillende integriteitorganen. De nood hieraan werd vastgesteld op het interne reflectiemoment dat het bureau hield naar aanleiding van zijn vijfjarig bestaan (zie 3.3). Het bureau doelt hier op het feit dat verschillende integriteitorganen (het bureau, interne audit, personeelsmanagement, ombudsdienst, …) weliswaar ad hoc samenwerken, maar dat er geen structureel overleg bestaat. Voor het bureau bestaat er daarentegen wel de behoefte aan onderlinge afstemming van inspanningen, het delen en ontwikkelen van kennis en interne professionalisering. Het bureau lanceerde op het themacollege het voorstel om minstens een beleidsplan over integriteit op te maken met afgestemde doelstellingen over de verschillende integriteitorganen heen, met respect voor de eigenheid van de onafhankelijke diensten. Het college besliste om deze discussie mee te nemen naar het tweedaagse overleg van de Groep stad Antwerpen in december. Het bureau ontving tot op heden nog geen feedback. 4.2.4. Aandachtspunten uit adviesvragen en meldingen In 2009 werd het bureau geregeld over de thema’s sponsoring, nieuwjaarsfooien en het gebruik van materiaal van de stad bevraagd (zie hoofdstuk 3). In een aantal dossiers richtte het bureau nadien rechtstreeks de vraag aan het stadsbestuur of management om een beleid omtrent deze thema’s te ontwikkelen. Tot op heden zagen de leden hier nog geen concrete resultaten van. De leden willen het beleid dan ook suggereren om een visie en strategie over een aantal thema’s te ontwikkelen: • sponsoring en de samenwerking op dat vlak met de stedelijke personeelskring. • eenduidig en gedragen beleid omtrent de nieuwjaarsfooien. Dit beleid moet gecommuniceerd worden naar medewerkers en burgers en moet ook gehandhaafd worden (zie hoofdstuk 3.4.2)

25

• ontwikkeling van en communicatie over de nieuwe gedragscode telematica (zie hoofdstuk 3.4.1) • communicatie over en handhaving van de regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen (zie hoofdstuk 3.4.2) Het bureau behandelde in 2009 ook verschillende dossiers die eerder met samenwerkingsconflicten op de werkvloer te maken hadden, en niet met een mogelijke integriteitschending (zie hoofdstuk 3.4.2.C). Een zichtbaar, toegankelijk en professioneel netwerk van vertrouwenspersonen kan hier een oplossing bieden.

26

4.2.5. Samenvatting aanbevelingen 2010 De stad Antwerpen moet instaan voor: 2010-1

Eigen werkingskrediet voor het integriteitbureau

2010-2

Opzetten van een samenwerking tussen personeelsmanagement en interne audit in het opleidingstraject morele oordeelsvorming

2010-3

Feedback aan het integriteitbureau over de tweedaagse Groep stad Antwerpen

2010-4

De ontwikkeling van een beleidsplan integriteit over de integriteitorganen heen

2010-5

Het ontwikkelen van visie en strategie op sponsoring en samenwerking daarin met de stedelijke personeelskring

2010-6

Het ontwikkelen van en communiceren over een beleid omtrent nieuwjaarsfooien

2010-7

Het herwerken van en communiceren over de gedragscode telematica

2010-8

Communicatie over en handhaving van de regels omtrent het gebruik van dienstvoertuigen

2010-9

Netwerk vertrouwenspersonen

Bijlagen BIJLAGE 1 I Gemeenteraadsbesluit aanstelling Dirk Collier BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure BIJLAGE 3 I Presentatie BING BIJLAGE 4 I Presentatie IAVA BIJLAGE 5 I Presentatie Patrimoniumonderhoud BIJLAGE 6 I Presentatie bureau voor integriteit BIJLAGE 7 I Artikel ANTenne december 2009

27

BIJLAGE 1 Gemeenteraadsbesluit aanstelling Dirk Collier

28

BIJLAGE 1 I Gemeenteraadsbesluit aanstelling Dirk Collier

29

BIJLAGE 2 Gemeenteraadsbesluit meldingsprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

30

beraadslaging/proces verbaal Kopie

Samenstelling: de heer Patrick Janssens, burgemeester-voorzitter; de heren Robert Voorhamme, Philip Heylen, Ludo Van Campenhout, mevrouw Leen Verbist, de heren Marc Van Peel, Luc Bungeneers, Guy Lauwers, mevrouw Monica De Coninck, schepenen; de heer Staf Neel, mevrouw Hilda Vienne, de heren Johan Van Brusselen, Bob Hulstaert, Filip Dewinter, Jan Penris, mevrouwen Tanja Smit, Ann Coolsaet, de heren Hugo Verhelst, Erwin Pairon, Claude Marinower, Gerolf Annemans, mevrouwen Kathleen Van Brempt, Freya Piryns, Caroline Drieghe, de heren Youssef Slassi, Wim Wienen, mevrouw Suzette Verhoeven, de heren George Ver Eecke, Ergün Top, Staf Wouters, mevrouw Chris Calluy, de heer Hugo Coveliers, mevrouwen Anke Van dermeersch, Fauzaya Talhaoui, Maya Detiège, de heren Karim Bachar, Bart De Wever, mevrouw Güler Turan, de heer Jurgen Verstrepen, mevrouw Annick De Ridder, de heren Bruno Valkeniers, Sener Ugurlu, mevrouwen Fatma Akbas, Greet van Gool, de heer Bart Martens, mevrouw Eva Mangelschots, de heer Frank Hosteaux, mevrouw Suzy Lismont-Cools, de heer Toon Wassenberg, mevrouw Peggy Pooters, de heer Jo Vermeulen, mevrouw Eva Wuyts, de heren Seppe De Blust, Wim Van Osselaer, Patrick Janssen, raadsleden; de heer Roel Verhaert, stadssecretaris. Openbare zitting van 25 januari 2010 Iedereen aanwezig behalve de heren Gerolf Annemans, Youssef Slassi, Ergün Top, Bruno Valkeniers, raadsleden.

Onafhankelijke Diensten 22

A-Punt

Bureau voor integriteit. Wijziging rechtspositieregeling. Reglement meldingsprocedure integriteitsschendingen. Goedkeuring. Introductie beleidsrichtlijn (Jaarnummer 6)

Agendapunt, gemeenteraad, open, 26/05/2008, jaarnummer 979; Agendapunt, college, gewone zitting, 28/11/2008, jaarnummer 15300; Agendapunt, college, gewone zitting, 18/09/2009, jaarnummer 13086 Auteur: Debbie Jacobs

Motivering Voorgeschiedenis Met zijn besluit van 26 mei 2008 (jaarnummer 979) nam de gemeenteraad kennis van het jaarverslag 2007 van het bureau voor integriteit. In dat jaarverslag nam het bureau zich voor om in 2008 een concreet voorstel voor een klokkenluidersregeling aan het bestuur te formuleren. Het bureau voerde een uitgebreid onderzoek naar bestaande klokkenluidersregelingen via onder meer een literatuurstudie en verscheidene gesprekken met interne en externe experten. Dit vormde de basis voor een aantal principes die het bureau op 28 november 2008 (jaarnummer 15300) ter goedkeuring voorlegde aan de gemeenteraad. Nadien werd een informeel gesprek met de vakbondsorganisaties gevoerd, en werd het voorstel besproken op de raadscommissie algemene bestuurlijke aangelegenheden van 1 december 2008. Met haar besluit van 18 september 2009 (jaarnummer 13086) keurde het college van burgemeester en schepenen de meldingsprocedure goed en besliste om deze ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad.

gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 1 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

31 Feiten en context Op basis van deze gesprekken werkten het bureau voor integriteit samen met personeelsmanagement een formeel reglement uit. Artikel 16 van het arbeidsreglement van 16 februari 2009 voorziet de mogelijkheid voor de gemeenteraad om een klokkenluidersregeling uit te werken in een apart gemeenteraadsbesluit. Dit besluit is de uitvoering van dat artikel. Vermits de bescherming voor personeelsleden een deel uitmaakt van het personeelstatuut, wordt deze meldingsprocedure integriteitschendingen opgenomen in de rechtspositieregeling onder deel 2 deontologische waarden en normen.

Fasering Dit besluit dient te worden onderhandeld met de vakbondsorganisaties. Een protocol moet worden afgesloten.

Juridische grond Gemeenteraadsbesluit van 22 september 2008 (jaarnummer 1522) zoals nadien herhaaldelijk gewijzigd, betreffende de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel Gemeenteraadsbesluit van 16 februari 2009 (jaarnummer 242) betreffende het arbeidsreglement.

Argumentatie Het bureau koos om af te stappen van de term ‘klokkenluidersregeling’, omwille van de negatieve bijklank. Op aanraden van interne en externe experten werd de benaming veranderd in ‘meldingsprocedure integriteitschendingen’. De meldingsprocedure integriteitschendingen zorgt ervoor dat medewerkers en burgers vermoedens van integriteitschendingen intern kunnen melden. Op die manier kan de stad, via het bureau, een beter zicht krijgen op misstanden en een gerichter beleid naar aanpak voeren. Enkel interne medewerkers kunnen beschermd worden tegen mogelijke represailles.

Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.

Artikel 1 De gemeenteraad keurt de meldingsprocedure integriteitschendingen goed als volgt en beslist om deze procedure als een nieuwe titel 2.4 op te nemen onder deel 2 van de rechtspositieregeling: Titel 2.4 Meldingsprocedure integriteitschendingen gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 2 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

32 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 doel De meldingsprocedure integriteitschendingen heeft tot doel ervoor te zorgen dat iemand die vermoedens van misstanden gepleegd bij de stad Antwerpen wil melden, dat op een veilige manier kunnen doen zodat: - de melder eventueel beschermd kan worden -

het imago van de stad, haar mandatarissen en het stadspersoneel niet onnodig in het gedrang komt.

Artikel 2 definities Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder: Bureau voor integriteit: onafhankelijke dienst die de gedragsregels voor medewerkers en mandatarissen bepaalt en omschrijft, adviesvragen behandelt en meldpunt is voor integriteitschendingen, hierna ‘het Bureau’. Melder: de persoon die bij de stad Antwerpen een vermoeden van een misstand aankaart. Formele melder: een melder die een melding aan het Bureau doet of heeft gedaan volgens de procedure in artikelen 6 en volgende. Misstand: een strafbaar feit, een schending van regelgeving, een nalatigheid, een misbruik of oneigenlijk gebruik van rechten, materiaal, gegevens, eigendommen van de stad of van arbeidstijd, gepleegd door een stadspersoneelslid of door een derde in de uitoefening van een opdracht van de stad Antwerpen. Deze opsomming is niet limitatief. Nadelige maatregel: elke maatregel in het nadeel van een formele melder zoals het uitbrengen van een negatieve waardering over de melder; ontslag van de melder; de opstart van een tuchtonderzoek of het uitspreken van een tuchtstraf tegen de melder; het onthouden van de melder van een toelage, mobiliteit, deelname aan een opleiding, deelname aan een project,…; Deze opsomming is niet limitatief. Vertrouwenspersoon integriteit: personeelslid van de stad dat als vertrouwenspersoon integriteit is aangeduid en dat beantwoordt aan de daartoe aangeduide criteria. Bevoegde instantie: de instantie die afhankelijk van de situatie bevoegd is om een melding te onderzoeken of, voor de toepassing van hoofdstuk 3, gepaste maatregelen te nemen (bv de tuchtoverheid, de aanstellende overheid, leidinggevende, de bedrijfsdirecteur …) Artikel 3 toepassingsgebied Personeelsleden van de stad, het OCMW en hun dochters, burgers en mandatarissen kunnen volgens deze regeling een melding doen van een vermoeden van misstand. De bescherming zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze regeling, kan enkel aangevraagd worden door personeelsleden van de stad Antwerpen. Artikel 4 identiteit van de melder en vertrouwelijkheid van het onderzoek Elke melding van een vermoeden van misstand wordt vertrouwelijk behandeld tenzij de melder uitdrukkelijk en ondubbelzinnig toelating geeft om zijn/haar naam bekend te maken. Indien een (strikt) vertrouwelijke behandeling van de identiteit van de melder omwille van de context niet mogelijk is, wordt de melder hiervan vooraf uitdrukkelijk op de hoogte gesteld. gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 3 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

33 Het Bureau kan niet verplicht worden de identiteit van de melder(s) bekend te maken, ook al is de beschermingstermijn verstreken of werd een melding onontvankelijk bevonden, tenzij de wetgeving op openbaarheid van bestuur een bekendmaking van identiteitsgegevens oplegt. Hoofdstuk 2 Procedure voor meldingen Artikel 5 informele behandeling Een melder kan te allen tijde zijn/haar vermoeden van misstand vertrouwelijk bespreken met de leidinggevende, een vertrouwenspersoon integriteit of het Bureau. Indien nodig kunnen zij de melder begeleiden bij het formele melden of bemiddelend optreden. Artikel 6 formele melding Een melder kan te allen tijde een vermoeden van misstand formeel melden aan het Bureau. Een formele melding wordt schriftelijk gedaan. Het Bureau kan zelf op elk ogenblik beslissen om een verdere procedure op te starten voor een melding die niet formeel werd gedaan. Artikel 7 ontvankelijkheid van de formele melding Een melding is ontvankelijk wanneer ze aan de volgende cumulatieve voorwaarden voldoet: - de formele melding werd schriftelijk ingediend - de melding is niet kennelijk ongegrond. Volgende criteria worden daarvoor gehanteerd: - er worden ofwel directe bewijzen van de misstand aangeleverd ofwel , indien geen directe bewijzen aangeleverd zijn, volgt de melding uit een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van misstand. - de melding wordt door het Bureau als voldoende zwaarwichtig beschouwd Artikel 8 termijn voor beoordeling Bureau Het Bureau brengt de formele melder schriftelijk en binnen 30 werkdagen vanaf de datum van ontvangst door het Bureau van de formele melding, op de hoogte van haar oordeel over de ontvankelijkheid van de formele melding. De niet-ontvankelijkheid wordt gemotiveerd. Uitzonderlijk en gemotiveerd kan de termijn van 30 werkdagen verlengd worden. Artikel 9 onderzoek §1 Het Bureau bezorgt het dossier van de formele melding die het ontvankelijk acht en na instemming van de formele melder, aan de instantie die zij bevoegd acht met de vraag om een onderzoek te starten. §2 Indien de melder uitdrukkelijk vraagt om het onderzoek stop te zetten of geen verdere medewerking meer te verlenen, kan het Bureau beslissen om de melding toch verder te onderzoeken indien: - er voldoende informatie aanwezig is om het onderzoek op een nuttige wijze verder te zetten zonder medewerking van de melder en -

het dossier ernstig genoeg is gezien de belangen van de stad en

-

de vertrouwelijkheid van het onderzoek gegarandeerd kan blijven bij het verdere verloop

Artikel 10

termijn voor onderzoek gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 4 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

34 Het Bureau bepaalt in overleg met de instantie die het onderzoek voert een redelijke termijn waarbinnen het resultaat van het onderzoek moet worden bezorgd aan het Bureau . Het Bureau kan deze termijn verlengen. Het Bureau bepaalt welke bijkomende stappen in het onderzoek hierna nog nodig zijn. De formele melder wordt regelmatig door het Bureau op de hoogte gehouden van de stand van zaken in het onderzoek. Artikel 11 opvolging van het onderzoek Het Bureau brengt de formele melder binnen 30 werkdagen nadat ze er kennis van heeft op de hoogte van het resultaat van het onderzoek. Het Bureau kan deze termijn gemotiveerd verlengen. Artikel 12 afhandeling van het onderzoek Op basis van de resultaten van het onderzoek, oordeelt het Bureau of de melding gegrond was of niet en brengt de formele melder daarvan op de hoogte. Bij een gegronde melding geeft het Bureau advies over de te nemen acties aan de instantie die zij bevoegd acht. Bij een ongegronde melding sluit het bureau het onderzoek af. Hoofdstuk 3 Bescherming van de formele melder Artikel 13 bescherming van de formele melder Een formele melder die in dienst is van de stad, kan vragen om bescherming te genieten. Het Bureau beslist over de toekenning van de bescherming en brengt de melder op de hoogte van haar gemotiveerde beslissing. Deze bescherming kan in elke fase van de procedure gevraagd en toegekend worden, al dan niet met terugwerkende kracht tot op de datum van ontvangst door het Bureau van de melding. De bescherming loopt door, ook al is het onderzoek uitgesteld of geschorst om de redenen vermeld in artikel 18. Artikel 14 duur van de beschermingsperiode De bescherming neemt aanvang vanaf de datum van ontvangst door het Bureau van de schriftelijke melding of vanaf de datum die het Bureau uitdrukkelijk bepaalt en loopt tot 2 jaar nadat het onderzoek is afgesloten. De datum van de schriftelijke melding van het resultaat van het onderzoek door het Bureau, zoals bepaald door artikel 11, geldt als datum van afsluiting van het onderzoek. Na afloop van de beschermingsperiode kan het Bureau gemotiveerd beslissen om de bescherming te verlengen met telkens een periode van een jaar. Artikel 15 inroepen van de bescherming §1 De beschermde formele melder moet zelf aan het Bureau aangeven wanneer hij/zij vermoedt dat er een beroep zal moeten worden gedaan op de bescherming. §2 In afwijking van artikel 4 wordt in dat geval de identiteit van de formele melder bekend gemaakt aan de bevoegde instantie. Dit gebeurt enkel op het moment dat dit strikt noodzakelijk is. De aanstellende overheid wordt steeds op de hoogte gebracht van de identiteit van de beschermde formele melder, tenzij deze betrokken partij is. Artikel 16 inhoud van de bescherming §1 De bescherming houdt in dat gedurende de beschermingsperiode ten aanzien van de formele melder geen nadelige maatregel kan worden genomen waarvan de redenen rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met de melding waarvoor bescherming werd verleend. gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 5 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

35 §2 Indien tegen de formele melder tijdens de beschermingsperiode een nadelige maatregel wordt genomen of de formele melder vermoedt dat dit zal gebeuren, moet de bevoegde instantie die de nadelige maatregel heeft genomen of zal nemen gemotiveerd bewijzen aan het Bureau dat deze geen verband houdt met de melding. Artikel 17 beoordeling van bewijs bij bescherming §1 Het Bureau beoordeelt of er enig verband is tussen de nadelige maatregel en de melding eventueel na onderzoek door de beroepscommissie bedoeld in punt 4 of de toezichthoudende overheid bedoeld in punt 5. §2 Indien het bewijs dat er geen verband is niet kan worden voorgelegd, richt het Bureau aan de bevoegde instantie de vraag om de maatregel in te trekken en als onbestaande te beschouwen. §3 Indien dit bewijs wordt voorgelegd maar het Bureau het niet als afdoende beschouwt, richt het Bureau aan de bevoegde instantie de vraag om de maatregel in te trekken en als onbestaande te beschouwen. §4 Ingeval er als nadelige maatregel een negatieve waardering werd uitgebracht en de formele melder heeft intern beroep tegen de negatieve waardering ingesteld, richt het Bureau de vraag aan de beroepscommissie die het beroep behandelt om dit bewijs te onderzoeken. §5 Ingeval de nadelige maatregel een tuchtonderzoek inhoudt, doet het Bureau aan de tuchtoverheid de aanbeveling om dit tuchtonderzoek te schorsen totdat het bewijs onderzocht werd. Artikel 18 uitstel of schorsing van het onderzoek §1 Het Bureau vraagt aan de formele melder of hij/zij intern of georganiseerd bestuurlijk beroep heeft ingesteld of zal instellen tegen de nadelige maatregel, in de gevallen waarvoor beroep is voorzien in de rechtspositieregeling. In voorkomend geval wordt het onderzoek opgeschort tot de uitkomst van de beroepsprocedure gekend is. §2 Het Bureau vraagt aan de formele melder of hij/zij een gerechtelijke procedure heeft ingesteld of zal instellen tegen de genomen nadelige maatregel. Het onderzoek wordt gestart of verder gezet nadat de formele melder de uitspraak van de gerechtelijke procedure heeft meegedeeld aan het Bureau. Hoofdstuk 4 Sancties en inwerkingtreding Artikel 19 misbruik Wanneer een personeelslid een melding doet of heeft gedaan die ter kwader trouw én niet waarheidsgetrouw was, kan het bureau: • •

De eventuele toegestane bescherming zoals bepaald in hoofdstuk 3 ontzeggen of opheffen en/of Dit melden aan het bestuur, de stadssecretaris of de leidinggevende van de formele melder met de vraag een feitenmelding op te maken of een andere passende maatregel te nemen.

Artikel 20 inwerkingtreding Deze titel treedt in werking 1 april 2010 en is van toepassing op meldingen die vanaf deze datum worden ingediend. Indien het Bureau dit expliciet beslist, kan de bescherming zoals beschreven in gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 6 van 7

BIJLAGE 2 I Gemeenteraadsbesluit meldprocedure integriteitschendingen

Gemeenteraad

beraadslaging/proces verbaal Kopie

36 Feiten en context Op basis van deze gesprekken werkten het bureau voor integriteit samen met personeelsmanagement een formeel reglement uit. Artikel 16 van het arbeidsreglement van 16 februari 2009 voorziet de mogelijkheid voor de gemeenteraad om een klokkenluidersregeling uit te werken in een apart gemeenteraadsbesluit. Dit besluit is de uitvoering van dat artikel. Vermits de bescherming voor personeelsleden een deel uitmaakt van het personeelstatuut, wordt deze meldingsprocedure integriteitschendingen opgenomen in de rechtspositieregeling onder deel 2 deontologische waarden en normen.

Fasering Dit besluit dient te worden onderhandeld met de vakbondsorganisaties. Een protocol moet worden afgesloten.

Juridische grond Gemeenteraadsbesluit van 22 september 2008 (jaarnummer 1522) zoals nadien herhaaldelijk gewijzigd, betreffende de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel Gemeenteraadsbesluit van 16 februari 2009 (jaarnummer 242) betreffende het arbeidsreglement.

Argumentatie Het bureau koos om af te stappen van de term ‘klokkenluidersregeling’, omwille van de negatieve bijklank. Op aanraden van interne en externe experten werd de benaming veranderd in ‘meldingsprocedure integriteitschendingen’. De meldingsprocedure integriteitschendingen zorgt ervoor dat medewerkers en burgers vermoedens van integriteitschendingen intern kunnen melden. Op die manier kan de stad, via het bureau, een beter zicht krijgen op misstanden en een gerichter beleid naar aanpak voeren. Enkel interne medewerkers kunnen beschermd worden tegen mogelijke represailles.

Besluit De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.

Artikel 1 De gemeenteraad keurt de meldingsprocedure integriteitschendingen goed als volgt en beslist om deze procedure als een nieuwe titel 2.4 op te nemen onder deel 2 van de rechtspositieregeling: Titel 2.4 Meldingsprocedure integriteitschendingen gemeenteraadsbesluit: 6 van maandag 25 januari 2010 Pagina 2 van 7

BIJLAGE 3

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

Presentatie BING

37

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

38

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

39

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

40

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

41

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

42

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

43

BIJLAGE 3 I Presentatie BING

44

BIJLAGE 4 Presentatie IAVA

45

BIJLAGE 4 I IAVA

46

BIJLAGE 4 I IAVA

47

BIJLAGE 4 I IAVA

48

BIJLAGE 4 I IAVA

49

BIJLAGE 4 I IAVA

50

BIJLAGE 4 I IAVA

51

BIJLAGE 4 I IAVA

52

BIJLAGE 4 I IAVA

53

BIJLAGE 4 I IAVA

54

BIJLAGE 4 I IAVA

55

BIJLAGE 4 I IAVA

56

BIJLAGE 4 I IAVA

57

BIJLAGE 4 I IAVA

58

BIJLAGE 4 I IAVA

59

BIJLAGE 4 I IAVA

60

BIJLAGE 4 I IAVA

61

BIJLAGE 4 I IAVA

62

BIJLAGE 4 I IAVA

63

BIJLAGE 4 I IAVA

64

BIJLAGE 5 Presentatie Patrimoniumonderhoud

65

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

66

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

67

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

68

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

69

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

70

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

71

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

72

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

73

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

74

BIJLAGE 5 I PRESENTATIE PATRIMONIUMONDERHOUD

75

BIJLAGE 6 Presentatie Bureau voor integriteit

76

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

77

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

78

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

79

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

80

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

81

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

82

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

83

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

84

BIJLAGE 6 I BUREAU VOOR INTEGRITEIT

85

BIJLAGE 7 ARTIKEL ANTENNE DECEMBER 2009

86

87

88

Colofon Redactie I Annemie Breëns en Debbie Jacobs Verantwoordelijke uitgever I Armand Vandeplas, Sint-Jacobsmarkt 5-7, 2000 Antwerpen Vormgeving I Grafisch centrum, stad Antwerpen Wettelijk depotnummer ID/2010/0306/130