Negenduizend NS-medewerkers hebben actuele reisinformatie in de palm van hun hand met Windows Mobile 5
Om de serviceverlening aan reizigers, de veiligheid en de interne communicatie op een nog hoger niveau te brengen heeft de NS 9.000 medewerkers voorzien van de railpocket. Met deze Windows Mobile oplossing zullen in de toekomst ook digitale kaartjes worden ‘geknipt’.
Inleiding Machinisten, conducteurs en servicemedewerkers bij de Nederlandse Spoorwegen dragen tegenwoordig over een zogenaamde „railpocket‟ bij zich. Met deze railpocket – een aangepaste PDA beschikken de medewerkers altijd over de juiste reisinformatie, kunnen instructies op functieniveau worden doorgesluisd en is men voorbereid op de komst van de OV-Chipkaart die binnenkort ingevoerd gaat worden. De bedoeling hiervan is om de servicelening aan de reizigers op een hoger peil te brengen en de interne communicatie binnen de NS goed te laten verlopen. Mevrouw Anne Margreet van der Horst, hoofd van de sector Informatiesystemen en Communicatiemiddelen binnen de afdeling Binnenlandse Reizigersvervoer, vertelt hoe het allemaal begonnen is: “Dat was toen een slimme conducteur ongeveer tien jaar geleden het spoorboekje naar zijn PDA overhevelde.” Waarschijnlijk heeft hij niet kunnen vermoeden dat vandaag de dag ruim 9000 NS-medewerkers met zo‟n apparaat op stap gaan.
Kenmerkende zelfstandigheid Bij de NV Nederlandse Spoorwegen werken ongeveer 25.000 mensen. De NS is nooit een staatsbedrijf geweest, wel is de staat de enige aandeelhouder. In 1995 werd het bedrijf verzelfstandigd en daarmee verloor de NS het eigendom en beheer van de railinfrastructuur en het alleenrecht op vervoerdiensten per spoor. De railinfrastructuur is nu in handen van Prorail, eveneens een zelfstandige organisatie met de overheid als enige aandeelhouder.
Mevrouw Anne Margreet van der Horst omschrijft de zelfstandigheid van de NS als volgt: “De NS is altijd een zelfstandig bedrijf geweest en dat is kenmerkend. Dingen zelf ontwikkelen, alles in eigen hand houden, dat is écht NS.”
Internationale voortrekkersfunctie Vanaf de eerste invoering is men binnen de afdeling Informatiesystemen en Communicatiemiddelen constant bezig geweest met te bedenken waar de railpocket nog meer voor gebruikt kon worden. Wat tien jaar geleden begon met de eerste railpocket bereikte in 2000 een nieuw hoogtepunt, toen de PDA met de telefoon werd verbonden. Inmiddels is NS toe aan de vierde generatie: een PDA gekoppeld met een draadloze koppeling naar een mobiele telefoon om de informatie actueel te houden. Daarmee is tevens een einde gekomen aan een verschijnsel uit het verleden, namelijk dat reizigers door middel van hun mobiele telefoon eerder dan de conducteur op de hoogte waren van oponthoud of iets dergelijks. “De NS heeft met de railpocket een uniek product. Wereldwijd lopen wij voorop waar het gaat om draadloze verbindingen die actuele informatie naar de plaats brengen waar die nodig is. Samen met onze leveranciers hebben wij met dit concept al diverse internationale awards in de wacht gesleept,” aldus een trotse mevrouw Van der Horst.
“NS heeft om een aantal redenen bewust gekozen voor Windows Mobile als besturingssysteem. De belangrijkste zijn wel de standaardisering, het gebruikersgemak, de flexibiliteit, de uniformiteit en niet te vergeten de bekendheid.” Kostas Gerogiannis, CIO van de NS
Op naar de digitale kniptang Terwijl de vierde generatie wordt uitgerold, wordt momenteel al nagedacht over een vijfde generatie railpocket en de uitdagingen die er nog liggen. Zo is de komst van de OV-Chipkaart een nieuwe ontwikkeling die zijn invloed heeft op het gebruik van de railpocket. De gewone kniptang van de conducteur wordt binnenkort vervangen door de mobiele chipkaartlezer, een elektronische kniptang. Dat gebeurt met een applicatie die gebouwd is op de railpocket. Daartoe wordt er een klein
apparaatje op vastgeklikt dat de chipkaart kan lezen. De conducteur kan vervolgens op zijn railpocket zien of de houder van de kaart legaal reist. Een tweede uitdaging ligt in de acceptatie van het apparaat door de eindgebruiker. Uit een onderzoek in 2006 is naar voren gekomen dat de gebruikers over het algemeen tevreden zijn over het functioneren van het apparaat, maar dat zij soms moeite hebben met het vinden van informatie. Mevrouw Van der Horst: “Aan de ene kant heb je de echte superusers, die alles met hun railpocket kunnen en doen. Anderzijds zijn er medewerkers die er moeite mee hebben. Er staat heel veel informatie op en het vinden daarvan gaat de ene medewerker gemakkelijker af dan de andere.”
Kiezen voor HP en Microsoft Tijdens de aanbestedingsprocedure is gekeken naar apparaten van verschillende fabrikanten. Omdat de software en de mogelijkheden daarvan zwaar meetelden, is gekozen voor een HP IPAQ 2790 met Microsoft Windows Mobile 5.0. Deze werd gecombineerd met een mobiele telefoon, die de PDA via Bluetooth van data voorziet. Voor de achterliggende datacommunicatie dient Microsoft Exchange Server 2007. Op 50 stations wordt via een WIFI verbinding ingelogd op de centrale server, om het systeem te updaten en informatie binnen te halen. Zodra de medewerkers dus op hun werk arriveren is hun eerste taak om de informatie via de railpocket tot zich te nemen. Anne Margreet van der Horst: “Dit is een dagelijkse verplichting. Iedere machinist moet voordat hij vertrekt de „informatie voor machinisten‟ lezen. Zo leert hij bijvoorbeeld op welke trajecten er snelheidsbeperkingen zijn en waar hij in het kader van veiligheid rekening mee moet houden”. De allerlaatste actuele reisinformatie bereikt de railpocket via de GSM door middel van een GPRS verbinding. De informatie die een medewerker krijgt is voor een deel functiegebonden. Een conducteur krijgt dus andere informatie te zien dan de machinist. Dit wordt geregeld door middel van de personeelsnummers, waar functies aan zijn verbonden. De informatie is afkomstig uit de interne bedrijfssystemen van de NS, een SAP-omgeving.
Flexibiliteit en bekendheid De afdeling die zorgt voor de ontwikkeling, beheer en onderhoud, de sector Informatiesystemen en Communicatiemiddelen, telt tien arbeidsplaatsen. “Het is een behoorlijk ingewikkeld proces om de informatie uit SAP naar een mobiel apparaat te sturen,” aldus mevrouw Van der Horst. De flexibiliteit van het Windows Mobile 5 platform is hier een enorme steun gebleken. Voor de railpocket
ontwikkelde NS op het Windows Mobile 5 platform een tweetal applicaties: een eigen management informatiesysteem en een railpocket postsysteem. De CIO van de NS, de heer Kostas Gerogiannis zegt hierover: “NS heeft om een aantal redenen bewust gekozen voor Windows Mobile als besturingssysteem. De belangrijkste zijn wel de standaardisering, het gebruikersgemak, de flexibiliteit, de uniformiteit en niet te vergeten de bekendheid. Zo hoeven onze medewerkers geen nieuw besturingssysteem te leren, want ze kennen het al van hun thuiscomputer. Alle applicaties die wij hebben kunnen er op draaien. Nu zijn dat dienstregeling en reizigersinformatie, maar daar komt in de toekomst nog heel veel bij.”
Grootste uitrol ooit De uitrol van de vierde generatie railpocket was de grootste tot nu toe. Er zijn in totaal 10.000 PDA‟s uitgeleverd, waarvan er zo‟n 9000 in gebruik zijn. De medewerkers tekenen een gebruikersovereenkomst voor de periode dat ze een functie uitoefenen waarvoor een railpocket nodig is. Het apparaat wordt door de gebruikers dagelijks mee naar huis genomen, het opladen doet men dus ook zelf. De uitrol startte in mei 2007. Aanvankelijk waren er wat kleine problemen in de communicatie tussen de mobiele telefoon en railpocket, maar toen die opgelost waren verliep de verdere uitrol soepel en zonder problemen.
“De flexibiliteit van het Windows Mobile 5 platform is een enorme steun gebleken bij de ontsluiting van informatie uit externe systemen. “De NS is altijd een zelfstandig bedrijf geweest en dat is kenmerkend. Dingen zelf ontwikkelen, alles in eigen hand houden, dat is écht NS.” Anne Margreet van der Horst, hoofd van de sector Informatiesystemen en Communicatiemiddelen binnen de afdeling Binnenlandse Reizigersvervoer van de NS
Kosten en opbrengst Tegenover de investering in de railpocket staan geen geldelijke inkomsten. Mevrouw Van der Horst: “Het is een enorme investering die NS intern doet: de aanschaf van de apparatuur, de ontwikkeling van de maatsoftware en de kosten van een aantal facilitaire diensten in het land, waar de railpocket bij problemen ingeleverd kan worden. De winst is alleen uit te drukken in meer tevredenheid onder de medewerkers en een hogere klanttevredenheid.”
Behapbare toekomst Het aantal vacatures bij NS neemt toe, dus zullen er de komende tijd nog heel wat gebruikers bijkomen bij de 9000 die er nu zijn. Zowel qua schaalbaarheid als qua functionaliteit biedt het Windows Mobile 5 platform voldoende ruimte om verder te groeien. Mevrouw Van der Horst: “De technologische ontwikkelingen staan niet stil en we zijn al aan het nadenken voer de nieuwe generatie railpocket. Wat is er technisch mogelijk? Wat willen onze gebruikers? Hoe brengen we die twee op een gemakkelijke manier met elkaar in verband. Want voorop staat dat de railpocket voor onze gebruikers wel behapbaar moet blijven.”
Eisen
Windows-besturingssysteem
Eenvoudige werking
Technologisch geavanceerd
Probleemloos updaten van applicatie
Actualiseren van informatie
Voordelen
Goede serviceverlening voor reizigers
Vertrouwde bediening voor gebruikers
Gepersonaliseerde informatie voor machinist, conducteur en servicemedewerker
Altijd up-to-date informatie
Producten
Microsoft Windows Mobile 5 – www.microsoft.nl/windowsmobile
Microsoft Exchange Server 2007 – www.microsoft.nl/exchange
Links
Nederlandse Spoorwegen - www.ns.nl
Prorail - www.prorail.nl
