telecom management • EDITIE NR. 1
Alles in de hand met Telecom Management Uw telecommunicatie inzichtelijk, zeker en zonder zorgen Mobiele communicatie is niet meer weg te denken uit de moderne
Inhoud » De rol van mobiele communicatie » De opkomst van de smartphones » Vast/mobiel-integratie » Beheer en administratie steeds complexer » ICT, Telecom: wie is verantwoordelijk? » De mobiele telefoon als onderdeel van het netwerk » Telecom Management: de mogelijkheden op rij » Implementatie en uitvoer van
samenleving. Na de opmars van de ‘gewone’ mobiele telefoon de afgelopen jaren, zijn het nu vooral de smartphones die in opkomst zijn. En dat is niet verwonderlijk; smartphones bieden naast de standaard functionaliteit van een mobiele telefoon extra functies zoals mobiel internet, navigatie en een MP3- en videospeler. Gebruikers kunnen ook beschikken over Microsoft Office en andere applicaties om e-mail te ontvangen/versturen en agendafuncties te gebruiken. Dat maakt smartphones bijzonder interessant voor de zakelijke markt. Maar zorgt tevens voor beheer dat steeds complexer wordt.
» Weten wat er is en waar het is
De rol van mobiele communicatie
» Verantwoord bestellen
Niet eens zo heel lang geleden werden
zijn smartphones, die worden gekoppeld
» Inzicht en controle in kosten
mobiele telefoons alleen gebruikt
met het bedrijfsnetwerk. Neem daarbij
» Het kostenbewustzijn van
door buitendienstmedewerkers en
nog de mogelijkheden van sms,
directieleden. Alleen als iets niet langer
navigatie, bestandsuitwisseling, video
» BYOD / CYOD
kon wachten, werd de gsm gebruikt en
en afbeeldingen en de cruciale rol van
» Split billing: scheiden van kosten
dan graag zo kort mogelijk in verband
mobiele communicatie is bevestigd.
telecombeleid
medewerkers verhogen
voor zakelijk en privégebruik
met de hoge kosten. Maar die tijd ligt
het dataverkeer een belangrijke rol gekregen. Steeds meer mobiele telefoons
» Snel weer verbonden
inmiddels ver achter ons. Nu zijn vrijwel
» Onbezorgd zakendoen
alle medewerkers altijd en overal mobiel
De opkomst van de smartphones
» De mogelijkheden optimaal benutten
bereikbaar voor klanten en collega’s. De
Uit recent onderzoek van De Vos &
» De zekerheid van Detron Telecom
mobiele telefoon is gewoon niet meer
Jansen Marktonderzoek (‘De grootste uit-
weg te denken. Naast spraak heeft ook
dagingen voor MKB-ers’) blijkt dat ruim
Solutions
w w w . D e t r on . N L
vier van de tien MKB-ers inmiddels over een smartphone beschikt. Bijna een kwart is van plan om er binnen een jaar een aan te schaffen. Het Engelse onderzoeksbureau Gartner becijferde verder dat de verkoop van mobiele telefoons in 2010 wereldwijd is toegenomen tot 1,6 miljard, een stijging van bijna 32 procent ten opzichte van 2009. De verkoop van smartphones schoot in 2010 omhoog met 72 procent. Vooral Apple en Research in Motion (RIM), producent van de BlackBerry, zagen hun marktaandeel stijgen. ‘Apple en RIM hebben vooral in het vierde kwartaal van 2010 meer smartphones verkocht’, zei onderzoekster Carolina Milanesi van Gartner. ‘Beide bedrijven zagen hun marktaandeel stijgen en streefden Sony Ericsson en Motorola voorbij.’ Nokia verkocht vorig jaar de meeste mobiele apparaten, gevolgd door Samsung, LG Electronics, RIM en Apple. Sony Ericsson en Motorola staan op de zesde en zevende plek.
Vast/mobiel-integratie De mobiele telefoon is steeds meer onlosmakelijk verbonden met het bedrijfsnetwerk. De volledige integratie van vast, mobiel en data is hiermee een feit. We kunnen vrijwel alles wat we willen, privé en zakelijk, met één apparaat. Daarmee zijn we echter ook volledig afhankelijk geworden van dat apparaat en de achterliggende techniek. Zeker wanneer medewerkers hun eigen apparaat (BYOD Bring Your Own Device) zakelijk gaan gebruiken of zelf hun apparaat kiezen (CYOD Choose Your Own Device) is een goede beveiliging en transparante splitsing van zakelijk en privégebruik noodzakelijk.
Beheer en administratie steeds complexer De niet te stuiten opkomst van mobiele communicatie heeft geleid tot een ongekende hoeveelheid mobiele apparaten binnen organisaties. De technische mogelijkheden nemen enorm toe en daarmee ook de behoefte aan nieuwe mobiele apparaten. Het gevolg is dat de vervangen telefoons ergens in een kast of bureaulade verdwijnen. En erger nog: dat abonnementen soms ongebruikt doorlopen. Zeker bij organisaties met veel medewerkers is het overzicht vaak ver te zoeken. Hetzelfde geldt voor de administratieve kant; elke maand komt er een veelheid aan facturen binnen, zonder dat er goed gekeken wordt naar de bijbehorende kosten. Ook het inboeken van de facturen in de financiële administratie is vaan een tijdrovende en dus kostbare aangelegenheid.
ICT, Telecom: wie is verantwoordelijk? Wie is er nu eigenlijk verantwoordelijk voor de mobiele communicatie binnen een organisatie? Die vraag laat zich niet eenvoudig beantwoorden. Bij de grotere organisaties met een Telecommanager ligt het antwoord voor de hand. Maar met de opkomst van smartphones en tablets zoals de iPad, is het weer een stuk lastiger: de IT- of Telecommanager? De verschuiving van telecom naar IT stelt organisaties voor nieuwe uitdagingen. Bovendien wil ook Finance zich er graag mee bemoeien door de behoefte aan overzicht en controle over de kosten van mobiele communicatie.
De mobiele telefoon als onderdeel van het netwerk Spraak, data, video, entertainment, betalen en identificeren; zaken die we met onze mobiele telefoon kunnen regelen. De gesprekskosten zullen verder dalen en steeds vaker zal er sprake zijn van flat fees. De TCO (Total Cost of Ownership) dalen echter niet mee omdat de kosten voor het beheer en de administratie rondom mobiele telefoons oplopen. Bovendien is er steeds meer specialistische kennis benodigd om dit goed te kunnen doen. Een mobiele telefoon die gekoppeld is aan het bedrijfsnetwerk is een potentieel gevaar voor de bedrijfsvoering. Bedenk maar eens wat er allemaal kan gebeuren als vreemden toegang krijgen tot het netwerk. Het is daarom zaak om de beveiliging van de mobiele telefoons en het netwerk
WhitepapeR
2
goede te regelen. Zeker omdat mobiele communicatieoplossingen en de IT-infrastructuren in elkaar schuiven, zijn maatregelen noodzakelijk. Om het volledige traject goed te kunnen managen, is specialistische kennis nodig op het gebied van administratie, beheer en beveiliging. Zaken die doorgaans niet tot de kernactiviteiten van uw organisatie behoren.
Telecom Management Mobiele communicatie inzichtelijk, zeker en zonder zorgen
Telecom Management • Basismodule Het kloppende hart van alle mobiele communicatieoplossingen binnen een organisatie • Online VIP Store Op maat te maken webshop
Met Telecom Management van Detron Telecom Solutions kunnen organisaties optimaal inspelen op de geschetste ontwikkelingen. Telecom Management is een online dienst waarmee eenvoudig 24/7 alle facetten van het mobiele verkeer kunnen worden gemanaged. De dienst is modulair in te zetten, afhankelijk van de aard, omvang en behoeftes van organisaties. Hieronder bespreken we de verschillende mogelijkheden.
voor medewerkers • Module Repair & Sure Geen zorgen over reparaties en snel een vervangend toestel • Module Expense Management Maximale controle en inzicht in kosten • Module Device Management Volledige controle en beveiliging
Telecom Management biedt:
van uw smartphones
• Optimaal inzicht in uw mobiele communicatieverkeer • Snelle verwerking en analyse van facturen • Eenvoudige kostendoorbelasting en kostenbeheersing • Efficiënte kostensplitsing van zakelijke en privégesprekken • Waardevolle analyse- en rapportagemogelijkheden • Overzichtelijke dashboards en duidelijke grafieken • Optimaal lifecycle management • Geen zorgen over hardware, abonnementen en voorraadbeheer • Alles inzichtelijk door middel van één online applicatie • Kostenbewustzijn door maandelijkse e-mailnotificatie of sms aan managers en eindgebruikers • Uitstekende tools voor BYOD (Bring Your Own Device) en CYOD (Choose Your Own Device)
Implementatie en uitvoer van telecombeleid Telecom Management maakt telecombeheer efficiënt, zorgt voor controle, vergroot het inzicht, verhoogt het kostenbewustzijn onder gebruikers en verlaagt de abonnements- en gebruikskosten. Door de modulaire opzet kan de dienst gericht worden ingezet voor het volledige beheer van telecommunicatie, de implementatie en uitvoer van telecombeleid, controle en verwerking van facturen en financiële doorbelasting van de kosten.
telecom management
3
In een centrale database worden alle abonnementen, afspraken, gebruikers, diensten etc.
“Het verhogen van het kostenbewustzijn zorgt voor een
vastgelegd. De database wordt ontsloten door een 24/7 beschikbare online applicatie waarmee o.a. nieuwe diensten en gebruikers kunnen worden toegevoegd en afgesloten, simwissels doorgevoerd en nummerplannen aangemaakt en gewijzigd.
Weten wat er is en waar het is Bij veel organisaties is niet goed geregistreerd wie over welke mobiele apparatuur beschikt en welke abonnementen daarbij horen. Vaak blijken er nieuwe toestellen besteld
verlaging van
te worden, terwijl er nog prima functionerende toestellen beschikbaar zijn binnen de organisatie. In het slechtste geval worden er ook nog abonnementskosten betaald voor de
de maandelijkse
ongebruikte toestellen. Met Telecom Management komt er een einde aan deze verspilling
kosten voor mobiele telefonie van 10 tot 25%”
doordat de verbinding gelegd wordt tussen assets, locaties van assets, uitgifte en einddatums, bedrijfsonderdelen en gebruikers. Zo is altijd duidelijk welke assests er zijn, waar ze zich bevinden en wat de actuele voorraad is. Het ondersteunt o.a. in- en uitdiensttredingen, lifecycle management, voorraadbeheer en kostenoptimalisatie.
Verantwoord bestellen Wanneer er behoefte is aan nieuwe hardware, abonnementen of accessoires voor medewerkers, kunnen deze besteld worden in de Online VIP Store binnen Telecom Management. De shop kan volledig worden afgestemd op de individuele eisen en wensen van een organisatie. Per gebruiker (profiel) kan dankzij instelbare autorisatiemogelijkheden ingesteld worden welke producten wel/niet besteld kunnen worden. Ook kunnen levertijden en bestelstatus online worden ingezien.
Inzicht en controle in kosten De module Control is ontwikkeld om maximale controle op en inzicht in de kosten van het mobiele verkeer binnen organisaties te verschaffen. Met deze module kan de financiële verwerking intern goed geregeld worden en worden verschillende tools aangereikt om het kostenbewustzijn van medewerkers te verhogen en de uiteindelijke kosten drastisch te verlagen. Door te werken met overzichtelijke dashboards is in één oogopslag duidelijk wat de aandachtspunten zijn. Zo geven viewpoints de opmerkelijke zaken weer, wordt er gewerkt met symbolen en kleuren om de status en indicaties te visualiseren en kan eenvoudig worden doorgeklikt naar achterliggende detailinformatie.
Het kostenbewustzijn van medewerkers verhogen Medewerkers met een mobiele telefoon van de zaak kijken doorgaans niet zo kritisch naar de kosten voor mobiele communicatie. Ze gebruiken de telefoon zowel tijdens als na werktijd om privé te bellen, te internetten en te sms’en. Niet zelden hebben ze zich, al dan niet bewust, aangemeld voor commerciële sms-diensten waarvan ze wekelijks één of meerdere dure berichten ontvangen. Omdat ze de rekening voor het gebruik van hun telefoon nooit onder ogen krijgen, maken ze zich er ook niet druk om. Het blijkt dat het verschaffen van inzicht in de kosten voor privégebruik direct kostenverlagend werkt. Telecom Management voorziet hierin door maandelijkse een e-mailnotificatie of sms naar managers en eindgebruikers te sturen.
BYOD / CYOD Een relatief nieuwe ontwikkeling is Bring Your Own Device (BYOD) en Choose Your Own Device (CYOD). Werknemers die privé de beschikking hebben over een moderne smartphone of tablet willen deze vaak ook zakelijk gebruiken. Ook komt het voor dat werkgevers het meebrengen van eigen apparatuur niet toestaan, maar wel een ruimere keuze willen
WhitepapeR
4
bieden van smartphones en tablets voor werknemer (CYOD). Een duidelijke scheiding tussen zakelijk en privé gebruik is dan noodzakelijk, zeker met betrekking tot de kosten.
Split billing: scheiden van kosten voor zakelijk en privégebruik Steeds meer organisaties kiezen er hierbij voor (een deel van) het privégebruik van mobiele telefoons door te belasten aan hun medewerkers en te verrekenen met hun salaris. Deze manier van kosten doorberekenen noemen we split billing. Aan de hand van eenvoudig te creëren en onderhouden profielen zijn er binnen de module Expense Management diverse mogelijkheden om zakelijke en privékosten te scheiden. Ook kan eenvoudig een koppeling worden gemaakt met de salaris- of financiële administratie. Afhankelijk van de functie bepaalt het management waar de scheidslijn ligt tussen zakelijke en privékosten voor mobiele telefonie. De gemaakte afspraken worden opgeslagen in het profiel van de medeweker en kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op:
• Kalenderdagen: bijv. 25-26 december privé • Dagen van de week: bijv. zaterdag en zondag privé • Tijden: bijv. tussen 18.00 en 8.00 uur privé • Bestemmingen: bijv. buitenlandse en servicenummers privé • Gesprekken naar specifieke nummers • Combinaties van bovenstaande mogelijkheden
Snel weer verbonden Niets is zo vervelend als een mobiele telefoon die defect of kwijt raakt. Zeker wanneer het toestel voor langere tijd terug moet naar de leverancier. Met Fix & Go krijgt u de zekerheid dat u zich geen zorgen hoeft te maken over reparaties en vervangende toestellen bij calamiteiten. Wij verzorgen de totale coördinatie rondom toestelreparaties en bezorgen u snel een vervangend toestel, waar u zich ook bevindt in West-Europa. Zo kunt u gewoon verder met zaken doen, terwijl wij de zorgen rondom uw defecte toestel van u overnemen. Kan een toestel niet meer gerepareerd worden, dan kan er sprake zijn van Cash en take back: tegen inlevering van het toestel ontvangt u een interessante restwaarde.
Onbezorgd zakendoen Met Fix & Go weet u vooraf ook exact waar u aan toe bent en is het risico op diefstal en beschadiging afgedekt. Gebeurt er iets met het toestel en is er sprake van diefstal, val-, stoot- of vochtschade, dan wordt er binnen vier uur een vervangend toestel bezorgd in de Benelux of binnen 24 uur in West -Europa. Schadeclaims kunnen 24/7 worden ingediend.
De mogelijkheden optimaal benutten De mogelijkheden van smartphones en tablets zijn onvoorstelbaar groot en groeien nog steeds. Het valt echter niet altijd mee om deze mogelijkheden ook optimaal te benutten. Met de module Device Management zijn gebruikers ervan verzekerd dat ze het maximale uit hun mobiele apparaat halen en dat de beveiliging goed geregeld is. Hulp is altijd dichtbij: één telefoontje naar onze Helpdesk volstaat. Denk hierbij aan zaken als het instellen van e-mail en agendafuncties, het installeren en verwijderen van applicaties, het beheer van het mobiele apparaat, de uitvoering van software-updates en support, de beveiliging van bedrijfsgegevens waaronder mail, agenda en contacten en het wissen van het mobiele apparaat bij verlies, diefstal en of achterlaten van het toestel.
telecom management
5
De zekerheid van Detron Telecom Solutions
Mobiele communicatieoplossingen worden steeds belangrijker in het hedendaagse zakenleven. Het beheer ervan wordt echter steeds complexer. Met Telecom Management van Detron Telecom Solutions besteedt u het beheer en de bijbehorende administratieve zorgen uit aan een zeer ervaren partner die helemaal thuis is op dit gebied. Daarvoor krijgt u optimale zekerheid en beschikbaarheid terug tegen lagere kosten dan wanneer u het beheer binnen uw eigen organisatie houdt.
Een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur Detron Telecom Solutions is onderdeel van de Detron ICT & Telecom Groep. Samen met onze zusterbedrijven Detron ICT Solutions en Esprit Telecom met wie wij intensief samenwerken, bieden wij u een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur. Met de professionaliteit en servicegerichtheid die u van ons gewend bent. Dankzij onze inbedding binnen de Detron ICT & Telecom Groep kunnen wij opdrachten van vrijwel elke omvang en complexiteit aan.
WhitepapeR
6
telecom management
7
telecom management
Zeker, zorgeloos en optimaal bereikbaar
De zekerheid van Detron Telecom Solutions Mobiele communicatieoplossingen worden steeds belangrijker in het hedendaagse zakenleven. Het beheer ervan wordt echter steeds complexer. Met Telecom Management van Detron Telecom Solutions besteedt u het beheer en de bijbehorende administratieve zorgen uit aan een zeer ervaren partner die helemaal thuis is op dit gebied. Daarvoor krijgt u optimale zekerheid en beschikbaarheid terug tegen lagere kosten dan wanneer u het beheer binnen uw eigen organisatie houdt.
Een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur Detron Telecom Solutions is onderdeel van de Detron ICT & Telecom Groep. Samen met onze zusterbedrijven Detron ICT Solutions en Esprit Telecom met wie wij intensief samenwerken, bieden wij u een compleet aanbod in telecom, ICT en infrastructuur. Met de professionaliteit en servicegerichtheid die u van ons gewend bent. Dankzij onze inbedding binnen de Detron ICT & Telecom Groep kunnen wij opdrachten van vrijwel elke omvang en complexiteit aan.
www.detron.nl/telecom
[email protected] Kijk voor een overzicht van onze vestigingen op onze website.
w w w . D e t r on . N L
