Nederland haalt de XBRL buit nog niet binnen. Door Ron van Ardenne Ondanks de belofte die eXtensible Business Reporting Language (XBRL) inhoudt, blijft het gebruik ervan beperkt. Softwareontwikkelaars zien XBRL als kostenpost. Ze zien over het hoofd dat gebruik van XBRL niet alleen voor hun klanten, maar ook voor hun zelf voordeel heeft, betoogt Ron van Ardenne. Administratieve lasten zijn al sinds jaar en dag een heikel punt voor het bedrijfsleven. De overheid vraagt veel informatie, en nieuwe regels lokken met regelmaat nieuwe verplicht uit te voeren werkzaamheden uit op de adminstratieve afdelingen. Dat zorgt niet alleen voor veel ergernis, maar kost ook veel geld. De opeenvolgende kabinetten zijn niet doof gebleven voor de klachten. Via een aantal programma’s is de afgelopen jaren geprobeerd te snoeien in het aantal regels. Daarnaast is serieus werk gemaakt van de inzet van ICT voor het beschikbaar maken van informatie en het stroomlijnen van informatiestromen en rapportages. Eén van de methoden daarbij is XBRL, een op XML (EXtensible Markup Language) gebaseerde open standaard voor het samenstellen en elektronisch uitwisselen van bedrijfsgegevens. XBRL Nederland en het Nederlandse Taxonomie Project roepen het al jaren, en om het hardst: “administratieve lastenverlichting voor ondernemers door middel van XBRL”. Het Nederlandse Taxonomie Project heeft ondertussen een Nederlandse taxonomie opgeleverd. Hierin worden de relevante begrippen en de relaties daartussen beschreven voor meerdere rapportages die bedrijven moeten inleveren bij de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek beschreven. Gebruik ervan zou de administratieve verwerking van deze verplichte rapportages sterk vereenvoudigen. Recent onderzoek liet zien dat gemeenten met minder dan 50.000 inwoners bij het uitwisselen van financiële rapportages gemiddeld één tot vier uur per rapportage kunnen besparen, met uitschieters tot zestien uur. Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek, de afnemers van informatie, staan te trappelen om de XBRL-rapportages in ontvangst te nemen omdat die zeer goed geautomatiseerd verwerkbaar zijn. Maar er komt bijzonder weinig binnen. Dat doet een mens zichzelf afvragen: “Wil die ondernemer dan helemaal geen administratieve lasten verlichting?” Het antwoord is: “natuurlijk wel, maar dat kan de ondernemer, of zijn adviseur, niet alleen!” Daar heeft zijn boekhouder, accountant of belastingadviseur administratieve software voor nodig die XBRL-rapportages of delen daarvan kunnen maken. En hier worden kansen gemist: de gemiddelde automatiseerder die administratieve software maakt voor de Nederlandse markt heeft de XBRL-ontwikkelingen namelijk niet geïdentificeerd als kans op voordelen voor hem en de klanten. XBRL wordt vooral gezien als extra kostenpost, waarvoor pas ‘echte’ inspanningen worden gestart als de klanten er om vragen. De klanten vragen er echter niet om; het interesseert ze niet hoe het onder de motorkap werkt, als het maar weinig kost. De automatiseerder wil echter pas aan de slag als klanten bereid zijn in de buidel te
tasten. Er moeten immers weer programmeurs aan de slag om de extra rapportage formaten uit de toch al zo complexe report module te persen. Daar laat de automatiseerder de buit liggen. XBRL biedt juist kansen op meer flexibele applicaties en meer functionaliteit terwijl ontwikkel- en beheerkosten teruglopen. Daarnaast wordt door de specifieke technische mogelijkheden van XBRL het rapportageproces voor de klanten ook nog eens efficiënter en effectiever. In gewoon Nederlands betekent dat leveranciers klanten meer kunnen bieden tegen lagere kosten. De sleutel daartoe ligt in het feit dat niet alleen XBRL-rapportages, maar ook de achterliggende XBRL taxonomieën - de programma’s van eisen en wensen ten aanzien van de uit te wisselen informatie - heel erg goed geautomatiseerd verwerkbaar zijn. Hier liggen de kansen voor de makers van administratieve software. Nagenoeg alle complexe materie die betrekking heeft op onder andere structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controleregels van deze rapportages hoeft dankzij deze mogelijkheid niet meer uitgewerkt te worden in hun software. Die hebben de softwareleveranciers gewoon cadeau gekregen met de publicatie van de Nederlandse taxonomie. Om daarvan te profiteren, hoeven de leveranciers alleen maar een koppeling te leggen tussen het gegevensmodel van de rapportages in de taxonomie en het gegevensmodel van hun eigen rapportagemodule. Dat komt neer op het geschikt maken van de rapportagemodule voor het geautomatiseerd importeren van in XBRL opgestelde taxonomieën. Zodra dit gedaan is kan de gebruiker van de module beschikken over het alle eisen en wensen, waaronder het gegevensmodel voor de rapportages, die in een taxonomie zijn gespecificeerd. Bij administratieve software die een eigen intern gegevensmodel hanteert, zoals het rekeningenschema van boekhoudsoftware, moet de ontwikkelaar vervolgens nog wel de relaties vastleggen tussen de specificaties in de taxonomie en die van het interne gegevensmodel. Als dat gedaan is, kan de eindgebruiker van de administratieve software met een druk op de knop de gewenste informatie in de XBRL-rapportage plaatsen. Vanaf dat moment kan de eindgebruiker de standaard-voordelen van de rapportagemodule genieten. Informatie die in de door de taxonomie voorgeschreven vorm zijn geïnmporteerd kunnen geautomatiseerd verwerkt worden tot formulieren waarin de te rapporteren gegevens getoond worden, zodat de gebruiker zijn rapportage kan beoordelen en zo nodig aanvullen danwel aanpassen. Vervolgens kan de module alle data met behulp van de taxonomie controleren op structuur, datatypering en controle regels alvorens ze op te slaan en of te verzenden. Door eenmaal de rapportagemodule “echt” geschikt te maken voor XBRL kunnen alle XBRL rapportage stromen ondersteund worden, bijna met een druk op de knop. Per rapportage is de enige inspanning het eenmalig realiseren van de koppeling tussen het interne - en het XBRL-gegevensmodel. Het implementeren van een veelvoud aan nieuwe rapportages wordt extreem eenvoudig. Denk hierbij aan bedrijfsschappen, banken, verzekeraars en allerhande controleurs en toezichthouders. Op die manier kan de softwareleverancier niet alleen meer doen, het kost ook nog eens minder inspanning. Een volledige XBRL-implementatie helpt immers bij het realiseren van de
koppeling ook voor de ondersteuning van een nieuwe extra rapportage. Waar voorheen dikke boeken vol berichtspecificaties nodig waren is met XBRL de complexe materie die betrekking heeft op structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controle regels van deze rapportages direct in de rapportagemodule beschikbaar en toepasbaar om koppelingen te maken en te testen. Daarnaast helpt XBRL ook nog eens bij het versiebeheer van de door de administratieve software ondersteunde rapportages. Voor volgende versies van de rapportage zullen de gemaakte koppelingen moeten worden gemigreerd. Doordat elke volgende XBRL taxonomie gedetailleerde versie-informatie in XBRL opmaak zal bevatten in een zogenaamde versielinkbase, kan veel van dat werk automatisch worden uitgevoerd. In de versie-linkbase worden zeer gedetailleerde relaties tussen verschillende versies van een zelfde taxonomie kader vastgelegd, inclusief geautomatiseerd verwerkbare verklaringen en acties van verschillen. Hierdoor wordt voor de XBRL koppel software inzichtelijk welke koppelingen geldig blijven en welke herzien of gemaakt moeten worden. Het beheer van de rapportage module wordt hiermee uitermate inzichtelijk en naar verwachting stukken goedkoper. Hoe zit het nu met die administratieve lasten? Met de nieuwe goedkopere rapportage modules kan de boekhouder of adviseur nog sneller voor meer afnemers geautomatiseerd rapportages van betere kwaliteit maken. Tel uit je winst .... en die van je klanten natuurlijk!
“Mooi verhaal, maar hoe werkt het dan echt?” De afnemers van informatie in het kader van administratieve verplichtingen kampen altijd met een bepaalde dynamiek in de gegevensmodellen. Deze dynamiek ontstaat door veranderingen in de maatschappij en diens wetten of ten gevolge van voortschrijdend inzicht. De dynamiek maken zij beheersbaar door te werken met metadatasystemen waarin deze gegevensmodellen worden vastgelegd en beheerd.
Figuur 1 metadata systeem
Om voor inkomende rapportage voor een bepaalde periode de eisen en wensen te verkrijgen wordt van het gegevensmodel in het metadatasysteem een momentopname in de tijd gemaakt. Door de eisen en wensen voor de rapportages vast te leggen in een XBRLaxonomie worden ze geautomatiseerd communiceerbaar en verwerkbaar.
Figuur 2 momentopname uit metadata naar XBRL
Als maatschappelijke ontwikkelingen of wetgeving tot aanpassing dwingen, wordt een nieuwe momentopname van het gegevensmodel in de metadata systemen gemaakt. Door
daarbij de veranderingen vast te leggen en te motiveren middels de XBRL standaard wordt een versie linkbase beschikbaar. De nieuwe eisen en wensen voor de volgende versies van de rapportages worden ook weer vast gelegd in een XBRL taxonomie. Alle in XBRL gevatte informatie, inclusief de versie linkbase, is geautomatiseerd communiceerbaar en verwerkbaar.
Figuur 3 XBRL versie linkbase
Wat betekent dit nu voor de administratieve software van rapporteurs? De “echt” voor XBRL geschikt gemaakte rapportage modules halen de XBRL taxonomie op en importeren de relevante delen ten behoeve van de koppel functie. De eerste maal wordt een volledige koppeling gerealiseerd.
Figuur 4 importeer en koppel XBRL taxonomie
Als we het koppelen in detail bekijken zien we dat de taxonomie ter ondersteuning van dit proces een schat aan informatie levert over de te koppelen gegevens, zoals bijvoorbeeld labels, documentatie, referenties en onderlinge relaties.
Figuur 5 importeer en koppel XBRL taxonomie - detail De rapportages worden vervolgens geheel of grotendeels geautomatiseerd samengesteld. In bulk of stuk voor stuk. Met behulp van de XBRL taxonomie kunnen indien gewenst “review & edit” formulieren worden gegenereerd, compleet met meertalen ondersteuning, referenties en documentatie. Uiteindelijk worden altijd de rapportages gevalideerd bij de bron en opgeslagen en of verstuurd.
Figuur 6 maak, review, edit en valideer XBRL jaarrekening
Na verloop van tijd lanceert de informatie vrager een nieuwe taxonomie en versie informatie in XBRL. De “echt” voor XBRL geschikt gemaakte rapportage modules importeren de taxonomie weer en werken de koppelingen zoveel mogelijk bij aan de hand van de versie linkbase. De maker van de koppelingen krijgt hulp bij het handmatige werk wat nog resteert.
Figuur 7 importeer en koppel 2e XBRL taxonomie Het realiseren van ondersteuning voor nieuwe rapportages is voor de maker van de administratieve software in het vervolg net zo eenvoudig als het maken van de eerste koppeling. Bij het maken van die koppeling beschikt men dankzij de taxonomie over onder andere structuur, presentatie, navigatie, referenties, documentatie en controleregels van de rapportage. Tegelijkertijd geschiedt het onderhoud bijna als vanzelf middels de versielinkbase. Nu kunnen de ontwikkelaars dus eindelijk hun creativiteit en energie stoppen in de echte cutting-edge functionaliteit waarmee hun pakket zich onderscheidt van al die anderen.
Ron van Ardenne is directeur van Batavia Business Reporting www.batavia-xbrl.com
[email protected] © 2007 Batavia XBRL BV
