Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úřední e-maily Označení materiálu: VY_32_INOVACE_MAC16 Datum vytvoření: 14. 3. 2014 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola VY_32_INOVACE_MAC16
Anotace učební materiál pro výuku obchodní korespondence
– vyřizování dopisů moderním způsobem ve formě úředního e-mailu
VY_32_INOVACE_MAC16
Metodické pokyny PPP lze použít k výkladu o zásadách správného psaní
e-mailů, samostudiu i zkoušení. V závěru prezentace jsou kontrolní otázky k výkladu, na následujícím snímku pak správné odpovědi.
VY_32_INOVACE_MAC16
Psaní e-mailů Ve firmách a na úřadech dnes převládá
elektronická komunikace. Také v e-mailech jako v písemné korespondenci je
důležité psát zdvořile, přesně, strukturovaně a bez chyb. Norma se vztahuje jen na e-maily, které se používají
jako úřední (obchodní) dopis (ne jako interní sdělení). VY_32_INOVACE_MAC16
Záhlaví e-mailu Součástí hlavičky je:
e-mailová adresa odesílatele a adresáta,
kopie a skrytá kopie, předmět (věc).
VY_32_INOVACE_MAC16
Předmět e-mailu Předmět (věc) je vhodné vždy uvádět. Lepší než
formální označení jedním slovem je předmět upřesnit - Žádost o…, Dotaz na… Zprávu lze odeslat i bez předmětu, ale v tom případě
ji adresát může vymazat bez přečtení, neboť se domnívá, že jde o počítačový vir.
VY_32_INOVACE_MAC16
Úprava e-mailu Úprava je dána formulářem, který je třeba vyplnit: E-mailová adresa odesílatele, datum odeslání a čas se
vyplní automaticky.
Posíláme-li e-mail více adresátům, používáme tzv.
skrytou kopii, aby byly chráněny jejich osobní údaje.
V otevřené kopii posíláme e-mail, jen když potřebujeme,
aby adresáti věděli, kdo všechno stejnou informaci dostal (např. kdo je pozvaný na poradu).
VY_32_INOVACE_MAC16
Oslovení Sdělení začíná vždy oslovením adresáta. Zvolíme standardní oslovení jako v tištěné korespondenci
(nevhodné je používání pozdravu, např. Dobrý den, …).
Pokud píšeme hromadný email nebo neznáme jméno,
vystačíme si například s oslovením „Vážení“ (kolegové, přátelé, studenti apod.).
Trocha gramatiky:
oslovujeme 5. pádem, nikoli prvním; oslovení oddělujeme čárkou; po oslovení začínáme malým písmenem.
VY_32_INOVACE_MAC16
Posloupnost v oslovení
oslovení funkcí, pokud ji známe: (vážený/á) pane ministře, pane řediteli, paní vedoucí, paní starostko, pane děkane (pokud má dotyčný současně titul, nepoužívá se) 2. oslovení titulem, pokud neznáme funkci: (vážená/ý) paní inženýrko, paní magistro, pane doktore, pane magistře, pane docente, … 3. oslovení příjmením: (vážený/á) pane Nováku, pane Vácho, pane Doležale, pane Krbče, paní Krejčí, paní Novotná, paní Bendová, … 1.
VY_32_INOVACE_MAC16
Text e-mailu Obsahem bývají kratší sdělení – držíme se zásady, že
každému úkolu nebo případu náleží vždy jeden samostatný e-mail. Úprava textového sloupce je stejná jako ve všech obchodních a úředních dopisech (text členěný podle myšlenek do přehledných odstavců, výčtů apod.). V textu nepoužíváme dělení slov. (Neznáme-li technické vybavení adresáta, doporučuje se psát text bez diakritiky - pak máme jistotu, že dojde v čitelném stavu bez různých čtverečků a jiných zajímavých obrázků.)
VY_32_INOVACE_MAC16
Zakončení e-mailu Zakončení zprávy zaslané e-mailem se vypíše automaticky jako celek. Obsahuje: -
pozdrav, (titul), jméno, příjmení a funkci odesílatele, název odesílající instituce, údaje o spojení s odesílatelem (číslo telefonu, faxu, e-mailovou a/nebo internetovou adresu).
VY_32_INOVACE_MAC16
Např.: S pozdravem
Mgr. Ivo Machát, Ph.D. ředitel školy Bezpečnostně právní akademie Brno, s. r. o., SŠ tel. 547 356 826, mobil 755 125 448 www.bpa-brno.cz,
[email protected]
VY_32_INOVACE_MAC16
Průkaznost identity pisatele Pro elektronickou výměnu dat je důležitá jednak
průkaznost identity partnera, jednak zabezpečení informací před zásahy. Důležitá sdělení mají být chráněna elektronickým
podpisem.
VY_32_INOVACE_MAC16
Přílohy v e-mailu - Písemnosti závažnějšího obsahu (nabídky, objednávky,
smlouvy, faktury, tabulky, grafy apod.) se zasílají v příloze.
- Pokud posíláme přílohu, je vhodné na ni v textu
upozornit (a hlavně ji nezapomenout poslat!).
POZOR! Pokud zasíláte v příloze závažný dokument, ověřte si, zda adresátovi došel. Někteří uživatelé mají nastaven režim, který nedovolí zprávám s přílohami přístup do počítače.
VY_32_INOVACE_MAC16
Příklad e-mailu
VY_32_INOVACE_MAC16
Kontrolní otázky 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Jaké údaje jsou v záhlaví e-mailu? Jak má vypadat předmět (věc)? Čím začíná text e-mailu a jaký začátek je nevhodný? Jaké písemnosti vkládáme obvykle do přílohy? Jak můžeme prokázat identitu pisatele v e-mailu? Jakými údaji bývá zakončen text e-mailu?
VY_32_INOVACE_MAC16
Řešení 1. 2.
3. 4. 5. 6.
Adresa odesílatele, adresa adresáta, kopie (skrytá kopie), předmět (věc). Věc (předmět) e-mailu uvádíme co nejpřesněji (ne pouze jednoslovně) Vždy začínáme oslovením, pozdrav jako „dobrý den“ je nevhodný začátek. Důležité dokumenty jako smlouvy, faktury, objednávky, nabídky apod. Elektronickým podpisem. Pozdrav, jméno, příjmení a funkce pisatele, název firmy, kontaktní údaje (telefon, mobil, e-mail)
VY_32_INOVACE_MAC16
Zdroje E-mail (ČSN 01 6910) [online]. [cit. 2014-03-14]. Dostupné z: http://www.severskelisty.cz/redakce/csn016910.pdf Zásady psaní e-mailu [online]. [cit. 2014-03-14]. Dostupné z: http://www.vkancelari.cz/2012/zasady-psani-emailuaneb-jak-dodrzet-korespondencni-etiketu/ Enter education. Časopis pro výuku moderní korespondence, č. 03, 2013/2014, www.casopis-enter.cz, Governance Institute, Praha.
VY_32_INOVACE_MAC16
