Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Písemnosti při řízení podniku Označení materiálu: VY_32_INOVACE_MAC11 Datum vytvoření: 28. 1. 2014 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola VY_32_INOVACE_MAC11
Anotace • učební materiál pro výuku tématu písemnosti při řízení podniku (pokyny, směrnice, oběžník)
VY_32_INOVACE_MAC11
Metodické pokyny • Lze použít k výkladu, opakování nebo samostudiu tématu písemnosti při řízení podniku. • V závěru prezentace jsou kontrolní otázky pro zopakování základních pojmů.
VY_32_INOVACE_MAC11
Písemnosti při organizaci a řízení podniku nebo také vnitropodnikové písemnosti jsou: příkazy směrnice oběžníky pokyny Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým podřízeným a spolupracovníkům v písemné formě důležitá rozhodnutí. VY_32_INOVACE_MAC11
Úprava vnitropodnikových písemností • na čistý list formátu A4, • na hlavičkový papír, • na formuláře, které mají v záhlaví předtištěný nejen název organizace, ale také označení písemnosti (Příkaz ředitele č. … Datum…). Písemnosti se číslují, rozesílají podle trvalého rozdělovníku a zakládají, aby se usnadnila kontrola jejich plnění. VY_32_INOVACE_MAC11
Stylizace vnitropodnikových písemností • Na začátku se uvádí, komu jsou určeny, a heslovité označení obsahu (k jakému účelu se vydávají) • Jasné a stručné formulace a vyjádření, aby pokyny nepřipouštěly dvojí výklad • Logické a přehledné řazení jednotlivých bodů • Bez hovorových slov a pravopisných chyb • Na konci se uvádí datum účinnosti a jméno pracovníka, který je vydal (v množených písemnostech s uvedením v. r.) VY_32_INOVACE_MAC11
Příkaz ředitele • Písemné příkazy (rozhodnutí) vydávají nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank, nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod. • Bývají konkrétně adresovány jednomu nebo několika nižším vedoucím pracovníkům. • Ukládají jim zajištění důležitého jednorázového úkolu v rámci jejich pravomoci. • Příkaz je stylizován v 1. os. č. j. (ukládám, nařizuji, stanovím …), v úvodu je odůvodnění jeho vydání, k úkolu se připojí jméno a termín splnění. VY_32_INOVACE_MAC11
Příklad příkazu •
AKADMIE MÚZICKÝCH UMĚNÍ Prof. Radoslav Hlinovský, rektor Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 tel.: 253 009 419 e-mail:
[email protected] 4. listopadu 2013
•
Všem pracovníkům odpovědným za majetek PŘÍKAZ REKTORA č. 6/2013 k řádnému zajištění inventarizace na AMU v roce 2013 Ve smyslu § 29 a 30 inventarizaci majetku a závazků zákona číslo 563/91 Sb. ukládám: 1.
Za plnění, průběh a výsledky mimořádné inventarizace odpovídá kvestorka, tajemníci, vedoucí složek a předseda Ústřední inventarizační komise (ÚIK).
2.
Dílčí inventarizační komise (DIK) zajistí inventarizaci fondů a skladů podle sestav počítače. Za žádnou inventarizaci hospodářských prostředků odpovídají předsedové DIK.
3.
Vedoucí pracovníci jsou povinni uvolnit pracovníky k provádění inventarizace, pokud jsou pověření funkcí předsedů nebo členů DIK.
4. Inventarizační komise jsou povinny zkontrolovat skutečný fyzický stav majetku, jak se s ním nakládá, jsou-li uzavřeny dohody o hmotné odpovědnosti s pracovníky, se kterými se takovéto dohody musí uzavírat podle § 176 zákoníku práce. 5. Předsedové DIK jsou povinni svolat členy svých komisí a informovat je o právech a povinnostech člena DIK. Všechny zprávy o provedení inventarizace jsou povinni předat do 15 dnů do rukou předsedy ÚIK. Účinnost: dnem vydání Radoslav Hlinovský v. r. Rozdělovník předseda ÚIK finanční účtárna rektorátu předsedové DIK tajemníci
VY_32_INOVACE_MAC11
Směrnice • Stanoví jednotný postup při důležitých organizačních opatřeních v podniku. • Mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz, jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců. • Zpracovává je kolektiv odborných pracovníků, schvaluje ředitel. • Většinou vydávají podniky seznam platných směrnic. • Týkají se např. stanovení cen, zásad personální práce, povolování práce přesčas,zajištění bezpečnosti práce. VY_32_INOVACE_MAC11
Oběžníky • Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod. • Zpravidla se jedná o sdělení, s nimiž má být seznámen velký počet pracovníků. • Na důkaz toho, že pracovníci vzali obsah oběžníků na vědomí, oběžník někdy podepisují. VY_32_INOVACE_MAC11
Příklad oběžníku •
Obchodní oddělení Drutěva Malostranské nám. 12, 118 00 Praha 1 Tel.: 222 530 943 e-mail:
[email protected] Všem vedoucím pracovníkům provozoven
3. června 2013
Oběžník č. 19/2013 Rozpis limitů zásob pro provozovny na rok 2013 - Obchodní oddělení překládá v příloze rozpis limitů zásob podle jednotlivých čtvrtletí na příští rok. Je v souladu s plánem oběžných prostředků podniku. - V zájmu plynulého platebního styku s bankou je nutné nakupovat veškerý materiál podle rozpisu plánu nákupu a fakturace.
- Pokud se některé provozovny budou potřebovat zásobit v průběhu roku určitým materiálem mimořádně, musí tuto záležitost projednat předem s obchodním oddělením. - Nepotřebné a bezobrátkové zásoby je nutno stále sledovat a spotřebovat je ve výrobě nebo odprodat.
Kamila Sedláčková v. r. vedoucí obchodního oddělení •
Četl:
VY_32_INOVACE_MAC11
Pokyny (pracovní, metodické) • Účelem pokynů je podat návod, jak postupovat při plnění různých organizačních úkolů (např. při účetní závěrce, likvidaci materiálu, inventuře). • Jsou zpravidla určeny všem pracovníkům nebo jejich širokému okruhu. • Stylizace: srozumitelné a názorné (příp. nové termíny je třeba vysvětlit) VY_32_INOVACE_MAC11
Příklad (metodického) pokynu •
KOVOMOT, a. s. Dlouhá 21, 500 02 Hradec Králové 2 tel. 496 151 278 Všem pracovníkům
23. listopadu 2013
Metodický pokyn č.. 2/2013 Hlášení změn souvisejících s pracovním poměrem Všichni pracovníci jsou ze zákona povinni hlásit zaměstnavateli všechny změny, které mají souvislost s jejich pracovním poměrem. Za opožděné nebo nedostatečné hlášení těchto změn je zaměstnavatel finančně výrazně postihován. 1. Osobnímu oddělení se oznamují tyto změny: •
- jména a příjmení - bydliště - čísla občanského průkazu - rodného čísla - národnosti - státní příslušnosti - rodinného stavu - narození dětí - dosažení dalšího vzdělání - přiznání změněné pracovní schopnosti - nástup na žádnou mateřskou dovolenou - nástup na vojenskou službu - změnu zdravotní pojišťovny - odchod do důchodu a druh důchodu (týká se pracovníků ve vedlejším pracovním poměru) 2. Mzdové účtárně je nutné ohlásit osobně nejpozději do 8 dnů:
•
- nástup do zaměstnání v průběhu pobírání rodičovského příspěvku - ukončení nebo přerušení studia dětí
Ing. Libuše Kroužilová v. r. vedoucí osobního oddělení
VY_32_INOVACE_MAC11
Otázky k tématu: 1. Jak se také označují písemnosti při organizaci a řízení podniku? 2. K čemu slouží tyto písemnosti? 3. Uveďte některé zásady stylizace těchto písemností. 4. Kteří pracovníci vydávají příkaz ředitele? 5. Čím se liší příkazy a směrnice? 6. Kdy se používá oběžník? VY_32_INOVACE_MAC11
Odpovědi: 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Vnitropodnikové písemnosti Vedoucí pracovníci v nich sdělují svým podřízeným důležitá rozhodnutí týkající se organizace a řízení firmy, instituce Jasné a stručné formulace, spisovná čeština, uvádí se, komu jsou určeny, kdo je vydal, číslují a datují se … Nejvyšší vedoucí pracovníci (ředitelé organizací, úřadů, bank, nemocnic; primátoři, rektoři, děkani apod.) Směrnice mají dlouhodobý charakter a větší rozsah než příkaz, jsou určeny širšímu okruhu zaměstnanců. Pomocí oběžníků jsou pracovníci seznamováni s nastalými změnami, s připravovanými akcemi, s novými organizačními opatřeními apod.
VY_32_INOVACE_MAC11
Zdroje •
KULDOVÁ, Olga, FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti (pro střední školy i pro širokou veřejnost). Praha: Fortuna, 1995, ISBN80-7168-192-X
•
FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008, ISBN 80-7168-924-6
•
Vzorový příkaz, pokyny, oběžník [online]. [cit. 2013-01-28] Dostupné z: http://www.vzorydokumentu.cz/2008/05/
VY_32_INOVACE_MAC11
