Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0036 Název projektu: Inovace a individualizace výuky
Autor: Mgr. Jitka Machátová Název materiálu: Úprava úředního dopisu bez předtisku Označení materiálu: VY_32_INOVACE_MAC6 Datum vytvoření: 10. 11. 2013 Vzdělávací oblast: Dokumenty v administrativní činnosti Ročník: druhý Název školy: BEZPEČNOSTNĚ PRÁVNÍ AKADEMIE BRNO, s.r.o., střední škola VY_32_INOVACE_MAC6
Anotace
učební materiál pro výuku úpravy úředních dopisů (žádostí, stížností, odvolání aj.) fyzických osob institucím na papír bez předtisku
VY_32_INOVACE_MAC6
Metodické pokyny
Učební materiál je určený k výuce nebo samostudiu tématu normalizované úpravy úředního dopisu, opakování i zkoušení. V závěru obsahuje kontrolní otázky k opakování základních pojmů, správné odpovědi jsou na následujícím snímku.
VY_32_INOVACE_MAC6
Úřední dopisy (žádosti)
jsou dopisy občanů úřadům, organizacím, podnikatelským firmám apod. jde o žádosti o povolení nebo schválení různých záležitostí, stížnosti aj. úřadům, objednávky řemeslnických prací a různých služeb podnikatelskými firmami, jejich urgence, reklamace aj. časté jsou žádosti o místo v úřadech, organizacích a firmách, výpovědi aj. odvolání vůči různým rozhodnutím úřadů a VY_32_INOVACE_MAC6 organizací
Úprava písemností
individuálně formulované, psané v 1. os. č. j. úprava na čistý list formátu A4 bloková úprava, tzn. že všechny náležitosti dopisu včetně odstavců začínají od levé svislice jednoduché řádkování levý a pravý okraj písemnosti zásadně stejně široký, na nepředtištěných listech formátu A4 okraje 25 mm Pravý okraj nezarovnaný nebo se automaticky zarovnává VY_32_INOVACE_MAC6
Náležitosti úředního dopisu záhlaví dopisu úplná poštovní adresa odesílatele a kontakty (telefon, e-mail) adresa příjemce – v adresovém bloku místo a datum věc (heslovitý obsah dopisu) - velkým počátečním písmenem (slovo „věc“ se neuvádí!), na konci bez tečky, od ostatního textu oddělena dvěma prázdnými řádky oslovení, text dopisu členěný do odstavců, pozdrav nebo závěrečná zdvořilostní věta s vynecháním prázdného řádku mezi nimi podpis (při blokové úpravě rovněž od levé svislice) přílohy - po vynechání 3-4 řádků uvedené počtem, VY_32_INOVACE_MAC6 vypsané jmenovitě apod.
Záhlaví dopisu
V záhlaví dopisu (levém horním rohu) se uvádí úplná poštovní adresa odesílatele (forma není stanovena) a kontaktní údaje (telefon nebo mobil, e-mail).
VY_32_INOVACE_MAC6
Úplná poštovní adresa odesílatele a kontaktní údaje Forma adresy
Údaje z adresy
Hana Novotná Černého 58 635 00 Brno Tel. 547 356 824 E-mail:
[email protected]
Hana Novotná 635 00 Brno, Černého 58 Tel. 547 356 824
VY_32_INOVACE_MAC6
Adresát Adresát ve formě kompletní adresy se umístí po 4-5 volných řádcích zleva: BPA Brno, s. r. o. Zoubkova 20 634 00 BRNO
VY_32_INOVACE_MAC6
Místo a datum Umístí se k pravému okraji, popř. od levé svislice jako ostatní části dopisu.
Brno 10. července 2013 V Brně 10. 7. 2013 Brno 10.07.2013 Brno 2013-07-10
VY_32_INOVACE_MAC6
Věc Slovo „věc“ se nepíše! Konkrétní věc jako stručné označení předmětu dopisu (heslovitý obsah) se píše velkým začátečním písmenem, zvýrazněná tučným písmem, bez tečky na konci odděluje se dvěma volnými řádky zdola i shora od ostatního dopisu Žádost o místo Odvolání proti nepřijetí ke studiu VY_32_INOVACE_MAC6
Oslovení
Text dopisu vždy začíná oslovením, píše se od levé svislice po 2 volných řádcích pod věcí Děláme za ním čárku, text začíná malým písmenem po 1 volném řádku:
Vážený pane řediteli, inženýre, předsedo, … Vážení obchodní partneři, přátelé, … Vážený pane Zemane, Nováku, Filipe, … Vážené dámy, vážení pánové, vážení, … VY_32_INOVACE_MAC6
Text
Píše se do odstavců jednoduchým řádkováním, všechny řádky začínají od levé svislice (úprava do bloku)
Odstavce se oddělují jedním volným řádkem
VY_32_INOVACE_MAC6
Pozdrav
Považuje se za nový odstavec, odděluje se 1 prázdným řádkem od textu Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty
S pozdravem S přátelským (zdvořilým, uctivým, srdečným) pozdravem
Těším se na Vaši odpověď a jsem s pozdravem Děkuji za brzké vyřízení žádosti a jsem s pozdravem
VY_32_INOVACE_MAC6
Podpis
Každý tištěný úřední dopis musí být vlastnoručně podepsán Podpis umístíme pod pozdrav (nebo závěrečnou zdvořilostní větu) k levému okraji Vynecháme 3 volné řádky Jméno a příjmení pisatele nevypisujeme, protože je uvedeno v záhlaví dopisu
VY_32_INOVACE_MAC6
Přílohy
Pokud k dopisu něco přikládáme, vyznačíme přílohy pod podpisem (vynecháme 2-4 volné řádky)
Pokud jsme přílohy zmínili v textu dopisu, stačí napsat: Příloha nebo 1 příloha Přílohy nebo 3 přílohy Přílohy nezmíněné v dopise vypisujeme: Přílohy nebo Životopis Životopis Kopie diplomu Kopie diplomu VY_32_INOVACE_MAC6
Otázky 1. 2. 3. 4. 5.
Co je bloková úprava dopisů? Co píšeme do záhlaví úředního dopisu předtisku? Jak vypadá „věc“? Čím vždy začíná text dopisu? Uveďte dva způsoby vyznačení příloh(y), o které jsme se zmínili v textu dopisu.
VY_32_INOVACE_MAC6
Odpovědi 1. 2. 3.
4. 5.
Všechny náležitosti dopisu se začínají psát od levé svislice. V levém horním rohu jménem a adresou odesílatele. Věc je heslovité vyjádření obsahu dopisu, píše se tučně, velkým začátečním písmenem a odděluje 2 volnými řády shora i zdola od ostatního dopisu (místa a data, oslovení). Oslovením. Napíšeme tučně slovo Příloha nebo 1 příloha (Příhohy nebo 2 přílohy).
VY_32_INOVACE_MAC6
Zdroje
FLEISCHMANNOVÁ, E., JONÁŠ, I., KULDOVÁ, O. Písemná a elektronická komunikace pro SŠ a veřejnost 2 (upraveno podle ČSN 01 6910 aktualizované v r. 2007). Praha: Fortuna, 2008, ISBN 80-7168-924-6
Úprava písemností zpracovaných textovými editory [online]. [cit. 2013-11-10]. Dostupné z: http://www.severskelisty.cz/redakce/csn016910.pdf
VY_32_INOVACE_MAC6
