Naam, functie Erwin Beers. Datum 1 augustus Spoed 4 Jeugd. Friesland. Onderwerp ORGANISATIEPLAN PILOT. Publieke versie voor de jeugdzorg

Datum

Naam, functie

1 augustus 2013

Erwin Beers

Spoed 4 Jeugd Friesland

Onderwerp

ORGANISATIEPLAN PILOT

Publieke versie voor de jeugdzorg

Datum

1 augustus 2013

INDEX

pagina

1

INLEIDING .....................................................................................................................................4

2

PROCES SPOED4JEUGD ............................................................................................................5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

3

ORGANISATIE ..............................................................................................................................8 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

4

INDICATIES ..............................................................................................................................16 REGISTRATIE ..........................................................................................................................16 FACTURERING .........................................................................................................................16 KOSTEN MELDING ....................................................................................................................16

SYSTEMEN .................................................................................................................................18 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Pagina

2

BESCHIKBAARHEID ..................................................................................................................13 INTERVIEWERS ........................................................................................................................13 TRIAGISTEN ............................................................................................................................14 KOPPEL/WERKER.....................................................................................................................14 ROOSTERING ..........................................................................................................................15 VERVANGING ..........................................................................................................................15

FINANCIËN..................................................................................................................................16 6.1 6.2 6.3 6.4

7

BINNEN KANTOORTIJD ..............................................................................................................11 BUITEN KANTOORTIJD ..............................................................................................................11 TERUGKOPPELINGEN ...............................................................................................................11 INZET AMBULANTE CRISISINTERVENTIE ......................................................................................12 INZET RESIDENTIËLE CRISISINTERVENTIE ...................................................................................12 BEREIKBAARHEIDSDIENSTEN PARTNERS ....................................................................................12 REGULIERE AANMELDINGEN .....................................................................................................12

PERSONEEL ...............................................................................................................................13 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

STRUCTUUR PROJECT................................................................................................................8 STRUCTUREN BETROKKEN PARTNERS .........................................................................................8 UITGANGSPUNTEN STRUCTUUR S4J ...........................................................................................9 KLACHTEN – MIZ ....................................................................................................................10 TRAINEN – TOERUSTEN ............................................................................................................10

BEREIKBAARHEID.....................................................................................................................11 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

5

DOELGROEP .............................................................................................................................5 OPVOLGTERMIJNEN IN TIJD.........................................................................................................5 AANMELDING.............................................................................................................................5 REGISTRATIE ............................................................................................................................5 INVENTARISATIE ........................................................................................................................6 BEOORDELING...........................................................................................................................6 TRIAGE .....................................................................................................................................6 START ZORG .............................................................................................................................6 AFRONDEN PROCES...................................................................................................................7 OVERGANGSITUATIE...............................................................................................................7

EIGENAAR DOMEINEN EN ACCOUNTS .........................................................................................18 E-MAILADRESSEN EN URL .......................................................................................................18 TELEFOONNUMMER .................................................................................................................18 SOCIAL MEDIA.........................................................................................................................20 APPLICATIE EN MODULES .........................................................................................................20

Datum

1 augustus 2013

7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 8

COMMUNICATIE.........................................................................................................................22 8.1 8.2

9

DOELGROEPEN .......................................................................................................................23 MIDDELEN...............................................................................................................................23

BIJLAGEN ...................................................................................................................................23 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8

Pagina

3

VASTLEGGEN ACTIES ...............................................................................................................20 BENADERING, AUTORISATIE EN BEVEILIGING ..............................................................................20 DELEN DOCUMENTATIE – INFORMATIE .......................................................................................21 VASTLEGGEN INFORMATIE - AUTORISATIEPROFIELEN ..................................................................21 ONTSLUITEN INFORMATIE .....................................................................................................21 MANAGEMENTINFORMATIE ....................................................................................................22 TOOLING MEDEWERKERS ......................................................................................................22

BIJLAGE 1: PROCES CLIËNTROUTE S4J.....................................................................................23 BIJLAGE 2: PROTOCOL PROCES ................................................................................................23 BIJLAGE 3: CHECKLIST INSCHRIJVEN .........................................................................................23 BIJLAGE 4: BESLISBOOM INTERVIEWER .....................................................................................23 BIJLAGE 5: BESLISBOOM BEOORDELING ....................................................................................23 BIJLAGE 6: OPLEIDINGSPLAN ....................................................................................................23 BIJLAGE 7: COMMUNICATIEPLAN ...............................................................................................23 BIJLAGE 8: EVALUATIEPLAN......................................................................................................23

Datum

1 augustus 2013

1

INLEIDING

Jaarlijks hebben honderden kinderen, jongeren en hun verzorgers in Friesland hulp nodig met een spoedeisend karakter. In Friesland zijn verschillende entrees om deze hulp te verkrijgen. Spoed4Jeugd is het beoogde antwoord op spoedsituaties waarin jeugdigen en ouders/verzorgende, snelle en adequate hulp ontvangen. De verwachting is dat dit initiatief opnamevoorkomend gaat werken en leidt tot een versnelde en verbeterde toeleiding tot hulp ten opzichte van de huidige situatie. De Raden van Bestuur van de 4 instellingen Tjallingahiem, Jeugdhulp Friesland, Bureau Jeugdzorg en GGZ Friesland / Kinnik Jeugd en Gezin hebben met het ondertekenen van een convenant zich uitgesproken voor het uitvoeren van een pilot ten behoeve van spoedeisende hulp aan jeugdigen en ouders. In deze handleiding voor de organisatie wordt een gedetailleerde omschrijving gegeven van de organisatie van Spoed4Jeugd (S4J), aangevuld met de benodigde beslisbomen, checklists, etc. Het doel van deze handleiding is dat de vier partners als gezamenlijke organisatie kunnen functioneren binnen S4J, waarbij geen interpretatieverschillen kunnen zijn over verantwoordelijkheid, bevoegdheid, mandaat en werkafspraken. Eén en ander kan de doelstelling van S4J tekort doen komen, terwijl de organisatie juist een instrument moet zijn dat het hogere doel dient. Missie Bureau Jeugdzorg, Jeugdhulp Friesland, Kinnik kind en jeugd GGZ en Tjallingahiem zetten gezamenlijk vanuit Spoed4Jeugd in op een snelle en adequate afhandeling van zorgvragen met een spoedeisend karakter. Vanuit één centrale voordeur kunnen zij kinderen en jongeren met ernstige psychiatrische, opvoeding- en gedragsproblematiek in Friesland snel de juiste hulp bieden. Visie De vier samenwerkende partijen geloven dat het organiseren van één gezamenlijke voordeur Spoed4Jeugd zal leiden tot • Snelle toeleiding naar de juiste zorg en zorgaanbieder; • • •

Pagina

4

Integrale ketensamenwerking; Afname van opnames door snellere ambulante interventies; Meer duidelijkheid voor kinderen en jongeren in spoedsituaties en hun ouders.

Datum

1 augustus 2013

2

PROCES SPOED4JEUGD

Het hoofddoel van S4J is een kwalitatief goede en logistiek snelle procesgang te bieden aan de doelgroep, waarbij de expertises van de partners samenwerken. Alle andere onderwerpen in deze handleiding staan ten dienste aan dit proces. Om die reden wordt het proces ten eerste uiteengezet in deze handleiding, zodat elke lezer vanuit dit perspectief de handleiding leest. Binnen het project wordt één definitie voor spoedeisende zaken gehanteerd: ‘Als er sprake is van een situatie waarin direct gevaar voor psychische of lichamelijke gezondheid van de jeugdige zelf of zijn verzorgende(n) is ontstaan.’ Voorbeelden daarvan zijn: • De cliënt dreigt met zelfdoding; • Er is sprake van een psychose; • Dreigende verwaarlozing en/of onveiligheid voor de jeugdige bv geen toezicht; • Duidelijke aanwijzingen dat er sprake is van seksueel misbruik of lichamelijke mishandeling; • Niet beheersbaar te maken agressief gedrag. Zie voor een processchema Bijlage Proces cliëntroute S4J en het bijbehorende protocol Bijlage Protocol proces. 2.1 Doelgroep De doelgroep voor S4J zijn alle inwoners en/of verwijzers in Friesland die te maken krijgen met een crisissituatie waarbij een kind/jeugdige betrokken is en waarbij een kind/jeugdige centraal staat. Onder jeugdige vallen alle jeugdigen tussen de 0 en de 18 jaar, ongeacht beperking van IQ of ander functioneren. 2.2 Opvolgtermijnen in tijd In het proces van S4J zijn drie termijnen onderscheiden waarin een opvolging wordt gegeven aan de melding zelf en de beoordeling van de spoedmelding: • Binnen 1 uur contact met een zorgaanbieder; • Binnen 24 uur een gestarte interventie; • Binnen 72 uur wanneer nodig reguliere zorg. 2.3 Aanmelding De doelgroep kan middels gebruik van een telefoonnummer (0800-SPOED4J) of e-mailadres zich kenbaar maken bij S4J en wordt persoonlijk te woord gestaan door een interviewer. Het traject start direct bij aanname van de telefoon, want elke melding wordt gezien als een crisissituatie zo lang niet anders is vastgesteld. Het telefoonnummer is 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar. 2.4 Registratie Gedurende een telefonisch contact binnen kantoortijd wordt ten eerste vastgesteld of er reeds zorg wordt geboden aan de cliënt. Wanneer dit zo is wordt de beller verwezen naar de betreffende zorgaanbieder, behalve wanneer een externe zorgaanbieder om een interventie verzoekt. Hiervoor heeft de interviewer een telefoonlijst van de bereikbaarheidsdienst van de partners en een lijst Centra Jeugd en Gezin in Friesland ( www.cjgfryslan.nl ) Het is echter mogelijk dat een externe zorgaanbieder zelf een verzoek indient voor een interventie in een crisissituatie, dan wordt de melding in behandeling genomen.

Pagina

5

Datum

1 augustus 2013

Buiten kantooruren wordt altijd een melding in behandeling genomen omdat de vier partners de enige jeugdzorgaanbieders in Friesland zijn die buiten kantooruren spoedeisende hulp bieden. Wanneer er nog geen zorg wordt geboden of wanneer dit onbekend is, wordt de melding altijd in behandeling genomen. Als een melding in behandeling wordt genomen, dan worden de gegevens van de beller én van betreffende kind/jeugdige geregistreerd in applicatie. Dit vindt plaats middels een checklist ( Bijlage Checklist inschrijven ). 2.5 Inventarisatie Wanneer de interviewer de NAW-gegevens van de melder en de cliënt heeft vastgelegd, wordt automatisch overgegaan op de inventarisatie die op basis van dezelfde checklist kan worden afgenomen ( Bijlage Checklist inschrijven ). Na de inventarisatie wordt het contact verbroken met de beller, waarbij een afspraak wordt gemaakt dat de beller binnen 15-20 minuten wordt teruggebeld. 2.6 Beoordeling De interviewer beoordeelt de crisissituatie na de inventarisatie. De beoordeling wordt uitgevoerd door middel van een beslisboom die automatisch het juiste zorgpad of beoordeling toewijst. De beslisboom is verwerkt in een digitale applicatie. Zie Bijlage Beslisboom interviewer voor beslisboom beoordeling. 2.7 Triage Na de beoordeling neemt de interviewer contact op met een triagist via een vast centraal telefoonnummer waar de dienstdoende triagist aan is gekoppeld. De triagist toetst samen met de interviewer de beoordeling en neemt een besluit op basis van de verkregen informatie. Triage is het beoordelen van de situatie van cliënten in een spoedsituatie en vervolgens op basis van de ernst de juiste zorg toewijzen. Dit besluit kan zijn: 1. Vaststellen zorgpad en zorgaanbieder; 2. Er is sprake van onveiligheid en/of onvrijwilligheid en er dient een koppel ter plaatse een beoordeling te doen. De triage betreft feitelijk het al dan niet vaststellen van de beoordeling door de interviewer. Dit gebeurt aan de hand van de uitkomst van de beoordeling door interviewer. De triage vindt plaats gedurende het contact met de interviewer. De uitkomst van de triage wordt vastgelegd in applicatie. Wanneer de triagist niet instemt met het advies van de interviewer, is de triagist is de gelegenheid om de digitale beslisboom opnieuw te doorlopen. Hiermee wordt de interviewer overruled en neemt de triagist beroepsverantwoordelijkheid voor de toewijzing van zorg. Na de triage neemt de interviewer contact op met de cliënt en/of melder om terug te koppelen en de volgende activiteiten door te nemen. 2.8 Start zorg Wanneer de triagist het besluit 1 neemt, dient de zorgaanbieder binnen een uur contact op te nemen met de cliënt om altijd ten eerste ambulante zorg in te zetten. De interviewer koppelt het besluit rondom inzet van zorg terug aan de melder. Daarna is de interviewer verantwoordelijk om een hulpverlener van de toegewezen zorgaanbieder in te zetten. De betreffende werker die ingeschakeld wordt, neemt kennis van de informatie die door de interviewer is

Pagina

6

Datum

1 augustus 2013

vastgelegd in de applicatie en volgt vervolgens het beleid van de eigen zorgaanbieder te volgen met betrekking tot zorgpad en registratie. Buiten kantooruren worden vanwege veiligheid altijd koppels op pad gestuurd, ook als er geen indicatie tot beoordeling op locatie wordt gegeven door de triagist. Als de triagist besluit 2 neemt, is het nodig dat ter plaatse aanvullende informatie wordt ingewonnen omdat er aanleiding is om onveiligheid of onvrijwilligheid te vermoeden. De triagist noteert eventueel specifieke vragen in de applicatie voor een in te zetten koppel. De interviewer zet een koppel van zorgaanbieders in om uit te rukken en ter plaatse informatie te verzamelen. Daarna voert het koppel een tweede maal een beoordeling uit ( Bijlage Beslisboom beoordeling ). Wanneer het koppel de beoordeling heeft uitgevoerd, nemen zij contact op met de triagist. De triage vindt plaats gedurende het telefoongesprek met het koppel. De uitkomst van de triage worden vastgelegd in applicatie en kan resulteren in twee mogelijkheden: a.

Vaststellen zorgpad en zorgaanbieder waarbij een zorgpad ingezet kan worden; • Bij besluit a. blijft een werker ter plaatse en start het zorgpad. De uitvoering van zorg en registratie vindt plaats binnen het kader van de zorgaanbieder die de zorg is gestart. Het koppel sluit de melding af in applicatie. • Wanneer bij besluit a. (in het koppel) niet een werker ter plaatse is om na beoordeling het juiste zorgpad te verlenen, wordt de juiste zorgaanbieder geactiveerd om contact op te nemen met de cliënt om het juiste zorgpad te starten. Hiervoor kan het koppel een werker bellen van de betreffende zorgaanbieder, die consignatiedienst heeft.

b.

Geen crisissituatie aan de orde voor tweede lijn. • Bij besluit b. verwijst het koppel naar het Centra voor Jeugd en Gezin of een huisarts een specifieke eerstelijns hulpverlener of andere aanbieder van reguliere zorg, waarmee de volgende dag contact kan worden gezocht ( www.cjgfryslan.nl ).

2.9 Afronden proces Het proces S4J wordt afgerond na drie mogelijke besluiten: 1. Melding binnen kantooruren waarbij reeds zorg wordt verleend aan de cliënt; 2. Een zorgpad wordt ingezet; 3. Geen spoed aan de orde is (na beoordeling) en verwezen wordt naar reguliere zorg. Wanneer het proces S4J wordt beëindigd, worden de gegevens die vastgelegd zijn in applicatie overgedragen aan de ingezette zorgaanbieders zodat zij adequate registratie ten behoeve van zorg en financiering kunnen vastleggen. 2.10 Overgangsituatie Gedurende de eerste weken of maanden na de start van S4J kan het voorkomen dat de zorgaanbieders nog steeds rechtstreeks benaderd worden door de doelgroep. Op servicegerichte manier worden deze telefoontjes of e-mails doorverbonden naar S4J. De betreffende reguliere aanmeldpunten zijn geïnstrueerd met de wijze van doorverbinden en op de hoogte van het telefoonnummer en e-mailadres.

Pagina

7

Datum

1 augustus 2013

3

ORGANISATIE

De organisatie van S4J wordt op drie wijzen uiteengezet. Ten eerste is er een projectstructuur waarin S4J wordt ontwikkeld. Ten tweede is er sprake van de bestaande organisatiestructuren van de partners die spoedeisende hulp bieden. Ten derde is er een structuur waarin S4J wordt uitgevoerd in de projectfase. Elke structuur vraagt eigen aandacht en beschrijving van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 3.1 Structuur project Het project is ingedeeld in drie fasen, namelijk de initiatieffase, ontwikkelfase en implementatiefase. Het project wordt aangestuurd door de stuurgroep, waarin de bestuurders of diens gemandateerden plaats hebben genomen (cq. directie). Dit zijn tevens de initiatiefnemers. De stuurgroep voert in de initiatieffase een breed achterbanberaad door middel van de inzet van werkgroepen. Hier worden de checklists en beslisbomen (inhoud), logistiek en financiën uitgewerkt. Bij de start van de ontwikkelfase is een projectleider aangetrokken om het initiatief uit te werken in een organisatie (betreft deze handleiding). De projectleider heeft de regie over de werkgroepen organisatie (managers), communicatie en ICT. In de werkgroepen worden de verschillende partijen door relevante functionarissen vertegenwoordigd. Er is sprake van een samenwerkingsovereenkomst tussen zorgaanbieders voor het ontwikkelen van het initiatief en voor de uitvoering van het project een opdracht aan de projectleider. 3.2 Structuren betrokken partners De betrokken zorgaanbieders hebben allen een staande organisatie waarin reeds spoedeisende hulp wordt geboden. Deze organisaties hebben allen eigen beleid en een organisatiestructuur. Deze bestaande structuren worden niet aangepast voor het project S4J, dus de directies en management blijven verantwoordelijk voor de eigen teams. Er is sprake van een horizontale verbinding ten gunste van het welslagen van het project, op basis van de samenwerkingsovereenkomst. Naast de verbinding op inhoud en management, is ook verbinding tot stand gebracht in de ondersteuning. Dit betreft met name de communicatie en ICT.

Pagina

8

Datum

1 augustus 2013

3.3 Uitgangspunten structuur S4J Binnen S4J worden de verantwoordelijkheden gezamenlijk gedragen. Dit wordt zichtbaar op de volgende momenten: Inhoudelijk • De dienstdoende triagist is verantwoordelijk en heeft mandaat om een besluit te nemen binnen de kaders van de beslisboom. Dit mandaat is door alle zorgaanbieders verstrekt, naast de beroepsverantwoordelijkheid die de triagist heeft (BIG). • De interviewer en het koppel geven objectief advies en een beoordeling dat de triagist aanneemt. • De hulpverlener van een zorgaanbieder is verantwoordelijk voor eigen zorgpad nadat deze door de triagist is geïndiceerd. S4J/triagist heeft geen inspraak in het zorgpad, maar voert de snelle toeleiding uit. Bedrijfsvoering • De projectleider en werkgroep managers acteren als het MT van de uitvoering van project S4J en zijn zodoende aanspreekbaar. • De directie van zorgaanbieders zijn verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van triagisten. • De managers zijn verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van interviewers en werkers die kunnen uitrukken. • De managers zijn verantwoordelijk voor deugdelijke registratie en wanneer nodig een geldig IB.

Pagina

9

Datum

1 augustus 2013

Communicatie • De afdelingen communicatie van partners communiceren niet op eigen initiatief over S4J; dit gebeurt altijd vanuit het project, werkgroep Communicatie en loopt via de projectleider. De werkgroep kan uiteraard wel initiatief nemen en adviseren om te communiceren. Er wordt een apart communicatieplan opgeleverd. ICT • Een applicatie wordt beschikbaar gesteld door een externe partij. De partner Kinnik heeft deze partij gecontracteerd namens de stuurgroep S4J. Het functioneel beheer wordt gevoerd door Jeugdhulp Friesland. 3.4 Klachten – MIZ Elke zorgaanbieder heeft eigen beleid rondom klachten en MIZ. Wanneer een zorgpad is gestart is het beleid van de uitvoerende zorgaanbieder vigerend. Wanneer tijdens de uitvoer van het proces S4J sprake is van een klacht of incident, wordt dit teruggebracht naar de medewerker die te koppelen is aan de klacht of het incident. Dit kan de interviewer, de triagist of een werker zijn. Afhankelijk van wie dit betreft, wordt het beleid van de werkgevende zorgaanbieder als vigerend verklaard. De betreffende medewerker dient het protocol van eigen werkgever te volgen zoals dit bij hem/haar bekend is via reguliere wegen. De managers brengen naast de reguliere protocollen, de melding in op het MT S4J. De projectleider koppelt dit terug aan de stuurgroep. 3.5 Trainen – toerusten Er dient op verschillende niveaus informatie te worden verstrekt over de volgende zaken: a. Procesgang van S4J; b. Applicatie van S4J (applicatie); a.

b.

Het proces en protocol inclusief de checklist wordt eenmalig bij de start van S4J aan de interviewers1, triagisten, managers en behandelverantwoordelijken van zorgaanbieders getraind. Wanneer daarna wijzigingen in de doelgroep optreden is de betreffende manager verantwoordelijk om bilateraal de informatie over te dragen. De applicatie wordt eenmalig aan de interviewers, triagisten en managers gepresenteerd door de functioneel beheerder. Hierin wordt de werking, de autorisatie en de benadering van de applicatie uitgelegd. Na wijzigingen in de doelgroep is de functioneel beheerder beschikbaar om bilateraal in deze informatie te voorzien. De manager van de medewerker verzorgt een afspraak tussen de medewerker en de functioneel beheerder.

Zie ook Bijlage Opleidingsplan

1

Inclusief medewerkers voordeur van de partners

Pagina

10

Datum

1 augustus 2013

4

BEREIKBAARHEID

S4J is bereikbaar via telefoonnummer 0800-SPOED4J (0800-7763345) en e-mailadres [email protected] . De triagisten zijn bereikbaar via een vast telefoonnummer dat automatisch dagelijks wordt doorgeschakeld naar de triagist op basis van een rooster. 4.1 Binnen kantoortijd S4J is binnen kantoortijden bereikbaar, dat wil zeggen tussen: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag

09.00 – 17.00 uur 09.00 – 17.00 uur 09.00 – 17.00 uur 09.00 – 17.00 uur 09.00 – 17.00 uur

Gedurende kantoortijden zijn er interviewers beschikbaar om een melding aan te nemen. Gezien het volume meldingen op jaarbasis moet altijd een lijn vrij zijn om een melding aan te nemen. De bezetting tijdens kantoortijd wordt uitgevoerd door medewerkers van de afdeling Centrale Toegang van BJZ die de rol van interviewer innemen. Deze medewerkers zijn ervaren en getraind om dergelijke meldingen aan te nemen. Voorts zijn ze reeds beschikbaar zonder bijzondere organisatieaanpassingen. Medewerkers van andere partners kunnen aanschuiven op de CT om deel te nemen als interviewer en tevens de kennis, ervaring en expertise onderling uit te wisselen. 4.2 Buiten kantoortijd S4J is bereikbaar buiten kantoortijden, dat wil zeggen van: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Maandag

17.00 – 09.00 uur 17.00 – 09.00 uur 17.00 – 09.00 uur 17.00 – 09.00 uur 17.00 – 09.00 uur 09.00 – 00.00 uur 00.00 – 00.00 uur 00.00 – 0.900 uur

De bereikbaarheid buiten kantoortijd wordt uitgevoerd door de achterwacht/bereikbaarheidsdienst van BJZ Friesland. Deze achterwacht voert de rol van interviewer uit. 4.3 Terugkoppelingen Gedurende het proces van S4J wordt op verschillende momenten een terugkoppeling gegeven. Deze terugkoppelingen zijn telefonisch en vinden bij voorkeur plaats binnen 15 minuten. • Terugkoppelingen van de triagist naar de interviewer gebeuren zo snel mogelijk. • Terugkoppelingen van het koppel naar de triagist gebeuren zo snel mogelijk. • Terugkoppeling aan de melder door de interviewer gebeurt (na overleg met triagist) zo mogelijk binnen 30 minuten nadat de melding is gedaan. • Wanneer terugkoppelingen gedurende het proces lijken te vertragen wordt verwacht dat betrokkenen zelf opnieuw contact zoeken. • Wanneer terugkoppelingen uitblijven zorgt de interviewer ervoor dat er wel contact blijft tussen de interviewer en de cliënt, ook al is er nog geen nieuws. Pagina

11

Datum

1 augustus 2013

4.4 Inzet ambulante crisisinterventie Elke partij heeft een medewerker beschikbaar middels consignatiedienst om direct ambulante crisisinterventie in te zetten volgens eigen zorgpad. Deze werker kan rechtstreeks ingezet worden door de interviewer of het koppel nà toetsing en besluitvorming door de triagist. Er is geen sprake van inschakelen van een tussenliggende beoordeling/bereikbaarheidsdienst, de triage heeft immers plaatsgevonden. Buiten kantooruren worden vanwege veiligheid altijd koppels op pad gestuurd, ook als er geen indicatie tot beoordeling op locatie wordt gegeven door de triagist. Dit koppel wordt bepaald door de uitkomst van de beoordeling (betreffende zorgaanbieder) samen met BJZ. 4.5 Inzet residentiële crisisinterventie De partners Kinnik, Tjallingahiem en Jeugdhulp Friesland hebben residentiële crisisplaatsen beschikbaar om cliënten direct op te nemen wanneer dit noodzakelijk blijkt. Er kan alleen een beroep gedaan worden op deze plaatsen door een hulpverlener van de eigen organisatie, die door S4J ingezet is in een spoedeisende zaak. Het beleid van de eigen organisatie wordt gevolgd om te plaatsen op een crisisbed, omdat het feitelijk een interne procedure betreft. 4.6 Bereikbaarheidsdiensten partners De zorgaanbieders die deelnemen aan S4J hebben naast de gedeelde voordeur voor spoedeisende zaken ook de beschikking over een reguliere bereikbaarheidsdienst. Deze bereikbaarheidsdienst is beschikbaar voor de interviewer om melders door te sturen wanneer zij reeds in zorg zijn bij de betreffende zorgaanbieder (eerste stap proces). 4.7 Reguliere aanmeldingen De zorgaanbieders die deelnemen aan S4J hebben de beschikking over een regulier aanmeldpunt. Dit aanmeldpunt is beschikbaar voor de interviewer om aanmeldingen te doen die na triage regulier blijken te zijn. De reguliere aanmelding wordt gedaan door de spoedaanmelding af te ronden, waarbij de gegevens van de cliënt via de mail naar de zorgaanbieder worden verzonden.

Pagina

12

Datum

1 augustus 2013

5

PERSONEEL

Het personeel dat ingezet wordt voor S4J betreft personeel van alle vier partners die reeds werkzaam zijn binnen spoedeisende hulp in eigen organisatie. Deze medewerkers worden deels binnen eigen financiering beschikbaar gesteld en deels vanuit een SIF-subsidie gefinancierd. 5.1 Beschikbaarheid De beschikbaarheid van personeel wordt geregeld door de eigen leidinggevenden van de medewerkers. Dat betekent dat managers de beschikbaarheid van interviewers en werkers regelen en directies de beschikbaarheid van triagisten. Op deze wijze blijft de lijnaansturing in tact en verhoogd de effectiviteit binnen het project. Elke geldende CAO van betrokken partners heeft richtlijnen voor vergoedingen voor consignatiediensten en vergoedingen voor werken naar aanleiding van consignatie. De CAOrichtlijnen van eigen werkgever zijn van kracht voor de medewerkers die ingezet worden. De manager van de betreffende medewerker regelt de verwerking van de vergoeding. De CAOrichtlijnen en interne procedures zijn bekend onder de managers. Wanneer medewerkers ingezet kunnen worden voor S4J is dat middels een brief geïnformeerd. Deze brief omschrijft de beschikbaarheid, het doel, de vergoeding en de termijn dat dit aan de orde is. Er is geen sprake van wijzigingen arbeidsovereenkomsten, de mogelijkheden van consignatie zijn conform CAO vastgelegd. 5.2 Interviewers De interviewers zijn HBO-professionals die actief zijn binnen de spoedeisende hulp van de betrokken organisaties. In de projectfase betreffen dit de medewerkers die werkzaam zijn bij de Centrale Toegang en Bereikbaarheidsdienst van BJZ. Deze interviewers zijn tijdens kantooruren, gedurende de projectfase, beschikbaar gesteld binnen de staande organisatie. De interviewers werken gezamenlijk in één team om de wederzijdse ervaring en kennis uit te wisselen. De fysieke werkplek van de interviewers is bij BJZ; Kinnik en JHF stellen medewerkers voor bepaalde dagdelen beschikbaar voor ervaringsuitwisseling. De manager van de Centrale Toegang organiseert de samenwerking op de werkvloer in overleg. De interviewers zijn bekend met (zie bijlagen): • Proces S4J; • Checklist; • Beslisboom beoordeling; • Applicatie; • Zorgpaden zorgaanbieders; • Structuur bereikbaarheidsdiensten zorgaanbieders; • Lijst Centra Jeugd en Gezin in Friesland (www.cjgfryslan.nl); • Reguliere aanmeldprocedures zorgaanbieders.

Pagina

13

Datum

1 augustus 2013

5.3 Triagisten Triage is het beoordelen van de situatie van cliënten in een spoedsituatie en vervolgens op basis van de ernst de juiste zorg toewijzen. De triagisten zijn BIG-geregistreerde professionals die actief zijn binnen de spoedeisende hulp van eigen organisatie. Wanneer er sprake is van professionals binnen de spoedeisende hulp die niet BIG-geregistreerd zijn, dan wordt een verlengde-arm-constructie toegepast met een professional die wel BIG-geregistreerd is. Een verlengde-arm-constructie wordt door de zorgaanbieder zelf geborgd. De triagisten worden door alle vier partners geleverd. Een dienst betreft 24 uren, van 09.00 uur tot 09.00 uur. Wanneer de triagisten ook deelnemen aan structurele bereikbaarheidsdiensten binnen eigen organisatie kunnen zij daarvan vrijgesteld in overleg met leidinggevende. De triagisten zijn bekend met (zie bijlagen): • Proces S4J; • Beslisboom beoordeling; • Applicatie; • Zorgpaden zorgaanbieders; • Structuur bereikbaarheidsdiensten zorgaanbieders. 5.4 Koppel/werker De koppels worden samengesteld uit de ambulant werkers die door alle vier partners beschikbaar gesteld. Dit betreffen dezelfde ambulant werkers die ook ingezet worden wanneer er direct een zorgpad wordt ingezet. BJZ: Team Spoedeisende Hulp Kinnik: Crisisteam (kantoortijden)/ Friesland Spoed (buiten kantoortijden) JHF: Ambulante Spoedhulp en Families First Tjallingahiem: Intensieve Orthopedagogische Gezinsondersteuning Deze professionals zijn beschikbaar gesteld om 24 uur per dag, 7 dagen per week uit te kunnen rukken wanneer tijdens de triage hiertoe besloten wordt. De koppels worden gevormd naar aanleiding van de beslisboom ( Bijlage Checklist inschrijven ). De medewerkers moeten uitrukken na één van de volgende besluiten: 1. Triagist beslist tot inzet van een zorgpad en een hulpverlener dient beschikbaar te zijn om zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de cliënt (de interviewer schakelt de hulpverlener in). 2. Triagist besluit tot inzet van een koppel voor een beoordeling ter plaatse omdat onveiligheid en/of onvrijwilligheid aan de orde lijkt; De medewerkers worden ingeroosterd en hebben gedurende 24 uren een dienst, van 09.00 uur tot 09.00 uur. De medewerkers zijn bekend met: • Beslisboom beoordeling; • Applicatie; • Telefoonnummer triagist; • Zorgpad eigen zorgaanbieder; • Structuur bereikbaarheidsdiensten zorgaanbieders; • Lijst Centra Jeugd en Gezin in Friesland (www.cjgfryslan.nl).

Pagina

14

Datum

1 augustus 2013

5.5 Roostering Interviewers De inzet van interviewers binnen kantooruren wordt georganiseerd binnen de bestaande beschikbaarheid bij BJZ (medewerkers Centrale Toegang). De betreffende managers zijn hier verantwoordelijk voor, waarbij de manager van BJZ functioneel leiding geeft op de werkvloer. De inzet van interviewers buiten kantooruren wordt georganiseerd binnen de bestaande beschikbaarheid bij BJZ (medewerkers Bereikbaarheidsdienst). De betreffende managers zijn hier verantwoordelijk voor, waarbij de manager van BJZ functioneel leiding geeft op de werkvloer. Triagisten De managers roosteren binnen een rooster de beschikbare triagisten van eigen organisatie in. Hiervoor wordt de roostering gebruikt in de applicatie en is raadpleegbaar voor de gebruikers van de applicatie. De triagisten en managers zijn samen verantwoordelijk voor een dekkend rooster, eventueel met een schaduwrooster. Koppel/werker De eigen manager van de medewerker stelt een rooster op van beschikbare medewerkers. Hiervoor wordt de roostering gebruikt in de applicatie en is raadpleegbaar voor de gebruikers van de applicatie. 5.6 Vervanging De vervanging van interviewers is geregeld omdat de bezetting van interviewers binnen twee staande organisaties reeds regulier is belegd, namelijk de Centrale Toegang en de Bereikbaarheidsdienst van BJZ De vervanging onder triagisten is de verantwoordelijkheid van triagisten zelf, in combinatie met diens leidinggevenden. Ten eerste is een triagist verantwoordelijk om zelf een vervangende triagist te informeren en de dienst over te dragen, hiervoor is een triagist beschikbaar in een schaduwrooster. Wanneer dit niet mogelijk is dient de leidinggevende de vervangende triagist te bellen. De vervanging van koppels/werkers is de verantwoordelijkheid van de manager van het team.

Pagina

15

Datum

1 augustus 2013

6

FINANCIËN

Elke zorgaanbieder heeft zijn eigen financiering: Kinnik: Zorgverzekeringswet middels DBC waar elke verrichting gedeclareerd kan worden; JHF: Provinciale subsidie gebaseerd op gemiddeld percentage bezetting per module en moduletarief; Tjallingahiem: AWBZ gebaseerd werkelijke bezetting en gekoppeld ZZP-tarief en zorgverzekeringswet middels DBC’s BJZ: Provinciale subsidie gebaseerd op werkelijke aantallen en een tarief. Deze wijze van financiering en tevens de (officiële) verantwoording van de inzet van zorg, blijven ongemoeid. De schotten tussen de financieringstromen maken dat er nauwkeurig gekeken moet worden welke zorgaanbieder op welk moment zijn inzet kan declareren. Het uitgangspunt is dat elke zorgaanbieder binnen eigen kaders de uitvoering van zorg declareert én dat elke zorgaanbieder zelf verantwoordelijk is voor een legitimatie voor ‘start zorg’. Dat kan een indicatiebesluit of verwijzing zijn. 6.1 Indicaties De ingezette zorg van de zorgaanbieders Kinnik, JHF en Tjallingahiem behoeven een verwijzing of indicatie voor een financieel verantwoordingskader. Dit betreft: Kinnik: verwijzing door professional uit beroepsgroep; Tjallingahiem: indicatie door CIZ JHF: voor spoedeisende zorg is geen indicatiebesluit noodzakelijk De zorgaanbieders zijn zelf verantwoordelijk voor het verkrijgen van een juiste verwijzing of indicatie. Na het aanmeldproces S4J vindt er altijd een reguliere aanmelding plaats door vanuit applicatie de cliëntkaart naar de voordeur van de betreffende organisatie te mailen. Op basis van deze aanmelding dient de zorgaanbieder zelf te voorzien in een verwijzing of indicatie. 6.2 Registratie Omdat elke zorgaanbieder haar eigen reguliere zorgpad inzet, waarvoor productieafspraken zijn gemaakt met de subsidiënt, wordt de ingezette zorg conform eigen beleid geregistreerd. 6.3 Facturering Er is geen sprake van onderlinge facturering ten behoeve van ingezette zorgpaden, omdat de kosten van ingezette zorg door elke zorgaanbieder zelf binnen reguliere financiering plaatsvindt. De kosten die gemaakt worden ten behoeve van het project, kunnen na goedkeuring door respectievelijk de projectleider en de stuurgroep worden verrekend aan Kinnik als budgethouder van de geoormerkte subsidie van het project. 6.4 Kosten melding Elke melding heeft dezelfde structuur op basis van het vastgestelde proces. De kosten van een melding worden in de projectfase niet doorbelast of separaat ergens in rekening gebracht. De reguliere inkomsten van de zorgaanbieders worden deels in de projectfase als dekking beschouwd en deels vergoed uit de subsidie wanneer dit niet binnen reguliere financiering past.

Pagina

16

Datum

1 augustus 2013

De kosten van het meldingsproces zijn als volgt opgebouwd: Berekening meldproces Spoed4Jeugd Totale instroom (aantal) waarvan binnen kantoortijd waarvan buiten kantoortijd Uurtarief SPV Uurtarief schaal 65 (CAO GGZ) Aantal inzet zorgaanbieder na 1e triage Aantal inzet zorgaanbieder na 2e triage Gemiddelde toeslag buiten kantoortijd Overhead Frictiekosten beschikbaarheid

Melding aannemen door interviewer Triage Terugkoppeling door triagist Terugkoppelen aan melder door interviewer Na 1e triage - koppel inzetten door interviewer Koppelinzet beoordeling ter plaatse (2 hulpverleners) Terugkoppeling aan triagist Triage Na triage - hulpverlener inzetten Aannemen aanmelding Subtotalen Overhead Frictiekosten beschikbaarheid Totale kosten Gemiddelde kosten per instroom

Pagina

17

350 240 110 € 40 € 47 75% 25% 35% 35% 100%

69% 31%

Aantal Aantal minuten 350 60 350 20 350 10 350 10 87,5 5 87,5 300 87,5 15 87,5 10 262,5 10 262,5 10

Kosten binnen Uurtarief Kosten kantoortijd € 40 € 40 € 9.600 € 47 € 16 € 3.733 € 47 €8 € 1.867 € 40 €7 € 1.600 € 40 €3 € 200 € 40 € 200 € 12.000 € 40 € 10 € 600 € 47 €8 € 467 € 40 €7 € 1.200 € 40 €7 € 1.200 € 32.467 € 11.363 € 32.467 € 76.297

Kosten buiten kantoortijd € 5.940 € 2.310 € 1.155 € 990 € 124 € 7.425 € 371 € 289 € 743 € 743 € 20.089 € 7.031 € 20.089 € 47.209 € 353

Datum

1 augustus 2013

7

SYSTEMEN

7.1 Eigenaar domeinen en accounts Voor project S4J worden verschillende telefoonnummers, domeinen en accounts vastgelegd. Deze worden bij één partij ondergebracht zodat er overzicht blijft tussen de verschillende systemen. Het functioneel beheer van al deze systemen wordt bij één partij ondergebracht. Het eigendom van de verschillende domeinen, accounts en abonnementen behoren het project toe, dit is vastgelegd in een addendum bij de samenwerkingsovereenkomst. 7.2 E-mailadressen en URL Voor S4J zijn door Jeugdhulp Friesland vier domeinen vastgelegd, namelijk: www.spoed4jeugd.nl www.spoed4friesejeugd.nl www.spoedjeugd.nl www.spoedfriesejeugd.nl Het domein dat gebruikt wordt is www.spoed4jeugd.nl, de andere domeinen zijn doorgelinkt naar dit domein. Er worden twee e-mailadressen gecreëerd voor S4J, namelijk: [email protected] [email protected] Beide e-mailadressen komen binnen in een mailbox die geïntegreerd is in een applicatie. Wanneer een interviewer dienst heeft, is hij/zij verantwoordelijk voor het verwerken van de email.

7.3 Telefoonnummer Het telefoonnummer wordt beschikbaar gesteld door Jeugdhulp Friesland en luidt 0800-SPOED4J (0800-7763345). Jeugdhulp Friesland zorgt voor de automatische doorschakeling van het nummer naar BJZ. Deze schakeling wordt ingepland in een webtool die het mogelijk maakt routering van een telefoonlijn te plannen (www.belfabriek.nl) op basis van de roostering van de interviewers. Telefoonnr. BJZ binnen kantooruren: 058 – 2 333 797 Telefoonnr. BJZ buiten kantooruren: 058 – 2 333 796 Jeugdhulp Friesland draagt zorg voor de beschikbaarheid van dit nummer zodat er geen sprake is van het feit dat er om technische redenen S4J niet bereikbaar is. Hiertoe heeft Jeugdhulp Friesland een beheerder aangesteld en een onderhoudscontract gesloten. De kosten van telefoonnummer en onderhoud worden gedragen in het project S4J. In de applicatie is een telefoonrooster beschikbaar, waardoor alle organisaties en de triagisten met een centraal nummer bereikbaar zijn. In de applicatie zijn vijf telefoonnummers opgenomen die gekoppeld zijn aan het rooster van een organisatie en de triagisten. De managers van de organisaties zijn verantwoordelijk voor de roostering. Door hulpverleners en triagisten in te roosteren, zijn de betreffende mensen direct geschakeld aan het centrale nummer van hun organisatie.

Pagina

18

Datum

1 augustus 2013

Beheer rooster De manager is verantwoordelijk voor de doorschakeling van het centrale nummer van de eigen organisatie, voor zowel de werkers als de triagisten. De schakeling wordt gedaan door in het rooster een medewerker te koppelen op een bepaalde dag. In het rooster kan op een dag geklikt worden en dan verschijnt een menu om medewerkers in te roosteren. Om ingeroosterde medewerkers te wijzigen of om tijden aan te passen, kan wederom op de dag geklikt worden en dan kan op de naam van de medewerker geklikt worden. Voorts kan van de ingeroosterde medewerker en dienst gewijzigd of verwijderd worden. Wanneer een werker of triagist is ingeroosterd, is het centrale organisatienummer direct geschakeld naar het nummer van de dienstdoende medewerker. De schakeling gaat naar het nummer dat hij/zij in het eigen profiel heeft opgeslagen. Alle werkers van de eigen organisatie (die in het systeem werken) én die een telefoonnummer in hun profiel hebben staan, kunnen worden geselecteerd in het rooster. De manager is verantwoordelijk voor een dekkend rooster. Wanneer het rooster niet dekkend is, wordt 5 dagen van te voren via de mail een signaal gegeven. Als de manager een omissie in het rooster niet oplost, wordt het centrale nummer van eigen organisatie naar de manager gerouteerd. In het rooster van de triagisten is het alleen mogelijk om op bepaalde dagen triagisten in te voeren. Dit verschilt per organisatie, zodat er sprake is van een evenredige verdeling van belasting. De dagen dat er een triagist geleverd moet worden, zijn in het rooster herkenbaar aan een blauwe omlijsting van de dagen – op de andere dagen kan geen triagist worden ingeroosterd. In het rooster van de triagisten kunnen alleen de triagisten van de eigen organisatie worden ingeroosterd. Het is in de nieuwe release aan de eigen organisatie om te besluiten welke triagisten ingezet worden en met hoeveel triagisten wordt gewerkt. De voorwaarde is dat een triagist een gebruikersprofiel moet hebben met een ingevuld telefoonnummer om ingeroosterd te worden. De twee roosters van werkers en triagisten kunnen benaderd worden middels het rolmenu rechtsboven in beeld, waar het telefoonnummer en de naam van de organisatie worden getoond. De managers kunnen alleen het rooster van eigen organisatie en van de triagisten zien. Beheer eigen nummer Wanneer een werker of triagist is ingeroosterd, wordt het centrale organisatienummer geschakeld naar het nummer dat de werker of triagist heeft ingevoerd in zijn of haar eigen gebruikersprofiel. Hier draagt de werker of triagist zelf de verantwoordelijkheid om een juist nummer in te voeren. Wijzigingen vanwege nieuwe telefoons o.i.d. moeten door de betrokkenen dus zelf verwerkt worden! Het is mogelijk dat een werker of triagist tijdelijk een ander nummer invult, van bijvoorbeeld een leentelefoon, een mobiele telefoon voor privégebruik, etc. SMS Bij aanvang van een dienst ontvangt de dienstdoende werker of triagist een sms met de tekst ‘uw dienst voor Spoed4Jeugd begint nu’. Bij afloop van de dienst ontvangt de werker of triagist een sms met de tekst ‘uw dienst voor Spoed4Jeugd is nu geëindigd’. Ook de manager ontvangt deze sms als hij/zij verzuimd heeft iemand in te roosteren en de telefoon dus naar de manager staat geschakeld. Raadpleging rooster Het telefoonrooster is raadpleegbaar om de roostering van collegae van de organisaties te zien.

Pagina

19

Datum

1 augustus 2013

7.4 Social Media Gedurende het project zal met terughoudendheid gebruik worden gemaakt van social media. Hiervoor worden accounts aangemaakt op Facebook en Twitter. Jeugdhulp Friesland zal als functioneel beheerder deze accounts aanmaken en beheren. Accounts: • Facebook: spoed4jeugd • Twitter: spoed4jeugd Deze social media wordt vooreerst niet actief ingezet, de nieuwsstroom zal via de bestaande social media van de partners plaatsvinden. 7.5 Applicatie en modules De applicatie die wordt gebruikt om een melding bij S4J op juiste wijze te verwerken, bestaat uit zes onderdelen: 1.

2. 3. 4. 5.

6.

Cliënten i. Aanmelding (o.b.v. checklist); ii. Overzicht cliëntkaarten Takenlijst workflow; Documenten; Email; Management; i. Telefoonroostering ii. Gebruikersbeheer iii. Managementinformatie Profielbeheer van gebruiker

7.6 Vastleggen acties Elke registratie of wijziging die in de applicatie wordt gedaan komt voort uit een taak die wordt toegewezen. De afwikkelingen van een taak wordt opgeslagen waarbij tijd en naam wordt vastgelegd. Hierdoor is altijd volgbaar voor elke gebruiker wie de meest recente informatie heeft ingevoegd en hoe lang het proces heeft geduurd. Een triagist is altijd in de gelegenheid om een beoordeling die uitgevoerd is door een interviewer of koppel te herzien. Hiervoor moet altijd opnieuw de beslisboom doorlopen worden. Interviewers, koppels en triagisten zijn in de gelegenheid om geregistreerde gegevens bij te stellen om zo mogelijk de meest actuele en juiste informatie te verzamelen. 7.7 Benadering, autorisatie en beveiliging De applicatie is een volledige webbased applicatie en beschikbaar in een recente internetbrowser. Op de website kan middels een login-portal toegang worden verkregen in de online-applicatie. De applicatie wordt beheerd door een beheerder vanuit de organisaties. Met de leverancier is een overeenkomst gesloten waarin alle relevante beveiliging, autorisatie en eigendom data zijn vastgelegd. Naast dat de applicatie is geleverd als webbased applicatie, wordt deze ook aangeboden als zogenaamde app. De app wordt gebruikt op een iPad en wel door de triagist (zie tooling). De iPads worden voorzien van de beveiliging Airwatch (geleverd door JHF), waarmee de beheerder op afstand de iPad kan beheren.

Pagina

20

Datum

1 augustus 2013

7.8 Delen documentatie – informatie Om project S4J voldoende te kunnen voorzien van adequate informatie zijn relevante documenten beschikbaar in de applicatie voor elke gebruiker. betreffen de volgende documenten: • Handleiding S4J; • Bijlagen handleiding; • Outlines van trainingen; • Roosters; • Telefoonnummers. Documenten kunnen door de applicatiebeheerder worden toegevoegd, verwijderd of aangepast. 7.9 Vastleggen informatie - autorisatieprofielen Binnen de applicatie wordt verschillende informatie vastgelegd, namelijk: • Intellectueel eigendom (checklist en beslisboom); • Data (invoer gegevens); • Documenten (middels upload); • E-mailverkeer; • Output (managementinformatie en registratie-input). Het eigendom van al deze gegevens behoort aan de vier partijen die deelnemen in S4J. Back-up wordt behouden gedurende de looptijd van het project. De profielen die gekoppeld worden aan de inloggegevens van de verschillende functies zijn: Profiel/module

Cliënten

Beslisbomen

Takenlijst

Documenten

Email

Interviewer

Write

Write

Write

Read-only

Triagist

Write

Write

Write

Read-only

Koppel

Write

Write

Write

Read-only

Man.info

Telefoonrooster

Gebruikerbeheer

Write

No access

Read-only

No access

No access

Read-only

Read-only

No access

No access

No access

Read-only

No access

Manager

Read-only

No access

Read only

Read-only

Read-only

Read-only

Write

No access

Admin

Write

Write

Write

Write

Write

Read only

Write

Write

7.10 Ontsluiten informatie De applicatie voorziet in een automatische ontsluiting van de geregistreerde informatie aan de ingezette zorgaanbieder(s). Aan het einde van een proces dient de interviewer een keuze te maken welke zorgaanbieders de informatie moeten ontvangen. Deze informatie wordt in een PDF-bijlage verzonden naar de reguliere aanmeldpunten van de betreffende zorgaanbieders o.v.v. ‘melding Spoed4Jeugd’. De informatie die verzonden wordt bestaat uit alle geregistreerde informatie en de gemaakte besluitvorming. De zorgaanbieders zijn voorts zelf verantwoordelijk om de gegevens te verwerken in de eigen registratiesystemen. De informatie wordt middels een PDF-bijlage in een e-mail verzonden aan: JHF: Stafbureau Match [email protected] Kinnik: Voordeurteam [email protected] BJZ: Centrale Toegang [email protected] Tjallingahiem: Client Service Bureau [email protected]

Pagina

21

Datum

1 augustus 2013

7.11 Managementinformatie In de projectfase wordt wekelijks managementinformatie verstrekt aan het MT S4J middels een automatisch gegenereerde email naar de managers en de projectleider. De projectleider rapporteert in de stuurgroep de managementinformatie. Tevens is de managementinformatie realtime beschikbaar in de applicatie voor de stuurgroep en het MT S4J. De managementinformatie is opgebouwd uit de volgende gegevens: • Aantal meldingen; • Aantal meldingen met veiligheidvraagstuk; • Aantal meldingen waar reeds zorg wordt geleverd; • Aantal meldingen waar nog geen zorg wordt geleverd; • Aantal meldingen binnen en buiten kantoortijd; • Verdeling naar leeftijd, geslacht en gemeente; • Doorlooptijden aanmelding en overdracht; • Doorverwijzingen: aantal en naar wie; • Aantal koppelbezoeken voor beoordeling; • Aantal doorverwezen naar CJG. 7.12 Tooling medewerkers Om het proces S4J uit te voeren zijn er drie profielen gemaakt voor de toerusting met apparatuur: 1. Profiel interviewer: mobiele telefoon, vaste computer met internettoegang 2. Profiel triagist: mobiele telefoon, iPad per persoon 3. Profiel koppel/werker: mobiele telefoon, iPad voor BJZ Beschikbaarheid en ondersteuning voor de iPad vanuit de servicedesk ICT van Jeugdhulp Friesland: 058-2333640 en/of [email protected] . Ondersteuning met betrekking tot mobiele telefoons en de vaste computers kan de gebruikelijke ondersteuning van de eigen werkgever ingezet worden.

8

COMMUNICATIE

Het project Spoed 4 Jeugd onderscheidt zich in drie fasen, namelijk de initiatieffase, projectfase en implementatiefase. Tijdens de eerste fase tot en met juni 2012 wordt alleen op de website van partijen een bericht geplaatst. In fase twee wordt voorbereid op fase drie. Op het snijvlak van fase twee en drie vindt de belangrijkste communicatie plaats, omdat dit de lancering betreft van S4J. De doelstellingen van de communicatie zijn: Fase 1 De communicatiemiddelen dragen bij aan het informeren over Spoed4Jeugd in provincie Friesland, zodat globale bekendheid ontstaat over het initiatief. Fase 2-3 De communicatiemiddelen dragen bij aan het informeren over Spoed4Jeugd in provincie Friesland en het overtuigen van belanghebbende actoren, zodat jaarlijks minimaal 400 personen via dit initiatief binnenkomen bij de vier deelnemende organisaties en het belang van één voordeur bij alle actoren duidelijk wordt. Zie Bijlage Communicatieplan voor het gedetailleerde communicatieplan.

Pagina

22

Datum

1 augustus 2013

8.1 Doelgroepen Deze communicatie wordt gericht op de volgende doelgroepen: 1. Extern: verwijzers, onderwijs, ketenpartners, lokale overheden, financiers 2. Intern: management, medewerkers, medezeggenschap, aanmeldpunten partijen 3. Media: kranten, huis-aan-huis-bladen 8.2 Middelen De middelen die worden ingezet worden afgestemd op de doelgroepen: Extern Verwijzers, onderwijs, ketenpartners, lokale overheden: middels briefkaart Financiers: middels brief van bestuurder Intern Management, medewerkers: intranetbericht en personeelsblad Medezeggenschap: brief van bestuurder Media Kranten, huis-aan-huis-bladen: persbericht Naast bovenstaande is de website de blijvende en actuele informatiebron.

9

BIJLAGEN

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8

Bijlage 1: Proces cliëntroute S4J Bijlage 2: Protocol proces Bijlage 3: Checklist inschrijven Bijlage 4: Beslisboom interviewer Bijlage 5: Beslisboom beoordeling Bijlage 6: Opleidingsplan Bijlage 7: Communicatieplan Bijlage 8: Evaluatieplan

Pagina

23

Interviewer

Interviewer

Interviewer

Beslissing: Cliënt reeds in zorg?

Beslissing: Binnen kantoortijden?

Beslissing: Externe zorgaanbieder van cliënt?

2a.

2b.

2.

2.

2.

Versie 1.5 – 30 januari 2013

Actor Interviewer

Subnr.

Activiteit Start proces: Melding Spoed4Jeugd

Nr. 1.

PROTOCOL Spoed4Jeugd

Vraag uit welke zorgaanbieder het betreft.

Vraag uit of de betreffende cliënt al ergens relevante zorg ontvangt. Maak duidelijk dat de cliënt het best geholpen wordt via de eigen zorgaanbieder. Vraag goed door en probeer helder te krijgen welk type zorg de cliënt ontvangt. Sluit in taalgebruik aan bij de cliënt.

Bejegening

Dan is de keuze op dit beslismoment ‘JA’, anders is het ‘NEE’.

De betrokken zorgaanbieder dient zelf eerst een beoordeling te doen, voor S4J te bellen.

Wanneer een cliënt elders in zorg is en de melding binnen kantooruren binnenkomt, kan het zijn dat de zorgaanbieder waar de cliënt reeds in zorg is contact opneemt. Deze zorgaanbieder heeft dan zelf geen aanbod SEH en heeft blijkbaar S4J nodig voor een crisisinterventie.

! Wanneer de melding buiten kantooruren binnenkomt, maar er sprake is van zorg door één van de vier partijen, kan verwezen worden naar de bereikbaarheidsdiensten. Voor nummers zie telefoonlijst in module ‘Documenten’.

Buiten kantooruren zijn de meeste zorgaanbieders niet beschikbaar om crisishulp te bieden. Omdat S4J elke melding als ‘spoed’ kenmerkt en een melding buiten kantooruren altijd als dringend wordt gezien, wordt ‘NEE’ gekozen, binnen kantooruren wordt ‘JA’ gekozen.

Binnen kantooruren zijn de meeste externe zorgaanbieders bereikbaar om zelf een crisisinterventie te regisseren. Een melding binnen kantooruren leidt tot keuze ‘JA’ zodat de eigen zorgaanbieder actie kan ondernemen.

Wanneer sprake van is van lopende hulpverlening wordt de richting ‘JA’ gekozen. Wanneer de cliënt nergens in zorg is wordt ‘NEE’ gekozen.

Voor cliënten die bij BJZ zijn ingeschreven, waar een geplande lijn (kernbeslissing) is uitgezet rondom een crisis betreft geen S4J, maar reguliere route. Bij acute crisis zonder geplande lijn, via S4J uitzetten.

! Definitie kind in zorg: 'kind is ingeschreven en geaccepteerd bij een tweedelijns zorgaanbieder’. Hieronder vallen ook cliënten die op een wachtlijst staan.

Uitgangspunt is dat elke melding een spoedmelding betreft. Echter, wanneer een cliënt reeds ergens in zorg is, dan wordt de melder/cliënt terugverwezen. De betrokken zorgaanbieder dient zelf een beoordeling te doen en zorg te leveren (of regie daarop te voeren).

Activiteit De melder neemt telefonisch of via de e-mail contact op met Spoed4Jeugd.

Interviewer

Interviewer

Processtap: Inschrijven

Processtap: Inventarisatie

3.

4.


Interviewer

Einde proces: Inzet extern zorgpad

2e.

2.

Interviewer

Processtap: Verwijzen eigen zorgaanbieder

2d.

2.

Actor Interviewer

Activiteit Processtap: Proces volgen

Subnr. 2c.

Nr. 2.


Stel rustig de vragen waarbij je laat merken dat je de melder helpt om de situatie helder te maken. Wanneer de melder het niet weet, probeer je de vragen anders te stellen om toch antwoorden te krijgen. Noem het belang van de antwoorden. Denk erom de vragen stuk voor stuk te stellen. Stel niet meerdere vragen tegelijk en sluit aan bij de cliënt in taalgebruik.

Wees zorgvuldig en compleet bij het verzamelen van deze informatie. Het is belangrijk geen enkel oordeel te laten merken.

Laat merken dat binnen kantoortijd de beste keuze is om met de behandelend zorgaanbieder af te stemmen wat te doen in de spoedsituatie. Ga na of de cliënt over telefoon-/ contactgegevens van de zorgaanbieder beschikt. Zo nee, geef deze alsnog aan de cliënt. Wanneer de zorgaanbieder niet bereikt kan worden, kan de melder terugbellen.

Bejegening Vertel de melder dat verschillende gegevens belangrijk zijn om de spoedsituatie te beoordelen en juiste zorg in te zetten. Vraag begrip voor het doornemen van deze belangrijke vragen.

Na de inventarisatie wordt de telefonische verbinding beëindigd. Er dient een afspraak gemaakt te worden over de terugkoppeling naar de melder.

De interviewer probeert ook een beeld te krijgen van de situatie en veiligheid.

Er wordt aan de hand van de checklist systematisch uitgevraagd wat de situatie is. Het is zeer wenselijk dat alle vragen worden beantwoord, want op basis daarvan wordt een besluit genomen over de in te zetten zorg.

De melding wordt geregistreerd in de applicatie. De checklist wordt doorlopen waarbij gegevens van de melder en de cliënt worden geregistreerd.

De melder is terugverwezen naar de zorgaanbieder die reeds betrokken is bij de cliënt. Het uitgangspunt is dat de externe zorgaanbieder zijn eigen zorgpad start om de crisis te stabiliseren.

De melding is binnen kantoortijden en betreft een cliënt die reeds zorg ontvangt, waarbij die zorgaanbieder niet om een interventie heeft verzocht. De melder wordt verwezen naar de zorgaanbieder die reeds zorg verleend.

! Het uitvragen van IQ en/of onderwijs is van groot belang om te kunnen of Tjallingahiem toegewezen moet worden. Hier extra aandacht aan geven, want er zijn weinig indicatoren die naar LVG leiden.

Activiteit Er is gebleken dat er sprake is van een melding buiten kantooruren of dat een externe zorgaanbieder verzoekt om een crisisinterventie. Het proces van aanmelding wordt doorgezet.

Triagist

Triagist

Processtap: Triage

Beslissing: Beoordeling ter plaatse?

6.

7.


Actor Interviewer

Subnr.

Activiteit Processtap: Beoordeling zorgpad

Nr. 5.

PROTOCOL Spoed4Jeugd Bejegening Refereer kort aan de aanmelding middels naam en geboortedatum en ga na of het beoogde zorgpad akkoord is.

Wanneer de keuze ‘JA’ aan de orde is, kan de triagist aanvullende vragen in de applicatie vermelden voor de beoordeling ter plaatse die gaat volgen. Het besluit wordt vermeld in de applicatie en de triage wordt afgesloten. Hierna volgt terugkoppeling aan melder/cliënt en daarna wordt de melding afgesloten.

Beslisboom wijst uit dat een beoordeling of een zorgpad toegewezen kan worden. Als het duidelijk is dat ter plaatse beoordeeld moet worden dan dient ‘JA’ gekozen, als het direct het zorgpad duidelijk is dan wordt ‘NEE’ gekozen.

! Als een triagist meent dat het een oneigenlijke melding betreft kan middels het beoordelen de optie ‘oneigenlijke melding’ worden gekozen in de beslisboom. Dit is een extra optie die de interviewer niet heeft. Deze keuze dient onderbouwd te worden in het bijgaande tekstvak. Na dit besluit volgt terugkoppeling aan de melder/cliënt en terugverwijzing (8c) en afsluiten van de melding (10).

Wanneer de triagist zich niet kan vinden in de uitslag van de beslisboom, kan de triagist herbeoordelen om een nieuwe uitslag van de beslisboom te krijgen. Tevens kan de triagist de gegevens van de cliënt bewerken.

De uitslag van de beslisboom en de verworven informatie worden door de triagist getoetst om te komen tot een besluit voor in te zetten hulpverlening.

Na de beoordeling door de interviewer staat in de applicatie een taak open voor de triagist.

De interviewer neemt contact op met de triagist om de beoordeling en de verworven informatie voor te leggen. Telefoonnummer: 0800 – 08 50.

! Als uit de beslisboom BJZ en FIER komt, dan wordt BJZ ingeschakeld. Het is aan BJZ om FIER in te schakelen conform bekend informatie bij BJZ.

! De keuze ‘Kind veilig’ is onderdeel van de beslisboom. De definitie van ‘veilig’ is: Sprake van onveiligheid wordt gebaseerd op drie uitgangspunten: • Dreiging zelfdoding; • Dreigende verwaarlozing en/of onveiligheid m.b.t. toezicht; • Aanwijzingen mishandeling en/of misbruik.

Activiteit Na het verwerven van informatie staat in de applicatie een taak open voor de interviewer om de eerste beslisboom te doorlopen. Dit komt tot stand middels vragen te beantwoorden die verwerkt zijn in de applicatie en wordt ingevuld na de inventarisatie. De beoordeling levert een voorstel voor een zorgpad of een beoordeling ter plaatse.

8a.

8b.

8c.

8.

8.

8.

Actor Interviewer

Interviewer

Interviewer

Koppel

Activiteit Processtap: Contact cliënt

Processtap: Contact cliënt

Processtap: Inzetten koppel – beoordeling ter plaatse

Processtap: Uitrukken


Subnr.

Nr. 8.


Refereer kort naar de aanmelding middels naam en geboortedatum. Noem het belang van de inzet van het koppel en geef aan met welke andere zorgaanbieder de medewerker op pad zal gaan. Vermeld dat alle informatie verwerkt is in de applicatie en daar is na te lezen.

Toon begrip voor de situatie en geef naar de cliënt aan wat hij kan verwachten. Vermeld welke zorgaanbieders er ingezet gaan worden en geef aan dat er zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een uur door een zorgaanbieder contact met de cliënt wordt opgenomen. Noem het belang van de komst van twee mensen.

Vermeld wat de cliënt kan verwachten. Zeg bij welke zorgaanbieder de aanvraag wordt gedaan en vermeld het telefoonnummer van die zorgaanbieder aan de cliënt.

Bejegening Toon begrip voor de situatie en geef naar de cliënt aan wat hij kan verwachten. Vermeld welke zorg ingezet gaat worden en geef aan dat er zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een uur door de zorgaanbieder contact met de cliënt wordt opgenomen.

Het koppel is door de interviewer opgeroepen en rukt uit om ter plaatse een beoordeling uit te voeren.

Het koppel kan de informatie van de melding teruglezen in de applicatie.

De interviewer belt de werker van BJZ om een koppel samen te stellen op basis van de voorgestelde zorgpaden na de aanvankelijke beoordeling. De werker van BJZ neemt contact op met de werker van de zorgaanbieder die onderdeel van het koppel vormt. De werkers stemmen samen af hoe ter plaatse aan te komen. Telefoonnummers om elkaar te bereiken staan in de module ‘Documenten’ in de applicatie.

De triagist heeft het besluit genomen dat ter plaatse een beoordeling moet worden gedaan. De interviewer neemt contact op met de cliënt om aan te kondigen dat er een koppel medewerkers komt om een beoordeling ter plaatse te doen.

Na de triage staat een taak open voor de interviewer om contact op te nemen met de melder/cliënt. Beoordeel zelf of er eerst contact met de werker wordt gezocht om afspraken te maken.

! Wanneer de triagist onderbouwd heeft aangegeven dat het een oneigenlijke melding betreft, wordt dit door de interviewer teruggekoppeld aan de melder. De melder wordt terug verwezen naar de voorliggende voorziening. Dat kan een reeds ingezette zorgaanbieder zijn of bijvoorbeeld het CJG.

Het telefonisch contact wordt beëindigd met de afspraak dat de cliënt kan terugbellen wanneer daar aanleiding toe is.

De interviewer neemt contact op met de cliënt om te zeggen welke zorg ingezet gaat worden. Er wordt een afspraak gemaakt dat binnen een uur contact wordt opgenomen door een zorgaanbieder.

Activiteit Na de triage staat een taak open voor de interviewer om contact op te nemen met de melder/cliënt. Beoordeel zelf of er eerst contact met de werker wordt gezocht om afspraken te maken.

Koppel

Processtap: Koppel start juist zorgpad

9.


Interviewer

Processtap: Zorgaanbieder inzetten

9.

9a.

Triagist

Beslissing: Spoed?

8f.

8.

Triagist

Processtap: Triage

8e.

8.

Actor Koppel

Activiteit Processtap: Beoordeling ter plaatse

Subnr. 8d.

Nr. 8.


Refereer kort aan de aanmelding middels naam en geboortedatum. Vermeld dat alle informatie verwerkt is in de applicatie en daar is na te lezen.

Bejegening

De triagist heeft besloten dat er nog steeds een spoedsituatie aan de orde is. Na de beoordeling ter plaatse heeft de triagist besloten welk zorgpad ingezet dient te worden. Het koppel of één van de twee werkers start direct de hulpverlening waartoe de triagist besloten heeft. Wanneer dit een zorgpad betreft dat niet uitgevoerd kan worden door één van de aanwezige werkers, dient de werker de juiste zorgaanbieder te activeren door de betreffende werker die consignatiedienst heeft in te schakelen. Dit kan ambulant of

De werker kan alle informatie teruglezen in de applicatie.

! Buiten kantoortijd wordt de zorgaanbieder samen met BJZ ingezet als koppel vanwege veiligheid. Dus de zorgaanbieder kan contact opnemen met de werker van BJZ om samen te gaan. Telefoonnummers om elkaar te bereiken staan in de module ‘Documenten’ in de applicatie.

Het zorgpad is bekend. De interviewer neemt contact op met de werker die consignatiedienst heeft van de betreffende zorgaanbieder. De werker dient binnen een uur contact op te nemen met de cliënt en zorg volgens eigen zorgpad te starten. Zie lijst telefoonnummers in module ‘documenten’.

Na de interventie ter plaatse en de aanvullende beoordeling kan de triagist beoordelen dat de spoedsituatie voldoende is gestabiliseerd en dat reguliere zorg ingezet kan worden. Wanneer reguliere zorg voldoende is kan ‘NEE’ worden gekozen, wanneer er een zorgpad spoed ingezet dient te worden, wordt ‘JA’ gekozen.

De beoordeling en de verworven informatie worden door de triagist beoordeeld om te komen tot een besluit voor in te zetten hulpverlening.

! Maak nog geen afspraken met de cliënt, maar overleg telefonisch eerst met de triagist.

Na de afkeuring van de eerste beoordeling staat een taak open voor het koppel om een tweede beoordeling te doen. Dit komt tot stand middels een beslisboom die verwerkt is in de applicatie en wordt ingevuld na de inventarisatie. De beoordeling levert een voorstel voor een zorgpad.

Activiteit Het koppel doet ter plaatse een interventie en verzamelt informatie om de situatie opnieuw te beoordelen (beslisboom). Hier worden de aanvullende vragen van de triagist meegenomen. De beoordeling wordt dan doorlopen, vervolgens wordt contact opgenomen met de triagist om de uitkomst van de beslisboom te bespreken.

Applicatie

Applicatie

Zorgaanbieder

Zorgaanbieder

Document: Gegevens naar zorgaanbieder

Processtap: Terugkoppeling huisarts

Processtap: Inzet zorgpad Spoed

Dataverwerking: Registratie zorgaanbieder

11.

11.

12.

12.

12a.


Interviewer/ koppel

Processtap: Afsluiten melding

10.

11a.

Koppel

Processtap: Verwijzing reguliere zorg

9b.

9.

Actor

Activiteit

Subnr.

Nr.

PROTOCOL Spoed4Jeugd Bejegening

De cliënt wordt ingeschreven bij de zorgaanbieder die het zorgpad is gestart.

De gehele meldingsprocedure van Spoed4Jeugd is doorlopen. Er is sprake van ingezette zorg.

Er wordt een standaard brief verzonden aan de huisarts van de cliënt. Wanneer geen gegevens bekend zijn van de huisarts in de applicatie wordt de brief aan de zorgaanbieder gestuurd. De zorgaanbieder draagt alsnog zorg voor de verzending aan de huisarts.

Alle gegevens die zijn opgeslagen in de applicatie worden in een e-mail verzonden aan de zorgaanbieder die zorg heeft verleend. Deze e-mail wordt o.v.v. Spoed4Jeugd verzonden aan de reguliere voordeur van de zorgaanbieder.

De interviewer of het koppel sluit de melding af op basis van de openstaande taak in de applicatie. Bij het afsluiten van de melding wordt gekozen welke partijen allemaal de informatie ontvangen.

Afhankelijk van de vorige processtap sluit de interviewer of het koppel de melding af in de applicatie. Bij het afsluiten van de melding wordt de zorgaanbieder geselecteerd die zorg heeft ingezet.

Het koppel ondersteunt de cliënt hoe en waar hij de volgende dag reguliere zorg kan krijgen. Als er geen specifiek advies gegeven kan worden, wordt de cliënt verwezen naar de huisarts of naar het plaatselijke CJG. In de applicatie is in module ‘documenten’ een link naar alle CJG’s.

De triagist heeft besloten dat de interventie en beoordeling ter plaatse hebben geleid tot stabilisatie en dat geen zorgpad spoed nodig is, maar reguliere zorg ingezet kan worden.

Activiteit residentieel zijn (telefoonnummers zijn beschikbaar in module ‘documenten’ in de applicatie).

Checklist interviewer definitief – 25 juli 2012 Gegevens melder: Naam* Organisatie Plaats Telefoonnummer* E-mailadres*

Wie meldt?* o Ouders , pleegouders, stiefouders o Jeugdige o Familie o School o VTO team o verloskundige praktijk o Politie o Huisarts o Ziekenhuis o Centrum voor jeugd en gezin o Eerstelijnspraktijk GGZ o GGD/JGZ o MEE

o o o o o o o o o o o

ZAT team basisonderwijs ZAT voortgezet onderwijs Tweedelijns instelling Naschoolse opvang Peuterspeelzaal Kinderopvang Sociaal Team Interventiewerker amaryllis Maatschappelijk werk ASHG overigen

Gegevens jeugdige: Achternaam* Voornaam* Geboortedatum* Geslacht* BSN nummer Woonadres* Woonplaats* Telefoon* Nationaliteit Huidig verblijfsadres Adres* Woonplaats* Telefoon* Naam ouders / voogd Vader Moeder

O overnemen van woonadres

Gezag: ja/nee Gezag: ja/nee

Voogd Naam Zorgverzekeraar Juridische status Gegevens huisarts BSN Tolk nodig?

* verplicht invullen

Gezag: ja/nee

Vrijwillig / OTS / Voogdij / JR / BOPZ

Zijn de gezagsdragers/ jongeren boven de 12 jaar op de hoogte van de spoedmelding en stemmen zij in met de melding? Ja/nee Bij nee wordt door de triagist beoordeeld of de situatie acuut genoeg is om de toestemming van het gezag/jongere te negeren Loopt er momenteel hulpverlening of onderzoek?* Ja, bij Diagnose Nee Onduidelijk

SITUATIE* Wat is er aan de hand? Wat hebt u tot nu toe gedaan met de crisis? Wie zijn er in de buurt om te helpen? Waarom kan er niet gewacht kan worden op reguliere hulp?. Beoordeel of de crisis ‘opgepakt kan worden door Spoed4Jeugd of dat 112 gebeld moet worden.

Beoordeling aard van de spoed/crisismelding* o ingrijpende gebeurtenis o faseovergangen o verzorgingsproblematiek o acute psychiatrische problematiek o structurele meervoudige problemen o gemengd type TOESTANDSBEELD* Onveilige opvoedingssituatie en/ of vermoeden van kindermishandeling en/of agressie van jongere naar ouders Onveilige situatie voor het kind/de jeugdige en/ of anderen van het gezinssysteem in andere vorm? Kan de spoedhulp op basis van vrijwilligheid ingezet worden? Is er sprake van psychiatrische problematiek Medicatie gebruik en zo ja voor welke aandoening: Lichamelijk gezond, bekend bij een medisch specialist: In contact/aanspreekbaar: Middelengebruik, zo ja bekend wat en hoeveel: Signalen van verwardheid, achterdocht: Angst en/of paniek: Gedachten en/of plannen over zelfmoord: Agressief/destructief gedrag: Sociale contacten*


JA - NEE

Uitleg: JA - Nee Uitleg: JA - NEE Uitleg: JA - NEE Uitleg:

IQ jeugdige (indien bekend en vastgesteld): o IQ > 70 o IQ 50-70 o IQ < 70 IQ opvoeders/verzorgers (indien bekend) Vader: Moeder: o IQ > 70 o IQ > 70 o IQ 50-70 o IQ 50-70 o IO < 50 o IO < 50 Dagbesteding/ vorm van onderwijs van de jeugdige (dropdown menu): o Nog niet naar school o Peuterspeelzaal o Kinderopvang o Basisonderwijs o Speciaal basisonderwijs o Voortgezet Speciaal Onderwijs o RENN4 o Cluster3 o Cluster2 o Havo o Atheneum o Gymnasium o VMBO (types nog aanvullen LWOO etc) o MBO o HBO o Universiteit o Gaat niet naar school sinds ………. o Gegevens dagbesteding of onderwijs: OVERIGE RELEVANTE OPMERKINGEN


Beslisboom Spoed4Jeugd interviewer definitief – 25 juli 2012

Beslisboom Spoed4Jeugd beoordeling definitief – 25 juli 2012

Datum

Naam, functie

24 augustus 2012

Erwin Beers


Onderwerp

OPLEIDINGSPLAN

Definitief

Datum

24 augustus 2012

INDEX

Definitief

pagina

1

INLEIDING .....................................................................................................................................3

2

STARTBIJEENKOMST .................................................................................................................4 2.1 2.2 2.3 2.4

3

PROGRAMMA ............................................................................................................................4 GENODIGDEN ............................................................................................................................4 UITVOERING..............................................................................................................................4 PLANNING .................................................................................................................................4

INTERVIEWERS............................................................................................................................5 3.1 3.2 3.3 3.4

4

STARTTRAINING ........................................................................................................................5 W ERKBESPREKING ....................................................................................................................5 EVALUATIE ................................................................................................................................6 PLANNING .................................................................................................................................6

TRIAGISTEN .................................................................................................................................7 4.1 4.2 4.3 4.4

5

STARTTRAINING ........................................................................................................................7 W ERKBESPREKING ....................................................................................................................7 EVALUATIE ................................................................................................................................8 PLANNING .................................................................................................................................8

KOPPEL/WERKER .......................................................................................................................9 5.1 5.2 5.3 5.4

6

STARTTRAINING ........................................................................................................................9 W ERKBESPREKING ....................................................................................................................9 EVALUATIE ..............................................................................................................................10 PLANNING ...............................................................................................................................10

APPLICATIE................................................................................................................................11 6.1 6.2 6.3

7

OPBOUW TRAINING ..................................................................................................................11 EVALUATIE ..............................................................................................................................11 PLANNING ...............................................................................................................................11

MONITORING..............................................................................................................................12 7.1

8

PLANNING ..................................................................................................................................12

Pagina

2/2

PLANNING ...............................................................................................................................12

Datum

24 augustus 2012

1

Definitief

INLEIDING

Jaarlijks hebben honderden kinderen, jongeren en hun verzorgers in Friesland hulp nodig met een spoedeisend karakter. In Friesland zijn verschillende entrees om deze hulp te verkrijgen. Spoed4Jeugd is het beoogde antwoord op spoedsituaties waarin jeugdigen en ouders/verzorgende, snelle en adequate hulp ontvangen. De verwachting is dat dit initiatief opnamevoorkomend gaat werken en leidt tot een versnelde en verbeterde toeleiding tot hulp ten opzichte van de huidige situatie. De Raden van Bestuur van de 4 instellingen Tjallingahiem, Jeugdhulp Friesland, Bureau Jeugdzorg en GGZ Friesland / Kinnik Jeugd en Gezin hebben met het ondertekenen van een convenant zich uitgesproken voor het uitvoeren van een pilot ten behoeve van spoedeisende hulp aan jeugdigen en ouders. In dit opleidingsplan staat beschreven hoe de betrokkenen opgeleid en getraind worden om de pilot tot een succes te leiden. Het is een uitdaging om gezamenlijk eenzelfde visie voor ogen te hebben en gezamenlijk resultaat te boeken. Daarom is het van groot belang om alle betrokkenen, dat zijn werkers, managers, inhoudelijk professionals, voordeurteams, etc. op dezelfde lijn te krijgen. Voorts worden de betrokkenen getraind om inzicht te krijgen in het proces, het systeem en de ondersteuning. Dit plan maakt inzichtelijk hoe de opleiding en training is opgezet. Missie Bureau Jeugdzorg, Jeugdhulp Friesland, Kinnik kind en jeugd GGZ en Tjallingahiem zetten gezamenlijk vanuit Spoed4Jeugd in op een snelle en adequate afhandeling van zorgvragen met een spoedeisend karakter. Vanuit één centrale voordeur kunnen zij kinderen en jongeren met ernstige psychiatrische, opvoeding- en gedragsproblematiek in Friesland snel de juiste hulp bieden. Visie De vier samenwerkende betrokken instellingen geloven dat het organiseren van één gezamenlijke voordeur Spoed4Jeugd zal leiden tot • Snelle toeleiding naar de juiste zorg en zorgaanbieder; • • •

Pagina

3/3


Datum

24 augustus 2012

2

Definitief

STARTBIJEENKOMST

De pilot wordt gestart met een plenaire startbijeenkomst waar de basis wordt gelegd van de pilot. In de startbijeenkomst wordt de aanleiding van het project uitgelegd, hoe het project verlopen is en voor welke uitdaging de betrokken instellingen staan. Doel is om alle betrokkenen te informeren over het belang van gezamenlijke visie, eenduidig informeren en om de start van de pilot te markeren. 2.1 Programma Introductie project: • Aanleiding – probleemstelling; • Proces naar pilot – subsidie; • Doelstelling project; • Stand van zaken. Inhoudelijke visie: • Aanleiding – hoe is het nu; • Ordeningsprincipe – Kind in Fryslan; • Beoogd resultaat project; • Waarom uniek en wenselijk. Organisatie pilot: • Autonomie samenwerkende organisaties; • Uitleg proces – waarbij specifiek doorverwijzing vanuit bestaande voordeuren naar S4J; • Trainingen; • Planning. Hoe verder? • Intentie hoe verder – regulier maken Spoed4Jeugd en jeugdzorgprijs NJI; • Motivatie en stimulans om gezamenlijk een uniek resultaat te boeken in Nederland. 2.2 Genodigden De genodigden voor deze bijeenkomst zijn: 1. Vertegenwoordiging voordeurteams van de betrokken instellingen (tenminste de leidinggevende); 2. Vertegenwoordiging ambulant werkers teams van betrokken instellingen (tenminste drie werkers per partij); 3. Vertegenwoordiging interviewers (tenminste drie werkers); 4. Alle triagisten; 5. Overige behandelverantwoordelijke professionals SEH van de betrokken instellingen; 6. Betrokken managers van de ambulante teams; 7. Stuurgroep en werkgroepen Communicatie en ICT. 2.3 Uitvoering De startbijeenkomst wordt voorbereid door de stuurgroep en de projectleider. • Introductie project – Jeanette Nijland • Inhoudelijke visie – Marike Lubbert • Organisatie – Erwin Beers • Hoe verder – Jeroen van Oijen 2.4 Planning De startbijeenkomst is gepland: 1 oktober van 15.30 – 17.00 uur (auditorium Stenden University Leeuwarden) Pagina

4/4

Datum

24 augustus 2012

3

Definitief

INTERVIEWERS

De interviewers staan voor de uitdaging om als voordeur te fungeren voor vier zorgaanbieders. Dit vraagt om breder te denken dan alleen het paradigma van de eigen organisatie. De vastgestelde processchema’s en beslisbomen dragen hieraan bij, maar het meest belangrijke is de manier waarop de interviewer de melder te woord staat. De output van de interviewer vormt de input voor de toetsing en het besluit door de triagist. Daarmee is de kwaliteit van het interview van groot belang voor de inzet van de juiste zorg. De interviewers zijn de medewerkers die de meldingen aannemen en de inventarisatie doen. 3.1 Starttraining Alle interviewers volgen een starttraining. In deze training worden de volgende zaken uiteengezet: • Gedetailleerde uitleg van het doel van het project: • Snelle toeleiding juiste zorg; • Ambulant sneller inzetten; • Preventie residentiële crisisopname; • Voorkomen vertraging toewijzing zorg door verschillende routes van verschillende betrokken instellingen. Gedetailleerde uitleg van het proces en protocol van de aanmeldingsroute, inclusief de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Doel is dat de interviewers geëquipeerd zijn om het proces doelmatig en efficiënt te doorlopen en de visie van het project delen. De starttraining voor interviewers is gezamenlijk met de triagisten en werkers. Het laatste uur gaan de triagisten apart geïnformeerd worden over de zorgpaden en de werkers over de beoordeling ter plaatse. 3.2 Werkbespreking Tijdens de pilot is er sprake van een gewijzigd proces dan de interviewers gewend zijn. Daarnaast dienen de interviewers meldingen aan te nemen die eerder bij een collega-instelling binnen kwamen. Tevens kan de pilot veroorzaken dat er een toename van meldingen komt. Om de kwaliteit en de ontwikkeling van de interviews te volgen en te evalueren worden vier werkbesprekingbijeenkomsten gepland. In de werkbesprekingbijeenkomsten wordt op basis van casuïstiek besproken hoe het proces verloopt, hoe de applicatie werkt, hoe betrokken instellingen onderling communiceren en of het beoogde doel wordt behaald. De werkbespreking wordt uitgevoerd binnen het bestaande afdelingsoverleg van de Centrale Toegang van BJZ, als apart agendapunt ‘Spoed4Jeugd’. Voor dit agendapunt worden interviewers van andere partijen uitgenodigd. De verslaglegging van dit agendapunt wordt verstrekt aan de projectleider t.b.v. de monitorgesprekken en de evaluatie. Het doel van de werkbespreking is: • Input genereren voor de interviewers om zich te ontwikkelen binnen de doelstelling van het project; • Bekwamen in het afhandelen van aanmeldingen van verschillende doelgroepen; • Input verzamelen om de pilot te verbeteren. De werkbespreking wordt geleid door de manager Centrale Toegang van BJZ. Pagina

5/5

Datum

24 augustus 2012

Definitief

3.3 Evaluatie Een evaluatiebijeenkomst wordt voorbereid door alle interviewers door een evaluatieformulier in te vullen. Er worden maximaal twee interviewers als vertegenwoordigers afgevaardigd in een plenaire bijeenkomst, waar de uitkomsten van de werkbespreking en de evaluatieformulieren besproken worden. In de plenaire bijeenkomst worden alle evaluaties van de interviewers, triagisten en werkers besproken. De evaluatie wordt door de afvaardiging van interviewers, triagisten en werkers gezamenlijk uitgevoerd. Adviezen ter verbetering worden middels een evaluatierapportage aangeboden aan de stuurgroep, waaronder een advies wel of niet continueren van het project als regulier provinciaal aanbod. Evaluatiepunten voor interviewers zijn tenminste: 1. Neemt de juiste doelgroep contact op; 2. Volledigheid en/of juistheid proces; 3. Opbouw checklist interview; 4. Functionering applicatie; 5. Samenwerking tussen interviewer en zorgaanbieders; 6. Kwaliteit inventarisatie door interviewers; 7. Communicatie/bereikbaarheid tussen interviewer en triagist. De evaluatiebijeenkomst wordt geleid door de projectleider. De evaluatieformulieren worden in concept voorbereid door de manager CT en de projectleider. Het evaluatieformulier wordt door de projectleider en stuurgroep vastgesteld en aangeboden aan de interviewers. Zie ook het evaluatieplan van het project. 3.4 Planning Starttraining: • 9 oktober 13.30 – 17.00 uur of • 18 oktober 13.30 – 17.00 uur Werkbespreking: 1. medio november 2012 2. begin december 2012 3. derde week december 2012 4. medio januari 2013 Evaluatiebijeenkomst: • 14 februari 2013 15.30 – 17.00 uur

Pagina

6/6

Datum

24 augustus 2012

4

Definitief

TRIAGISTEN

4.1 Starttraining Alle triagisten volgen een starttraining. In deze training worden de volgende zaken uiteengezet: Gedetailleerde uitleg van het doel van het project: • Snelle toeleiding juiste zorg; • Ambulant sneller inzetten; • Preventie residentiële crisisopname; • Voorkomen vertraging toewijzing zorg door verschillende routes van verschillende betrokken instellingen. Gedetailleerde uitleg van het proces en protocol van de aanmeldingsroute, inclusief de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Gedetailleerde uitleg van de checklist, beslisbomen en de inzet van de beoordeling ter plaatse. Verder zullen de vier betrokken instellingen de verschillende zorgpaden uitleggen, waardoor de triagisten op de hoogte zijn welke zorg zij indiceren op basis van de beslisbomen. Doel is dat de triagisten geëquipeerd zijn om het proces doelmatig en efficiënt te doorlopen en de visie van het project delen. Verder zijn de triagisten op de hoogte van de zorgpaden van alle vier betrokken aanbieders. De starttraining is gezamenlijk met de interviewers en werkers. Het laatste uur gaan de triagisten apart geïnformeerd worden over de zorgpaden en de werkers over de beoordeling ter plaatse. 4.2 Werkbespreking Tijdens de pilot is er sprake van een gewijzigd proces dan de triagisten gewend zijn. Daarnaast dienen de triagisten besluiten te nemen over meldingen die eerder door een collega-instelling genomen werd. Verder hebben de triagisten mandaat om te besluiten tot opname bij collegainstellingen en inzet van ambulante spoedeisende hulp van collega instellingen. Om de kwaliteit en de ontwikkeling van de besluiten tot inzet zorgpaden te volgen en te evalueren worden vier werkbesprekingbijeenkomsten gepland. In de werkbesprekingbijeenkomsten wordt op basis van casuïstiek besproken hoe het proces verloopt, hoe de applicatie werkt, hoe betrokken instellingen onderling communiceren en of de juiste zorg wordt verleend. De werkbespreking wordt apart gepland en alle triagisten worden daarvoor uitgenodigd. De verslaglegging wordt verstrekt aan de projectleider voor de monitorgesprekken en de evaluatie. Het doel van de werkbespreking is: • Input genereren om triage te ontwikkelen binnen de doelstelling van het project; • Bekwamen in het toewijzen van zorgpaden voor verschillende doelgroepen; • Bespreken zorgtoewijzingen; • Input verzamelen om de pilot te verbeteren. De werkbespreking wordt georganiseerd door de projectleider.

Pagina

7/7

Datum

24 augustus 2012

Definitief

4.3 Evaluatie Een evaluatiebijeenkomst wordt voorbereid door alle triagisten door een evaluatieformulier in te vullen. Er worden maximaal twee triagisten als vertegenwoordigers afgevaardigd in een plenaire bijeenkomst, waar de uitkomsten van de werkbespreking en de evaluatieformulieren besproken worden. In de plenaire bijeenkomst worden alle evaluaties van de interviewers, triagisten en werkers besproken. De evaluatie wordt door de afvaardiging van interviewers, triagisten en werkers gezamenlijk uitgevoerd. Adviezen ter verbetering worden middels een evaluatierapportage aangeboden aan de stuurgroep, waaronder een advies wel of niet continueren van het project als regulier provinciaal aanbod. Evaluatiepunten voor triagisten zijn tenminste: 1. Beoordeling doelgroep die gebruik maakt van S4J; 2. Juistheid van beslisbomen; 3. Opbouw checklist interview; 4. Kwaliteit inventarisatie door interviewers; 5. Volledigheid en/of juistheid proces; 6. Functionering applicatie; 7. Communicatie tussen interviewer en triagist; 8. Belasting bereikbaarheid. De evaluatiebijeenkomst wordt geleid door de projectleider. De evaluatieformulieren worden in concept voorbereid door de projectleider en de stuurgroep. Het evaluatieformulier wordt door de projectleider en stuurgroep vastgesteld en aangeboden aan de triagisten. Zie ook het evaluatieplan van het project. 4.4 Planning Starttraining: • 9 oktober 13.30 – 17.00 uur of • 18 oktober 13.30 – 17.00 uur Werkbespreking: 1. medio november 2012 2. begin december 2012 3. derde week december 2012 4. medio januari 2013 Evaluatiebijeenkomst: • 14 februari 2013 15.30 – 17.00 uur

Pagina

8/8

Datum

24 augustus 2012

5

Definitief

KOPPEL/WERKER

5.1 Starttraining Alle werkers, dat zijn de medewerkers die uitrukken voor beoordeling en/of direct zorgverlening starten, volgen een starttraining. In deze training worden de volgende zaken uiteengezet: Gedetailleerde uitleg van het doel van het project: • Snelle toeleiding juiste zorg; • Ambulant sneller inzetten; • Preventie residentiële crisisopname; • Voorkomen vertraging toewijzing zorg door verschillende routes van verschillende betrokken instellingen. • Samenwerking en afstemming tussen de werkers van het koppel. Gedetailleerde uitleg van het proces en protocol van de aanmeldingsroute, inclusief de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Gedetailleerde uitleg van de beslisboom, de inzet van de beoordeling ter plaatse en het besluit van de triagist.. Doel is dat de werkers geëquipeerd zijn om het proces doelmatig en efficiënt te doorlopen en de visie van het project delen. Verder zijn de werkers in staat om een beoordeling ter plaatse af te nemen. De output van het koppel vormt de input voor de toetsing en het besluit door de triagist. De starttraining is gezamenlijk met de interviewers en triagisten. Het laatste uur gaan de triagisten apart geïnformeerd worden over de zorgpaden en de werkers over de beoordeling ter plaatse. 5.2 Werkbespreking Tijdens de pilot is er sprake van een gewijzigd proces dan de werkers gewend zijn. Daarnaast dienen de werkers 24-7 beschikbaar te zijn en in staat te zijn om met een ketenpartner een beoordeling uit te voeren. Om de kwaliteit en de ontwikkeling van snelle inzet van zorg en beoordelingen ter plaatse te volgen en te evalueren worden vier werkbesprekingbijeenkomsten gepland. In de werkbesprekingbijeenkomsten wordt op basis van casuïstiek besproken hoe het proces verloopt, hoe de applicatie werkt, hoe betrokken instellingen onderling communiceren en of de juiste zorg wordt verleend. De werkbespreking wordt uitgevoerd binnen het bestaande afdelingsoverleg en als apart agendapunt ‘Spoed4Jeugd’ meegenomen. De verslaglegging van dit agendapunt wordt verstrekt aan de projectleider t.b.v. de monitorgesprekken en de evaluatie. Het doel van de werkbespreking is: • Input genereren om snelle ambulante zorg verder te ontwikkelen binnen de doelstelling van het project; • Bekwamen in uitvoeren van beoordelingen voor verschillende doelgroepen; • Input verzamelen om de pilot te verbeteren. • Onderlinge samenwerking en afstemming tijdens het werken in koppel De werkbespreking wordt geleid door de leidinggevende van de afdeling. Dit betreffen dezelfde managers die samen met de projectleider verantwoordelijk zijn voor de organisatie van de pilot.

Pagina

9/9

Datum

24 augustus 2012

Definitief

5.3 Evaluatie Een evaluatiebijeenkomst wordt voorbereid door alle werkers door een evaluatieformulier in te vullen. Er worden maximaal twee werkers als vertegenwoordigers afgevaardigd in een plenaire evaluatiebijeenkomst, waar de uitkomsten van de werkbespreking en de evaluatieformulieren besproken worden. In de plenaire bijeenkomst worden alle evaluaties van de interviewers, triagisten en werkers besproken. De evaluatie wordt door de afvaardiging van interviewers, triagisten en werkers gezamenlijk uitgevoerd. Adviezen ter verbetering worden middels een evaluatierapportage aangeboden aan de stuurgroep, waaronder een advies wel of niet continueren van het project als regulier provinciaal aanbod. Evaluatiepunten van werkers zijn tenminste: 1. Beoordeling doelgroep die gebruik maakt van S4J; 2. Juistheid van beslisbomen; 3. Opbouw checklist interview; 4. Kwaliteit inventarisatie door interviewers; 5. Volledigheid en/of juistheid proces; 6. Functionering applicatie; 7. Communicatie tussen interviewer en triagist; 8. Belasting bereikbaarheid; 9. Samenwerking en afstemming in koppel; 10. Ervaringen ambulante inzet voor residentiële inzet. De evaluatiebijeenkomst wordt geleid door de projectleider. De evaluatieformulieren worden in concept voorbereid door de managers en de projectleider. Het evaluatieformulier wordt door de projectleider en stuurgroep vastgesteld en aangeboden aan de werkers. Zie ook het evaluatieplan van het project.

5.4 Planning Starttraining: • 9 oktober 13.30 – 17.00 uur of • 18 oktober 13.30 – 17.00 uur Werkbespreking: 1. medio november 2012 2. begin december 2012 3. derde week december 2012 4. medio januari 2013 Evaluatiebijeenkomst: • 14 februari 2013 15.30 – 17.00 uur

Pagina

10/10

Datum

24 augustus 2012

6

Definitief

APPLICATIE

De pilot Spoed4Jeugd werkt met een speciaal ontwikkelde applicatie. Deze applicatie wordt gebruikt via de webbrowser en is dus toegankelijk op elke computer of tablet met een internetverbinding. De applicatie bestaat uit een aantal modules die verschillende rechten zijn toegekend. De volgende rollen en rechten zijn gedifferentieerd: Profiel/module

Registratie

Beoordeling

Takenlijst

Documenten

Cliënten

Email

Man.info

Interviewer

Write

Write

Write

Read-only

Write

Write

No access

No access

Triagist

Write

Write

No access

Read-only

Write

Read-only

Read-only

No access

Koppel

Write

Write

Write

Read-only

Write

No access

No access

No access

Manager

Read-only

Read-only

Read only

Read-only

Read-only

Read-only

Read-only

No access

Admin

Write

Write

Write

Write

Write

Write

Write

Write

6.1

Gebruikerbeheer

Opbouw training

Plenaire presentatie van de applicatie door een casus te verwerken. Deze presentatie is bedoeld voor alle gebruikers van de applicatie, inclusief geïnteresseerden. De genodigde geïnteresseerden zijn: • Medewerkers of leidinggevenden van voordeurteams van de betrokken instellingen; • Managers van betrokken afdelingen; • Stuurgroep; • Werkgroepen Communicatie en ICT. Het doel van deze presentatie is om breed betrokkenen te laten zien hoe de verwerking van meldingen plaatsvindt. Specifieke training wordt geboden aan de doelgroepen: • Interviewers samen met koppel/werker; • Triagisten; • Managers samen met admin. De training van de managers en admin gebeuren parallel aan de training van de interviewers. Tijdens het oefenen kunnen de managers en de admin de modules managementinfo en gebruikersbeheer uitgelegd krijgen. Het doel van de specifieke training is dat de gebruikers in staat zijn de applicatie toe te passen. Na de training is een beschrijving beschikbaar als naslagwerk. 6.2 Evaluatie De applicatie wordt geëvalueerd in de evaluatie door de interviewers, triagisten en de koppels/werkers. 6.3 Planning Plenaire presentatie staat gepland op 4 oktober van 16.00 – 17.00 uur. De presentatie wordt verzorgd door de leverancier, functioneel beheer en de projectleider. Trainingen vindt medio oktober 2012 plaats: 11 oktober van 13.00 – 17.00 uur

Pagina

11/11

Datum

24 augustus 2012

7

Definitief

MONITORING

Om een dwarsverband te leggen tussen de groepen interviewers, triagisten en werkers worden monitorgesprekken gehouden. Het doel is om de ervaring, kennis en input vanuit de werkbespreking samen te brengen en vanuit breed perspectief het verloop van het project te monitoren. De deelnemers zijn: • Vertegenwoordiger vanuit werkbespreking interviewers (vast persoon); • Idem vanuit werkbespreking triagisten; • Idem vanuit werkbespreking werkers; • Tenminste één manager; • Functioneel beheerder; • Projectleider. De verslagen van deze bijeenkomsten zijn input voor het bijsturen gedurende het project en voor de evaluatie van het project. Het monitorgesprek vindt plaats o.l.v. de projectleider. 7.1 Planning De planning van de monitorgesprekken loopt gelijk aan de werkbespreking: 1. medio november 2012 2. begin december 2012 3. derde week december 2012 4. medio januari 2013

8

PLANNING

Bijeenkomst Startbijeenkomst Starttraining

Wanneer 1 oktober 15.30 – 17.00 uur 9 oktober 13.30 – 17.00 uur 18 oktober 13.30 – 17.00 uur

Applicatiepresentatie Applicatietraining

4 oktober 16.00 – 17.00 uur 11 oktober 13.00 – 17.00 uur

Werkbespreking interviewers 4x Werkbespreking triagisten 4x Werkbespreking werkers 4x

2e week nov – 1e week dec – 3e week dec – 2e week jan. 2e week nov – 1e week dec – 3e week dec – 2e week jan. 2e week nov – 1e week dec – 3e week dec – 2e week jan.

Monitorgesprekken 4x

2e week nov – 1e week dec – 3e week dec – 2e week jan.

Evaluatiebijeenkomst

14 februari 15.30 – 17.00 uur

Pagina

12/12

Friesland Spoed Jeugd Soort document

:

Communicatieplan

Bestemd voor

:

Projectleider Friesland Spoed Jeugd, Directies organisaties

Versienummer

:

1.0

1/25

1. Inleiding Om er voor te zorgen dat cliënten in een crisissituatie direct de juiste hulp krijgen hebben Bureau Jeugdzorg, Jeugdhulp Friesland, Kinnik kind en jeugd GGZ en Tjallingahiem zich geconformeerd aan (de pilot) Friesland Spoed Jeugd. Dit houdt in dat zij gezamenlijk één centrale voordeur ontwikkelen die direct leidt naar adequate zorg voor kinderen en jongeren die een zorgvraag hebben met een spoedeisend karakter. Die adequate zorg kan geboden worden door de verschillende aangesloten organisaties. In het projectplan van Friesland Spoed Jeugd zijn een aantal uitgangspunten gedefinieerd. Deze uitgangspunten geven weer waar de gezamenlijke voordeur toe moet leiden: 1. Reductie van opnames door snelle ambulante interventies; 2. Versnelling in het bieden van hulp in crisissituaties door integrale ketensamenwerking; 3. Aansluiting bij het initiatief ‘Kind in Fryslân’; 4. Deelnemende partijen vertrouwen elkaar in triage en uitvoering van spoedmeldingen. 5. Alle meldingen bij Friesland Spoed Jeugd worden aangenomen als spoedmelding; 6. Kind in crisis staat gelijk aan systeem in crisis; 7. Er is sprake van spoed in een situatie waarin direct gevaar dreigt voor de psychische of lichamelijke gezondheid van de jeugdige zelf of zijn / haar ouder/verzorgende(n); 8. Friesland Spoed Jeugd geldt voor alle jeugdigen tussen de 0 en de 18 jaar, ongeacht IQ of andere vormen van functioneren of beperking; 9. Onder in zorg wordt verstaan het aanwezig zijn van een behandelovereenkomst tussen jeugdige e

en een 2 lijns zorgaanbieder; 10. Friesland Spoed Jeugd vormt de eenduidige naam voor dit initiatief.

Frisland Spoed Jeugd is een initiatief dat vanuit Provincie Friesland, maar ook de zorgverzekeraar wordt aangemoedigd. Samenwerking tussen zorgorganisaties is een speerpunt voor deze partijen. Het project start met een pilot vanaf 1 oktober 2012. Omdat vier organisaties betrokken zijn bij dit initiatief is het van belang dat goed nagedacht wordt over de communicatie rondom Friesland Spoed Jeugd. Coördinatie en het afstemmen van communicatieinitiatieven is erg belangrijk en het is onontbeerlijk om een goede communicatiestrategie te definiëren. Dit communicatieplan Friesland Spoed Jeugd biedt daarbij een leidraad. De algemene vraag daarbij is: Op welke wijze kan externe en interne communicatie bijdragen aan het geven van bekendheid aan het initiatief Friesland Spoed Jeugd en daarmee aan het succes van dit initiatief in de provincie?

2/25

2. De samenwerkende partijen Een interne analyse staat aan de basis van een goed communicatieplan. Omdat bij Friesland Spoed Jeugd een viertal partijen betrokken zijn, volgen hieronder de onderscheidende eigenschappen van deze partijen. Bureau Jeugdzorg Is meer hulp nodig dan gemeentelijke voorzieningen kunnen bieden? Dan is Bureau Jeugdzorg Friesland de toegang voor alle geïndiceerde jeugdzorg in de provincie Friesland. Wij geven informatie, advies en indiceren voor jeugdzorg bij ernstige opvoed- en opgroeiproblemen. Ook voeren wij jeugdbeschermings- en jeugdreclasseringstaken uit en fungeren als Advies- en Meldpunt Kindermishandeling. Jeugdhulp Friesland Stichting Jeugdhulp Friesland helpt kinderen, jongeren en hun ouders/opvoeders bij problemen rond gedrag, ontwikkeling en opvoeding. Dit kunnen kleine of juist grote en ernstige problemen zijn. Onze hulp sluit hierbij aan. We geven kortdurende hulp, maar ook intensieve behandeling en opvang. Cliënten krijgen zo snel mogelijk hulp die past en werkt. De veiligheid en ontwikkeling van jonge mensen staat bij ons centraal. Kinnik kind en jeugd GGZ Kinnik kind en jeugd GGZ is een organisatie die hulp biedt aan kinderen en jongeren met psychische en psychiatrische klachten. Deze klachten lopen uiteen van ADHD en Autisme Spectrum Stoornissen tot aan depressies en angsten of een combinatie van deze stoornissen. Bijna tweehonderd medewerkers bieden zorg aan ongeveer 2000 kinderen en jongeren. Tjallingahiem Tjallingahiem biedt gespecialiseerde jeugdzorg aan kinderen, jongeren en jong volwassenen met (ernstige) beperkingen in de sociale redzaamheid. Deze beperkingen leiden tot problemen in de omgang met anderen (bijv. in het gezin en op school). De oorzaak ligt naast een lager intellectueel functioneren vaak in emotionele-, gedrags- of psychiatrische problematiek. Ook problemen in het gezin of in het netwerk van het gezin kunnen een belangrijke rol spelen. Aantal spoedeisende situaties Gezamenlijk zijn de vier organisaties op jaarbasis goed voor 350 nieuwe aanmeldingen met een spoedeisend karakter. De meeste daarvan komen op dit moment binnen bij Bureau Jeugdzorg en bij Kinnik. Friesland Spoed Jeugd krijgt naast deze geschatte 350 aanmeldingen hoogstwaarschijnlijk te maken met telefoontjes van kinderen en jongeren die al in behandeling zijn. Deze zullen ook door de organisatie waar ze in behandeling zijn worden geholpen en daar vanuit Friesland Spoed Jeugd op worden gewezen.

3/25

3. Belangrijke actoren Actoren zijn de betrokkenen van de vier deelnemende organisatie. Personen, organisaties en instanties die te maken krijgen met Friesland Spoed Jeugd. De ene actor is voor het initiatief Friesland Spoed Jeugd belangrijker dan de andere actor. Hieronder zijn de actoren uitgesplitst in verschillende categorieën: Betrokkenen Bureau Jeugdzorg Jeugdhulp Friesland Kinnik Tjallingahiem Doelgroep(en) Intern Raden van Toezicht Raden van Bestuur Cliëntenraden Ondernemingsraden Managementteams Medewerkers . Betrokken medewerkers . Alle medewerkers Klachten commissies Commissies Bezwaren van Beroep Extern Cliënten Verwijzers -

Huisartsen

-

MEE Friesland

-

Bureau Jeugdzorg

-

VTO

-

Senzoor

Overig -

GGZ Nederland

-

Jeugdzorg Nederland

-

Basisscholen

-

Middelbare scholen

-

MBO’s

-

HBO’s

-

Zorgbelang

-

Politie (Jeugdcoördinatoren)

-

Kerken

-

Zorgverzekeraar 4/25

-

Woningbouwverenigingen

Overheid -

Provincie Fryslân

-

CMO Partoer

-

Gemeenten (Leerplichtambtenaren, Beleidsmedewerkers Jeugd, Wethouders, Sociale teams, WMO)

-

Schuldhulpverlening

Ketenpartners -

William Schrikker

-

Ziekenhuizen (kinderartsen, SEH)

-

Centra Jeugd en Gezin

-

1 lijns praktijk GGZ

-

Veiligheidsregio Fryslan (GGD/JGZ)

-

Amaryllis

-

AMW

-

Thuiszorgorganisaties

-

ASHG

-

Behandelcentrum Woodbrookers

-

Fier Fryslan

-

Zienn

-

Limor

-

In de Bres

-

Van de Bent

-

Philadelphia

-

Talant

-

VNN

-

Accare

-

Lentis

-

Jonx

-

De Swaaij

-

2 lijns psychologen

-

FIOM

-

COA

-

HALT

-

Timpaan Welzijn

-

Connecting hands

e

e

5/25

3. Over Friesland Spoed Jeugd 3.1. Aanleiding Friesland Spoed Jeugd De eerder genoemde organisaties zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de spoedeisende hulp voor kinderen en jongeren met psychiatrische en opvoeding- en gedragsproblematiek in Friesland. De meldingen werden tot voorheen op verschillende manieren opgepakt en hebben regelmatig geleid tot spraakverwarring en veel overleg, waarmee tijd verloren gaat en crisis langer blijft bestaan dan nodig is. Spoedeisende hulp wordt met FSJ in een keten geboden, onder andere door een geïntegreerd gezamenlijk aanbod. Met het streven ook spoedeisende zorg zo ambulant mogelijk in te zetten is directe en soepele samenwerking in de keten noodzakelijk. 3.3. Missie en visie Friesland Spoed Jeugd Missie Bureau Jeugdzorg, Jeugdhulp Friesland, Kinnik kind en jeugd GGZ en Tjallingahiem zetten gezamenlijk vanuit Friesland Spoed Jeugd in op een snelle en adequate afhandeling van zorgvragen met een spoedeisend karakter. Vanuit één centrale voordeur kunnen zij kinderen en jongeren met ernstige psychiatrische- en opvoeding- en gedragsproblematiek in Friesland snel de juiste hulp bieden. Visie De vier samenwerkende partijen geloven dat het organiseren van één gezamenlijke voordeur Friesland Spoed Jeugd zal leiden tot: - snelle toeleiding naar de juiste zorg en zorgaanbieder; - integrale ketensamenwerking; - afname van opnames door snellere ambulante interventies; - meer duidelijkheid voor kinderen en jongeren in spoedsituaties en hun ouders. 3.4. SWOT-analyse Een SWOT-analyse geeft aan waar voor zover dat nu ingeschat kan worden de sterkten en zwakten van Friesland Spoed Jeugd zitten. Deze sterkten en zwakten kunnen een belangrijke rol spelen bij de communicatie van Friesland Spoed Jeugd, zowel intern als extern.

6/25

Positief Intern

-

-

Negatief

Samenwerking tussen

-

Een mogelijk risico wordt

verschillende partijen in de

gevormd door de

Jeugdzorg krijgt een gezicht

bereikbaarheid van zowel

met Friesland Spoed Jeugd

Friesland Spoed Jeugd als de teams die de uiteindelijke hulp

Eén voordeur voor alle

bieden.

spoedeisende situaties rondom Jeugd en Gezin.

-

Goede afspraken over bezetting en budgetten zijn essentieel.

Extern

-

-

Mooi communicatiebudget om

-

Friesland Spoed Jeugd aan te

krijgen veel informatie. Lastig

bieden.

om Friesland Spoed Jeugd bij deze groep onder de

Verwijzers en ketenpartners

aandacht te brengen.

zullen blij zijn met een goed functionerende voordeur voor alle spoedeisende situaties. -

Verwijzers en ketenpartners

Cliënten zullen minder van het kastje naar de muur worden

-

Risico dat vanuit Friesland Spoed Jeugd personen van de eerstelijn de tweedelijn ingezogen worden.

gestuurd. -

Sluit aan bij de nieuwe transitie- en transformatiegedachte rond de jeugdzorg.

3.5. Aanbevelingen Een aantal zaken krijgt niet een plek binnen de middelenmix. Toch willen we in dit plan vast aanbevelingen op het gebied van communicatie doen die van belang zijn voor het slagen van het project en het slagen van de communicatie omtrent het project. -

Voor het kanaliseren van de externe communicatie, zeker richting de media is het goed om een woordvoerder aan te wijzen. Het ligt hierbij voor de hand om voor de projectleider te kiezen.

-

Vastleggen domeinnamen. De aanbeveling is om gebruik te maken van social media en een eigen website, om zo laagdrempelig, kostenbesparend en snelle communicatie in te kunnen zetten. Een bijkomend voordeel zijn de mogelijkheden om tijdig aanpassingen te kunnen doen. o

Website

o

Twitter

o

Facebook 7/25

-

Ontwikkelen van een eigen “huisstijl”. Dit te doen voor uiterlijk 1 januari 2013 om bij de daadwerkelijke opening te kunnen presenteren. De huisstijl dient de woorden Friesland, Spoed en Jeugd te symboliseren. Daarbij kijkende naar een mogelijke samenhang van de huidige vier huisstijlen.

-

Faciliteren van de “voordeur”. Duidelijk telefoonnummer, loket wat ingericht is om snelle afhandelingen (geen lange wachttijden), goede doorschakeling naar een van de partners. Opbouw van Triage dient rekening te houden met crisis gedachte, eerst ventileren voor er praktische administratieve informatie opgevraagd zoals burgerservice nummer. Daarbij lijkt het wenselijk om bij situaties waarbij “directe ingreep” noodzakelijk is een doorverwijzing naar politie te waarborgen (beslismoment in de triage, hulpverlening of justitie?)

-

Faciliteren van de Backoffice. Medewerkers die de spoed situaties op dienen te pakken, dienen gefaciliteerd te worden om spoedig, adequaat en kwalitatieve interventies te kunnen uitzetten. Bijv. organiseren van ambulante teams die boventallig functioneren, etc. Heldere interne routing. Helder processchema, Hierop aansluitend zou, naast het geautomatiseerde proces in het doorverwijssysteem een meerwaarde te creëren zijn door in de vorm van een bureaulegger aan de triagisten het proces te kunnen laten zien in bijvoorbeeld een stroomschema.

-

Feestelijk moment bij de start. In januari, in aanwezigheid van gedeputeerde Schokker, waarbij media wordt uitgenodigd

-

Kom met een tijdige instructie voor betrokken medewerkers. De werkgroep communicatie kan

-

Corporate story. Om het verhaal van Friesland Spoed Jeugd te vertellen kan het helpen een

ondersteunen bij vorm en inhoud. corporate story uit te schrijven; het verhaal van Friesland Spoed Jeugd.

8/25

4. Communicatiedoelstelling Bij de communicatie van Friesland Spoed Jeugd wordt onderscheid gemaakt in fasen. Tijdens de eerste fase, tot en met september 2012 bevindt Friesland Spoed Jeugd zich in de fase vooraf aan de pilot. Om niet meteen overvraagd te worden zal in deze fase bescheiden over het initiatief gecommuniceerd worden. Fase 2 beslaat de pilot. Wanneer die is afgerond gaat de derde fase van het project van start vanaf 1 januari 2013. Vanaf dat moment zal ook breder en intensiever gecommuniceerd gaan worden. Dit vertaalt zich in de volgende doelstellingen: Fase 1 De communicatiemiddelen dragen bij aan het informeren over Friesland Spoed Jeugd in provincie Friesland, zodat bij de belangrijkste doelgroepen bekendheid ontstaat over het initiatief. Fase 2 De communicatiemiddelen dragen bij aan het informeren over Friesland Spoed Jeugd in provincie Friesland, zodat de eerste 75 personen binnenkomen bij Friesland Spoed Jeugd. Fase 3 De communicatiemiddelen dragen bij aan het informeren over Friesland Spoed Jeugd in provincie Friesland en het overtuigen van belanghebbende actoren, zodat jaarlijks minimaal 400 personen via dit initiatief binnenkomen bij de vier deelnemende organisaties en het belang van één voordeur bij alle actoren duidelijk wordt. De communicatiedoelstellingen en –boodschappen per doelgroep zijn in de middelenmix opgenomen.

9/25

5. Communicatiestrategie Uit de communicatiedoelgroepen valt op te maken dat in de doelgroepen onderscheid te maken valt in actoren die direct van belang zijn voor het slagen van Friesland Spoed Jeugd, zoals verwijzers en doelgroepen die vooral over het initiatief geïnformeerd moeten worden. Het communicatiekruispunt van Ruler biedt in dit licht een handig model om de communicatie te kanaliseren. De interne communicatie bevindt zich vooral in het blok informering. Medewerkers moeten weten dat Friesland Spoed Jeugd van start gaat en wat dat betekent voor hun werkwijze. Hetzelfde geldt voor het gros van de externe doelgroepen. Alleen binnen teams die direct te maken gaan krijgen met Friesland Spoed Jeugd heeft het zin om de dialoog aan te gaan om verbeterpunten te vragen. Voor verwijzers, die direct verantwoordelijk zijn voor de aanmeldingen bij Friesland Spoed Jeugd kan een strategie van overreding gebruikt worden en kan vervolgens de dialoog aangegaan worden om te vragen naar ervaringen en daarmee verbeterpunten aan te brengen.

10/25

6. Communicatiebudget Voor Friesland Spoed Jeugd zou een externe projectleider aangetrokken worden. Dit is in eerste instantie niet nodig geweest. Hierdoor bestaat nog een behoorlijk budget voor de communicatiemiddelen.

11/25

7.1 Middelenmix en planning Fase 1 Doelgroep

Middel

Wanneer

Wie

Doel

Boodschap

Intranet, personeelsblad,

Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties slaan

nieuwsbrief, overlegorganen /

ondertekening

GGZ en JHF

pilot Friesland Spoed

de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

INTERN Raden van Toezicht

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Raden van Bestuur


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de



ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Cliëntenraden


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de



ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Ondernemingsraden


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de



ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Managementteams


12/25

Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de



ondertekening

GGZ en JHF

nieuwsbericht*


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin.

Medewerkers


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over pilot


. Betrokken


ondertekening

GGZ en JHF

Friesland Spoed

de handen ineen en

medewerkers

nieuwsbericht*

Jeugd en hoe dit

organiseren één

procesmatig eruitziet

voordeur voor alle

en wat de rol van de

spoedsituaties rond

betrokken

Jeugd en Gezin. Jij

medewerkers is.

speelt daarin een belangrijke rol. Van jou wordt verwacht dat….

. Alle medewerkers

Informeren over de



de handen ineen en

Jeugd


Klachten


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


commissies


ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Commissies


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Bezwaren van


ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Beroep

nieuwsbericht*

Jeugd

organiseren één

13/25

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. EXTERN Clienten

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Verwijzers

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Voortaan kunt u als

Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


verwijzer bij

Jeugd en aangeven

spoedsituaties rondom

hoe daarvan gebruik

Jeugd en Gezin direct

gemaakt kan worden.

terecht bij één voordeur.

Overheid

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Ketenpartners

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Samenwerking in de

Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


zorg wordt steeds

Jeugd en aangeven

belangrijker. Daarom

hoe daarvan gebruik

starten vier

gemaakt kan worden.

organisaties één voordeur voor spoedsituaties rondom Jeugd en Gezin.

14/25

Overig

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


15/25

7.2 Middelenmix en planning Fase 2 (tijdens start pilot) Doelgroep

Middel

Wanneer

Overlegorganen

Start pilot

Wie

Doel

Boodschap

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één


voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Raden van Bestuur

Overlegorganen

Start pilot

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over pilot


GGZ en JHF

Friesland Spoed

de handen ineen en

Jeugd


Cliëntenraden

Mailing + overlegorganen

Start pilot

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Ondernemingsraden

Overlegorganen

Start pilot

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Managementteams

Intranet

Start pilot

16/25

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Medewerkers

Intranet

Start pilot

. Betrokken

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd en hoe dit

organiseren één

procesmatig eruitziet

voordeur voor alle

en wat de rol van de

spoedsituaties rond

betrokken

Jeugd en Gezin. Jij

medewerkers is.

speelt daarin een

medewerkers

belangrijke rol. Van jou wordt verwacht dat … . Alle medewerkers

Informeren over de



de handen ineen en

Jeugd


Klachten


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


commissies


ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd

organiseren één

nieuwsbericht*

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. Commissies


Bij

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Bezwaren van


ondertekening

GGZ en JHF


de handen ineen en

Beroep

nieuwsbericht*

Jeugd

organiseren één

17/25

voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin. EXTERN Clienten

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Verwijzers

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Voortaan kunt u als

Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


verwijzer bij

Jeugd en aangeven

spoedsituaties rondom

hoe daarvan gebruik

Jeugd en Gezin direct

gemaakt kan worden.

terecht bij één voordeur.

Overheid

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


Ketenpartners

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Samenwerking in de

Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


zorg wordt steeds

Jeugd en aangeven

belangrijker. Daarom

hoe daarvan gebruik

starten vier

gemaakt kan worden.

organisaties één voordeur voor spoedsituaties rondom Jeugd en Gezin.

18/25

Overig

Website

Eind juni 2012

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de


Mailing

Augustus 2012

GGZ en JHF


de handen ineen en

Jeugd


19/25

7.3 Middelenmix en planning Fase 3 (voor en na start project) Doelgroep

Middel

Wanneer

Wie

Doel

Boodschap

Intranet, personeelsblad, nieuwsbrief,

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties

overlegorganen / nieuwsbericht*

project**

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

Spoed Jeugd

ineen en


Website FSJ Website 4 organisaties (met link naar)

organiseren één

website FSJ

voordeur voor alle

Ansichtkaart met 1 telefoonnummer

spoedsituaties rond Jeugd en Gezin.

Raden van Bestuur


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start en werkwijze

slaan de handen

Website FSJ

Friesland Spoed

ineen en

Website 4 organisaties (met link naar)

Jeugd en hoe dit

organiseren één

website FSJ

procesmatig

voordeur voor alle


eruitziet.


Cliëntenraden


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start en werkwijze

slaan de handen

Website FSJ

Friesland Spoed

ineen en


Jeugd en hoe dit

organiseren één

website FSJ

procesmatig eruit

voordeur voor alle


ziet.


Ondernemingsraden


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

20/25

Website FSJ

Spoed Jeugd.

ineen en


organiseren één

website FSJ

voordeur voor alle



Managementteams


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

Website FSJ

Spoed Jeugd en

ineen en


aangeven hoe

organiseren één

website FSJ

daarvan gebruik

voordeur voor alle


gemaakt kan

spoedsituaties

worden.

rond Jeugd en Gezin.

Medewerkers


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties

. Betrokken


project

GGZ en JHF

start en werkwijze

slaan de handen

medewerkers

Website FSJ

Friesland Spoed

ineen en


Jeug Informeren

organiseren één

website FSJ

over start en

voordeur voor


werkwijze

spoedsituaties

Friesland Spoed

rondom Jeugd en

Jeugd en hoe dit

Gezin.Jij speelt

procesmatig

daarin een

eruitziet en wat de

belangrijke rol.

rol van de

Van jou wordt

betrokken

verwacht dat…

medewerkers is. . Alle medewerkers

21/25

Informeren over de

Vier organisaties

start Friesland

slaan de handen

Spoed Jeugd.

ineen en organiseren één voordeur voor alle spoedsituaties rond Jeugd en Gezin.

Klachten


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Samenwerking in

commissies


project

GGZ en JHF

start Friesland

de zorg wordt

Spoed Jeugd.

steeds

Website FSJ Website 4 organisaties (met link naar)

belangrijker.

website FSJ

Daarom starten


vier organisaties één voordeur voor spoedsituaties rondom Jeugd en Gezin.

Commissies


Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties

Bezwaren van


project

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

Beroep

Website FSJ

Spoed Jeugd.

ineen en


organiseren één

website FSJ

voordeur voor alle



EXTERN Clienten

Website FSJ

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start en werkwijze

zorgen voor een

website FSJ

Friesland Spoed

gemakkelijker

Via media

Jeugd en

ingang bij

aangeven hoe

spoedsituaties

22/25

daarvan gebruik

rondom Jeugd en

gemaakt kan

Gezin. Samen

worden.

starten zij één voordeur voor alle spoedsituaties rondom Jeugd en Gezin.

Verwijzers

Overheid

Website FSJ

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Voortaan kunt u


project

GGZ en JHF

start Friesland

als verwijzer bij

website FSJ

Spoed Jeugd en

spoedsituaties


aangeven hoe

rondom Jeugd en

daarvan gebruik

Gezin direct

gemaakt kan

terecht bij één

worden.

voordeur.

Website FSJ

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Samenwerking in


project

GGZ en JHF

start Friesland

de zorg wordt

Spoed Jeugd.

steeds

website FSJ Brief aan subsidiegever(s) en

belangrijker.

zorgverzekeraar

Daarom starten


vier organisaties één voordeur voor spoedsituaties rondom Jeugd en Gezin.

Ketenpartners

Website FSJ

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

website FSJ

Spoed Jeugd en

ineen en


aangeven hoe

organiseren één

daarvan gebruik

voordeur voor alle

gemaakt kan

spoedsituaties

23/25

worden.

rond Jeugd en Gezin.

Overig

Website FSJ

Bij start

BJZ, Tjallingahiem,

Informeren over de

Vier organisaties


project

GGZ en JHF

start Friesland

slaan de handen

Spoed Jeugd.

ineen en

website FSJ Ansichtkaart met 1 telefoonnummer

organiseren één

Persbericht extern

voordeur voor alle

Social media inzetten


24/25

8. Creatief concept Op dit moment bestaat voor Friesland Spoed Jeugd geen huisstijl. Advies: ontwikkel een eigen herkenbare huisstijl en zet deze huisstijl vanaf fase 2 in ter herkenning van de nieuwe voordeur van de vier organisaties. De huisstijl dient facetten te bevatten van de verschillende huisstijlen van de organisaties. Als een huisstijl ontwikkeld is kan dit uitgewerkt worden in een creatief concept.

25/25

Datum

Naam, functie

16 augustus 2012

Erwin Beers


Onderwerp

EVALUATIEPLAN

Concept

Datum

16 augustus 2012

INDEX

pagina

1

INLEIDING.........................................................................................................................................3

2

INITIËLE DOELEN ..........................................................................................................................4 2.1 2.2 2.3 2.4

VRAGEN SAMENWERKINGSOVEREENKOMST ..................................................................................4 DOELEN PROJECTPLAN ...................................................................................................................4 DOELEN SUBSIDIEAANVRAAG ........................................................................................................5 DOELEN SUBSIDIEBESCHIKKING .....................................................................................................6

3

EVALUATIE DOELEN .....................................................................................................................6

4

METINGEN ........................................................................................................................................6

5

TUSSENTIJDSE EVALUATIE ........................................................................................................7

6

DEFINITIEVE EVALUATIE ...........................................................................................................8

7

AFRONDEN PROJECT ....................................................................................................................8

Pagina

2/2

Datum

16 augustus 2012

1

INLEIDING

Jaarlijks hebben honderden kinderen, jongeren en hun verzorgers in Friesland hulp nodig met een spoedeisend karakter. In Friesland zijn verschillende entrees om deze hulp te verkrijgen. Spoed4Jeugd is het beoogde antwoord op spoedsituaties waarin jeugdigen en ouders/verzorgende, snelle en adequate hulp ontvangen. De verwachting is dat dit initiatief opnamevoorkomend gaat werken en leidt tot een versnelde en verbeterde toeleiding tot hulp ten opzichte van de huidige situatie. De Raden van Bestuur van de 4 instellingen Tjallingahiem, Jeugdhulp Friesland, Bureau Jeugdzorg en GGZ Friesland / Kinnik Jeugd en Gezin hebben met het ondertekenen van een convenant zich uitgesproken voor het uitvoeren van een pilot ten behoeve van spoedeisende hulp aan jeugdigen en ouders. In dit evaluatieplan wordt teruggegrepen op het projectplan en de beoogde doelen geëvalueerd. Daarnaast zijn gedurende het project nieuwe evaluatiepunten benoemd en zal aan het einde van het project input komen uit de deelevaluaties van de interviewers, triagisten en de koppels/werkers. Missie Bureau Jeugdzorg, Jeugdhulp Friesland, Kinnik kind en jeugd GGZ en Tjallingahiem zetten gezamenlijk vanuit Spoed4Jeugd in op een snelle en adequate afhandeling van zorgvragen met een spoedeisend karakter. Vanuit één centrale voordeur kunnen zij kinderen en jongeren met ernstige psychiatrische, opvoeding- en gedragsproblematiek in Friesland snel de juiste hulp bieden. Visie De vier samenwerkende partijen geloven dat het organiseren van één gezamenlijke voordeur Spoed4Jeugd zal leiden tot • Snelle toeleiding naar de juiste zorg en zorgaanbieder; • • •

Pagina

3/3


Datum

16 augustus 2012

2

INITIËLE DOELEN

In deze paragraaf worden de doelen overgenomen uit het projectplan1, de subsidieaanvraag en de subsidiebeschikking. 2.1

Vragen samenwerkingsovereenkomst

In de evaluatie wordt onderzocht of een centrale entree voor spoedeisende hulp voor kinderen en jongeren, meerwaarde biedt. in ieder geval worden in de evaluatie de volgende vragen beantwoord: 1) Leidt één directe centrale entree naar een adequatere zorg voor kinderen en jongeren met een hulpvraag met een spoedeisend karakter? 2) Is er een reductie van opnames door de inzet van één entree? 3) Versnelt de samenwerking het bieden van hulp in crisissituaties? 2.2

Doelen projectplan

1)

Een makkelijk vindbare centrale voordeur voor alle casuïstiek jeugd met een spoedeisend karakter: a) Eén centraal nummer, waar alle spoedeisende zaken binnen komen; b) De definitie van crisis/spoedeisend is vastgesteld en bekend bij de ketenpartners; c) Het centrale nummer is bekend bij huisartsen, gemeentelijke instellingen, politie etc.

2)

Melder/verwijzer en kind/jeugdige/ouders worden daadkrachtig en snel geholpen met de best passende (ambulante) spoedeisende interventies. a) Van elke ketenpartner is er een beschrijving van het aanbod spoedeisende hulp; b) Op elke spoedeisende casus kunnen de gezamenlijke ketenpartners een interventie doen; c) Het is duidelijk hoeveel spoedeisende meldingen er zijn per jaar jeugd Friesland en welk karakter de crisis heeft (mishandeling, psychiatrie, handelingverlegenheid bijv.); d) Cliënttevredenheid wordt gemeten tijdens de project fase; e) Doorlooptijd vanaf moment melding tot het inzetten van het zorgpad is binnen 24 uur.

3)

Een soepele samenwerking tussen de betrokken ketenpartners vanaf het moment dat de cliënt zich meldt bij de voordeur. a) Vanaf het moment van binnenkomst van een spoedeisende casus wordt gescreend welke problematiek bovenliggend is, bijvoorbeeld psychiatrie en LVG problematiek; b) Onder de 1ste interventie wordt screening en beoordeling verstaan; c) Vanaf het moment van melding wordt voortdurend afgewogen of vrijwillige en/of ambulante hulp haalbaar is; d) De medewerkers werkzaam bij de start van het spoedeisende traject zijn deskundig op het herkennen en screenen van de bovenliggende en verschillende problematiek; e) Er is een helder kader waarlangs gescreend wordt.

4)

De ketenpartner, die de zorgpaden uitvoert heeft vertrouwen in de beoordeling en zet de gewenste zorg in. a) Er wordt gemeld in de risicoverwijsindex; b) Er wordt gewerkt met één kind, één plan dossier; c) Korte doorlooptijd tussen melding en start van het zorgpad; d) Eerste gezamenlijke beoordeling is de beoordeling waarop het zorgpad wordt ingezet.

1

Projectplan versie 1.0 d.d. 24 januari 2012, M. Lubbert en J. Nijland

Pagina

4/4

Datum

16 augustus 2012

5)

Het optimaliseren van de ambulante spoedeisende interventies, waardoor opnames en uithuisplaatsingen gaan minimaliseren a) Consensus en eenduidigheid over de route na melding waardoor er minder partijen betrokken zijn en de nodige hulp snel geboden wordt; b) In 90% van de spoedeisende zaken is ambulante crisisinterventie afdoende om de crisissituatie op te heffen; c) Vermindering van het aantal opnames en uithuisplaatsingen.

6)

Planning Doelen subsidieaanvraag2

2.3 1)

Doel van het initiatief is om bij cliënten < 19 jaar, waarbij inzet van crisisinterventies noodzakelijk is via een gezamenlijke voordeur toe te leiden naar de juiste hulpverlenende instantie en adequate hulp te bieden. Hierbij wordt gestreefd om een zo ambulant mogelijke interventie te ontwikkelen;

2)

Aansluiten bij Kind in Fryslân;

3)

Versnippering spoedaanmeldingen in Friesland terugbrengen naar één meldpunt;

4)

Diagnostisch kader op basis van risicotaxatie;

5)

Ontwikkelen methodische crisisbehandeling voor alle kinderen in Friesland;

6)

Ambulantisering: snelle hulp kan opnames voorkomen;

7)

Informatievoorziening voor verwijzers, ouders en kind;

8)

Gezamenlijke dossiervoering;een intensieve campagne onder verschillende betrokkenen: ouders en kinderen, en professionele organisaties. Bij dit laatste is te denken aan verwijzers (bijv. huisartsen, kinderartsen), zorgaanbieders, scholen, etc. om het initiatief bekendheid te geven;

9)

Afstemming met collega-instellingen die niet bij de initiatiefnemers behoren, maar wel met crisissituaties te maken kunnen hebben;

10) Voorgestelde werkwijze: a) Centraal telefoonnummer 24 uur bereikbaar 2. daarachter baliedienst, die m.b.v. korte vragen de binnenkomende telefoontjes filtert en naar de juiste onderdelen geleid, checkt of een kind al ergens in zorg is (AMK meldingen kunnen ook via deze balie met spoedmeldingen verlopen); b) Zoveel mogelijk relevante informatie verzamelen; c) Risicotaxaties uitvoeren; d) Triage door specialist; e) Beoordelingen op locatie of aan huis door een combi van 2 disciplines aangewezen door de triagist, bij beoordeling hoort altijd, dat we proberen eerst ambulante interventies in te zetten. f) Na beoordeling gaat het complete dossier naar de meest geschikte zorgaanbieder, die vervolgens zijn eigen zorgtraject start van acute plaatsing tot ambulante zorg. 11) Kosten/begroting.

2

SIF-aanvraag M. Lubbert

Pagina

5/5

Datum

16 augustus 2012

2.4

Doelen subsidiebeschikking

De doelen van de subsidiebeschikking komen overeen met de subdoelen 10a-f uit de subsidieaanvraag. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Eén centraal telefoonnummer 24 uur per dag bereikbaar; Daarachter een baliedienst; Verzamelen van relevante informatie; Risicotaxaties; Triage door specialist; Beoordeling op locatie of aan huis door combi van twee disciplines; Complete dossier naar meest geschikte zorgaanbieder.

3

EVALUATIE DOELEN

De initiële doelen en de aanvullende doelen worden middels een digitale survey uitgezet onder de betrokkenen. De meerkeuze antwoorden worden door de stuurgroep vastgesteld. De groepen die uitgenodigd worden om deze enquête in te vullen zijn: • Interviewers; • Triagisten; • Managers; • Werkgroepen Communicatie en ICT; • Stuurgroep; • Voordeurteams van de partijen; • Melders. De survey wordt digitaal aangeboden per e-mail. De survey kan gedurende twee weken ingevuld worden en afgesloten. De survey-applicatie genereert een rapport van de antwoorden. De rapportage levert input voor de conclusie van het project.

4

METINGEN

Gedurende het project wordt door de applicatie een aantal metingen gedaan. De managementinformatie is opgebouwd uit de volgende gegevens: • Aantal meldingen; • Aantal meldingen met veiligheidvraagstuk; • Aantal meldingen waar reeds zorg wordt geleverd; • Aantal meldingen waar nog geen zorg wordt geleverd; • Aantal meldingen binnen en buiten kantoortijd; • Verdeling naar leeftijd, geslacht en gemeente; • Doorlooptijden aanmelding en overdracht; • Doorverwijzingen: aantal en naar wie; • Aantal koppelbezoeken voor beoordeling; • Aantal doorverwezen naar eerstelijns hulpverlening.

Pagina

6/6

Datum

16 augustus 2012

Deze metingen zullen aantonen of bepaalde doelen zijn behaald. Tevens geven zij inzicht in de ontwikkeling van de spoedeisende meldingen gedurende de pilot en geven een beeld van de werkelijke aantallen. Aan het einde van de pilot wordt een eindrapportage van de managementinformatie gemaakt. De eindrapportage van de managementinformatie biedt input voor de conclusie van het project.

5

TUSSENTIJDSE EVALUATIE

Gedurende de looptijd van de pilot wordt een tussentijdse evaluatie gedaan om over de voortgang van het project een besluit te nemen. Tevens geldt deze evaluatie als terugkoppeling naar de Provinsje Fryslân. De tussentijdse evaluatie wordt op alle doelen gemeten, dus er is geen sprake van een slanke evaluatie maar een uitgebreide evaluatie. Het doel van de tussenliggende evaluatie is tweeledig: 1) 2)

Meten stand van zaken; Informeren Provinsje Fryslân.

De uitkomst van de evaluatie levert twee opties: 1)

2)

De pilot verloopt niet volgens plan en zal na de looptijd beëindigd worden vanwege achterblijvende resultaten, gebrek aan perspectief voor verbetering en/of onoverkomelijke problemen in het proces die het welslagen zullen verhinderen. Er wordt gestart met (voorbereiding) breed communiceren over het aflopen en niet verlengen van het project. De pilot verloopt volgens plan en er wordt gestart met plannen voor het verlengen van de pilot en omzetten naar regulier aanbod.

De tussentijdse evaluatie wordt uitgevoerd middels de survey die wordt aangeboden via de email aan alle betrokkenen (interviewers, triagisten, werkers, werkgroepen en stuurgroep). De survey kan gedurende 10 werkdagen ingevuld worden. Er wordt gestreefd naar een responspercentage van 80%. Dit is erg hoog, maar gezien de impact van het project is het erg belangrijk om zoveel mogelijk informatie van alle verschillende betrokkenen te kunnen raadplegen. De rapportage wordt aangeboden aan de stuurgroep, samen met een advies door de projectleider. In de rapportage wordt de managementinformatie tot 1 januari 2013 opgenomen. De tussentijdse evaluatie wordt begin december 2012 uitgezet en begin januari 2013 behandeld in de stuurgroep.

Pagina

7/7

Datum

16 augustus 2012

6

DEFINITIEVE EVALUATIE

De definitieve evaluatie van het project vindt plaats na de pilot. De volgende input wordt in deze evaluatie verwerkt: • • •

Tussentijdse evaluatie; Managementinformatie; Meting eindevaluatie.

De eindevaluatie wordt op dezelfde wijze als de tussenevaluatie uitgevoerd. Op die manier is het mogelijk om verbeteringen of verslechteringen gedurende de pilot waar te nemen. De definitieve evaluatie betreft een rapportage van bovengenoemde punten waarbij een onderbouwd advies wordt gegeven. Dit advies zal het volgende karakter hebben: 1) 2) 3)

Het besluit op basis van de tussenliggende evaluatie wordt geëvalueerd en mogelijk herzien; Voorstel voor een definitieve conclusie; Voorstel voor een vervolginitiatief.

7

AFRONDEN PROJECT

Op basis van de definitieve evaluatie zal de stuurgroep een conclusie formuleren en een standpunt innemen over de resultaten en toekomst van het project. Hier kan een vervolginitiatief ontstaan. Dit wordt vastgelegd in de verslaglegging van de vergadering. De Provinsje Fryslân wordt geïnformeerd over de definitieve evaluatie en de besluiten van de stuurgroep. Het project wordt tenslotte volgens de eisen van de SIF-subsidie afgerond.

Pagina

8/8

Naam, functie Erwin Beers. Datum 1 augustus Spoed 4 Jeugd. Friesland. Onderwerp ORGANISATIEPLAN PILOT. Publieke versie voor de jeugdzorg

Recommend Documents