06
2015
N EUWS Cyber Adviseurs voor buitenruimte
Eigen ienst buitend kt e herontd 2 pagina
De kracht van kruisbestuiving Was het u al opgevallen? In deze en al onze voorgaande nieuwsbrieven leest u telkens een artikel over organisatieontwikkeling en over de openbare ruimte. Binnen Cyber Adviseurs zijn deze twee vakgebieden nauw met elkaar verbonden. De helft van onze adviseurs is vakspecialist openbare ruimte en houdt zich samen met u bezig met beleid, contracten, kwaliteitsmetingen en calculaties. De andere helft is organisatieadviseur en doet audits, onderzoekt scenario’s, maakt bedrijfsplannen en begeleidt transities met u. Dagelijks werken ze, zij aan zij, in diverse uiteenlopende projecten.
'Voor ons is het zo gewoon, en toch schuilt er iets bijzonders in' Ik sta hier bewust even bij stil. Voor ons is het zo gewoon, en toch schuilt er iets bijzonders in. Er zijn goede vakinhoudelijke adviesbureaus en ook goede organisatieadviseurs. Maar het is onze overtuiging dat beide onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden en daarom is dit al dertig jaar de rode draad binnen Cyber. Onze adviseurs zijn ons kapitaal en beide ‘bloedgroepen’ zijn daarbij even belangrijk.
Anno 2015 merken we dat deze combinatie alleen maar waardevoller wordt. Het is een uitdaging om met structureel lagere budgetten kwaliteit te blijven leveren. Ook het verbinden van ‘sociaal’ en ‘fysiek’ in organisaties en het tegemoetkomen aan de veranderende eisen op het gebied van taakinvullingen en competenties van medewerkers, vraagt om veel deskundigheid. Om u daarbij goed te kunnen adviseren, is de combinatie van vakinhoudelijke kennis en organisatieadvies absoluut een vereiste. Als Cyber verbinden we op deze manier al dertig jaar de theorie met de praktijk en iedere dag opnieuw ervaren we het rendement van deze kruisbestuiving! We hopen dat u dit al heeft ervaren of anders nog gaat ervaren. Wij staan in ieder geval graag voor u klaar!
Remko Kamstra, Algemeen directeur Cyber Adviseurs
Onderhoud in eigen beheer of uitbesteden? organisatie
Eigen buitendienst herontdekt Steeds meer gemeenten oriënteren zich op de vraag of het verstandig is de eigen buitendienst te behouden of het werk uit te besteden. Waar voorheen veel gemeenten kozen voor het laatste, kun je volgens Remko Kamstra en Rob Ellenbroek van Cyber Adviseurs wel degelijk succesvol zijn met een eigen buitendienst. Voorwaarde is wel dat je invulling geeft aan een aantal aandachtspunten, die Cyber heeft samengevat in vijf succesfactoren. “Daarmee nemen we gemeenten bij de hand en begeleiden we ze naar een professionele buitendienst die meerwaarde én toekomst heeft.”
Moeten we de eigen buitendienst afstoten of juist behouden? Tijdens het Nationaal Congres Beheer Openbare ruimte in Zwolle afgelopen november, bleek er veel interesse te zijn voor de presentatie die Cyber Adviseurs over dit onderwerp gaf. En dat is ook niet vreemd: gemeenten krijgen steeds minder geld, terwijl de verantwoordelijkheden alleen maar toenemen. Remko Kamstra, algemeen directeur van Cyber, benadrukt dat het van belang is om een duidelijke keuze te maken. “Juist in een bewuste keuze schuilt het succes.”
verantwoord ondernemen, de klant centraal stellen en investeren in kennis, kunde en cultuur (zie kader). Kamstra weet dat veel gemeenten de succesfactoren herkennen, maar dat nog te weinig gemeenten ze allemaal toepassen. Zo zijn er volgens hem gemeenten die heel goed bezig zijn met het transparant maken van taken, maar niet weten wat ze met de buitendienst willen bereiken. “Het totaalplaatje ontbreekt dan, terwijl alle factoren nodig zijn om echt succesvol te zijn. Ook op de lange termijn.”
Meerwa arde
‘Juist in een bewuste keuze schuilt het succes’ Vijf succesfactoren Een eigen buitendienst heeft volgens Kamstra zeker bestaansrecht. Zo sta je volgens hem niet alleen dichter bij de mensen, maar kun je als gemeente ook integraal werken en directer sturen. “De invoering van de Participatiewet heeft ervoor gezorgd dat het speelveld complexer is en de uitdagingen groter zijn geworden”, vult adviseur Rob Ellenbroek aan. “Een eigen dienst kan daar zeker invulling aan geven. Als gemeente kun je bijvoorbeeld je sociale gezicht laten zien door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven.” Cyber stelde vijf succesfactoren op die aan de basis staan van een succesvolle uitvoering: koers bepalen en behouden, transparantie en resultaat, maatschappelijk
2
Volgens Kamstra helpen de succesfactoren gemeenten vooral om het geheel te overzien. “Gemeenten weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Maar als ze specifiek op zoek gaan naar de meerwaarde en het rendement van een eigen dienst en hierbij invulling geven aan de succesfactoren, kunnen ze heel succesvol zijn.”
‘Als gemeenten specifiek op zoek gaan naar de meerwaarde en het rendement van een eigen dienst en hierbij invulling geven aan de succesfactoren, kunnen ze heel succesvol zijn’ Ook Ellenbroek ziet dat organisaties die een bepaalde koers inzetten in beweging komen en er een teamgevoel ontstaat. Wel wijst hij erop dat het echte succes afhangt van de kennis, kunde en cultuur van de organisatie zelf.
5 factorceens voor suc
▲
“Het zijn veranderingstrajecten die veel energie kosten, waarbij je in belangrijke mate afhankelijk bent van het leiderschap in de organisatie. Wij kunnen het heel scherp neerzetten, maar uiteindelijk moeten de mensen het zelf doen.”
‘Het doet goed om te zien dat we gemeenten echt kunnen helpen’
1
Bepaal en behoud koers
2
Transparantie en resultaat
3
Maatschappelijk verantwoord ondernemen
4
Stel de klant centraal
5
Investeer in kennis, kunde en cultuur
Inmiddels heeft Cyber al verschillende positieve reacties gekregen. Kamstra: “Het doet goed om te zien dat we gemeenten echt kunnen helpen. Dat het besef ontstaat dat ze ook de keuze hebben om alles in eigen hand te houden en dat die keuze rendement kan opleveren. Daar doe je het uiteindelijk allemaal voor…”
Wij hopen dat u door dit artikel geïnspireerd bent geraakt om de meerwaarde van uw dienst te onderzoeken, te herkennen en duurzaam te ontwikkelen. De optie om te kiezen voor een regievoerende overheid is actueel en die keuze kunt u succesvol maken. Maar… gooi uw kind niet met het badwater weg!
Het is voor een organisatie goed te weten welke kant ze uit wil. Waarom heeft u een eigen buitendienst, welke meerwaarde wordt nagestreefd en hoe is de dienst herkenbaar voor de eigen medewerkers en burgers? Het is essentieel om dit scherp te houden, uit te dragen en ernaar te handelen.
Een gemeente dient niet alleen te weten wat ze doet en waarom, maar ook hoeveel tijd en geld het kost en wat het oplevert. Op die manier kan resultaatgericht worden gestuurd en kan worden verantwoord waar publiek geld aan wordt besteed. Dit geldt voor zowel productie- en servicetaken als voor inspanningen op het gebied van sociale integratie en doorstroming. Cyber helpt gemeenten de kosten en opbrengsten hiervan inzichtelijk te maken op zowel strategisch als operationeel niveau.
Kijk verder dan alleen het beheer van de openbare ruimte. Wanneer een gemeente de sociale doelen samenbrengt met de fysieke openbare ruimte, ontstaat een win-winsituatie. Zo kunt u bijvoorbeeld meer ruimte bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, wat de kwaliteit van de openbare ruimte ten goede kan komen.
Stel uw belangrijkste klant, de burger, centraal. De openbare ruimte is er voor hen. Integraal denken en beheren is hierbij een must. Kijk naar de beleving en functionaliteit van de hele buitenruimte en verbindt de losse componenten beheer, inrichting en gebruik met elkaar. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van belevingsscans, waarbij u waardevolle informatie krijgt van burgers.
Er wordt steeds meer gevraagd van buitendienstmedewerkers. Ze dienen te kunnen communiceren met burgers, collega’s te begeleiden, kennis te hebben van het vakgebied et cetera. Durf daarom te investeren in kennis, kunde en cultuur. Niet alleen vakinhoudelijk, maar zeker ook op het gebied van gedrag en communicatie. Tot slot is het van belang om te evalueren waar u als organisatie staat. Wat gaat goed en waar moeten nog stappen worden gezet? Maak de balans op!
3
geld & kwaliteit
De kracht van cijfers
Impact Online: veelzijdig én eenvoudig
Gemeenten staan voor lastige keuzes wat het beheer en onderhoud van de buitenruimte betreft. Om snel inzicht te krijgen in de kosten en inspanningen die horen bij bepaalde kwaliteitskeuzes, ontwikkelde Cyber Impact Online. Een veelzijdig en eenvoudig te bedienen programma dat zich in de loop van de jaren behoorlijk heeft ontwikkeld. Frans Bouwman en Rob Ellenbroek van Cyber Adviseurs vertellen met trots over de meerwaarde van het online calculatieprogramma. Voor gemeenten is het niet altijd even inzichtelijk wat de gevolgen zijn van bepaalde kwaliteitskeuzes of hoeveel arbeid ze kunnen inzetten in een gemeente of wijk. Voor Frans Bouwman reden om een programma te ontwikkelen waarmee de kosten en arbeid voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte op een snelle en eenvoudige manier kunnen worden berekend.
webbrowseromgeving. Eenvoud is volgens hem de grote kracht van Impact Online. “Dat was ook een voorwaarde toen ik het bedacht”, licht hij toe. “Het mocht niet complex worden.” Daarnaast vindt Bouwman het een voordeel dat het programma integraal wordt toegepast en dat alle beheergroepen - in tegenstelling tot andere systemen - op dezelfde manier worden benaderd. Of het nu om het onderhoud van wegen of bomen gaat.
‘Eenvoud is de grote kracht van Impact Online’
onderscheidend Bouwman geeft aan dat het systeem dertig jaar geleden in Excel is opgezet. Maar omdat het te uitgebreid werd en Excel bovendien foutgevoelig is, draait het programma sinds twee jaar succesvol in een
Ook Rob Ellenbroek, bij Cyber verantwoordelijk voor de ontwikkeling van Impact Online, noemt het programma ⟫
▲
“Impact Online is een programma dat kwaliteit, kosten, arbeid en materieel met elkaar verbindt. Hierdoor wordt inzichtelijk waar besparing mogelijk is en waar het beheer anders kan worden georganiseerd.” Naast calculaties voor beleids- en beheerplannen en bestekken wordt Impact Online ook toegepast voor organisatieadvies. “We berekenen er bijvoorbeeld de efficiency van buitendiensten mee en bepalen de benodigde formatie voor de uitvoering van het werk.”
De veelzijdigheid van Impact Online • Integraal inzicht in kosten en capaciteit van beheer en onderhoud. • Bruikbaar voor beleid, bestekken en beheerplannen. • Toe te passen in organisatievraagstukken, zoals arbeidsverdeling, efficiency en kerntakendiscussie. • Gebaseerd op landelijke normen en lokale omstandigheden. • Inzicht op hoofdlijnen en detailniveau. • Met een interactief keuzemodel; kwaliteit per gebied en beheercategorie. • 24 uur per dag en op elke gewenste locatie te raadplegen.
4
onderscheidend. “Er zijn wel meer systemen waarmee kunt calculeren, maar niet zo compleet en eenvoudig als Impact Online. Je hebt het programma in twee uur onder de knie.”
'Met Impact Online kunnen we bepalen welk aandeel van het werk geschikt is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiermee kunnen we de verbinding tussen fysieke en sociale doelstellingen concretiseren.'
gelegen. Langzaam verschuift het accent nu naar de interne organisatie, waarbij we de mogelijkheid ontwikkelen om in te zoomen op de kosten en uren van beleid, beheer en toezicht.” De adviseur vindt het een uitdaging om dit soort ingewikkelde vraagstukken systematisch te benaderen. “We streven naar maximaal inzicht, zonder dat het te ingewikkeld wordt. Eenvoud is juist de kracht van het programma en dat moet ook zo blijven!”
Het feit dat een online database wordt aangemaakt en eerder ingevoerde gegevens bewaard blijven, noemt hij positief. Ook vindt de adviseur het een voordeel dat
Voorbeeld scenario met kostenberekening – budgetvergelijking.
▲
(gebieds)eigen informatie kan worden ingegeven. “Hierdoor kan het programma maatwerk leveren. Je kunt bijvoorbeeld de grondsoort of de vervuilingssnelheid ingeven, maar ook de tarieven aanpassen.” De vertaling van de theorie naar de praktijk is volgens Ellenbroek de grote meerwaarde van het systeem. Zo kan Impact Online bijvoorbeeld als referentiekader worden gebruikt voor het uitbesteden van werk. “Hoeveel tijd mag het werk kosten, heb ik voldoende mensen, hoe kan ik ze het beste inzetten en moet ik de machines zelf aanschaffen? Op deze en vele andere vragen geeft het programma antwoord.”
Voorbeeld opbouw werkpakket per beheertaak.
Dick Bergsma, gemeente Groningen:
‘De eerste ervaringen met Impact Online zijn positief’ “In de stad Groningen maakt de groenafdeling van het werkvoorzieningschap ‘iederz’ deel uit van de afdeling Wijkonderhoud. Hiermee telt deze afdeling zo’n 500 medewerkers. Met Impact Online kijken we hoe de beschikbare capaciteit zo optimaal mogelijk kan worden ingezet voor de werkzaamheden binnen de afdeling. De uitkomsten worden daarbij met de vijf wijkposten gedeeld. De verwachting is dat dit proces in het najaar is afgerond en Stadsbeheer dan een beeld heeft van de onderhoudsbehoefte in relatie tot de beschikbare uren. De eerste ervaringen met Impact Online zijn positief. Naast de doorrekening van de wijkposten, wordt het pakket ook gebruikt voor een snelle scan van onderhoudsvragen.”
Interne organisatie Cyber gebruikt het rekenmodel in vrijwel al haar projecten. Omdat klanten ook zelf graag met het programma wilden werken, wordt de kennis nu ook aan hen beschikbaar gesteld. Ellenbroek is erg tevreden over Impact Online. Dat neemt niet weg dat hard wordt gewerkt aan doorontwikkeling van het systeem. “We zien voldoende mogelijkheden om het systeem verder uit te breiden. Zo kunnen we bepalen welk aandeel van het werk geschikt is voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiermee kunnen we de verbinding tussen fysieke en sociale doelstellingen concretiseren.” Ook Bouwman geeft aan dat het programma nog meer potentie heeft. “De focus heeft lang op de buitendienst
5
Nieuwsflitsen Evaluatie contract Haarlem Gemeente Haarlem werkt nu vier maanden naar tevredenheid met nieuwe geïntegreerde contracten voor het dagelijkse beheer en onderhoud. De contracten blijken bruikbaar en volledig en er is maar beperkt sprake van zaken die niet beschreven zijn of discussie opleveren. Wat in het verleden meerwerk was, wordt nu binnen het contract opgelost. Nog niet alle opdrachtnemers voelen zich ‘even sterk verantwoordelijk’ voor de openbare ruimte en de proactieve houding die daarvoor nodig is. Waar het uitvoerende deel goed gaat, zijn het tactische deel en het proces nog voor verbetering vatbaar. De gemeente onderzoekt hoe ze een opleidingsprogramma kan inzetten om de ontwikkeling van zowel de eigen organisatie als opdrachtnemers te versnellen.
Aratis Groep en Cyber Adviseurs continueren samenwerking
Actuele projecten organisatie Ω Marktoriëntatie onderhoud Gemeente Enschede
Ω Begeleiding ontwikkeling organisatie en visie openbare ruimte, genaamd ‘Nieuw perspectief’ Gemeente Den Helder
Ω Businesscase verbinding fysiek en sociaal domein Gemeente Brummen
beleid & beheer Ω IBOR-plan Gemeente Texel Gemeente Montfoort
Cyber heeft voor de gemeente Haarlem samengewerkt met de Aratis Groep aan de ontwikkeling van innovatieve contracten voor onderhoud van de openbare ruimte. Ook de media, waaronder Binnenlands Bestuur, hebben aandacht besteed aan deze vernieuwende manier van samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven. Cyber Adviseurs heeft de inhoud van het contract opgesteld; de Aratis Groep heeft de juridische invulling verzorgd en het aanbestedingstraject begeleid. Cyber en Aratis hebben besloten de samenwerking voort te zetten, omdat ze elkaar versterken en daarmee het totale proces van voorbereiding, aanbesteding en begeleiding van complexe contractontwikkelingen kunnen verzorgen.
Ω Training beeldgericht werken
‘Cyber Schouw’ wordt ‘For Your Information’
Gemeente Woerden
Onze schouwafdeling krijgt een nieuwe naam: ‘For Your Information’. Deze verandering heeft alles te maken met de veranderende vraag vanuit onze klanten. Waar we voorheen wilden weten waar de prullenbakken te vol zijn en het gras te lang, willen we nu ook weten welk gevoel een plek ons geeft en wat in een gebied ‘the place to be’ is. Hier hebben we data voor nodig! Wij hebben ons ontwikkeld tot een informatieverzamelaar die verder gaat dan de huidige beeldkwaliteit. We kijken door de bril van de gebruiker en beoordelen de totale beleving van een locatie. Daarom monitoren we nu ook de kwaliteit van winkelcentra, gebouwen, stations en OV-voertuigen, nationaal en internationaal. De naam ‘For Your Information’ sluit daar beter bij aan en is toekomstbestendig. De nieuwe website is inmiddels in de lucht: www.foryourinformation.eu.
Adviseurs voor buitenruimte maakt zichtbaar hoe uw organisatie ervoor staat en ondersteunt glashelder.
Zorginstelling ’s Heeren Loo
Ω Visie ontwikkeling en scenarioplanning Gemeente Heerlen
geld & kwaliteit Ω Kostencalculaties met Impact Online Gemeente Heerlen
Ω Kostencalculaties beheer en onderhoud Ω Communicatieplan en uitvoering thema’s kwaliteit openbare ruimte en zwerfafval Gemeente Tubbergen en Dinkelland
Ω Monitoringsplan en besteksmeting Stadswerk 072
Ω Kwaliteitsmeting 52 winkelcentra in Nederland WCKM
www.linkedin.com/groups/Cyber-Adviseurs-7423821
Colofon Dit is een uitgave van Cyber b.v. Postbus 3 | 2410 AA Bodegraven | Tel +31 (0)172 631 720
[email protected] | www.cyber-adviseurs.nl tekst Tekstbureau Wendy Venhorst ontwerp Ruth Bos | grafisch ontwerp
