MVO-PROFIEL “Bedrijf X”
© 2008 – BouwMVO De in deze uitgave vermelde gegevens zijn strikt vertrouwelijk en alle hierop betrekking hebbende auteursrechten, databankrechten en overige (intellectuele) eigendomsrechten worden uitdrukkelijk voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag zonder voorgaande schriftelijke toestemming van BouwMVO worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt.
Voorwoord In het voorwoord wordt ingegaan op het belang en nut van maatschappelijk verantwoord ondernemen voor uw organisatie en haar omgeving. Tevens zal BouwMVO hier een persoonlijke noot in verwerken waarin kort aanleiding, visie, ambities van, en samenwerking met, uw organisatie genoemd worden.
Soest, november 2008 drs. Rick van den Bos
1 MVO-Profiel Bedrijf X
Inhoudsopgave Voorwoord
1
Inhoudsopgave
2
1
3
2
3
Verantwoording 1.1
Wat is MVO en waarom is het belangrijk?
1.2
Wat is BouwMVO?
3
1.3
Wat is een MVO-Profiel?
3
1.4
Wat is de gebruikswaarde van het MVO-profiel?
4
1.5
Hoe is het MVO-Profiel tot stand gekomen?
4
1.6
Leeswijzer voor het MVO-Profiel
4
Visie: wat betekent MVO voor Bedrijf X Wat was de aanleiding om met MVO aan de slag te gaan?
5
2.2
Wat betekent MVO voor Bedrijf X?
5
2.3
Wat wil Bedrijf X met MVO bereiken?
6
2.4
Op welke manier en wáár moet MVO een plek krijgen binnen Bedrijf X?
6
Inventarisatie huidige stand van zaken: MVO bij Bedrijf X
7
3.1
De structuur van de inventarisatie
7
3.2
Bronnen voor de inventarisatie
7
3.3
Stakeholders van Bedrijf X
8
3.5
3.3.1
De relatie met de verschillende primaire stakeholders
8
3.3.2
De relatie met de verschillende secundaire stakeholders
8
De stand van zaken bij Bedrijf X
9
3.4.1
10
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘People’
3.4.2
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘Planet
11
3.4.3
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘Profit
13
Huidige borging van MVO-beleid en –inspanningen
15
Ambitie: wat wil Bedrijf X met MVO bereiken? 4.1
4.2
5
5
2.1
3.4
4
3
16
Waar moet MVO in algemene zin toe leiden voor Bedrijf X?
16
4.1.1
Ambities ten aanzien van ‘People’
16
4.1.2
Ambities ten aanzien van ‘Planet’
16
4.1.3
Ambities ten aanzien van ‘Profit’
Welke inspanningen/kosten mogen daaraan ten grondslag liggen?
16 16
Groeiplan: concrete doelstellingen vanuit de ambitie
17
5.1
Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘People’
17
5.2
Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘Planet’
18
5.3
Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘Profit’
19
5.4
Het opstellen en implementeren van de gedragscode van Bedrijf X
20
2 MVO-Profiel Bedrijf X
6
5.5
MVO borgen in de bedrijfsvoering van Bedrijf X
22
5.6
Actueel houden van het MVO-profiel van Bedrijf X
23
Communiceren over MVO
24
6.1
Denken in doelgroepen: naar wie moet gecommuniceerd worden?
24
6.2
Wat (welke boodschap) moet gecommuniceerd worden?
25
6.3
Hoe (met welke middelen) moet gecommuniceerd worden?
27
Bijlage 1 Gedragscode voor Bedrijf X
28
Bijlage 2 Aanvangspresentatie over MVO
30
Bijlage 3 Eindpresentatie van uw MVO-profiel
34
3 MVO-Profiel Bedrijf X
1
Verantwoording
1.1 Wat is MVO en waarom is het belangrijk? MVO staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en heeft o.a. de oorsprong in ‘duurzaam ondernemen’ uit de jaren 70, waarmee het bewustzijn van het milieu op de agenda werd gezet. MVO is echter breder dan ‘het milieu’ en omvat drie p’s: People, Planet en Profit. Je bewust zijn van mens, milieu en economie. Naar dat bewustzijn handelen. En er over communiceren. Dát is waar MVO over gaat. Wanneer mens, milieu en economie (de drie P’s) concreet gemaakt worden, blijken het de belangrijkste spelers in en om uw organisatie te zijn: stakeholders (‘belanghebbenden’). Elk bedrijf kent een veelheid aan stakeholders, bijvoorbeeld: klanten, medewerkers, leveranciers, omwonenden bij projecten, concurrenten, overheid, media, het milieu, belangengroeperingen, enz. enz. MVO biedt een uitstekend kader om uw bedrijfsvoering optimaal af te stemmen op deze stakeholders. En feitelijk is “op de best mogelijke manier omgaan met de belanghebbenden bij uw organisatie” ook de meest renderende manier van ondernemen. Betrokkenheid is een sleutelwoord hierin. Indien u in staat bent om met uw organisatie de belangen van uw stakeholders in kaart te brengen, naar die belangen te handelen én erover te communiceren, vergroot u hun betrokkenheid bij uw organisatie. Belanghebbenden die loyaal zijn aan uw bedrijf zorgen voor continuïteit. En dat geldt niet alleen voor klanten, maar ook voor medewerkers, leveranciers, concurrenten; kortom voor álle stakeholders. Naast dat dit een universeel en al jaren bewezen principe is, heeft de term MVO ook haar tijd mee. Elke stakeholder (her)kent het. Het is dan ook een prima thema om u mee te profileren bij de verschillende stakeholders. Het is herkenbaar en enthousiasmerend. Los daarvan heeft de bouw- en vastgoedsector genetische verwantschap met MVO: er is geen sector wiens kerntaak het is om oplossingen te vinden voor een dergelijke diversiteit aan maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om huisvesting, bereikbaarheid, watermanagement, leefbaarheid, veiligheid of zeespiegelrijzing de bouwsector ontwerpt én bouwt er oplossingen voor. Bovendien hebben de belangrijkste opdrachtgevers een uitgesproken voorkeur voor MVO. De overheid (gemeenten, waterschappen, provincies, Rijksgebouwendienst, Rijkswaterstaat) heeft daadwerkelijk de weg ingeslagen naar 100% duurzaam inkopen (gefaseerd in te voeren vanaf 2010). Gevolg is dat er inmiddels een marktplaats ontstaat met bedrijven die kunnen voldoen aan de duurzaamheidcriteria bij aanbestedingen. Zij zijn de toekomstige leveranciers voor de overheid. Ander belangrijke opdrachtgevers, zoals woningcorporaties en zorg-/onderwijsinstellingen, hebben een sterk maatschappelijke rol en geven de voorkeur aan leveranciers die zichtbaar meegaan in die rol. Tot slot is uit verschillende onderzoeken gebleken dat consumenten ook de voorkeur geven aan duurzame producten en diensten. Die verduurzaming bereikt en borgt u met maatschappelijk verantwoord ondernemen.
4 MVO-Profiel Bedrijf X
1.2 Wat is BouwMVO? BouwMVO is een adviesbureau dat bedrijven uit de bouw-, installatie- en vastgoedsector begeleidt bij het handen en voeten geven aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Waarbij twee basisuitgangspunten gehanteerd worden: MVO bestaat reeds binnen elke organisatie: het gaat in essentie om een praktisch bewustwordingsproces. Als MVO niet bijdraagt aan de winst, is het geen MVO. BouwMVO is partner van MVO Nederland en heeft jarenlange advieservaring in de bouw- en vastgoedsector en is daarmee vertrouwd met en ín de sector. Voor een overzicht van het product- en dienstaanbod van BouwMVO wordt verwezen naar de website: www.bouwmvo.nl.
1.3 Wat is een MVO-Profiel? Simpel gesteld geeft een MVO-profiel weer hoe een organisatie denkt over maatschappelijk verantwoord ondernemen (duurzaam ondernemen) en wat er feitelijk aan gedaan wordt. Doorvertaald naar de praktijk is het een manier om stakeholders kenbaar te maken dat u op de hoogte bent van hun bestaan en belangen én daar ook naar handelt. Daarbij biedt het MVO-Profiel een praktisch handvat om MVO in de bedrijfsvoering te borgen.
1.4 Wat is de gebruikswaarde van het MVO-profiel? De gebruikswaarde van het MVO-profiel krijgt vorm als: 1)
Beleidsstuk: visie en ambitie worden erin verwoord.
2)
Inventarisatie: overzicht van activiteiten, documenten, concepten, producten en diensten op MVO-gebied.
3)
Groeiplan: actieplan met concrete doelstellingen om aan de ambitie te voldoen.
4)
Communicatiedocument: document waarin duidelijk wordt naar wie, wat en hoe gecommuniceerd wordt.
1.5 Hoe is het MVO-Profiel tot stand gekomen? In deze paragraaf wordt duidelijk gemaakt hoe het proces eruit ziet dat tot dit MVO-Profiel geleid heeft.
1.6 Leeswijzer voor het MVO-Profiel Uitleg over de structuur van dit verslag en hoe het MVO-profiel gelezen moet worden.
5 MVO-Profiel Bedrijf X
2
Visie: wat betekent MVO voor Bedrijf X?
2.1 Wat is de aanleiding om met MVO aan de slag te gaan? In deze paragraaf komt een bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord op deze vraag; opgesteld in overleg met Bedrijf X..
2.2 Wat betekent MVO voor Bedrijf X? In deze paragraaf komt een bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord op deze vraag; opgesteld in overleg met Bedrijf X.
2.3 Wat wil Bedrijf X met MVO bereiken? In deze paragraaf komt een bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord op deze vraag; opgesteld in overleg met Bedrijf X.
2.4 Op welke manier en wáár moet MVO een plek krijgen binnen Bedrijf X In deze paragraaf komt een bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord op deze vraag; opgesteld in overleg met Bedrijf X.
6 MVO-Profiel Bedrijf X
3
Inventarisatie huidige stand van zaken: MVO bij Bedrijf X
3.1
De structuur van de inventarisatie
Dit hoofdstuk is het meest uitgebreid. Het is het hart van het huidige MVO-profiel en vertrekpunt voor toekomstig (MVO-)beleid.
3.2
Bronnen voor de inventarisatie
Van belang is om de inventarisatie op meerdere bronnen te baseren. Niet alleen door middel van interviews, maar ook door te onderzoeken hoe Bedrijf X zich presenteert en waarmee.
3.3
Stakeholders van Bedrijf X
Elke bedrijf heeft verschillende belanghebbenden. MVO-beleid centreert zich om deze stakeholders, hun belangen en de communicatie daarover. 3.3.1
De relatie met de verschillende primaire stakeholders
Er bestaan primaire en secundaire stakeholders. Bewust kiezen hiertussen schept duidelijkheid en prioritering. Tevens dient duidelijk te worden wat op dit moment bekend is over de stakeholders, hoe ermee gecommuniceerd wordt, enz. In deze paragraaf worden de verschillende primaire stakeholders in kaart gebracht en de aard en vorm van de huidige relatie. 3.3.2
De relatie met de verschillende secundaire stakeholders
Er bestaan primaire en secundaire stakeholders. Bewust kiezen hiertussen schept duidelijkheid en prioritering. Tevens dient duidelijk te worden wat op dit moment bekend is over de stakeholders, hoe ermee gecommuniceerd wordt, enz. In deze paragraaf worden de verschillende secundaire stakeholders in kaart gebracht en de aard en vorm van de huidige relatie.
3.4
De stand van zaken bij Bedrijf X
De feitelijke stand van zaken kan haar weg vinden in beleid, concepten, producten, diensten, activiteiten, enz. Een analyse naar de drie P’s van MVO biedt een heldere structuur om dit bruikbaar in kaart te brengen. De verschillende stakeholders zijn weer in te delen binnen deze drie P’s. 3.4.1
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘People’
Ieder bedrijf spant zich reeds in op MVO gebied, maar wellicht niet onder die noemer. Hier komt aan bod op welke wijze momenteel bij Bedrijf X het aspect ‘People’ ingevuld wordt. 3.4.2
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘Planet’
Ieder bedrijf spant zich reeds in op MVO gebied, maar wellicht niet onder die noemer. Hier komt aan bod op welke wijze momenteel bij Bedrijf X het aspect ‘Planet’ ingevuld wordt. 3.4.3
Beleid en activiteiten met betrekking tot ‘Profit’
Ieder bedrijf spant zich reeds in op MVO gebied, maar wellicht niet onder die noemer. Hier komt aan bod op welke wijze momenteel bij Bedrijf X het aspect ‘Profit’ ingevuld wordt.
7 MVO-Profiel Bedrijf X
3.5
Huidige borging van MVO-beleid en –inspanningen
Ieder bedrijf spant zich reeds in op MVO gebied, maar wellicht niet onder die noemer. In deze paragraaf komt aan bod hoe de huidige inspanningen geborgd zijn, of juist niet.
8 MVO-Profiel Bedrijf X
4
Ambitie: wat wil Bedrijf X met MVO bereiken?
4.1 Waar moet MVO in algemene zin toe leiden voor Bedrijf X? Het is voor alle betrokkenen van belang dat de ambitie sop MVO gebied (hoe groot of klein ook) expliciet worden gemaakt. Een ieder wordt daarmee aanspreekbaar op die ambities, mits uiteraard bij het opstellen belanghebbenden betrokken worden. 4.1.1
Ambities ten aanzien van ‘People’
Realisme en relevantie zijn het criterium. Bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord. 4.1.2
Ambities ten aanzien van ‘Planet’
Realisme en relevantie zijn het criterium. Bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord. 4.1.3
Ambities ten aanzien van ‘Profit’
Realisme en relevantie zijn het criterium. Bondig, compleet en praktisch bruikbaar antwoord.
4.2 Welke inspanningen/kosten mogen daaraan ten grondslag liggen? Ambities winnen aan realisme als de inspanningen (en dus kosten) expliciet gemaakt worden. Hier wordt ook aandacht besteed aan de te verwachten opbrengsten van het MVO-beleid.
9 MVO-Profiel Bedrijf X
5
Groeiplan: concrete doelstellingen vanuit de ambitie
5.1 Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘People’ In deze paragraaf komen de doelstellingen ten aanzien van ‘People’ (en de bijbehorende stakeholders) aan bod. Doelstellingen zijn alleen praktisch toepasbaar als ze haalbaar en relevant zijn; dat is dus ook de maatlat waarlangs ze gelegd worden. Tevens zal inzicht gegeven worden in de bijkomende inspanning, opbrengsten en tijdsfasering.
5.2 Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘Planet’ In deze paragraaf komen de doelstellingen ten aanzien van ‘Planet’ (en de bijbehorende stakeholders) aan bod. Doelstellingen zijn alleen praktisch toepasbaar als ze haalbaar en relevant zijn; dat is dus ook de maatlat waarlangs ze gelegd worden. Tevens zal inzicht gegeven worden in de bijkomende inspanning, opbrengsten en tijdsfasering.
5.3 Doel, inspanning en tijdsfasering ten aanzien van ‘Profit’ In deze paragraaf komen de doelstellingen ten aanzien van ‘Profit’ (en de bijbehorende stakeholders) aan bod. Doelstellingen zijn alleen praktisch toepasbaar als ze haalbaar en relevant zijn; dat is dus ook de maatlat waarlangs ze gelegd worden. Tevens zal inzicht gegeven worden in de bijkomende inspanning, opbrengsten en tijdsfasering.
5.4 Het opstellen en implementeren van de gedragscode van Bedrijf X In deze paragraaf komt aan bod hoe de gedragscode opgesteld wordt en met wie, met welk doel en met welke gebruiksdoeleinden. De feitelijke gedragscode kan opgenomen worden als bijlage.
5.5 MVO borgen in de bedrijfsvoering van Bedrijf X Zonder borging geen MVO. Draagvlak binnen de organisatie bij zowel mensen als middelen, materialen en processen is essentieel. De praktische invulling van die borging komt in deze paragraaf aan bod.
5.6 Actueel houden van het MVO-profiel van Bedrijf X Het actueel houden is een onderdeel van het borgen, maar van dergelijk belang dat het apart aan bod komt in deze paragraaf.
10 MVO-Profiel Bedrijf X
6
Communiceren over MVO
6.1 Denken in doelgroepen: naar wie moet gecommuniceerd worden? In de bouw- en vastgoedsector vergeet men nogal eens te communiceren, mogelijk vanuit bescheidenheid maar zeker ook vanuit onbekendheid ermee. Vanuit bescheidenheid is het credo “Do good and let others talk about it” een prima uitgangspunt, maar men moet wel eerst weten wat u doet. Stakeholders weten pas dat u hen en hun belangen kent (én onderkent) als u dit ook communiceert. Dit hoofdstuk is dus een wezenlijk onderdeel van het profiel. In deze paragraaf wordt per stakeholder bekeken of er (meer/andere) communicatie nodig dan wel wenselijk is.
6.2 Wat (welke boodschap) moet gecommuniceerd worden? Vervolgens komt in deze paragraaf aan bod wat, en met welk doel, gecommuniceerd wordt.
6.3 Hoe (met welke middelen) moet gecommuniceerd worden? En tot slot met welke middelen gecommuniceerd wordt.
11 MVO-Profiel Bedrijf X
Bijlage 1 Gedragscode Bedrijf X Bijlage 2 Aanvangspresentatie over MVO Bijlage 3 Eindpresentatie over uw MVO-profiel
12 MVO-Profiel Bedrijf X
13 MVO-Profiel Bedrijf X
