Město Kuřim, Jungmannova 968, 664 34 Kuřim Tel.: 541 422 311, Fax: 541 230 633, El. pošta:
[email protected]
VNITŘNÍ SMĚRNICE č.2/2003/RM Rady města Kuřimi o průběžné kontrole plnění usnesení Zastupitelstva a Rady města Kuřimi
Článek 1 Příprava materiálu pro schůzi Rady a zasedání Zastupitelstva města Kuřimi 1) Pravidla pro přípravu materiálů pro schůzi Rady města (RM) a zasedání Zastupitelstva města (ZM) Kuřimi jsou stanovena v jednacích řádech těchto orgánů města. Podle možností uvede zpracovatel nebo předkladatel v návrhu usnesení termín plánovaného plnění a odpovědnou osobu za splnění. 2) Tajemník úřadu do 3 dnů od přijetí usnesení RM a ZM doplní v soupisu usnesení vyhotoveného dle článku 2 této směrnice termín plánovaného plnění a odpovědný odbor (příp. odpovědnou osobu), pokud nejsou stanoveny usnesením. Termín plánovaného plnění usnesení, za jehož splnění odpovídá starosta, místostarosta, člen zastupitelstva nebo rady města, stanoví v téže lhůtě starosta města. Termín plánovaného plnění a odpovědnou osobu je možno změnit jen usnesením RM nebo ZM. Článek 2 Pořízení soupisu usnesení z jednání RM a ZM 1) Soupis usnesení z jednání RM a ZM je realizován editací těchto usnesení v textovém editoru MS Word zapisovatelkou a následným uložením do souboru ve formátu WORD (souborová přípona doc). Název těchto souborů je ve formátu: RM: Usrm xx yy kde xx je pořadové číslo jednání od počátku roku a ZM: Uszm xx yy, yy je poslední dvojčíslí roku. 2) Soupis usnesení doplněný o termíny a odpovědné osoby je rozesílán členům RM, ZM, předsedům komisí a výborů a dalším osobám stanoveným v usnesení RM nebo ZM. Soubory jsou uloženy na datovém serveru městského úřadu a jsou přístupné s atributem pouze pro čtení z jakékoliv pracovní stanice lokální počítačové sítě. O uložení soupisu usnesení na počítačový server informuje zapisovatelka starostu, místostarosty a vedoucí pracovníky úřadu neprodleně elektronickou poštou. Článek 3 Evidence pro potřebu kontroly plnění usnesení RM a ZM
1
Usnesení uvedená v textovém dokumentu viz. Čl. 2 jsou transformována zapisovatelkou do souboru („sešitu“) vytvořeného v prostředí MS Excel (souborová přípona xls). Název tohoto souboru je Úkoly RM a ZM 1999 - XXXX a je uložen na datovém serveru lokální počítačové sítě úřadu. Tento sešit obsahuje tyto „listy“: - RM – nesplněné, tj. úkoly v plnění - RM – splněné a bez úkolu - ZM – nesplněné, tj. úkoly v plnění - ZM – splněné a bez úkolu - M – RM a ZM s trvalou metodickou platností 1. Číslo usnesení ve tvaru: RM - xxx ZM - xxxx. Tj. pořadová čísla usnesení v daném roce ze zasedání RM jsou 3 ciferná a z ZM 4 ciferná. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Typ dat v Excelu - číslo. 2. Rok – 4 ciferný údaj příslušného roku. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Typ dat v Excelu - číslo. 3. Text usnesení – přesný text usnesení. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Typ dat v Excelu – text. 4. Zodpovídá za splnění – uvedena zkratka odboru, organizace, komise, výbor, zastupitel, odpovědná osoba, apod. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Typ dat v Excelu – text. Použité zkratky: STA – starosta MSTA - místostarostka MST – místostarosta TAJ – tajemník KU - odbor - kancelář úřadu OS – odbor správní OMP – odbor majetkoprávní OF – odbor finanční OŽP – odbor životního prostředí OŽU – odbor – obecní živnostenský úřad OSVO – odbor stavební a vodoprávní OSV – odbor sociálních věcí OD – odbor dopravy OIRR – odbor investiční a regionálního rozvoje MSBK – Městská správa bytů Kuřim, s.r.o. CTSK – Centrum technických služeb Kuřim, s.r.o. ZŠT – Základní škola Kuřim, Tyršova 1255, okres Brno-venkov, příspěvková org. ZŠJ – Základní škola Kuřim, Jungmannova 813, okres Brno – venkov, příspěv. org.
2
MŠ
– Mateřská škola Kuřim, Zborovská 887, okres Brno – venkov, příspěvková org. PPD – Penzion pro důchodce Kuřim SAK – Sportovní areál Kuřim, organizační složka obce MK – Městská knihovna Kuřim, organizační složka obce MTCK – MĚSTSKÉ TECHNICKÉ CENTRUM KUŘIM, spol. s r.o. VK – výbor kontrolní FV – finanční výbor VFKS – výbor pro výběrová řízení Fondu na podporu kulturní a spolkové činnosti města Kuřim OV – osadní výbor KK – kontrolní komise FK – finanční komise KV – komise výstavby KD – komise dopravy KŽP – komise pro životní prostředí KDM – komise pro děti a mládež SCKD – Společenské centrum Kulturní dům Pokud není uvedeno jinak, rozumí se odpovědnou osobou za odbor a organizaci vedoucí pracovník jmenovaný do jejího čela za výbor a komisi její předseda. 5. Spolupracuje – uvedena zkratka spolupracující osoby, odboru, organizace apod. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Typ dat v Excelu – text. 6. Termín plánovaného plnění – uvedeno datum plánovaného plnění úkolu. Zapisuje zapisovatelka v součinnosti s tajemníkem. Formát data: dd.mm.rr, kde dd je den, mm je měsíc a rr jsou poslední dvě cifry roku. Typ dat v Excelu – datum. 7. Informace o průběhu plnění – průběžně doplňuje odpovědný pracovník (uvádí se datum a průběh plnění úkolu na základě posledního dokumentu svědčícího o plnění např. zápis z jednání, korespondence o plnění úkolu anebo dokument, který může průběžně dokumentovat stav). Zapisuje zodpovědný za splnění. Typ dat v Excelu – text. 8. Splněno dne – uvádí se datum, kdy byl úkol splněn. Pro splnění úkolu je rozhodující vyhotovení dokumentu svědčícího o ukončení úkolu (faktura, kolaudace, zápis z jednání, datum podpisu smlouvy apod.). Zapisuje zodpovědný za splnění. Typ dat v Excelu – datum. 9. Symbol druhu usnesení – definuje typ usnesení. Použité symboly: ME – metodický úkol, nebo úkol dlouhodobě platný BU – bez úkolu Zapisuje tajemník. Typ dat v Excelu – text.
3
Všechny listy jsou průběžně kontrolovány zapisovatelkou a v případě dokončení úkolu z listu RM – nesplněné či ZM – nesplněné je tento překopírován do listu RM – splněné či ZM – splněné. Článek 4 Možnosti tištěných sestav Uvedený způsob evidence usnesení RM a ZM s využitím prostředí MS Excelu umožňuje vytvářet tyto tiskové sestavy: 1. všechny úkoly RM 2. všechny úkoly RM v plnění 3. všechny úkoly RM splněné 4. všechny úkoly ZM 5. všechny úkoly ZM v plnění 6. všechny úkoly ZM splněné 7. úkoly RM dle zodpovědného za plnění 8. úkoly ZM dle zodpovědného za plnění 9. úkoly RM, které mají být splněny k určitému dni či měsíci 10. úkoly ZM, které mají být splněny k určitému dni či měsíci 11. úkoly RM, splněné za určité období 12. úkoly ZM, splněné za určité období 13. úkoly RM, nesplněné ve stanoveném termínu 14. úkoly ZM, nesplněné ve stanoveném termínu 15. úkoly RM dle druhu usnesení 16. úkoly ZM dle druhu usnesení Článek 5 Plnění usnesení a kontrola tajemníkem 1) Osoby zodpovědné za plnění úkolu sídlící v budově městského úřadu, mají přístup k lokální počítačové síti a společnému datovému serveru, kde je uložen soubor obsahující evidenci úkolů RM a ZM ( viz čl. 3 ). Organizace města, které nejsou propojeny touto počítačovou sítí, jsou o úkolech informováni zasláním soupisu usnesení, usnesení ve věcech personálních a finančních se předávají také formou výpisu z usnesení. 2) Vedoucí pracovníci městského úřadu a organizací města jsou povinni seznamovat se s přijatými usneseními. Rovněž jsou povinni seznámit se s příslušnou částí zápisu z jednání RM nebo ZM, vztahující se k usnesením, které se jejich pracovní činnosti dotýkají. 3) Pracovníci městského úřadu, organizací města, členové komisí rady a výborů zastupitelstva města, zastupitelé a další osoby dle Čl. 3, odst. 4 jsou povinni plnit ve stanovených termínech úkoly a opatření, která jim byly usnesením RM nebo ZM uloženy. 4) Tajemník kontroluje a vyžaduje od pracovníků městského úřadu a organizací města plnění usnesení v předepsaných termínech. Při neplnění usnesení pracovníky městského úřadu přijímá opatření k nápravě. O usneseních, která neplní vedoucí zaměstnanci organizací města, komise rady a výbory zastupitelstva města nebo zastupitelé informuje starostu města.
4
Článek 6 Kontrola plnění usnesení radou a zastupitelstvem města 1) Kontrola plnění usnesení radou a zastupitelstvem města je prováděna průběžně. Tajemník na každém jednání RM a ZM písemně informuje: a) o usneseních splněných mezi jednotlivými řádnými po sobě následujícími zasedáními, b) o usneseních nesplněných ve stanoveném termínu. Tajemník u pracovníků úřadu a starosta města u ostatních vyzve osobu odpovědnou za plnění usnesení k odůvodnění vzniklého stavu a navržení dalšího postupu (navržení nového termínu plnění, změny obsahu usnesení apod.). 2) K podání informace dle odst. 2 se využívají podle možností sestavy uvedené v čl. 4, sestava č. 11, 12, 13 a 14. RM informuje o usneseních přijatých RM a ZM informuje o usneseních přijatých ZM.
Článek 7 Závěrečná ustanovení 1) Touto směrnici není dotčeno oprávnění provádět kontrolu usnesení nad rozsah v ní stanovený. 2) Tato směrnice byla přijata Radou města Kuřim usnesením čís. 730/2003 dne 26.11.2003 a současně se ruší Směrnice rady města o průběžné kontrole plnění usnesení Zastupitelstva a Rady města Kuřimi ze dne 31.10.2000 3) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1.1. 2004.
V Kuřimi dne 26.11.2003
Mgr. Ladislav Ambrož starosta
Alena Matějíčková místostarostka
5
