MS PowerPoint – Les 2
Sjablonen (Templates) Wanneer we niet te veel tijd willen steken in de opmaak van onze presentatie, kunnen we gebruik maken van sjablonen. In PowerPoint beschikken we over honderden sjablonen die we gratis kunnen gebruiken. Om deze te zien klikken we eerst op de Officeknop en kiezen Nieuw. Dit opent het dialoogvenster "Nieuwe presentatie ". Standaard is de optie "Lege presentatie" geselecteerd. Uit de lijst aan de linkerkant van het dialoogvenster kunnen we kiezen uit een reeds geïnstalleerd sjabloon, of een sjabloon dat je wil downloaden ven de site van Microsoft. Deze nieuwe lijst van sjablonen maakt het ons wel heel makkelijk, om sjablonen te downloaden en te gebruiken. Kies een categorie aan de linkerkant van het dialoogvenster.
In het midden van het dialoogvenster verschijnen de verschillende keuzes uit deze categorie. En aan de rechterzijde van het dialoogvenster, zien we een uitvergrootte versie van het geselecteerde sjabloon in het midden van het dialoogvenster. Eénmaal het sjabloon geselecteerd, klik je de knop "Downloaden" rechts onderaan het dialoogvenster. Het voordeel van een sjabloon te gebruiken in je presentatie is, dat al de opmaak van je dia's voor jou wordt gedaan, en het enige wat jij nog hoeft te doen is de informatie in te geven.
Compatibiliteitsmodus Wanneer we een PowerPointpresentatie openen in de versie 2007, die werd gemaakt in een eerdere versie van PowerPoint, wordt deze geopend in "Compatibiliteitsmodus". Dit wordt vermeld naast de naam van de presentatie, in de Tiltelbalk.
Wanneer we werken in "Compatibiliteitsmodus" kunnen we geen gebruik maken van de nieuwe opties in PowerPoint 2007. Dit is handig wanneer er nog steeds personen die niet beschikken over de laatste versie van PowerPoint, nog steeds de mogelijkheid hebben te werken in de presentatie. Wanneer je er zeker van bent dat iedereen de versie 2007 van PowerPoint gebruikt, kan je deze oude versie van je presentatie converteren naar de versie van 2007. Klik hiervoor op de Officeknop, en kies "Converteren" uit het drop-downmenu. Dit opent een dialoogvenster met de melding dat wanneer we het bestand converteren, we alle nieuwe functies van PowerPoint kunnen gebruiken. Klik de knop OK wanneer je dit wil doen. Omgekeerd kan natuurlijk ook.
Stel, jij werkt met de versie 2007 van PowerPoint, en je collega werkt met een eerdere versie. Dan heb je de mogelijkheid je presentatie op te slaan als PowerPoint 97-2003 presentatie. Klik hiervoor de Officeknop, kies "Opslaan als..." en klik de knop "PowerPoint 97-2003 presentatie". Uiteraard verlies je dan alle gebruikte functies die nieuw zijn in PowerPoint 2007. Hiervan wordt je trouwens gewaarschuwd in een dialoogvenster.
PowerPoint 2007 in eerdere versies openen Wanneer je een PowerPoint 2007 bestand wil openen in een eerdere versie van PowerPoint moet je een Compatibility Pack downloaden. Deze converter voegt de mogelijk toe aan Office 2000, Office 2003 en Office XP software om office 2007 bestanden te openen, bewerken, en op te slaan. Je kan dit vinden op de site van Microsoft, als je zoekt naar "Compatibiliteitspakket voor Microsoft Office Word, Excel en PowerPoint 2007-bestandsindelingen". Momenteel is dit volgend adres: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=nl&FamilyID=941b3470-3ae9-4aee8f43-c6bb74cd1466
Opslaan en Opslaan als ... (Save and Save as…) Eénmaal je wat informatie in je presentatie hebt ingegeven wens je deze natuurlijk op te slaan. Klik hiervoor de Officeknop helemaal links bovenaan het applicatievenster. In het drop-downmenu vinden we de knoppen "Opslaan" en "Opslaan als...". De optie "Opslaan" laat ons toe, een reeds eerder opgeslagen presentatie waarin wijzigingen zijn aangebracht, op te slaan. De optie "Opslaan als..." laat ons toe onze presentatie een toepasselijke naam te geven wanneer we deze opslaan. Het laat ons ook toe, een reeds eerder opgeslagen presentatie op te slaan onder een nieuwe naam. Wanneer we kiezen voor de optie "Opslaan als...", opent een dialoogvenster.
Standaard wil Microsoft PowerPoint je presentatie opslaan in de folder "Mijn documenten". Je kan navigeren naar gelijk welke folder op je computer om het bestand op te slaan. Geef het bestand een toepasselijke naam, en klik de knop "Opslaan". Dit slaat het bestand op in de map die je hebt gekozen, onder de naam die je hebt ingegeven. De naam van je presentatie wordt nu weergegeven in de titelbalk. Om dit allemaal wat vlugger te laten verlopen, klik je de knop "Opslaan" in de werkbalk "Snelle toegang". Is dit een presentatie die je reeds eerder had opgeslagen, zal PowerPoint je voorstelling opslaan onder dezelfde naam, maar met de gemaakte wijzigingen. Is dit de eerste maal dat je deze presentatie opslaat, dan zal PowerPoint automatisch het dialoogvenster "Opslaan als..." openen, waarin je dezelfde handelingen uitvoert als hierboven besproken.
Opslaan als PDF PowerPoint 2007 laat ons toe onze voorstelling op te slaan als een .pdf bestand. Een .pdf bestand ( Portable Document Format) is de standaard voor de uitwisseling van elektronische documenten en formulieren die in hun oorspronkelijke vorm gereproduceerd moeten kunnen worden. Lettertypen, afbeeldingen en lay-out van elk PDF document blijven behouden. Een PDF-bestand zal er hetzelfde uitzien op elke printer. Een PDF-bestand is platform onafhankelijk, met andere woorden het kan dus op alle platformen (Windows, Linux, ...) bekeken en/of bewerkt worden. Ideaal voor het verspreiden van handleidingen en dergelijke. Om een document op te slaan als .pdf, klik je simpelweg de Officeknop, kies je "Opslaan als...", en klik je PDF. In het dialoogvenster kies je een map waarin je het pdf bestand wil opslaan, en klik je de knop "Publiceren".
Sneltoetsen Voor diegenen onder jullie die niet weten wat een sneltoets is, een sneltoets is een toetsencombinatie die we op ons toetsenbord indrukken om één of andere functie uit te voeren Wanneer je vaak met bepaalde programma's werkt, kan het je wel eens heel wat tijd besparen wanneer je gebruik maakt van sneltoetsen. Heb je moeite om al die verschillende sneltoetsen te onthouden, dan maakt PowerPoint 2007 het je erg makkelijk om die snel weer op te roepen. Het enige wat je moet doen is de ALT-toets op je toetsenbord drukken. Je krijgt dan meteen te zien, welke letter of welk cijfer je in combinatie met de ALT-toets moet indrukken, om die bepaalde opdracht uit te voeren.
De sneltoetscombinaties die in eerdere versies van PowerPoint werden gebruikt, kunnen nog steeds worden toegepast. Alleen kan je deze nu niet meer zien staan achter de verschillende opdrachten in de verschillende menubalken.
