MS Excel 97
Mgr. Jiří Pech
1
Obsah Obsah............................................................................. ..........................2 1. Úvod.................................................................. ...................................4 2. Úvod do programu Excel......................................................................5 2.1. Co je to vlastně Excel......................................................................................................5 2.1.1. Co je to tabulkový kalkulátor?..................................................................................5 2.2. Co potřebujeme pro práci s Excelem?.............................................................................5 2.3. Začínáme pracovat...........................................................................................................6 2.4. Pracovní plocha...............................................................................................................6 2.5. Co je to dokument, sešit, list a soubor.............................................................................9 2.6. Položky menu................................................................................................................10 2.7. práce se soubory.............................................................................................................17 2.7.1. Otevření souboru.....................................................................................................17 2.7.2. Uložení souboru......................................................................................................19
3. Vytvoření první tabulky.......................................................................21 3.1. Než začneme psát..........................................................................................................21 3.2. Zápis dat do tabulky.......................................................................................................22 3.3. Panely nástrojů...............................................................................................................27
4. Další možnosti Excelu........................................................................31 4.1. Řady...............................................................................................................................31 4.2. Třídění dat......................................................................................................................32 4.3. Filtry dat.........................................................................................................................34 4.4. Grafy..............................................................................................................................35 4.5. Kreslení..........................................................................................................................37 4.6. Vkládání obrázků...........................................................................................................38 4.7. Vkládání objektů............................................................................................................39 4.8. Odkazy a výpočty...........................................................................................................39 4.9. Součty............................................................................................................................40 4.10. Práce s více listy současně...........................................................................................41 4.11. Šablony........................................................................................................................41 4.12. Tisk..............................................................................................................................42 2
5. Funkce............................................................................... .................43 5.1. Zápisy funkcí a adresování buněk..................................................................................43 5.2. Průvodce funkcí.............................................................................................................44 5.3. Rozdělení funkcí............................................................................................................46 5.4. Matematické funkce.......................................................................................................47 5.4.1. Trigonometrické a hyperbolometrické funkce........................................................47 5.4.2. Zaokrouhlovací funkce............................................................................................47 5.4.3. Kombinatorické funkce...........................................................................................48 5.4.4. Exponenciální, logaritmické a mocniné funkce......................................................48 5.4.5. Funkce pro součet a součin.....................................................................................48 5.4.6. Maticové funkce......................................................................................................49 5.4.7. Ostatní matematické funkce....................................................................................50 5.5. Logické funkce...............................................................................................................50 5.5.1. Vlastní logické funkce.............................................................................................50 5.5.2. Informační funkce...................................................................................................51
6. Makra........................................................................................ ..........52 6.1. Definice..........................................................................................................................52 6.2. Zápis maker....................................................................................................................52 6.3. Práce s makry.................................................................................................................54
7. Závěr............................................................................................... ....56 8. Literatura............................................................................................ .57
3
1. Úvod Skripta jsou použitelné jak pro Excel 5.0, tak pro Excel 7.0. Rozdíly mezi nimi jsem se snažil popsat. Ty jsou natolik malé, že jsem se v podstatě omezil pouze na práci se soubory. Můj původní záměr byl, publikaci zcela přepsat pro používání v Excelu 7.0, ale vzhledem k tomu, že na naší síti bude i nadále používán Excel 5.0 jsem od tohoto opustil. Kapitola 2 je věnována prvnímu seznámení s programem Excel a popisu ovládacích prvků. V kapitole 3 začneme vytvářet a upravovat tabulku. V kapitole 4 se dozvíme jaké máme možnosti pro práci s daty v tabulce. Kapitola 5 pak poskytne úvodní seznámení s funkcemi listu. Kapitola 6 je věnována úvodu pro vytváření maker. Chtěl bych poděkovat paní RNDr. Janě Kapounové, CSc, která byla první, kdo si tento text přečetl, paní Doc. RNDr. Evě Vaněčkové, CSc, která měla velmi cenné připomínky a panu Doc. Ing. Zdeňku Havlíčkovi, CSc, který na tuto knihu zpracoval oponentský posudek.
4
2. Úvod do programu Excel V této kapitole se dozvíme co to vlastně je Excel, vysvětlíme si pojem tabulkový kalkulátor a některé další základní pojmy. Ukážeme si jak pracovat s prostředím Excelu a jak používat ovládacích prvků Windows. Povíme si, co je to sešit a list, projdeme se po jednotlivých položkách menu Excelu a na závěr si ukážeme, jak pracovat se soubory.
2.1. Co je to vlastně Excel Excel je tabulkový kalkulátor pro prostředí Windows nebo Macintosh. Podobné jsou i další programy Lotus 1-2-3, a Quatro. Lze tvrdit, že Excel je z těchto programů v prostředí Windows nejlepší. Může za to zřejmě ta skutečnost, že byl od samého začátku, na rozdíl od svých konkurentů, vyvíjen přímo pro toto prostředí. Další plus tohoto programu bude zřejmě i to, že je vyvíjen přímo firmou Microsoft. Takže, ať už je náš vztah k této firmě jakýkoliv, je třeba počítat s tím, že zřejmě při tvorbě programu použije i metod, o kterých veřejně příliš nehovoří a pomocí nichž vlastně získává před konkurencí náskok. Nyní tedy ještě:
2.1.1. Co je to tabulkový kalkulátor? Definice: Tabulkový kalkulátor (tabulkový procesor, spreadsheet) je aplikační program určený pro interaktivní provádění výpočtů v rámci uživatelem definované tabulky. Tabulkové kalkulátory v sobě kombinují vlastnosti uživatelsky příjemného prostředí pro návrh a tvorbu tabulek a zároveň obsahují řadu funkcí, které jsou schopny provádět elementární i velice složité statistické či finanční výpočty. Jejich základní princip vychází ze samotné tabulky, jejíž jednotlivá políčka (cell, buňka) jsou horizontálně označena písmeny
a vertikálně čísly.
Kombinace písmene a čísla tedy vytváří přesný a jednoznačný odkaz na nějaké políčko tabulky (např. levá horní buňka nese označení A1). Těchto odkazů se pak využívá ve vzorcích, které se podobně jako čísla a legenda umísťují do různých buněk tabulky. Spreadsheety umožňují kromě uvedených funkcí i grafické zobrazování tabulkových dat, import položek z databázových souborů, propojení na další aplikace a zařízení a další. ([4]). Teď se ještě zeptáme:
2.2. Co potřebujeme pro práci s Excelem? „No přeci počítač“, řeknou si jistě mnozí. Ano, to je pravda, jde jen o to, jaký. Stejně jako většina ostatních firem, tak i Microsoft se snaží své programy vyvíjet tak, aby uživateli
5
jeho počítač nestačil a byl nucen buď kupovat nový nebo ten svůj modernizovat. Minimum je 486 DX a 8MB RAM. Ani ne tak procesor, jako větší paměť je to, co Excel potřebuje. Takže lze doporučit nejméně jmenovanou sestavu, i když Excel spustíte i na sestavě 386 SX, 4MB paměti. Ale pak počítejte s přestávkami na kávu a pokud se chcete pokusit o propojení Excelu a Wordu, tak si k počítači vezměte něco na čtení. No a pak na počítači samozřejmě potřebujete nejméně Windows 3.1, ale to již asi všichni tušíte. Pro Excel 7.0 pak potřebujeme počítač s Windows95. To znamená alespoň 486 DX a 8MB RAM, lépe Pentium a 16MB RAM. Tak a nyní
2.3. Začínáme pracovat Nyní si již program spustíme. Obvykle máme dvě možnosti. První možnost je, pokud máme nainstalovaný celý MS Office, tak můžeme použít správce MS Office, což je několik tlačítek nacházejících se obvykle v pravém horním rohu základní obrazovky Windows. Na místě tlačítka s obrázkem Excelu klikneme myší. Druhá možnost je že použijeme obvyklého (ve Windows95) tlačítka Start a zde pravděpodobně ve skupině Microsoft Office zvolíme položku Excel.
2.4. Pracovní plocha Na obrazovce se po spuštění programu Excel objeví okno pro tento program typické (viz obr. 1). Zcela nahoře je identifikace programu, v našem případě tedy Microsoft Excel a právě otevřeného souboru a hned pod ní je menu. Pod ním a někdy i po stranách nebo dole, jsou panely nástrojů. K nim si něco povíme později. Zcela dole je pak stavový řádek, který si rovněž popíšeme, ale později. Vše, co se nachází uprostřed mezi tím, je vlastní pracovní plocha Excelu a o ní je i tato kapitola. Na následujícím obrázku je výřez plochy Excelu 5.0. Pracovní plocha Excelu 7.0 je shodná, zde nedošlo k žádným změnám.
6
Popis aktuální buňky
Editační řádek
Popis sloupce (písmeno)
Tlačítko Aktuální buňka Popis řádku (číslo řádku)
výběr
pro
celého
dokumentu
Obr. 1 Ukázka pracovní plochy Excelu (výřez) Jak vidíme, na obrazovce se nacházejí vodorovné a svislé tečkované čáry navzájem kolmé, které vytvářejí obdélníky, kterým se říká buňky. Všem buňkám, které se nachází nad sebou, se říká sloupec. Sloupce jsou popsány pomocí písmen A, B, C, ... Z, AA, AB, ... AZ, BA, ... BZ, ZA ... ZZ, AAA, ... . Všem buňkám vedle sebe se říká řádek. Řádky jsou očíslovány 1,2,3... . Buňka je tedy popsána pomocí řádku a sloupce, ve kterém se nachází. Např. A1, což je buňka vlevo nahoře (viz obrázek) nebo B13, AA234, BZ23,... . Tomuto popisu se také říká absolutní adresa buňky. Existuje ještě relativní adresa buňky. Její popis je vždy vůči nějaké jiné buňce a říká nám, o kolik vlevo, vpravo, nahoře nebo dole se zvolená buňka nachází vůči buňce minulé. Do buněk lze zapisovat čísla, řetězce (řetězec = posloupnost znaků), data, finanční částky... . Každá buňka má svůj formát (popis vlastností). Ten může být pro každou buňku jiný nebo shodný pro celý řádek, sloupec či oblast.
Oblast je několik buněk většinou
vzájemně sousedících a tvořících obvykle obdélník. (O tom jak vytvořit oblast z buněk nesousedících si povíme dále). Abychom mohli buňce (buňkám) přiřadit formát, musíme je nejprve vybrat. V každém okamžiku je vybrána ta buňka, do které právě píšeme, případně ta, na kterou ukážeme myší a stiskneme levé tlačítko. Pokud levé tlačítko podržíme a budeme pohybovat myší, začnou se nám buňky začerňovat. Takto jsme právě vybrali oblast. Pokud chceme vybrat oblast z nesousedících buněk, musíme při výběru držet stisklou klávesu Ctrl. Po té, co vybereme první část oblasti, pustíme levé tlačítko myši (Ctrl stále držíme) a přesuneme se na další část výběru, stiskneme levé tlačítko myši a opakujeme postup. Pro 7
rychlejší výběr rozsáhlé oblasti je dobré rovněž použít klávesu Shift a to tak, že vybereme jeden z rohů oblasti. Poté stiskneme Shift, přesuneme se na úhlopříčný roh požadované oblasti a na požadované buňce stiskneme levé tlačítko myši. Po pracovní ploše Excelu se samozřejmě pohybujeme buď pomocí posuvných lišt nebo pomocí kurzorových šipek nebo tak, že zajedeme kurzorem myši v požadovaném směru ke kraji obrazovky. Je na každém, aby si zvolil svůj způsob práce. Po té, co máme vybranou oblast máme opět dvě možnosti: buď použít položku z menu Formát nebo stisknout pravé tlačítko myši a hned se nám objeví nabídka, která obsahuje vše, co můžeme s naší oblastí (buňkou) dělat. Z ní si vybereme pohybem myši nahoru a dolů. V tomto případě Formát buněk (buňky). Popisem formátu se bude zabývat samostatná kapitola. Pro jistotu ještě popíšeme práci s posuvnými lištami, kdyby se mezi čtenáři snad nacházel někdo, kdo s nimi ještě nepracoval. Máme dva typy svislé a vodorovné. Vzhledem k prostoru zde popíši pouze vodorovnou:
Tlačítko
pro
posun vpravo Tlačítko posun vlevo
pro
Tlačítko pro nastavení pozice. Stiskneme-li toto tlačítko myší a pohybujeme se vlevo či vpravo, pohybuje se celá obrazovka. Navíc nám ukazuje relativní pozici vůči celé stránce.
Obr. 3 Vodorovná lišta ve Windows 3.11 Nyní je třeba si vysvětlit, co je to Stránka a Sešit. Pojmem Sešit se v Excelu rozumí soubor. Ten se, jako skutečný sešit, skládá ze stránek. Stránka je vlastně vše, co vidíme na obrazovce, případně vše, co můžeme zobrazit pomocí posuvných lišt (viz. další kapitola). Takže nyní si můžeme popsat dva spodní řádky obrazovky.
8
Tlačítka pro přesun po listech
Vodorovná
Názvy jednotlivých listů. Pokud na některý název dvakrát
posuvná lišta
klepneme, můžeme změnit jeho název.
Zde jsme upozornění, zda Zde se objevuje druh právě probíhající činnosti nebo se byly stisknuty klávesy zde objevuje nápověda (například při procházení CAPS, NUM, nebo menu). LOCK.
Obr. 4 Spodní řádek obrazovky v Excelu Ještě si řekněme:
2.5. Co je to dokument, sešit, list a soubor V Excelu lze použít dva názvy pro totéž: soubor a sešit. Název soubor používáme z fyzického hlediska, tedy z hlediska názvu souboru uloženého na disku. Z hlediska Excelu se soubory nazývají sešity. Jako každý jiný, se i tyto sešity, skládají ze listů. Listy lze pojmenovávat, vytrhávat, lze jimi listovat, lze je i přidávat. Po listech listujeme tak, že posouváme jejich názvy v dolním pruhu pomocí tlačítek pro posun stránek. Objeví-li se námi požadované jméno listu, klikneme na něj myší a získáme požadovaný list. List pojmenujeme tak, že na jeho identifikaci (viz. obrázek) dvakrát klepneme myší. Přidat list lze pomocí menu Vložit / List, odstranit pak pomocí Úpravy / Odstranit list. Nyní si popíšeme:
9
2.6. Položky menu Na obrázku 5 vidíme horní dva řádky obrazovky. Ovládací tlačítko (ukončení práce s Excelem) Ovládací tlačítka Excelu Lišta nástroje Excel s informací o otevřeném souboru
Ovládací (ukončení
tlačítko práce
Menu
s
aktuálním souborem)
Minimalizační
a
maximalizační
tlačítko
aktuálního souboru
Obr. 5 Horní řádky obrazovky Excelu Ovládací tlačítko má dvojí použití. Pokud na něj klikneme myší dvakrát, dojde k uzavření Excelu (souboru). Při jednom kliknutí dostaneme menu, se systémovými nabídkami (minimalizace, maximalizace, uzavření). Není zde nic, co bychom nenašli jinde v menu. Nyní trochu blíže k jednotlivým položkám Menu. Nebudeme probírat všechny, pouze ty, jejichž zvládnutí, je pro práci s Excelem nezbytné nebo užitečné: Soubor - Zde jsou operace, které se vztahují k práci se souborem. Nový - založení nového souboru. Otevřít - otevření již existujícího souboru. Zavřít - uzavření aktuálního souboru. Není-li soubor pojmenován, je vznesen dotaz na jeho jméno.
10
Uložit - uložení aktuálního souboru. Uložit jako - uložení aktuálního souboru pod jiným jménem nebo v jiném formátu. Souhrnné informace - informace o aktuálním souboru. Vzhled stránky - Nastavení formátu stránky. Tisk - Tisk aktuálního souboru. Konec - Ukončení práce s Excelem. Nad položkou Konec se zobrazují jména 1-4 naposledy zpracovávaných souborů. Jejich výběrem tyto soubory otevřeme.
Obr. 6 Menu soubor Úpravy: Příkazy pro editaci souboru. Zpět - Vrácení naposled provedené operace. Na rozdíl od Wordu, lze vrátit jen posledně provedenou operaci. Znovu - Opětovné provedení vrácené operace (viz. výše). Vyjmout, Kopírovat, Vložit - Jistě známé operace pro přesun či kopii objektu (tedy znaku, textu, obrázku vzorce...). Fungují stejně jako kdekoliv jinde ve Windows. Tedy označíme nějaký objekt (písmeno, slovo, číslo, oblast, obrázek, graf, ...) buď pomocí Shift+kurzorových šipek nebo levým tlačítkem pak zvolíme Kopírovat nebo Vyjmout (podle toho, chceme-li
11
objekt kopírovat nebo přesunout), najedeme na místo určení a použijeme Vložit. Lze doporučit naučit se používat Ctrl-C, Ctrl-X a Ctrl-V, je to vesměs rychlejší. Vymazat - Zrušení objektu. Hledat - Vyhledání řetězce nebo čísla. Zaměnit - Totéž, ale s nahrazením.
Obr. 7 Menu úpravy Zobrazit - Úprava vzhledu obrazovky: Řádek vzorců - zda má být zobrazen editační řádek (viz obr. 2). Stavový řádek - zda má být zobrazen stavový řádek (viz obr. 4). Panely nástrojů - Zda mají být zobrazeny panely nástrojů a které. Lze doporučit nastavení zobrazení panelů Standardní a Formát. Celá obrazovka - nyní lze použít pro práci celou obrazovku. Pouze někde v koutku se bude krčit tlačítko, s jehož pomocí se lze vrátit do původního stavu. Lupa: Velikost zobrazení (standardně 100%). Čím menší číslo, tak tím více vidíme a více si kazíme oči snahou něco přečíst neboť písmenka jsou pak menší.
12
Obr. 8 Menu Zobrazit Vložit - Vkládání různých objektů. Buňky - vložení buňky na aktuální pozici s dialogem, jakým způsobem má být vložení provedeno. Řádky - nad aktuální pozici je vložena prázdná řádka. Sloupce - vlevo od aktuální pozice je vložen prázdný sloupec. List - Vložení prázdného listu Graf, Makro, Funkce - viz podrobnější popisy v následujících kapitolách. Obrázek - vložení jednoho z předem připravených obrázků. Takto lze oživit jinak celkem nezajímavý dokument. Objekt - zde dostaneme nabídku, která se bude počítač od počítače lišit. Záleží na tom jaký software máme na počítači nainstalován. Některé z nabídek budou popsány dále. Formát - Nastavení formátu, buňky, řádku, sloupce a listu. Automatický formát. Blíže v kapitole o formátování. Nástroje - Několik velmi užitečných pomůcek pro práci s dokumentem. Pravopis - Kontrola pravopisu. Je možné přidat si svá slova do slovníku a příště již nebudou brána jako chybná či neznámá. Dále je možné říci volbou Ignorovat, že má být každý výskyt výrazu v dokumentu ignorován. V tomto případě bude při další kontrole na toto slovo vznesen dotaz. Program obvykle pro jemu neznámá slova nabídne několik alternativ. Budete možná někdy překvapeni, která slova nezná a jaké alternativy navrhne. Je třeba dát pozor na slova označená jako chybná, která jsou i s chybou pravopisně správně (jsem - sem), dále program nehlásí chyby ve shodě přísudku s podmětem (čehož autor velmi lituje).
13
Obr. 9 Menu Vložit Závislosti - Pracujeme-li s funkcemi, zobrazí se nám takto pomocí šipek vzájemná závislost mezi buňkami. Někdy je to velmi šikovné. Zámek - Takto nastavíme ochranu dokumentu proti změnám. Pokud je nastavena, nelze v aktuálním listu nic měnit nebo mazat. Pokud nenastavíme heslo, může tuto ochranu zrušit kdokoliv. Je-li nastavena, nelze ochranu zrušit bez zadání tohoto hesla. Při použití hesla si je nutné je dobře zapamatovat. Pokud je zapomeneme, je přístup k dokumentu velmi problematický. Na Internetu je k dispozici sharewarový program, který toto heslo umí zjistit, pokud je kratší než 10 znaků. Takže na druhou stranu, pokud něco chceme utajit před tímto programem, zadáme heslo o dvojciferné délce. Pokud zvolíme položku menu, objeví se na jejím místě nabídka Zrušit ochranu dokumentu. Jestliže se rozhodneme Zrušit ochranu dokumentu, zvolíme tuto možnost. Máme-li nastaveno heslo, jsme před zrušením ochrany vyzváni k jeho zadání.
14
Obr. 10 Menu Nástroje Doplňky - Zde lze nainstalovat do Excelu další pomocné funkce. Je třeba před jejich instalací dobře zvážit, zda je budeme potřebovat, neboť zpomalují činnost počítače, což je citelné zejména na slabších počítačích. Makro, Nahrát makro - viz kapitola o makrech. Předvolby - různá nastavení pro práci v Excelu. Můžeme si takto Excel přistřihnout dle vlastních požadavků. Zobrazí se nám následující okno (viz. obr. 11). Nebudeme probírat zde jednotlivé volby, protože je jich hodně, a většinu z nich je stejně lépe neměnit. Uvedu jen, že na další volby se dostanete tak, že myší kliknete na libovolnou záložku na horní straně uvedeného okna. Například, chcete-li si nastavit grafy, pak kliknete na záložku Graf. Na každé straně voleb se skrývá pod tlačítkem Nápověda. Tato obsahuje velmi šikovné a podrobné vysvětlivky, pročež další popis by opravdu byl pouze plýtváním papíru.
15
Obr. 11 Okno Volby Data - Různé operace pro práci s daty, například třídění, filtry, import.... Okno - Funkce pro práci s okny. Hodí se zejména, máme-li k jednomu dokumentu otevřeno více oken. Nápověda - Velmi podrobná nápověda a další informace o programu. Nápověda je až tak podrobná, že místy lehce ztrácí na přehlednosti. Navíc jsou její některé části v angličtině (zejména popis Visual Basicu pro aplikace). Na nápovědě je místy znát, že ji psali programátoři. To jsou lidé, kteří jsou povzneseni nad starosti běžného uživatele a nebaví je příliš popisovat funkce a postupy, které jim připadají samozřejmé. Popsané položky se týkají sice Excelu 5.0, ale v Excelu 7.0 je najdete všechny na svých místech a pokud přibyly některé nové, nejsou podstatné. A nyní nás bude zajímat
16
2.7. práce se soubory Zde si popíšeme způsob jak soubor otevřít nebo naopak uložit na disk, přičemž si popíšeme rozdíly při práci v Excelu 5.0 a Excelu 7.0.
2.7.1. Otevření souboru Vybráním tlačítka pro otevření souboru nebo nabídky Soubor/Otevřít v Excelu 5.0 dostaneme následující okno.
Obr. 12 Okno otvírání souborů v Excelu 5.0 Jedná se o standardní okno pro otevírání souborů ve Windows 3.11. Budeme jej popisovat v tom pořadí v jakém se obvykle postupuje při otevírání souboru. Nejprve musíme vybrat disk na kterém je náš soubor. Tento výběr je zde po volbou Jednotky. Disky jsou zde uvedeny v abecedním pořadí a pokud například dostaneme na výběr disky X, Y, Z a hledáme disk M, znamená to, že musíme postupovat pomocí šipek směrem vzhůru. Pokud máme správný disk musíme ještě vybrat ten pravý adresář. Tento výběr je v okně nad výběrem disku. Snad vám pomůže informace, že výběr je velmi podobný nastavování adresáře v programu Norton Commander. Doporučuji vždy při hledání našeho adresáře vyjít z adresáře kořenového (root). Do něj se přepneme například na disku M: kliknutím myší na symbol M:\. Pokud jej nevidíme musíme se opět pomocí šipek posunout 17
směrem vzhůru. Máme-li správný adresář měli byhom již náš soubor objevit v seznamu souborů v okně vlevo, který je uspořádán abecedně, takže vyhledání by nemělo činit potíže. Pokud chceme načíst soubor v jiném formátu například soubor ze starší verze Excelu z Quattra nebo databázi, musíme ještě v dolní části obrazovky zvolit správný typ souboru, případně zvolíme volbu všechny soubory. Excel by pak měl být schopen automaticky rozpoznat typ souboru (pokud jej zná) a převést na svůj formát. Zde je třeba poznamenat, že každé převádění z jiného typu souboru s sebou nese jisté riziko a neměli bychom být příliš zklamáni, pokud výsledek nebude odpovídat našim představám. Na zvolený soubor pak buď dvakrát klikneme myší nebo pouze jednou a stiskneme tlačítko OK. Pod tímto tlačítkem je dále tlačítko Zrušit, které stiskneme, pokud nechceme žádný soubor otevírat. Další dvě tlačítka Hledat a Síť slouží k vyhledání souboru. Při použití Excelu 7.0 pak obdržíme následující okno:
Obr. 13 Okno otevírání souborů v Excelu 7.0 Zde je výběr disku i adresáře spojen ve smyslu ovládání Windows95 Pomocí nabídky vlevo nahoře vybereme správný disk či adresář. Můžeme rovněž používat první z tlačítek nahoře, pomocí nějž se lze přepnout do nadadresáře. Druhé z tlačítek slouží k vyhledávání v Oblíbených položkách (ty ale je nutné nejprve definovat), další pak pro nastavení způsobu
18
zobrazení souborů. V dolní části opět můžeme nastavit typ souboru. Samotný výběr souboru je stejný jako u Excelu 5.0.
2.7.2. Uložení souboru. Výběrem tlačítka Uložit nebo nabídky Soubor/Uložit jako nebo Soubor/Uložit (ale jen tehdy pokud jsme soubor ještě nepojmenovali) obdržíme následující okno.
Obr. 14 Uložení souboru v Excelu 5.0 Postup nastavení disku a správného adresáře je obdobný jako u otevírání souboru. Zde je navíc nutné v políčku vlevo nahoře napsat jméno souboru dle konvencí Windows 3.11 tj. maximálně 8 znaků. Pokud chceme soubor uložit v jiném formátu než Excel 5.0 ještě musíme v dolní části toto vybrat a pak jen stiskneme tlačítko OK. Při použití Excelu 7.0 pak dostaneme následující okno:
19
Obr. 15 Uložení souboru v Excelu 7.0 Toto okno je opět velmi podobné oknu pro otevírání souboru v Excelu 7.0. Musíme zde zadat jméno souboru, které není na rozdíl od Excelu 5.0 omezeno 8 znaky a je ve smyslu konvence Windows95. Nahoře přibylo velmi šikovné tlačítko (třetí zleva) pro vytvoření nového adresáře (ve Windows95 nazývaného Složka). Pokud tedy chceme pro náš soubor vytvořit nový adresář, nemusíme již volat žádný souborový manažer.
20
3. Vytvoření první tabulky V této kapitole se nejprve dozvíme nad čím bychom se měli zamyslet před tím, než začneme zapisovat údaje do tabulky a poté již začneme vyplňovat svou první tabulku v Excelu. Povíme si něco o formátování a na závěr si něco povíme o panelech nástrojů.
3.1. Než začneme psát Než začneme psát vlastní tabulku, musíme si rozmyslet několik skutečností. Nejprve, zda skutečně budeme potřebovat Excel. Jsou případy, kdy nám lépe poslouží databázový program (to zejména tehdy, jedná-li se o velké objemy dat různě vzájemně pospojované závislostmi). Někdy, pokud potřebujeme menší tabulku s pěkným nadpisem a velkým množstvím poznámek, je lepší zvolit některý z textových editorů. Tabulky má v sobě velmi dobře vyřešeny například Microsoft Word. Stačí v editoru Word v nabídce Vložit zvolit položku Objekt a zde dále pak Tabulka aplikace Microsoft Excel 5.0 a bude se vám zdát, že jste najednou v Excelu. Tomuto propojení se říká OLE 2 a je na čase vložit definice. Definice: OLE (Object Linking and Embedding) - Vysoký stupeň dynamické výměny dat (DDE) mezi jednotlivými aplikacemi. Pokud je objekt mezi aplikacemi přenesen pomocí OLE, je zachována vazba mezi oběma programy, umožňující automatickou
aktualizaci objektu
v programu původním.([4]) DDE - (Dynamic Data Exchange - Dynamická výměna dat), Metoda používaná např. systémem Microsoft Windows, která umožňuje obousměrnou provázanost dokumentu ve více aplikacích. V praxi to znamená, že objekt vytvořený v jedné aplikaci lze přenést do aplikace druhé se zachovanou vazbou: změní-li se objekt v aplikaci první, projeví se tato změna automaticky i v aplikaci druhé. ([4]) OLE 2 - Vylepšená varianta OLE, umožňující tzv. editaci na místě. To znamená, že máme-li v jedné aplikaci vložen objekt jiné aplikace a obě aplikace podporují OLE 2 (např. tabulka Excelu ve Wordu), pak lze tento objekt velmi snadno upravovat tak, že na něj dvakrát klikneme myší a spustí se mateřská aplikace objektu. Zde můžeme upravit náš objekt, přičemž můžeme použít všech funkcí a možností mateřské aplikace. Poté klikneme myší kamkoliv mimo upravovaný objekt a vrátíme se zpět do původní aplikace. Je vhodné se ještě nyní zamyslet nad tím, jak vlastně budeme tabulku vytvářet. Které údaje, v jakém pořadí a zda budeme zapisovat údaje do sloupců nebo do řádků. Toto vše je
21
dobré promyslet neboť úprava rozsáhlejší tabulky je velmi obtížná. Zejména tehdy, máme-li v tabulce větší množství různých propojení pomocí vzájemných odkazů, vzorců a funkcí je jakékoliv další vkládání či rušení sloupců či řádků velmi obtížné. Ještě více problematická (naštěstí nikoliv nemožná) vzájemná výměna řádků a sloupců. Pokud se rozhodneme jí provést, označíme oblast, kterou chceme transformovat a z nabídky Úpravy zvolíme Vyjmout či Kopírovat. Poté vybereme oblast, do které vložíme novou tabulku. Ta musí mít stejný tvar, jako předchozí tabulka, avšak musí být otočena o 90°. Tedy kolik má původní tabulka sloupců, tolik musíme zvolit řádků a kolik měla řádků, tolik musíme zvolit sloupců. (To může být někdy obtížné, a proto znovu doporučuji na začátku dobře zvážit tvar tabulky). Nyní z nabídky úpravy zvolíme Vložit jinak a zde zaškrtneme volbu Transponovat. Předpokládejme, že vytváříme tabulku, do které si student Jihočeské Univerzity zapisuje všechny příjmy a výdaje za měsíc leden. Taková tabulka by mohla vypadat asi takto: (viz. obr. 16)
3.2. Zápis dat do tabulky Při spuštění Excelu se nacházíme v buňce A1, která je zvýrazněna orámováním. V tomto okamžiku je A1 tzv. aktivní buňkou, což znamená, že pokud v tomto okamžiku začneme psát, bude se vše zapisovat do této buňky. Rovněž tak, pokud provedeme nějakou jinou akci (formátování, vkládání objektů ...), bude se týkat této buňky. Na jinou buňku se v podstatě můžeme přesunout dvěma způsoby. Buď pomocí kurzorových šipek nebo pomocí myši, tak že najedeme na příslušnou buňku (nevidíme-li ji, najdeme ji pomocí posuvných lišt) a pak na ní klikneme myší.
22
Datum 1.1.1996 2.1.1996 2.1.1996 3.1.1996 4.1.1996 5.1.1996 12.1.1996 12.1.1996 12.1.1996 13.1.1996 14.1.1996 15.1.1996 15.1.1996 19.1.1996 23.1.1996 23.1.1996 26.1.1996 27.1.1996 29.1.1996 31.1.1996
Název Zůstatek od loni Cesta do Č.B. Měsíční jízdenka DP Č.B. Stravenky v menze Nákup skript Ostatní výdaje 1.týden Kolejné leden Ostatní výdaje 2.týden Cesta domů Od rodičů Cesta do Č.B. Prospěchové stipendium Kniha o Wordu Ostatní výdaje 3.týden Platba za program Nákup Windows95 Cesta domů Od rodičů Cesta do Č.B. Měsíční jízdenka DP Č.B.
Příjem Výdaj 1 700,00 Kč 42,00 Kč 60,00 Kč 600,00 Kč 150,00 Kč 280,00 Kč 320,00 Kč 180,00 Kč 42,00 Kč 500,00 Kč 42,00 Kč 350,00 Kč 290,00 Kč 320,00 Kč 3 000,00 Kč 2 600,00 Kč 42,00 Kč 1 000,00 Kč 42,00 Kč 60,00 Kč
Hotovost 1 700,00 Kč 1 658,00 Kč 1 598,00 Kč 998,00 Kč 848,00 Kč 568,00 Kč 248,00 Kč 68,00 Kč 26,00 Kč 526,00 Kč 484,00 Kč 834,00 Kč 544,00 Kč 224,00 Kč 3 224,00 Kč 624,00 Kč 582,00 Kč 1 582,00 Kč 1 540,00 Kč 1 480,00 Kč
Obr. 12 Tabulka vzorového příkladu Nejprve bychom měli náš soubor pojmenovat. Toho dosáhneme pomocí menu Soubor/Ulož. Zde jsme vyzváni k zadání jména, které může mít 1-8 písmen a číslic. Jméno souboru lze kdykoliv změnit pomocí nabídky Soubor/Ulož jako. Ještě než začneme psát údaje musíme Excelu říci, že v prvním sloupci bude údaj typu datum a ve třetím až pátém budou zapsány finanční údaje (údaje typu měna), kde budeme chtít silné písmo, kde kurzívu... Provedeme takzvané formátování buněk. Mohli bychom buňky formátovat jednu po druhé, ale to bylo velmi nepohodlné. Proto se obvykle formátují najednou všechny buňky, pro které chceme použít stejný formát. Pro účel formátování je musíme mít označeny, což provedem opět buď myší nebo kurzorovými tlačítky. Pomocí kurzorových tlačítek tak, že najedeme do libovolného vrcholu zvolené oblasti, poté stiskneme klávesu Shift a přejedeme do vrcholu na úhlopříčce. Pomocí myši postupujeme tak, že opět najedeme na jednu z buněk ve vrcholech oblasti (oblast = více buněk) určené pro formátování, klikneme na ni, ale podržíme stisknuté levé tlačítko a pak přejedeme na úhlopříčný vrchol pohybem myši chtěným směrem. Nyní mi asi někteří z vás oprávněně namítnou, že zatím nemohu znát vrcholy oblastí, neboť nevím, kolik budu mít záznamů. Proto bývá vhodné naformátovat dopředu celý sloupec (řádek). Jeho výběr je
23
jednoduchý. Pomocí myši najedeme na záhlaví sloupce (řádku), klikneme na něj a tím jej celý označíme. Chceme-li označit více sloupců (řádků), podržíme stisknuté levé tlačítko a přejedeme na záhlaví dalších sloupců (řádků), které chceme označit. Chceme-li označit sloupce (řádky), které neleží vedle sebe, postupujeme následujícím způsobem. Označíme první část jako v předchozím případě. Poté stiskneme klávesu Ctrl podržíme ji a nyní můžeme označit další sloupce (řádky). Tento postup lze vícekrát opakovat. Jedná se o obecný návod, jak postupovat při označování nesouvislé oblasti. Doporučuji vše dobře vyzkoušet. Nyní označenou oblast zformátujeme. Můžeme postupovat dvěma způsoby. Buď najedeme do menu Formát a zde zvolíme položku Buňky... nebo najedeme myší na označenou oblast (toto je nutné dodržet, pokud bychom byli nad neoznačenou oblastí, tak nám při dalším postupu označení zmizí) a stiskneme pravé tlačítko. Objeví se nám nabídka, ze které vybereme Formát buněk. V obou případech bychom měli dostat následující okno:
Obr. 17 Okno pro nastavení formátu buněk Toto okno je, podobně jako tomu bylo u okna voleb, organizováno pomocí záložek na horní straně. Po spuštění je nastavena ta nejdůležitější Číslo, což je trochu nešťastný název pro typ buňky. Jak vidíme, jso nám nabízeny typy číslo, datum, čas, měna, text...
24
V prostředním velkém okně si vybereme, jaký druh zvoleného typu chceme. Na obrázku 13 například vidíme tvary typu datum. Všimněme si, že v dolní části se nám zobrazuje ukázka, jak bude vypadat zvolený typ v naší buňce. Zde jsme se ovšem dopustili jedné nepřesnosti. Tato ukázka bude fungovat pouze tehdy, je-li v buňkách již něco zapsáno. Proto je dobré vyzkoušet si popisované formátování tím způsobem, že si někam stranou do některé buňky něco zapíšeme a na této buňce si formátování vyzkoušíme. Lze si však vybrat zcela libovolný tvar datumu, neboť zadané formátování lze kdykoliv později změnit. Když už máme toto okno zobrazené, bylo by možná vhodné se zmínit o tom, co ještě dále od něj můžeme očekávat. Další záložkou je Zarovnání., kde lze nastavit, jak budou údaje v buňce zarovnané. K levému okraji, do středu, do bloku... . Toto formátování je lépe dělat na hotovou tabulku (jako ostatně vše kromě nastavení typu buněk), neboť tak uvidíme výsledek. V položce Písmo si nastavíme druh a velikost písma. V okénku dole vidíme ukázku zvoleného písma. Je třeba dát pozor na to, že většina typů písem neumí zobrazovat českou diakritiku. Rozhodně jí ovládají všechna písma, jejichž název končí písmeny CE (což neznamená czech, jak se většina lidí domnívá, ale Central Europe). Doporučujeme používat zejména typy Times New Roman CE a Arial CE. Nabídka Okraj nám dovolí vybrat druh rámečku. Volení rámečku je možné jednodušším způsobem, který popíšu později. Nabídka Vzorky nám dovolí zvolenou oblast podbarvit a tím jí zvýraznit. Toto se používá zejména na buňky tvořící záhlaví (jak vidíme na ukázce). Je však třeba si dát pozor na zvolený typ podbarvení, abychom pak při tisku na černobílé tiskárně neobdrželi pouze tmavou plochu. Nabídka Zámek pak dovoluje zvolenou oblast takzvaně uzamknout a tím jí chránit proti zápisu, změně či smazání. (Je třeba ještě zvolit z menu Nástroje/Zámek/Zamknout list). Před
jakoukoliv
z těchto
činností
je
třeba
zrušit
uzamčení
pomocí
menu
Nástroje/Zámek/Odemknout list. Je možné rovněž zadat heslo, bez kterého pak list nejde odemknout. Heslo volme opatrně, jelikož v případě, že bychom ho zapomněli, pak již se ke svým datům nedostaneme (jak již bylo řečeno). Na rozdíl od předcházejících voleb, kde jsme mohli diskutovat zda tyto činnosti provádět před zápisem dat, během zápisu nebo až po něm, zamykání provádíme samozřejmě až u hotové tabulky, jinak bychom do ní nemohli samozřejmě nic zapsat. Nyní máme naformátováno a můžeme začít psát. Obvykle začínáme od levého horního rohu. Napíšeme první údaj. V našem případě je to datum. Datum píšeme ve tvaru 21.1.96., což znamená den.měsíc.rok, ale může tomu být i jinak. Závisí na nastavení Windows, 25
nezapomínejme, že v USA, se píše datum ve tvaru měsíc-den-rok. Můžeme ale napsat pouze 21.1, program si doplní sám aktuální (letošní) rok. Tedy rok jsme povinni zapisovat pouze pokud chceme jiný než aktuální. Co se týká zápisu ostatních typů: text zapisujeme normálně tak, jak má být, číslo zapisujeme jako při psaní rukou s desetinou čárkou, tedy ne s tečkou jak se zapisuje při psaní programů. Jak již bylo řečeno, pokud bychom napsali desetinnou tečku, program by číslo považoval za datum a pokud by takový datum měl smysl, zobrazil by jej tak. Při psaní údajů do buněk můžeme používat pouze editační klávesu Backspace. Nelze použít kurzorové šipky (viz. dále). Můžeme si ovšem všimnout, že současně se zápisem do buňky se nám totéž vypisuje i v editačním řádku (nahoře). Do tohoto řádku se lze přepnout pomocí myši a v něm již můžeme používat kromě klávesy Backspace také klávesy Delete, Home, End a šipky vpravo a vlevo. Editaci zde končíme klávesou Enter. Pokud máme první údaj zapsaný, budeme chtít ¨jistě pokračovat dalším. Zde máme celkem tři možnosti. Za prvé na něj najedeme myší a stiskneme levé tlačítko, za další po stisku klávesy Enter budeme přesunuti na buňku pod právě editovanou anebo stiskneme libovolnou kurzorovou šipku a přesuneme se tak ve směru stisknuté šipky, tedy je-li to možné, pokud ne (jsme na okraji tabulky) zůstaneme na místě. No a můžeme psát další údaj. Nyní si povíme něco o tom, jak postupovat v případě, že se spleteme a chceme nějaký údaj opravit, či smazat. Pokud chceme údaj pouze smazat, najedeme na něj pomocí šipek, či na něj klikneme myší a poté stiskneme klávesu Delete. Pokud chceme místo něj něco jiného zapsat, tak místo Delete můžeme rovnou začít psát nový údaj. Se stiskem první klávesy nám starý údaj zmizí. Pokud chceme pouze něco opravit, máme opět několik možností. Údaj opět vybereme pomocí myši nebo kurzorových šipek. Nyní můžeme najet pomocí myši do horního editačního řádku a změnu provést tam. Nebo stiskneme klávesu F2 a pak můžeme provádět změnu přímo v buňce. Totéž lze, pokud na danou buňku dvakrát klikneme myší. Pokud je nějaký údaj delší než buňka, do které ho zapisujeme, tak jsme si jistě již všimli, nám buď přesahuje do buňky sousední (pokud v ní nic není) nebo je „useklý“ na hranici buňky. Toto v případě zápisu textu. Zapisujeme-li datum nebo číslo může se nám stát, že dostaneme výsledek, který vypadá asi takto: #####,###. To opět znamená, že se nám údaj do buňky nevešel. V tomto případě je nutné roztáhnout sloupec. To provedeme tak , že najedeme myší na řádek, ve kterém je identifikace sloupců (písmena A, B, C...). Najedeme na rozhraní sloupce jehož šířku chceme změnit a sloupce vpravo. Kurzor myši změní tvar na svislou čárku s šipkami na obě strany. Nyní máme dvě možnosti. Buď stiskneme levé tlačítko myši a pohybem vpravo (vlevo) sloupec roztáhneme (zmenšíme) nebo dvakrát rychle 26
stiskneme levé tlačítko myši a sloupec se nám automaticky roztáhne na šířku nejdelšího údaje ve sloupci. Je to velmi „šikovné“, většinou tuto funkci aplikujeme na již hotovou tabulku, čímž zoptimalizujeme šířku všech sloupců. Než budeme pokračovat s úpravou tabulky, vysvětlíme si nejprve:
3.3. Panely nástrojů Jde o velmi užitečné pomůcky. Jsou to sady několika tlačítek s funkcemi podobného zaměření. Máme zde tyto panely: Standardní, Formát, Kontingenční tabulka, Graf, Kreslení, Tipy, Formuláře, Konec záznamu, Visual Basic. Z nich si probereme pouze některé. Jak se nastavuje jejich zobrazení, jsme si již řekli v kapitole o Menu. Zde jsme vám také doporučili, abyste si nastavili zobrazení pouze prvních dvou. Nyní si oba probereme. Jde o dva vodorovné pásy plné tlačítek nalézající se pod menu. Pokud se zde nezobrazují, zkontrolujte si, zda jsou zaškrtlé v menu Zobrazit/Panely nástrojů. Oba panely vypadají takto:
Obr. 18 Panely nástrojů Standardní (nahoře) a Formát Horní panel se jmenuje Standardní a dolní Formátování. Nyní trochu blíže k významu některých tlačítek, protože nám mohou velmi pomoci a ušetřit zdlouhavé vyhledávání v menu. Můžete se nyní zeptat, proč si nezobrazíme těch panelů víc. Ano možná by to bylo výhodné kdyby... Kdybychom měli více místa na obrazovce. Pokud bychom měli zobrazené všechny panely, tak zaplníme půl obrazovky panely a na tabulku už nám nějak nezbude místo. Navíc ostatní panely nebudeme po většinu práce s Excelem potřebovat a pokud ano, není problém si je na přechodnou dobu zobrazit. Ještě jednu malou poznámku. Pokud zapomeneme význam nějakého tlačítka nebo si nejsme jisti, stačí nad tímto tlačítkem na chvíli podržet kurzor myši a obdržíme krátkou nápovědu k čemu tlačítko slouží. Další jednořádková nápověda (o něco málo podrobnější) se nám současně zobrazí dole ve stavovém řádku. Význam tlačítek na panelu Standardní zleva: První tři se týkají práce se soubory. Zleva je to založení nového souboru, otevření již existujícího souboru a uložení souboru, na kterém
27
pracujeme. Zvláště poslednímu je dobré věnovat pozornost. Při práci jej čas od času (asi tak po čtvrthodině nebo po napsání stránky používejme. Může se stát, že dojde k výpadku proudu (například někdo zakopne o kabel od počítače - častý jev) nebo nám takzvaně zatuhnou Windows (což také není vůbec mimořádný jev) a my přijdeme o všechno od posledního uložení. No a pokud jsme naposledy ukládali před třemi hodinami .... Slabší povahy v daném okamžiku pustí slzičky, silnější mají nutkavý pocit shodit monitor ze stolu. Ještě jedna poznámka, pokud jsme předtím soubor nepojmenovali, jsme nyní při prvním stisku tohoto tlačítka vyzváni k zadání nějakého jména souboru. Následující trojice tlačítek je Tisk, Ukázka před tiskem a Pravopis. Tisk nám spouští tisk dokumentu na předvolené tiskárně. Před použitím tohoto tlačítka byste si měli být jisti, na které tiskárně bude probíhat tisk. Pokud máme více tiskáren (zejména při práci v síti), provedeme nastavení ve Správci tisku v Hlavní skupině Windows. Anebo raději použijeme menu Soubor/Tisk... , zde si totiž tiskárnu můžeme vybrat. Jinak se může stát, že toto tlačítko použijeme v dobré víře, že bude tisknout jehličková tiskárna stojící vedle počítače, ono se nic nestane, stiskneme tlačítko ještě dvakrát a za dvě minuty přiběhne rozčílený správce sítě, kdo že to tiskne tu hromadu stránek na barevné laserové tiskárně (cena stránky cca.30 Kč). Pokud však pracujeme na počítači, který není v síti, nebo jsme si jisti, která tiskárna je připojena, může toto tlačítko uspořit listování v menu. Ukázka před tiskem je velmi potřebná funkce, která nám ukáže, jak asi bude náš dokument vypadat, až bude vytisknutý. Upozornění: u některých tiskáren se může výsledek tisku trochu lišit, proto si tuto možnost vyzkoušíme a příště již budeme mít případné rozdíly na zřeteli. Nabídka Pravopis, jak jistě většina čtenářů těchto skript pochopila, je využitelná pro kontrolu pravopisu, která je výše, dle mínění autora, dostatečně popsána. Další čtyři tlačítka jsou Vyjmout, Kopírovat, Vložit a Kopie formátu, což není nic jiného, než další ekvivalent pro kopírování a přesun, jak jsme je probírali při probírání menu Úpravy. Takže nyní umíme kopírovat třemi způsoby - pomocí klávesových zkratek (Ctrlx,c,v), nabídky menu Úpravy a pomocí těchto tlačítek. Všechny tři možnosti jsou naprosto ekvivalentní a lze je libovolně kombinovat. Je tedy na každém, aby si vybral, co je mu nejbližší. Další tlačítka jsou Zpět a Opakuj. Zpět zruší posledně provedenou akci. Opakuj naopak opět tuto zrušenou akci znovu provede. Takto lze někdy opatrně postupovat při úpravě tabulky metodou pokus-omyl, vždy je ale třeba mít na paměti, že lze vrátit pouze poslední akci (ještě jednou připomínám pouze poslední!). 28
O dalších sedmi tlačítkách bude ještě řeč. Pro pořádek jsou to Autosum (pro automatické vytvoření součtu), Průvodce funkcí (pro vložení funkce), Setřídit vzestupně, Setřídit sestupně (pro setřídění dat), Průvodce grafem (pro vytvoření grafu), Text (pro vložení rámečku s textem) a Kreslení (pro zobrazení nástrojů pro nakreslení jednoduchého obrázku). Za těmito tlačítky následuje okénko, ve kterém se zobrazuje rozlišení dokumentu. Standardně je nastaveno 100%, pokud chceme vidět větší část dokumentu nebo naopak chceme část zvětšit, použijeme šipku vpravo od tohoto okýnka. Poslední dvě tlačítka jsou Tipy a Nápověda. Tipy slouží pro zobrazení dobrých rad pro práci s Excelem. Čas od času neuškodí v nich trochu zalistovat. Po stisknutí Nápověda se kurzor myši změní na otazník. Pokud teď klikneme na nějakou část Excelu (například na nějaké tlačítko), zobrazí se nám k ní podrobná nápověda. Význam tlačítek panelu Formátování (zleva): První je okno, ve kterém se zobrazuje druh písma. Typ písma lze zvolit pomocí šipky napravo. Volba se vztahuje k aktuálně vybrané oblasti nebo pokud není žádná vybrána, tak k aktuální buňce. Chceme-li si pouze prohlédnout typy písma, pak doporučujeme použít nabídky Formát buňky, neboť tam se nám zobrazuje rovnou s vybraným písmem i jeho ukázka. Zmíněné tlačítko použijeme, pokud se rozhodujeme mezi dvěma až třemi druhy písma a chceme vědět, jak budou vypadat v dokumentu. Následuje okno s velikostí písma a šipka pro její nastavení. Zde naopak obvykle nezbývá, než experimentovat. Při experimentování je dobré myslet například i na to, abychom nenastavili příliš veliké písmo a tabulka se nám při tisku vešla na 1 list papíru. Následují tři tlačítka pro úpravu stylu písma Tučné, Kurzíva a Podtržené. Jako jejich ekvivalent lze též použít klávesových zkratek Ctrl-B, Ctrl-I a Ctrl-U. Zde bych si dovolil malou oznámku: pro zvýraznění není podtržené písmo příliš typograficky vhodné a je daleko lepší dát přednost písmu tučnému či kurzívě. Čtyři další tlačítka se nazývají Zarovnat vlevo, Zarovnat na střed, Zarovnat vpravo a Vystředit ve sloupcích. Jak napovídá název jedná se o zarovnání údajů v buňkách. Pro zarovnání textu se obvykle používá zarovnání vlevo, pro čísla či datumy zarovnání vpravo nebo na střed. Dalších pět tlačítek je pro nastavení formátu buňky. Zde je asi lepší použít Formátu buňky tak, jak jsme o tom mluvili v předchozích kapitolách (stisk pravého tlačítka). Zcela vpravo se nalézá velmi důležité tlačítko pro nastavení okrajů buňky (rámečků) nebo oblasti. Jeho použití není zcela jednoduché (ale na druhou stranu ani složité) a jen velmi těžko by se popisovalo, proto doporučuji si všechny možnosti dobře vyzkoušet na oblasti 29
alespoň 3x3 buňky. Snad jen lze říci, že vždy byste měli dostat to, co vidíte na zvoleném okénku. Okraje, které jsou vyznačeny tečkovaně, se nemění. Obvykle se nejprve linkují všechny slabé a na závěr silné čáry. Poslední dvě tlačítka Barva a Barva textu slouží pro nastavení barvy podkladu a písma ve zvolené oblasti či buňce. Celkově lze říci, že všechna tlačítka tohoto panelu lze nahradit volbou Formát buněk (po stlačení pravého tlačítka myši), což naopak nelze říci. Použití tohoto panelu je na druhou stranu pohotovější. Pokud náhodou nenalezneme na svém počítači některé z tlačítek, která jsme nyní popisovali, zkontrolujeme si nejprve, zda máme nastaveny správné panely pomocí menu Zobrazit/Panely nástrojů. Pokud ano, pak to znamená, že si někdo „hrál“ s rozmístěním tlačítek na panelech. V Excelu si lze totiž všechny panely přetvořit k obrazu svému. Tyto úpravy však patří mimo rámec této publikace a proto je přenechme zkušenějším. Nyní si ještě vyzkoušejme co nejvíce z těchto panelů a snažme se upravit naší tabulku do podoby jakou můžeme vidět na obrázku 16. Dále si probereme některé:
30
4. Další možnosti Excelu V této kapitole si povíme o několika dalších šikovných a 0,užitečných možnostech Excelu. Kteroukoliv z následujících pasáží lze bez problémů přeskočit, stejně tak je lze studovat i na přeskáčku. Přesto je lépe je studovat v uvedeném pořadí. Postupně si povíme, jak zadat, ale i vytvořit nové řady, jak data třídit a filtrovat, popíšeme si postup při vytváření grafu a jeho úpravu. Dozvíme se jak zakreslit jednoduchý obrázek nebo již hotový vložit, případně jak vložit i jiné objekty a budeme se věnovat jednoduchým výpočtům a funkci pro součet. V závěru pak se naučíme pracovat s více listy současně a s šablonami a povíme si něco o tisku.
4.1. Řady Pod pojmem řady myslíme v Excelu posloupnosti aritmetické, geometrické a kalendářní (dny, měsíce). Tohoto používáme například, chceme-li očíslovat řádky, nazvat záhlaví sloupců podle měsíců... Jako obvykle máme několik možností práce. V prvním případě je třeba zadat první člen a poté označit oblast (část sloupce nebo řádky), ve které chceme řadu vytvořit. Poté zvolíme menu Úpravy/Vyplnit/Řady a dostaneme následující menu.
Obr. 19 Nabídka při zadávání řady Zde si zvolíme jaký typ řady (posloupnosti) chceme a poté stiskneme OK. Zkusme si nyní očíslovat položky (řádky v naší tabulce). Nejprve musíme pro tuto řadu vytvořit sloupec. Vyberme tedy sloupec A (klikneme myší na jeho záhlaví). Poté z nabídky Vložit zvolíme Sloupce. Do prvního řádku vložíme 1 a vybereme část sloupce až k poslednímu řádku. Nyní už vybereme Úpravy/Vyplnit/Řady. Zvolíme aritmetickou řadu, velikost 1 a stiskneme OK.
31
Druhá možnost je pomocí myši. V tomto případě zapíšeme ve zvoleném začátku a ve zvoleném směru takovou část řady, aby z ní program bezpečně poznal, jestli máme na mysli aritmetickou nebo geometrickou posloupnost (nejméně dva členy pro aritmetickou a tři pro geometrickou). Tuto část následně vybereme. Všimněme, že v pravém dolním rohu námi zvolené oblasti je malý čtvereček. Opatrně na něj přemístíme kurzor myši. V okamžiku, kdy změní tvar, stiskneme levé tlačítko myši a oblast zvětšíme do celého námi požadovaného prostoru. Pokud jsme zapsali správně úvodní čísla, dostaneme požadovanou posloupnost. Například v našem případě zapíšeme do prvního řádku 1 do druhého dva, poté tyto dvě buňky označíme, chytneme myší za čtvereček a protáhneme oblast až k poslednímu řádku. Tímto způsobem je možno vyplnit celou oblast určitým číslem či řetězcem a to takto: zapíšeme požadované číslo či řetězec do levé horní buňky požadované oblasti (horní buňky sloupce, levé řádku), myší „chytneme“ za čtvereček a roztáhneme jej po celé oblasti. Excel nám umožňuje tímto způsobem i zadání dnů v týdnu či měsíců. Napišme do buňky jméno prvního měsíce (leden - prosinec), či dne (pondělí - neděle) a roztáhněme do dané řádky či sloupce. Program zapisuje dokola v řadě: po prosinci píše leden, po neděli pondělí. Tedy je jedno, kterým dnem či měsícem začneme. (Ostatně v anglosaských zemích - a Excel je původem anglosaský - začíná týden nedělí). Novou řadu lze přidat velmi jednoduše. Př.: vytvořme si řadu ročních období jaro, léto, podzim a zima. Při řešení postupujeme takto: řadu buněk zapíšeme do buněk vedle sebe nebo pod sebe, vybereme řadu, zvolíme menu Nástroje/Předvolby, použijeme záložku Seznamy, v ní stiskneme tlačítko Nahrát a naše řada je zaznamenána.
4.2. Třídění dat Data, jak je vkládáme do tabulky, jsou většinou netříděná. Píšeme je obvykle tak, jak je dostáváme. Pokud však již máme všechna data v tabulce, chceme je mít i setříděná. Zajímá nás, komu jsme zaplatili nejvíce, kdo je ve třídě nejvyšší nebo třeba čtvrtý v pořadí. Zejména takovéto dotazy nás zajímají, toho nej... obvykle snadno najdeme, ale čtvrtého to už většinou stojí jisté úsilí. Nicméně pro Excel je to „hračka“. Ještě než se dáme do třídění, tak si povíme, že je dobré mít tak, jako v předchozím příkladě (na ten se ostatně ještě budu často odkazovat), pojmenované sloupce nějakým záhlavím (příjmy, výdaje, název). Na tyto názvy se můžeme později odkazovat. Jako obvykle máme několik možností. První možnost spočívá ve zvolení menu Data/Seřadit. Obdržíme následující nabídku: 32
Obr. 20 Nabídka při třídění údajů Nyní postupně vybereme podle kterých sloupců chceme řadit. Jak je vidět, data lze řadit podle obsahu maximálně tří sloupců. (Údaj v řádku nahoře má nejvyšší prioritu). Pokud jsme je pojmenovali, vybíráme ono jméno, jinak písmeno sloupce. U každého sloupce navíc vybereme, zda jde o sestupné či vzestupné třídění. Ve volbách lze ještě nastavit rozlišování malých a velkých písmen a třídění v řádcích místo sloupcích. Po té již stiskneme OK. Pokud jsme dostali něco jiného, než jsme očekávali (například máme setříděno od nejmenšího k největšímu místo opačně), pak z panelu Standardním zvolíme zpět a zkusíme to znovu pro jiné zadání. Tímto způsobem lze setřídit i jen určitou oblast. Stačí tuto oblast vybrat a poté postupovat stejným způsobem, jako v předchozím případě. Jiný způsob je použití třídících tlačítek z ovládacího panelu Standardní. Zde je nutno najet do tabulky na sloupec, podle kterého chceme mít setříděno. Nyní stiskneme tlačítko pro sestupné či vzestupné třídění. Program automaticky setřídí celou aktuální tabulku dle zvoleného sloupce. Pozor, program může mít jiný názor, než my na to, co je to aktuální tabulka. Po setřídění bývá zvykem na začátek tabulky doplnit sloupec, ve kterém setříděné řádky očíslujeme. Viz. předchozí kapitola.
33
4.3. Filtry dat Pod pojmem filtr dat rozumíme zobrazení pouze některých údajů podle námi zvolených kritérií. Například v naší tabulce chceme zobrazit pouze příjmy, výdaje, výdaje větší než 300 korun, pouze peníze od rodičů, atd. Můžeme použít Automatický či Rozšířený filtr z nabídky Data. Použití Automatického filtru je velmi jednoduché a pro běžné použití naprosto dostačující, proto se spokojíme s jeho probráním. Přepněme se do tabulky, kterou chcete filtrovat. Z nabídky Data zvolíme položku Filtr a zde Automatický filtr. Nyní si všimněme, že v záhlaví tabulky (obecně na prvním řádku) se nám u sloupců tabulky objeví v pravé části buněk šipky dolů. Tyto šipky slouží k nastavení filtrů. Pokud se jich budeme chtít zbavit, pak opět zvolíme menu Data/Filtr/Automatický filtr. No a nyní k vlastnímu nastavení filtru. Najedeme myší na jednu z šipek a stiskneme levé tlačítko. Objeví se nám seznam všech použitých údajů v daném sloupci a ještě pár dalších řádků, které si za chvíli probereme. Například v sloupci Název nastavme Od rodičů. Objeví se nám pouze řádky, ve kterých jsou uvedeny příjmy od rodičů. Můžete si zkusit i jiné. Zpátky k zobrazení všech údajů se vrátíme, pokud nastavíme (vše). Pokud u číselných údajů chceme nastavit interval (například výdaje větší nebo rovny 500 a menší než 1000), pak zvolíme položku (vlastní...). Objeví se nám okno, které vyplníme takto:
Obr. 21 Nabídka při zadávání vlastního filtru Malá políčka vlevo se šipkami slouží pro nastavení relací rovno, menší než, menší nebo rovno, větší než, větší nebo rovno a nerovno. Tyto relace lze nastavit výběrem pomocí šipky nebo přímo napsat. Do těch širokých okýnek se zapisují přímo hodnoty vztahující se
34
k relacím. Pokud víme, že naše hodnota je někde v tabulce, pak si jí můžeme opět najít pomocí šipky, jinak ji musíme zapsat. Uprostřed jsou dva přepínače. Pokud vyplňujeme oba řádky, pak musíme zkontrolovat, zda jsou dobře zaškrtnuté (po spuštění je nastavena volba a zároveň). Rozdíl mezi nimi je asi jasný. A zároveň znamená, že musí platit obě podmínky současně. Nebo, že musí platit aspoň jedna. Nyní ještě zpátky k nastavování filtru. Jsou zde ještě dvě další možnosti. Volba (prázdné) znamená, že chceme vybrat pouze ty řádky, kde není v daném sloupci záznam a (neprázdné) znamená vybrat ty řádky, kde je v sloupci nějaký záznam. Takže takto si snadno vybereme pouze řádky s příjmy nebo řádky s výdaji. Lze též kombinovat filtry pro více sloupců, tak že si je v těchto sloupcích postupně nastavíme. Celkově lze říci, že filtry spolu s řazením nám poskytují dva velmi mocné nástroje pro získání cenných informací z tabulky. Ještě cennější informace, alespoň pro toho, kdo má rád grafické výstupy nám poskytují:
4.4. Grafy Grafy tvoří velmi mocný nástroj pro prezentaci dat. Je však třeba vždy dobře zvážit, co zanést do grafu a jak. Navíc je třeba dobře zvolit typ grafu. Jistě jste si všimli z různých novin, co z jedné tabulky zachycující například vývoj v průmyslu, dokáže vytvořit vládní koalice a co opozice (většinou záleží na zvoleném měřítku). Ale přejděme k vytváření grafu. Excel má v sobě zabudován takzvaný Průvodce grafem. Tento průvodce nás krok za krokem provede vytvořením grafu. Jako první krok je třeba si označit oblast, na které chceme graf vytvářet. Oblast nemusí být souvislá (použijeme kláves Ctrl a Shift). Například budeme chtít zobrazit vývoj naší hotovosti během měsíce. Tedy vybereme všechny údaje v prvním a posledním sloupci. Vybrat oblast lze i později, ale je to již pracnější. Nyní spustíme průvodce grafem. Buď zvolíme menu Vložit/Graf/Tento list nebo stiskneme tlačítko na ovládacím panelu Standardní. Kurzor změní tvar a na nás je, abychom označili místo, kam chceme vložit graf. Odjedeme s myší na místo, kde chceme mít levý horní roh grafu a stiskneme levé tlačítko. Pohybem doprava dolů vytvoříme obdélník tak velký, jak velký chceme mít graf. Nyní se nám bude zobrazovat postupně pět oken průvodce grafem. V prvním okně se zadává oblast, ze které chceme graf vytvářet. Pokud jsme tak již učinili dříve, pak tuto oblast pouze potvrdíme. Pokud jsme ji dosud nezvolili, pak nám nezbývá než ji vybrat teď. Odsuneme si okno průvodce někam, kde nám nepřekáží. Okna odsouváme, tak, že najedeme myší na horní lištu okna, stiskneme levé tlačítko myši a 35
přesuneme okno tam, kam potřebujeme. Nyní oblast vybereme. Oblast lze též přímo zadat, ale snadno se udělá chyba. Pokud jsme spokojeni stiskneme tlačítko
. Význam jednotlivých tlačítek na oknech je následující: Nápověda nám podá informaci k právě zvolenému oknu. Zrušit skončí naší činnost bez vytvoření grafu a Ukončit ukončí naší činnost a vytvoří graf s tím, že na místo voleb, které jsme ještě nenastavili, vezme ty, jež jsou přednastavené. Tlačítka a nám umožňují přejít na následující nebo předchozí okno průvodce (je-li to možné). Tedy i z pátého okna se lze vrátit na první a pak třeba přejít na třetí jak potřebujeme. Ve druhém okně vybereme typ grafu. Pro ukázku nyní volím graf spojnicový. Zde je třeba dobře rozvážit, některé typy grafů (např. Výsečový nebo Prstencový) by neměly v dané tabulce smysl. Ve třetím okně si pak ještě vybereme zcela konkrétní podtyp grafu. Pro realizaci spojnicového grafu je třeba vybrat typ 4. Ve čtvrtém okně jsme dotázáni, zda data tvoří řádky nebo (jako v našem případě) sloupce. V okně vlevo se v závislosti na našich změnách zobrazuje graf tak, jak bude na závěr vypadat. Ještě si zvolíme zda popisy os budeme používat z tabulky. Tak je tomu i v našem případě. Opět je vidět, že se vyplatí definovat záhlaví sloupců nějakým názvem. V posledním okně jsme nejprve vyzváni, zda přidat legendu. Zde vybereme volbu ne, neboť zobrazujeme pouze jeden typ dat (Pouze hotovost). Nyní lze ještě zadat jméno grafu a popsat osy. Pokud jsme s výsledkem spokojeni můžeme stisknout Ukončit. Měli bychom dostat tento graf:
3 500,00 Kč 3 000,00 Kč 2 500,00 Kč 2 000,00 Kč 1 500,00 Kč 1 000,00 Kč 500,00 Kč 0,00 Kč 1. 1. 19 96 2. 1. 19 96 4. 1. 19 96 12 .1 .1 99 12 6 .1 .1 99 14 6 .1 .1 99 15 6 .1 .1 99 23 6 .1 .1 99 26 6 .1 .1 99 29 6 .1 .1 99 6
Hotovost
Vývoj hotovosti za měsíc Leden 1996
De n
Obr. 22 Graf vytvořený ze vzorového příkladu
36
Vyzkoušejme si nyní i jiné typy grafů na těchto i jiných datech. Pokud chceme zajímavější typy grafů, je třeba graf vytvářet pro více sloupců (řádků). Zkusme například sledovat vývoj kurzů na burze, kurzů koruny, prodejnost výrobků, počet autobusů MHD jedoucích v jednotlivých hodinách .... Obecně platí, že vhodně zvolený graf nám řekne více než „suchá“ tabulka, naopak špatně zvolený graf nám údaje jenom zkreslí a zamlží. Při jakékoliv změně údajů dojde k automatické aktualizaci grafu. Dále lze samozřejmě i upravovat graf. Pokud jej vybereme (klikneme na něj myší), pak se nám vlevo nahoře objeví ovládací panel pro grafy. Význam jeho tlačítek zleva je následující: Typ grafu - můžeme změnit typ grafu, Výchozí graf - zobrazí se přednastavený graf (jako bychom v Průvodci grafem nic nenastavovali), Průvodce grafem - můžeme změnit naše nastavení, Vodorovná mřížka a Legenda. Poslední dvě tlačítka jsou vlastně přepínače, kterými zapínáme a vypínáme zobrazování legendy a vodorovné mřížky. Kromě toho lze i měnit nastavení jednotlivých prvků přímo v grafu. Stačí dvakrát kliknout myší na libovolný objekt grafu (čáru, nápis, osu, podklad) a zobrazí se nám okno pro nastavení vlastností zvoleného objektu. Například klikneme-li na čáru grafu, můžeme nastavit její barvu, podklad, tloušťku a styl (plná, tečkovaná, přerušovaná, čerchovaná). U nápisů zase lze nastavit typ, velikost a barvu písma, podtržení, tučné písmo a kurzívu.
4.5. Kreslení Pod tímto pojmem je třeba si představit nástroj, kterým si můžeme oživit tabulku či graf o některé grafické prvky. Jedná se vlastně o nástroj Microsoft Draw, což je vektorový kreslicí nástroj. To znamená, že nemůžeme kreslit bod po bodu, pouze celé objekty (přímky, křivky, obdélníky, kružnice a elipsy). Jednotlivým objektům lze přiřadit jejich barvu a je-li to možné pak i barvu jejich výplně. Kreslení zapneme pomocí tlačítka z ovládacího panelu Standardní (viz výše). Zobrazí se nám ovládací panel pro kreslení.
Obr. 23 Ovládací panel kreslení Význam tlačítek je následující. Horní řada (zleva): Čára, Obdélník, Elipsa, Oblouk, Křivka. Zde bych dodal jen to, že kruh je také elipsa a čtverec obdélník. Pokud chceme přesný 37
čtverec nebo kruh, pak držíme při kreslení stisklou klávesu Shift. Dalším tlačítkem je Text. Zmíněné tlačítko nás změnou kurzoru vybídne k vymezení oblasti, do které lze zadat libovolný text. Následuje tlačítko šipka, které umožní vytvořit něco jako ukazovátko. Pak následuje tlačítko Od ruky, které nás nechá vytvořit libovolnou křivku. Po vytvoření křivky ji definuje jako nový objekt. Takto se dá kreslit pouze, je-li třeba vše nakreslit na první pokus. Mimochodem, pokud se nám něco nepovede, stačí onen nepovedený objekt vybrat (pomocí myši) a stisknout klávesu Delete. Je třeba si jen dát pozor, co mažeme, pokud se nám povedlo smazat něco jiného, musíme okamžitě použít „kouzelného tlačítka“ pro návrat. Poslední čtyři tlačítka pak jsou vyplněný obdélník, elipsa, Oblouk a Křivka. V Dolní řadě vlevo je tlačítko pro vytvoření tlačítka v textu. Tomuto tlačítku lze pak přiřadit libovolné makro. Více v kapitole o makrech. Dále je Ukazovátko, které nastaví kurzor do tvaru šipky a můžete takto vybírat objekty pro nastavení vlastností. K tomuto nastavení slouží pak následující tlačítka. Následující dvě slouží k přenesení objektu do popředí, resp. do pozadí. To znamená, zda objekt bude ostatní objekty zakrývat, či jimi bude naopak zakrýván. Následují tři tlačítka pro různá seskupování objektů. Pokud objekty seskupíme, můžeme jim najednou přiřazovat různé vlastnosti. Poslední dvě tlačítka slouží pro nastavení stínu okolo objektu a pro nastavení výplně objektu. Předtím,než je použijeme, musíme vybrat nějaký objekt či skupinu objektů. Obecně platí, že vhodným obrázkem lze dokument oživit, nevhodným pak velmi znepřehlednit. Ostatně stačí si všimnout různých reklamních letáčků, které visí v autobusech MHD nebo vám doma neustále někdo vkládá do poštovní schránky, přestože si to nepřejete. Na některých je vidět, že si autor při jejich tvorbě potřeboval vyzkoušet všechny druhy písma, které našel a přidat aspoň pět obrázků. Vesměs to znamená, že se to autor nedávno naučil a chce se všem pochlubit, co už umí. Tudy ne, všeho s mírou. Totéž samozřejmě platí i o
4.6. Vkládání obrázků Dokument lze oživit též vložením libovolného obrázku, který máme v počítači. Excel nám dovoluje vložit obrázky ve formátu: BMP, WPG, DRW, CGM, EPS, TIF, PCX, GIF, PCT, TGA, CDR, HGL, PLT, PIC, ADI, DXF, PCD, WMF a HGL. Každý obrázek je v počítači zapsán v nějakém formátu. To co je zapsáno o řádek výše, není vlastně nic jiného než přípony souboru s obrázkem, které lze použít. Máme-li obrázek s jinou příponou než je v seznamu, například JPG nebo IMG, musíme tento obrázek nejprve překonvertovat do
38
některého z vyjmenovaných formátů. Nevíme-li, jak na to, požádáme raději někoho zkušenějšího o radu. Jak tedy obrázek vložit. Z nabídky Vložit vybereme Obrázek. Objeví se nám okno pro vložení obrázku. V levém okně se nám objevují nalezené soubory. Vlevo dole nastavíme typ souborů (viz výše), lze doporučit nastavit všechny grafické soubory. V prostředním okně vybereme adresář s obrázky. Obvykle nějaké obrázky lze nalézt v adresáři winword\clipart. Pod tímto oknem je malé okno pro nastavení diskové jednotky (pokud například Word není na disku c:. V pravém okně se nám objevuje zmenšená ukázka našeho obrázku, pokud zatrhneme přepínač Ukázka obrázku. Pokud jsme si již vybrali, zvolíme Ok, pokud se nám naopak žádný obrázek nelíbí, zvolíme Zrušit. Již vložený obrázek lze stejně jako ostatní objekty odstranit tak, že jej vybereme pomocí myši a pak stiskneme klávesu Delete. O obrázcích platí snad ještě ve větší míře to, co již bylo řečeno u kreslení. Tedy obrázky pro oživení ano, ale všeho s mírou.
4.7. Vkládání objektů Podobně jako obrázky lze vkládat i libovolné objekty tak, jak vám to umožňuje vaše instalace Windows. Z nabídky Vložit zvolíme Objekt... . Obdržíme nyní nabídku objektů, které lze vložit. Je třeba vědět, co který objekt vlastně znamená. Zmíme se pouze o dvou objektech Microsoft WordArt a Microsoft Equations (v Excelu 7.0 Rovnice Microsoft). Ty by měly být obsaženy všude. Pokud je tam nemáme, doinstalujeme si je nebo někoho o jejich doinstalování požádáme (například správce sítě). Oba programy lze nalézt na instalačních disketách programu Microsoft Word. První z nich slouží pro vytváření různě deformovaných nápisů (do kruhu, trojúhelníku, vlnovky ...), druhý pak pro psaní matematických vzorců. Oba se mohou čas od času hodit.
4.8. Odkazy a výpočty Odkaz znamená, že pokud chceme mít v některé buňce vždy totéž, nemusíme to opisovat, ale můžeme se na druhou buňku odkázat. To je výhodné zejména tím, že pokud změníme obsah první buňky nemusíme myslet současně na to, že máme změnit i obsah druhé, ale Excel to provede za nás. Odkaz provádíme tak, že zápis do buňky začneme rovnítkem (znakem =). Za něj pak zapíšeme identifikaci buňky (A1, BC156 ...). Pokud se nám nechce vypisovat identifikace (nebo je buňka mimo obrazovku), můžeme si pomoci velice jednoduše. Napíšeme =, pak 39
stiskneme jednu z kurzorových šipek. Ve směru šipky se nám vedle naší buňky objeví zvýrazněný (pohybující se) rámeček. Tímto dojedeme na buňku a stiskneme Enter. Vyzkoušejme si nyní, že při změně údaje v původní buňce se změní i údaj v buňce nové. Podobným způsobem lze zapsat i jednoduché výpočty. Zapíšeme například =A1+B52*C3+B2/B1. Způsob zápisu operací je následující. + sčítání, - odčítání, / znamená dělení, * násobení a ^ umocňování. Je třeba si dát pozor, abychom nedělili nulou, program by to nemusel psychicky a fyzicky unést, mohl by se zhroutit a my bychom přišli o výsledky naší práce (viz výše). Dále je třeba mít na paměti, že násobení a dělení má přednost před sčítáním a odčítáním a podle toho vhodně závorkovat. Co se týče násobení a dělení nebo sčítání a odčítání program nerozlišuje prioritu a postupuje zleva doprava. Také musíme dát pozor, abychom neuvedli mezi operandy (to jest mezi čísly a buňkami, které se účastní výpočtu) také tu buňku, do níž vzorec zapisujeme. Tomuto se říká cyklická závislost a program proti tomu poměrně ostře protestuje. Identifikace jednotlivých buněk buď přímo zapisujeme nebo vyhledáváme pomocí šipek. Obojí lze libovolně kombinovat. V našem příkladě je podobným způsobem vyřešeno zapisování do sloupce hotovost. V prvním řádku je prostě zapsáno =C1-D1, ve druhém =E1+C2-D2. Lze samozřejmě pokračovat =E2+C3-D3..., ale je možné buňku v druhém řádku roztáhnout na ostatní buňky ve sloupci (viz. řady). Pokud nás zajímá, jakým způsobem na sebe buňky navazují, lze použít možnost Nástroje/Závislosti/Předchůdci nebo Následovníci. K aktuální buňce se nám zobrazí,na kterých buňkách je závislá resp., které jsou závislé na ní.
4.9. Součty Tato kapitola je takovým mezistupněm mezi kapitolou minulou a kapitolou následující, která pojednává o funkcích. Měl by ji zvládnout i ten, kdo si na další kapitoly netroufá. Např. pro sčítání nám Excel poskytuje velmi silný nástroj, kterému se říká Autosum. Někteří z vás možná namítnou, proč nějaký Autosum, vždyť já přeci mohu napsat na místo součtu (viz předchozí kapitola) =A1+A2+A3+...+A121+A122+A123. Ano skutečně mohu, výsledek bude správně, ale asi sami cítíte z příkladu, že by to chtělo jednodušeji, že tento zápis může být zdlouhavý. Navíc se může velmi snadno stát, že nějakou buňku zapomeneme uvést, což obvykle bývá vada a to podstatná. Takže Autosum. Jak na něj? Tlačítko máme, jak si možná vzpomeneme, v ovládacím panelu Standardní. Přemístíme se do buňky, ve které chceme mít součet a stiskneme tlačítko 40
Autosum. Program nám většinou nabídne k sečtení oblast nalevo nebo nahoře od buňky. Pokud s ním souhlasíme, pak pouze stiskneme klávesu Enter a je hotovo. Pokud ne musíme si oblast sami zadat. Najedeme myší do jednoho rohu naší oblasti, stiskneme levé tlačítko a přesuneme se do úhlopříčného rohu. Lze vybrat i nesouvislou oblast, opět pomocí klávesy Ctrl. Jakmile jsme s výběrem spokojeni, stiskneme klávesu Enter. Dejme si pouze pozor, abychom nenajeli až na buňku, do které provádíme součet. Program by opět protestoval, protože by se jednalo o cyklickou závislost (viz výše).
4.10. Práce s více listy současně Tuto možnost budeme jistě často potřebovat. Příkladem použití je tabulka s rozvahou financí. Pokud budeme chtít vést pro každý měsíc oddělenou tabulku, musíme příští měsíc vložit nový list, nadepsat jej jako únor, vypsat záhlaví, atd. A každý další měsíc znovu. Ale tato práce naštěstí jde zautomatizovat. Postupujeme asi tímto způsobem. Na začátku si vytvoříme potřebný počet listů. Nejlépe je si je hned pojmenovat. V našem případě asi leden, únor, ..., prosinec. Pak si je všechny označíme. Postupujeme tak, že si označíme první, pak stiskneme klávesu Ctrl a označíme všechny ostatní. No a nyní vybereme libovolný z označených listů. Vše, co zapíšeme do tohoto listu, se objeví i v ostatních. Takže takto si snadno připravíme záhlaví, formátování sloupců a pokud budou mít tabulky v každém listu stejnou velikost (což není náš případ), můžeme zapsat i vzorce pro součty ...
4.11. Šablony S předchozí možností souvisí i možnost vytvoření šablon. Tyto šablony mají stejný význam, jako třeba ve Wordu. To znamená, že si vytvoříme hrubou strukturu dokumentu, jako v předchozím případě. Poté ji uložíme jako tzv. šablonu. No a příští rok stačí vytvořit nový dokument a při vytváření zadat, že na základě šablony a máme v stejný dokument. Postupujeme takto. Máme-li hotový základní nárys dokumentu (nadpisy, záhlaví, formátování, potřebný počet listů s názvy ...), použijeme menu Soubor/Uložit jako... Zde vybereme v seznamu uložit ve formátu možnost šablona. Soubor se uloží ve formátu *.xlt. Když v tomto okamžiku šablonu otevřete pomocí menu Soubor/Otevřít, neotevře se šablona, ale nový soubor se stejnou strukturou. Pokud bychom chtěli otevřít samotnou šablonu, například pro nějaké úpravy, musíme při otevírání držet stisklou klávesu Shift. Další možnost automatizace naší práce nám dává používání adresáře XLSTART. To je jeden z podadresářů Excelu na našem disku. Všechny sešity v něm uložené budou při startu 41
Excelu otevřeny. Navíc máme možnost zde uložit některé speciální šablony. Pokud zakládáme pouze jeden druh dokumentů, pak sem přemístíme naší šablonu a uložíme ji sem pod názvem sešit.xlt. Pokaždé, když zadáme z menu Soubor položku Nový, otevře se nový soubor na základě této šablony. Dále sem můžeme umístit šablonu s jedním listem nazvanou list.xlt. Pokaždé, když zadáme Vložit/List, vloží se list naformátovaný podle této šablony. Pokud je v šabloně více listů, pak se vloží všechny tyto listy. Šablona graf.xlt nám prokáže tutéž službu pro list grafu a modul.xlt pro list s makrem VB. Zde můžeme mít třeba připravenou hlavičku s naším komentářem, obvykle používanými proměnnými, konstantami a funkcemi.
4.12. Tisk Použijme tlačítka Ukázka před tiskem, popřípadně stejnojmenné nabídky z menu Soubor. Dostaneme okno, ve kterém bude zobrazena první stránka z našeho dokumentu. Pokud máme malou tabulku, může být jediná, ovšem spíše jich bude více. Kolik jich je máme napsáno dole na stavové liště. Po stránkách se můžeme přesouvat pomocí tlačítek Další a Předchozí. Tlačítkem Lupa si můžeme některou část stránky zvětšit. Tlačítkem Vzhled lze nastavit všechny parametry tisku (velikost stránky, umístění na stránce, kvalitu tisku ...). Tlačítkem Okraje nastavíme okraje dokument, tlačítkem Nápověda získáme nápovědu k jednotlivým činnostem. Tlačítkem Tisk pak, pokud jsme již spokojeni, je možno dokument vytisknout, jsme ještě vyzváni k výběru tiskárny a můžeme opět nastavit některé parametry tisku. Tlačítkem Zavřít se pak vrátíme zpět do dokumentu. Ještě poznámku, u tiskáren lze vždy nastavit hodnoty dpi, to jest hustoty tisku (počet bodů na palec). Čím větší číslo, tím lepší kvalita tisku. Obvykle pro první výtisk nastavíme to nejnižší, vytiskneme první výtisk, dokument si prohlédneme a opravíme chyby. Většinou si chyb či nedostatků všimneme spíše na papíře, než na obrazovce. Pro finální tisk dokumentu, pak nastavíme nejvyšší hodnotu dpi. Pokud se vrátíme opět do našeho dokumentu, jistě si všimneme, že se nám objevily vodorovné a svislé tečkované čáry. Tyto čáry nám ohraničují stránky pro tisk. Pokud chceme jiné rozložení, například aby se nám vešlo více na jednu stránku, pak musíme upravit velikost písma v buňkách nebo šířku sloupců Pokud naopak chceme někde vložit konec stránky (například aby určitá část tabulky nebo druhá tabulka začínala na nové stránce), najedeme na libovolnou buňku, nad kterou má být přechod na novou stránku a z menu Vložit zvolíme Konec stránky. Pokud chceme provést nové dělení stránek ve svislém směru, najedeme na první řádek na buňku vpravo od nového rozdělení a provedeme opět Vložit / Konec stránky.
42
5. Funkce V této kapitole se dozvíme “jak na funkce“. Je dobré pokud již máme prostudovány kapitoly 4.8 a 4.9, ale není to nezbytně nutné. Pro její pochopení je nutné prostudovat nejprve části 5.1 a 5.2. Další části je možné studovat na přeskáčku a pokud některé z typů funkcí nepotřebujeme, je možné některé pasáže zcela vypustit. V prvních dvou oddílech si nejprve obecně povíme o způsobech zadávání funkcí a o tom, jak správně vybrat funkci, kterou potřebujeme. V další části jsou pak podrobněji popsány některé funkce podle jednotlivých kategorií. Přehled není zdaleka úplný, ale snad obsahuje všechny běžně používané a použitelné funkce.
5.1. Zápisy funkcí a adresování buněk Než se pustíme do jednotlivých funkcí, bude dobré si říci, jak se vlastně funkce zapisují. Většina funkcí se odkazuje na nějaké buňky a jejich názvy musí proto být zapsány. Jak jsme již řekli, buňky zapisujeme pomocí řádku a sloupce, ve kterém se nachází (např. E17). Tomuto způsobu se říká absolutní adresování. Udává nám absolutní adresu (tedy přesné místo, kde se buňka nachází) přímo. Jiný způsob je relativní adresování. Při něm udáváme o kolik vpravo (vlevo) a dole (nahoře) je adresovaná buňka vůči buňce, ve které se nacházíme. Tedy pokud máme relativní adresu, musíme mít i adresu buňky, vůči které relativní adresu máme. Adresa buňky se zapisuje ve stylu RmCn, kde m je číslo řádku, na které se buňka nachází a n totéž pro sloupce. Odkaz se pak zapisuje ve stylu R ( ± m) C ( ± n ) , kde m je řádkové a n sloupcové posunutí. Kladné číslo pak znamená posun vpravo, resp. dolů, záporné vlevo, resp. nahoru. Mezi oběma způsoby se lze přepnout pomocí menu Nástroje/Předvolby/Obecné nastavením přepínače styl odkazu. Relativní adresování nebude nadále probíráno. Většina funkcí má více než jeden parametr. Mezi ně patří i takzvané oddělovače. Většinou se požívá středník, ale nemusí to být zcela pravidlem. Záleží na tom, jak máte nastaveno národní prostředí Windows. O tom, co máte nastaveno se přesvědčíte velmi snadno. Proveďte pomocí funkce Autosum součet dvou nesouvislých oblastí a pak se podívejte na výsledek do editačního řádku. Jako oddělovač budete mít středník nebo čárku. Autor bude nadále používat středník, protože je obvyklejší. Máte-li nastavenou čárku, pak ji pište všude místo mého středníku. Když už máte zobrazen zápis funkce, tak si všimněte, jak se zapisuje souvislá oblast. Obvyklý formát zápisu je levý horní roh : pravý dolní roh (tedy třeba A1:B2, což je totéž jako
43
A1;A2;B1;B2). Sami vidíte, co je jednodušší a kde hrozí menší pravděpodobnost vytvoření chyby. Máme celkem dvě možnosti vložení funkce. Ta první spočívá v ručním vložení. Znamená to pamatovat si syntaxi (pravidla zápisu) funkce. Každý zápis funkce začíná znakem rovnítka (=). Poté začneme zapisovat funkci, nejprve jméno a poté parametry. Jako parametry mohou být odkazy na jiné buňky, oblasti, konstanty (přímo zapsané číslice) nebo i další funkce. Tedy lze zapsat například: =SUMA(A1;B2:C3;10;SUMA(D5:E8);17). Odkazy na jiné buňky lze opět zadat pomocí kurzorových šipek. Program vezme buňku, na kterou jsme najeli, za zvolenou, v okamžiku stisku jakékoliv klávesy (tedy samozřejmě kromě šipek - například po stisku klávesy plus nebo minus). No a druhý způsob zadání funkce je použít:
5.2. Průvodce funkcí Je to další ze skupiny průvodců, kteří nám mají ulehčit práci (již známe průvodce grafem). Tento se skládá ze dvou okének. Před tím, než jej spustíme, najedeme si do buňky, do které chceme funkci vložit. Průvodce funkcí můžeme spustit dvěma způsoby. Za prvé pomocí menu Vložit / Funkce... a za druhé z ovládacího panelu Standardní výběrem tlačítka Vložit funkci. Objeví se nám první ze dvou obrazovek tohoto Průvodce:
Obr. 24 První okno průvodce funkcí
44
V levém okénku se nám zobrazuje seznam oblastí, ze kterých můžeme vybírat funkce, které se k těmto oblastem vztahují. Volba naposledy užité nám zobrazí seznam funkcí, které jsme naposledy používali. Výběrem položky vše, dostaneme seznam všech funkcí, což se hodí, pokud nevíme, co přesně hledáme, nebo když si nejsme jisti, do které oblasti naše funkce patří. Lze též vybrat možnost vlastní, kde se nám zobrazí funkce, které jsme si sami vytvořili. Ale o tom v kapitole věnované makrům. V pravém okénku se nám pak zobrazují funkce ze zvolené oblasti. Pod těmito okénky se pak zobrazuje syntaxe dané funkce a jednořádková nápověda, která nám pomůže lépe se ve funkcích orientovat. Vybereme-li si tlačítko nápověda, dostaneme velmi podrobný popis zvolené funkce, mnohdy dokonce s příklady. Tlačítko zrušit nám ukončí vkládání funkce bez toho, že by se funkce zapsala. Tlačítko Ukončit naopak ukončí vkládání se zápisem funkce. Tlačítko Další> pak slouží k přechodu na další obrazovku průvodce funkcí. Dejme tomu, že bych chtěl vložit do naší tabulky funkci, která by mi vypočetla průměrnou hotovost a výsledek zaokrouhlila na celé koruny. Proto si vyberu funkci Zaokrouhlit. Je v oblasti matematické, já jsem si ji však, vzhledem k tomu, že ji často používám, mohl vybrat z oblasti naposledy užité. Poté jsem přešel na další obrazovku pomocí tlačítka .
Obr. 25 Druhé okno průvodce funkcí Tato obrazovka se bude trochu lišit podle zadávané funkce. Bude mít totiž tolik vodorovných okének, kolik má která funkce parametrů (respektive u funkcí s proměnlivým počtem parametrů tolik, kolik jich zadáváme). V našem případě má dvě okénka, neboť naše
45
funkce má dva parametry. Ale popořádku. Na prvních dvou řádcích vlevo nahoře je popis právě zadávané funkce. Vpravo nahoře je pak aktuální výsledek naší funkce, vzhledem k již zadaným parametrům. (Je zobrazena již vyplněná obrazovka). Do prvního vodorovného okénka zadám první parametr funkce. Nad okénky se mi vždy zobrazuje nápověda, která mi říká, co zadávám a zda jsem povinen tento parametr zadat. Já zde chci vložit funkci. Mohu ji buď přímo zadat nebo opět použít průvodce funkcí. Ten spustím stisknutím tlačítka nalevo od řádkového okénka a právě popisovaným způsobem vyplním. Mám-li zadat odkazy na buňky (jako ve vnitřní funkci), mohu je buď přímo zapsat nebo vybrat myší. V případě výběru myší si okno Průvodce uklidím někam k okraji obrazovky tak, že jej „uchopím myší“ za identifikační lištu (stisknu na ní levé tlačítko) a přenesu (se stále stisklém levém tlačítkem myši) někam k okraji (a zde levé tlačítko uvolním). Výběr buňky nebo oblasti pak provedu, již popsaným způsobem pomocí myši. Do druhého okénka pak přímo zapíšu, na kolik číslic chci zaokrouhlovat. Protože chci zaokrouhlit na celá čísla (resp. odříznout desetinná místa), zapíšu nulu. Poznámka: v tomto případě lze možná lépe použít funkce CELÁ.ČÁST nebo USEKNOUT. Toto je dosti častý případ, že se nám hodí více funkcí. Jsemli spokojen, použiji tlačítko Ukončit, naopak mohu použít tlačítko Zrušit, nechci-li žádnou funkci vkládat. Jak je vidět, lze velmi dobře průvodce funkcí použít i ke zjištění informace, které funkce mám vlastně k dispozici a jaká je jejich syntaxe.
5.3. Rozdělení funkcí Nyní popíšeme několik nejdůležitějších funkcí. Popis lze použít jako manuál, protože je poměrně podrobný. Budete-li potřebovat podrobnější popis, zobrazte si k potřebné funkci nápovědu, nejlépe pomocí průvodce funkcí. Tento popis vlastně slouží pouze jako jakýsi úvod do problematiky funkcí. Jsou zde popsány pouze funkce pro každodenní použití. Každou skupinu funkcí dělíme ještě na jednotlivé podskupiny tak, aby členění bylo co nejpodrobnější a aby umožňovalo co nejlepší orientaci.Pokud se budete zajímat o jiné funkce, doporučuji přečíst si nápovědu. Upozorňujeme však, že v textu nápovědy jsou pravopisné, logické a syntaktické chyby a text je místy velmi nesrozumitelný.
46
5.4. Matematické funkce 5.4.1. Trigonometrické a hyperbolometrické funkce Trigonometrické funkce jsou SIN(), COS(), TG() a funkcí k nim inverzních ARCSIN(), ARCCOS() a ARCTG(). Protože jejich zápis je stejný, je z každé skupiny popsána jedna funkce. SIN(x) - x je číslo v radiánech, jehož sinus chceme zjistit. Máme-li zjistit sinus čísla ve stupních je třeba jej násobit PI()/180. Například =SIN(B4*PI()/180). ARCSIN(x) - určí arkussinus zadaného x, které musí být v rozmezí -1 až 1. Výsledek je udán v radiánech v intervalu
−π π , 2 2
. Chceme-li výsledek ve stupních, musíme jej násobit číslem
180/PI(). Funkce DEGREES(x) převede x z radiánů na stupně. K ní inverzní je funkce RADIANS(x). Tedy platí RADIANS(180)=π a naopak DEGREES(PI())=180. Funkce PI() nám vrátí matematickou konstantu π s přesností na 15 míst (3,14159265358979).
5.4.2. Zaokrouhlovací funkce ZAOKROUHLIT(x,n) - Je-li n kladné, zaokrouhlí číslo x na n desetinných míst. Je-li n rovno 0, zaokrouhlí na celé číslo, je-li záporné, zaokrouhlí číslo tak, aby n posledních čísel před desetinnou čárkou tvořili nuly. Tedy: ZAOKROUHLIT(22,5678;2) = 22,57 ZAOKROUHLIT(22,5678;0) = 23 ZAOKROUHLIT(22,5678;-1) = 20 CELÁ.ČÁST(x) zaokrouhlí x na nejbližší nižší celé číslo. USEKNOUT(x) odstraní z čísla x desetinnou část a USEKNOUT(x,n) ponechá v x n desetinných míst. Příbuzné funkce jsou ROUNDUP(x;n) a ROUNDOWN(x,n). První z nich zaokrouhlí x směrem dolů na n platných míst, druhá totéž nahoru. Tedy: ZAOKROUHLIT(-2,55;1) = -2,6 ROUNDUP(-2,55,1) = -2,5 ROUNDDOWN(-2,55;1) = -2,6 CELÁ.ČÁST(-2,55) = -3 USEKNOUT(-2,55) = -2 47
ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ(x), zaokrouhlí x na nejbližší vyšší liché celé číslo. Tedy ZAOKROUHLIT.NA.LICHÉ(-2) = -1. Podobně funguje funkce ZAOKROUHLIT.NA.SUDÉ(x). ZAOKROUHLIT.DOLŮ(x,n) - Zaokrouhlí x směrem dolů na nejbližší celočíselný násobek čísla n. Například ZAOKROUHLIT.DOLŮ(4,3;2,1) = 4,2. Podobně existuje funkce ZAOKROUHLIT.NAHORU(x,n).
5.4.3. Kombinatorické funkce První funkcí je FAKTORIÁL(x), který nám dává faktoriál čísla x a druhou pak KOMBINACE(n;k) , která nám určí n nad k. Platí: n n! KOMBINACE(n;k) = = = FAKTORIÁL(n) / ((FAKTORIÁL(n-k) * k ( n − k )! k ! FAKTORIÁL(k))
5.4.4. Exponenciální, logaritmické a mocniné funkce Funkce EXP(x) vrátí číslo e (základ přirozených logaritmů) umocněný na x. Tedy EXP(1) vrátí 2,718282. Funkce LOG(x) počítá dekadický a LN(x) přirozený logaritmus čísla x. LOGZ(z,x) počítá logaritmus x při základu z. Tedy: LOGZ(z,x) = log z x Další dvě funkce slouží pro počítání mocnin a odmocnin. POWER(x;n) nám umocní x n , tedy POWER(5;2) = 25. ODMOCNINA(x) spočte druhou odmocninu z x. Funkce pro ntou odmocninu není k dispozici, ale lze jí snadno obejít, pomocí znalosti ze středoškolské matematiky, která nám říká, že n-tá odmocnina z x je totéž, jako x umocněné na 1/n. Chcemeli tedy spočíst třetí odmocninu z 27, musíme použít funkce POWER ve tvaru POWER(27;1/3).
5.4.5. Funkce pro součet a součin Z předchozího textu již známe funkci SUMA(a1;...;an) pro součet čísel a1 až an. Jí velmi podobné jsou funkce SUMA.ČTVERCŮ(a1;...;an) sčítající druhé mocniny a1 až an a SOUČIN(a1;...;an) násobí a1 až an. Ve všech případech lze mít jako a1 až an konstanty, odkazy, oblasti nebo další funkce. Je třeba si pamatovat, že n může být ve všech případech maximálně rovno 30. 48
5.4.6. Maticové funkce Nejjednodušší maticovou funkcí je DETERMINANT(oblast), která nám vypočte determinant zadané oblasti. Je třeba si pamatovat, že determinant lze počítat pouze u čtvercových matic. Funkce SOUČIN.SKALÁRNÍ(oblast1;oblast2) provede skalární součin obou uvedených oblastí, což znamená, že spolu vynásobí vždy po dvou odpovídající si prvky a pak provede jejich celkový součet. Obě uvedené oblasti tudíž musí mít samozřejmě stejný tvar i stejnou velikost. Zadávání následujících dvou funkcí je poněkud obtížnější, ale pro jejich význam se vyplatí jej naučit. Složitější proto, že v obou případech se výsledek nezapisuje, do jediné buňky, ale do celé oblasti (matice). Proto musíme pro výsledek před zadáváním funkce označit celou oblast. Poté, co funkci zadáme pomocí průvodce, bude výsledek zobrazen pouze v první buňce. Musíme se nyní přepnout pomocí myši do editačního řádku (nahoře) a stisknou Ctrl + Shift + Enter. Lze se pouze dohadovat, co vedlo Microsoft k takovémuto postupu. Funkce INVERSE(oblast) provede výpočet inverzní matice pro danou oblast. Doufám, že není třeba příliš zdůrazňovat že, jak výsledná, tak zadaná oblast musí být čtvercové a mít stejnou velikost. Poté, co funkci správně zadáme, nesmíme zapomenout se přepnout do editačního řádku a stisknout Ctrl + Shift + Enter. Funkce SOUČIN.MATIC(oblast1;oblast2) vypočte součin dvou matic zadaných v oblasti1 a oblasti2. Je nutné dodržovat zásady pro součin matic. Tedy oblast2 musí mít tolik řádků, kolik má oblast1 sloupců. Cílová oblast (tedy oblast, kterou označujeme pro výsledek) pak musí mít tolik řádků jako oblast1 a sloupců jako oblast2. Pokud to není někomu z mého popisu jasné, pak jej odkazuji na libovolnou učebnici algebry pro vysoké školy. Opět na závěr použijeme Ctrl + Shift + Enter. Na závěr ještě jeden příklad na použití maticových funkcí. Excel nemá samostatnou funkci pro výpočet kořenů soustavy n rovnic o n neznámých. Toto lze ale velmi snadno obejít pomocí maticových funkcí. Soustavu rovnic lze totiž také psát ve tvaru A.X = B, kde A je matice koeficientů, X sloupec neznámých a B sloupec pravých stran. Pokud tuto rovnici zleva vynásobíme inverzní maticí k A, pak dostaneme vztah X = A-1 B, který již lze poměrně snadno zrealizovat pomocí Excelu. Zapíšeme si do čtvercové oblasti koeficienty soustavy a do sloupce koeficienty pravých stran. Zkontrolujeme, zda je matice čtvercová a má tolik sloupců
49
a řádků, jako má sloupec pravých stran řádků. Poté označíme sloupec o stejném počtu řádků jako
v předchozích
případech.
Nyní
vložíme
funkci
SOUČIN.MATIC(INVERSE(oblast);sloupec), použijeme již několikrát citovaný trojhmat a ve zvoleném sloupci máme pod sebou postupně všechny neznámé. Opět při nejasnosti nahlédněte do nějaké učebnice algebry.
5.4.7. Ostatní matematické funkce ABS(x) - vrátí absolutní hodnotu x, tedy vždy nezáporné číslo. SIGN(x) - vypočte signum x, tedy pro záporný argument vrátí -1, pro 0 opět 0 a pro kladný argument 1. Slovo signum vlastně znamená znaménko a tato funkce nám ukazuje, jaké má znaménko číslo, na které se dotazujeme.
5.5. Logické funkce 5.5.1. Vlastní logické funkce Před tím, než se pustíte do logických funkcí, si zopakujte, co víte o logice. Zejména doporučuji připomenout si de Morganovy zákony (pro ty, kteří se vyznají více v počítačích než v matematice, jsou zapsány o něco dále pomocí pravidel Excelu). V Excelu máme dvě logické hodnoty PRAVDA (1, ano, true) a NEPRAVDA (0, ne, false). Logické funkce pak jsou následující. PRAVDA() - vrátí logickou hodnotu pravda. NEPRAVDA() - vrátí logickou hodnotu nepravda. NE(výraz) - provede logickou negaci zadaného výrazu. Například logická hodnota výrazu NE(1+1=3) je takto PRAVDA. A(v1;...;vn) - logický součin (and, a, &) výrazů v1 až vn (kde n <= 30). NEBO(v1;...;vn) - logický součet (or, nebo) výrazů v1 až vn (kde n <= 30). Nyní si tedy můžeme uvést jako příklad oba de Morganovy zákony pro logické výrazy v1 a v2 ve formátu zápisu funkcí Excelu: 1) NE(A(v1;v2))=NEBO(NE(v1);NE(v2)) 2) NE(NEBO(v1;v2))=A(NE(v1);NE(v2)) KDYŽ(podmínka;[výraz1];[výraz2]) - Funkce vyhodnotí podmínku. Je-li splněna vrátí výraz1, jinak výraz2. Není-li uveden výraz1 vrací funkce výsledek PRAVDA, není-li uveden
50
výraz2 vrací NEPRAVDA. Funkce vlastně odpovídá obvyklému zápisu ve většině programovacích jazyků: if podmínka
then výraz1 else výraz2
Například pokud chceme počítat odmocninu z čísla zapsaného v buňce A2 a nevíme zda je kladné či záporné, zapíšeme funkci: KDYŽ(A2>0;ODMOCNINA(A2);“Číslo je menší než 0“)
5.5.2. Informační funkce Používají se obvykle ve spojení s funkcí KDYŽ, pro nastavení podmínek. Následuje seznam s jejich stručným popisem, který není úplný. COUNTBLANK(oblast) - vrací počet prázdných buněk v zadané oblasti. ISEVEN(číslo) - vrací PRAVDA, je-li zadané číslo sudé. (resp. číslo v buňce na kterou je odkaz). ISODD(číslo) - totéž pro liché. JE.ČÍSLO(argument) - vrací PRAVDA je-li argumentem (tedy obsahem buňky na kterou je odkaz nebo přímo parametrem) číslo. JE.LOGHOD(argument) - totéž pro logickou hodnotu. JE.NETEXT(argument) - totéž není-li text. JE.TEXT(argument) - opak předchozího. JE.PRÁZDNÉ(odkaz) - vrátí PRAVDA, je-li buňka na kterou je odkaz prázdná. Příklad: KDYŽ(JE.ČÍSLO(A3);KDYŽ(A3>=0;ODMOCNINA(A3);“Menší než 0“);“Není číslo“ nám zjistí, zda v buňce A3 je kladné číslo. Pokud ano, spočte jeho odmocninu, v opačném případě vydá odpovídající chybovou hlášku.
51
6. Makra V této kapitole se naučíme pracovat s makry. Dozvíme se, co jsou to makra, k čemu slouží, jak se zapisují a jak se s nimi vlastně pracujeme.
6.1. Definice Definice: Makro - Uživatelská definice posloupnosti více operací (např. stlačení kláves) nebo sekvence několika psaných příkazů. Makro se spouští jako jediný příkaz a je vlastně zkratkou zjednodušující uživateli provádění zdlouhavých posloupností kroků jejich nahrazením nějakou globální funkcí, která dokáže jednotlivé kroky provést automaticky. Makro může vystupovat např. v jednoduché formě náhrady některých delších řetězců nebo textů kratšími alternativami, které se při zpracování příslušného úseku textu rozvinou do původní podoby; makra se uplatňují také v aplikacích pro nahrazení posloupnosti opakovaných činností stlačením jediné kombinace kláves nebo např. v tabulkovém procesoru může makro nahradit definici složitějšího matematického výrazu. (J. Hlavenka - Nový výkladový slovník výpočetní techniky).
6.2. Zápis maker Nové makro v Excelu zapíšeme pomocí menu Nástroje/Nahrát makro/Nahrát nové makro. Objeví se nám okno zadání popisu makra. Stiskneme tlačítko volby a tím se nám okno zvětší na následující tvar. V horním řádku zadáváme jméno makra. Tuto volbu doporučuji nepodceňovat, neboť, kdo si má za dva měsíce pamatovat, jakou má funkci Makro2. Do okénka pod tímto řádkem, lze zadat informační údaje o našem makru. Opět z výše uvedených důvodů doporučuji údaj nepodceňovat a popsat si, co všechno naše makro umí. Uživatelské rozhraní nám umožňuje zadat pro naše makro způsob, jakým jej spustíme. Tuto volbu nemusíme vyplňovat, neboť jak si ještě ukážeme, lze makro spustit i jinak. Volbou Položka v nabídce Nástroje, vytvoříme novou položku v menu Nástroje, které buď lze zadat přímo jméno (na řádku pod touto volbou) nebo se bude jmenovat podle jména našeho makra. Volbou klávesová zkratka určíme, po stisku kterých kláves se nám makro spustí. Opět lze zadat.
52
Obr. 29 Zadávání nového makra Ve spodní části okna máme dva přepínače (lze mít zaškrtnutou pouze jednu volbu). V levém nastavujeme, kam makro uložíme. Osobní sešit maker, použijeme pokud chceme makro používat ve všech sešitech, ve kterých pracujeme. Makro se pak uloží do speciálního sešitu, do kterého se ukládají pouze makra. Volba Tento sešit, uloží makro do tohoto sešitu, přičemž pro makro vytvoří novou stránku. Této volby užijeme zejména tehdy, chceme-li makro používat pouze v aktuálním sešitě. Volba Nový sešit, vytvoří nový sešit a na novou stránku do něj naše makro zapíše. Volba Jazyk se nás ptá, v jakém programovacím jazyce chceme makro zapsat. Makro lze totiž později editovat a měnit. Volba Makra Excel 4.0, je zde zařazena kvůli kompatibilitě s předchozí verzí Excelu. Makro je zapsáno způsobem, jakým tomu bylo u předchozích verzí. Volba Visual Basic, naopak vytvoří zápis makra pomocí jazyka Visual Basic. Této volbě bychom měli rozhodně dávat přednost, neboť naznačuje směr, kterým se bude ubírat další vývoj. Navíc, známe-li Visual Basic, můžeme bez problémů, přímo vytvářet makra v aplikacích Visual Basic podporujících (například Acces a částečně i Word 6.0). Pro porovnání si vytvořme makra v obou jazycích, která nám vytvoří tabulku v buňkách A1:E5, do prvního sloupce vloží čísla 1-4 a do prvního řádku text jaro-zima.
53
Než začneme vytvářet, ještě malou odbočku, neboť jsem nedokončil vytváření makra. Pokud zvolíme v popisovaném okně OK. Začínáme vytvářet makro. Objeví se nám tlačítko, jehož stisknutím záznam makra ukončíme. Tedy makro budou tvořit všechny příkazy mezi stiskem tlačítka OK a tlačítka pro ukončení makra. Takže pokud se spleteme a provádíme pak akci Zpět, makro bude kopírovat i tento chybný postup. V tomto případě je tedy nutno buď makro ručně upravit (víme-li jak) přímo v zápisu makra, anebo lépe zrušit a začít nahrávat znova. Budeme vytvářet pouze makro Visual Basicu. Vyplníme tabulku a zatrhneme Visual Basic.Makro nazveme visbas. Zatrhneme zápis do tohoto sešitu, případně doplníme komentář. Stiskneme OK, vybereme oblast A1:E5, doplníme do ní okraje a linkování. Zapíšeme záhlaví, třeba pomocí řad a na závěr podbarvíme. Pak zastavíme záznam pomocí tlačítka, které máme celou dobu záznamu na obrazovce. Nyní se podíváme na výsledek. Objeví se nový list s názvem Modul. V něm se objeví program ve Visual Basicu, který zde oproti svému původnímu záměru neuvádím, neboť je poměrně rozsáhlý (vyzkoušejte). Do tohoto modulu pak lze přímo zapisovat další příkazy Visual Basicu a tím makro upravovat.
6.3. Práce s makry Pokud jsme makro označili klávesovou zkratkou nebo přiřadili nabídce nástroje a nechceme na něm nic měnit, tak ani nemusíme dále pokračovat. Pokud jsme makro nikam nepřiřadili, chceme jej upravovat nebo jej chceme zrušit (například pokud jsme v něm udělali chybu), použijeme služeb takzvaného Správce maker. Zvolíme nabídku Nástroje/Makro.... Před sebou uvidíme okno se seznamem maker, které jsme již vytvořili.
Pokud tímto seznamem začneme listovat, uvidíme vlevo dole
nápovědu, k čemu které makro slouží. Jedná se vlastně o text, který jsme při vytváření zadali. Pokud jej chceme změnit, lze se pomocí tlačítka Volby opět přepnout do okénka pro popis makra. Zde lze nejen změnit informační text, ale i makro přiřadit klávesám, či nabídce Nástroje, případně toto nastavení zrušit. Nabídkou Spustit, pak toto makro můžeme přímo spustit. Volba Zrušit, pak ukončí Správce maker. Tlačítko Krok nám umožňuje makro krokovat (to jest postupně spouštět jednotlivé řádky v programu), nabídka Odstranit zruší vybrané makro (tato volba je nevratná - pozor). Asi nejdůležitější je nabídka Upravit, tou se přepneme do modulu s makrem a současně se nám zobrazí panel nástrojů pro práci s makry. Ještě si řekněme o jednom dalším způsobu spouštění makra pomocí tzv. tlačítek. Přejdeme do listu, ke kterému se makro bude vztahovat (ale není to nutné, jak dále uvidíme), 54
a pomocí panelu nástrojů Kreslení vložíme tlačítko. Okamžitě jsme vyzváni, k přiřazení nějakého makra. V seznamu zvolíme potřebné makro a stiskneme OK. Nyní ještě změníme popisku tlačítka, tak že klikneme na nápis Tlačítko 1. Když zrušíme panel Kreslení (stiskem tlačítka na panelu Standardní), je naše tlačítko připraveno k použití. Pokud najedem myší na tlačítko všimneme si, že kurzor dostal podobu stylizované ruky. Takto tlačítko stiskneme a spustí se nastavené makro.
55
7. Závěr Jsem si zcela vědom toho, že je zde uvedena pouze malá část možností, které nám program MS Excel poskytuje. Pro ilustraci kniha, která je uvedena na prvním místě v literatuře má 936 stran a přesto není zcela úplná. Má snaha byla, abych vás svou prací přivedl k Excelu, aby jste se začali nad ním zamýšlet a poznali alespoň část jeho možností. Pokud se mi to alespoň trochu podařilo mohu být spokojen. Nyní je již jen na vás, zda budete své znalosti Excelu rozvíjet, či se spokojíte s tím, co jsem vás (doufám) naučil. Uvítám jakékoliv připomínky k této knize (i negativní). Najdete mne na katedře Aplikované matematiky a informatiky Zemědělské fakulty Jihočeské Univerzity v Českých Budějovicích. Nejraději budu, pokud se na mne obrátíte přes e-mail na adresu [email protected].
56
8. Literatura [1]
BALOUI,S: Excel 5.0 Kompendium znalostí a zkušeností, UNIS, Brno 1995
[2]
BROŽ,M. - BROŽOVÁ,P.: Průvodce Excelem, Computer, 1996, č.1, s.18, č.2, s 24, č.3, s.32, č.4, s.45, č.5, s.32, č.6, s.38, č.7, s.40, č.8, s.34, č.9, s.44, č.10, s.35, č.11, s.34, č.12, s.36, č.13, s.28, č.14-15, s.22, č.16, s.30, č.17, s.36, č.18, s.34, č.19, s.92, č.20, s.44, č.21, s.38, č.22, s.30, č.23, s.36
[3]
BROŽ,M.: Pětka česky, Chip, 1994, č.11, s.122
[4]
HLAVENKA,J. a kol.: Nový výkladový slovník výpočetní techniky, Computer Press, Brno 1994
[5]
HÜMMLER,T.: ...a je to, Chip, 1994, č.1, s.90
[6]
MAKOVIČKA,J: Pracujeme s Excelem 5.0, Softwarové noviny, 1995, č.10, s.134 č.11, s.114, 1996, č.2, s.108, č.3, s.120, č.4, s.122
[7]
PECH,J.: Microsoft Excel 5.0 (stručná učebnice), skripta Pedagogické fakulty, České Budějovice 1997
[8]
PRŮŠA,M.: Neznám nic lepšího, Softwarové noviny, 1995, č.3, s.62
[9]
ŠŤOVÍČEK,P.: Přehled tabulkových procesorů na českém trhu, PC Magazín, 1994, č.5, s.96
57
