Foto’s: Thomas Fasting
Reportage
MRO-supply op maat MAG45 neemt inkoopcomplexiteit uit handen S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 4 2 0 07
50
De inkoop van Maintenance, Repair & Operations-artikelen is lastig. Het gaat vaak om duizenden artikelen die bedrijven bij honderden leveranciers betrekken. Voor een paar inkopers onmogelijk om dit optimaal te managen. MAG45 kan deze propositie van bedrijven overnemen. Als integrator kan het de inkoop, logistiek en processen bij bedrijven verbeteren. Door Marieke Jansen
H
et inkoopproces bij bedrijven wordt onderverdeeld in directe en indirecte inkoop. Onder directe inkoop valt alles wat direct met eindproducten of
diensten heeft te maken, zoals grondstoffen en halffabricaten. Indirect is alles wat ondersteunend is, zoals onderhoud, energie, uitzendkrachten en kantoorartike-
len. Dit wordt ook wel non product related genoemd en onderdeel hiervan zijn Maintenance, Repair & Operations-artikelen. MAG45, een toegevoegde waarde groothandel, is gespecialiseerd in de inkoop en logistiek van MRO-artikelen: van veiligheidsmiddelen tot reserveonderdelen. Uit ervaring weet MAG45 dat zijn klanten een totale integrale kostenbesparing van gemiddeld 15 tot 25 procent kunnen realiseren, waaronder een gemiddelde potentiële voorraadreductie van 10 tot 20 procent. Joris Kaak, van origine werktuigbouw-
bedrijfshistorie Van interne groothandel naar integrator MAG45 begon in 1948 als interne groothandel voor Philips. De naam is afgeleid van Magazijn 4500, de kostenplaats van dit voormalige Philips-onderdeel. In de laatste dertig jaar zijn de verkopen buiten Philips echter sterk gestegen en in 2004 verzelfstandigde het bedrijf. Varova werd de investeringsmaatschappij, terwijl Philips een minderheidsaandeel hield. Momenteel heeft MAG45 vier vestigingen. Het hoofdkantoor in Eindhoven beschikt over een warehousecapaciteit van ongeveer tienduizend vierkante meter waar ongeveer 35 magazijnmedewerkers werken. Op kantoor zitten zowel op inkoop als op verkoop ongeveer twintig mensen en er zijn acht projectmanagers logistiek. Daarnaast zijn er nog drie verkoopkantoren in het buitenland: in Warschau (Polen), in Brno (Tsjechië) en in Suzhou (China). Deze hebben geen voorraadhoudende posities en op iedere vestiging werken twee mensen.
MAG45 is momenteel bezig met de overname van een warehouse in Polen.
Onderbelicht Het grote probleem van MRO-inkoop is dat het in de regel maar een klein deel van het totale inkoopbudget omvat en het verbruik slecht van tevoren is te plannen. Van betere condities bedingen is al helemaal geen sprake. ‘De inkoop van MROartikelen is door de aard van de producten complex, want de MRO-behoefte rond een willekeurige machine is breed. Het totale
Kostprijsreductie Procesoptimalisatie (fte-reductie) Logistiek Verkoop van verouderde voorraden Gemiddeld
5% 5% 3-5% (20-25% voorraadreductie) eenmalige besparing 13-15%
4 2 0 07
Potentiële jaarlijkse besparingen
MRO-pakket beslaat daarom al snel duizenden artikelen bij honderden leveranciers’, vertelt Kaak, in het verleden nauw betrokken bij het opzetten van de inkoopfunctie bij Interbrew alsook bij TNT Logistics (nu Ceva). ‘Die worden binnen bedrijven vaak gemanaged met slechts een beperkte inbreng van inkoopprofessionals. Het is sowieso onmogelijk voor een inkoper om driehonderd leveranciers te bezoeken. Laat staan dat ze dat moeten doen voor artikelen die slechts een fractie van de totale inkoopwaarde vertegenwoordigen’, vult Ferdy Wolthuizen (33), manager Logistics consulting bij MAG45, aan. ‘De volumes zijn bovendien laag. Je kunt niet voor die kleine hoeveelheden zoveel kennis en kunde inzetten’, vervolgt Kaak. Volgens Kaak is MRO-inkoop daarom in veel ondernemingen een onderbelicht en onontgonnen aandachtsgebied. ‘Het is vaak tactische inkoop, geen strategische. Wij kunnen dit beheersbaar en behap-
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E
kundige met al vijftien jaar achtergrond in supply chain management, is als algemeen directeur verantwoordelijk voor de groei van het bedrijf. ‘In Nederland is in tegenstelling tot Amerika onze integrator-propositie relatief nieuw.’ Kaak wil over twee à drie jaar een verdubbeling of verdriedubbeling van de omzet realiseren. ‘Dit jaar streven we naar een groei van ruim twintig procent. We hebben de schaal hard nodig om te kunnen investeren in logistieke kennis en ervaring, een belangrijk deel van onze overhead.’
51
‘Bij ons krijgen klanten maar één inkoopfactuur’
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 4 2 0 07
52
baar maken voor onze klanten. Vanuit meerdere perspectieven is de aandacht en tijd er bij individuele bedrijven niet, dus inbreng van kennis en kunde is hierdoor al snel een verbetering.’ Vooral bedrijven in de fast moving consumer goods, hightech en de medische industrie kunnen al heel snel van start gaan en een kostprijsverlaging vanaf dag één realiseren. ‘Bij deze industrieën zie je dat het MRO-pakket goed overeenkomt met ons assortiment. Zeventig tot tachtig procent en soms nog meer zijn in zo’n geval voor ons bekende producten. Daardoor kunnen ze heel snel starten.’ In totaal heeft MAG45 zo’n 150.000 artikelen in het assortiment, waarvan meer dan 30.000 op voorraad. ‘We zijn sterk in pneumatiek, maar natuurlijk blijven er groepen van artikelen waarin wij minder sterk zijn, bij-
voorbeeld hydraulica of grote afsluiters die bedrijven in de procesindustrie gebruiken. Voor dit soort artikelen moet je bij ons zijn’, aldus Kaak.
Grillig afnamepatroon In de beginfase voert MAG45 een quick scan uit bij klanten. In deze studie licht de integrator het hele MRO-assortiment grondig door en geeft het bedrijf advies voor verbeteringen in inkoop en logistiek, en voor standaardisatie in dit assortiment. Bedrijven hebben soms doublures in hun voorraden. ‘Als we ze dan bijvoorbeeld vragen waarom er twee verschillende schroevendraaiers die beide hetzelfde kunnen in het assortiment zitten, dan blijkt een van de monteurs ooit een wens te hebben gehad voor een net iets andere handgreep of iets dergelijks’, illustreert Kaak.
Het uitgangspunt bij een quick scan is het belang van de onderdelen in het operationele proces. Betrouwbare en snelle levering is cruciaal, want bedrijven willen immers hun productielijn snel weer operationeel hebben in geval van bijvoorbeeld storing. Kritieke onderdelen moeten daarom eenvoudigweg bij de klant on site liggen. Wolthuizen: ‘Bedrijven leggen in de praktijk hoge voorraden neer, vooral als het laagwaardige producten zijn en dus weinig kapitaal in beslag nemen. Door het grillige afnamepatroon is de hoogte van de voorraden niet optimaal en zijn de onderdelen vaak niet in optimale conditie.’ Maar wie bepaalt of een onderdeel kritiek is en waar het op voorraad moet worden gehouden? ‘Wij proberen zoveel mogelijk te verbeteren en tegelijkertijd de performance van klanten te waarborgen’,
inkoop
Cordis reduceert MRO-voorraad met 35 procent Cordis Europe in Roden, ontwikkelaar, producent en distributeur van producten die worden gebruikt voor ingrepen bij hart- en vaatziekten, schakelde MAG45 in voor het Maintenance Repair & Operations-portfolio. ‘Ons voorraadbeheer van MRO-artikelen was niet echt vooruitstrevend. We hadden er nooit echt aandacht aan besteed’, zegt Stefan Spekreijse, strategisch inkoper bij Cordis. Met de hulp van MAG45 reduceerde Cordis de MRO-voorraad met 35 procent en verlaagde de transactionele werklast drastisch.
Joris Kaak, algemeen directeur van MAG45, geeft ook les in supply chain management aan MBAstudenten van de Erasmus Universiteit
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E 4 2 0 07
reageert Kaak. ‘Het levert inderdaad nog wel eens lastige technische discussies op, zeker als het gaat om standaardisatie. Kan het werk met het ene gereedschap het werk met dezelfde kwaliteit worden afgeleverd als met het andere?’ Hij benadrukt dat de uiteindelijke oplossing maatwerk is, zeker geen massaproductie. ‘Onze projectmanagers Logistiek bekijken het steeds opnieuw op Stock Keeping Unit-niveau, maar uiteindelijk bepalen klanten hoe we de oplossing vormgeven. We hebben nooit alle producten op voorhand in het assortiment en we tenderen daarom een deel van het productenpakket bij onze eigen of bij nieuwe leveranciers. Dat is een onderdeel van de quick scan.’ Daarnaast maakt de quick scan zichtbaar of er verouderde voorraden zijn. ‘Wij kunnen kijken of we deze voorraden kunnen
Bij Cordis is de inkoop onderverdeeld in stuklijstgerelateerde en non inventory capital (nic)-inkoop oftewel niet stuklijstgerelateerde inkoop. Onder laatstgenoemde categorie vallen de MRO-artikelen, die 2 tot 4 procent van de totale spend aan nic-inkoop omvatten. ‘Het aantal leveranciers lag tegen de tweehonderd en we hadden totaal geen buying power. De voorraad was voor ons gevoel veel te hoog en de omloopsnelheid was slechts 0,7’, vertelt Spekreijse. ‘Bovendien was de controle op de spend niet toereikend. Veel interne klanten onderhielden contacten met de leverancier om de hoek.’ Cordis is eind 2004 de markt gaan verkennen en keek daarvoor ook in de keuken bij collega-inkopers. ‘MAG45 was eigenlijk de enige die een heel concept compleet met een scan leverde’, zegt Spekreijse over de doorslaggevende keuze voor MAG45. Andere criteria waren het brede productenpakket en de no cure, no pay-basis waarop MAG45 werkt. Een van de grootste voordelen vindt Spekreijse de verbetering in communicatie tussen interne klanten en de leverancier door de convergerende communicatiestromen. ‘We hebben nu één systeem naar één leverancier, die volledig voldoet aan de Sarbanes Oxley-wetgeving. We krijgen maandelijks digitaal één factuur.’ Het project leverde een totaal inkoopvoordeel van 5 procent op, waaronder 35 procent reductie van de voorraadwaarde.
53
Met de hulp van MAG45 reduceerde Cordis de MRO-voorraad met 35 procent
‘Wij halen de complexiteit van de klant in huis’ tuur. We zijn een one-stop-shop voor de hele MRO-portfolio.’ Voor de voorraadbeheersing gebruikt de integrator een eigen gemaakte softwareapplicatie boven op het ERP-pakket van Baan (nu Infor). Voor de aflevering van de artikelen maakt MAG45 gebruik van de netwerken van logistiek dienstverleners, zoals DHL en UPS.
Waarde creëren
omzetten in geld. Mogelijk hebben wij andere klanten die deze producten weer kunnen gebruiken’, laat Wolthuizen weten. Ook behoren Vendor Managed Inventory- en Vendor Managed Owned Inventory-constructies tot de mogelijkheden. Klanten krijgen in die gevallen garantie op de voorraadbeschikbaarheid.
One-stop-shop Naast besparingen op inkoop en verbetering van de logistieke performance, kan MAG45 ook aan de proceskant verbeteringen realiseren. Door het grillige afnamepa-
troon, de lage inkoopvolumes en het grote aantal leveranciers zijn de proceskosten voor MRO-artikelen hoog. Door een drastische reductie van leveranciers, vereenvoudiging van het bestelproces en het gebruik van IT-middelen zoals Electonic Data Interchange, kan de procesefficiëntie aanzienlijk worden verhoogd. In het administratieve proces dalen hierdoor de transactiekosten. ‘De transactiekosten zijn vaak nog hoger dan de waarde van de artikelen zelf. Iedere inkooporder, al is het maar voor een bout, is doorgaans gelijk aan één inkoopfactuur. Bij ons krijgen klanten maar één fac-
De quick scans leiden bijna altijd tot een opdracht. Het analyseren van de data kost twee à drie weken, waarbij MAG45 dus zoekt naar besparingen op inkoopkosten, verbeteringen in de logistieke performance en in de processen. ‘Als we de bevindingen van onze studie met klanten gaan implementeren, committeren we ons aan deze gevonden besparingen.’ Momenteel heeft MAG45 twintig tot dertig grote key accounts; multinationals met lange meerjarige contracten, waaronder Johnson & Johnson en Philips DAP. Het concept kan echter ook geschikt zijn voor middelgrote bedrijven. ‘Onze kleinste integrator klant heeft ongeveer een omzet van kwart miljoen euro.’ Door de complexiteit bij klanten uit handen te nemen en deze te vereenvoudigen, biedt MAG45 dus een hoogwaardige oplossing om tactische MRO-inkoop te optimaliseren en waarde te creëren. Zo kunnen bedrijven dit onderbelichte inkoopproces verbeteren en de MROlast van hun schouders afhalen.
Spend curve 100%
4 2 0 07
Cumulative spend
S U P P LY C H A I N M A G A Z I N E
54
80% Bij MROartikelen gaat veelal het om 80 procent van de artikelen, die slechts 20 procent van de totale spend vertegenwoordigen. De lange ‘staart’ is het deel dat MAG45 overneemt.
60%
40%
20%
0%
20%
Cumulatief aantal items
>100%
