Surveillance bezoek Rapport voor:
Movares Nederland B.V. Divisie Ruimte, Mobiliteit en Infra (RMI)
LRQA referentie: Assessment datum: Assessment locatie: Assessment criteria: Assessment team:
RQA 9632319/ 0111 10-10-2014 Utrecht BTR versie 2.1 J. van der Heide
LRQA kantoor:
Rtd
Inhoud 1.
Management samenvatting ....................................................................................... 3
2.
Assessment samenvatting ........................................................................................ 4
3.
Constateringentabel - BTR versie 2.1 ....................................................................... 6
4.
Audit Programma/Plan .............................................................................................. 7
5.
Certificaat gegevens.................................................................................................. 8
6.
Volgend bezoek details ............................................................................................. 9
Bijlagen CIF naamswijziging
Dit rapport is besproken met en geaccepteerd door: Name:
Dhr. A. de Graaff
Functie:
V&G adviseur
Lloyd's Register Quality Assurance Limited, its affiliates and subsidiaries and their respective officers, employees or agents are, individually and collectively, referred to in this clause as "LRQA". LRQA assumes no responsibility and shall not be liable to any person for any loss, damage or expense caused by reliance on the information or advice in this document or howsoever provided, unless that person has signed a contract with the relevant LRQA entity for the provision of this information or advice and in that case any responsibility or liability is exclusively on the terms and conditions set out in that contract. Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 2 van 9
1. Management samenvatting Beoordelingsresultaat: De eerste jaarlijkse BTR surveillance audit is uitgevoerd. Naast een bezoek aan de bedrijfslocatie is een projectlocatie binnen het project VleuGel/RSS, DSSU bezocht. Alle eisen vanuit de BTR versie 2.1 zijn positief beantwoord. Zo mogelijk wordt de volgende keer de audit uitgevoerd gecombineerd met de VCA audit. Dit om efficiency te verhogen. Nu is de positieve VCA** rapportage van KIWA gebruikt. De organisatie heeft een naamswijziging doorgemaakt voor de RMI afdeling, waardoor het VCA** certificaat is aangepast en ook de tenaamstelling van het BTR certificaat aangepast moet worden. Een nieuw certificaat wordt aangevraagd.
Continu verbeteren: Gezien het geringe aantal klachten en incidenten (0 in de afgelopen drie jaar) lijkt het systeem effectief.
Aandachtsgebieden voor het senior management: Geen
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 3 van 9
2. Assessment samenvatting Introductie: Het managementsysteem is getoetst op de BTR eisen. De scope van het BTR certificaat betreft: “Werken in de Risicogebieden van de Railinfrastructuur”. Naast de documentatie is ook naar de implementatie gekeken op projectlocaties binnen het project Vleugel/RSS, DSSU Met dhr. De Graaff zijn de opening- en close-out gesprekken gehouden en is het programma vastgesteld en de bevindingen doorgenomen.
Assessment van:
Managementsysteem - documentatie - implementatie
Auditee(s): Dhr. A. de Graaff – Arbo coördinator
Mevr. M. Papilaja – medewerkster Centrale Administratie Dhr. H. van Bremen – Uitvoeringsbegeleider Baan en spoorwegbouw Dhr. R.M. Brands – V&G-coördinator uitvoeringsfase. Dhr. J. Gulikers – V&G-coördinator uitvoeringsfase
Onderwerpen en informatiebronnen: 2.3 PBM’s: Procedureel is de uitgifte vastgelegd op de nieuwe website ‘veiligwerkenmetmovares.nl’ met registratie uiteindelijk in het personeel informatie systeem ‘PeopleSoft’. Geverifieerd dat de verstrekte middelen voldoen aan de VVW eisen. 3.4 Voor de veiligheidsfuncties waarvoor specifieke opleidingseisen worden vereist wordt gebruik gemaakt van het hierin gespecialiseerde bedrijf Saferail. Movares heeft geen medewerkers die hiervoor zijn opgeleid. 3.6 Alle op project aanwezige medewerkers moeten in het bezit zijn van een geldig Digitaal Veiligheidspaspoort waarvoor geldige diploma’s ‘Toegang tot het spoor’ en de gedragstraining van ProRail gevolgd moeten zijn. Daarnaast moeten de medewerkers van Movares de interne training ‘Basis veiligheid module rail’ gevolgd hebben. Dit is opgenomen op de website ‘veiligwerkenmetmovares.nl’ – ‘passen en paspoorten’. De onderbouwende certificaten zijn opgeslagen in PeopleSoft. Geverifieerd o.a. de documentatie van de heren Gulikers, Van Bremen, Brands en De Graaff. 3.7 De uitgifte van paspoorten is geregeld in de procedure in zoals beschikbaar op de website ‘veilig werkenmetmovares.nl’. Per uitgegeven paspoort wordt bijgehouden wie welk paspoort heeft en welke certificaten / diploma’s zijn opgenomen. De registraties en certificaten zijn opgenomen in PeopleSoft. Verificatie heeft plaats gevonden van dhr. B. Jansen met paspoort P538880. Na het projectbezoek zijn de gegevens van de geïnterviewde medewerkers geverifieerd. 3.8 Op de website ‘veiligwerkenmetmovares.nl’ – ‘passen en paspoorten’ is de procedure voor uitgifte, controle en registratie van gegevens in veiligheidspaspoorten vastgelegd. Beheer wordt uitgevoerd door de Arbo coördinator. Paspoorten geverifieerd van o.a. de heren Van Bremen - P538847, Gulikers - P538836 en De Graaff – P720428. 3.9 Vastgesteld is dat alle documenten in het Nederlands opgesteld worden en aanwezig zijn. Er worden geen anderstaligen ingezet voor het uitvoeren en begeleiden van de werkzaamheden.
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 4 van 9
5.1 Basis V&G-plannen zijn aanwezig, welke de criteria voor het opstellen en diepgang aangeeft. De risicogebieden bij de railinfra zijn hierin benoemd. Conform de primaire proces procedure ‘Projectproces’ wordt het projectplan met als onderdeel het V&G-plan opgeroepen. Van het bezochte project is het ‘V&G-plan Uitvoeringsfase project VleuGel/RSS, DSSU: Uitvoeringsen bouwbegeleiding ProRail’ getoetst, waarbij Movares medewerkers het plan hebben opgezet en onderdeel zijn van de uitvoering. Het plan is doorgenomen met de medewerkers, waaronder Movares medewerkers Van Bremen en Gulikers (10/9/2013). 9.2 Movares heeft geen eigen Spoor Veiligheidspersoneel. Deze expertise wordt naar gelang van het project of zelf ingehuurd bij Saferail, of valt onder de verantwoording van de hoofdaannemer. Er zijn geen functies welke een medische keuring vereisen. 10.1 Materialen, materieel/middelen zoals bedoeld in de BTR2004 worden niet toegepast door Movares. 11.1 Door Inkoop wordt een overzicht bijgehouden (op Intranet website, onder ‘Preferred Suppliers’) van onderaannemers en hun kwalificaties op het gebied van ISO-9001 & -14001, VCA & BTR, ProRail erkenning, CO2 prestatieladder, etc. De projectmanagers selecteren de gewenste onderaannemer uit deze lijst en registreren na afloop van het project de prestaties. Vanuit de risico’s benoemd in het projectplan (procedure ‘Projectproces’) wordt vanuit de lijst de kwalificerende onderaannemer geselecteerd. Middels onderaannemingscontract worden de eisen doorgezet. Kwartaalmatig worden de prestaties van de onderaannemers verwerkt in het overzicht. Geverifieerd van de onderaannemer Saferail B.V. 12.1 ‘Op de website ‘veiligwerkenmetmovares.nl’ onder de ‘Meldingsknop’ worden de incidenten gemeld. De procedure ‘Meldingen Veiligheid’ geeft de opvolging. De methodiek is geverifieerd aan de hand van gemelde bijna ongeval en onveilige situatie. Er hebben zich nog geen ongevallen met/zonder verzuim voorgedaan die betrekking hebben op spoorspecifieke zaken. 12.3 Binnen Movares worden bijna-ongevallen en/of incidenten op dezelfde wijze als ongevallen met en zonder verzuim geregistreerd en onderzocht. Geverifieerd de melding van een bijna-ongeval (februari 2014) van een inschakelfout door monteur derde partij en de melding van een gevaarlijke situatie (mei 2014) bij inspectiewerkzaamheden op station. Oorzaak onderzoek is gedegen. De maatregelen worden gepland ingevoerd.
Evaluatie en conclusies:
Alle aanvullende eisen zijn correct gedocumenteerd. De nieuwe website ‘veiligwerkenmetmovares.nl’ omvat een groot aantal procedures en instructies en is toegankelijk. De rondgang over de projectlocatie ‘Opstelplaats Zuid’ (onderdeel van het project VleuGel/RSS, DSSU) toonde kennis en vakmanschap van de medewerkers en de gewenste aandacht voor de veiligheid bij het werken langs het spoor. Door gebruik van de afzettingen vielen de werkzaamheden tijdens het projectbezoek buiten het risicogebied. Door het nog ontbreken van het meest recente KIWA verslag van de VCA audit is afgegaan op het voorlaatste rapport en de ervaringen van Movares. Het VCA** certificaat van Movares is geldig tot medio 2015.
Aandachtsgebieden:
Geen
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 5 van 9
3. Constateringentabel - BTR versie 2.1 Gradatie 1
Status 2
Constatering (inclusief locatie indien van toepassing) 3
Correctie, oorzaak analyse & correctieve maatregel review 4
Proces / aspect 5
Datum 6
Referentie Norm § 7 8
Er zijn geen afwijkingen gesignaleerd.
1. Gradatie van de bevinding * 6. Datum van de bevinding * Major NC = Major non conformity Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
2. New, Open, Closed 7. YYMM
seq.# Minor NC = Minor non conformity
3. Beschrijving van de LRQA bevinding 8. Norm paragraaf van toepassing
4. Review door LRQA
Rapport: RQA9632319/0111 - 29-okt-14
5. Proces, aspect, afdeling of thema
Pagina 6 van 9
4. Audit Programma/Plan Bezoek Type Verloop Datum Start Datum Eind Datum Audit Dagen Verandering in het effectieve aantal medewerkers (zo ja geef nieuwe aantal) Proces / aspect / locatie
Fase 1
Fase 2
9-10-2013 9-10-2013 1
14-10-2013 14/10/13 1
N
N
Surveillance audit 14/10/14 10/10/14
Surveillance Audit 14/10/15 14/10/15
1
1
N
J/N
Certificaat vernieuwing 14/10/16
J/N
J/N
J/N
Definitieve selectie zal bepaald worden na toetsing van de directiebeoordeling en de actuele prestaties
Directiebeoordeling Interne Audits Continu Verbeteren Management van wijzigingen Correctieve maatregelen Preventieve maatregelen Klachten Management Logo gebruik Eisen BTR
Scope Uitsluitingen
Begintijd audit (bij benadering)
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
X X
X X
X X
X X
Het werken in risicogebieden van railinfrastructuur. --
9.00 uur
Eindtijd audit (bij benadering)
17.00 uur
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
De exacte begin- en eindtijden van de audit worden afgesproken tijdens het pre-auditcontact met de auditor.
Pagina 7 van 9
5. Certificaat gegevens
CONCEPT CERTIFICAAT Hiermede wordt verklaard dat het managementsysteem van:
Movares Nederland B.V. Divisie Ruimte, Mobiliteit en Infra (RMI) Daalseplein 100, 3511 SX UTRECHT door Lloyd's Register Quality Assurance is geëvalueerd en goedgekeurd volgens de volgende normen:
BTR versie 2.1 Het managementsysteem is van toepassing op:
Het werken in risicogebieden van railinfrastructuur.
Vervaldatum: 31-10-2016
Soort Certificaat: X
Enkel certificaat
(Vul dit formulier in)
Certificaat per locatie (Vul dit formulier in per locatie)
Multi-site Certificaat (Vul tevens formulier voor meerdere vestigingen in)
Meerdere talen (Vul per taal de vereiste formulieren in)
Accreditatie / Aantal Certificaten: UKAS /
RvA /
X
Niet Geaccrediteerd
Reden van het certificaat: Initiële audit
Certificaatwijziging
Certificaatvernieuwing
Nadere instructies:
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 8 van 9
Actueel aantal FTE’s: …. (alleen voor HKZ)
6. Volgend bezoek details Bezoek type
Surveillance en projectbezoek
Thema(s) voor volgend bezoek
BTR vragen
Audit dagen
1
Locatie
Utrecht + 1 Railinfra projectlocatie
Activiteiten codes
0014
Team
J. van der Heide
Norm(en) / Schema(s)
BTR
Verloop datum
-
Bezoek start / eind datums
14/10/2015
Opmerkingen en instructies 1 projecten met BTR aspecten.
Form: MSBSF43000/1.1 - 0506
Report: RQA9632319/0111 - 29-Oct-14
Pagina 9 van 9
